Организационные основы управления. Приказ о распределении обязанностей. Положение о структурном подразделении. Часть 1

ЛЕКЦИЯ 13. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ. ПРИКАЗ О РАСПРЕДЕЛЕНИИ ОБЯЗАННОСТЕЙ. ПОЛОЖЕНИЕ О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ. Часть 1 1. Приказ о распределении обязанностей между руководством Распределение обязанностей между руководством организации оформляется приказом руководителя организации. Существуют два вида приказов: о распределении обязанностей между руководством; о распределении обязанностей между руководящими работниками организации. Под «руководством» понимается и руководитель организации (лицо, осуществляющее прямое управление организацией, имеющее право без доверенности осуществлять любые действия от имени организации, в том числе представлять интересы организации в любых инстанциях), и руководящие работники (лица, назначенные в установленном порядке в качестве заместителей руководителя организации, с определенными административными функциями и направлениями работы (главный инженер, технический директор, заместитель директора и др.)). Приказы о распределении обязанностей между руководством издаются не всегда. Дело в том, что функции руководителя организации определяются уставом организации (положением), трудовым договором. Поэтому чаще всего такие приказы издаются в том случае, если руководитель организации перераспределяет обязанности между собой и иными руководящими работниками, а также закрепляет за собой отдельные структурные подразделения. По аналогии с приказами по личному составу срок хранения приказов о распределении обязанностей должен составлять 75 лет. Приказы о распределении обязанностей между руководящими работниками издаются для того, чтобы четко определить функции управления, определить технологическую последовательность операций управления организацией и закрепить их за конкретными лицами. Структура распорядительной части приказа может быть различной. Приведем несколько вариантов. 1 Вариант 3 Последний вариант встречается редко. Большинство руководителей считают, что перечислять документационные операции не нужно - для этого существуют функциограммы, графики (карты) распределения ответственности за оформление документации и, наконец, оперограммы. Что касается самого приказа о распределении обязанностей, то требования о его визировании, и тем более указание на должностных лиц, которые должны поставить визы согласования, в нормативных правовых актах и методических материалах отсутствуют. По общему правилу визы проставляются теми руководящими работниками, в отношении которых приказ издан, а также юрист организации и, возможно, руководитель подразделения отдела организации и оплаты труда. 2 Осуществляет организацию работы и контроль за деятельностью: а) отдел главного инженера; б) отдела главного технолога; в) отдела главного конструктора; г) отдела главного механика; д) отдела главного энергетика о) отдела главного метролога; ж) отдела стандартизации. 1.3. Заместитель генерального директора по производству Иванов А.В.: 1.3.1. Курирует вопросы: производства: продукции, подготовки номенклатуры продукции, учета готовой продукции, контроля качества продукции, охраны труда и техники безопасности. 1.3.2. Осуществляет организацию работы и контроль за деятельностью: а) Производственно-диспетчерского отдела; б) отдела контроля качества; в) отдела охраны труда и техники безопасности; г) производственных цехов (да 1, № 2, № 3). 1.4 Заместитель генерального директора по коммерческим вопросам Волина. 1.1.1. Курирует вопрос: материально-технического снабжения, маркетинга и сбыта продукции, рекламы. 1.1.2. Осуществляет организацию работы и контроль за деятельностью: а) отдела маркетинга; б) отдела материально-технического снабжения; в) отдела сбыта; г) отдела розничной торговли, 1.2. Заместитель генерального директора по управлению персоналом Николаев: 1.2.1. Курирует вопросы: подбора, расстановки, повышения квалификации, закрепления кадров, организации труда, заработной платы, 1.2.2. Осуществляет организацию работы и контроль за деятельностью: 1.2.2. 3 а) б) в) г) отдела кадров; отдела организации и оплаты труда; отдела подготовки кадров; отдела социального развития. 1.3. Заместитель генерального директора по развитию Юрина В.Д.: 1.3.1. Курирует вопросы научного обеспечения общества, технической поли- тики, организации и эффективного использования научно-технического потенциала информации, развития автоматизированных систем управления. Осуществляет организацию работы и контроль и деятельностью; а) научно-технического отдела; 6) научно-инновационного отдела; в) отдела технической информации. 2. За собой оставляю: Вопросы общего руководства деятельностью общества. Организацию работы и контроль за деятельностью заместителей. Непосредственную организацию работы: а) юридического отдела; б) Отдела документационного обеспечения; в) административно-хозяйственного отдела; г) отдела по связям с общественностью. 2. Положение о структурном подразделении Положение о структурном подразделении - документ, в котором определяются: порядок создания (образования) подразделения; правовое положение подразделения в структуре организации; структура подразделения, задачи, функции, права и ответственность подразделения; порядок взаимодействия подразделения с иными структурными единицами организации. Поскольку требования к положениям о структурных подразделениях и правила их разработки законодательством не установлены, каждое предприятие самостоятельно решает, какие вопросы организации деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах. Текст Положения может быть структурирован на разделы и подразделы. Наиболее простой является такая структура: «Общие положения»; «Цели и задачи подразделения»; «Функции подразделения»; «Права подразделения». - 4 Более сложной является структура, в которой к указанным добавляются следующие разделы: − «Структура и штатная численность подразделения»; − «Руководство (управление) подразделением»; − «Взаимодействие»; − «Ответственность». Еще более сложной является структура, в которой выделяются разделы, посвященные условиям работы подразделения (рабочему режиму), вопросам контроля и проверки деятельности структурного подразделения, оценки качества выполнения подразделением своих функций, имущества структурного подразделения. Рассмотрим правила разработки каждого из перечисленных разделов. Раздел 1. Общие положения. В данном разделе Положения отражаются следующие вопросы: 1.1. Место подразделения в структуре организации. Если в организации существует такой документ, как «Структура организации», то место подразделения определяется на его основании. Если такого документа нет, то в Положении указывается место подразделения в системе управления организацией, а также описывается, что собой представляет это структурное подразделение - самостоятельную единицу или единицу; входящую в состав более крупного структурного подразделения. В том случае, если наименование подразделения не позволяет определить вид подразделения (например, архив, бухгалтерия), то в Положении желательно указать, на каких правах оно создано (на правах отдела, департамента, пр.), 1.2 Порядок создания и ликвидации подразделения. Как правило, структурное подразделение в коммерческой организации создается по приказу руководителя организации по его единоличному решению или во исполнение решения, принятого учредителями (участниками) юридического лица или уполномоченного ими органа. Реквизиты документа, на основании которого создано подразделение, указываются при констатации факта создания структурного подразделения. В этом же пункте Положения определяется порядок ликвидации подразделения: кем принимается такое решение и каким документом оно оформляется. Если работодатель устанавливает в своей организации особые правила ликвидации подразделения, то здесь же целесообразно описать процедуру ликвидации (привести перечень ликвидационных мероприятий, сроки их проведения, порядок выплаты работникам компенсаций). Если для подразделения применяются общие правила сокращения штата работников организации, то в данном пункте Положения достаточно ограничиться отсылкой к соответствующим статьям Трудового кодекса РФ. Крайне нежелательно использовать понятие «упразднение структурного подразделения», так как под упразднением понимается прекращение деятельности структурного подразделения не только в результате ликвидации подразделения, но и в результате его преобразования в иное. Однако, поскольку этот вопрос все же желательно урегулировать, то в Положении необходимо предусмотреть порядок изменения статуса, структурного подразделения (его слияния с другим подразделением, преобразования в иной вид подразделения, выделения из его состава новых структурных подразделений, присоединения подразделения к другому подразделению). 1.3.Подчиненность структурного подразделения. В данном пункте указывается, кому подчиняется структурное подразделение, то есть какое должностное лицо осуществляет функциональное руководство деятельностью подразделения. Как правило, технические подразделения подчиняются техническому директору (главному инженеру); производственные - заместителю директора по производственным вопросам; планово - экономические, маркетинговые, сбытовые подразделения заместителю директора по коммерческим вопросам. При таком распределении участков работы между руководящими работниками непосредственно руководителю организации может подчиняться канцелярия, юридический отдел, отдел по связям с общественностью и иные административные 5 подразделения. Если структурное подразделение входит в состав более крупного подразделения (например, отдел в составе управления), то в Положении указывается, кому (наименование должности) функционально подчиняется это подразделение. 1.4. Основополагающие документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности. Помимо решений руководителя организации и общих локальных нормативных актов организации, в Положении перечисляются специальные локальные нормативные акты (например, для канцелярии - Инструкция по делопроизводству в организации, для отдела кадров Положение о защите персональных данных работников), а также общеотраслевые и отраслевые законодательные акты (например, для бухгалтерии - Федеральный закон - о бухгалтерском учете», для отдела по защите информации - Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). 1.5. Иное. В Положении о структурном подразделении могут приводиться иные сведения, определяющие статус подразделения. Так, например, здесь может быть указано место нахождения структурного подразделения. В этом же разделе Положения может приводиться перечень основных терминов и их определений. Особенно актуально включение понятийного аппарата в положения о структурных подразделениях, выполняющих специфические функции, в штат которых входят специалисты, выполняющие обязанности, не связанные с основными задачами подразделения (например, в Положении об отделе по защите информации желательно дать пояснения, что понимается под «утечкой информации», «объектом информации» и т.д.), В раздел «Общие положения» можно вынести и иные вопросы, которые рассматриваются далее в составе других разделов Положения о структурном подразделении. Раздел 2. «Структура и штатная численность подразделения. Данным разделом Положения о структурном подразделении определяются: 2.1. Структура подразделения. Если структурное подразделение разделено на структурные единицы, то в Положении необходимо отобразить его внутреннюю структуру и указать порядок ее формирования. Первоначальное предложение о «дроблении» структурного под- разделения обычно исходит от его руководителя. Затем оно согласовывается с отделом организации и оплаты труда, кадровой службой, иными подразделениями и представляется на утверждение либо руководителю организации, либо его заместителю, курирующему деятельность подразделения или осуществляющему функциональное руководство этим подразделением. Инициатива структурирования подразделения также может идти «сверху» - напрямую от руководителя организации или его заместителей. Подразделение может изначально иметь сложную структуру, например, если оно было образовано путем слияния или объединения отдельных подразделений, без их расформирования, но с 6 подчинением руководителю образованного подразделения. Структура подразделения изображается различными способами. Прежде всего - это текстовой способ. Так, определить структуру отдела главного механика можно простым перечислением: 2.1. В состав отдела главного механика входят следующие структурные единицы: 2.1.1. Ремонтно-механический участок, 2.1.2. Участок по обслуживанию и ремонту холодильных установок, 2.1.3. Участок по ремонту и обслуживанию санитарно-технических систем. Структуру подразделения можно изобразить в виде схемы, которая сопровождается соответствующим введением, например: 2.1. Отдел кадров имеет в своем составе структурною единицы согласно приведенной схеме: Схема, отражающая структуру подразделения, может иметь более сложный вид и отражать связи между структурными единицами. Подвергая структурное подразделение дроблению, нужно обязательно учитывать характер создаваемых внутри подразделения единиц. Если отдел структурируется на постоянные секторы и эта структура отражается в штатном расписании, то работа в конкретном секторе может быть отнесена к существенным условиям труда. С учетом того, что трудовое законодательство предусматривает весьма сложную процедуру проведения таких организационно- штатных мероприятий, как создание, ликвидация или преобразование структурных подразделений, вопрос распределения отдельных функций структурного подразделения целесообразно решать посредством образования временных структурных единиц - секторов, участков, групп. Право руководителя структурного подразделения формировать временные структурные образования (например, для решения конкретных задач, для реализации отдельных проектов, пр.) должно быть закреплено в Положении о структурном подразделении. Если руководитель структурного подразделения не наделяется правом самостоятельного принятия решения об образовании временных структурных единиц, то в Положении необходимо определить, кто полномочен принимать такое решение, и описать процедуру его принятия (согласования, утверждения, пр.). Если структурные единицы в составе подразделения созданы на постоянной основе, то необходимо решить вопрос о том, какой документ будет определять их статус и регламентировать их деятельность. Например, это может быть Положение о данном подразделении (в этом случае, желательно распределить функции между структурными единицами подразделения 7 непосредственно в тексте этого Положения). Если же по вопросам деятельности этих структурных единиц будут разрабатываться отдельные положения, то в основном Положении необходимо определить порядок разработки и утверждения таких положений. 2.2. Порядок изменения структуры подразделения. В данном пункте описывается механизм изменения структуры подразделения - создания в составе подразделения структурных единиц (если подразделение изначально не структурировано), ликвидации отдельных из них, а также их слияния, преобразования, присоединения и выделения новых структурных единиц. В Положении определяется, от кого может исходить инициатива по изменению структуры подразделения, как она оформляется, кто принимает окончательное решение, какие последствия влечет такое изменение. 2.3. Порядок разработки и утверждения должностных инструкций. Здесь определяется: кто разрабатывает должностные инструкции работников подразделения, кто их утверждает и как они вводятся в действие, например: 2.3. Обязанности и права каждого работника финансового отдела определяются соответствующей, должностной инструкцией, согласовываемой с начальником финансового отдела и утверждаемой приказом руководителя организации. Штатная численность работников подразделения. Этот вопрос может непосредственно регулироваться в Положении о структурном подразделении (в том числе и в качестве приложения к Положению) или решаться посредством отсылки к штатному расписанию организации. 2.4. 8