Основные правила совершения нотариальных действий

Тема 3. Основные правила совершения нотариальных действий. Понятие и характеристика нотариального действия. Место совершения нотариальных действий. Отложение и приостановления совершения нотариального действия: основания и сроки. Отказ в совершении нотариального действия. Порядок обжалования нотариальных действий или отказа в их совершении. Регистрация нотариальных действий. Формы реестров для регистрации нотариальных действий. Формы нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей. Формирование номенклатуры дел. Сроки хранения документов. Нотариальное действие - это совершаемое в соответствии со строго определенным законодательством порядком от имени Российской Федерации действие нотариуса или уполномоченного должностного лица по совершению имеющего юридическое значение акта, направленного на защиту прав и законных интересов субъектов в сфере бесспорной юрисдикции. • Нотариальные действия совершаются только определенным, установленным в федеральном законе кругом лиц — нотариусами, должностными лицами органов местного самоуправления, консульских учреждений. При этом законом определяется компетенция каждого лица, уполномоченного на совершение нотариального действия. • Нотариальные действия совершаются от имени Российской Федерации, что подчеркивает официальный и публичный статус данного юридического действия. • Нотариальное действие должно быть предусмотрено федеральным законом. В ст. ст. 35—38 Основ законодательства РФ о нотариате перечислен круг нотариальных действий, которые могут совершаться нотариусами и иными уполномоченными законом должностными лицами. • Нотариальные действия осуществляются в рамках специальной процедуры — нотариального производства, отличающегося жесткой связанностью порядка его осуществления. Соблюдение процедуры нотариального производства при совершении нотариальных действий гарантирует достижение необходимого правового результата и выполнение целей нотариата по защите прав и законных интересов граждан и юридических лиц. • Нотариальное действие должно соответствовать требованиям законодательства не только по процедуре его совершения, но и по существу самого действия, определяемого нормами материального права, реализуемыми в данном действии. Например, любая сделка должна содержать определенные существенные условия, которые должны быть отражены в ее тексте, независимо от ее формы. • Согласно ст. 22 Основ законодательства РФ о нотариате нотариальное действие совершается нотариусом после уплаты лицом, обратившимся к нотариусу, государственной пошлины или нотариального тарифа. Все нотариальные действия, совершаемые в соответствии с законодательством РФ, должны исполняться нотариусом в пределах своего нотариального округа. Территория деятельности нотариуса (нотариальный округ) устанавливается в соответствии с административно-территориальным делением РФ. В городах, имеющих районное или иное административное деление, нотариальным округом является вся территория соответствующего города. Нотариус должен иметь место для совершения нотариальных действий в пределах нотариального округа, в который он назначен на должность. Территория деятельности нотариуса может быть изменена в порядке, определяемом Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой. Совершение нотариусом нотариального действия за пределами своего нотариального округа не влечет за собой признания недействительности этого действия. Нотариус вправе выехать в другой нотариальный округ для удостоверения завещания в случае тяжелой болезни завещателя при отсутствии в нотариальном округе в это время нотариуса. Основы о нотариате определяют случаи, при которых совершение нотариального действия может быть отложено. К таковым относятся: • необходимость истребования дополнительных сведений от физических и юридических лиц. Нотариус может оказывать содействие в защите гражданских прав, что нередко происходит при оформлении наследственных прав, когда нотариус самостоятельно запрашивает необходимые правоустанавливающие документы. Однако Основы не содержат корреспондирующей обязанности отвечать на запросы нотариуса; • направление документов на экспертизу. Нотариусу для совершения нотариального действия могут быть представлены документы в нечитаемом или испорченном виде, в отношении которых у нотариуса могут возникнуть сомнения в подлинности. Однако нотариус не обладает правом проводить правовую экспертизу самостоятельно; • необходимость запроса у заинтересованных лиц об отсутствии у них возражений против совершения некоторых действий. Наиболее распространенным в нотариальной практике примером является установление соблюдения преимущественного права покупки. Например, по ГК РФ при продаже доли в праве общей собственности остальные участники долевой собственности имеют преимущественное право покупки продаваемой доли по цене, за которую она продается, и на прочих равных условиях. Основы устанавливают, что по заявлению заинтересованного лица, оспаривающего в суде право или факт, за удостоверением которого обратилось другое заинтересованное лицо, совершение нотариального действия может быть отложено на срок не более 10 дней. Если в течение этого срока от суда не будет получено сообщение о поступлении заявления, нотариальное действие должно быть совершено. В этом случае отложение также должно быть оформлено постановлением нотариуса. Приостановление представляет собой временное прекращение совершения нотариального действия связано с итогами рассмотрения гражданского дела в суде. В этом заключается отличие приостановления от отложения, ограниченного небольшими временными рамками, по истечение которых нотариус должен либо совершить нотариальное действие, либо отказать в его совершении. Согласно ст. 48 Основ о нотариате нотариус отказывает в совершении нотариального действия, если: • совершение такого действия противоречит закону; • действие подлежит совершению другим нотариусом; • с просьбой о совершении нотариального действия обратился недееспособный гражданин либо представитель, не имеющий необходимых полномочий; • сделка, совершаемая от имени юридического лица, противоречит целям, указанным в его уставе или положении; • сделка не соответствует требованиям закона; • документы, представленные для совершения нотариального действия, не соответствуют требованиям законодательства. Нотариус по просьбе лица, которому отказано в совершении нотариального действия, должен изложить причины отказа в письменной форме и разъяснить порядок его обжалования. В этих случаях нотариус не позднее чем в 10-дневный срок со дня обращения за совершением нотариального действия выносит постановление об отказе в совершении нотариального действия. Как следует из ст. 49 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате «заинтересованное лицо, считающее неправильным совершенное нотариальное действие или отказ в совершении нотариального действия, вправе подать об этом жалобу в районный суд по месту нахождения государственной нотариальной конторы (нотариуса, занимающегося частной практикой)» Данный порядок предусмотрен для обжалования действий (или отказа в их совершении), составляющих компетенцию нотариата, в отличии, например, от таких действий нотариуса, как медлительность, грубость и т.п., которые обжалуются в учреждения юстиции (территориальные отделы, управления Министерства юстиции РФ и министерства юстиции отдельных регионов) или же нотариальные палаты. И Основы и ГПК РФ говорят о том, что жалобу (заявление) может подать «заинтересованное лицо». К «заинтересованным лицам» применительно к ст.49 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате и ст.310 ГПК РФ могут быть отнесены граждане и юридические лица, в отношении которых совершено нотариальное действие либо получившие отказ в его совершении. В соответствии с ч. 1 ст. 45 ГПК РФ такое дело может быть возбуждено и по заявлению прокурора в защиту прав, свобод и законных интересов граждан, неопределенного круга лиц или интересов Российской Федерации, ее субъектов, муниципальных образований. Заявление о совершенном нотариальном действии или отказе в его совершении подается в суд по месту нахождения нотариуса (государственной нотариальной конторы, органа, на должностного лица которого возложено совершение нотариальных действий). По гражданскому процессуальному законодательству для подачи заявления в суд установлен весьма ограниченный срок. Согласно н.2 ст.310 ГПК заявления подается в суд в десятидневный срок, исчисляемый со дня, когда заявителю стало известно о совершенном нотариальном действии или об отказе в совершении нотариального действия. Но если этот срок пропущен, но уважительной причине, он может быть восстановлен судом, но просьбе лица, подающего заявление. Совершаемые нотариусом нотариальные действия должны быть зарегистрированы в реестре. Реестр — это специальная книга для записи в ней составляемых при совершении нотариальных действий документов. Все нотариальные действия (кроме двух — о них пойдет речь ниже) регистрируются в одном реестре: «реестре для регистрации нотариальных действий» в хронологической последовательности. Эта запись скрепляется подписью уполномоченного лица и печатью органа юстиции (нотариальной палаты). Такие требования к оформлению реестровых книг призваны обеспечить невозможность замены в них отдельных листов. Реестровой книге, в которой производится первая запись с начала нового календарного года, присваивается номер 1. После того как реестровая книга под номером 1 будет полностью заполнена, нотариус заводит новую реестровую книгу и присваивает ей уже номер 2 и т.д. до конца года. Для всех нотариусов России установлен единообразный порядок заполнения реестров для регистрации нотариальных действий и реестров для регистрации запрещений отчуждения имущества. Формы реестров в соответствии со ст. 51 Основ законодательства о нотариате устанавливаются Министерством юстиции Российской Федерации. Записи в реестре регистрации нотариальных действий могут производить как сами нотариусы, так и их помощники, консультанты, секретари и другие сотрудники нотариальной конторы. Записи должны быть аккуратные и разборчивые, а исправления сделаны так, чтобы было возможно прочитать первоначальный текст. Незаполненные строки в реестре должны быть прочеркнуты. Всякое исправление должно быть оговорено и подписано лично нотариусом. Кроме того, справки о совершенных нотариальных действиях выдаются по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами, а также по требованию арбитражного суда в связи с находящимися в его разрешении спорами. Справки о завещании выдаются только после смерти завещателя. Нотариус обязан представлять нотариальной палате сведения о совершенных нотариальных действиях. Формы реестров регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах устанавливаются Министерством юстиции Российской Федерации (См.: Приказ Министерства юстиции РФ от 10 апреля 2002 г. №99 «Об утверждении форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах»). Удостоверительная надпись может быть совершена и при наложении запрещения об отчуждении имущества, являющегося предметом залога. Эта надпись излагается на договоре о залоге имущества после надписи, удостоверяющей сделку (залог). Свидетельство может быть выдано и в подтверждение факта передачи заявления одного физического (юридического) лица другому физическому (юридическому) лицу. Свидетельством, выдаваемым нотариусом, удостоверяются и полномочия душеприказчика, если завещатель назначил исполнителя своего завещания. Нотариальные документы изготавливаются по установленным формам на чистых листах бумаги, личных бланках или бланках государственной нотариальной конторы и обязательно скрепляются печатью нотариуса. Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли (системе) и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и индексы для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер. Конкретная (сводная) номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений. В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона. По окончании года нотариусом производится подготовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в делах (при необходимости дела переформировываются), производится оформление дел (нарядов), дела постоянного и долговременного хранения заключаются в твердую обложку, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются. Листы дел нумеруются. Нумерация листов производится в правом верхнем углу каждого листа документа простым карандашом. Если на листах ранее уже имелась нумерация, не совпадающая с новой, то прежние номера зачеркиваются простым карандашом, а новый номер ставится рядом.