Организационные основы управления. Должностная инструкция. Часть 2. Приказ о внесении изменений в должностные инструкции

Лекция 12. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ. Часть 2. ПРИКАЗ О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ 5. Права В должностной инструкции указываются две группы прав: функциональные и трудовые. К первой группе относятся следующие: Право Категорий служащих Распорядительного характера Давать распоряжения, указания, поручения, Руководитель обязательные для исполнения подчиненными Распоряжаться вверенными ему Руководитель материальными и денежными средствами в пределах своей компетенции Проводить проверки качества и Руководитель своевременности исполнения поручений Требовать: Руководитель, - прекращения (приостановления) работ (в Специалист случае нарушений, несоблюдения требований и т.д.); - соблюдения установленных норм, правил, инструкций; предоставления необходимой информации и документов, а также отчетов; др. Не принимать документацию, оформленную Руководитель, ненадлежащим образом, а также Специалист содержащую недостоверные сведения Отстранять от работы или переводить на Руководитель нижеоплачиваемые должности работников, не прошедших периодическую аттестацию, проверку квалификационных знаний, проверку знаний правил техники безопасности, пр. Требовать качественного выполнения Руководитель 1 подчиненными работниками возложенных на них обязанностей Давать указания по исправлению недостатков, выявленных в работе подчиненных Сообщать руководителям структурных подразделений о недостатках, выявленных во вверенных им подразделениях Самостоятельно принимать решения по следующим вопросам: Руководитель Руководитель Руководитель Специалист Технический исполнитель Руководитель Специалист Руководитель Специалист Утверждать, подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции Действовать от имени организации и представлять ее интересы во взаимоотношениях с иными юридическими лицами, государственными органами в пределах своей компетенции Организационного характера Инициировать и проводить совещания по Руководитель вопросам, входящим в его компетенцию Специалист Технический исполнитель Присутствовать на заседаниях, собраниях Руководитель организации (структурного подразделения) Специалист Технический по вопросам деятельности организации (структурного подразделения) исполнитель Знакомиться с проектами решений руководства, Руководитель касающимися деятельности организации, Специалист структурных подразделений или участков работы Технический исполнитель Знакомиться с документами, определяющими его Руководитель права и обязанности по занимаемой должности, Специалист критерии оценки качества исполнения Технический должностных обязанностей исполнитель 2 Знакомиться со всеми материалами своего личного дела, с отзывами о своей деятельности и другими документами до внесения их в личное депо; требовать приобщения к личному делу своих объяснений Участвовать в обсуждении вопросе» относительно исполняемых им обязанностей Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности организации, в т.ч. структурного подразделения, и совершенствованию методов работы коллектива Высказывать замечания по деятельности структурного подразделения Руководитель Специалист Технический исполнитель Руководитель Специалист Технический исполнитель Руководитель Специалист Технический исполнитель Специалист Технический Предлагать на рассмотрение руководству варианты устранения Руководитель имеющихся в деятельности организации Специалист (структурного подразделения) недостатков Технический исполнитель Осуществлять взаимодействие с работниками всех (отдельных) Руководитель структурных подразделений Специалист Технический исполнитель Запрашивать лично или по поручению руководства от иных структурных подразделений информацию и документы, Специалист необходимые для выполнения своих должностных Технический обязанностей исполнитель руководитель Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных Специалист подразделений к. решению задач, возложенных на структурное подразделение: - по согласованию с руководителями структурных подразделений; - по согласованию с руководителем организации Вносить на рассмотрение руководителя организации Руководитель представления о приеме (назначении) на должность, перемещении и увольнении работников структурного подразделения вносить представления о поощрении работников за успехи в труде, а также о наложении взысканий на нарушителей трудовой, производственной и иной дисциплины 3 Закрепление в должностной инструкции функциональных прав, особенно распорядительного характера, требует внимательного отношения. Дело в том, что право предоставляется для того, чтобы работник по своему усмотрению мог им воспользоваться - на то оно и право, чтобы свободно им распоряжаться. Возьмем, например, сферу деятельности начальника отдела «контроля качества». При установлении несоответствия качества изготовленной продукции должна быть прекращена или приостановлена отгрузка продукции. Приостановление или прекращение отгрузки это право или обязанность начальника отдела контроля качества? Если данное действие вводится в должностную инструкцию в числе функциональных прав, то, по логике, начальник отдела может как воспользоваться своим правом, так и не воспользоваться им. Если же ввести это действие в должностную обязанность, то при приостановлении отгрузки продукции начальник производственного цеха может возразить, что начальник отдела контроля качества не имеет права. Зачастую именно так и происходит. Поэтому-то чаще всего в должностные инструкции распорядительные действия в отношении других лиц включаются в группу прав. Однако при этом забывается защитный пункт: «Несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, а также за неиспользование или неполное использование своих функциональных прав». Ко второй группе (трудовым правам) относятся права, предусмотренные действующим трудовым законодательством. Чтобы избежать дублирования положений трудовых договоров, в должностную инструкцию можно включить следующие права: 4 Право Категория Требовать обеспечение организационнотехнических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей Специалист Технический исполнитель Требовать от руководителя структурного подразделения оказания содействия в исполнении должностных обязанностей и в реализации прав Участвовать по своей инициативе в конкурсе на замещение вакантной должности в организации Специалист Технический исполнитель Продвигаться то службе (право на карьерный рост) Право Руководитель Специалист Технический исполнитель Руководитель Специалист Технический исполнитель Категория Проходить переподготовку (переквалификацию) и Специалист повышение квалификации Технический исполнитель Участвовать в профессиональных союзах, Специалист ассоциациях и иных объединениях, не запрещенных Технический законодательством исполнитель Пользоваться услугами библиотек, компьютерных и Руководител вычислительных центров, информационное фондов ь учебных и научных под- разделений организации, а Специалист также услугами социально-бытовых, лечебных и Технический других структурных подразделений организации исполнитель 5 6.Ответственность Если основой для разработки предыдущих разделов должностной инструкции являлись квалификационные характеристики, то для составления данного раздела необходимо знать нормы законодательства Российской Федерации о различных видах юридической ответственности, а также иметь навыки управляющего персоналом. В настоящем разделе должностной инструкции определяется ответственность служащего за неисполнение либо ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, их неисполнение или нарушение требований законодательства. Чаще всего в должностных инструкциях можно встретить следующие формулировки: а) «несет ответственность за организацию работы структурного подразделения (подчиненных, работников) и т.д.; б) «действует под свою ответственность»; в) «несет ответственность перед руководством за организацию работы структурного подразделения (группы работников, пр.)». Такими конструкциями работнику напоминается о его общей сфере ведения (основных вопросах, решение которых отнесено к его обязанностям). Другое дело, когда применяются следующие формулировки: «Привлекается к ответственности за», например, «за нарушение, неисполнение, пр.», Возможно также использование формулировки: «Несет ответственность за несоблюдение, неисполнение, нарушение и т.д.». Подобными оборотами работник предупреждается о возможных негативных последствиях, которые наступят в 6 случае неправомерного поведения. Не вдаваясь в юридические и социологические тонкости ответственности и ее типов (позитивной и ретроспективной), обратим внимание, что эти формулировки рассчитаны на разные типы людей. Одним достаточно еще раз напомнить об их долге (по сути, перечислить основные обязанности), и они будут прилагать все усилия для того, чтобы их активное или пассивное поведение было правомерным. Другим необходимо осознать, что неправомерные действия или бездействие могут повлечь неблагоприятные последствия. Очень часто в должностных инструкциях смешиваются оба типа ответственности. Сначала разработчик указывает позитивную ответственность, а затем переходит к негативной. В итоге получается, что: Здесь налицо нарушение конструкции раздела служащий будет нести ответственность и за надлежащее, и за ненадлежащее исполнение своих обязанностей одновременно. Определенность в типе ответственности позволит сконструировать раздел следующим образом: В примерных образцах должностных инструкций мы исходили из того, что применение формулировок «привлекается к ответственности», «несет 7 ответственность», «в пределах или порядке, установленных уголовным, гражданским законодательством заставляет служащего осознать, что к своим обязанностям, а также к требованиям законодательства следует относиться внимательно. Это достаточно жесткое предупреждение, настораживающее работника. Конечно, привлечь к уголовной и административной ответственности могут только юрисдикционные органы (суд и ряд административных правоохранительных органов), но инициатором привлечения к ответственности за хищения, причинение ущерба организации и т.д. выступает работодатель. Самостоятельно работодатель может привлечь работника только к материальной и дисциплинарной ответственности и в пределах, установленных трудовым законодательством. Раздел «Ответственность» сконструированный по принципу «позитивной ответственности» настраивает работника скорее на этическую и социальную, а не на юридическую ответственность. Отсюда и более легкомысленное отношение к своим обязанностям. Фактически здесь, как минимум, имеет место простой дубляж функций и обязанностей, а как максимум усиление акцепта на те же обязанности и функции. Возьмем, например, такую формулировку ответственности: «Менеджер отвечает за рациональную организацию деятельности отдела по работе с клиентами». Но разве в разделе «Должностные обязанности» уже не указывалось, что рациональная организация деятельности отдела является обязанностью менеджера? Так зачем выносить ее в «Ответственность»? Несомненно, тот, кто уже разрабатывал должностные инструкции, на уровне интуиции понимал, что за разными формулировками кроются, различные последствия. 8 Таким образом, прежде чем приступить к составлению раздела «Ответственность» должностной инструкции, необходимо определиться, к чему именно стремится разработчик: а) еще раз напомнить работнику о его обязанностях; б) предупредить работника о возможных негативных последствиях неисполнения или ненадлежащего исполнения должностных обязанностей, а также нарушения требований законодательства; в) ввести критерии привлечения к ответственности. Если ставится задача, указанная в пункте «в», то желательно подробно указать, в каких именно случаях лицо будет привлекаться к ответственности. Наиболее распространенной ошибкой, допускаемой разработчиками инструкций при решении этой задачи, является попытка объединить «общее» и «частное». Например: «Несет ответственность за»: 1) неисполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией; 2) необеспечение сохранности принятых на ответственное хранение материальных ценностей, 3) необеспечение сохранности принимаемой и достоверности передаваемой информации. Чем в этом примере отличается пункт 1 от последующих, если обеспечение сохранности принятых на ответственное хранение материальных ценностей и обеспечение сохранности принимаемой и достоверности передаваемой информации, являются должностными обязанностями и указаны в той же «настоящей должностной инструкции»? Если все же есть желание конкретизировать ответственность, а не ограничиться общей формулировкой, 9 устанавливающей ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, то к разработке раздела «Ответственность» нужно подходить более серьезно. В чем это выражается? Прежде всего, в том, что в должностной инструкции четко расписываются виды дисциплинарных взысканий, а также указываются основания привлечения к материальной ответственности. Согласно статье 192 Трудового кодекса РФ за совершение дисциплинарного проступка, то есть, неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на нет трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: 1) замечание; 2) выговор; 3) увольнение по соответствующим основаниям. Статьей 238 Трудового кодекса РФ установлено, что работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб, при этом неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат. Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам. Работник несет материальную ответственность как за прямой действительный ущерб, непосредственно причиненный им работодателю, так и за ущерб, возникший у работодателя в результате причинения 10 им ущерба иным лицам, Полная материальная ответственность работника, то есть обязанность работника возместить причиненный ущерб в полном размере, возникает в установленных статьей 243 Трудового кодекса РФ случаях: 1) когда в соответствии с Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей; 2) недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу; 3) умышленного причинения ущерба; 4) причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения; 5) причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда; 6) причинения ущерба в результате административного про- ступка, если таковой установлен соответствующим государственным Органом; 7) разглашения сведений, составляют их охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами; 8) причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей. Таким образом, работодатель обладает достаточно большим набором «инструментов воздействия на работника. Возлагая посредством должностной инструкции на служащего ответственность за разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну можно предупредить его и о дисциплинарной ответственности (вплоть до 11 увольнения), и о полной материальной ответственности. Если разработчики должностной инструкции решили четко и подробно определить ответственность служащего, им нужно прокорреспондировать обязанности и ответственность, то есть указать, какое именно наказание последует за неисполнение той или иной обязанности. Также следует позаботиться о критериях опенки качественности и своевременности исполнения должностных обязанностей. Если в инструкции будут даны пояснения, что понимается под «качественным» или «своевременным» исполнением той или иной обязанности, можно будет говорить о том, что работодатель защищен от судебных разбирательств, но отнюдь не застрахован от того, что работники будут четко следовать этим критериям, а вот о творческом, новаторском подходе можно забыть. Здесь работодатель может столкнуться со скрытой формой саботажа - работник будет выполнять только то, что указано в инструкции. Поскольку работодатель в соответствии с Трудовым кодексом РФ наделен значительными правами по привлечению работников к ответственности, в должностной инструкции можно ограничиться общими формулировками. Например: «За нарушение требований нормативных правовых актов служащий привлекается к административной, дисциплинарной и в соответствующих случаях к материальной и уголовной ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. Еще одна общая формулировка: «В зависимости от характера нарушений, совершенных в процессе исполнения своих обязанностей, и последствий своих нарушений служащий может быть привлечен к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности в 12 установленном порядке. 7.Поощрения Данный раздел включается в должностные инструкции персонала организаций, руководство которых полагает, что указание в должностной инструкции форм поощрения является дополнительным стимулом для качественного исполнения работниками своих должностных обязанностей. В этом случае к нему определяются условия применения мер материального и морального поощрения, перечисляются виды поощрений. В должностную инструкцию также следует внести в качестве либо отдельного раздела, либо пунктов раздела «Поощрения» оценку работы (деятельности), т.е. указать критерии и основания применения мер поощрения. Качество работы определяется, в первую очередь, выполнением обязанностей, указанных в должностной инструкции. Так, о качестве работы инспектора по кадрам свидетельствуют: 1) соблюдение трудовой дисциплины работниками организации; 2) своевременность оформления кадровой документации; 3) отсутствие замечаний к ведению кадровой документации, в том числе от сторонних организаций (по справкам, выданным работникам; по документам, оформленным для назначения пенсий, и пр.). Раздел, в котором указываются критерии оценки исполнения работником должностных обязанностей, может называться «Оценка деятельности» или «Оценка работы». Разработка должностных инструкций является функцией отдела организации и оплаты труда или лаборатории (бюро) по организации труда и управления производством. 13 При отсутствии таких подразделений эта функция закрепляется за отделом кадров или отдельными специалистами. Так, согласно квалификационным характеристикам должностей руководителей, специалистов и служащих организация работ по составлению должностных инструкции определяется как обязанность инженера по организации управления производством. Разработка инструкций может поручаться специалистам по персоналу и другим работникам. Схема создания этого документа может быть и другой. Например, подготовка проектов должностных инструкций может поручаться руководителям структурных подразделений, к штату которых относятся определенные должности. Специалисты по персоналу производят корректировку текста и передают его для согласования в отдел кадров, юридический отдел и пр. Затем должностная инструкция представляется на утверждение руководителю организации или иному должностному липу, к компетенции которого отнесено утверждение должностных инструкций. Для единообразного порядка введения в организации должностных инструкций целесообразно утвердить схему разработки, согласования и утверждения этих документов. 14 В состав реквизитов должностной инструкции входят: 1. Наименование организации. 2. Наименование документа. 3. Дата и номер. 4. Заголовок к тексту (наименование должности). 5. Гриф утверждения. 6. Текст. 7. Подпись разработчика. 8. Гриф согласования. 9. Визы согласования. Одним из обязательных реквизитов должностной инструкции является отметка об ознакомлении работника о должностной инструкцией. Здесь существует два подхода. Первый: должностная инструкция составляется в двух и более экземплярах, один из которых передается работнику. Второй: должностная инструкция составляется в одном экземпляре, а для текущей работы с подлинника снимают 15 копии, одну из которых, передают работнику. В этом случае ознакомление оформляется отдельным листом, который является неотъемлемой частью должностной инструкции. Таким образом, например, оформляется, ознакомление с должностной инструкцией в таможенных органах (Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника таможенного органа Российской Федерации (приказ ФТС России от П.08.2009 № 1458)). Составляется лист по следующей форме: Лист ознакомления рассчитывается на количество работников, до сведения которых будет доводиться должностная инструкция в течение времени ее действия. Если решать вопрос о предпочтении того или иного подхода к ознакомлению работника с должностной инструкцией, мы бы посоветовали первый. При этом с работника желательно взять расписку, что один экземпляр инструкции получен на руки и работник обязуется хранить его на своем рабочем мест. Для чего это нужно? По прошествии какого-то времени работник может16сослаться на то, что он забыл о своих обязанностях. Да, он ознакомился с инструкцией при ее подписании, но это было несколько лет назад, а своего экземпляра ему на руки никло не выдавал. При перенесении спора в суд последний займет сторону работника. Поэтому такая расписка, на наш взгляд, должна включаться в состав реквизитов должностной инструкции. Более того, в ней можно предусмотреть право специалистов отдела кадров проверить наличие экземпляра на рабочем месте, а также ответственность работника за его отсутствие. Утвержденную инструкцию и лист ознакомления нумеруют, шнуруют и заверяют печатью. На обороте последнего листа делается запись: Руководитель или уполномоченное им лицо подписывает запись и укапывает дату. Приказы о внесении изменений в должностные инструкции Основанием для внесения изменений в должностные инструкции является приказ руководителя организации. Заголовок приказа может быть следующим: 17 Если внесение изменений в должностные инструкции обусловлено перераспределением функций между структурными подразделениями и приказом предусматривается изменение положений о СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ, то в заголовке указывается: В констатирующей части приказа излагаются факты, послужившие основанием для его издания. Так, основаниями для внесения изменений в должностные инструкции являются: 1) изменение структуры организации; 2) перераспределение функций между работниками структурных подразделений; 3) сокращение численности или штата; 4) изменение законодательства. Одним из наиболее частых является изменение должностных инструкций в связи с обнаружением в процессе их применения: конфликтных формулировок, дублирующих обязанностей; «неприспособленности» к конкретным условиям работы (формальный характер инструкций, использование типовых инструкций без учета особенностей деятельности конкретных подразделений). В распорядительной части приказа перечисляются изменения и дополнения, которые вносятся в должностную инструкцию. Если количество изменений значительно и 18 вносятся они не в одну инструкцию, то их перечень можно оформить отдельным приложением, а в приказе сделать соответствующую ссылку. Ограничиться внесением изменений можно в том случае, если изменяется перечень обязанностей и прав, мер ответственности, т.е. содержание инструкции. Если же изменилось наименование структурного подразделения или наименование должности, то утверждается новая должностная инструкция. Для этого руководитель организации издает приказ об утверждении новой инструкции или серии инструкций (если изменилось наименование структурного подразделения) и о замене старой. 19 20 21