Организация реализации управленческих решений

1 Вопрос: Сетевая модель 2 Вопрос: Матрица распределения ответственности 3 Вопрос: Методы блок-схем и «дерево» работ 4 Вопрос: Методы доведения задач до исполнителей Катаева В. И. , Козырев М. С. Методы принятия управленческих решений: учебное пособие Студенты, преподаватели, сотрудники пользуются ресурсом Университетская библиотека Онлайн (http://www.biblioclub.ru/) бесплатно, но для получения доступа надо зарегистрироваться: 1. с любого IP адреса РГСУ , авторизоваться по ссылке, которая придет на личную электронную почту (для удобства можно обратиться в читальный зал на В.Пика,4) 2. с внешнего адреса, но в этом случае придется подождать подтверждения администратора (в течение суток) 1) определение наиболее продолжительного пути выполнения работ, то есть критического пути; 2) оптимальное распределение трудовых и материальных ресурсов в процессе выполнения работ; 3) оптимальное распределение времени на выполнение отдельных работ и сокращение его продолжительности в целом.  Исходный план реализации проекта строится в виде сетевого графика (сети).  В нем наглядно отражаются логическая и технологическая последовательность выполнения отдельных операций во времени и связи между ними.  Сеть является удобной схемой изображения плана, а также математическим объектом, который можно точно и глубоко проанализировать и получить ценную информацию.  качественный исходный план выполнения комплекса      работ; учет реально существующих связей между исполнителями и логически использовать их при разработке плана; более точно определяется потребность в ресурсах на различных этапах реализации проекта; концентрирование внимания руководства на наиболее важных участках работы, гибкое реагирование на изменения внешней среды; более качественный обмен информацией между исполнителями, повышается их ответственность за порученный участок работы, в целом эффективнее осуществляемый контроль за реализацией проекта; сокращаются сроки выполнения задания, экономятся материальные, трудовые, временные, финансовые ресурсы. 1. Последовательность работ сетевого графика, в которой конечное событие одной работы совпадает с начальным событием другой без наличия резерва времени, называется критическим путем. Он может быть только один. 2. Все события, кроме последнего, должны иметь продолжение в виде другой работы. В противном случае образование «тупика» свидетельствует о допущенной ошибке. Точно также каждое событие, кроме первого, является результатом какой-то работы. Чтобы исправить положение, следует либо перечертить график, пересмотрев последовательность работ, либо внести так называемую «фиктивную» работу 0,1 (обозначаемые пунктирными линиями): 3. Стрелки сетевого графика имеют направленность слева направо. Выбор критического пути и расчеты определяются самой формой графика, его внешним видом. 4. При построении сетевого графика используется понятие зависимости в том случае, когда для начала определенного вида работы требуется завершение другой, которую графически нельзя свести к начальному событию первой. 5.Возможен вариант, когда на графике необходимо отразить работу, являющуюся как бы внешней по отношению к отображаемому процессу. 6. Нумерация событий на графике указывается произвольно, однако желательно, чтобы меньшим номером обозначались события, которые заканчивались раньше событий, обозначенных более крупным номером. 1. Составляется перечень работ, необходимых для достижения цели; 2. Работы упорядочиваются по степени зависимости друг от друга (установление последовательности их выполнения); 3. Производится расчет параметров сетевого графика. № события Наименование события Предшествующие события Выбор или формулирование темы ВКР - 1 Темы ВКР утверждена 2 Составлена программа ВКР (написано введение) 1 3 Согласована с дипломным руководителем программа и план ВКР 2 4 Подобрана научная и учебная литература 3 5 Написана первая глава 4 6 Первая глава проверена руководителем 5 7 Написана вторая глава 5,6 8 Внесены коррективы в первую главу 6,7 9 Вторая глава проверена руководителем 10 Написана третья глава 8,9 11 Внесены коррективы во вторую главу 9,10 12 Третья глава проверена руководителем 9,11 13 Написано заключение и составлен библиографический список 10,12 14 Внесены коррективы в третью главу 12,13 15 Проверены руководителем заключение и библиографический список 12,14 16 Внесены коррективы в заключение и библиографический список 15 17 Подготовлен план выступления в защиту ВКР 16 18 Предзащита ВКР 19 Внесены коррективы в ВКР и план выступления в защиту ВКР 18 20 ВКР оценена руководителем и рецензентом 19 21 ВКР сброшюрована 20 22 Защита ВКР 21 6 17,16 6 2 4 8 7 9 10 22 20 18 1 3 5 11 12 13 17 15 14 21 19 16 № события Наименование события Предшествующие события Выбор или формулирование темы ВКР - 1 Темы ВКР утверждена 2 Составлена программа ВКР (написано введение) 1 3 Согласована с дипломным руководителем программа и план ВКР 2 4 Подобрана научная и учебная литература 3 5 Написана первая глава 4 6 Первая глава проверена руководителем 5 7 Написана вторая глава 5,6 8 Внесены коррективы в первую главу 6,7 9 Вторая глава проверена руководителем 10 Написана третья глава 8,9 11 Внесены коррективы во вторую главу 9,10 12 Третья глава проверена руководителем 9,11 13 Написано заключение и составлен библиографический список 10,12 14 Внесены коррективы в третью главу 12,13 15 Проверены руководителем заключение и библиографический список 12,14 16 Внесены коррективы в заключение и библиографический список 15 17 Подготовлен план выступления в защиту ВКР 16 18 Предзащита ВКР 19 Внесены коррективы в ВКР и план выступления в защиту ВКР 18 20 ВКР оценена руководителем и рецензентом 19 21 ВКР сброшюрована 20 22 Защита ВКР 21 17,16 6 2 1 4 3 6 8 7 5 9 10 11 12 13 17 15 14 16 22 20 18 19 21 1) работы, которым обязательно предшествует выполнение предыдущих работ (операций); 2) работы, которым предшествует выполнение других работ, не связанных одной цепочкой событий; 3) работы, которые ничем не обусловливаются и могут начинаться в любое время в пределах запланированного на выполнение всего комплекса работ. 1) ранний срок наступления i-го события - Tip (как наиболее ранний из возможных сроков наступления события в рамках заданной продолжительности работ); 2) поздний срок наступления i-го события – Tin (наиболее поздний из возможных сроков наступления события, не срывающих, однако, сроков выполнения последующих работ). 1) ранний срок начала работы 2) ранний срок окончания работы 3) поздний срок начала работы 4) поздний срок окончания работы 5) полный резерв (время максимально возможной отсрочки начала работы (i,j)) 6) Частный резерв (максимальное время, на которое можно увеличить продолжительность работы (i,j), чтобы не нарушить ранние сроки наступления событий всей сети) Если расчет проводится на графике, то кружок-событие делится на три сектора: в верхнем записывается номер события, в левом - раннее наступление события Tip, в правом - поздний срок наступления события Tin Количество Код предшеству работ ющих работ ы 1 2 t tр.н. tр.o. tп.н. tп.о. rn rсв 3 4 5 6 7 8 9 № Номера событий, п/ по которым п проходит путь 1 2 Длина пути (дни) α Общие резервы времени пути (дни, часы) 3 4 1) проверяется правильность временных оценок выполнения работ критической зоны (они должны быть минимально допустимыми), 2) анализируется возможность интенсификации выполнения работ критической зоны за счет резерва времени других работ (некритической зоны), 3) анализируется возможность максимального совмещения критических работ, 4) изменяется технология производства работ (если это возможно) для сокращения общей продолжительности работ, 5) сокращаются сроки выполнения работ за счет привлечения дополнительных ресурсов. Этапы работ Подразделения 1 Экономический отдел Правовой отдел Технический отдел Отдел снабжения 2 3 1 2 4 5 6 4 7 8 9 10 7 3 5 10 6 8 9 Учебный процесс Воспитательный процесс Научно-исследовательская работа И И О О Анализ удовлетворенности заинтересованных О сторон Анализ СМК высшим руководством О Стратегическое и тактическое управление вузом О Управление персоналом Материально-техническое обеспечение Корректирующие и предупреждающие действия Внутренний аудит И И И И И И И И И И И И О И О Управление записями и документацией Управление несоответствующей услугой Главный аудитор ППС и сотрудники О О Зам. декана по воспитательной работе Зам. декана по НИР Уполномоченны й по качеству подразделений Уполномоченны й по качеству кафедр Заведующие кафедрами Анализ потребностей заинтересованных сторон Зам. декана по учебной работе Процесс Декан Ответственное лицо О О И И И О И И И И О Заместитель генерального директора Специалист управления МТО Специалист управления финансов Специалист правового управления Специалист управления строительства Специалист отдела по связям с органами публичной власти Специалист управления имущественных отношений Подразделение или должностное лицо Генеральный директор № Задачи 1 Диагностирование ситуации !, О, М Уч, Р Уч, Р Уч, Р Уч, Р Уч, Р Уч, Р Уч, Р 2 Разработка проектной !, О, К,П М, Х документации и обоснование решения Р, ПП Р, ПП Р, ПП Р, ПП Р, ПП Р, ПП 3 Оценка плана решения Р Р, ПП Р Р Р 4 Правовое оформление решения К Я, О,М 5 Обеспечение выполнение К решения материальнотехническими и информационными ресурсами Я, О, Х, М К Р Р Р Р 6 Поэтапное объекта Я, О, М, Х, К К С С Р, ПП С С 7 Сдача объекта в эксплуатацию Я, О, М С С Р С С К строительство К К Я, О, М, Х Р Р С, К Я – единоличное принятие решения; ! – участие в коллективном принятии решения с правом решающей подписи; Уч – участие в коллективном принятии решения без права решающей подписи; П – планирование; О – организация; К – контроль; X – координация; М – мотивация; С – согласование и консультирование; Р – выполнение рабочих операций; ПП – подготовка предложений; прочерк – неучастие в выполнении работы. При заполнении символами матрицы необходимо придерживаться нескольких логических правил. -символы «!» и «Уч» всегда должны соприсутствовать в строке. При этом символ «!» может присутствовать только один раз, символ «Уч» – более одного раза. Если в строке присутствует символ «!» без символов «Уч» или символы «Уч» без символа «!», то это является ошибкой; -символ «Я» должен присутствовать в строке только один раз; -символ «Я» и группа символов по коллегиальному решению «!» и «Уч» являются взаимоисключающими; -символы принятия решения должны присутствовать в строке обязательно; -символы управления работой – «П», «О», «К», «М» обязательно должны присутствовать в каждой строке один или несколько раз, символ «X», т.е. символ координации, можно опускать в случае, если работа предполагает участие не более трех структурных единиц; -символ «Р», изображающий выполнение рабочих операций, обязательно должен присутствовать в каждой строке. Таких символов может быть более одного. 1. Эксперты оценивают каждую работу (задачу) в сравнении с другими работами (задачами): - более предпочтительной работе (задаче) присваивается 2 балла, менее – 0; - если работы равны по значимости , то каждому из них присваивается по 1 баллу. 2. По результатам экспертной оценке заполняется таблица: -прежде всего заполняется главная диагональ (ставится по 1 баллу); - заполнение осуществляется построчно (если в строке рассматриваемой работы ставится 2, то одновременно в графе сравниваемого символа ставится 0 и наоборот). 3. Аналогичные действия производятся для управленческих операций, обозначаемых символами (Я, !, Х, М, О, К и т.д.) Работы (задачи) К1 К1 (диагностирование К2 К3 К4 К5 К6 К7 Σ W 1 1 2 1 5 10,2 и 1 1 2 2 1 1 8 16,3 плана 2 1 1 1 5 10,2 2 1 1 1 5 10,2 1 2 2 1 1 7 14,3 2 2 2 2 1 1 10 20,4 1 1 1 1 2 2 1 9 18,4 9 6 9 9 7 4 5 49 ситуации) К2 (разработка проектной документации обоснование решения) К3 (оценка решения) К4 (правовое оформление решения) К5 (обеспечение выполнение решения материальнотехническими и информационными ресурсами) К6 (поэтапное строительство объекта) К7 (сдача эксплуатацию) Σ объекта в Для определения относительной значимости каждой работы (задачи) сумму по строке делят на общую сумму всех значений все работ (задач): WK1=(5/49)*100= 10,2 WK2= (8/49)*100= 16,3 WK3=(5/49)*100= 10,2 WK4=(5/49)*100= 10,2 WK5=(7/49)*100 = 14,3 WK6=(10/49)*100 = 20,4 WK7=(9/49)*100 = 18,4 Симво Я ! Уч П лы Я 1 1 1 ! 1 1 1 Уч 1 1 1 П 2 2 2 1 О 2 2 2 1 М 2 1 1 Х 2 2 1 1 ПП 1 1 1 К 2 1 1 2 Р 2 2 2 1 С 1 1 1 Σ 17 14 13 6 О М Х ПП К Р С Σ V 1 1 5 4,1 1 1 1 1 4 1 1 2 2 1 1 1 2 1 12 1 1 1 1 1 2 7 1 1 2 2 2 2 1 1 2 1 15 1 1 2 1 2 1 1 2 1 12 1 1 1 3 1 1 2 2 1 2 1 1 2 1 14 7 5,8 8 16 18 10 15 6 10 19 7 121 6,6 13,2 14,9 8,3 12,4 5,0 8,3 15,7 5,8 Процедура определения относительной значимости для управленческих операций аналогична процедуре для определения относительной значимости работ (задач): Vя= (5/121)*100= 4,1 V!= (7/121)*100 =5,8 VУч= (8/121)*100 =6,6 VП= (16/121)*100 =13,2 VО= (18/121)*100 =14,9 VМ= (10/121)*100 =8,3 VХ= (15/121)*100 =12,4 VПП= (6/121)*100 =5 VK= (20/121)*100 =8,3 VР= (19/121)*100 =15,7 VС= (7/121)*100 =5,8 где Сi – расчетная оценка трудоемкости выполнения задачи; Wi – оценка сравнительной трудоемкости работы i (из матрицы парного сравнения трудоемкости работ); Vij – оценка трудоемкости управленческой операции, обозначаемой символом; Σ Vij – сумма всех оценок символов, приходящихся на данную задачу. С1=10,2*(5,8+14,9+8,3+6,6+15,7+6,6+15,7+6,6+15,7+6,6+ 15,7+6,6+15,7+6,6+15,7+6,6+15,7)=1888,02 или 15,2%; С2=16,3*(5,8+14,9+13,2+8,3+8,3+12,4+15,7+5,0+15,7+5,0 +15,7+5,0+15,7+5,0+15,7+5,0+15,7+5)=3049,73 или 24,5%; С3=10,2*(8,3+4,1+14,9+8,3+12,4+15,7+15,7+15,7+15,7+15 ,7+15,7)=1450,44 или 11,6%; С4=10,2*(8,3+4,1+14,9+8,3+15,7)=523,26 или 4,2%; С5=14,3*(8,3+4,1+14,9+12,4+8,3+8,3+15,7+15,7+15,7+15, 7)=1703,13 или 13,7%; С6=20,4*(8,3+4,1+14,9+8,3+12,4+8,3+8,3+5,8+5,8+15,7+5, 0+5,8+5,8)=2213,4 или 17,8%; С7=18,4*(8,3+4,1+14,9+8,3+5,8+8,3+5,8+5,8+15,7+5,8+5,8 )=1630,24 или 13,1%. Также можно дать оценку трудоемкости всех операций, выполняемых конкретной структурной единицей (подразделением) или работником: S1=(5,8+14,9+8,3)*10,2+(5,8+14,9+8,3+13,2)*16,3+8*8,3+8 ,3*10,2+8,3*14,3+8,3*20,4+8,3*18,4=1575,45 или 12,7%; S2=(6,6+15,7)*10,2+(8,3+12,4)*16,3+(4,1+14,9+8,3+12,4)* 10,2+(4,1+14,9+8,3)*10,2+(4,1+14,9+12,4+8,3)*14,3+(4,1 +14,9+8,3+12,4+8,3)*20,4+(4,1+14,9+8,3)*18,4=3297,5 или 26,5%; S3=(6,6+15,7)*10,2+(15,7+5)*16,3+15,7*10,2+8,3*14,3+8,3 *20,4+(5,8+8,3)*18,4=1272,46 или 10,2%; S4=(6,6+15,7)*10,2+(15,7+5)*16,3+15,7*10,2+15,7*14,3+5, 8*20,4+5,8*18,4=1174,56 или 9,4%; S5=(6,6+15,7)*10,2+(15,7+5)*16,3+15,7*10,2+15,7*10,2+5, 8*20,4+5,8*18,4=1110,19 или 8,9%; S6=(6,6+15,7)*10,2+(15,7+5)*16,3+15,7*10,2+15,7*14,3+(1 5,7+5)*20,4+15,7*18,4=1660,7 или 13,3%; S7=(6,6+15,7)*10,2+(15,7+5)*16,3+10,2*15,7+15,7*14,3+5, 8*20,4+5,8*18,4=1174,6 или 9,4 %; S8=(6,6+15,7)*10,2+(15,7+5)*16,3+10,2*15,7+15,7*14,3+5, 8*20,4+5,8*18,4=1174,6 или 9,4 %. где Fj – денежная оценка деятельности структурной единицы или работника; Sj – оценка трудовой загрузки структурной единицы подразделений или должности; ФОТ – общий фонд оплаты труда всех структурных единиц. Границы процесса (данный символ не обозначает ни действий, ни объектов) Выбор из нескольких альтернатив. Доработка (обозначает циклические процессы, такие как доработка, согласование и пр.). Безусловный переход (используется для разрывов в блок-схемах или для обозначения перехода в другую часть блок-схемы) Перемещение/транспортировка (обозначает физическое перемещение объекта, такое как пересылка письма, перемещение товаров и пр.) Направление (обозначает последовательность действий и логическое перемещение выходов одних процедур во входы других). Операция (используется в тех случаях, когда следует изобразить изменение объекта, поступающего на вход в блок). Комментарии (используются при необходимости более подробного описания отдельных объектов блок-схем). Начало 1 2 3 4 5 6 9 8 9 Конец 7 № Название задачи п/п Ответственный исполнитель Соисполнитель Документ 1 Диагностика ситуации Генеральный директор Заместитель генерального директора; Аналитическая Специалист управления финансов ; записка Специалист правового управления; Специалист управления строительства; Специалист отдела по связям с органами публичной власти; Специалист управления имущественных отношений; Специалист управления МТО. 2 Разработка альтернатив решения Заместитель генерального директора Специалист управления финансов ; Специалист правового управления аппарата; Специалист управления строительства; Специалист отдела по связям с органами публичной власти; Специалист управления имущественных отношений; Специалист управления МТО. 3 Оценка решения плана Заместитель генерального директора Развернутый доклад о вариантах решения проблемы Специалист управления финансов ; Служебные Специалист правового управления аппарата; записки Специалист управления строительства; специалистов Специалист отдела по связям с органами публичной власти; Специалист управления имущественных отношений; Специалист управления МТО. 4 Выбор альтернативы Генеральный директор Проект постановления председателя правительства 5 Правовое оформление решения Генеральный директор Специалист правового управления 6 Поэтапное строительство объекта Заместитель генерального директора; Специалист отдела по связям с органами публичной власти Постановление председателя правительства; договор с подрядчиком Акты о выполнении различных видов работ. 7 Специалист управления финансов ; Специалист правового управления аппарата; Специалист управления строительства; Специалист управления имущественных отношений Специалист отдела по связям с органами публичной власти; Специалист управления МТО. Контроль хода Генеральный директор Заместитель генерального директора; реализации Специалист отдела по связям с органами управленческог публичной власти; о решения Специалист управления МТО. Акты дефектации (о выявленных неисправ.); График проверки процесса строительства объекта 8 Сдача объекта в эксплуатаци ю Заместитель генерального директора; Специалист управления имущественных отношений Специалист управления градостроительной политики; Специалист управления финансов ; Специалист правового управления аппарата; Специалист управления строительства; Специалист отдела по связям с органами публичной власти; Специалист управления МТО. Акт и распоряжение главы администрации о сдаче объекта в эксплуатацию 9 Доработка, исправление ошибок и неточностей Руководитель (-и) Специалист (ы), выполняющие работ работы на соответствующем этапе. соответствующего этапа Скорректированн ые документы соответствующег о этапа Работы последовательно разбивается на «нижестоящие» составляющие до минимального уровня детализации. В целом «дерево» работ позволяет:  определить иерархическую структуру результатов управленческого решения;  дать представление об операциях, необходимых и достаточных для достижения поставленных целей;  обеспечить наглядное графическое и компактное текстовое представление хода реализации решения;  обеспечить основу для определения системы ответственности за операции;  облегчает формирование системы коммуникаций в ходе предоставления отчетности, анализа и оценки текущего состояния процесса реализации решения. Основанием для декомпозиции служат:  структура этапов управления и выполнения работ;  структура функций управления;  структура организации. Этап формирования альтернатив и выбора решения Этап диагностики Формулирование цели диагностирования Формулирование цели и выработка решения Выбор методов и направления диагностирования Анализ количественной информации Выработка и оценка альтернатив Анализ качественной информации Этап реализации и контроля Распределение работ между подчиненными и иными участниками Выполнение работ по строительству Обеспечение МТиИР Альтернат ива 1 Альтернати ва 2 Альтернат ива N Оценка альтернати вы 1 Оценка альтернатив ы2 Оценка альтернат ивы N При дедуктивной структуризации элементы определяются сверху вниз. При этом определяются перечень работ, выполнение которого приведет к достижению цели элемента вышестоящего уровня. При индуктивной структуризации элементы «дерева» складываются из элементов предшествующего уровня на основе подхода снизу вверх. При этом определяется результат выполнения данной совокупности элементов. 1) собрание и совещание (рекомендуется проводить в виде дискуссий); 2) беседа (ее цель уточнить мнение исполнителя по поводу предстоящей работы, понять причины его возражений и сомнений, ответить на все вопросы, проверить глубину понимания поставленной задачи и способов ее решения); 3) инструктирование (руководитель заранее продумывает процесс выполнения работ за подчиненного); 4) показ образцов исполнения (наблюдение за работой опытного человека, кинофильм, деловые игры, видеозапись игры, обсуждение видеозаписи с повторной видеозаписью, тренировки, упражнение (с целью отработки навыков, умения для выполнения работы); 5) изучение документов. 1) необходимо учитывать профессиональное мастерство работника; 2) распределение задач должно стимулировать коллективистские чувства; 3) должно присутствовать взаимное доверие исполнителей общей задачи; 4) иметь место взаимная подстраховка и взаимная помощь совместно работающих; 5) следует формировать морально-психологический настрой коллектива и каждого работника на добросовестное выполнение задания.