Классификация документов. Системы и комплексы документации.

Лекция 3 Тема: Классификация документов. Системы и комплексы документации. 1. Цель и основные методы классификации. Исторические предпосылки и основания классификации документов. 2. Виды классификация документов. 3. Понятие системы документации. Историческое развитие систем документации. Основные функциональные системы документации в Российской Федерации. 1. Классификация документов - это разделение документов на классы по наиболее частым признакам сходства и различия. Целью классификации документов является повышение эффективности аппарата управления и ответственности исполнителей. Первичная классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает эффективность работы с ними, ускоряет оформление и контроль. Документ, который создается в обществе, включается в соответствующую систему документации как ее элемент. Определенные типы и разновидности документов составляют систему документации. 2. Самым важным признаком классификации документов является их содержание. Все документы, циркулирующие на предприятии, можно классифицировать по следующим критериям. По наименованию существует множество типов документов. Вот лишь некоторые из них: приказы, приказы, планы и отчеты, акты, протоколы, контракты, уставы, инструкции, справки, меморандумы, пояснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные запросы и распоряжения, доверенности, и Т. Д. По способу фиксации информации составляются документы письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на копировальных машинах, отпечатанные на компьютерах), графические и фото-фоно-пленочные документы. По степени сложности документы делятся на простые и сложные. Простые документы - это документы, которые касаются одного вопроса, а сложные - нескольких вопросов. По степени гласности документы различают открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом могут иметь разную степень секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (DSP) с пометкой «конфиденциально». По юридической силе документы делятся на подлинные и поддельные. Подлинные документы действительны и недействительны. Документ становится недействительным в результате истечения срока его действия или отмены другим документом. По срокам исполнения документы делятся на срочные и несрочные. Срочные документы - это документы, сроки которых установлены законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с пометкой «срочно». По происхождению документы делятся на служебные, составляемые на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, запросов). По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и более 10 лет. По степени обязательности документы являются информационными, содержащими информацию и факты о производственной и иной деятельности организаций, а директивные – обязательными для исполнения, имеющими характер правовой или технической нормы. По степени унификации различают документы: индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы. Отдельные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Типичными являются документы, составляемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и являющиеся обязательными. Документы с трафаретами имеют предварительно напечатанный текст с пробелами, которые заполняются после завершения работы над документом, в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, так как экономят время на подготовку. Образцы документов носят ориентировочный характер и используются для подготовки и оформления документов по аналогии. 3. Один документ - это единый акт документирования факта или действия. Система документации - это набор документов, которые взаимосвязаны и взаимодействуют определенным образом. Самая общая, занимающая ведущее место в комплексе систем, - это общенациональная система документации, охватывающая все документы, которые возникают и циркулируют в стране. Они классифицируются по различным критериям: функциональным, отраслевым, уровням управления и т. п. Примеры функциональных систем документации: бухгалтерская, кадровая, архивная, организационная и т. п. Примеры отраслевых систем документации: медицинская, образовательная, исследовательская и т. п. Государственная система стандартов и технических условий (ГСС) был разработан в 1965 году, включает государственные стандарты, определяющие основные цели и задачи стандартизации; организация и методы проведения работ по стандартизации в стране; порядок разработки и внедрения стандартов; внесение в них изменений; государственный надзор и контроль за исполнением и соблюдением. Единая система технологической документации (ЕСТД) установлены общие требования, касающиеся разработки форм технологических документов, правил оформления основных надписей, правил оформления документов с учетом их автоматизированной обработки, полноты документов, терминологических требований к составу классификаторов технико-экономической информации, используемых в документы. Единая система технологической документации (ЕСТД) установила общие требования, связанные с разработкой форм технологических документов, правила выполнения основных надписей, правила оформления документов с учетом их автоматизированной обработки, комплектность документов, терминологию требования к составу применяемых в документах системы классификаторов технико-экономической информации. Единая система конструкторской документации (ЕСКД) Единая система проектной документации на капитальное строительство Единая система технической подготовки пр-ва Единая система стандартов автоматизированных  систем управления (ЕСС АСУ) Единая система программной документации (ЕСПД) Система стандартов по управлению, библиотечному и издательскому делу (СИБИД) Единая система внешнеторговой документации Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСККТЭСИ) Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) Унифицированные системы управленческой документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) Унифицированная система банковской документации Унифицированная система отчетно-статистической документации Унифицированная система финансовой учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия Унифицированная система документации по труду Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ Унифицированная система внешнеторговой документации. Каждая система включает в себя комплексы документов. УСОРД включает в себя: ·        Организационные документы ·        Распорядительные документы ·        Информационно-справочные документы ·        Документация по личному составу. Целью создания систем документации является приведение к единообразию процессов создания, производства, обработки документальной информации, используемых на предприятиях и в организациях независимо от формы собственности, практикующих как традиционные, так и компьютерные технологии обработки документов, в пределах Российской Федерации.