Общие подходы к оформлению управленческих документов

Общие подходы к оформлению управленческих документов 1. Общие положения 2. Бланки документов 3. Юридическая сила документов 4. Требования к тексту 1 • В унифицированную систему организационнораспорядительной документации (УСОРД) входят: • распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, постановления, решения, протоколы); • организационные документы (уставы, положения, должностные инструкции, инструкции организационно-методического назначения, правила, договор); • информационно-справочные документы (письма, докладные и объяснительные записки, заявления, акты, телеграммы, телефонограммы). 2 • Эти документы выполняют универсальные функции в управленческой деятельности и создаются как в системе государственного и муниципального управления, так и в негосударственных организациях и на коммерческих предприятиях любых организационноправовых форм. 3 • Каждый документ состоит из набора отдельных элементов (автор документа, текст, номер и дата, адресат, подпись и печать и др.), которые получили названием реквизитов (от лат. requisitum – требуемое). • Реквизит - обязательный элемент оформления официального документа. • Вся история делопроизводства – это история поиска оптимального набора и наиболее удобного и выразительного месторасположения реквизитов документа. 4 • УСОРД базируется на принципах синтакционности, которые закреплены ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». • Этот стандарт является нормат ивно-тех ническим (а не нормативно-правовым) документом и также как и другие российские стандарты носит рекомендательный характер. Но это не означает, что его требования не надо выполнять. Ни о какой корпоративной культуре в управленческой деятельности предприятия не может быть и речи, если его документы не соответствуют основным требованиям этого стандарта. 5 • Этот ГОСТ закрепляет состав реквизитов, которые могут быть использованы при составлении документов УСОРД. Всего реквизитов - 30. Полный их список с указанием номера приведен в приложении 1. • Реквизиты документов УСОРД можно разделить на 3 группы : • реквизиты бланка документа (01 - 10, 14); • реквизиты, определяющие юридическую силу документа (08, 11, 12, 16, 20, 22, 23, 25); • реквизиты, определяющие движение и отражающие обработку и исполнение документа (13, 15, 17, 18, 19, 21, 26-30). 6 • Стандарт определил место (зоны или площади) расположения каждого реквизита на листе бумаги А4 (или бланке). Возможно два варианта расположения реквизитов: при продольном (вдоль верхнего поля листа) расположении реквизитов бланка и при угловом (в левом верхнем углу листа) расположении реквизитов бланка. 7 ПЕРЕЧЕНЬ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ УСОРД • Государственный герб Российской Федерации • 01 • Герб субъекта Российской Федерации • • 02 • Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) • 03 • Код организации по ОКПО • • 11 • • Регистрационный номер документа • 21 • Подпись • • 12 • • Ссылка на регистрационный номер и дату документа • • 13 • Место составления или издания документа • 14 • Адресат • • 04 • Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица • • 15 Гриф утверждения документа • 05 • • Идентификационный номер налогоплательщика/ • • код причины постановки на учет (ИНН/КПП) • 16 • 06 • Резолюция • Код формы документа • • • • • • 17 Заголовок к тексту • 07 • • Наименование организации • • • • • 22 • Гриф согласования документа • • • 23 • Визы согласования документа • • • 24 • Оттиск печати • • • 25 • Отметка о заверении копии • • • 26 • Отметка об исполнителе • 8 Макет расположения продольном реквизитов на бланке 9 • Стандарт закрепляет два ст андарт ны х ф ормат а бумаги, которые используются при составлении и оформлении документов: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм), а также размеры полей: левое, верхнее и нижнее поля листа бумаги при составлении документа должны оставаться не менее 20 мм, а правое - не менее 10 мм. • 10 • Зак репление мест располож ения реквизитов в определенных полях документа в ГОСТ Р 7.0.97-2016 было сделано в соответствии с традициями последовательности написания реквизитов при создании документа и чтения - при получении документа. Оно позволяет сделать рациональной структуру документа, увеличить «полезную» площадь для размещения текста как основного реквизита документа, и тем самым, способствует повышению качества документа. 11 • Бланк документ а - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. • Бланк включает только постоянную информацию об организации-авторе документа и придает содержащейся в документе информации официальный характер. 12 • При продольном располож ении реквизитов бланка (приложение 2) реквизиты располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом (приложение 3) - они размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому краю, либо по центру отведенной площади. • В любой организации создается как минимум два вида бланков: бланк письма, применяемый для создания документов, отравляемых сторонним организациям и лицам, и так называемый общий бланк, который используется для оформления документов, используемых внутри организации. 13 Юридическая сила документов • Для того чтобы управленческий документ был бесспорен и обязателен для исполнения, он должен соответствовать правовым нормам, а должностное лицо, его издавшее, должно действовать в пределах своих полномочий. • Эти свойства документа определяются понятием «юридическая сила документа». • Юридическая сила документ а свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. • 14 • Орган управления или должностное лицо, выпускающее документ, обязаны: • соблюдать при подготовке документа действующие нормы законодательства; • издавать документы только в пределах своей компетенции; • соблюдать действующие общегосударственные правила составления и оформления документов. • Следовательно, юридическая сила документ а определяется и содерж анием, и ф ормой документ а. 15 Реквизиты, придающие документу необходимый юридический статус наименование организации-автора документа место составления или издания документа дата документа регистрационный номер документа гриф утверждения документа подпись документа(электронные документы могут подписываться с помощью технологии электронной цифровой подписи) • гриф согласования документа • оттиск печати • • • • • • 16 Требования к тексту управленческого документа • Текст всех видов документов УСОРД выражает содерж ание управленческого действия, грамматически и логически согласованную инф ормацию о нем. • Текст большинства организационно-распорядительных документов состоит из двух частей. • В первой части указывают причины, основания, цели составления документа. • Во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. • Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления – просьбу без пояснения). 17 • Для создания текстов управленческих документов используется предназначенная для общения в сфере управления функциональная разновидность языка оф ициальноделовой ст иль. • Основными чертами официально-делового стиля являются: • нейтральный тон изложения; • краткость (лаконичность) текста; • точность изложения, ясность выражения мысли. 18 • Адекватность восприятия текста сторонами делового общения чрезвычайно важна и достигается: • употреблением специальной терминологии, • использованием устойчивых языковых формул, • использованием уточнений, дополнений, вводных слов, причастных и деепричастных оборотов. • Терминология, которая используется в управленческой документации это, прежде всего, отраслевая терминология, отражающая содержание той области деятельности, которой касается документ. Если в деловой переписке профессиональный термин может оказаться непонятным данному адресату, следует в скобках дать ему пояснение. 19