Понятие и роль информации в управлении

УПРАВЛЕНИЕ ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ АЭРОПОРТОВОГО ПРЕДПРИЯТИЯ Лекция Понят ие и роль инф ормации в управлении В управленческой деятельности информация – это совокупность сведений о состоянии управляющей и управляемой систем, а также внешней среды. Однако в практике управления организацией информация понимается упрощенно, как: – совокупность сведений о состоянии управляющей, управляемой систем и внешнего окружения их функционирования; – новые сведения о состоянии этих объектов управления; – сведения, снижающие уровень неопределенности и риска в отношении будущего, и т. п. В современных условиях хозяйствования и управления организацией важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. В деятельности крупных предприятий передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования предприятия. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих предприятий внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Информация выступает как основа процесса управления. Посредством информации осуществляются циклически повторяющиеся стадии процесса управления получения, переработки сведений о состоянии управляемого объекта и передачи ему управляющих команд. Следовательно, с помощью информации реализуется связи между субъектом и объектом или между управляющей и управляемой частями общей системы управления. Таким образом, все виды информации, необходимые для управления, составляют информационную систему. Связь управления и информации носит сложный характер: с одной стороны, информация относится к управлению как «необходимое питательное средство», составляет общую предпосылку управленческого процесса, в ходе которого осуществляется связь субъекта и объекта управления с целью принятия оптимального управленческого решения и совершения других действий. С другой стороны, информация выступает в качестве «продукта» определенного управленческого процесса, а ее получение и обработка составляют органический элемент этого процесса. Следовательно, информация – это предмет управленческого труда, решает три класса задач: - является специфической формой взаимосвязи, взаимодействия элементов системы, а также взаимосвязи системы с окружающей средой; - обслуживает все уровни, функции управления – от подготовки и принятия решения до подведения результатов его выполнения; - является непосредственной причиной, определяющей выбор того или иного варианта управленческого поведения, перевода системы в новое состояние, обеспечивающее ее движение к заданной цели. С точки зрения процесса управления информацию можно определить: • как предмет управленческого труда; • как совокупность сведений о состоянии управляемой, управляющей систем и внешней среды; • как продукт управленческого труда. Все этапы и стадии процесса управления связаны с переработкой информации. Организационнопрактическая деятельность руководителя и аппарата управления также во многом носит информационный характер. Без информации невозможно определить цели управления, оценить ситуацию, сформировать проблему, принять решение и проконтролировать его выполнение. Иногда роль информации в процессе управления абсолютизируют, а сам процесс управления рассматривают как процесс движения информации или же как процесс преобразования из исходной в командную, результирующую. Процесс управления нельзя полностью сводить к преобразованию информации. Его содержание гораздо богаче. Воздействие на человека – не столько акт передачи ему информации, сколько сложнейший социально-психологический процесс взаимодействия людей, включающий такие факторы, которые не умещаются в понятие информации, – интересы, долг, дисциплина, воля, авторитет, мораль и др. Информация – это совокупность сведений (собранных, обработанных и накопленных), отражающая уровень наших знаний о процессах, явлениях, событиях, фактах и их взаимосвязи. Понятие информации в социально-экономических дисциплинах связывают с отражением в сознании человека окружающего его мира. Информация характеризует одну из важнейших сторон деятельности человека – познание мира. В любой организации протекает два вида процессов: 1) по производству благ и услуг (материальных и нематериальных); 2) информационный. Первый имеет место в управляемой (производственной) системе с производственным процессом, второй – в управляющей системе с процессом управления. В производственной системе между элементами имеется физическая (вещественная) связь (движение предметов и средств труда или вещный обмен), в то время как в управляющей системе элементы взаимодействуют на основе информационной связи: прямой – от субъекта к объекту и обратной – от объекта к субъекту. Предмет управленческого труда. Им является то, на что направлены действия управленца, т. е. информация. Руководители, специалисты и технические исполнители собирают, передают, обрабатывают, хранят, используют в процессе управления. Продукт управленческого труда. Им является информация, преобразованная служащими в качественно новые формы, диктуемые целью трудового процесса. Это может быть управленческое решение, справка, отчёт, приказ и т. д. Все этапы и стадии процесса управления связаны с переработкой информации. Организационнопрактическая деятельность руководителя и аппарата управления также во многом носит информационный характер. Без информации невозможно определить цели управления, оценить ситуацию, сформировать проблему, принять решение и проконтролировать его выполнение. Носители информации. С момента возникновения информация имеет материальный носитель. Перечислим ряд носителей информации: • документы; • чертежи; схемы, фотографии, графики; • газеты, журналы, книги; • кинофильмы, диафильмы, слайды; • записи на магнитной ленте и других запоминающих устройствах; • сигналы, табло, стенды, условные знаки; • память (мозг) человека. Классификация информации Классификация информации необходима: • для компетентного, системного подхода к управлению; • для формирования и совершенствования информационной системы; • для анализа информационного обеспечения процесса управления. По характеру, сфере образования, назначению, формам закрепления (фиксации) применяемая в управлении информации делится на три крупных класса: 1) научно-техническая; 2) собственно управленческая; 3) учётно-статистическая. 1. Научно-техническая информация. Источником её образования являются результаты научных исследований учёных и специалистов в различных отраслях науки и практики. Они предназначены для применения в конкретно-прикладных работах проектных и производственных организаций. Подобные сведения содержатся: • в научно-технической литературе; • в патентах; • в проектно-конструкторской документации; • в технологической документации и т. п. 2. Собственно управленческая информация. Используется непосредственно в процессе управления. Это плановая, нормативная и другая технико-экономическая информация. Такая информация имеется: • в хозяйственных договорах; • в заказах на материальные ресурсы; • в различных распорядительных документах и др. 3. Учётно-статистическая информация. Её источник – результаты деятельности любой административнохозяйственной ячейки (учреждения, предприятия и т. п.). Она слагается как обобщение сведений о совершившихся фактах и событиях в различных сферах хозяйственной жизни. Фиксируется информация в специально созданных документах (формах), носит периодический характер. Учётно-статистическая информация предназначена для использования в качестве исходной для принятия решений, так как на её основе формируются представления о фактическом состоянии производственнохозяйственных и социально-экономических процессов. Другие классификационные признаки информации: • содержательный; • организационный; • функциональный; • уровневый. По содержанию информация классифицируется: 1. по отражаемым объектам (трудовые, материальные ресурсы, средства производства, финансы); 2. по фазам и процессам воспроизводства (производство, распределение, обмен, потребление); 3. по отраслям народного хозяйства (промышленность, сельское хозяйство, транспорт, строительство и т. д.); 4. по типу отношений (организационные, экономические, социальные, политические). По организационному признаку информация подразделяется: 1. на систематизированную (т. е. регламентированную по составу показателей, адресам, периодичности, срокам передачи, формам представления); 2. на несистематизированную. По функциональному признаку различают информацию: 1. плановую; 2. координационную (по руководству); 3. учётную; 4. контрольную и т. д. По уровням управления выделяется информация: 1. нисходящая (передаваемая от субъекта к объекту управления -командная или директивная); 2. восходящая (отчётная) направлена от объекта управления к субъекту; 3. горизонтальная (кооперативная) обеспечивает информационный обмен между равными по рангу партнёрами (подразделениями). Разнообразие форм отражения информации имеет большое значение в информационном обеспечении управления. Визуальная информация, особенно в виде графиков, таблиц, табло и т. д., характеризуется повышенной скоростью её восприятия, может одновременно сообщаться группе людей, способствует аналитическому характеру восприятия информации, показывая тенденции и зависимости и т. д. Использование наглядных форм отображения информации способствует совершенствованию информационного обеспечения управления. Аудиоинформация – это информация, воспринимаемая на слух путём использования портативных магнитофонов и диктофонов. Аудиовизуальная форма передачи информации совмещает в себе информацию в виде изображения и звука. Она отображается с помощью киноустановок, телевизионной аппаратуры, компьютерной техники, получающей в настоящее время большое распространение в процессе управления. Цифровая информация, безусловно, играет важную роль в процессе управления. Считается, что цифры более ёмки в информационном отношении, они вносят точность в предоставляемую информацию. Но в процессе управления невозможно всё свести к цифровым формам предоставления информации. Буквенная информация помогает понять и оценить качественные тенденции развития управляемой системы, содержательные аспекты её состояния, что является неотъемлемой частью процесса управления. Кодированная информация предназначена для использования современных технических средств управления, помогающих собирать, хранить, искать, передавать, обрабатывать информацию. Условно-постоянная информация часто используется в форме нормативных и регламентационных актов, долгосрочных заданий и пр. Условно-постоянная информация остаётся неизменной или незначительно изменяется в течение длительного промежутка времени и многократно используется для решения задач управления (информация о составе основных фондов, технологии производства продукции, организационной структуре предприятия и т. д.). Условно-переменная информация – это текущая, оперативная, используемая сравнительно небольшой промежуток времени (отражает свойства и количественные характеристики разовой производственной информации). Исходная информация используется как основа для проведения различного рода расчётов, логической обработки. В свою очередь исходная информация разделяется на первичную и промежуточную. Производная информация получается в результате расчётов. Первичную информацию получают в результате прямого наблюдения за ходом производственного процесса, выполнения хозяйственных операций. Промежуточная информация может сразу не использоваться, а в течение некоторого периода накапливаться на каких-либо носителях. Производная информация включает результативную информацию. МИНИСТЕРСТВО ГРАЖДАНСКОЙ АВИАЦИИ СССР УТВЕРЖДАЮ Первый заместитель Министра гражданской авиации СССР Б. Е. Панюков 16 августа 1988 г. № 31/И ТАБЕЛЬ ВНУТРИАЭРОПОРТОВОЙ ИНФОРМАЦИИ (ТВИ ГА-90) Табель определяет перечень, порядок и сроки подачи обязательных сообщении о планировании и выполнении полетов, коммерческом и техническом обеспечении рейсов. Табель содержит обязательные сообщения, необходимые для подготовки ВС к вылету и обслуживания их по прибытии. Сообщения сгруппированы по службам и диспетчерским пунктам аэропорта. Передача сообщений между диспетчерскими пунктами и службами осуществляется в соответствии с технологией работы диспетчеров и имеющимися техническими средствами (ГГС, прямым телефоном, радиоканалами, АСУ и др.). Табель является типовым документом, на основании которого аэропортовые предприятия разрабатывают свой табель с учетом конкретных условий и возможностей, с сохранением перечня обязательных сообщений. Разработанный Табель внутриаэропортовой информации и способы передачи сообщений утверждается руководителем предприятия. Схема взаимодействия при наземном обслуживании ВС