Организация документооборота

АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА Курск Учебник рекомендован в качестве основного учебного материала студентам, получающим высшее профессиональное образование в Региональном финансово-экономическом институте. Курск: типография РФЭИ. – 52 c. Идентификатор публикации: RF-E-244-14-01. _________________________ http://elearning.rfei.ru/ ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА СОДЕРЖАНИЕ 3 СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ ...................................................................................................4 ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТООБОРОТ В УЧРЕЖДЕНИИ ...............................................5 1.1. Понятие «документооборот» ...................................................................5 1.2. Основные правила организации документооборота в учреждении .............5 1.3. График документооборота.......................................................................9 1.4. Технология работы с входящими, внутренними и исходящими документами............................................................................................... 10 ГЛАВА 2. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ......................................................... 17 2.1. Значение и задачи регистрации документов........................................... 17 2.2. Общие правила регистрации документов ............................................... 17 2.3. Формы регистрации документов ............................................................ 18 2.4. Автоматизированные системы регистрации документов .......................... 21 ГЛАВА 3. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ .............................................. 25 3.1. Понятие об электронном документе ....................................................... 25 3.2. Понятие об электронной подписи .......................................................... 27 3.3. Организация электронного документооборота ........................................ 29 ГЛАВА 4. РАБОТА СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ.............................................................................. 35 ГЛАВА 5. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ РАБОТА ПО ДОКУМЕНТАМ............. 38 ГЛАВА 6. КОНТРОЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ........................................... 40 6.1. Значение и виды контроля .................................................................... 40 6.2. Формы контроля. Сроковая картотека.................................................... 42 6.3. Автоматизированные системы контроля исполнения документов ............. 43 ГЛАВА 7. РАБОТА С ПИСЬМАМИ И ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН.......................... 45 7.1. Виды обращений граждан ..................................................................... 45 7.2. Технология работы с обращениями граждан........................................... 46 7.3. Контроль рассмотрения обращений граждан .......................................... 47 7.4. Информационно-справочная работа по обращениям граждан.................. 48 7.5. Формирование и хранение дел с обращениями граждан.......................... 49 АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» 4 ВВЕДЕНИЕ дравствуйте! Сегодня мы предлагаем Вашему вниманию учебный курс по дисциплине «Организация документооборота». Ежедневной в практической деятельности любой организации приходится решать огромный блок вопросов, связанный с документами. Это и прием, обработка, распределение поступающих документов, и организация работы с внутренними и исходящими документами. С каждым документом проводится большая работа по составлению, учету (регистрации), обработке, сортировке, передаче, хранению, поиску. Кроме того, при необходимости может производиться копирование документов или создание электронных образов документов на бумажных носителях. Документооборот – это сложно организованная система, поэтому для эффективной работы учреждения недостаточно раскладывать документы по папкам и хранить их в шкафах или в столах, документы нужно систематизировать, регистрировать, контролировать их исполнение, определять сроки хранения, формировать в дела. И все это нужно делать, руководствуясь определенными принципами, по определенной системе, чтобы в любой момент времени можно было найти необходимый документ. Нужно знать, когда и какие документы можно уничтожить, чтобы они не создавали ненужных проблем, а какие следует сохранять, создавая для них поисковый аппарат и необходимые условия хранения. Все это и еще многое другое должно осуществляться по определенным правилам, установленным нормативными актами. Без правильной постановки документооборота в учреждении невозможно справиться с потоком документов, находящихся в работе, найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность. По роду своей деятельности в будущем вам предстоит непосредственно сталкиваться с подготовкой и технологией обработки управленческой документации. От того насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Предлагаемый Вашему вниманию учебный курс включает в себя семь глав. В первой главе Вы познакомитесь с правилами движения, технологией работы входящих, исходящих и внутренних документов в учреждении Во второй главе Вы узнаете, как правильно регистрировать служебные документы. Третья глава рассказывает об организации электронного документооборота. Четвертая глава освещает особенности работы с документами, содержащими коммерческую тайну. Пятая глава познакомит Вас с информационно- справочной работой по документам. В шестой главе речь пойдет о видах и формах контроля исполнения документов. Седьмая глава научит Вас работать с письмами и обращениями граждан. Целью преподавания дисциплины «Организация документооборота» является формирование целостного представления о документировании управленческой деятельности как одного из необходимых элементов системы управления организацией. Желаем Вам успехов в изучении дисциплины «Организация документооборота»! З ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА . ДОКУМЕНТООБОРОТ В 5 УЧРЕЖДЕНИИ ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТООБОРОТ В УЧРЕЖДЕНИИ 1.1. Понятие «документооборот» Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства – информационным обеспечением деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации. С нечеткой организацией движения документов в настоящее время связывают многие недостатки в организации документационного обеспечения деятельности аппарата управления. Например, процесс документационного обеспечения принимаемого управленческого решения включает три составляющие: • информационную поддержку решения (обеспечение принимаемого решения достоверной и достаточной информацией); • документирование решения (создание распорядительного документа); • контроль за его выполнением (организация работы, выполнения задания, соблюдение определенных условий, сроков и т.д.). Поэтапно этот процесс состоит из сбора информации, подготовки проекта документа, его редактирования, согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопровождается перемещением документа в управленческом аппарате из одного структурного подразделения в другое, передачей от технических исполнителей к специалистам, а затем – к руководителям. Следовательно, скорость перемещения документов и качество выполнения каждой операции оказывают влияние на процесс управления в целом. Термин «документооборот» появился в литературе в 1920-е годы. Тогда были сформулированы основные положения его организации. Они в то время связывалась с рациональным построением структуры государственного аппарата, с четким распределением функций между различными службами и исполнителями. Теоретически были обоснованы главные положения рациональной организации движения документов – распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентация порядка подписания. Первым нормативным документом, определившим теоретические и практические основы организации движения документов, стала Единая государственная система делопроизводства (ЕГДС), принятая в 1973 г. Внедрение ЕГСД способствовало упорядочению работы с документами в учреждениях, организациях и предприятиях на рациональной основе, в соответствии с возможностями и потребностями управленческого аппарата. В конце 90-х годов был введен в действие ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Качественные изменения, происшедшие с 1998 г. в терминологической системе делопроизводства, отражает новый ГОСТ Р 7.0.8 – 2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Он принят взамен ГОСТ Р 51141-98. Новый ГОСТ устанавливает термины и определения основных понятий, используемых в области делопроизводства и архивного дела. В любой организации на локальном уровне должен быть закреплен порядок работы с потоками документов. Основы документооборота, как правило, закладываются в уставе, в учредительном договоре, положениях об отделах, подробно прописываются в инструкции по работе с документами или делопроизводству. 1.2. Основные правила организации документооборота в учреждении Документооборот — сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» 6 документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов. Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Реализовать его в конкретных учреждениях можно только в результате строгого до мелочности подчинения точным правилам путей прохождения документов, в ходе которых проверяется обусловленность всех операций, целесообразность всех перемещений. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил: • максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью); • исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке – регистрация и доставка, при их подготовке – визирование и согласование и т.д.); • максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным. Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства – специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала. Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет: • прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов; • ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства. Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров. К качественным характеристикам документооборота относятся: • характеристики документопотоков (состав документов, их содержание); • маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов); • периодичность (стадии документооборота); • направленность движения. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком понимается совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут. Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям. По отношению к управленческому объекту выделяют следующие документопотоки: • входящий; • исходящий; • внутренний. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д. Входящий документопоток любой организации складывается из: • документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА . ДОКУМЕНТООБОРОТ В 7 УЧРЕЖДЕНИИ аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации; • документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов; • документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.); • обращений граждан – предложений, заявлений, жалоб. Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) – письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению. Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности – положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, – приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами. Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием. Входящие документы образуют три направления движения: • руководству организации; • руководству структурных подразделений; • непосредственно специалистам. АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» 8 Соотношение этих потоков неравномерно – наибольшая часть документов попадает руководству, которое испытывает информационные перегрузки, так как получает значительное количество информации, не соответствующей его компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю. Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: • внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством; • дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, т.е. на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы. Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов. Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов. Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков. Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота. Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники. Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации. Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе – количество копий. Однако при этом полученный результат будет некорректным – многие документы составляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится в общем результате. Основное правило подсчета документов – однократность. Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце – отправляемых. Кроме того, учет документооборота позволяет: • определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей; • определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц; • разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций; ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА . ДОКУМЕНТООБОРОТ В 9 УЧРЕЖДЕНИИ • установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления; • рассчитать численность службы делопроизводства. 1.3. График документооборота Еще раз напомним, что на все хозяйственные операции должны оформляться первичные (оправдательные) документы. Они составляются в момент совершения хозяйственных операций, а если это невозможно – непосредственно после их окончания. Согласно пункту 15 «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» от 29 июля 1998 г. N 34н, «создание первичных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производится в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота». По сути, график документооборота – это узаконенный руководителем организации документ, который четко определяет, кто и когда должен составлять первичные документы, кому и в какие сроки их предъявлять. Этот график организует взаимодействие всех должностных лиц и структурных подразделений организации, а также устраняет разногласия и взаимные претензии, которые могут возникать в работе. Закрытое акционерное общество «Луна» (ЗАО «Луна») УТВЕРЖДАЮ Директор __________А.Б. Космонавтов «____»________________20___ г. ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА (выписка) 7. Расходный кассовый ордер Количество экземпляров 1 Ответственный за выписку бухгалтер – кассир Ответственный за оформление главный бухгалтер Ответственный за исполнение бухгалтер – кассир Создание документа Сроки исполнения ежедневно до 17-00 Ответственный за проверку главный бухгалтер Кто предоставляет бухгалтер – кассир Порядок предоставления при кассовом отчете Проверка документа Срок предоставления ежедневно до 17-00 Кто исполняет главный бухгалтер Обработка документа Срок исполнения ежедневно до 17-00 Кто исполняет главный бухгалтер Передача в архив организации Срок исполнения по окончании года до 15 числа следующего месяца Ознакомлены: Главный бухгалтер Крат/- И.К. Кратерова 13.01.2014 г Бухгалтер-кассир Орбит/- Р.С. Орбитальная 13.01.2014 г. Рис. 1. График документооборота АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» 10 График документооборота разрабатывается на основании структурной схемы организации, положений о структурных подразделениях и должностных инструкций работников. На основании этого графика работники учреждения создают и предоставляют документы, относящиеся к сфере их деятельности. В соответствии с «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете» от 29 июля 1983 г. N 105 работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. Готовый график утверждается руководителем организации. График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждой службой, а также конкретными исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения этих работ. Работники организации, имеющие отношение к учету, создают и предоставляют документы строго по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика, в которой перечисляются наименования документов и сроки их предоставления. В качестве примера на рис. 1 приведена выписка из графика документооборота организации в виде перечня работ (на образце расходного кассового ордера). 1.4. Технология работы с входящими, внутренними и исходящими документами 1.4.1. Прием, обработка и распределение входящих документов Как уже отмечено выше, организация работы с документами зависит от объема документооборота, организационной структуры и формы работы с документами, принятой технологии обработки документов в учреждении. Работа с документами состоит из ряда последовательных операций: • прием; • обработка; • распределение; __________• направление на исполнение; • исполнение; • отправка. Независимо от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В структуре службы делопроизводства крупных организаций для этого предусматривают создание специализированного участка – экспедиции, как одного их структурных подразделений службы. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем. Рекомендации по приему и отправке, если они централизованы, позволяют реализовать основное правило организации документооборота, т.е. прохождение документа по наиболее короткому маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота. Доставка документов происходит по каналам почтовой связи, электрической связи, с курьерами или иным путем. Задача ответственного должностного лица – организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение. Правила первичной обработки входящих документов сводятся к следующему: • прием документов; • проверка правильности адресования; • проверка целостности конвертов (упаковки); • вскрытие конвертов; • систематизация (сортировка) документов на регистрируемые и нерегистрируемые; • регистрация, за исключением документов, не подлежащих регистрации; • предварительное рассмотрение; • передача документов на рассмотрение (исполнение). При приеме документов проверяется целостность упаковки и вложений. Такая проверка позволяет удостовериться в том, что принятая почтовая корреспонденция, документы поступили в неповрежденном виде (что, в свою очередь, гарантирует их сохранность). На поврежденные документы (документы, поступившие в поврежденном конверте (упаковке)) составляется акт. Кроме того, в нижнем правом углу лицевой части первого листа поврежденного документа ставится штамп «Документ поступил в поврежденном виде». ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА . ДОКУМЕНТООБОРОТ В 11 УЧРЕЖДЕНИИ При осмотре конверта (иной упаковки) производится проверка правильности адресования — с целью своевременного выявления документов, предназначенных для других адресатов. Вскрытию подлежат конверты (упаковки) правильно адресованной почтовой корреспонденции. Однако конверты с пометкой «Лично» при этом не вскрываются, а передаются непосредственно тому лицу, сведения о котором указаны на конверте. Кроме того, не подлежат вскрытию конверты с отметками об ограничении доступа («Коммерческая тайна» и т.п.), они передаются уполномоченному должностному лицу. Извлеченные из конвертов документы подлежат сортировке на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с действующими на предприятии правилами. Из числа документов, подлежащих регистрации, выделяются документы с пометками «Важно», «Срочно», «Оперативно» и т.п. Их регистрируют в первую очередь, после чего, как правило, сразу же передаются по назначению. Как правило, конверты уничтожают. Сохраняют конверты, подкалывая их к документу, только в тех случаях, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер. Обязательно сохраняются конверты с письмами претензионного характера, а также с обращениями граждан. Все документы, адресованные руководству, подлежат регистрации, кроме документов, включенных в примерный перечень нерегистрируемых документов. На всех регистрируемых документах проставляется реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию». Данный реквизит подтверждает факт получения документа организацией. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Реквизит проставляется в нижнем правом углу первого листа документа при его экспедиционной обработке. Как правило, для этого используется специальный штамп с наименованием организации. Например: Канцелярия ГУУ 13.11.2014 N 356 Порядковые номера фиксируются в журнале учета регистрации входящих документов. В штампе может быть предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса. Если к документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка. На документах, не подлежащих регистрации, ставится штамп и указывается только дата поступления документа. При первичной обработке документы сортируют по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки – адресование документов. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям. В небольших организациях вся поступающая документация сортируется секретарем. В помощь секретарю можно разработать классификатор видов документов и вопросов деятельности с указанием исполнителей, которые курируют определенные вопросы. Процесс первичной обработки заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа, откуда документы забирают секретари структурных подразделений. В небольших организациях секретари используют папки-регистраторы, разделы которых закрепляют за отдельным структурным подразделением или исполнителем. Передача документов между структурными подразделениями (из экспедиции в канцелярию, из канцелярии в структурные подразделения и т.д.) осуществляется через секретарей этих подразделений или тех должностных лиц, которые отвечают в них за работу с документами. Документы передаются с соответствующими отметками в регистрационных формах. В крупных фирмах, учреждениях, на промышленных предприятиях, там, где структурные подразделения расположены на значительном расстоянии друг от друга, организуется курьерская связь для доставки поступивших документов. Курьеры совершают два-три обхода здания (территории) по заранее разработанным маршрутам в установленные часы, забирая документы для отправки и доставляя поступившие документы. Самый нерациональный способ доставки документов – выполнение этой работы специалистами аппарата управления, так как АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» 12 расходуется их рабочее время, дорожает доставка и соответственно весь аппарат управления. Значительное количество документов, содержащих, как правило, оперативную информацию, поступает в организации по факсимильным аппаратам, по электронной почте. Масса документов доставляется сотрудниками сторонних организаций, происходит передача «из рук в руки». Все эти способы доставки могут создать мощные документопотоки, содержащие необходимую для деятельности организации информацию. Служба делопроизводства обязана обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по факсимильной связи и от курьеров. В противном случае эти документы «выпадают» из поля зрения службы делопроизводства и не включаются в информационную систему организации, оседая у исполнителей. (Об учете электронных документов мы поговорим в главе, посвященной электронному документообороту.) Таким образом, организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов. 1.4.2. Работа исполнителя с документами На этапе движения от первичной обработки до поступления на исполнение документы проходят несколько инстанций, количество которых зависит от структуры организации, распределения обязанностей между руководством, степени самостоятельности структурных подразделений, технологии регистрации и общей организации делопроизводства. В организациях с небольшими штатами сотрудников документ передается исполнителю практически сразу после рассмотрения руководителем. В крупных организациях с многоступенчатой структурой движение документов от получения до исполнителя будет проходить последовательно от руководителя (заместителя) организации к руководителям сначала крупных структурных подразделений (например, главных управлений), затем более мелких (отделы). Сроки прохождения документов увеличивает и «ожидание» рассмотрения документов руководителями, которые в силу занятости или информационной перегрузки не успевают регулировать направление документов. Такие операции, как регистрация документов и контроль за сроками их исполнения, могут значительно увеличивать время доставки документов исполнителю и самого процесса исполнения. Если регистрация документов централизована и однократна (т.е. один документ в пределах одной организации регистрируется один раз), документ попадет к исполнителю быстрее. Если регистрация проводится в канцелярии, а затем повторно в структурных подразделениях, то время движения документа увеличивается. Потому секретарем руководителя, его помощником или одним из работников службы делопроизводства проводится предварительное рассмотрение документов. Предварительное рассмотрение документа – это изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение. Требования к этим сотрудникам – высокая квалификация, достаточный стаж работы, знание состояния дел организации, а также доверие к ним руководителя. Предварительное рассмотрение состоит в просмотре всех поступивших на имя руководства документов. При этом секретарь-референт выявляет документацию, которая должна быть представлена руководителю в обязательном порядке – документы по принципиальным вопросам деятельности, имеющие важное значение в связи со сложившейся ситуацией, требующие координации работы структурных подразделений и т.д. Перечень таких вопросов может быть составлен самим руководителем. Назначение процедуры предварительного рассмотрения документов – в освобождении руководителя от просмотра всего объема документов, среди которых имеется типовая документация, не требующая его компетенции, не имеющая принципиального характера. Предварительное рассмотрение ликвидирует «узкие» места в движении входящего документопотока, скопление документов на столе руководителя, что предотвращает увеличение сроков рассмотрения и возможные срывы исполнения в необходимые сроки. Основным критерием, влияющим на движение документов к исполнителю, является содержание документа, поэтому секретарь должен иметь четкие представления о положении дел в организации, хорошо знать распределение обязанностей между ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА . ДОКУМЕНТООБОРОТ В 13 УЧРЕЖДЕНИИ руководством, функции структурных подразделений, функции и специализацию отдельных сотрудников. Предварительное рассмотрение проводится непосредственно после первичной обработки документов и значительно ускоряет движение документов, так как существенная часть их передается в структурные подразделения, минуя рассмотрение у руководителя. Отобранный массив документов «спускается» на следующий уровень управленческой структуры, т.е. документы попадают к исполнителю уже в день их поступления в организацию. Рассмотрение документов руководителем организуется в этом случае более рационально – к нему попадают документы, которые имеют принципиально большое значение. Практикуется доклад руководителю документов, в ходе которого помимо поступивших документов еще представляется подборка справочных данных или предварительной переписки. Движение документов задается резолюцией руководителя. После рассмотрения и наложения руководителем резолюции (резолюция включает фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату), которая может являться основанием для взятия документа на контроль, документ передается исполнителю под роспись в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то снимаются дополнительные копии документа по числу указанных исполнителей. Подлинник документа направляется исполнителю, указанному в резолюции первым. При направлении документа нескольким исполнителям ответственность за подготовку материала несет исполнитель, указанный в резолюции первым. Остальные исполнители обязаны представить необходимые материалы ответственному исполнителю в согласованные с ним сроки. Ответ должен быть завизирован всеми исполнителями, перечисленными в резолюции. В зависимости от содержания и назначения поступивших документов исполнение каждого из них различное. Постановления, решения, приказы, письма вышестоящих организаций, органов власти и управления не всегда требуют письменного ответа – они необходимы для ознакомления, содержат инструкции по выполнению каких-то операций или действий. Их исполнение будет состоять в принятии указаний к действию. Для этого секретариат или канцелярия проводит ознакомление с документом необходимого круга сотрудников. Визы ознакомления с документом проставляются в левом нижнем углу на обороте последнего листа документа или на листах ознакомления. На документе делается отметка «Принято к сведению» или «Принято к руководству», ставится подпись лица, которое проводило ознакомление, дата и номер дела, в котором документ будет храниться. Сводки, отчеты, заявки, информационные письма и другие документы, не требующие письменного ответа, передаются специалистам функциональных подразделений, которые используют их в оперативной работе, а затем списывают в дело, делая отметки «Включено в план», «Включено в отчет», и подшивают в дела. Наибольшее внимание исполнителя занимают документы, которые требуют ответа. Исполнение документа начинается со сбора информации по вопросу. Анализ собранной информации позволяет определить, достаточны ли ее объем и качество (достоверность, актуальность, объективность). На этом этапе исполнитель особенно нуждается в документационном обеспечении своей деятельности, в использовании информационно-поисковой системы по документам организации и самих документов, т.е. в рациональной системе хранения документов. Свои соображения по характеру исполнения документа исполнитель представляет руководителю либо в устной, либо в письменной (представляя проект ответного документа) форме. Проект документа проходит этап согласования – сбора виз руководителей структурных подразделений и специалистов, которые выражают свое согласие с содержанием документа. Процесс согласования может быть организован в виде рассылки необходимого количества экземпляров проекта документа для сбора замечаний и предложений – так называемое параллельное согласование. Однако иногда требуется последовательное согласование, в соответствии с функциями структурных подразделений. Принципиальные изменения в процессах визирования могут происходить при наличии в организации локальной компьютерной сети. Такая сеть позволяет осуществлять обмен информацией между структурными подразделениями и отдельными автоматизированными рабочими местами. Документ может создаваться в электронной форме и передаваться для АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» 14 редактирования, получения заключения, визирования. Технические возможности компьютерных технологий изменили прежние методы работы, но тут возникают организационные трудности из-за проблемы доступа к информации. Часть сотрудников имеет ограниченный доступ (право чтения, право копирования, право внесения изменений) только к строго нормированным массивам. Полный доступ ко всем документам организации могут иметь только руководитель, его доверенное лицо, руководство службы делопроизводства. После получения на проекте документа всех виз документ перепечатывают с учетом сделанных замечаний и передают на подпись руководителю. Исполнитель, получив эту подпись, передает документ на регистрацию, снимает его с контроля и передает на отправку в службу делопроизводства. Если адресат подготовленного документа является новым партнером, если их несколько, в службу делопроизводства передается также адрес или адреса. В необходимых случаях составляется список рассылки документа. Поступивший документ, копию отправленного документа и его проект с визами согласования исполнитель подшивает в дело, сделав соответствующие отметки об исполнении. По такой же схеме работает исполнитель и над инициативными документами – запросами, уведомлениями, гарантиями, просьбами, заявками, информационными письмами. Таким образом, подготовка исходящих документов складывается из следующих этапов: • подготовка проекта документа; • согласование; • визирование; • перепечатка; • подписание; • регистрация; • отправка. На движение исходящих документов, прежде всего, оказывает влияние количество подразделений, участвующих в составлении документа, количество операций по согласованию и визированию. Кроме того, чем выше уровень подписания документа, тем больше инстанций он проходит. Обратите внимание на сроки исполнения документов. Они бывают типовые и индивидуальные. Типовой срок исполнения документа – это срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом. Индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. Документы подлежат исполнению в следующие типовые сроки: • с конкретной датой исполнения — в указанный срок; • без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно», — в 3- дневный срок (со дня регистрации); • без указания конкретной даты исполнения, имеющие пометку «оперативно», — в 10- дневный срок; • документы, не имеющие особых пометок, — в срок не более 30 дней; • документы, подлежащие исполнению по поручениям органов власти (управления), в том числе поступившие от ответственных исполнителей указанных органов на согласование, — в срок не более 10 дней; • документы, подлежащие исполнению в связи с рассмотрением обращений, поступивших в адрес предприятия: - признанных требующими дополнительного изучения и проверки, — в срок до одного месяца со дня их регистрации; - признанных не требующими дополнительного изучения (проверки), — в срок не более 15 дней. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Подготовка и оформление внутренних документов организуется так же, как и исходящих. На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с входящим документопотоком. Например, докладные записки рассматриваются руководителем на общих основаниях. Отличия имеются в подготовке распорядительных документов. Приказы по основной деятельности должны согласовываться в юридическом отделе, приказы по личному составу должны готовить отделы кадров с соблюдением трудового законодательства, решения коллегиального органа – специальный аппарат (секретариат коллегии). На исполненном документе ставится реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Данный реквизит определяет место хранения документа после завершения работы с ним. Реквизит проставляется на исполненных документах, подлежащих подшивке в дело для ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА . ДОКУМЕНТООБОРОТ В 15 УЧРЕЖДЕНИИ последующего хранения и использования в справочных целях. Отметка проставляется на первой странице документа на нижнем поле и включает в себя: слова «В дело», номер дела по номенклатуре дел, личную подпись исполнителя документа или руководителя подразделения и дату исполнения. Отметка может дополняться сведениями о характере исполнения документа. В дело N 12-25 за 2014 г. Дел/- И.О. Делова 24.11.2014 1.4.3. Правила обработки исходящих документов За составление и оформление исходящего документа отвечает исполнитель документа. Он также проводит согласование проекта документа с заинтересованными и должностными лицами. Проекты исходящих документов готовятся в соответствии с требованиями по оформлению документов. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма. До представления на подпись руководству исполнитель проверяет правильность оформления документов, адресации, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, указателя рассылки. Согласование проекта документа может производиться в электронном виде с использованием электронной подписи. В зависимости от вида связи, используемой для отправки документов, в организации предусматриваются сроки для отправки документов. За отправку исходящих документов в маленькой организации, как правило, отвечает секретарь. В больших организациях отправкой документов могут заниматься целые службы. Ответственный производит сортировку документов по способу доставки корреспонденции адресату (простая, заказная, международная и др.), проверяет правильность оформления исходящих документов: • наличие бланка, подписи, даты, необходимых виз и сведений об исполнителе; • наличие заголовка к тексту, номера и даты документа, на который дается ответ; • правильность адреса получателя; • наличие указанных в документе приложений, а также материалов, на основании которых готовился исходящий документ (если это ответ на поступившее письмо); • наличие печати в тех случаях, когда она полагается. Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю. Если документ направляется в несколько адресов, на отправку сдается столько экземпляров подписанного письма, сколько необходимо для отправки всем адресатам, и один экземпляр копии. После проверки оформления документ регистрируется в журнале регистрации исходящих документов и на всех экземплярах документа проставляется исходящий номер по порядку. На копии исходящего документа в левом верхнем углу ставится заверительный регистрационный штамп. Заверенные копии отправленных документов в тот же день передаются в соответствующие подразделения исполнителям для подшивки в дела. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их регистрации или не позднее следующего рабочего дня. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь. Отправляемые документы пересылаются почтой и с помощью технических средств связи. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает исполнитель. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ. Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи. Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, выкладываются в один конверт. На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой «Для служебного пользования» составляется реестр, который затем возвращается в организацию с росписью работников почтового АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» 16 отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов. С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм (телетайпограмм или телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе межведомственного (ведомственного) электронного документооборота. Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются секретарю или в службу с указанием номера телефона-факса адресата. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА . РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ 17 ГЛАВА 2. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ 2.1. Значение и задачи регистрации документов В организации работы с документами ведущее место занимает постановка регистрации документов. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда – обеспечение оперативного решения управленческих задач. Регистрация документов – это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства – в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это возможно сделать, только владея всей совокупностью информационно-документационных ресурсов. Для этого надо учитывать все документы, проходящие через учреждение, как получаемые, так и создаваемые в нем, т.е. документы должны быть зарегистрированы. Регистрация документа – это присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму. Регистрационный номер документа – это цифровое или буквенное обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация придает документу юридическую силу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден. Регистрация – один из начальных этапов работы с полученными документами, следующий сразу за их первичной обработкой, и предпоследний для отправляемых – после регистрации исходящие документы вкладываются в конверты или отправляются по другим каналам связи. Так как количество документов, поступающих и создаваемых в процессе управленческой деятельности, всегда велико, регистрация является одним из наиболее трудоемких процессов делопроизводства. Но именно хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет весь дальнейший процесс работы с документами. И поэтому рационализация делопроизводства чаще всего начинается с пересмотра системы регистрации документов. Регистрация преследует три цели: • учет документов; • контроль исполнения документов; • справочная работа по документам. Учет документов дает количественные данные для обсчета общего объема документооборота, его анализа за определенный промежуток времени, по видам документов, по документопотокам, по структурным подразделениям и т.п. Сам процесс регистрации – это снятие (перенос) с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (бумажную - журнал, картотеку, электронную - компьютер), что позволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля сроков исполнения и информационно-справочной работы по документам. 2.2. Общие правила регистрации документов Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения. Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разрабатываемый службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует обновлять. К нерегистрируемым документам обычно относят: • рекламно-информационные документы (письма, плакаты, проспекты и др.); • поздравительные письма и телеграммы; • пригласительные билеты, извещения, уведомления; • программы проведения мероприятий, семинаров, совещаний, конференций; • печатные издания (книги, брошюры, журналы, газеты); • прейскуранты и каталоги; • пакеты с пометкой «лично»; АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» 18 • копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов; • информационные материалы; • документы без подписи; • копии (вторые и последующие экземпляры) документов, поступивших ранее на предприятие и зарегистрированных в установленном порядке. Исходя из специфики работы, руководством могут быть включены в перечень и другие документы, не подлежащие регистрации. Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. У входящих документов он не совпадает (существенно меньше его) с учетным порядковым номером, проставленным в отметке о поступлении документа в организацию. Документы должны регистрироваться один раз. Однократность регистрации – одно из основных правил рациональной постановки делопроизводства. В крупном учреждении регистрацию документов централизованно ведет группа регистрации документов в канцелярии. В небольшом учреждении (фирме) все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация документов, в первую очередь внутренних, может проводиться децентрализовано по группам в тех отделах, где они создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие – в день поступления, исходящие – в день отправки. Принимаются и регистрируются документы, как поступающие в организацию по почте и через курьерские службы, так и получаемые по факсу, электронной почте. Поэтому факс, принимающий документы, поступающие на имя организации, целесообразно устанавливать рядом с рабочим местом сотрудника, регистрирующего поступающую корреспонденцию. Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами. Из входящего документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения: • дата поступления; • входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением- получателем; • дата документа; • регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением- отправителем; • автор (корреспондент) – тот, чей это документ; • краткое содержание; • резолюция; • срок исполнения; • исполнитель (кто с ним работает); • дополнительные сведения о документе; • отметка об исполнении документа; • номер дела (куда документ помещен после исполнения). Регистрационную форму на документ заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем регистрационная форма дозаполняется – в нее вносятся эти сведения. При четком взаимодействии с руководителем (если руководитель каждое утро просматривает полученную корреспонденцию) можно сначала дать документы ему на просмотр, а уже затем, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму. Такие сведения, как ход исполнения документа и номер дела, в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа. При регистрации отдельных видов документов, например внутренних, обращений граждан и исходящих документов, сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. При регистрации внутренних документов нет даты получения, а есть только дата регистрации, совпадающая с днем подписания. У внутреннего документа, в отличие от входящего, имеется один регистрационный номер. При регистрации обращений граждан записывается их адрес. Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д. 2.3. Формы регистрации документов Регистрационно-учетная форма – это документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля. Формы регистрации документов могут быть трех видов: ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА . РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ 19 • журнальная; • карточная; • автоматизированная электронная. Журнальная система регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Журнальная система удобна в том случае, в том случае, если документооборот организации составляет менее 500 - 600 документов в год. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе. Форму регистрационного журнала входящих документов смотрите на рис. 2. Форму регистрационного журнала исходящих документов смотрите на рис. 3. Резолюция или кому направлен документ Дата поступления Регистрационный номер документа Корреспондент (автор) Дата документа Номер документа Краткое содержание исполнители задание срок исполнения автор резолюции дата резолюции Дополнительные сведения о документе Роспись в получении Отметка об исполнении документа Номер дела, куда помещен документ после исполнения 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Рис. 2. Журнал регистрации входящих документов Дата документа Регистрационный номер документа Корреспондент (получатель) Краткое содержание Кем подписан документ Исполнитель Дополнительные сведения о документе Отметка об исполнении документа Номер дела, куда помещен документ после исполнения 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Рис. 3. Журнал регистрации исходящих документов Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время не применяется (устарела), так как имеет ряд существенных недостатков: • поскольку запись в журнал ведется в последовательности поступления документов, регистрацию может вести только один человек. Поэтому при большом количестве поступивших документов процесс АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» 20 регистрации занимает значительное время, что естественно приводит к задержке дальнейшей работы с документом; • журнальная система регистрации неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях, куда он передается для исполнения, и документ регистрируется повторно во всех отделах, через которые проходит. В результате ранее в крупных учреждениях документ регистрировался три- пять раз в различных формах журналов; • журнальная система регистрации делает практически невозможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительно дату получения документа; • при журнальной системе регистрации невозможно вести сроковый контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи с этим на документы, требующие контроля, в организациях обычно заполняли дополнительные контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась. Указанные недостатки журнальной системы регистрации позволяет преодолеть карточная система регистрации. Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем: • регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников; • карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость в повторной регистрации документов в структурных подразделениях; • карточки «подвижны», их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки. Таким образом, карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу; • карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов. Лицевая сторона 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 (12) 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Корреспондент (автор) Дата получения Входящий N Дата документа N документа Краткое содержание Резолюция Исполнитель (указываются фамилия и инициалы) Оборотная сторона Ход исполнения _________ N дела Рис. 4. Форма регистрационной карточки ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА . РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ 21 Преимущества карточной системы регистрации позволяют значительно поднять уровень организации делопроизводственного обслуживания в учреждении. Форма карточки (РКК – регистрационно- контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству. Можно предложить следующую форму регистрационной карточки на формате А5 (148x210) или А6 (105х148). См. рисунок 4. Срок исполнения обводится кружком. Вычертив на формате А5 или А6 такую форму карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали. Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке. Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Одну из них помещают в сроковую картотеку, другую – в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки (справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справочные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти-шести. Естественно, что создание и ведение больших картотек – это трудоемкая работа, и она была поставлена лишь в отдельных учреждениях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий. 2.4. Автоматизированные системы регистрации документов Сегодня ручная карточная система регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится регистрационная форма. Регистрация документов на компьютере позволяет: • одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах; • организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о документах (как внутренних, так и поступивших) в единой базе данных; • организовать информационно-справочную работу на основе базы данных организации; • организовать автоматизированный контроль исполнения документов. При регистрации на компьютере данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. Наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, аналогичная традиционной ручной карточке на бумажной основе. Для возможного многоаспектного поиска в регистрационную карточку можно внести значительно больше сведений о документе, а именно: • дата получения (регистрации) документа; • номер регистрируемого документа по порядку (регистрационный номер); • наименование корреспондента; • дата документа; • номер документа; • краткое содержание; • автор резолюции; • текст резолюции; • наименование исполнителей; • срок исполнения (когда документ должен быть исполнен); • ход исполнения; • дата исполнения (когда документ фактически был исполнен); АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» 22 • номер дела (в которое подшит исполненный документ). Для удобства поиска документов, статистического учета в регистрационную карточку могут быть добавлены: • название структурного подразделения; • количество листов в документе; • количество листов приложений; • вид документа (приказ, акт, договор и т.п.); • названия связанных документов. В карточке могут быть и иные показатели, устанавливаемые каждой организацией в соответствии с ее спецификой. Создание регистрационной формы и базы данных о документах организации в целом, так же как заполнение регистрационной карточки, на экране компьютера имеет свои особенности по сравнению с традиционной бумажной картотекой. Принцип работы электронной картотеки (базы данных) – в однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной информации в различных формах и даже различных базах данных. Заполняемая на экране регистрационная форма для входящих, исходящих и внутренних документов имеет небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации. Форма регистрационной карточки, как правило, содержит поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции); поля, сведения в которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе. В виде раскрывающихся списков, как правило, выполняются поля: • вид документа – так как количество видов документов ограничено; • автор резолюции – список руководящих лиц организации; • структурное подразделение – список структурных подразделений; • исполнители – как правило, это поле состоит из двух частей – названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя. Этот список, как и список «автор резолюции», может быть связан с базой данных по кадрам организации и автоматически корректироваться при кадровых изменениях; • номер дела – связан с номенклатурой дел организации; • связанные документы – в этом поле устанавливается связь регистрируемого документа с другими (например, документ- ответ связывается с инициативным документом). В виде пополняемого списка выполняется поле «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего/отправляемого новому корреспонденту, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п. Если в организации используется система комплексной автоматизации делопроизводства, данные об исполнителях и структурных подразделениях берутся из базы данных кадровой службы, список организаций – из адресной книги. В случае автоматизации только функций регистрации и контроля исполнения, а также в случае использования системы на одной локальной машине соответствующие списки создаются перед началом работы системы и впоследствии регулярно пополняются и корректируются. Так же вводится в компьютер номенклатура дел организации. Затратив один раз время на создание таких списков, вы достигнете значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы. Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки. 2.4.1. Регистрация входящих документов При регистрации поступившего документа заполняются следующие поля: • дата получения документа. Поскольку регистрация входящих документов проводится в день получения, то в этом поле автоматически проставляется текущая дата; • поле «Регистрационный N документа» содержит валовой порядковый номер регистрируемого документа. Номер из этого ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА . РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ 23 поля переносится на поступивший документ в регистрационный штамп; • название подразделения, получившего документ (при децентрализованной регистрации); • в поле «Корреспондент» указывается название организации, приславшей документ; • дата документа (вводится дата, указанная на документе); • номер документа (вводится буквенно- цифровой номер, указанный на поступившем документе); • количество листов (страниц) документа; • при наличии приложений заполняется поле «Количество листов приложений», если приложений нет, количество листов приложений равно 0; • вид полученного документа; • в поле «Краткое содержание» переносится заголовок документа или указывается его краткое содержание (действие + предмет), например, приглашение на конференцию, поставка угля, закупка сахара, оплата контракта переработку нефти и т.п. Как правило, предлоги и союзы опускаются, если это не ведет к искажению смысла. Дальнейшие действия зависят от принятой в организации схемы обработки документов. Зачастую вся поступившая корреспонденция передается руководителю, который проставляет резолюции с указанием конкретных исполнителей по каждому документу. При оптимальной постановке работы в организации руководителю докладывается минимум наиболее важных документов, а остальная корреспонденция передается в подразделения и конкретным сотрудникам в соответствии с распределением обязанностей внутри учреждения. Соответственно либо сведения о подразделении-получателе и конкретном исполнителе сразу вносятся в регистрационную карточку, и документ передается по назначению, либо уже после рассмотрения документов руководителем в регистрационной карточке заполняются сведения: автор резолюции, резолюция, ответственный исполнитель, исполнители и срок исполнения. Если срок исполнения документа руководителем не указан, он устанавливается на основе типовых сроков исполнения для аналогичных документов. Регистрационная карточка может иметь раздел (вложенную форму) «Сведения о движении документа», в котором отражается передача документа руководителю для написания резолюции и дальнейшее движение документа от исполнителя к исполнителю. Чтобы предотвратить утерю документа, учитывая пока еще слабую исполнительскую дисциплину, для фиксации факта передачи документа исполнителю выводится на печать форма движения документов: вид документа, его дата, номер документа, дата передачи документа (текущая дата), исполнитель, место для росписи исполнителя в получении документа. При регистрации нескольких документов может распечатываться сводная форма, в которой расписываются исполнители при получении документа. Все документы передаются исполнителю под роспись в указанной выше форме. Расписки хранятся до исполнения документа и помещения его в дело. При передаче документа от одного исполнителя к другому также заполняется указанная выше форма движения документов. Одновременно сведения о передаче документа другому исполнителю и ходе исполнения должны вноситься в поле «Ход исполнения документа». Результат исполнения документа фиксируется внесением сведений в регистрационную карточку документа в поле «Ход исполнения». Как правило, исполнение документа связано с созданием нового документа: ответного письма, договора, служебной записки, справки и т.п. В этом случае кнопкой «Связанные документы» устанавливается связь с регистрационными карточками этих документов. Исполненный документ подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел. В поле «Дело N» при внесении записей об исполнении документа выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ. Поле состоит из индекса структурного подразделения и номера дела в структурном подразделении. 2.4.2. Регистрация исходящих и внутренних документов Регистрационная форма для исходящих документов во многом аналогична уже рассмотренной. Отличия состоят в следующем: • для исходящего документа указываются название подразделения, подготовившего документ; АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» 24 • исходящий номер (переносится на отправляемый документ; • дата документа (подписания, утверждения, отправки); • адресат: название организации, которой посылается документ; • исполнитель: фамилия, инициалы исполнителя, подготовившего документ (выбирается из списка). Если на документ ожидается ответ, заполняется поле «Контрольная дата» (она не может быть ранее текущей даты). Если документ является ответом на входящий документ или с ним связаны другие документы, как уже сказано выше, кнопкой «Связанные документы» устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов. В поле «Дело N» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшита копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправлен по факсу, и т.п.). Остальные поля полностью соответствуют заполняемым при регистрации входящей корреспонденции. При регистрации внутренних документов заполняются следующие поля регистрационной карточки: • порядковый (регистрационный) номер внутреннего документа; • вид документа. Каждый вид документа – приказы, распоряжения, служебные записки – нумеруется самостоятельно. Порядковый номер переносится на документ с регистрационной карточки. К номеру приказа по личному составу добавляются буквы «л.с.» – личный состав, к номеру распоряжения – буквы «рп» – распоряжение; • дата документа; • количество листов документа; • количество листов приложений; • краткое содержание документа; • подразделение, ответственное за исполнение документа; • исполнитель (фамилия, инициалы); • срок исполнения («Контрольная дата»); • отметка об исполнении; • ход исполнения; • связанные документы. Если исполнение документа связано с подготовкой других документов (ответных писем, договоров справок, докладных записок и т.п.), устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов; • в поле «Дело N» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ. Таким образом, введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных обо всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно- справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА . ЭЛЕКТРОННЫЙ 25 ДОКУМЕНТООБОРОТ ГЛАВА 3. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ 3.1. Понятие об электронном документе Управленческие документы – важнейший информационный ресурс любого органа государственной власти, органа местного самоуправления, государственной или негосударственной организации. Применение информационных технологий позволяет создавать управленческие документы, вести их обработку, осуществлять обмен документами, обеспечивать их хранение в электронном виде, т. е. в виде электронных документов. Электронный документ – это документ, в котором информация представлена в электронно- цифровой форме и передана или получена пользователем информационно- телекоммуникационной сети. Всевозрастающую долю входящего потока документов составляют документы, поступающие в организацию в электронной форме. Система по составлению, использованию и учету электронных документов позволяет значительно повысить эффективность работы компании. При ведении электронного документооборота зачастую предусматривается возможность совместной работы сотрудников над одним и тем же документом, что позволяет сэкономить время при подготовке важных бумаг. Создание электронных документов позволяет быстро, оперативно, используя информационно- телекоммуникационную сеть, рассылать документы и проекты документов исполнителям, подведомственным и другим организациям: например, рассылать в электронном виде проекты документов на согласование или рассылать в электронном виде принятые распорядительные документы, нормативные акты и другие документы вместо рассылки их в виде копий на бумажном носителе. Однако на практике руководители, кадровые специалисты зачастую задаются вопросом о статусе электронного документа как законного носителя информации. По этому поводу стоит сказать следующее. Законодательством предусмотрена возможность документирования информации не только в материальной (напечатанной на бумаге) форме, но и электронной. Электронный документ существует параллельно с документом на бумажном носителе. Правда, в обоих случаях необходимо соблюдение определенных требований к документированию. В частности, практически все кадровые документы, должны иметь бумажную форму, так как, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, «при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения». В отдельных случаях законодательство предусматривает возможность создания и обращения документов исключительно в электронном виде (без аналогов на бумажном носителе): например, ст. 9 (п.5, п.6) Федерального закона «О бухгалтерском учете» устанавливает, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Но в случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа. Таким образом, первичные и сводные учетные документы могут создаваться изначально в электронном виде, и только по требованию участников хозяйственных операций и органов, осуществляющих контроль, они распечатываются на бумажном носителе. В отдельных случаях документ должен быть выполнен только на бумажном носителе. В частности, это касается учета персональных данных 1-й категории, то есть данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов и состояния здоровья. Их следует получать и обрабатывать в форме анкет и справок только на бумажных носителях. Привычный каждому бумажный документ, создающийся в организации, должен содержать подписи ее уполномоченных лиц, а также быть удостоверен печатью данной организации. Вы знаете, что эти реквизиты придают бумажному АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» 26 документу юридическую силу, делают его законным. А как судить о законности электронного документа? Обладает ли он той же силой, что и надлежащим образом оформленный бумажный документ? Напомним, что электронный документ – это то же, что документ на бумажном носителе (имеется в виду информационная составляющая документа), но в электронной форме, т. е. на электронном носителе, и восприниматься человеком может только с помощью вычислительной техники. Здесь мы сталкиваемся с одной важной особенностью: электронные документы существуют, то есть создаются, обрабатываются и хранятся, только в системе электронного документооборота. Вне системы электронные документы могут существовать только на физически обособленных электронных носителях (дисках, дискетах, флеш-картах и др.), причем перенос информации из системы на физически обособленные носители должен осуществляться по определенным правилам. Почему электронный документ может существовать только в системе электронного документооборота? Дело в том, что к электронным документам предъявляются определенные требования (эти требования изложены в ГОСТ Р ИСО 15489-1- 2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»). Согласно стандарту документ должен быть: • аутентичным, то есть подлинным, достоверным, объективно отражать содержание документируемой деятельности; • целостным - структура и содержание документа, его внешние и внутренние признаки не должны меняться после того, как документ стал юридически значимым, т. е. после того, как он был подписан или утвержден; • пригодным для использования - документ должен быть доступен, легко извлекаем из системы в случаях, когда этого требуют интересы управленческой или иной деятельности. Все эти свойства электронного документа могут обеспечиваться и поддерживаться только системой электронного документооборота и только в том случае, если документ находится в системе. Еще одна особенность электронного документа, отмеченная ГОСТ Р ИСО 15489-1- 2007, - это связь электронного документа с метаданными. Метаданные - это данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление ими. Стандартом установлено, что электронный документ должен содержать или постоянно быть связан с метаданными, отражающими операции, совершаемые с документом в процессе деловой деятельности. При этом структура документа, его формат и взаимосвязи между составляющими документ элементами должны оставаться неизменными, неискаженными метаданными. В метаданных о документе должен быть отражен контекст его создания, получения и использования, в том числе процесс деловой деятельности, частью которого является данная операция, дата и время данной операции и ее участники. В метаданных о документе должны быть представлены связи между отдельными документами, составляющими в совокупности единый комплекс документов. Эти положения объясняют еще одну особенность электронных документов и подчеркивают отличия электронного документа от документа на бумажном носителе, а именно: наличие метаданных и тесную связь документа с метаданными. Если сведения о документе на бумажном носителе вносятся в регистрационно-учетную форму один раз - при его регистрации, то метаданные электронного документа начинают формироваться с момента создания документа, и затем на протяжении всей жизни электронного документа в системе он «обрастает» метаданными, в которых отражаются все действия (операции), совершаемые с данным документом. Можно сказать, что электронный документ вообще не может существовать без метаданных, метаданные - это то, что сопровождает процедуру создания документа, его регистрацию и все другие действия, совершаемые с документом. Электронный документ, как и бумажный, состоит из содержательной части, включающей текстовую, числовую и/или графическую информацию, которая обрабатывается как единое целое, и реквизитной, содержащей идентифицирующие атрибуты (имя, время и место создания, данные об авторе и т. д.) и электронную подпись. Именно электронная подпись придает юридическую силу электронному документу (в ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА . ЭЛЕКТРОННЫЙ 27 ДОКУМЕНТООБОРОТ документе на бумажном носителе присутствует личная подпись должностного лица или работника). 3.2. Понятие об электронной подписи Что же такое «электронная подпись»? Определение дает Федеральный закон «Об электронной подписи» № 63 – ФЗ от 06.04.2011, который устанавливает порядок регулирования отношений, связанных с подписанием электронных документов. Электронная подпись – это «информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию». Для создания электронной подписи используют уникальную последовательность символов, которую называют ключом электронной подписи. Средствами электронной подписи являются шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций - создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи Выделяются два вида электронной подписи в зависимости от установленных Законом критериев: простая и усиленная электронная подпись. При этом усиленная электронная подпись может быть квалифицированной и неквалифицированной. (См. рисунок 5.) Рис. 5. Виды электронной подписи Простая электронная подпись – это электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью, если она отвечает одному из следующих условий: • простая электронная подпись содержится в самом электронном документе; • ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными в информационной системе, в которой осуществляется электронный документооборот. Для простой электронной подписи не требуется выдачи какого-либо удостоверяющего документа ни в бумажном, ни в электронном виде. Участники электронного взаимодействия, то есть те, кто осуществляет обмен информацией в электронной форме, сами устанавливают правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи. Использование простой электронной подписи для подписания электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную или коммерческую тайну, не допускается. К усиленным электронным подписям предъявляются более строгие требования. Так, неквалифицированная электронная подпись должна отвечать следующим признакам: • получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи; Виды электронной подписи Простая Усиленная Неквалифицированная Квалифицированная АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» 28 • позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ; • позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после его подписания; • создается с использованием средств электронной подписи. Чтобы использовать неквалифицированную электронную подпись необходимо получить сертификат ключа проверки электронной подписи, который выдается удостоверяющим центром или его доверенным лицом. Этот документ подтверждает принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи. Указанный сертификат может выдаваться как в электронном, так и в бумажном виде. При использовании неквалифицированной электронной подписи сертификат ключа проверки электронной подписи можно не получать, если соответствие электронной подписи признакам неквалифицированной электронной подписи может быть обеспечено без использования сертификата ключа проверки электронной подписи. Квалифицированной электронной подписью считается подпись, если у нее есть все особенности неквалифицированной электронной подписи и следующие дополнительные признаки: • ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате ключа проверки электронной подписи (далее - квалифицированный сертификат); • для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в Законе об электронной подписи. Чтобы использовать квалифицированную электронную подпись необходимо получить квалифицированный сертификат, который выдается только аккредитованным удостоверяющим центром или доверенным лицом аккредитованного удостоверяющего центра либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи Для квалифицированной электронной подписи получение квалифицированного сертификата необходимо во всех случаях. Как же получить электронную подпись? Для того чтобы стать обладателем электронной подписи, заявителю следует обратиться в удостоверяющий центр. Удостоверяющий центр – это юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей на основании соглашения между удостоверяющим центром и заявителем. В сертификате ключа проверки электронной подписи удостоверяющий центр должен указать: • даты начала и окончания срока его действия; • фамилия, имя и отчество - для физических лиц, наименование и место нахождения - для юридических лиц или иная информация, позволяющая идентифицировать владельца сертификата ключа проверки электронной подписи; • ключ проверки электронной подписи; • наименование используемого средства электронной подписи и (или) стандарты, требованиям которых соответствуют ключ электронной подписи и ключ проверки электронной подписи; • наименование удостоверяющего центра, который выдал сертификат ключа проверки электронной подписи. К квалифицированному сертификату ключа проверки электронной подписи предъявляются еще более строгие требования. Поэтому кроме названных выше сведений в нем указывается еще следующая информация: • уникальный номер квалифицированного сертификата, даты начала и окончания его действия; • фамилия, имя и отчество владельца квалифицированного сертификата (для физического лица) либо наименование, место нахождения и основной государственный регистрационный номер владельца квалифицированного сертификата (для юридического лица); • страховой номер индивидуального лицевого счета владельца квалифицированного сертификата (для физического лица) либо идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) владельца квалифицированного сертификата (для юридического лица); • ключ проверки электронной подписи; • наименования средств электронной подписи и средств аккредитованного удостоверяющего центра, которые ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА . ЭЛЕКТРОННЫЙ 29 ДОКУМЕНТООБОРОТ использованы для создания ключа электронной подписи, ключа проверки электронной подписи, квалифицированного сертификата, а также реквизиты документа, подтверждающего соответствие указанных средств требованиям, установленным в Законе об электронной подписи; • наименование и место нахождения аккредитованного удостоверяющего центра, который выдал квалифицированный сертификат, а также номер квалифицированного сертификата этого удостоверяющего центра; • ограничения использования квалифицированного сертификата (если установлены); • иная информация о владельце квалифицированного сертификата (по требованию заявителя). Владелец сертификата ключа обязан хранить этот ключ в тайне. При изменении персональных данных владельцу сертификата ключа подписи выдается новый документ. Как же соотносятся электронные документы с документами на бумажном носителе? Информация в электронной форме, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Исключениями из этого правила являются случаи, когда документ может быть составлен только на бумаге. Такие случаи устанавливаются федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными актами. Электронные документы, подписанные простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными подписанным вручную документам на бумажном носителе только тогда, когда это указано в федеральном законе или принимаемом в соответствии с ним нормативном акте либо установлено соглашением сторон. В данном случае нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Для этого используется ключ проверки электронной подписи - уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки его подлинности. В отношении документов на бумажных носителях, которые должны быть заверены печатью, установлено следующее правило. Если электронный документ подписан усиленной электронной подписью, то он признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Подчеркнем, что электронная подпись - это реквизит электронного документа, то есть она защищает именно электронный документ. Если же мы решим, например, извлечь электронный документ из системы электронного документооборота и распечатать на принтере, то мы получим документ, равный по своему статусу незаверенной копии документа. Но напомним, что, несмотря на все удобство системы электронного документооборота, руководителям организаций следует помнить, что пока большинство проверяющих органов, в частности, трудовые инспекции, однозначно признают юридическую силу только за теми документами, которые выполнены на бумаге, имеют печать организации и подпись ее уполномоченного лица. По этой причине каждой организации для того, чтобы обезопасить себя от подчас необоснованных претензий со стороны проверяющих органов, следует не только вести учет электронных документов, но не забывать и о том, чтобы обеспечивать правильное ведение, учет и архивное хранение документов бумажных. 3.3. Организация электронного документооборота Ведение системы электронного документооборота в организации возможно только при наличии в ней: • специального программного обеспечения и сертифицированных программно- технических средств; • локального нормативного акта, закрепляющего использование электронного документооборота внутри своей организации и в работе с другими организациями. О разработке локального нормативного акта, а точнее главы инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству), раскрывающей особенности работы с электронными документами, в том числе ведение электронного документооборота в организации, мы и поговорим подробнее. АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» 30 В последние годы был издан ряд документов по переходу на безбумажный документооборот. Они закрепили нормативную правовую основу организации работы с электронными документами в делопроизводстве. Руководствуясь ими, Росархив приказом от 23.12.2009 № 76 утвердил Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Используя эти Методические рекомендации, основываясь на них, любая организация, в том числе и коммерческая, разрабатывает свою индивидуальную инструкцию по делопроизводству, в которой подробно прописывает ведение электронного документооборота в своей компании. Какие положения нужно учесть при разработке инструкции по делопроизводству в организации, а точнее – по ведению электронного документооборота? Об этом мы и поговорим. Но вначале вспомним, что же называется электронным документооборотом. Электронный документооборот – это документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота). В инструкции по делопроизводству должно быть предусмотрено, что электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота организации. Система электронного документооборота - это информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, при организации внутренней деятельности определяется руководителем организации на основе нормативных рекомендаций и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов. Разработка перечня электронных документов осуществляется службой делопроизводства предприятия в соответствии с Рекомендациями по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, введенными в действие Приказом Росархива от 29.04.2011 N 32. Сроки хранения документов, установленные в перечне и указанные в номенклатуре дел, едины для документов на бумажных и электронных носителях. В перечень электронных документов рекомендуется включать: • документы, которым установлен, в основном, временный срок хранения - проекты нормативных, распорядительных, организационных и иных документов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам; внутреннюю переписку; документы по регистрации, учету и контролю и др.; • документы, ведение которых в электронной форме предусмотрено федеральными законами и нормативно- правовыми актами вне зависимости от сроков хранения. В перечень электронных документов не рекомендуется включать: • документы постоянного срока хранения, за исключением документов, ведение которых в электронной форме предусмотрено федеральными законами и нормативно- правовыми актами вне зависимости от сроков хранения; • документы, срок хранения которых не установлен; • электронные образы документов на бумажных носителях. Перечень электронных документов при организации внутренней деятельности ведется на бумажном носителе и в электронной форме. Он состоит из разделов и подразделов, аналогичных структуре Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 25 августа 2010 г. N 558. Оформление этого документа также соответствует оформлению Перечня типовых управленческих архивных документов. См. рисунок 6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА . ЭЛЕКТРОННЫЙ 31 ДОКУМЕНТООБОРОТ Рис. 6. Оформление перечня электронных документов В графе 4 «Примечания» указываются соответствующие перечни документов, при их отсутствии - нормативные акты, где приведены сроки хранения данных документов. После утверждения руководителем организации перечня электронных документов в номенклатуре дел предприятия в графе «Примечания» к соответствующим делам, документам, создание, хранение, использование которых осуществляется в электронной форме, делается отметка «ЭД». Рекомендуемый ПЕРЕЧЕНЬ видов управленческих документов, создание, хранение, использование которых осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности 1. Проекты документов. 1.1. Проекты распорядительных, нормативных, организационных и иных документов. 1.2. Документы к ним (к проектам). 1.3. Документы по их разработке (по разработке проектов). 2. Плановые, отчетные документы, информация которых подвергается обобщению. 2.1. Планы: 2.1.1. текущего планирования; 2.1.2. оперативные планы работы предприятия; 2.1.3. планы работы структурных подразделений; 2.1.4. индивидуальные планы работников; 2.1.5. планы проведения различных мероприятий; 2.1.6. графики учета рабочего времени; 2.1.7. графики проведения различных мероприятий; 2.1.8. графики проведения аттестации, повышения квалификации. 2.2. Отчеты: 2.2.1. о выполнении планов работы (квартальные, месячные); 2.2.2. о выполнении планов работы структурных подразделений (квартальные, месячные); 2.2.3.о выполнении индивидуальных планов работников; 2.2.4. о документообороте организации. 2.3. Документы к планам, графикам, схемам, отчетам. 2.4. Документы по разработке планов, графиков, схем, отчетов. 3. Информационные документы. 3.1. Доклады, обзоры информационного характера. 3.2. Информационные, тематические, библиографические подборки информации. 3.3. Сообщения, статьи о деятельности предприятия. 4. Справочные документы. 4.1. Списки адресов, телефонов. 4.2. Списки рассылки документов. 4.3. Списки (перечни) оборудования. 5. Документы (протоколы, справки, сведения, сводки, расчеты, отчеты, докладные и служебные записки и др.) по оперативным вопросам. 5.1. Поручения руководителя структурным подразделениям. 5.2. Документы рабочих групп, комиссий оперативного характера. 5.3. Документы структурных подразделений, представляемые руководству. 5.4. Документы по информационной деятельности. 5.5. Документы по трудовым отношениям и кадровому обеспечению. 5.6. Документы по документационному обеспечению управления. 5.7. Документы по административно- хозяйственной деятельности. 5.8. Документы по бытовым вопросам. 5.9. Документы по организации досуга. 6. Внутренняя переписка. 6.1. Внутренняя переписка: № п/п Вид документа Срок хранения документа Примечания 1 2 3 4 АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» 32 6.1.1. о реализации принятых решений; 6.1.2. о применении нормативных документов; 6.1.3. по организационным вопросам деятельности, в том числе по проведению различных мероприятий; 6.1.4. по оперативным правовым вопросам; 6.1.5. по вопросам обеспечения оборудованием; 6.1.6. по вопросам делопроизводства и архивного дела; 6.1.7. по хозяйственным и административным вопросам; 6.1.8. по обеспечению транспортом, связью; 6.1.9. по кадровому обеспечению; 6.1.10. по экономическим, научным, культурным и иным связям. В ряде случаев переписка входит в состав группы документов, объединенных в одну статью «документы». 7. Документы по регистрации, учету и контролю. 7.1. Книги. 7.2. Журналы. 7.3. Карточки. 7.4. Реестры. 7.5. Базы данных. В организации создаются и используются электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе. Документы, которые создаются в организации и поступают в организацию на бумажном носителе, так же включаются в систему электронного документооборота, но только после того как их отсканируют и создадут электронные образы документов. Сканирование документа - это получение электронного образа документа. Электронный образ документа - это электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации, т.е. сравнения с подлинником документа. Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника службы делопроизводства, выполняющего данную процедуру. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати. При подготовке документов в организации используются электронные шаблоны бланков документов. Для подтверждения подлинности электронных документов в организации используются электронные подписи в соответствии с Федеральным законом «Об электронной подписи». Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке. При обработке, рассмотрении, согласовании, подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется. Но это возможно при условии, что программные средства, применяемые в организации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства или уполномоченным лицом. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства или уполномоченное лицо осуществляют проверку подлинности электронной подписи. Регистрация полученных электронных документов из других организаций производится только после проверки подлинности электронной подписи. Электронные документы, поступающие в организацию, проходят регистрацию в системе электронного документооборота в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству. Система электронного документооборота должна предусматривать регистрацию (учет) и включение в систему электронных документов, отправляемых и поступающих в организацию по системе межведомственного электронного документооборота. При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота сведения, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ, представленный соответствующему должностному лицу, должен ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА . ЭЛЕКТРОННЫЙ 33 ДОКУМЕНТООБОРОТ иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота организации. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку документа. Состав обязательных сведений определен «Правилами делопроизводства» от 15.06.2009 г. См. таблицу 1. Таблица 1 ПЕРЕЧЕНЬ обязательных сведений о документах, используемых в системе электронного документооборота № п/п Наименование сведений о документе Характеристика информации, включаемой в регистрационно- контрольную карточку 1 Адресант Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица – отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина) 2 Адресат Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица – получателя документа (в соответствии с реквизитом «Адресат») 3 Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ В соответствии с реквизитом «Подпись» 4 Вид документа В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа 5 Дата документа В соответствии с датой, обозначенной в документе автором, или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует 6 Номер документа В соответствии с номером, присвоенным документу автором 7 Дата поступления документа Дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе) 8 Входящий номер документа Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе) 9 Ссылка на исходящий номер и дату документа В соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите 10 Наименование текста Краткое содержание документа (заголовок к тексту) 11 Индекс дела Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа 12 Сведения о переадресации документа На основании резолюции на документе (реквизит «Указания по исполнению») 13 Количество листов основного документа Количество листов основного документа 14 Количество приложений Количество приложений 15 Общее количество листов приложений Общее количество листов приложений 16 Указания по исполнению документа Резолюция или поручение руководителя, определяющее характер исполнения документа и срок исполнения 17 Должность, фамилия и инициалы исполнителя Должность, фамилия и инициалы исполнителя 18 Отметка о конфиденциальности В соответствии с реквизитом «Гриф ограничения доступа к документу» («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др.) Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрено включение в систему электронного документооборота организации дополнительных сведений о документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены: • наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа); АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» 34 • отметка о переносе срока исполнения документа; • срок хранения документа; • наименования приложений к электронному документу; • ключевые слова и др. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам. На них в соответствии с Федеральным законом заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в организации программно-технических средств и нормативных и методических документов в области архивного дела. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА . РАБОТА СО СЛУЖЕБНЫМИ 35 ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ ГЛАВА 4. РАБОТА СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ Коммерческой тайной может являться производственная, финансовая, научно- техническая и иная информация, которая используется для достижения коммерческих целей. Какую именно информацию следует отнести к конфиденциальной, решает руководство предприятия. В первую очередь это открытия, изобретения, технологии, идеи, прибыль предприятия и другие сведения, позволяющие предприятию успешно конкурировать в условиях рыночной экономики. Статья 139 Гражданского Кодекса РФ определяет ряд условий, при которых информация может быть отнесена к коммерческой тайне. Информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда она имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Сведения, которые не могут составлять служебную или коммерческую тайну, определяются законом и иными правовыми актами. Отношения, связанные с отнесением информации к коммерческой тайне, передачей такой информации, охраной ее конфиденциальности в целях обеспечения баланса интересов обладателей информации, составляющей коммерческую тайну, и других участников регулируемых отношений, в том числе государства, на рынке товаров, работ, услуг и предупреждения недобросовестной конкуренции, регулирует Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Также этот закон определяет сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну. В соответствии со ст. 3 названного закона коммерческая тайна - это конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду. Информация, составляющая коммерческую тайну, - научно-техническая, технологическая, производственная, финансово-экономическая или иная информация (в том числе составляющая секреты производства (ноу-хау)), которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введен режим коммерческой тайны Право на отнесение информации к информации, составляющей коммерческую тайну, и на определение перечня и состава такой информации принадлежит обладателю такой информации. Состав и объем сведений, составляющих коммерческую тайну, порядок доступа к конфиденциальной информации, правила ее использования, порядок защиты, срок конфиденциальности определяются руководителем предприятия. Согласно статье 5 Закона «О коммерческой тайне» режим коммерческой тайны не может быть установлен в отношении следующих данных и сведений: • сведений, содержащихся в учредительных документах юридического лица и документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности; • данных о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других негативных факторах; • сведений о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов; • данных о численности, составе работников, системе оплаты труда, условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости и о наличии свободных рабочих мест. Это же касается и некоммерческих организаций; • сведений о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам; • данных о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» 36 привлечения к ответственности за совершение этих нарушений; • сведений о должностных лицах, которые могут действовать от имени юридического лица без доверенности; • данные об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности. Следует подчеркнуть, что к коммерческой тайне также не могут быть отнесены бухгалтерская и налоговая отчетность сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов (все первичные документы), документы об уплате налогов и документы, подтверждающие платежеспособность организации. В целях введения в организации режима коммерческой тайны — защиты конфиденциальности соответствующей информации — необходимо: • установить круг вопросов, составляющих коммерческую тайну; • осуществить необходимые организационные, технические и иные меры по охране конфиденциальной информации. При введении режима коммерческой тайны следует определиться: • какие сведения, документы нуждаются в защите; • для каких конкурентов они могут представлять интерес; • какие элементы информации являются наиболее уязвимыми; • как долго сведения, составляющие коммерческую тайну, будут востребованы; • во что обойдется защита конфиденциальной информации с финансовой и организационной точки зрения. Определившись с перечнем сведений, подлежащих защите от несанкционированного доступа, разглашения их содержания, утраты, в организации следует осуществить следующие мероприятия: • подготовить приказ по организации охраны конфиденциальной информации и об установлении режима коммерческой тайны с перечислением сведений, составляющих коммерческую тайну, и перечнем лиц, допущенных к работе с соответствующей информацией; • разработать правила, регламентирующие порядок обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну, в том числе предусматривающие порядок присвоения и снятия грифа «Коммерческая тайна»; • обеспечить необходимые условия для учета, хранения, обращения документов с грифом «Коммерческая тайна» и повседневной работы с ними. Работа по обеспечению сохранности коммерческой тайны на малых предприятиях может быть возложена на секретаря-референта, на средних и крупных — на руководителя службы ДОУ (заведующего канцелярией). Ответственность за организацию и ведение соответствующей работы в структурных подразделениях организации, где обращаются конфиденциальные документы, должны нести руководители структурных подразделений. Документы, содержащие конфиденциальную информацию, обозначаются специальным грифом: «Конфиденциально. Экз. N_________» или «Коммерческая тайна. Экз. N_________ ». Гриф конфиденциальности «КТ» с указанием номера экземпляра проставляется в правом верхнем углу документа. Данные грифы не являются показателями секретности, они указывают, что право собственности на содержащуюся в документе информацию принадлежит предприятию и охраняется законом. В документе с грифом «КТ» под реквизитами «Подпись» и «Отметка об исполнителе» обязательно указывается количество экземпляров документа и местонахождение каждого экземпляра. На обороте листа или в резолюции документа руководитель предприятия указывает фамилии сотрудников, которым разрешено использование данного документа. Документы и информация, конфиденциальные в целом (документация отдела персонала (кадров), службы безопасности), как правило, не грифуются, поскольку они в полном объеме обладают ограничением доступа к ним. Для нормальной работы сотрудников с документами, содержащими конфиденциальную информацию, необходимо обеспечить следующие три условия: ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА . РАБОТА СО СЛУЖЕБНЫМИ 37 ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ • работа с содержащими конфиденциальную информацию документами должна производиться в отдельном, специально для этого оборудованном помещении. Доступ в такие помещения предоставляется ограниченному числу сотрудников. Работа с такими документами, их хранение за пределами соответствующих помещений не допускается; • выдача содержащих конфиденциальную информацию документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производится под роспись сотрудника, имеющего доступ к закрытой информации; • передача документов с грифом «коммерческая тайна» в другую организацию (а внутри организации из подразделения в подразделение) производится только с разрешения руководителя организации. Документы конфиденциального характера учитываются и хранятся отдельно от других документов — в специальных помещениях или в запираемых металлических шкафах. Наиболее важные документы надлежит хранить в запертых и опечатанных несгораемых шкафах или сейфах (в отдельных случаях под охраной и с соответствующей сигнализацией). Документы с грифом «Коммерческая тайна» регистрируются в специальном журнале. Все листы такого журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы и опечатаны. В конце журнала в заверительном листе цифрами и прописью указывается количество листов. По окончании рабочего дня документы закрытого характера проверяются и сдаются на хранение. Об утрате таких документов немедленно сообщается руководителю организации. Движение документов с грифом «Коммерческая тайна» должно тщательно фиксироваться секретарем или другим ответственным лицом в журнале учета выдачи документов с грифом «Коммерческая тайна». Руководители подразделений должны обучать своих подчиненных, допущенных к работе с конфиденциальной информацией, правилам обращения с документами закрытого характера. Вновь принятые на работу сотрудники, которые будут по роду своей деятельности связаны с конфиденциальной информацией, подписывают обязательство о неразглашении служебной (коммерческой) тайны по принятой в организации форме. Все эти сотрудники предупреждаются о возможной уголовной, административной и иной ответственности в соответствии с законодательством. АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» 38 ГЛАВА 5. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ РАБОТА ПО ДОКУМЕНТАМ Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах учреждения. На его основе служба делопроизводства обязана в течение нескольких минут ответить на вопросы двух типов: • у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ; • в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу. Для ответа на такие вопросы информационно- поисковая система должна охватывать весь массив документов учреждения. Владение всей совокупностью информационно- документационных ресурсов – важнейшая задача службы делопроизводства. И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах. Информационно-справочную работу, как и саму систему регистрации, можно вести как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме. Справочная картотека состоит из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года. Разделителями в справочной картотеке обычно бывают названия структурных подразделений (если они есть) или направления деятельности в учреждении. Внутри этих разделов удобнее размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предложения, заявления, жалобы). Она строится по алфавиту фамилий авторов обращений. Желательно также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая формируется по тематическому принципу. Часто ведутся отдельно картотеки на исполненные и неисполненные документы. Количество картотек не ограничено. Их можно построить по любому, внесенному в регистрационную карточку показателю. При смешанной форме организации делопроизводства картотеки могут вестись в канцелярии и в отделах. В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедший годы. Общий срок хранения карточек – три года. В картотеке законодательно- нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены документов новыми. В целом, до внедрения компьютерных технологий в сферу управления, информационно- справочная работа по документам организации была слабым участком работы делопроизводственных служб. Возможности информационно-справочного обслуживания значительно расширены с введением автоматизированной системы регистрации. Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа. Справка может выдаваться: • по конкретному документу: где находится; стадия подготовки; результат исполнения; место хранения; • по теме (содержанию): конкретный документ; группа документов; • по корреспонденту/автору: конкретный документ; все документы автора; все документы автора по определенному вопросу; все документы автора за указанный период; • по региону: стране; области; городу. Для поиска документа или группы документов могут задаваться следующие реквизиты: • входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов); • вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.); • приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления или для внутренних – подписания документа, от и до); • регион, по которому ведется поиск (страна, область); • организация (корреспондент/адресат); • содержание (тема). При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно задаваться номер документа. Поиск документов может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА . ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ 39 РАБОТА ПО ДОКУМЕНТАМ данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости – по архивной базе данных (документы предшествующих лет). При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме. Результатом поиска неисполненного документа является информация о том, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ уже исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится данный документ. Существенно расширяют возможности поиска полнотекстовые базы данных по документам учреждения. Эта форма работы с электронными копиями документов в последнее время получает все большее распространение. В этом случае к регистрационной карточке на документ автоматически прикрепляется файл с текстом самого документа (входящий – полученный по электронной почте, факсу либо введенный путем сканирования и последующего распознавания бумажного документа, исходящий или внутренний – подготовленный с помощью текстового редактора, электронной таблицы и т.п.). Такие полнотекстовые системы позволяют осуществлять поиск не только по реквизитам, внесенным в карточку на документ, но и по содержанию документа, т.е. искать документы, в тексте которых имеются те или иные слова или словосочетания. Например, если мы хотим найти документы, связанные с закупкой бумаги у фирмы «Восход», то осуществляется поиск, по словам «бумага» и «Восход». Компьютерные технологии позволили во много раз уменьшить время поиска необходимой информации по документам и самих документов, что заметно повлияло на качество принимаемых управленческих решений и текст создаваемых документов. АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» 40 ГЛАВА 6. КОНТРОЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 6.1. Значение и виды контроля Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контроль исполнения задания — одна из важнейших функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Действенный контроль способствует своевременному и качественному исполнению документов, получению аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. На всех документах, подлежащих контролю, указывается реквизит «Отметка о постановке документа на контроль». Отметка о контроле проставляется в виде буквы «К» цветным (красным, синим, зеленым) карандашом или специальным штампом – «К» или «Контроль». Данный реквизит располагается на уровне заголовка к тексту на левом поле документа. Контроль исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов: • постановку документов на контроль; • проверку своевременности доведения документов до исполнителей; • предварительную проверку и регулирование хода исполнения; • учет и обобщение результатов контроля исполнения документов. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Контроль по существу решения вопроса — это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченное лицо. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, отраженных в документах, несут руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение документа. Исполнитель, как правило, указывается в резолюции руководителя на документе или определяется в соответствии с распределением обязанностей в организации (фирме). Если в резолюции руководителя указано несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа и соответственно организующим его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым. Контроль за сроками исполнения документов ведет служба документационного обеспечения управления, а в небольшой фирме – секретарь. Технологию ведения контроля за сроками исполнения документов можно разбить на следующие процедуры: • фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства (проводится в процессе регистрации); • проверка своевременного доведения документа до исполнителя; • корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (заполнение раздела «Ход исполнения»); • напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений; • информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения документов; • внесение данных об исполнении документов; • анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам. С учетом того, что исполнительская дисциплина в нашей стране пока еще не на должном уровне, все документы, требующие принятия управленческого решения либо выполнения каких- либо действий, составления ответного или иного документа, должны быть поставлены на контроль. Для распорядительных документов, например, приказов, предметом контроля являются содержащиеся в нем решения. Соответственно на контроль ставится каждый пункт, каждое задание или поручение, содержащееся в распорядительном документе. Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством, например, для исполнения обращений граждан, или локальными нормативными документами. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА . КОНТРОЬ ИСПОЛНЕНИЯ 41 ДОКУМЕНТОВ В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для решения периодически повторяющихся вопросов в учреждении должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов. Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно. В сроковом контроле можно выделить текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль. Основными видами контроля являются текущий и предупредительный контроль. Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме – секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения документов – это функция, обязательно предусматриваемая в должностной инструкции секретаря руководителя. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков – докладывает об этом руководителю. В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня. Сотрудник имеет еще время для решения вопроса. Очень важна форма проведения контроля. Только ориентация контроля на помощь сотрудникам в организации их работы, а не на выявление недостатков, стремление помочь, напомнить, а не уличить могут обеспечить наибольшую эффективность работы службы контроля. Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная сотрудником, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы и т.д., подчеркивает нужность данного работника и его работы. Кроме того, сроковая картотека помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены все мероприятия и задания на данное число. Если при получении документа, либо в ходе выполнения документа исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю подразделения (тому руководителю, резолюция которого имеется на документе или который дал задание исполнителю), который имеет право на перенос срока исполнения документа. Если руководитель продлевает срок исполнения, секретарь в соответствии с его указанием вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения. Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты. Перенос срока исполнения задним числом не допускается и, как правило, в принципе невозможен в автоматизированных системах. Для документов с длительным (несколько месяцев) сроком исполнения, например, договоров, могут контролироваться промежуточные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения в поле «Ход исполнения» регистрационной карточки документа. Часто решение вопроса требует последовательной работы над документом нескольких исполнителей или согласования документа с несколькими подразделениями. Например, проект договора должен быть согласован с юридической службой, с бухгалтерией и т.п. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При передаче документа факт передачи обязательно регистрируется. Обычно регистрация проводится секретарем подразделения, передающего документ. Движение документа и даты его передачи отражаются в разделе регистрационной карточки «Движение документа». АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» 42 При появлении документов с истекшим сроком исполнения, их список в тот же день распечатывается и докладывается руководителю. Если право на проведение регистрации документов может быть предоставлено широкому кругу сотрудников, то внесение изменений в регистрационную карточку, как правило, осуществляется только одним ответственным работником, секретарем или начальником канцелярии. Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: • выполнения резолюции руководителя; • подготовки ответного документа; • получения ответа на исходящий документ; • другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке. Например: направлено приглашение, подписан договор, отправлено письмо со спецификацией продукта и т.п. В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ. Снять документы с контроля может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем организации с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации и ее структурных подразделениях, дает представление о работе организации в целом. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий, т.е. контролируемых документов. Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является средством обеспечения решения производственных и коммерческих задач и в то же время стимулирующим фактором повышения дисциплины служащих. Формой контроля является периодическое составление обобщающей отчетности по документам организации (фирмы). Это позволяет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности (решению того или иного вопроса). 6.2. Формы контроля. Сроковая картотека Форму контроля выбирают исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов. Рассмотрим сначала ручную сроковую картотеку. Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель – это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки расставляют по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Зарегистрировав документы полностью, расставляют карточки по срокам исполнения, т.е. каждую карточку ставят за то число, на которое документ должен быть исполнен. На отдельные карточки выписываются и все пункты распорядительных документов. В произвольной форме можно записывать на карточку и устные поручения руководства. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено. Одна из главных обязанностей инспектора по контролю (или секретаря в небольшой фирме) – в начале рабочего дня вынуть из сроковой картотеки карточки на все задания текущего дня и проверить, будут ли они исполнены сегодня. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Если выполнение какого-либо задания срывается и необходим перенос срока исполнения, об этом докладывается руководителю. Срок исполнения может быть изменен только лицом, его ранее установившим. Помимо текущего контроля желательно вести предупредительный контроль. Для этого выявляют ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА . КОНТРОЬ ИСПОЛНЕНИЯ 43 ДОКУМЕНТОВ по карточкам документы, срок исполнения которых истекает через три дня и предупреждают об этом каждого исполнителя. Ежедневный контроль (текущий и предупредительный) создает нормальную рабочую атмосферу в офисе. Работники приучаются к тому, что за исполнение всякого задания обязательно спросится в срок. Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в нем или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это также фиксируется на оборотной стороне карточки. После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как теперь она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется, при необходимости, в других справочных картотеках. Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении. 6.3. Автоматизированные системы контроля исполнения документов Наиболее рациональным является на сегодняшний день автоматизированный контроль исполнения документов, который секретарь ведет на персональном компьютере. Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения (Контрольная дата)» в регистрационной карточке документа. Одновременно на подлежащий контролю документ может ставиться отметка о контроле – специальный штамп в виде буквы «К», слова «Контроль» или просто делается отметка ярким карандашом. Это привлекает внимание исполнителя к контролируемому документу. Отметка о взятии документа на контроль проставляется на левом поле документа на уровне заголовка. При ведении текущего контроля ответственные за контроль исполнения ежедневно, как правило, в начале рабочего дня вызывают на экран компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения которых (поле «Контрольная дата») истекает сегодня. При соответствующих настройках программы список может автоматически распечатываться в начале каждого рабочего дня. В организациях, использующих систему электронной почты, предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении). Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. Так как компьютер фиксирует все задержки исполнения документов, программу контроля можно увязать с премированием сотрудников. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя. При создании (настройке) системы регистрации рекомендуется сразу заложить определенный перечень типовых справок (отчетов), создаваемых в автоматическом режиме. Это могут быть: • справка (отчет) об отправленных документах (список отправленных документов или количественные данные); • справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные); • справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителями, т.е. находящихся в стадии исполнения (полный список или количественные данные); • справка (отчет) о количестве выполненных исходящих документов (исполнителями, списочный или количественно); • справка (отчет) о движении документов (используется для фиксации передачи документа от исполнителя исполнителю); • справка (отчет) о неисполненных входящих документах (списочный или количественно); • справка (отчет) о неисполненных исходящих документах (списочный или количественно); АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» 44 • справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов и т.п. Для получения определенного вида справки (отчета) в меню программы выбирается соответствующий тип отчета, а затем в открывшемся экране задаются начальная и конечная даты интересующего периода. Полученный отчет выводится на экран компьютера и при необходимости распечатывается. Процесс составления и вывода на печать типовых справок (отчетов) может быть полностью автоматизирован, чтобы система самостоятельно выводила на печать типовые отчеты с заданной периодичностью. Например, руководитель подразделения может автоматически каждое утро получать список документов (заданий) с просроченным сроком исполнения. В такой список включаются все неисполненные документы срок исполнения которых ранее или равен текущей дате. Аналогично могут формироваться справки по отправленным (исходящим) документам. В такой справке документы группируются по подразделениям, а внутри подразделений – по исполнителям. Такая справка дает представление о всей переписке, ведущейся тем или иным сотрудником за определенный период времени. При создании и настройке системы рекомендуется предусмотреть все часто используемые формы справок (отчетов) по документам организации. Заранее разработанные формы позволяют легко и быстро получать всю необходимую информацию. Аналитические справки (отчеты) о состоянии исполнения документов (заданий) являются важным критерием для определения эффективности работы сотрудников и используются при определении степени материального поощрения всех работников сферы управления. Использование автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию, контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание. Представляют интерес нормы времени на контроль исполнения документов, включающие проставление пометки «К» на документе, подлежащем контролю, контроль исполнения документа, напоминание о сроке исполнения исполнителю, внесение сведений в карточку о ходе исполнения, информирование руководителей о состоянии исполнения, снятие документа с контроля, подготовку сводки документов, не исполненных в срок, составление сводки об исполнении документов, подлежащих контролю; обобщение результатов исполнения документов в структурных подразделениях, анализ состояния исполнения документов в организации. Четко налаженный контроль исполнения является средством повышения эффективности работы сотрудников, создания деловой атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено в срок, и т.п. Автоматизированный контроль за исполнением документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА . РАБОТА С ПИСЬМАМИ И 45 ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН ГЛАВА 7. РАБОТА С ПИСЬМАМИ И ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН 7.1. Виды обращений граждан Письменные обращения граждан следует рассматривать как важное средство осуществления и охраны прав личности. Обращения граждан выражаются как в письменной, так и в устной форме. В них могут быть поставлены вопросы, касающиеся прав и законных интересов как автора обращения, так и других граждан или интересов всего общества. Обращения делятся на предложения, заявления и жалобы. Под предложениями обычно понимаются обращения граждан, направленные на улучшение деятельности государственных органов, рыночных структур экономики и общественных организаций, не связанные с нарушением прав и законных интересов самого гражданина. Предложения – это желание автора включиться в общественную жизнь, эффективное средство политической активности гражданина, его непосредственного участия в совершенствовании форм управления. Обычно в них содержатся данные собственных наблюдений или практики работы автора, затрагивающие проблемы государственной и общественной жизни с указанием на недостатки в их решении, допускаемые конкретными органами, предлагаются пути и способы решения затронутых проблем. Под заявлением подразумевается обращение граждан в целях реализации личных прав и законных интересов, не связанных с нарушением этих прав и интересов. Юридический энциклопедический словарь дает следующее определение: «Заявление – официальное обращение лица (или нескольких лиц) в учреждение или к должностному лицу, не связанное... с нарушением прав и законных интересов гражданина и не содержащее поэтому требования об устранении такого нарушения. Заявления подаются, во-первых, в целях реализаций права или законного интереса гражданина... и, во-вторых, для того, чтобы сообщить о тех или иных недостатках в работе предприятий, учреждений и организаций...». Термин жалоба в словаре определен следующим образом: «жалоба – обращение в государственный либо общественный орган или к должностным лицам по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов конкретного лица (гражданина), общественной организации, предприятия и т.д.». Таким образом, под жалобой понимается обращение с требованием о восстановлении законных интересов граждан, нарушенных действиями либо решениями государственных органов, владельцами различных форм собственности, должностными лицами и общественными организациями. Жалобой признается также несогласие с решением или действиями государственного либо другого органа, предприятия, учреждения, организации, затрагивающими права и охраняемые законом интересы граждан. Работа с обращениями населения имеет свои особенности и ведется отдельно от общего делопроизводства. Она регламентируется специальным общеотраслевым документом «Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях». В нем определен четкий порядок работы с этими документами, независимо от категории и специфики деятельности того или иного учреждения. Кроме того, в некоторых регионах России изданы акты субъектов Федерации о работе с этой категорией документов. Прежде всего, обращения граждан должны подаваться в те органы, учреждения и тем должностным лицам, от которых зависит разрешение данного вопроса. Жалобы на общественные организации, не имеющие вышестоящих органов, подаются в местные органы власти. Личную ответственность за организацию работы с обращениями граждан, состояние делопроизводства по ним несут руководители государственных органов, предприятий, учреждений и организаций, которые обязаны постоянно держать этот участок работы под контролем. При организации работы с обращениями надо использовать указанный выше нормативно- методический документ, взяв из него, прежде всего, порядок работы с этой категорией документов. АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» 46 7.2. Технология работы с обращениями граждан Технология работы с обращениями граждан требует организации: • приема граждан; • приема и первичной обработки письменных обращений; • регистрации обращений; • направления обращений на рассмотрение; • уведомления заявителя о направлении обращения в другие учреждения; • уведомления заявителя о длительном расследовании обращения; • контроля сроков исполнения документов и выполнения принятых по ним решений; • информационно-справочной работы по обращениям; • извещения заявителя о вынесенных решениях с одновременным, в случае необходимости, направлением решений для исполнения в соответствующие органы; • группировки в дела и текущего хранения обращений; • анализа поступивших обращений. Обращения граждан в государственные и общественные органы, на предприятия, в учреждения, организации могут быть поданы в письменной форме лично, по почте, с помощью факса, электронной почты, а также устно должностному лицу, наделенному правом и обязанностью рассмотрения обращений или ведущему прием граждан. Все письменные обращения принимаются централизованно в одном месте. Проверив правильность доставки, письма вскрывают, при этом конверты не уничтожаются, так как штамп на нем может являться доказательством даты получения документа. Кроме того, адрес автора обращения, по которому предстоит ответить, часто бывает написан лишь на конверте. Поэтому конверт сохраняется вместе с документом до конца решения вопроса и будет подшит в дело. В нижнем правом углу документа проставляется штамп учреждения, получившего обращение. В нем стоит дата его получения и начала работы с ним в данном учреждении. Иногда она может не совпасть с датой на конверте, так как последняя проставляется почтовым отделением, которое не всегда в тот же день доставляет письмо адресату. Поэтому именно с даты, проставленной в штампе, начинается отсчет срока исполнения обращения. Помимо даты в штампе указывается и регистрационный номер предложения, заявления, жалобы, который состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения, например, К-121. Типовое положение о ведении делопроизводства по обращениям граждан допускает дополнение регистрационного индекса другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращений граждан. К обращениям могут быть приложены различные справочные материалы в подлинниках или копиях. Их надо скрепить вместе с обращением, чтобы они не потерялись в процессе работы. На этом заканчивается первый этап работы с обращениями. После первичной обработки все обращения передаются на регистрацию, которая ведется по единой форме в порядке, установленном Типовым положением. Регистрация этой категории документов помимо общих задач регистрации – учет, контроль и справочная работа – является также юридическим свидетельством того, что они приняты к рассмотрению в данном учреждении. Регистрацию рекомендуется вести на компьютере или на карточках и только в тех случаях, когда в учреждение, организацию или на предприятие поступает незначительное количество документов населения, можно оставить и журнальную форму регистрации. Суть регистрации – внесение в компьютер или запись на карточке основных поисковых признаков документа и сведений о заявителе. При использовании автоматизированной системы регистрационная карточка на обращения заполняется на экране компьютера. При традиционной технологии регистрационные карточки изготавливаются из плотной бумаги формата А5 (210х148) или А6 (105x148). Количество экземпляров заполняемых регистрационно-контрольных карточек определяется из потребностей организации контроля исполнения и справочной работы по обращениям. Чаще всего это два-три экземпляра: 1-й – для контрольной картотеки, 2-й – для справочной картотеки, 3-й – направляется вместе с документом к исполнителю. Однако прежде чем приступить к регистрации в любой форме, выявляют по алфавитной картотеке или алфавитной книге, не является ли данное обращение повторным. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого предложения, заявления или жалобы истек установленный законодательством срок их ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА . РАБОТА С ПИСЬМАМИ И 47 ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН рассмотрения или заявитель не был удовлетворен данным по первому обращению ответом. Повторное обращение при первичной обработке получает очередной регистрационный индекс, так как ведется валовой учет всех поступающих документов. Однако при регистрации повторного обращения в регистрационной карточке указываются все признаки и первого документа, т.е. его номер и дата. На самом повторном обращении в правом верхнем углу и на его регистрационно-контрольной карточке делается от руки или специальным штемпелем отметка «повторно». Возможны случаи, когда гражданин одно и то же предложение, заявление или жалобу направляет одновременно нескольким адресатам, и они, в конечном итоге, переадресовываются в одно учреждение (организацию или предприятие), которое может решить поставленный вопрос по существу. Все эти обращения, попавшие в результате в одно место, должны учитываться под одним регистрационным индексом первого полученного документа с добавлением порядкового номера, например, В-194/1, В- 194/2, В-194/3 и т.д. Зарегистрированный документ докладывается руководителю или его заместителю для принятия решения. В законодательно-нормативных актах предусмотрен вариант, когда полученное обращение вообще не относится к компетенции получившего его учреждения (организации, предприятия). В этом случае работником, отвечающим за эту категорию документов, оно должно быть не позднее чем в пятидневный срок направлено на рассмотрение в компетентный орган или заявителю. В ответном письме дается разъяснение, куда ему следует направить свое обращение. Если в обращении поставлены вопросы, требующие решения разных компетентных органов, руководитель организации, получивший обращение, рассматривает вопрос, относящийся к его компетенции, а о содержании других вопросов сообщает в установленные сроки соответствующим организациям. Во всех случаях пересылки документов в другие организации заявители ставятся об этом в известность в пятидневный срок с момента получения документа. В том случае, когда руководитель сразу в процессе рассмотрения документа может решить поставленный в нем вопрос, он отражает свое решение в резолюции, которая является по существу ответом. На ее основе составляется ответное письмо заявителю. Если вопрос требует лишь разъяснения, руководитель в резолюции указывает исполнителя и срок написания ответного разъяснительного документа. Все указания руководителя о порядке рассмотрения документа и исполнения переносятся в регистрационно-контрольную карточку. Каждое решение, принимаемое по обращению граждан, прежде всего, должно быть основано на требованиях конкретных законов, всестороннем изучении обстоятельств и причин, породивших критические замечания. Чаще всего для принятия по обращению обоснованного решения необходимо собрать нужный информационно-справочный материал, послать запрос на места, потребовать объяснения от виновных, направить документ для проверки в подведомственные органы, организовать выезд на место ответственного работника. К рассмотрению обращений не следует привлекать лиц, участие которых может повлиять на объективное решение вопросов, поднятых в документе. 7.3. Контроль рассмотрения обращений граждан Весь процесс рассмотрения обращений граждан подлежит обязательному контролю. Сроки исполнения обращений определяются в зависимости от сложности поставленных в них вопросов. Как максимальный установлен месячный срок разрешения жалоб, заявлений и предложений во всех органах. Заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения и проверки, разрешаются безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления. В тех случаях, когда для принятия решений по жалобе или заявлению необходимо проведение специальной проверки и истребование дополнительных материалов, разрешено, в порядке исключения, продление сроков не более чем на один месяц с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу. Для разрешения заявлений и жалоб военнослужащих и членов их семей были установлены более короткие сроки: в центральных органах власти и управления – до 15 дней, в местных органах власти, на предприятиях и в учреждениях – безотлагательно, но не позднее 7 дней. Практика работы подтвердила оптимальность установленных сроков работы с документами АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» 48 граждан. Этих сроков продолжают придерживаться и сегодня. Контроль за своевременным разрешением рассматриваемых документов возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение обращений и исполнение решений, принятых по обращениям граждан. Письма граждан, направленные в государственные органы, предприятия, учреждения, организации, различным адресатам, требующие сообщить результаты рассмотрения предложения, заявления, жалобы, берутся на особый контроль. На всех экземплярах регистрационно- контрольных карточек и на предложениях, заявлениях и жалобах проставляется штамп «КОНТРОЛЬ» или знак контроля «К». Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль исполнения ведется по регистрационно-контрольным карточкам, которые ставятся по срокам исполнения в контрольную картотеку. Контрольная картотека по обращениям граждан организуется и строится так же, как и контрольная сроковая картотека по другим административным документам. Все движение контролируемого документа, передача его от исполнителя к исполнителю отмечаются на карточке с указанием не только фамилии исполнителя, но и даты передачи ему документа. Обращение снимается с контроля только после фактического выполнения принятого по нему решения, о чем делается отметка в контрольно-регистрационной карточке. Распоряжение о снятии с контроля дает лицо, принявшее по данному документу решение. Для организации контроля за исполнением предложений, заявлений и жалоб граждан успешно используется компьютер. Количество документов, которое может быть проконтролировано с помощью компьютера, практически не ограничено. Быстрота ввода и вывода информации в компьютер обеспечивает получение оперативных данных о ходе исполнения документов до истечения срока исполнения, что позволяет осуществлять предупредительный контроль, обеспечивать выполнение документов в запланированные сроки. Напоминания могут поступать с любой запрограммированной периодичностью, компьютер в случае необходимости может обобщить и проанализировать за определенный период времени работу отдельных исполнителей и структурных подразделений по исполнению обращений граждан. 7.4. Информационно-справочная работа по обращениям граждан Одним из важных этапов работы с обращениями граждан является организация по ним информационно-справочной работы. Одновременно с постановкой одного экземпляра регистрационно-контрольной карточки в сроковую картотеку другой экземпляр карточки ставится в справочную картотеку, построенную в порядке алфавита фамилий заявителей. По этой картотеке всегда можно дать ответ на запрос гражданина или учреждения о состоянии рассмотрения конкретного обращения. Значительно удобнее вести справочную работу при автоматизированной системе, дающей возможность навести справку по любому реквизиту документа. Результаты решения вопроса, поставленного в обращении, сообщаются заявителю. Ответы должны быть исчерпывающими, соответствующими действующему законодательству. Если конкретное выполнение решения поручено какому-либо другому органу, оно берется под контроль и об этом сообщается автору обращения с указанием должности лица, на которое возложен контроль исполнения принятого решения. Решение, принятое единолично компетентным должностным лицом, сообщается автору обращения от имени органа, которому подчинено должностное лицо. Решение, принятое коллегиальным органом, сообщается автору обращения со ссылкой на номер и дату принятия этого решения либо в виде выписки из решения или протокола. В письменной форме сообщаются и решения об отказе в положительном удовлетворении поднятых в обращении вопросов. При этом отказ должен быть аргументировано обоснован, указаны мотивы и основания отказа со ссылкой на действующее законодательство и решения компетентных органов. Сотрудник, ведущий делопроизводство по обращениям граждан, обязан систематически вести анализ этой категории документов. Периодически (раз в месяц или квартал) составляются аналитические обзоры или справки, в которых отражают вопросы, по которым были поданы обращения, их количество по каждому вопросу, количество положительных и отрицательных решений. Кроме того, в справках указывается, сколько обращений было решено в срок, сколько с просроченным сроком исполнения и почему. Такой анализ служит выявлению причин, ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА . РАБОТА С ПИСЬМАМИ И 49 ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН порождающих нарушение прав и интересов граждан, изучению общественного мнения, совершенствованию работы государственных органов, предприятий, учреждений и организаций. На каждом документе после окончательного решения и исполнения делается надпись «В ДЕЛО» и ставится личная подпись должностного лица, принявшего это решение. 7.5. Формирование и хранение дел с обращениями граждан В соответствии с требованиями Типового положения предложения, заявления, жалобы должны быть возвращены после их разрешения работникам, ведущим делопроизводство по обращениям, со всеми относящимися к ним материалами и экземпляром регистрационно- контрольной карточки для централизованного формирования дела и картотеки. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается. Работник, ведущий текущее хранение обращений, формирует их в дела отдельно от общей переписки. При этом вместе с обращением подшивается копия ответа и все относящиеся к этому вопросу документы, собранные в процессе его рассмотрения, т.е. каждое обращение составляет в деле самостоятельную группу. Внутри дела эти группы документов по обращениям располагаются обычно по фамилиям заявителей в алфавитном порядке. Если в учреждение поступает большое количество обращений граждан, то каждое дело заводится по одной или нескольким начальным буквам фамилий заявителей. Например, «Предложения, заявления, жалобы граждан на букву «А», «Б», «В» и т.д. Если обращений мало, они могут быть сгруппированы в одно – два дела. Коллективные письма сосредоточиваются в отдельном деле. Причем предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций группируются раздельно от обращений по личным вопросам. При небольшом количестве обращений их можно располагать в делах и в хронологической последовательности. Появившиеся дополнительные материалы по вопросу, связанному с обращением, или повторное обращение подшиваются к первой группе материалов. В дела группируются только исполненные документы. Обложка дела с предложениями, заявлениями и жалобами граждан оформляется по установленной форме. Законченные дела с предложениями, заявлениями и жалобами граждан хранятся в учреждениях, организациях и на предприятиях в справочных и других целях. Ответственность за их сохранность, как и за сохранность всех документов, несут руководители. Сроки хранения этой категории документов указаны в статьях Типовых и отраслевых перечней документов с указанием сроков хранения. Обычные обращения личного и второстепенного характера, составляющие подавляющее большинство этой категории документов, хранятся пять лет, но предложения, интересные для истории и имеющие практическое значение, будут храниться постоянно. Все дела с обращениями, имеющие постоянный срок хранения, передаются через год после завершения по ним делопроизводства в архив учреждения, а затем в государственный архив. Подготовка предложений, заявлений и жалоб граждан и сдача в архив включает в себя оформление дел, проведение экспертизы ценности документа, составление описей. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Оформление дел входит в функции лица, ответственного за работу с обращениями граждан. КОНЕЦ КУРСА АНО ВПО «РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ» 50 ДЛЯ ЗАМЕТОК Отпечатано в типографии АНО ВПО «РФЭИ» Как связаться с РФЭИ: Чтобы обратиться в РФЭИ: Позвоните по телефону 8-(4712)-36-09-36 (многоканальный) Напишите нам письмо: 305029, Российская Федерация, г. Курск, ул. Ломакина 17, а/я 304 Напишите нам электронное письмо на адрес: [email protected] __