Организационные основы управления. Штатное расписание

ЛЕКЦИЯ 8. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ. ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ Штатное расписание - основной документ организации, в котором отражается ее структура, штатный состав и штатная численность в соответствии с уставом (положением). Оно содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и фонде оплаты труда. Этот документ дает руководству право на укомплектование организации и ее структурных подразделений необходимыми кадрами. Согласно статье 57 Трудового кодекса РФ штатное расписание является основой для определения исключительно наименований должностей. Однако большинство организаций не отказалось от отражения в штатном расписании и наименований специальностей и профессий. В том случае, если в штатном расписании организации указываются только наименования должностей служащих, то наименования специальностей и профессий работников отражаются в других документах по организации труда (проектах организации рабочих мест, регламентах труда, списочной численности работников по структурным подразделениям и др.). Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду, который по общему правилу входит в состав отдела организации и оплаты труда. Поскольку такое подразделение создается далеко не в каждой организации, то разработка штатного расписания чаше всего поручается отделу кадров, либо планово-экономическому отделу, либо группе специалистов, или же вовсе бухгалтерии. Координирует работу по подготовке этого документа 1 заместитель руководителя организации по управлению персоналом или иное должностное лицо, назначенное приказом руководителя организации. До апреля 2001 года законодательство не устанавливало каких-либо требований к составлению штатного расписания. С введением альбома унифицированных форм документации по учету результатов труда и его оплаты у работодателя появилась возможность использовать уже готовую форму штатного расписания – форму № Т-3. С апреля 2004 года применяется форма № Т-3 утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 01.01.2013 в соответствии со статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные формы учетных документов организации разрабатывают самостоятельно. Это означает, что большинство утвержденных Росстатом унифицированных форм документов по учету труда и его оплаты перестают быть обязательными, за исключением форм, обязательность соблюдения которых предусмотрена непосредственно актами трудового законодательства. Для организаций государственного сектора будут обязательными формы первичных учетных документов (в том числе по учету труда и его оплаты), которые установлены в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации. Наименования и коды структурных подразделений. Наименования структурных подразделений, как правило, указываются в алфавитном порядке. Можно также исходить из штатной численности подразделения (по степени убывания), В качестве принципа указания наименований может использоваться степень функциональной важности подразделений (например, сначала дирекция, затем производственные подразделения, следом 2 административно-технические). Наименования указывают без сокращений, в единственном числе именительного падежа. Кодирование структурных подразделений необходимо для формирования сводной отчетности организации. В настоящее время система кодирования подразделений применяется в государственных органах. Что же касается негосударственных организаций, то она вводится в том случае, если в структуре организации большое количество структурных подразделений, а для управления персоналом используются автоматизированные системы. Наименования должностей (специальностей, профессий), разряды, классы (категории) квалификации. Поскольку Росстат пока не внес изменения в унифицированную форму № Т-3, приводящие ее в соответствие редакции статьи 57 Трудового кодекса РФ, то в графе 3 унифицированной формы работодатели могут отражать только наименования должностей, а для фиксации штатного состава и расчета фонда оплаты труда работников рабочих профессий применять вышеуказанные документы по организации труда или же по-прежнему указывать в штатном расписании и наименования должностей, и наименования специальностей и профессий (с указанием квалификации). В трудовом законодательстве термины «профессия» и «должность» применяются для обозначения вида трудовой деятельности работника, только первый термин обозначает такую категорию персонала, как рабочие, а второй служащих. Служащие - это социальная группа работников, занятых преимущественно умственным (нефизическим) трудом, как правило, осуществляющих руководство, принятие и выработку управленческих решений, подготовку информации. В свою очередь, рабочими называют 3 социальную группу работников, занятых преимущественно физическим трудом. Труд этой категории работников обычно заключается в создании материальных благ, а также в техническом и производственном обеспечении деятельности организации. При определении наименований профессий или должностей возможны следующие сложности: Наименование профессии берется из Единого тарифноквалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) соответствующего выпуска (раздела). Такой порядок определен статьей 57 Трудового кодекса РФ, которая устанавливает, что если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ до определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках. Квалификационные требования к профессиям как раз и устанавливаются ЕТКС. В настоящее время выпуски ЕТКС активно перерабатываются, и проблем с определением наименований профессий рабочих быть не должно. По-иному обстоит дело с наименованиями должностей. На сегодняшний день в работе кадровых служб применяется уже упоминавшийся общеотраслевой Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Подавляющее большинство справочников и разделов Единого квалификационного справочника должностей руководителей специалистов и служащих ориентировано на бюджетную сферу. Для того чтобы установить правильное наименование должности, можно воспользоваться 4 Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). К ОКПДТР целесообразно обращаться только для установления наименования должности, но не профессии, поскольку в нем пока не в полном объеме отражены наименования профессий рабочих в соответствии с новыми выпусками ЕТКС. Вторая проблема больше относится к наименованиям должностей. В последнее время в организациях, особенно с иностранным капиталом, а также в компаниях, увлеченных новыми стилями менеджмента, используются иностранные названия должностей. Большинству из них в российской трудовой практике можно найти аналоги, но есть и такие, перечень обязанностей которых выходит за границы уже существующих должностей. Как быть с мерчандайзерами, логистиками, супервайзерами и т.д.? Трудовой кодекс РФ частично решил эту проблему Статья 57 Кодекса определенно и однозначно закрепляет, что наименование должности устанавливается в соответствии со штатным расписанием. Следовательно, в штатное расписание можно включить и новые наименования должностей, например, если в организации внедряются новые методы структурирования и управления персоналом, однако при этом желательно выполнить два условия: проверить, не содержатся ли в квалификационной карте (характеристике) вводимой должности обязанности, аналогичные обязанностям по должностям, для которых законодательство предусматривает пенсионные льготы; не увлекаться новомодными названиями, так как большинство из них относится к профессиональному сленгу (жаргону) и даже в странах-источниках заимствования они применяются только в разговорной речи (например, «хэдхантер» - для обозначения специалиста по поиску 5 руководителей). В штатном расписании не пишется «кадровик», а указываются «специалист по кадрам», «инспектор по кадрам» и т.д. С учетом этого необходимо выяснить у инициаторов введения новых должностей, есть ли полные и официально принятые их наименования. Увольняясь из организации, работники зачастую уходят с такими записями в трудовых книжках, которые непонятны и новому работодателю, и пенсионным органам. Поскольку в подавляющем большинстве новые наименования должностей вводятся в организациях сферы услуг (в торговле, гостиничном бизнесе, консалтинге и др.), то прогнозировать введение в будущем каких-либо социальных льгот для работников, которые займут эти должности, вряд ли стоит, Но все же следует быть более аккуратным с установлением наименований должностей, так как в случае введения каких-либо льгот или ограничений по ним у работников могут возникнуть сложности. В штатном, расписании наименования должностей (профессий, специальностей) указываются в составе структурных подразделений, они приводятся по старшинству, начиная с высшего звена и заканчивая младшим: руководитель заместитель руководителя, специалист, технический исполнитель и т.д. В штатном расписании допускается указывать двойные наименования должностей, разделяемых знаком при этом должностной оклад устанавливается по первой должности в двойном наименовании. В том случае, если в организации есть работники, не входящие в состав какого-либо структурного подразделения, то они оформляются как «прочий персонал. Наименование указывается полностью, в единственном числе именительного падежа, Сокращения «зав.», «зам.», «нач.» не допускаются. 6 Если штатное расписание разрабатывается для органа государственной власти, то в нем отдельно группируются наименования должностей служащих и технических работников, Здесь же могут приводиться специальные звания. Количество штатных единиц. Количество штатных единиц указывается по каждой штатной должности или профессии. Количество единиц по должностям и профессиям, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например, 0,25; 0,4; 0,5; 2,75 и т.д. Тарифная ставка (оклад). Согласно статье 129 Трудового кодекса РФ тарифная ставка - эго фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда определенной сложности (квалификации) за единицу времени без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат. В свою очередь, оклад (должностной оклад) - это фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат. Согласно статье 135 Трудового кодекса РФ (части 1 и 2) заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда, Системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными 7 договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Тарифная ставка является элементом тарифной системы, то есть совокупности нормативов, с помощью которых осуществляется дифференциация заработной штаты работников различных категорий. Тарифная система дифференциации заработной платы работников различных категорий включает тарифные ставки, оклады (должностные оклады), тарифную сетку, тарифные коэффициенты. Сложность выполняемых работ определяется на основе их тарификации, Тарификация работ и присвоение тарифных разрядов работникам производятся с учетом Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, Тарифные системы оплаты труда устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Тарифные системы оплаты труда устанавливаются с учетом Единого тарифноквалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, а также с учетом государственных гарантий по оплате труда. Оклад (должностной оклад) устанавливается вводимой в организации системой оплаты труда. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» унифицированной формы штатного расписания указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по 8 тарифной ставке, окладу (должностному окладу), проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективным договором, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами. Надбавки. Виды и размеры надбавок указываются в соответствии с системами доплат и надбавок компенсационного и стимулирующего характера, установленными коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. В графах 6-8 «Надбавки» унифицированной формы штатного расписания (№ Т-3) называются стимулирующие и компенсационные выплаты (надбавки, доплаты, поощрительные выплаты, премии), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом работы или условиями труда). Всего. Согласно статье 129 Трудового кодекса РФ под заработной платой понимается вознаграждение за труд в зависимости от квалификаций работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся 9 радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты), Если в графе 9 ранее (до 2004 года) применявшейся формы № Т-3 приводился месячный фонд заработной платы, то в форме 2004 года в этой графе согласно пояснению в головке таблицы, требуется указать сумму оклада (тарифной ставки) и надбавок по одной штатной единице. Это означает, что умножение полученной в результате сложения суммы граф 5-8 на количество штатных единиц не производится. Такое изменение структуры штатного расписания, к сожалению, не позволяет легко определить месячный фонд заработной платы для всей организации. Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденным постановлением Госкомстата России от 05.01.2004№ 1, при невозможности заполнения организацией граф 5-9 формы № Т-3 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (например, бестарифной, смешанной и др.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.). Примечание. Данная графа предназначена для внесения оперативных изменений или отражения особенностей по конкретному наименованию должности. Штатное расписание по ранее применявшейся унифицированной форме № Т-3, утвержденной постановлением Госкомстата России от 06,04.2001 .№ 26, подписывалось руководителями всех заинтересованных структурных подразделений, Унифицированная форма штатного расписания 2004 года предусматривает, что 10 штатное расписание подписывается только руководителем кадровой службы и главным бухгалтером организации. По общему правилу штатное расписание заверяется печатью организации. Если локальной инструкцией по делопроизводству или иным актом организации штатное расписание отнесено к документам, на которых ставится печать организации, то оттиск печати проставляется на грифе об утверждении. Копии штатного расписания направляются по одному экземпляру: 1) в отдел кадров; 2) в бухгалтерию; 3) в иные заинтересованные структурные подразделения, Оригинал штатного расписания хранится в составе управленческой документации организации. В отдельных компаниях штатное расписание вводится в состав коммерческой информации и поэтому выпускается в двух экземплярах - один для генерального директора, другой для бухгалтерии. В структурные подразделения направляются только части (извлечения) штатного расписания, относящиеся к этим подразделениям, а в отдел кадров - часть, касающаяся вакантных должностей. Отнесение штатного расписания к коммерческой информации не вполне согласуется с законодательством. Согласно постановлению Правительства РФ от 05,12,1991 № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» и статье 5 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных мест не могут составлять коммерческую тайну организации. Поэтому выпуск штатного расписания в ограниченном количестве экземпляров не следует рассматривать как мероприятие по 11 обеспечению коммерческой организационно-штатная тайны политика это, скорее, компании . 12 Продолжение 13 В ряде организаций, особенно в государственных, применяется «усеченная» форма штатного расписания, т.е. форма, в которой не отражаются должностные оклады и фонд оплаты труда. В этом случае общее количество должностей по штатному расписанию должно соответствовать расчетной численности по фонду оплаты труда. При разработке штатных расписаний также практикуется указание итоговой численности работников. Она может быть как общей - по всем должностям (профессиям), так и по каждому структурному подразделению. При разработке штатного расписания используются следующие документы: 1) структура и штатная численность организации (ее подразделений); 2) перечень наименований и кодов структурных подразделений организации; 3) нормативы штатной численности; 4) Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих и другие квалификационные справочники должностей служащих; 5) Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (соответствующий выпуск); 6) Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов; 7) Коллективный договор, Положение об оплате труда или иные локальные нормативные акты, касающиеся оплаты труда; 8) иные нормативные акты и нормативно-технические документы, с 2013 года обязательными для определения наименований должностей и профессий стали профессиональные стандарты. Следует помнить, что при составлении штатного расписания не допускаются подчистки и исправления. Заполнение всех граф штатного расписания (кроме графы «Примечание») является обязательным.