Информационные технологии в менеджменте

СОДЕРЖАНИЕ Тема 1 ИНФОРМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 3 Тема 2. БАЗОВЫЕ ТИПЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ 13 Тема 3. Информационные технологии управления, их состав и структура 19 Тема 4. Экономическая эффективность применения информационных технологий управления предприятием 57 СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 62 Тема 1 ИНФОРМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 1.1. Информация как ресурс Чтобы определить понятие «информация как ресурс» в экономике, надо очертить рамки экономических информационных процессов. В наиболее общей форме экономическими процессами являются производство, распределение, обмен и потребление материальных благ. Информация об указанных процессах называется экономической информацией. Для обработки экономической информации характерны сравнительно простые алгоритмы, преобладание логических операций (упорядочение, выборка, корректировка) над арифметическими, табличная форма представления исходных и результатных данных. К важнейшим признакам, по которым обычно осуществляется классификация циркулирующей экономической информации, относятся: 1) отношение к данной управляющей системе. Этот признак позволяет разделить сообщения на входные, внутренние и выходные; 2) признак времени. Относительно времени сообщения делятся на перспективные (о будущих событиях) и ретроспективные. К первому классу относится плановая и прогнозная информация, ко второму — учетные данные. По времени поступления разделяются периодические и непериодические сообщения; 3) функциональные признаки. Формируется классификация по функциональным подсистемам экономического информационного объекта. Например, информация о трудовых ресурсах, производственных процессах, финансах и т. п., в другом разрезе — на данные планирования, нормирования, контроля, учета и отчетности. Не существует меры информации, равно применимой на всех стадиях обработки информации. Остается единственная возможность — учитывать количество обрабатываемых знаков, т.е. объем информации. Эта величина отражает, естественно, только внешнюю сторону информационных процессов. Информационные ресурсы или ресурсы знаний сегодня являются важнейшим составным элементом постиндустриального развития общества. Информационный ресурс – специфический фактор современного производства. Ресурсы – это запасы, источники чего-либо. В эпоху индустриального общества, где основная цель – материальное производство, основными видами ресурсов являются: 1. Материальные – совокупность предметов труда, используемых в процессе производства общественного продукта (сырье, материалы, топливо, полуфабрикаты). 2. Природные – объекты, процессы, условия природы, используемые обществом для удовлетворения материальных и духовных потребностей людей. 3. Трудовые – люди, владеющие общеобразовательными и профессиональными знаниями. 4. Энергетические – носители энергии (нефть, газ). 5. Финансовые. Особое место во всех областях человеческой деятельности занимают информационные ресурсы. Информационный ресурс – это информация, созданная, обнаруженная, зарегистрированная и обновляемая. Информация, став информационным ресурсом, приобретает присущие только этому понятию свойства, сохраняя свои собственные. Информационные ресурсы общества, если их понимать как знания, отчуждены от тех людей, которые их накапливали, обобщали, анализировали, создавали. Эти знания материализовались в виде документов, баз данных, баз знаний, алгоритмов, компьютерных программ, а также произведений искусства, литературы, науки. В настоящее время отсутствует методология количественной и качественной оценки информационных ресурсов, а также прогнозирования потребностей общества в них. Это снижает эффективность информации, накапливаемой в виде информационных ресурсов, и влияет на продолжительность переходного периода от индустриального к информационному обществу. Также остается открытым вопрос о том, какой объем трудовых ресурсов должен быть задействован в сфере производства и распространения информационных ресурсов в информационном обществе. Информационные ресурсы страны, региона, организации должны рассматриваться как стратегические ресурсы, аналогичные по значимости запасам сырья, энергии, ископаемых и прочим ресурсам. Для эффективной работы с информационными ресурсами необходимы информационные системы. 1.2. Информационная система Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов. Системы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целям. Информационная система – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление. Этапы развития информационных систем Первые информационные системы появились в 50-х гг. В эти годы они были предназначены для обработки счетов и расчета зарплаты, а реализовывались на электромеханических бухгалтерских счетных машинах. Это приводило к некоторому сокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов. 60-е гг. знаменовались изменением отношения к информационным системам. Информация, полученная из них, стала применяться для периодической отчетности по многим параметрам. Для этого организациям требовалось компьютерное оборудование широкого назначения, способное обслуживать множество функций, а не только обрабатывать счета и считать зарплату, как было ранее. В 70-х – начале 80-х гг. информационные системы начинают широко использоваться в качестве средства управленческого контроля, поддерживающего и ускоряющего процесс принятия решений. К концу 80-х гг. концепция использования информационных систем вновь изменяется. Они становятся стратегическим источником информации и используются на всех уровнях организации любого профиля. Информационные системы этого периода, предоставляя вовремя нужную информацию, помогают организации достигать успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовывать выпуск продукции по низкой цене и многое другое. Процессы, обеспечивающие работу информационной системы Процессы, обеспечивающие работу информационной системы любого назначения, условно можно представить в виде схемы (Рисунок 1), состоящей из блоков: • ввод информации из внешних или внутренних источников; • обработка входной информации и представление ее в удобном виде; • вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему; • обратная связь – это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции входной информации. Рисунок 1 - Процессы в информационной системе Основные свойства информационных систем Информационная система определяется следующими свойствами: • любая информационная система может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем; • информационная система является динамичной и развивающейся; • при построении информационной системы необходимо использовать системный подход; • выходной продукцией информационной системы является информация, на основе которой принимаются решения; • информационную систему следует воспринимать как человеко-компьютерную систему обработки информации. В настоящее время сложилось мнение об информационной системе как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники. Хотя в общем случае информационную систему можно понимать и в некомпьютерном варианте. Чтобы разобраться в работе информационной системы, необходимо понять суть проблем, которые она решает, а также организационные процессы, в которые она включена. Так, например, при определении возможности компьютерной информационной системы для поддержки принятия решений следует учитывать: • структурированность решаемых управленческих задач; • уровень иерархии управления фирмой, на котором решение должно быть принято; • принадлежность решаемой задачи к той или иной функциональной сфере бизнеса; • вид используемой информационной технологии. Технология работы в компьютерной информационной системе доступна для понимания специалистам некомпьютерной области и может быть успешно использована для контроля процессов профессиональной деятельности и управления ими. Создание и использование информационной системы для любой организации нацелены на решение следующих задач: 1. Структура информационной системы, ее функциональное назначение должны соответствовать целям, стоящим перед организацией. Например, в коммерческой фирме – эффективный бизнес; на государственном предприятии – решение социальных и экономических задач. 2. Информационная система должна контролироваться людьми, ими пониматься и использоваться в соответствии с основными социальными и этическими принципами. 3. Производство достоверной, надежной, своевременной и систематизированной информации. Построение информационной системы можно сравнить с постройкой дома. Кирпичи, гвозди, цемент и прочие материалы, сложенные вместе, не дают дома. Нужны проект, землеустройство, строительство и др., чтобы появился дом. Аналогично, для создания и использования информационной системы необходимо сначала понять структуру, функции и политику организации, цели управления и принимаемых решений, возможности компьютерной технологии. Информационная система является частью организации, а ключевые элементы любой организации – структура и органы управления, стандартные процедуры, персонал, субкультура. Существует взаимозависимость между стратегией, правилами, процедурами организации и аппаратной, программной, телекоммуникационной частями информационной системы. Поэтому очень важно на этапе внедрения и проектирования информационных систем активное участие менеджеров, определяющих круг предполагаемых для решения проблем, задач и функций в своей предметной области. 1.3. Структура информационной системы Структуру информационной системы составляет совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами. Подсистема – это часть системы, выделенная по какому-либо признаку. Функциональная подсистема экономической информационной системы представляет собой совокупность задач, объединенных общей информационной базой, с помощью которой автоматизируется выполнение функций управления в конкретных подразделениях предприятия. Принято выделять типовые функциональные подсистемы для каждого вида экономических систем. например, для информационных систем предприятия выделяют следующие подсистемы: • перспективного развития или прогнозирования; • текущего планирования; • оперативного управления производством; • управления финансами; • бухгалтерского учета; • материально-технического снабжения; • маркетинга и др. Обеспечивающие подсистемы включают в свой состав документацию проектных решений, разработанных проектировщиками для предприятий-заказчиков с целью реализации каждой функциональной подсистемы в следующем составе: • экономическое обеспечение (ЭО), включающее состав экономических показателей, рассчитываемых в каждой задаче, и методы их расчета; • математическое обеспечения (МО); • программное обеспечение (ПО); • информационное обеспечение (ИО); • технического обеспечения (ТО). Кроме того, в состав ИС включают подсистемы, имеющие общесистемное назначение: • организационное обеспечение (ОО), определяющее организационную структуру ИС (например, отдел программирования, отдел администрирования баз данных и сетевых ресурсов, отдел эксплуатации вычислительной техники и др.); • правовое обеспечение (ПрО), состоящее из правовых инструкций для работников предприятия в условиях автоматизации выполняемых ими функций. Организационно функциональные подсистемы (модули) ИС состоят из некоторого числа автоматизированных рабочих мест (АРМ). АРМ – это совокупность методических, программных, информационных и технических средств, предназначенных для автоматизации функций управления и задач, решаемых на определенном рабочем месте конкретным пользователем. Структура АРМ включает в свой состав: комплекс задач, решаемых в рамках какой-либо функциональной подсистемы (бухгалтерские, финансовые, плановые, маркетинговые, учета кадров, юридические и др), объединенных общей информационной базой, и обеспечивающую часть (программное, информационное, техническое, лингвистическое и технологическое обеспечение) (рис. 3). Специалисты выполняют либо служебные, либо основные функции. К первым относятся проверка контроля и доступа, настройка системы на параметры технических и информационных средств и архивация данных. Ко вторым – ввод исходных данных, их обработка и выдача результатов, ведение справочников базы данных и получение ответов на запросы. Содержание АРМ зависит от специфики алгоритмов решаемых задач, используемых программных, информационных и технических средств, т. е. от типов используемых информационных технологий. Характеристика информационного обеспечения Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений. она включает внемашинное ИО (документы, классификаторы) и внутримашинное ИО (электронные макеты ввода-вывода документов, базы данных, электронные архивы). Информационное обеспечение – совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методологии построения баз данных. Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель – это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования: • к унифицированным системам документации; • к унифицированным формам документов различных уровней управления; • к составу и структуре реквизитов и показателей; • к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов. Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков: • чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки; • одни и те же показатели часто дублируются в разных документах; • работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач; • имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др. Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения. Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления. В качестве примера простейшей схемы потоков данных можно привести схему, где отражены все этапы прохождения служебной записки или записи в базе данных о приеме на работу сотрудника – от момента ее создания до выхода приказа о его зачислении на работу. Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает исключение дублирующей и неиспользуемой информации, классификацию и рациональное представление информации. При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления. Для создания информационного обеспечения необходимо: • ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией; • выявление движения информации представленной для анализа в виде схем информационных потоков от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления; • совершенствование системы документооборота; • наличие и использование системы классификации и кодирования; • владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации; • создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения. Характеристика технического обеспечения Техническое обеспечение – комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы. Комплекс технических средств составляют: • компьютеры любых моделей; • устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации; • устройства передачи данных и линий связи; • оргтехника и устройства автоматического съема информации; • эксплуатационные материалы и др. Документацией оформляются предварительный выбор технических средств, организация их эксплуатации, технологический процесс обработки данных, технологическое оснащение. Документацию можно условно разделить на три группы: • общесистемную, включающую государственные и отраслевые стандарты по техническому обеспечению; • специализированную, содержащую комплекс методик по всем этапам разработки технического обеспечения; • нормативно-справочную, используемую при выполнении расчетов по техническому обеспечению. К настоящему времени сложились две основные формы организации технического обеспечения (формы использования технических средств): централизованная и частично или полностью децентрализованная. Централизованное техническое обеспечение базируется на использовании в информационной системе больших ЭВМ и вычислительных центров. Децентрализация технических средств предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах. Характеристика математического и программного обеспечения Математическое и программное обеспечение – совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств. К средствам математического обеспечения относятся: • средства моделирования процессов управления; • типовые задачи управления; • методы математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания и др. В состав программного обеспечения входят общесистемное ПО (операционная система, операционная оболочка, СУБД, трансляторы с языков программирования) и специализированное ПО (функциональные пакеты прикладных программ (ППП), методо-ориентированные ППП, профессионально-ориентированные ППП), а также техническая документация. К общесистемному программному обеспечению относятся комплексы программ, ориентированных на пользователей и предназначенных для решения типовых задач обработки информации. Они служат для расширения функциональных возможностей компьютеров, контроля и управления процессом обработки данных. Специализированное программное обеспечение представляет собой совокупность программ, разработанных при создании конкретной информационной системы. В его состав входят пакеты прикладных программ (ППП), реализующие разработанные модели разной степени адекватности, отражающие функционирование реального объекта. Техническая документация на разработку программных средств должна содержать описание задач, задание на алгоритмизацию, экономико-математическую модель задачи, контрольные примеры. Характеристика организационного обеспечения Организационное обеспечение – совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы. Организационное обеспечение реализует следующие функции: • анализ существующей системы управления организацией, где будет использоваться ИС, и выявление задач, подлежащих автоматизации; • подготовку задач к решению на компьютере, включая техническое задание на проектирование ИС и технико-экономическое обоснование ее эффективности; • разработку управленческих решений по составу и структуре организации, методологии решения задач, направленных на повышение эффективности системы управления. Экономическая информационная система включает в себя собственный аппарат управления, обеспечивающий функционирование всех ее подсистем, как единое целое. Такое структурное подразделение, как и всякое другое, должно выполнять: • сбор первичной информации об объекте управления и окружающей среде на основе использования документов, применения вспомогательных средств или средств автоматической регистрации данных; • передачу информации курьеру или ее рассылку с помощью локальных, региональных или других сетей; • хранение и поддержку в работоспособном состоянии коллективно используемой информации в центральной базе данных или распределенной по узлам сети; • обработку информации на основе централизованной или распределенной технологии. В современных ЭИС для большинства сотрудников созданы средства поддержки принятия решения, связанные в локальную сеть. При этом управленческий персонал ЭИС обеспечивает ее функционирование и развитие. Главные же функции персонала ЭИС состоят в разработке: • юридических и правовых норм для работы управленческого аппарата в условиях компьютеризации; • документации, регулирующей порядок обмена информацией с другими компьютерными системами, правила выхода из нештатных ситуаций; • методической документации для подготовки управленческих работников в условиях компьютеризации и др. Как правило, персонал ЭИС состоит из сотрудников отдела разработок, внедрения и сопровождения новых программ, далее — отдела разработки и отпела эксплуатации. Для разработки новых задач от высшего руководства предприятия поступает следующая информация: перспективные планы развития предприятия, содержащие цели, к достижению которых стремится руководство предприятия, а также бюджетные ограничения на создание новых систем. На основании этих сведений отдел разработки может предложить решение задач стратегического планирования, анализа и прогнозирования цен, а также консультаций по маркетинговой политике, анализу использования основных фондов, анализу факторов, влияющих на рентабельность, диагнозу финансово-хозяйственного состояния предприятия, анализу сбыта, эффективности предприятия и др. Средний уровень управления имеет свои информационные потребности: планы на ближайшую перспективу и расчеты материальных и трудовых ресурсов, калькуляции себестоимости продукции, отклонения плановых показателей от фактических и др. Сотрудников оперативного уровня управления интересует автоматизация выполнения функций на рабочих местах, связанных или непосредственно с производством (склады, цехи, участки), или с управлением (бухгалтерия, отделы, службы). Типичные задачи этого уровня: ведение счетов дебиторов и кредиторов, учет закупок и поступлений, выдача суточных заданий и учет их выполнения, расчет загрузки оборудования, формирование сведений о клиентах, расчет заработной платы и пр. Отдел эксплуатации планирует свои действия исходя из специфики информационных работ и особенностей средств обработки и передачи данных. В основном в функции этого отдела входят: • обеспечение безопасности, конфиденциальности и целостности данных (борьба с вирусами, сбоями и несанкционированным доступом, разработка шифров, паролей, кодов); • администрирование баз данных; • разработка графиков ввода данных и слежения за их выполнением; • составление планов-графиков текущего ремонта оборудования и обслуживания компьютеров. Характеристика правового обеспечения Правовое обеспечение – совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации. Главной целью правового обеспечения является укрепление законности. В состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государственных органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы министерств, ведомств, организаций, местных органов власти. В правовом обеспечении можно выделить общую часть, регулирующую функционирование любой информационной системы, и локальную часть, регулирующую функционирование конкретной системы. Правовое обеспечение этапов разработки информационной системы включает нормативные акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика и правовым регулированием отклонений от договора. Правовое обеспечение этапов функционирования информационной системы включает: • статус информационной системы; • права, обязанности и ответственность персонала; • правовые положения отдельных видов процесса управления; • порядок создания и использования информации и др. Тема 2. БАЗОВЫЕ ТИПЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ 2.1 Понятие фактографической информационной системы Фактографические ИС оперируют фактическими сведениями, представленными в виде специальным образом организованных совокупностей формализованных записей данных. ИС фактографического типа предназначены для хранения и поиска фактов, показателей, характеристик каких-либо объектов или процессов (например, сведения о работниках, предприятиях, акционерах и т. д.). По своей сути такая ИС представляет собой систему управления базами структурированных данных. Важнейшие требования к ИС – хранение и обработка данных – не были реализованы возможностями систем управления файлами, существовавшими в 60-х годах; отсутствовали поддержание логически связанных файлов, средства восстановления данных в системе после сбоев и параллельная работа нескольких пользователей; не был реализован язык манипулирования данными. В начале 70-х гг. был разработан новый вид программного обеспечения – системы управлении базами данных, позволивший структурировать, систематизировать и организовать данные для их компьютерного хранения и обработки. База данных (БД) представляет собой совокупность специальным образом организованных данных, хранимых в памяти вычислительной системы и отображающих состояние объектов и их взаимосвязей в рассматриваемой предметной области. Логическую структуру хранимых в базе данных называют моделью представления данных. К основным моделям представления данных (моделям данных) относятся следующие: иерархическая, сетевая, реляционная, постреляционная, многомерная и объектно-ориентированная. Система управления базами данных (СУБД) — это комплекс языковых и программных средств, предназначенный для создания, ведения и совместного использования БД многими пользователями. Обычно СУБД различают по используемой модели данных. Так, СУБД, основанные на использовании реляционной модели данных, называют реляционными СУБД. СУБД предназначена для централизованного управления базой данных как социальным ресурсом в интересах всей совокупности пользователей. СУБД реализуют следующие функции: 1. Управление данными во внешней памяти. Функция управления данными во внешней памяти включает в себя обеспечение необходимых структур внешней памяти как для хранения непосредственных данных, так и для служебных целей, например для убыстрения доступа к данным в некоторых случаях (обычно используют индексы). 2. Управление буферами оперативной памяти. СУБД обычно работают с базами данных значительных размеров; по крайней мере, этот размер превышает доступный объем оперативной памяти. Единственным способом реального увеличения этой скорости является буферизация данных в оперативной памяти. 3. Управление транзакциями. Поддержание механизма транзакций – необходимое условие даже однопользовательских СУБД. При соответствующем механизме управления транзакциями пользователь может почувствовать себя единственным пользователем СУБД. 4. Журнализация и восстановление БД после сбоев. Поддержание надежного хранения данных в базе требует избыточности хранения данных, причем та их часть, которая используется для восстановления, должна храниться особо надежно. Наиболее распространенный метод поддержания такой избыточности – это ведение журнала изменений базы данных. Если СУБД корректно соблюдает этот протокол, то с помощью журнала можно решить все проблемы восстановления БД после любого сбоя. 5. Поддержание языков БД. Для работы с БД используются специальные языки, в целом называемые языками баз данных. Модели и типы данных Хранимые в базе данные имеют определенную логическую структуру - иными словами, описываются некоторой моделью представления данных (моделью данных), поддерживаемой СУБД. К числу классических относятся следующие модели данных: иерархическая, сетевая, реляционная. Кроме того, в последние годы появились и стали более активно активно внедряться на практике следующие модели данных: постреляционная, многомерная, объектно-ориентированная. В некоторых СУБД поддерживаются одновременно несколько моделей данных. Иерархическая модель В иерархической модели связи между данными можно описать с помощью упорядоченного графа (или дерева). Рисунок 2 - Представление связей в иерархической модели. Для описания структуры (схемы) иерархической БД на некотором языке программирования используется тип данных «дерево». Тип «дерево» является составным. Он включает в себя подтипы («поддеревья»), каждый из которых, в свою очередь, является типом «дерево». Каждый из типов «дерево» состоит из одного «корневого» типа и упорядоченного набора (возможно пустого) подчиненных типов. Каждый из элементарных типов, включенных в тип «дерево», является простым или составным типом «запись». Простая «запись» состоит из одного типа, например, числового, а составная «запись» объединяет некоторую совокупность типов, например, целое, строку символов и указатель (ссылку). Иерархическая БД представляет собой упорядоченную совокупность экземпляров данных типа «дерево» (деревьев), содержащих экземпляры типа «запись» (записи). Часто отношения родства между типами переносят на отношения между самими записями. Поля записей хранят собственно числовые или символьные значения, составляющие основное содержание БД. Обход всех элементов иерархической БД обычно производится сверху вниз и слева направо. Корневым называется тип, который имеет подчиненные типы и сам не является подтипом. Подчиненный тип (подтип) является потомком по отношению к типу, который выступает для него в роли предка (родителя). Потомки одного и того же типа являются близнецами по отношению друг к другу. В целом тип «дерево» представляет собой иерархически организованный набор типов «запись». Между предками и потомками автоматически поддерживается контроль целостности связей. Основное правило контроля целостности формулируется следующим образом: потомок не может существовать без родителя, а у некоторых родителей может не быть потомков. Механизмы поддержания целостности связей между записями различных деревьев отсутствуют. Основные операции манипулирования данными: поиск указанного экземпляра БД (дерева); переход от одного дерева к другому; переход от одной записи к другой внутри дерева; вставка новой записи в указанную позицию; удаление текущей записи и т.д. К достоинствам иерархической модели данных относятся эффективное использование памяти ЭВМ и неплохие показатели времени выполнения основных операций над данными. Иерархическая модель данных удобна для работы с иерархически упорядоченной информацией. Недостатком иерархической модели является ее громоздкость для обработки информации с достаточно сложными логическими связями, а также сложность понимания для обычного пользователя. На иерархической модели данных основано сравнительно ограниченное количество СУБД. Сетевая модель Сетевая модель данных позволяет отображать разнообразные взаимосвязи элементов данных в виде произвольного графа, обобщая тем самым иерархическую модель данных. Рисунок 3 - Представление связей в сетевой модели. Для описания схемы сетевой БД используется две группы типов: «запись» и «связь». Тип «связь» определяется для двух типов «запись»: предка и потомка. Переменные типа «связь» являются экземплярами связей. Сетевая БД состоит из набора записей и набора соответствующих связей. На формирование связи особых ограничений не накладывается. Если в иерархических структурах запись-потомок могла иметь только одну запись-предка, то в сетевой модели данных запись-потомок может иметь произвольное число записей-предков (сводных родителей). В различных СУБД сетевого типа для обозначения одинаковых по сути понятий зачастую используются различные термины. Например, такие как элементы и агрегаты данных, записи, наборы, области и т. д. К числу важнейших операций манипулирования данными баз сетевого типа можно отнести следующие: поиск записи в БД; переход от предка к первому потомку; переход от потомка к предку; создание новой записи; удаление текущей записи; обновление текущей записи; включение записи в связь; исключение записи из связи; изменение связей и т. д. Достоинством сетевой модели данных является возможность эффективной реализации по показателям затрат памяти и оперативности. В сравнении с иерархической моделью сетевая модель предоставляет большие возможности в смысле образования произвольных связей. Недостатком сетевой модели является высокая сложность и жесткость схемы БД, построенной на ее основе; сложность для понимания и выполнения обработки информации в БД обычным пользователем; ослаблен контроль целостности связей вследствие допустимости установления произвольных связей между записями. Реляционная модель Реляционная модель данных предложена сотрудником фирмы IBM Эдгаром Коддом и основывается на понятии отношение (relation). Отношение представляет собой множество элементов, называемых кортежами. Наглядной формой представления отношения является привычная для человеческого восприятия двумерная таблица. Таблица имеет строки (записи) и столбцы (колонки). Каждая строка таблицы имеет одинаковую структуру и состоит из полей. Строкам таблицы соответствуют кортежи, а столбцам — атрибуты отношения. С помощью одной таблицы удобно описывать простейший вид связей между данными, а именно деление одного объекта (явления, сущности, системы и проч.), информация о котором хранится в таблице, на множество подобъектов, каждому из которых соответствует строка или запись таблицы. При этом каждый из подобъектов имеет одинаковую структуру или свойства, описываемые соответствующими значениями полей записей. Например, таблица может содержать сведения о группе обучаемых, о каждом из которых известны следующие характеристики: фамилия, имя и отчество, пол, возраст и образование. Поскольку в рамках одной таблицы не удается описать более сложные логические структуры данных из предметной области, применяют связывание таблиц. Физическое размещение данных в реляционных базах на внешних носителях легко осуществляется с помощью обычных файлов. Достоинство реляционной модели данных заключается в простоте, понятности и удобстве физической реализации на ЭВМ. Именно простота и понятность для пользователя явились основной причиной их широкого использования. Проблемы же эффективности обработки данных этого типа оказались технически вполне разрешимыми. Недостатком модели является: отсутствие стандартных средств идентификации отдельных записей; сложность описания иерархических и сетевых связей. Реляционная модель данных (РМД) некоторой предметной области представляет собой набор отношений, изменяющихся во времени. При создании информационной системы совокупность отношений позволяет хранить данные об объектах предметной области и моделировать связи между ними. Элементы РМД и формы их представления приведены в таблице 1. Отношение является важнейшим понятием и представляет собой двумерную таблицу, содержащую некоторые данные. Сущность есть объект любой природы, данные о котором хранятся в базе данных. Данные о сущности хранятся в отношении. Атрибуты представляют собой свойства, характеризующие сущность. В структуре таблицы каждый атрибут именуется и ему соответствует заголовок некоторого столбца таблицы. Таблица 1 Элементы реляционной модели Элемент реляционной модели Форма представления Отношение Таблица Схема отношения Строка заголовков столбцов таблицы (заголовок таблицы) Кортеж Строка таблицы Сущность Описание свойств объекта Атрибут Заголовок столбца таблицы Домен Множество допустимых значений атрибута Значение атрибута: Значение поля в записи Первичный ключ Один или несколько атрибутов Тип данных Тип значений элементов таблицы 2.2 Понятие документальной информационной системы Документальные ИС – системы работы с документами на естественном языке – публикации и т.д. они обеспечивают анализ данных при неполном, приближенном представлении смысла. наиболее распространенный тип ДИС – информационно – поисковые системы (ИПС), предназначенные для накопления и поиска по различным критериям документов на естественном языке. Информационный поиск в ИПС - некоторая последовательность операций, выполняемых с целью отыскания документов, содержащих определенную информацию, или с целью выдачи фактических данных, представляющих собой ответы на заданные вопросы. Поисковый массив – массив элементов информации, в котором производится информационный поиск. Существуют следующие основные виды информационного обеспечения в данных системах: • Регламентное обслуживание в форме подготовки и издания обзорных и реферативных информаций, библиографических указателей и т.п., или обслуживание по стандартным запросам; • Оповещение отдельных специалистов (абонентов) о текущих публикациях, представляющих для них потенциальный интерес путем избирательного (адресного) распределения информации (ИРИ) по профилям интересов, сформулированных потребителем, или дифференцированного обслуживания руководителей (ДОР) по мере поступления информации, необходимой для принятия решений; • Ретроспективный поиск, т.е. отыскание документов, в которых находятся сведения по конкретным запросам, в массиве всех накопленных источников информации, что может осуществляться либо в форме подготовки тематических подборок, либо в оперативном режиме. Имеет место и другая классификация видов информационного обслуживания: по источнику информации, по типам документов, по направленности или адресности, по периодичности или срочности, по способу доведения документов до потребителя, по назначению, цели. Способы реализации видов и форм обслуживания зависят от вида, назначения и способа реализации конкретной ИПС. В современных условиях распространены режимы обслуживания в форме он-лайнового доступа к базам данных автоматизированных ИПС и предоставления информации на СD. Для эффективного информационного обслуживания и навигации необходимо выявить информационные потребности. Поэтому изучение запросов потребителей информации является первоочередной задачей научно – информационной деятельности. Задача эта довольно сложная, т.к. потребителя как правило, не умеют четко формулировать свои потребности, и они уточняются по мере работы с получаемой информацией. Прежде всего, каждому документу, вводимому в поисковый массив, ставится в соответствие поисковый образ документа (ПОД), который представляет собой характеристику, отражающую основное смысловое содержание документа. Простейшим ПОД может являться заглавие документа, переписанное в форме перечня входящих слов. Устанавливаются правила включения в ПОД существительных в единственном числе и именительном падеже, глаголов – в неопределенной форме или в виде отглагольных существительных и т.п. правил, общих для формирования ПОД и ПОЗ – поискового образа запроса. Для реализации процедуры описания документов и запросов с помощью ПОД и ПОЗ разрабатывают информационно – поисковые языки (ИПЯ). Для сопоставления ПОД и ПОЗ разрабатывают и применяют различные критерии поиска или критерии смыслового соответствия (КСС). Точность поиска определяется точностью отображения документов и запросов с помощью их поисковых образов и степенью совпадения ПОД и ПОЗ. Поэтому возможна неполнота выдачи документов, либо, наоборот, «поисковый шум», которые представляют собой своеобразную плату за облегчение процедуры информационного поиска. Документальные ИПС в ответ на вводимые в них информационные запросы выдают оригиналы, копии или адреса хранения документов, содержащих требуемую информацию. Тема 3. Информационные технологии управления, их состав и структура 3.1 Организационно-экономическая сущность задач управления В иерархической системе управления любая подсистема некоторого уровня подчинена подсистеме более высокого уровня, в состав которой она входит и управляется ею. Для систем управления деление системы возможно до тех пор, пока при очередном делении подсистема не перестанет выполнять функции управления. Важным принципом построения системы управления организацией является рассмотрение организации как системы с многоуровневой (иерархической) структурой. Рисунок 4 - Иерархическая система управления организацией При делении системы на подсистемы используют следующие правила: • каждая подсистема должна реализовывать единственную функцию системы; • выделенная в подсистему функция должна быть легко понимаема независимо от сложности её реализации; • связь между подсистемами должна вводиться только при наличии связи между соответствующими функциями системы; • связи между подсистемами должны быть простыми. Число уровней, число подсистем каждого уровня может быть различным. Есть одно важное правило: подсистемы, непосредственно входящие в одну систему более высокого уровня, действуя совместно, должны выполнять все функции той системы, в которую они входят. На современном уровне развития общества научно-технический прогресс и системы управления позволяют концентрировать значительные финансовые, материальные и другие ресурсы. Такое явление получило название централизации. Преимуществом централизации является направление на решение задач крупных ресурсов. В централизованной системе легко обеспечивается скоординированная, слаженная работа подсистем, направленная на достижение единой цели. Многоуровневость и связанная с этим многократная передача информации с уровня на уровень приводят к снижению оперативности оценки обстановки и реализации управленческих решений. В отдельных случаях стремление подсистем к самостоятельности входит в противоречие с централизацией. В многоуровневых централизованных организационно-административных системах, как правило, присутствуют элементы децентрализации. В децентрализованных системах всегда выше уровень оперативности. Структура систем управления в народном хозяйстве строится по отраслевому или территориальному принципы. Отраслевой принцип применяется в тех случаях, когда речь идет о производстве, внедрении научных исследований в производство определенного типа. Территориальный принцип используется в органах государственного административного управления. То или иное состояние, в которое переходит предприятие при осуществлении своей деятельности на рынке, ставит перед менеджером соответствующие задачи и требует от него принятия адекватных решений. Эти решения могут касаться как изменения целей, стоящих перед организацией, так и способов их достижения. Это вызвано тем, что предприятие подвержено воздействию со стороны окружающей его среды и вынуждено адаптироваться к ней с помощью обратных связей. Поэтому всякое управленческое решение есть результат отработки менеджером воздействий обратной связи. Принятие решений осуществляется, в основном, уполномоченными на это менеджерами на основании анализа информации. Поэтому в основе управленческих технологий лежат процессы обработки информации (информационные технологии) и строящиеся на их основе процедуры принятия решений. Управление – элемент, функция организованных систем различной природы (биологических, социальных, технических), обеспечивающая сохранение их определенной структуры, поддержание режима деятельности, реализацию их программ и целей. Технологию управления можно определить как совокупность методов, реализуемых в процессе функционирования системы, которые обеспечивают сохранение ее структуры и поддерживают режимы ее деятельности. Процесс управления – целенаправленное воздействие управляющей системы на управляемую, ориентированное на достижение определенной цели и использующее главным образом информационный поток. Управление предприятием предназначено для сохранения его миссии и осуществляется путем противодействия разрушению предприятия в результате его взаимодействия с внешней средой. Рассматривая процесс управления предприятием как технологию, можно представить его совокупностью циклов, выполняемых работниками аппарата управления на основе разделения труда. В соответствии с элементами управляемого объекта (труд, средства труда, технология производства, предметы труда, экономические связи и отношения) можно определить и содержание процесса управления как: • управление процессом труда (основного и вспомогательного персонала предприятия); • управление движением и запасами предметов труда (материальными потоками – ресурсами); • управление орудиями и средствами труда (зданиями, сооружениями, оборудованием); • управление процессами производства (основного и вспомогательного); • управление экономическими связями и отношениями как выраженной стоимостной формой производственного процесса. Все элементы объекта управления связаны между собой через труд в рамках определенной кооперации. Поэтому главным в процессе управления является управление системой совместного труда. Разделение труда – один из главных принципов организации процесса управления. Он основан на функциональном, профессиональном, квалификационном и операционно-технологическом разделении труда. Функциональное разделение труда в процессе управления основано на иерархии функций управления предприятием (исследовательские, проектные, нормативные, плановые, технические, организационные, координационные, обеспечивающие, учетные и сбытовые) и представляет собой сочетание определенных групп, комплексов операций, устойчиво повторяющихся при их выполнении. Процесс управления в динамике можно представить с помощью элементов (трудовые движения), операций и процедур. Сочетание элементов процесса составляет его технологию. Понятие «операция» имеет широкий смысл и охватывает всякие целесообразные действия: производственные, коммерческие, технологические, экономические, управленческие и другие. Операцию можно рассматривать как совокупность элементов трудовых процессов, выполняемых работниками управленческого аппарата. Операция является первичным звеном в совместном процессе труда по управлению предприятием и имеет особое значение с точки зрения организации этого процесса. Операции в процессе управления определяют разделение труда между его участниками. Комбинирование операций определяет кооперацию труда. Рациональное комбинирование операций обеспечивает сочетание операций во времени и в пространстве. Операцию управления расчленяют на отдельные элементы, выполнение которых необходимо для выполнения всей операции. Закономерное, последовательное прохождение операции во времени и пространстве в совокупности составляет процесс управления предприятием. Чтобы правильно организовать каждый функциональный процесс в системе управления, необходимо: • определить количество, последовательность и характер операций, составляющих процесс; • подобрать (разработать) для каждой операции соответствующие способы, приемы (методику), технические средства; • определить оптимальные условия протекания процесса во времени и среде. Большое значение имеют анализ, исследование организационных операций, описание их, типизация и стандартизация, а отсюда и проектирование, совмещение однородных операций, перевод их на машинное исполнение в целях снижения трудоемкости процесса управления. Смена операций, их сочетание, взаимосвязь, переход друг в друга определяются процедурами, которые представляют собой совокупность разнообразных управленческих операций, выполняемых по определенной схеме (алгоритму). Понятие «процедура» отражает порядок подготовки, рассмотрения, обсуждения, выполнения ряда последовательных и параллельных операций в процессе управления, предписание о порядке выполнения какой-либо работы в аппарате управления. Понятие «технология управления» тесно связано с процессом алгоритмизации операций и процедур в рамках тех или иных функций управляющей системы. Алгоритм исследуемого (проектируемого) организационного или информационного процесса представляет собой правила последовательной организации определенных, связанных друг с другом операций, на которые этот процесс может быть разложен и которые должны быть осуществлены для достижения цели, стоящей перед данной управляющей системой. При этом весь процесс как бы разлагается сверху вниз, т. е. от конкретной функции управленческого аппарата к подфункции (части функции), от подфункции к конкретной процедуре и далее к операции. Управленческая процедура представляет собой систему последовательно реализуемых предписаний (правил) о выполнении в определенном порядке организационных, информационных и других операций, приводящих к решению задач, стоящих перед системой управления. Операции и процедуры различаются по ряду признаков и подразделяются: 1. По должностным признакам: творческие, логические, технические. Удельный вес творческих операций у руководителей составляет до 60 %, у специалистов – 40 %, у технических исполнителей – до 20 %. 2. По содержанию: информационные, логико-мыслительные; организационные. 3. По степени повторяемости: повторяющиеся, неповторяющиеся. 4. По уровню механовооруженности: ручные, механизированные, автоматизированные, машинно-ручные. 5. По характеру сочетания во времени: последовательные, параллельные, последовательно-параллельные. Технология процесса управления состоит из четырех основных функций: планирования, учета, анализа и регулирования. Рисунок 5 - Технология процесса управления Планирование – процесс принятия решения, которое вырабатывается на основе целей, формулируемых вышестоящей организацией, и альтернатив, генерируемых на фазе «анализ». Учет – процесс получения объективной информации о складывающейся на объекте ситуации путем сбора фактических значений параметров и их обработки по заданным алгоритмам. Анализ – процесс генерирования альтернатив на основании складывающейся на объекте ситуации и желаемых значений параметров, задаваемых ЛПР на фазе «планирование», с одной стороны, и постановка диагноза и выявление причин отклонения движения системы от заданной траектории, с другой стороны. Регулирование – процесс формирования и контроль исполнения заданий предприятием и его подразделениями для реализации выбранного на фазе «планирование» решения. Решение – нахождение связи между существующим и желаемым состояниями. Качество управления определяется заданным критерием, правилами принятия решения и используемой информацией. Система управления представляет собой совокупность объекта управления и субъекта управления (управленческого аппарата) (Рисунок 6). Оба компонента связаны прямой и обратной связью. Прямая связь выражается потоком директивной информации, направляемой от управленческого аппарата к объекту управления. Обратная связь представляет поток отчетной информации о выполнении принятых решений. Рисунок 6 - Структура системы управления Метод управления, основанный на использовании обратной связи, нашёл широкое применение как в системах управления техническими объектами, так и в организационно-административных системах. Одним из главных достоинств данного метода является работа элементов систем управления в условиях значительных изменений внешней среды. Совокупность информационных потоков, средств обработки, передачи и хранения данных, а также сотрудников управленческого аппарата, выполняющих функции по переработке данных, составляет информационную систему управления объектом. Под автоматизированной информационной технологией управления (АИТУ) понимается система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и защиты управленческой информации на основе применения развитого программного обеспечения, средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых эта информация предоставляется пользователю. Для информатизации общества и бизнеса необходим широкий спектр программно-аппаратных средств, в том числе вычислительной техники и средств связи. Различные технические средства обеспечивают прием и передачу трех основных видов информации (речь, печатный текст, графика) в статике и динамике с максимальным использованием трех чувств восприятия человека (слух, осязание, зрение). Напрямую с человеком связаны относительно громоздкие устройства, обеспечивающие согласование разнообразных человеко-машинных входных и выходных потоков информации (дисплеи, клавиатуры, «мыши», джойстики, иные манипуляторы и многое другое, включая электронные планшеты и табло). Технические средства связи обеспечивают передачу информации во внешней деловой среде. При этом в системе связи используются не только «чистые» устройства связи, но и информационно-коммуникационные компьютеры. На деловом предприятии, в зависимости от масштаба и особенностей предпринимательства, может использоваться от одного до нескольких тысяч компьютеров для хранения и обработки информации. Программные средства обеспечивают обработку данных и состоят из общего и прикладного программного обеспечения и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ. К общему программному обеспечению относят операционные системы, системы программирования и программы технического обслуживания, которые предоставляют сервис для эксплуатации компьютера, выявления ошибок при сбоях, восстановления испорченных программ и данных. Прикладное программное обеспечение определяет разнообразие информационных технологий и состоит из отдельных прикладных программ или пакетов, называемых приложениями. Ряд приложений могут применять все пользователи, а применение некоторых приложений требует определенного уровня квалификации проектировщика. Разнообразие технических средств и операционных систем вынудили разработчиков ввести понятие платформы. Платформа определяет тип компьютера и операционной системы, на которых можно установить используемую информационную технологию. Практика показывает, что эволюция программно-аппаратного комплекса идет непрерывно по мере повышения квалификации и уровня знаний тех, кто реально использует эти средства. Модульность программно-аппаратных средств – ключ к эволюционному развитию систем. Международные организации и крупные фирмы в области информатики предлагают де-юре и де-факто стандарты на аппаратные и программные интерфейсы. Интерфейс – это технология общения с компьютером и взаимодействия частей компьютера. Иными словами, это сопряжение частей средств информатики [информации (данных), программ, аппаратуры], в котором все информационные, логические, физические и электрические параметры отвечают установленным стандартам. И именно через стандартизацию интерфейсов обеспечивается совместимость специалиста-функционера с компьютером, т. е. через стандарты интерфейса специалист-функционер может выполнять с помощью компьютера определенные действия (определенную технологию) по превращению данных в информацию. Таким образом, информационно-командная среда представляет собой совокупность программного и информационного обеспечения и определенного стандарта интерфейса. В АИТУ поступает информация, которая перерабатывается, и полученные результаты также представляются в виде информации. При создании единой системы обработки информации проектировщик обязан стремиться обеспечить целостность системы, используя для этого специальные системообразующие компоненты. Свойство целостности состоит в создании новых функций, присущих системе, в формировании новых знаний. Преодоление организованной сложности (присущей любой системе) состоит в упрощении, оптимизации и многоуровневом и многоаспектном моделировании. При этом не следует забывать о свойстве целостности, так как каждый специалист-функционер создает свою аспектную модель (бухгалтер – одну, технолог – другую и т. п.). Применение АИТУ позволило представить в формализованном виде, пригодном для практического использования, концентрированное выражение научных знаний и практического опыта для реализации и организации социальных процессов. При этом предполагается экономия затрат труда, времени и других материальных ресурсов, необходимых для осуществления этих процессов. Поэтому АИТУ играют важную стратегическую роль, которая постоянно возрастает. Это объясняется рядом свойств, присущих автоматизированным информационным технологиям, которые: • позволяют активизировать и эффективно использовать информационные ресурсы общества, что экономит другие виды ресурсов; • реализуют наиболее важные, интеллектуальные функции социальных и экономических процессов; • позволяют оптимизировать и во многих случаях автоматизировать информационные процессы в период становления информационного общества; • обеспечивают информационное взаимодействие людей, что способствует распространению массовой информации. Информационные технологии быстро ассимилируются культурой общества, снимают многие социальные, бытовые и производственные проблемы, расширяют внутренние и международные экономические и культурные связи, влияют на миграцию населения по планете; • занимают центральное место в процессе интеллектуализации общества, развитии системы образования, культуры и новых (экранных) форм искусства, популяризации шедевров мировой культуры и истории развития человечества; играют ключевую роль в процессах получения, накопления, распространения новых знаний; • позволяют реализовать методы информационного моделирования глобальных процессов, что обеспечивает возможность прогнозирования многих природных ситуаций в регионах повышенной социальной и политической напряженности, экологических катастроф, крупных технологических аварий. Структура конкретной автоматизированной информационной технологии управления для своей реализации предполагает наличие трех компонент: ◦ комплекса технических средств, состоящего из средств вычислительной, коммуникационной и организационной техники; ◦ системы программных средств, состоящей из системного (общего) и прикладного программного обеспечения; ◦ системы организационно-методического обеспечения, включающей инструктивные и нормативно-методические материалы по организации работы управленческого и технического персонала в рамках конкретной АИТУ, обеспечению управленческой деятельности. Автоматизированные информационные технологии по способу реализации в автоматизированной информационной системе делятся на традиционные и новые. Традиционные АИТУ существовали в условиях централизованной обработки данных и до массового использования персональных компьютеров, были ориентированы главным образом на снижение трудоемкости процессов формирования регулярной отчетности. Новые информационные технологии связаны с информационным обеспечением процесса управления в режиме реального времени. По степени охвата задач управления автоматизированные информационные технологии подразделяются на следующие группы: • электронная обработка данных; • автоматизация функций управления; • поддержка принятия решений; • электронный офис; • экспертная поддержка. По классу реализуемых технологических операций АИТУ можно разделить на: ◦ системы с текстовым редактором; ◦ системы с табличным процессором; ◦ системы управления базами данных; ◦ системы с графическими объектами; ◦ мультимедийные системы; ◦ гипертекстовые системы. По типу пользовательского интерфейса автоматизированные информационные технологии делятся на: ▪ пакетные (централизованная обработка); ▪ диалоговые; ▪ сетевые (многопользовательские). По способу построения сети АИТУ можно разделить на: • локальные; • многоуровневые; • распределенные. Рисунок 7. Структура автоматизированной информационной технологии управления 3.2 Информационные системы управления на российском рынке Согласно оценкам экспертов, сегодня на российском рынке представлено свыше двух десятков систем, рекламируемых как средства автоматизации управления. Рассмотрим примеры информационных систем управления на примере систем управления персоналом (HR-практик). Реализацию HR-практик на базе информационных систем называют Human Resources Management Systems (HRMS) — информационными системами кадрового менеджмента. Как правило, HRMS— это либо отдельные самостоятельные системы, интегрированные с другими ИС, либо HR-модули больших информационных систем класса ERP. Согласно опубликованным исследовательской компанией AMR Research в 2010 г. оценкам, спрос на решения класса HRMS растет на 10% быстрее, чем рынок информационных систем в целом. Стоит обратить внимание, что в России спрос на HRMS в настоящее время велик потому, что раньше автоматизации HR не уделялось достаточного внимания. Причем основными составляющими роста мирового рынка HRMS сегодня являются продажи модулей или самостоятельных продуктов, автоматизирующих управление талантами и эффективностью персонала (ежегодный рост на 20%), а также средств учета труда и рабочего времени (12%). 3.3 Система Microsoft Dynamics AX Рассмотрим интерфейс взаимодействия менеджера-кадровика с HR-модулем на примере модуля «Управление персоналом» в ERP-системе Microsoft Dynamics AХ. Предположим, что компания столкнулась со все возрастающей текучестью кадров или с необходимостью продвижения на рынок своих продуктов и услуг, что предполагает необходимость работы дополнительного квалифицированного персонала, или мы имеем дело с компанией, деятельность которой основана на знаниях, на продвижении на рынке высокотехнологичных услуг и продуктов, поэтому знания, навыки и компетенции сотрудников компании являются ключевой конкурентной движущей силой. Для таких компаний наличие подходящих человеческих ресурсов в нужный момент является необходимым условием для удовлетворения требований рынка, поэтому остановимся на задачах «Расширение штата компании» и «Развитие персонала». Решение задачи «Расширение штата компании» В самом общем или базовом виде модуль «Управление персоналом» Microsoft Dynamics AX позволяет решать задачу «Расширение штата компании», автоматизировав следующие операции. 1. Управление организационной структурой компании. Система Microsoft Dynamics AX позволяет работать с тремя различными типами организационных структур: ◦ функциональной (линейной); ◦ матричной; ◦ проектной. 2. Создание нового отдела. Как правило, в компаниях официально закреплена функциональная организационная структура. Проектная оргструктура применяется для выполнения внутренних и внешних проектов, в то время как матричная оргструктура используется для структурирования деятельности компании по направлениям. Основным отличием проектной оргструктуры от матричной является то, что проекты носят временный характер, а матричная оргструктура имеет относительно постоянный характер. Система позволяет создавать многоуровневую организационную структуру, при этом количество уровней вложенности не ограничено. 3. Создание новой должности. В форме «Должности» система позволяет ввести штатное расписание компании и работать с двумя типами должностей (Рисунок 8): ◦ задание; ◦ роль. Рисунок 8 - Ведение штатного расписания компании Должности с типом «Задание» используется в функциональной организационной структуре. Тип должностей «Роль» используется в проектной и матричной оргструктурах. Установка галочки в поле «Просмотр активных» обеспечивает отображение только активных должностей. Активные должности — это те должности, на которые наняты или могут быть наняты люди. 4. Анализ организационной структуры: ◦ анализ оргструктуры с помощью запросов; ◦ анализ оргструктуры с помощью отчетов. Для анализа организационной структуры, должностей и данных о сотрудниках система предлагает ряд запросных форм и отчетов. Это позволяет получить разнообразную статистику по сотрудникам компании. Система позволяет указать дату, по состоянию на которую будет строиться запрос; интервал для группировки по возрасту и стажу работы сотрудников и пр. Анализ должностей: ◦ анализ должностей с помощью запросов; ◦ анализ должностей с помощью отчетов. Статистические данные могут быть представлены в графическом виде. Аналогичным образом с помощью данного запроса могут быть построены распределения сотрудников по должностям, группам должностей, подразделениям и трудовому стажу, а также могут быть рассчитаны комбинированные показатели. 5. Создание проекта по найму. Для выполнения работ по набору сотрудников система предлагает функциональность проектов по найму, регистрацию средств массовой информации, в которых будут размещаться объявления о вакансиях. 6. Планирование работы со СМИ. При регистрации обращений кандидатов система позволяет указывать источник информации, из которого была получена информация о вакансии. В дальнейшем эти данные могут использоваться для анализа эффективности работы с теми или иными СМИ с точки зрения поиска кандидатов на ту или иную должность 7. Учет событий в рамках проекта по найму осуществляется путем ввода информации об искомой должности, даты прекращения приема заявок (CV) от кандидатов и данных о контактных лицах - это сотрудники функциональных подразделений компании, к которым могут обращаться сотрудники отдела кадров с вопросами о нанимаемых кандидатах (должностные обязанности, область деятельности, характер работы, назначение интервью). 8. Регистрация кандидатов. Следующим этапом в процессе набора персонала является работа с кандидатами, от которых начинают поступать обращения. Для эффективной работы с кандидатами они должны быть зарегистрированы в форме «Кандидаты» Если же на должность претендуют сотрудники компании, то их в данной форме регистрировать не нужно. При создании заявок есть возможность выбора между кандидатами и сотрудниками. В случае, если кандидат станет сотрудником, его личные данные будут перенесены в карточку сотрудника. 9. Ввод данных резюме кандидатов. Система позволяет зарегистрировать данные CV кандидата, что может требовать времени менеджера отдела кадров и не является обязательной процедурой, однако наличие таких данных в системе является весьма удобным для дальнейшей работы менеджера по кадрам. Можно регистрировать следующие данные о сотруднике: образование, навыки, опыт работы, выборная должность, сертификаты, проектный опыт, фотографию кандидата и т. д. 10. Регистрация заявок от кандидатов. Система предлагает возможность автоматически отправить кандидату сообщение о том, что его заявка была принята к рассмотрению. Это считается правилом хорошего тона и особенно актуально в случае, когда речь идет о подборе высокопрофессиональных кадров. 11. Рассмотрение заявок кандидатов: ◦ автоматизированная переписка с кандидатом; ◦ планирование рассмотрения заявок (резюме) кандидатов. 12. Анализ процесса найма: ◦ анализ процесса найма посредством запросов; ◦ анализ и оперативный контроль процесса найма посредством отчетов. Для управления процессом подбора персонала в системе предусмотрен ряд запросов и отчетов, на основании которых можно получить разнообразную статистическую информацию о процессе найма сотрудников . С помощью отчетов можно получить информацию о степени фактической завершенности проекта, сколько осталось необработанных заявок кандидатов и сколько вакансий еще открыто. Система позволяет получить резюме сотрудника в форме отчета. В отличие от традиционного (бумажного) резюме, данное резюме может обновляться самим сотрудником на корпоративном портале компании. Таким образом, менеджер отдела кадров имеет возможность работать с актуальными данными резюме сотрудников . Решение задачи «Развитие персонала компании» Система позволяет вести учет навыков сотрудников, планировать развитие навыков, оценивать соответствие сотрудников занимаемой должности. На основании такого анализа могут приниматься решения о необходимости обучения сотрудника в случае недостаточности его навыков или переводе сотрудника на новую должность в случае превышения уровня его квалификации, требуемой для должности. Система также предоставляет возможность поиска подходящего кандидата по заданным критериям в области навыков, образования и наличия сертификатов среди сотрудников, кандидатов и контактных лиц, то есть всех людей, зарегистрированных в компании. Решение задачи «Развитие персонала» раскрывается при помощи автоматизации следующих операций: 1. Ввод данных о навыках: ◦ навыки сотрудников; ◦ навыки кандидатов (соискателей); ◦ навыки должностей (квалификационные требования); ◦ навыки курсов (необходимый уровень навыков для записи на курс). Навыки вводятся в нескольких местах: навыки можно настроить для сотрудников, которые сами могут заполнять данные о своих навыках посредством корпоративного портала. При регистрации навыка система позволяет указать опыт работы сотрудника в сфере, где используется данный навык (Рисунок 9). Для сотрудников система позволяет регистрировать навыки двух видов: текущий и целевой. Последние могут быть плановыми (то есть можно запланировать для сотрудника необходимость повышения уровня владения тем или иным навыком, например, к началу следующего года). Рисунок 9 - Анализ навыков сотрудников Система также позволяет вводить навыки для должностей. Здесь вводятся навыки, необходимые для того, чтобы занимать должность. При создании новой должности система позволяет копировать квалификационные требования из групп должностей в создаваемую должность. Данная возможность облегчает работу менеджера по персоналу в случае необходимости создания большого количества однотипных должностей и описания их квалификационных требований. В должностях (и группах должностей) для каждого навыка также указывается его важность. Этот показатель используется для балльной оценки навыков при поиске кандидатов. 2. Поиск кандидатов, соответствующих определенным требованиям к навыкам, образованию и сертификатам. Возможность поиска кандидатов по заданному набору характеристик имеет еще один важный для организации аспект. В случае подбора сотрудника на новую должность либо в функциональной оргструктуре, либо, что еще более актуально, в проектной или матричной, существует риск упустить из виду более подходящего на такую должность сотрудника компании, что может привести к снижению его удовлетворенности компанией, демотивации, и даже к поиску новой работы за пределами компании. 3. Анализ уровня навыков сотрудников компании. Система предоставляет ряд запросов и отчетов для анализа навыков. Диаграмма (Рисунок 10) отражает средний уровень владения навыками из определенной группы навыков сотрудниками компании в разрезе подразделений. На основании данной диаграммы могут приниматься решения о необходимости повышения уровня навыков в определенной области среди сотрудников определенного отдела. Рисунок - 10 Анализ уровня навыков сотрудников компании 4. Мониторинг состояния курсов, запланированных и проводимых в текущий момент в компании. Система позволяет вести планирование и учет курсов обучения сотрудников. Для проведения курсов могут привлекаться как сотрудники компании, так и сторонние организации. Можно планировать проведение курсов, предоставлять сотрудникам информацию о запланированных курсах, регистрировать сотрудников для участия в курсах, формировать сопроводительную документацию (программу, сертификаты, подтверждения регистрации). По окончании курсов может проводиться анкетирование сотрудников, результаты которого могут служить основанием для оценки навыков сотрудников. 5. Регистрация новых (планируемых) курсов: ◦ ввод параметров курсов; ◦ регистрация данных о гостиницах; ◦ регистрация данных о лекторах. 6. Администрирование слушателей курсов: ◦ регистрация слушателей курсов; ◦ подтверждение участия; ◦ печать сертификатов о прослушивании курсов. План обучения сотрудников находит свое отражение в системе в форме запланированных курсов. Сотрудники компании обычно самостоятельно регистрируются для прохождения курсов, однако они могут быть зарегистрированы и сотрудником отдела кадров. Система позволяет распечатать подтверждение заявки участника, которое может быть отправлено ему по почте или по электронной почте. После окончания курсов система позволяет запланировать для слушателей прохождение тестирования и оценки полученных знаний. Можно регистрировать как виды курсов (то есть тематики курсов), так и конкретные курсы (то есть мероприятия). 7. Структурирование курсов с использованием дорожек и сессий. Курсы могут принимать различные статусы. Статус «Создано» означает, что курс запланирован. Открытый курс становится доступным на Корпоративном портале компании и для данного курса становится возможной регистрация слушателей. После завершения курса он приобретает статус «Закрыто». При этом такой курс может быть удален, но может быть оставлен для истории или может быть отменен по тем или иным причинам. 8. Анализ информации о курсах и подготовка сопроводительной документации посредством отчетов. 9. Динамический анализ связанной с курсами деятельности. 10. Получение полной информации о курсах на Корпоративном портале. 11. Самостоятельная регистрация сотрудником для участия в курсах на Корпоративном портале. Есть возможность получать отчетность по курсам. 12. Мониторинг планов развития сотрудников. Система позволяет организовать эффективный процесс управления планами развития сотрудников, вводить планы развития сотрудников, регистрировать процесс выполнения таких планов, контролировать своевременность выполнения планов развития сотрудников, а также получать необходимую отчетность по планам развития сотрудников. 13. Мониторинг собеседований с сотрудниками. Система предоставляет менеджерам по персоналу отчеты обо всех планах развития сотрудников. Для каждого плана указаны запланированные мероприятия с момента прихода в компанию и знакомства с руководством до планов развития на будущее. С планами развития тесно связана функциональность собеседований. Собеседования проводятся для оценки деятельности сотрудников, учета их личных и карьерных планов. 3.4 Система Oracle HRMS Система Oracle HRMS — одна из наиболее функционально полных систем для организации работы службы персонала современного предприятия. Система является частью семейства Е-бизнес-приложений Oracle, предназначенных для полной автоматизации процесса управления предприятием. Основные составные части кадрового модуля — «Управление персоналом», «Зарплата», «Табельный учет», «Управление обучением». В состав E-Business Suite входят модули: «Управление персоналом», «Зарплата», «Самообслуживание», «Управление взаимоотношениями с заказчиками (CRM)», «Управление обучением и администрирование», «HR-Аналитика», «Oracle Tutor». • В основе Oracle HRMS — Интернет-технология, с помощью которой все участники процесса управления персоналом на предприятии работают в единой системе, что позволяет неограниченно пользоваться всей совокупностью актуальных сведений о потребностях, возможностях, реальных ситуациях в области кадрового менеджмента предприятия. В плане передовой HR-практики особого внимания заслуживает расчет компенсационного пакета и подход на основе учета компетенций. Единый «язык компетенций» в решении всех кадровых вопросов гарантирует, что знания и умения сотрудников будут должным образом зафиксированы и использованы. 3.5 Система управления предприятиями и корпорациями R/3 SAP AG Система управления предприятиями и корпорациями R/3 SAP AG— это единые решения программного обеспечения для интегрированного управления и обработки всех функций предприятия, которые помогают логически связать друг с другом соответствующие процессы и избежать автономных решений. Основные отличительные особенности системы в плане управления персоналом: • функциональность, система SAP HR реализует с помощью функциональных блоков основные функции и вопросы, связанные с управлением персоналом; • модульная структура, которая позволяет использовать приложения по отдельности или в сочетании с внешними системами, а также осуществлять поэтапное внедрение; • интеграция, которая обеспечивает самую высокую степень защиты и надежности данных и возможность связи с общими организационно-экономическими функциями. Основными компонентами модуля SAP HR являются: автоматизированные рабочие места «Администрирование персонала», «Основные данные», «Управление данными кандидатов», «Управление основными данными», «Расчет заработной платы и окладов», «Командировочные расходы»; «Планирование повышения квалификации», «Организация и планирование», «Описание рабочего времени и штатного расписания», «Предварительный выбор кандидатов», «Квалификации и квалификационные требования», «Управление повышением квалификации», «Планирование карьеры и замещения должностей», «Планирование расходов по содержанию персонала», «Планирование использования персонала», «Планирование рабочего времени». 3.6 Система «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8.0» Среди российских разработчиков наиболее популярны в области кадрового программного обеспечения решения и продукты от компаний 1С (1С:Зарплата и кадры) и «АйТи» (БОСС-Кадровик). Помимо этого есть специализированные продукты для малого и среднего бизнеса: «АиТ Кадры». Все они включают ведение кадровой документации, ведение отчетности в соответствии с требованиями Трудового Кодекса, ведение базы данных о соискателях, регистрацию движения персонала, учет аттестаций, управление мотивацией труда, ведение архива кадровой службы, учет фактически отработанного времени (табельный учет), расчеты с персоналом по оплате труда. Типовая конфигурация «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» для реализации кадровой политики компании и денежных расчетов с персоналом предусматривает: • расчет заработной платы; • управление финансовой мотивацией персонала; • исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда; • отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия; • управление денежными расчетами с персоналом, включая депонирование; • учет кадров и анализ кадрового состава; • автоматизация кадрового делопроизводства; • планирование потребностей в персонале; • обеспечение бизнеса кадрами; • управление компетенциями, обучением, аттестациями работников; • эффективное планирование занятости персонала. На рисунке 11 приведена схема автоматизации основных бизнес-процессов решением «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8». Рисунок 11 - Схема автоматизации основных бизнес-процессов решением «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8». Кадровый план Кадровый план - это инструмент планирования персонала, позволяющий составить следующие планы: • Организационно-должностной состав (количество работников по подразделениям и должностям). • Событийный план изменений организационно-должностного состава и затрат на персонал. • Затраты на оплату труда работников С целью поддержки коллективной работы по управлению персоналом функции по разработке и утверждению кадрового плана могут быть разделены между пользователями-менеджерами по управлению персоналом и руководителями предприятия. Кадровый план можно сформировать по центрам финансовой ответственности либо по структуре организаций-юридических лиц; можно заполнить по текущему состоянию кадров. Конфигурация содержит отчеты, позволяющие оценить эффективность кадровой работы. Инструмент утверждения изменений кадрового плана Это инструмент поддержки принятия решений для утверждения изменений кадрового плана. Инструмент утверждения кадрового плана вызывается из интерфейса «Управленческий», в пункте «Подбор персонала» главного меню. В прикладном решении реализованы специальные механизмы автоматизации процессов анкетирования и опросов. При помощи этого инструмента менеджер может проконтролировать изменения кадрового плана и утвердить их, а так же оперативно редактировать документы с изменениями. Благодаря справкам об изменениях и затратах на персонал, менеджер получает исчерпывающую информацию для принятия решения. Анализ фонда оплаты труда Для исчисления фондов оплаты труда используются плановые ежемесячные затраты, назначенные кадровым планом. Размер фонда оплаты труда - основное предназначение отчета. В отчете можно указать произвольный период. Показатели отчета рассчитываются помесячно. Аналитический отчет по фонду оплаты труда представляет рассчитанные показатели как в виде обычной таблицы или диаграммы в разрезе указанных пользователем группировок, так и в виде сводной таблицы, которая позволяет анализировать полученные данные в различных разрезах Управление финансовой мотивацией персонала Для управления мотивацией менеджеров и рядовых работников предприятия устанавливается зависимость уровня их дохода от результатов труда. Функционал управления мотивацией позволяет подобрать прозрачную и эффективную схему финансовой мотивации для любой должности. Рисунок 12 - Окно Утверждения изменений кадрового плана Прикладное решение позволяет: • Формировать схемы оплаты труда с неограниченным количеством поощрений и взысканий. • Вводить линейную и нелинейную зависимость размера поощрения/взыскания от результатов работы. • Вводить привычные названия для результатов работы. Показатели схем мотивации объединяются в следующие классы: • индивидуальные - используются для конкретных работников предприятия; • для подразделения - используются для работников соответствующего подразделения; • общие - используются для всех работников. Схема мотивации является основанием для расчета управленческой зарплаты и ввода данных, необходимых для ее расчета. На рисунке 13 и рисунке 14 приведены окна формирования показателей и данных по схеме мотивации. Рисунок 13 - Показатели схем мотивации Рисунок 14 - Данные по схеме мотивации С одной стороны, схема мотивации — это инструмент максимально эффективного использования каждого работника в интересах предприятия. С другой стороны, схема мотивации — это средство для достижения высокого уровня доверительности во взаимоотношениях между работником и предприятием. Работник четко представляет себе, что от него требуется и какая награда его ожидает в случае достижения тех или иных результатов. Регламентированный кадровый учет Помимо решения задачи управления данными о работниках в интересах управленческого учета предприятия, что имеет конечной целью наиболее полное использование потенциала каждого работника, подсистема управления персоналом обеспечивает ведение регламентированного кадрового учета в полном соответствии с требованиями текущего законодательства. Прикладное решение обеспечивает хранение следующей информации: личные данные о работниках как о физических лицах; подразделения и должности работника; служебные телефоны, адреса электронной почты, другая контактная информация. Для работы с данными, которые имеют отношение к определенному физическому лицу, но в информационной базе могут распределяться по разным справочникам и документам, предназначен специализированный инструмент конфигурации — "Управление данными работника" По накопленной информации о работниках можно построить разнообразные отчеты: списки работников, коэффициент текучести кадров и среднесписочная численность, движение кадров, статистика кадров, отчеты по отпускам (графики отпусков, использование отпусков и исполнение графика отпусков). Рисунок 15 - Личные данные сотрудника Штатное расписание организаций Штатное расписание является ведущей составляющей кадрового учета, его базой и основным структурным элементом. Для формирования и редактирования штатного расписания компании предназначена команда главного меню Документы, Изменение штатного расписания компании.. Основные действия по созданию штатного расписания выполняются на вкладке Штатные единицы. Здесь формируется перечень штатных единиц с указанием количества и размера ставок, а также иной информации. Штатное расписание организации может быть выведено по унифицированной форме Т-3. Отчет будет содержать список штатных единиц организации, а также месячный фонд заработной платы по каждой единице. Для каждой должности в соответствующих полях отображается следующая информация: наименование структурного подразделения, код структурного подразделения, должность, разряд, класс квалификации, количество штатных единиц, тарифная ставка, надбавка за вредность. Кадровый учет организаций Регламентированный учет кадров организации ведется независимо от учета работников предприятия и предусматривает документальное оформление отношений с сотрудниками в строгом соответствии с действующим законодательством (трудовые договоры, отпуска, командировки и т.д.), а также ведение персонифицированного и воинского учета. Физическое лицо может быть принято на работу в несколько организаций предприятия или в несколько подразделений одной организации. Но повторный ввод одних и тех же сведений о физическом лице при этом не потребуется. В программе регистрируется все изменения для каждого работника в регламентированном кадровом учете: прием на работу, служебные перемещения, отпуска и командировки, вплоть до увольнения. Аналитическая отчетность предоставляет возможность сформировать разнообразные списки работников организации, отобранные и сгруппированные по различным критериям. Регламентированная отчетность Формы регламентированной отчетности периодически изменяются решениями государственных органов. Фирма «1С» отслеживает эти изменения и предоставляет своим пользователям возможность оперативного обновления форм регламентированных отчетности в используемых конфигурациях. Для обновления форм используется эффективный штатный механизм обновления конфигурации. Процедуру заполнения регламентированного отчета можно запустить из любой формы. Рисунок 16 - Приказ о приеме на работу Для управления процессом заполнения регламентированного отчета используется диалоговая область, располагающаяся в верхней части его экранной формы. Заполненный бланк отчета частично доступен для редактирования. Доступность отдельных ячеек бланка демонстрируется цветом их фона. Часть ячеек окрашена в белый цвет — такие ячейки для редактирования недоступны. Ячейки, окрашенные в желтый цвет, рассчитаны на то, что пользователь сможет ввести в них информацию. А данные ячеек зеленого цвета вычисляются автоматически на основе данных других ячеек, в том числе заполняемых пользователем. Разная окраска ячеек облегчает интерактивную работу пользователя с отчетом. Но при подготовке отчета к печати все ячейки бланка окрасятся белым цветом. Управление компетенциями Для оценки персонала все чаще применяются критерии оценки, формализованные и единые для всей компании. Такие критерии, обычно, называют компетенциями. Система управления компетенциями позволяет: - Моделировать компетенции и формализовать оценки компетенций. - Создавать список должностных компетенций. - Проводить аттестацию работников по компетенциям. В помощь менеджеру по персоналу разработан глоссарий компетенций. Он состоит из трех разделов и насчитывает более десяти компетенций. Глоссарий поможет начать процедуру формализации критериев оценки Рисунок 17 - Справочник компетенций Аттестации работников Инструмент разработан для управления аттестациями работников. В едином интерфейсе реализована возможность проводить следующие работы: - Контролировать оценки работников. - Назначать аттестации. - Контролировать проведение аттестаций. - Анализировать оценки компетенций. Учет затрат на привлечение персонала Учет и анализ затрат на привлечение персонала необходим для оценки эффективности затрат ресурсов на обеспечение бизнеса персоналом. Система учета и анализа затрат позволяет накапливать необходимую информацию и содержит аналитический отчет. Учет источника поступления персонала интегрирован с инструментом «Набор персонала», что позволяет вести учет без дополнительных затрат. Планирование занятости работников В конфигурацию включена возможность планировать использование рабочего времени работников, в частности, планирование встреч (например, совещаний) и участие работников предприятия в мероприятиях (как внутренних мероприятиях, так и во внешних). Кроме того, для успешного проведения встреч, совещаний и других внутренних мероприятий предприятия можно планировать использование помещений, в которых эти мероприятия проводятся. Для учета и планирования занятости сотрудников в таких мероприятиях предусмотрено ведение документа «Участие в мероприятиях». Планирование отпусков работников Согласно трудовому законодательству каждому работнику любого предприятия предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск. Кроме этого, администрация может предоставлять еще ряд отпусков: отпуск за свой счет, дополнительный оплачиваемый отпуск за достижения в работе, отпуск в счет отработанного ранее времени (например, отгул) и т.д. Для учета отпусков организации предназначен документ Отпуска организации. Печатная форма этого документа представляет собой приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику по форме Т-6 или Т-6а. 3.7 Система «БОСС-Кадровик» Главной особенностью системы в сравнении с другими отечественными разработками является поддержка работы в крупных распределенных структурах. Программа работает на двух наиболее распространенных промышленных базах данных: Oracle Server («БОСС-Корпорация») и Microsoft SQL Server («БОСС-Компания»). БОСС-Кадровик позволяет: • планировать структуру организации, штатные расписания и кадровую политику; • производить расчет заработной платы, оперативный учет движения кадров; • вести административный документооборот по персоналу и учету труда, аттестации и определению потребностей (обучение, повышение квалификации) работников; • рекрутинг персонала на вакантные должности; • ведение архивов без ограничения сроков давности и многое другое. Состав системы: «Штатное расписание», «Учет кадров», «Табельный учет», «Расчет заработной платы», «Отчетность», «HR Management-контур». Важными достоинствами системы «БОСС-Кадровик» являются учет и быстрая реакция на изменения российского законодательства, быстрота внедрения и возможность адаптации к сложившейся на предприятии модели кадрового менеджмента, использование в качестве самостоятельного продукта или в виде подсистемы, интегрированной с уже действующей системой. В состав программного комплекса «АиТ:\Управление персоналом» входят следующие модули (Рисунок 18): Рисунок - 18 Состав программного комплекса «АиТ:\Управление персоналом» «Кадры», «Зарплата», «Табельный учет», «Учет рабочего времени», «Учет выполненных работ (Наряды)», «Персонифицированный пенсионный учет», «Планирование штатных расписаний», «Автоматизация работы с негосударственным пенсионным фондом», «Репликация». Преимуществами данного ИТ-решения являются: • обеспечение согласованной работы субъектов управления персоналом, исключение возможных противоречий и дублирования функций; • возможность консолидации данных о сотрудниках при многоуровневой и территориально распределенной структуре предприятия, передача сведений при любом качестве каналов связи и даже при их отсутствии; • возможность выбора состава программного комплекса исходя из специфики того или иного предприятия и конкретного рабочего места; • настройка системы в соответствии со спецификой предприятия, адаптивность системы к любой организационной структуре, отсутствие ограничений по численности персонала; • автоматический ввод массовых данных; • полная адаптация к российскому законодательству; • электронные архивы, предполагающие надежное бессрочное хранение информации; • интеграция с финансовыми системами и системами управления производством, поддерживающая непрерывность деловых процессов, позволяя в полном объеме использовать информационные ресурсы предприятия. Как выбрать нужное ИТ-решение и ИТ-продукт? Каковы основные критерии при выборе системы автоматизации? Во-первых, необходимо учитывать будущую область приложения системы, поддерживаемые функции, технологические характеристики и жизнеспособность — система должна иметь возможность расширения (масштабирования) и всегда быть современной, то есть основываться на лучших HR-практиках. Во-вторых, должно быть оптимальным соотношение «цена-качество» и количество успешно реализованных проектов. В-третьих, необходимо, чтобы поставщик или системный интегратор могли сопровождать ИТ-продукт в дальнейшем, то есть ИТ-решение должно идти в комплекте «soft + бизнес». 3.8 Информационная система HR-менеджмента ETWeb™ Enterprise от AXES Management Российская консалтинговая компания AXES Management разрабатывает системные HRMS-решения в области управления человеческим капиталом, опираясь на современные кадровые и IT-технологии. ETWeb™ может работать как самостоятельное приложение или интегрироваться с ERP системами (SAP, Oracle и т.п.), а так как ETWeb™ является web-приложением, то может полностью интегрироваться со всеми HR-системами. Последняя версия ETWeb™ Enterprise обеспечивает высокий уровень безопасности данных и доступа при максимальной функциональности . Система включает в себя следующие элементы. 1. Поиск и привлечение кандидатов: ◦ обеспечение быстрого и эффективного первого контакта с кандидатами; ◦ создание кадровых резервов персонала и управление ими; ◦ построение постоянных отношений с кандидатами; ◦ автоматизация размещения вакансий на всех источниках — через корпоративный портал, Интранет, кадровые агентства и сайты по трудоустройству, СМИ; ◦ создание для кандидатов интерактивной зоны на портале компании, где они могут управлять своими резюме, откликами, интервью, подключать себе оповещения о новых вакансиях; ◦ рассылка информации о новых вакансиях с помощью уведомлений по электронной почте и через SMS; ◦ контроль и анализ эффективности работы кадровых агентств; 2. Отсев и подбор кандидатов: ◦ все кандидаты отбираются и автоматически ранжируются по особым качествам и навыкам; ◦ автоматический поиск исключительного персонала; ◦ создание автоматических запросов на сканирование каждой анкеты для особого профиля. Запрос генерирует автоматические уведомления, когда обнаруживает кандидата, удовлетворяющего требованиям вашего профиля; ◦ модуль отсева, который позволяет предопределить критерии автоматического отклонения неквалифицированных кандидатов. Например, может понадобиться автоматическое исключение всех, у кого отсутствует разрешение на работу; ◦ понятийную категоризацию; ◦ ранжирование ответов анкеты на особые вопросы для выявления наиболее подходящих заявлений; ◦ интеграция сторонних оценочных инструментов; ◦ интеграция процесса отсева и подбора с лидирующими на рынке тестами, с оценочными инструментами от сторонних производителей тестов; ◦ автоматизированное профилирование и создание Резерва Персонала; ◦ поиск кандидатов среди резерва персонала через профиль кандидата; ◦ гибкий процесс подбора с автоматической связью по электронной почте; ◦ информационная панель по найму; ◦ отслеживание дублирующихся откликов; ◦ управление интервью. 3. Адаптация новых сотрудников: ◦ интеграция с системами HRM, «Расчет заработной платы»; ◦ управление документами и договорами; ◦ проверка рекомендаций. 4. HR-Менеджмент: ◦ электронные личные дела сотрудников и документооборот; ◦ стандартный интерфейс взаимодействия с основными системами, например с ERP-системами; ◦ конфигурируемые рабочие потоки, автоматические напоминания и контроль за выполнением задач; ◦ управление иностранными специалистами; ◦ поддержка шкалы должностей и балльной оценки должностей; ◦ возможности планирования карьеры; ◦ анализ требований к развитию; ◦ оценка риска потери ценных сотрудников; ◦ возможности разработки и внедрения систем мотивации персонала. 5. Управление компенсациями и льготами в соответствии с рынком: ◦ возможности исследований рынка оплаты труда; ◦ импорт, управление и оценка текущих данных рынка оплаты труда, полученных от различных компаний, проводящих исследования; ◦ анализ рыночных данных, полученных из различных источников, с целью определения конкурентных рыночных ставок оплаты труда; ◦ внедрение согласованных неизменяемых политик с поправкой на рынки труда с высоким спросом; ◦ анализ тенденций изменения рыночных данных и регулирование оплаты труда персонала в соответствии с ними; ◦ подготовка стратегических решений по оплате труда с помощью встроенной функции сценарного планирования. 6. Управление навыками и компетенциями: ◦ централизованная модель компетенций; ◦ профили компетенций для сотрудников, должностей и групп должностей; ◦ отчеты по оценке 360 градусов; ◦ согласованные, основанные на компетенциях рейтинговые шкалы; ◦ анализ потенциала сотрудников. GAP анализ; ◦ внутренние ротации персонала и проектный персонал; ◦ персональные «Желтые страницы» сотрудников. 7. Управление обучением и развитием: ◦ управление обучающими и развивающими мероприятиями, такими как ротации, коучинг, дистанционное обучение и т.д.; ◦ администрирование курсов; ◦ согласования заявок на обучение; ◦ публикация On-line каталога курсов; ◦ стандартные средства взаимодействия с внешними провайдерами; ◦ поддержка историй обучения и развития; ◦ автоматический подбор развивающих мероприятий. 8. Организационные диаграммы: ◦ Web-интерфейс для наглядного просмотра организационных схем; ◦ построение различных видов диаграмм; ◦ карты знаний; ◦ диаграммы карьерных путей; ◦ визуализация результатов оценки позиции; ◦ возможность детализации любого фрагмента отчета. 9. Персональный информационный сервис: ◦ сетевое приложение, полностью построенное на web-технологиях; ◦ доступ к системе с помощью любого web-браузера (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera и т.д.); ◦ генерация отчетов в различных форматах (PDF, XLS, HTML, TIF и т.д.); ◦ гибкость и масштабируемость решения в компаниях с количеством персональных информационных сервисов сотрудников от 50 до 150 000. Используя персональный информационный сервис, сотрудники могут получать и передавать наверх информацию и осуществлять контроль за ее движением. Каждый пользователь имеет персональный логин и пароль, которые позволяют ему иметь доступ ровно к такому количеству информации, которое соответствует его позиции. Руководители департаментов/отделов могут самостоятельно обновлять или добавлять информацию в «свои» разделы портала. 3.9 Электронный рекрутмент. Социальная сеть как инструмент рекрутмента В настоящее время все возрастающую роль в системах HR-менеджмента играют модули, автоматизирующие работу по найму специалистов и поиску вакансий и резюме в среде Интернет. Этой цели служат разнообразные «работные» сайты-порталы, которые собирают нужную информацию, помогая встретиться соискателям и работодателям. На российском рынке функционируют такие представители электронного рекрутмента, как: www.hh.ru, www.rabota.ru, www.job.ru и т.д. Интернет-заявки кандидатов на наем Резюме, присланные через Интернет, в том числе электронную почту, все в большей степени становятся предметом внимания организацией. Дело в том, что даже там, где этот метод длительное время рассматривается в качестве необходимого вспомогательного средства в работе с персоналом и активно это средство используется, некоторые технические новшества открываются как бы заново. Существенной предпосылкой для получения пакета заявительных документов в режиме онлайн является наличие на предприятии собственного выхода в Интернет и открытого сайта. Другое важное условие — указанная в рекламном объявлении вакансии возможность кандидату использовать он-лайн для отправки своих документов. Функции Интернета в отборе и найме достаточно широки. Во-первых, посредством выхода во Всемирную паутину у работодателя появляется возможность использовать ее как средство массовой информации и осуществлять самопрезентацию. Это является действенным инструментом маркетинга персонала: заочное знакомство с организацией может положительно влиять на формирование ее имиджа и соответственно на решение о возможном найме. Во-вторых, «не выходя из дома» организация может разместить сведения о вакансиях и пригласить кандидата заполнить анкету в режиме онлайн. В-третьих, все большее распространение получает практика тестирования кандидатов посредством Интернета и даже проведения с ними первичных собеседований. В-четвертых, Интернет может быть полезен работодателю в так называемых целях «фланкирования» (в военном искусстве фланкирование — ведение огня вдоль линии фронта во фланг боевого порядка противника). Под ними подразумевается острое положение с замещением вакансии, необходимость скорой отправки объявлений в газету и (или) помощи консультанта по персоналу. Согласно опыту многие организации посредством анонсирования вакансии в Интернете решают проблему покрытия долгосрочной потребности в работниках и регулярной — в молодых специалистах. Наиболее действенным «попаданием» к кандидату через сеть Интернет из всего контингента претендентов на вакансии является молодежь, с даты своего рождения приобщенная к компьютеру, Интернету и электронной почте. Молодые люди придают большое значение такой возможности информировать о себе потенциального работодателя и посредством электронной почты наниматься на работу. Присутствие предприятия в Интернете для этого круга претендентов — часто первый важный селекционный критерий в определении качества работодателя. Другой представительной группой претендентов, охотно использующих Интернет и заявительные документы в режиме он-лайн, практики называют рабочую силу, на настоящий момент занятую в различных должностях за рубежом. Например, из Польши необходимые заявительные документы посредством обычной почты до адресата в Германии идут в среднем 14 дней; ищущий работу из Венесуэлы может появиться на интервью не через короткое время, однако планирует через определенное время быть в Европе и хотел бы в это время участвовать в установочном собеседовании. Отмечая позитивные и негативные моменты в общении кандидата и работодателя через Интернет, специалисты приходят к выводу, что на многих предприятиях существует некоторый психологический барьер, взять который пока не в состоянии каждый из ответственных за работу с кадрами. Следование установившимся традициям, согласно которым претендент должен начать контактирование с классически оформленным пакетом документов, иногда создает в службе персонала предубеждение к кандидатам с «тремя залетными бумажками» электронной почты, сомнение в серьезности их намерений получить рабочее место именно на данной фирме. Положительное отношение к электронным заявкам прослеживается в большей степени в так называемых «компьютерных» организациях и подразделениях, что, по прогнозам, должно стать в перспективе нормой и для других работодателей. Минусом в электронных заявительных документах практики считают часто встречающиеся «неряшливые», непродуманные авторами формулировки. Другой недостаток для бумаг подобного ранга — нередкая доверительно-домашняя форма изложения (из привычки каждодневного циркулирования электронных писем между друзьями). Такие моменты могут свидетельствовать либо о том, что кандидат не сознательно, а по привычке жанра e-mail создал дискуссионную ситуацию с «самопрезентацией» или он не умеет «продать проект собственного дела». И в том и в другом случаях эксперт не сочтет автора серьезным претендентом на вакансию. Нормой в электронных документах на наем является идентичная с классической структура изложения, например табличная форма автобиографии и т.п., позволяющая в анализе документа применить те же оценочные критерии, что и к содержанию заявительных бумаг, присланных по почте. Практикой доказано, что интернет-заявки на получение рабочего места, оформленные с необходимыми требованиями, представляют действенный (в том числе также с позиций затрат) инструмент для первичного контакта и соответственно первичной селекции кандидатов. Ограниченный резюме и автобиографией, интернет-пакет должен быть впоследствии дополнен другими требуемыми бумагами и фотографией (иногда заявители присылают сканированное фото, что тоже для предварительного этапа отбора допустимо). В настоящее время становятся все более популярными и собирают на своих ресурсах большое количество пользователей социальные сети в Интернете — это онлайновое сообщество людей, объединенных определенными интересами, социальными группами (школа, институт, работа), профессиональной деятельностью или просто дружескими отношениями. Социальные сети являются хорошим источником полезной и нужной информации о людях, чем и пользуются рекрутеры. Социальная сеть odnoklassniki.ru больше ориентирована на поиск друзей и одноклассников, vkontakte.ru в основном объединяет людей по интересам, а moikrug.ru делает упор на деловые связи и профессиональные интересы. Профайлы пользователей социальных сетей по сути дела являются развернутыми резюме и могут служить альтернативой «работных» сайтов. Наметилась тенденция перехода менеджеров по набору персонала от использования платных и бесплатных job-сайтов к социальным сетям. Эта тенденция подкрепляется некоторыми особенностями и преимуществами социальных сетей как инструментов электронного рекрутмента, а также некоторыми недостатками job-сайтов: • пользователям, которые зарегистрировались на бесплатных сайтах, в силу открытого доступа к контактным данным поступает много ненужных сообщений, что заставляет некоторых соискателей удалять свое резюме; • на бесплатных job-сайтах размещаются, как правило, специалисты не очень высокой квалификации, поэтому при возникновении потребности в квалифицированных кадрах часть рекрутеров может искать ресурсы в социальных сетях, где можно найти кандидатов такого уровня и проверить рекомендации, которые могут подтвердить заявленный кандидатом уровень квалификации; • в социальных сетях можно найти анкеты людей, которые в данный момент не находятся в активном поиске (у них не стоит пометка «ищу работу»), но всегда готовы рассмотреть предложение. В этом состоит их преимущество перед платными job-сайтами, где резюме, как правило, размещают люди, которые активно ищут работу. • согласно исследованию существует всего небольшой процент пересечения анкет социальной сети «Моего круга» и резюме на job-сайте hh.ru, поэтому даже те рекрутеры, которые имеют доступ к платным сайтам, могут использовать социальные сети как дополнительный источник поиска кандидатов. 3.10 Системы дистанционного образования E-learning. Электронные бизнес-симуляции в управлении Успех и развитие национальных программ, коммерческих и некоммерческих образовательных организаций в конкурентной среде все в большей степени зависит от интеллектуального капитала (IC). В компаниях, организациях все в большей степени доминируют не основные фонды и материальные запасы, а информация, знания и другие элементы интеллектуального капитала. К интеллектуальному капиталу относят человеческий капитал и структурный капитал, внутренний и внешний по отношению к организации. 1. Под человеческим капиталом понимается совокупность знаний, компетенций и связей, которые имеют работники организации. 2. Внутренний структурный капитал подразделяют на ноу-хау, организационные структуры, процессы, методы, информационные системы обмена информацией и применения общего знания, системы и процессы управления, позволяющие концентрироваться на стратегии и приспособлять ее к условиям среды. 3. Внешний структурный капитал представляет собой устойчивые связи организации с внешними партнерами — поставщиками, посредниками, клиентами (отношения с клиентами называют еще клиентским капиталом). Сегодня для бизнеса не только и не столько труд или капитал является источником прибыли корпорации, а инновационная деятельность предпринимателя. Идеи, знания и информация, в том числе и электронная (особенно Интернет-ресурсы), являются неотъемлемой и важнейшей частью как процессов производства продуктов, так и процессов организации предприятия, обмена информацией с клиентами, потребителями, поставщиками, конкурентами. Поэтому необходимость перехода от традиционной системы образования к системе открытого непрерывного образования становится все более очевидной. Наиболее характерными чертами этой системы должны являться: • возможность выбора формы, содержания и темпов обучения; • доступность территориально распределенных источников информации; • дистанционное обучение, в т.ч. доступность лабораторного оборудования для учебных и научных целей. Конечным результатом информатизации образовательной системы является предоставление образования посредством дистанционного обучения (ДО, e-learning). При этом под системой дистанционного обучения может пониматься любая форма учебного процесса, когда преподавателя и слушателя разделяет существенное расстояние. Помимо доступа к учебным материалам, такая система дистанционной организации учебного процесса подразумевает возможность связи с преподавателем, получение консультации в режиме on-line, а также проверку знаний по окончании обучения. Электронные учебные материалы могут быть разделены на две большие группы: обучающие системы, работающие локально на ПК, и ресурсы, доступные через Интернет. Главным преимуществом локальных электронных учебных материалов является их автономность, независимость от Интернет-соединения. Локальные обучающие системы обладают недостатком, который становится очень существенным в условиях постоянной модернизации учебных программ. Они быстро устаревают, и для их обновления требуется приобретение новой версии на новом носителе. Этого недостатка лишены системы с он-лайн-доступом. Использование в качестве обучающих материалов Интернет-ресурсов позволяет при условии надежного подключения к глобальной сети всегда иметь под рукой самую свежую информацию. Другие требования к учебным средствам в Интернете формируются в зависимости от способа их использования. В качестве учебных средств можно использовать не только образовательные порталы, но и существующее изобилие сайтов, посвященных научно-популярной и научно-новостной тематике. Интегрированные в единую образовательную систему, порталы создают возможности для дополнительного образования, повышения квалификации, получения необходимой информации по интересующим вопросам в любой момент времени. По прогнозам аналитиков к 2018 г. компьютеры смогут осуществлять перевод с других языков в режиме реального времени с качеством, достаточным для правильного понимания и организации эффективного взаимодействия. Это окончательно сделает рынок образования глобальным. Тогда у работников предприятий, в том числе и провинциальных, появится возможность воспользоваться учебными пособиями любого университета мира. Это позволит снять препятствия в виде недостатка учебного контента на пути развития дистанционного обучения в России. Одним из перспективных видов и средств бизнес-обучения являются электронные бизнес-симуляции, предназначенные для интерактивного обучения пользователей ключевым компетенциям: стратегическому мышлению, анализу рынка, принятию решений, планированию, командной работе и лидерству. Кроме того, они позволяют участникам расширить кругозор, поменявшись функциональными ролями,— в области маркетинга, производства, разработки, логистики, HR, что очень важно для лучшего понимания бизнеса и партнеров по нему. Исследования подтверждают более высокую эффективность бизнес-симуляций по сравнению с традиционными форматами обучения (семинары, кейс-стади, тренинги с использованием бизнес-кейсов). В качестве основных факторов преимущества и успехов симуляций можно выделить такие: • высокая мотивация и вовлеченность участников; • возможность связать теоретические знания с реальными бизнес-ситуациями; • свобода экспериментировать в близкой к реальности, но при этом безопасной среде; • возможность получить обратную связь от бизнеса непосредственно после принятия решений; • дополнительные навыки командной работы и лидерства применительно к конкретным бизнес-задачам. 3.11 Информационная безопасность и эффективность информационных систем и технологий управления Информационная безопасность (ИБ) рассматривается нами в плане защиты корпоративных интересов. Политика безопасности для любой компании рассматривается, как правило, в качестве набора внешних и корпоративных стандартов, правил и норм поведения, отвечающих законодательным актам страны и регламентирующих сбор, обработку, распространение и защиту информации. Такая деятельность регламентируется законодательством, примерами которого служат: «Доктрина информационной безопасности Российской Федерации» № Пр-1895 от 09.09.2000 г.; Федеральные законы — № 149-ФЗ от 27 июля 2006 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; № 152-ФЗ от 27 июля 2006 г. «О персональных данных»; № 98-ФЗ от 29 июля 2004г. «О коммерческой тайне» и др. Эти документы определяют стандарты и правила, в каких случаях и каким образом пользователь имеет право оперировать с конкретными наборами данных. Так, чтобы защитить свои информационные ресурсы, в соответствии с действующим законодательством необходимо осуществить комплекс организационных и технических мероприятий по защите информации, важной составляющей которого и является применение сертифицированного в системе Федеральной службы по техническому и экспортному контролю РФ (ФСТЭК) программного обеспечения, оснащенного криптографическими алгоритмами шифрования, находящимся в ведении Федеральной Службы Безопасности РФ (ФСБ). Из всего разнообразия средств информационной безопасности информационных технологий, которые предлагает рынок (Рисунок 19), рассмотрим те, которые непосредственно позволят уменьшить степень угроз для деятельности менеджера по набору персонала или другого какого-либо специалиста компании. Поэтому выделим наиболее актуальные наборы IT-средств защиты информации, о которых должны знать менеджеры по управлению персоналом. 3.12 Средства обеспечения надежного хранения информации с использованием технологии защиты на файловом уровне (File Encryption System— FES) Технологии защиты информации на файловом уровне позволяют скрыть конфиденциальную информацию пользователя на разнообразных носителях (жестком диске компьютера или сетевых дисках) путем кодирования содержимого файлов, каталогов и дисков. Доступ к данной информации осуществляется по предъявлению ключа, который может вводиться с клавиатуры, храниться и предоставляться со смарт-карты, HASP-ключей или USB-ключей и т.д. Помимо этого данные средства позволяют мгновенно уничтожить информацию при подаче сигнала «тревога» или при «входе под принуждением», а также блокировать компьютер в перерывах между сеансами работы. Актуальность проблемы защиты данных на серверах и резервных копиях подтверждается большим количеством инцидентов, происходящих с этими носителями в последнее время. Основными предпосылками этого многие аналитики называют повышение степени централизации данных, увеличение их объемов, а также рост емкости и миниатюризацию носителей. Кроме этого, в последнее время в связи с ориентацией бизнеса на клиента стали бурно развиваться системы типа CRM, в которых накапливаются персональные данные (адрес, номер паспорта/водительского удостоверения, номера счетов и т.д.), и которые могут быть использованы для того, что сейчас называют «кража личности» («identity theft»). Наиболее приемлемой технологией защиты, известной на сегодня, является шифрование. Шифрование должно быть «прозрачным», то есть данные должны автоматически зашифровываться при записи на носитель и расшифровываться при чтении. 3.13 Средства авторизации и разграничения доступа к информационным ресурсам, защита от несанкционированного доступа к информации Информационные технологии находятся сегодня в противоречивой ситуации: с одной стороны, от ИТ требуют максимальной гибкости и открытости в пользовании информацией, c другой стороны - они находятся под сильным давлением требований к конфиденциальности корпоративных данных. Отсюда и требования по применению средств ИТ-безопасности: 1) предотвращение несанкционированного доступа к базам данных или злоупотреблений содержащейся в них информацией; 2) предотвращение утечки информации из организации через общие каналы связи; 3) обеспечение информационной безопасности ноутбуков и съемных носителей данных. Необходимо признать, что системы ИТ-безопасности пока не имеют «защиты от дурака», т.е. ничто не помешает инсайдеру брать конфиденциальные данные домой в своем ноутбуке или копировать их на съемный носитель. Но обнаружить утечку информации и потом найти и наказать виновного они могут. Быстрыми темпами развивается индустрия биометрического сканирования и распознавания при авторизации и доступе. В число наиболее значимых из них входит, во-первых, наращивание применений биометрии в государственных системах. Во-вторых, осознание бизнес-структурами потребности и необходимости в распознавании людей (а не жетонов или карт) при доступе в здания и к корпоративным информационным ресурсам. В-третьих, рост мобильности населения и децентрализация управления человеческими ресурсами, что требует надежной идентификации. В-четвертых, расширение сервисов «электронного правительства», при котором государство заинтересовано в адресном предоставлении соответствующих информационных услуг, то есть в идентификации граждан. 3.14 Средства защиты от внешних угроз Средства защиты от внешних угроз при подключении к общедоступным сетям связи (Интернет), а также средства управления доступом из Интернета с использованием технологии межсетевых экранов (FireWall) и содержательной фильтрации (Content Inspection) предполагают решение таких задач как: • безопасное взаимодействие пользователей и информационных ресурсов, расположенных в Интернет и Интранет-сетях, с внешними сетями; • создание технологически единого комплекса мер защиты для распределенных и сегментированных локальных сетей подразделений предприятия; • построение иерархической системы защиты, предоставляющей адекватные средства обеспечения безопасности для различных по степени закрытости сегментов корпоративной сети. Принципиальное назначение систем предотвращения вторжения заключается в том, чтобы обеспечить безопасность защищаемых объектов от воздействия, которое признано вторжением или нарушением безопасности. При этом времена, когда для обнаружения факта атаки считалось достаточным найти некий характерный шаблон трафика, или «сигнатуру», уже прошли. Сегодня считается, что для успешного обнаружения атак IPS должна обладать свойствами и функциями обучения и самообучения. Лавинообразное распространение вирусов («червей», «троянских коней», шпионских программ) стало большой проблемой для большинства компаний и государственных учреждений. Так, в марте 2010 г. сканеру Norton Antivirus было известно около 92131 вирусов, а база программы содержала порядка 500000 сигнатур. Каждый месяц появляется более 400 новых разновидностей. При этом считается, что основной путь «заражения» компьютеров через Интернет. Поэтому в настоящее время уже стало недостаточно технологической реактивности антивирусной защиты, когда компьютер уже заражен и начинает свою работу антивирус. Отсюда важнейшей тенденцией развития антивирусного ПО стало применение проактивных технологий эффективной защиты в период «окна уязвимости», пока угрозы еще не классифицированы антивирусными разработчиками. Для применения Интернета в бизнесе должны функционировать системы, имеющие такие характеристики, как надежность и безопасность. А для этого необходимо решить такие задачи, как: • защиту (конфиденциальность, подлинность и целостность) передаваемой по сетям информации; • контроль доступа в защищаемый периметр сети; • идентификацию и аутентификацию пользователей сетевых объектов; • централизованное управление политикой корпоративной сетевой безопасности. Одним из современных способов решения является внедрение электронной цифровой подписи (ЭЦП) - одного из сервисов безопасности, который помогает решать задачи целостности, доступности и неотказуемости от авторства. Для полноценного функционирования электронной цифровой подписи требуется создание развитой инфраструктуры, которая известна в России как инфраструктура открытых ключей или Public Key Infrastructure (PKI) - в международной терминологии. Под этим термином понимается полный комплекс программно-аппаратных средств, а также организационно-технических мероприятий, необходимых для использования технологии с открытыми ключами. Тема 4. Экономическая эффективность применения информационных технологий управления предприятием 4.1 Источники экономической эффективности информационных технологий Источниками экономической эффективности являются реальные возможности улучшения производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия, повышения эффективности производства за счет совершенствования системы управления им. Источники эффективности автоматизированной системы управления предприятием – потенциально существующие на предприятии резервы производства и упущенные возможности. Учитываются следующие направления повышения эффективности производства, поддающиеся количественной оценке: 1. увеличение выпуска продукции за счет более рационального использования производственных и трудовых ресурсов, оптимизации производственной программы предприятия; 2. повышение производительности труда производственных рабочих вследствие сокращения потерь рабочего времени и простоев производственного оборудования; 3. установление оптимального уровня запасов материальных ресурсов и объемов незавершенного производства; 4. повышение качества выпускаемой продукции (сокращение брака, повышение сортности) и экономия, получаемая потребителями; 5. снижение затрат на выпуск продукции за счет возможного сокращения административно-управленческого персонала, оптимизации технико-экономического и оперативно-календарного планирования, улучшения оперативного регулирования производства, экономии условно-постоянных расходов. Использование перечисленных источников экономической эффективности автоматизации управления производством направлено на снижение себестоимости производимой продукции, что обеспечивает получение соответствующей прибыли на предприятии, внедрившем автоматизированную систему управления. Многообразие современных информационных технологий требует уточнения и корректировки методики оценки экономической эффективности по каждому конкретному проекту. Например, для экономической оценки внедрения коммуникационной системы источниками эффективности выступают снижение затрат на организацию обмена информацией, увеличение скорости передачи информации, повышение управляемости информационными ресурсами. Для оценки эффективности от внедрения автоматизированных систем документооборота – снижение трудоемкости и себестоимости подготовки, обработки и использования документов. Сложность заключается в правильном выборе источников эффективности. В зависимости от сложности систем число их может насчитывать десятки. Ключевыми факторами экономической эффективности являются: • минимизация упущенного дохода или формирование новых источников дохода; • снижение текущих производственных (эксплуатационных) затрат; • снижение административно-управленческих затрат; • минимизация налоговых и других обязательных выплат, снижение штрафных санкций и прочих расходов; • снижение потребности в капитальных затратах; • увеличение оборачиваемости текущих активов. 4.2 Международная практика оценки экономической эффективности информационных систем В международной практике для оценки экономической эффективности информационных систем применяются достаточно много моделей, а именно: оценка совокупной стоимости владения информационными системами (Total Cost of Ownership, ТСО), оценка возврата инвестиций (Return on Investment, ROI), стандартные методы оценки экономической эффективности инвестиций (отдача инвестиций), отдача активов, цена акционера, оценка единовременных затрат на внедрение и закупку программно-аппаратных комплексов и др. Рассмотрим наиболее известные из них ТСО, ROI и метод отдачи активов. Общая стоимость владения информационными системами, ТСО Общая стоимость владения ТСО является одним из важных критериев при выборе одного из нескольких технических решений, так как дает его экономическую обоснованность. ТСО единственный (или один из немногих) количественный показатель для обоснования бюджета компании на информационные системы. Архитектура ТСО и модели расчетов были разработаны и усовершенствованы экспертами Gartner Group на протяжении нескольких лет. В основу модели ТСО положены две категории расходов (затрат): прямые (бюджетные) и косвенные. I. Прямые расходы включают в себя следующие группы затрат: • капитальные затраты (оборудование и программное обеспечение), • расходы на управление ИТ , • расходы на техническую поддержку HW и SW, • расходы на разработку прикладного программного обеспечения внутренними силами, • расходы на аутсорсинг, • командировочные расходы, • расходы на услуги связи, • непредвиденные группы расходов. II. Косвенные расходы состоят из двух групп источников возникновения косвенных расходов, связанных с использованием информационных технологий. Суть первой группы косвенных расходов состоит в том, что, если информационная система спроектирована плохо (например, большое время остановок сервера), то это вызывает непроизводительное расходование времени у пользователей (перерывы в работе) или даже потери в бизнесе компании. Как правило, косвенные расходы трудно определить напрямую. Однако их следует учитывать при проектировании информационных систем и организации технической поддержки. Следует различать плановое время неработоспособности и сверхнормативное. Суть второй группы косвенных расходов состоит в организационной стороне информационных технологий и состоит в том, что вследствие ненадлежащей поддержки со стороны штатных сотрудников информационных технологий их конечные пользователи внутри компании сами вынуждены заниматься вопросами восстановления работоспособности, самообучением и т.д., что также уменьшает производительное их время работы. Таким образом, ТСО - это качественная ключевая характеристика, отображающая экономические аспекты состояния информационных технологий в компании и показывающая эффективность их работы. Оценка возврата инвестиций ROI (Return on Investment) Модель ROI, как и TCO, принадлежит Gartner Group и рассчитывает коэффициент возврата инвестиций в инфраструктуру предприятия. Анализ этого показателя рассматривается как способ продемонстрировать необходимость вложения средств в информационные технологии. Для оценки доходной части, как правило, сначала анализируют те направления бизнеса, те цели, которые нужно достичь путем внедрения информационного проекта либо с появлением каких-то новых продуктов, дающих принципиально новую информацию. Берут измеримые показатели бизнеса (например, сокращение операционных расходов, поддержка конкурентоспособного состояния, улучшение внутреннего контроля) и по ним делают оценки эффекта. Далее согласно методике рассчитывается коэффициент возврата инвестиций в инфраструктуру предприятия по формуле (1): ROI=Эф/И (1) где Эф - эффект от внедрения ИТ; И - инвестиции в ИТ. Западные компании используют ТСО как расходную часть и ROI как расчетную. При оценке экономической эффективности вложения в информационные технологии рассматриваются не как затраты, а как инвестиции в основной бизнес. Соответственно, для оценки экономической эффективности используются те же инструменты и процедуры, что и в любом инвестиционном проекте. Отдача активов По прогнозам Gartner Group, такая модель будет актуальной в ближайшее время. Информационная система рассматривается как активы предприятия, которые должны приносить определенную отдачу. Эффективность использования капитала оценивается исходя из ставки альтернативной доходности (например, информационная система дает большую отдачу, чем вложения в высокодоходные акции). Для этого рассчитывают коэффициент превышения ставки доходности ИТ над ставкой альтернативной доходности по формуле (2): К = Сдит/Сдальт (2) где К - коэффициент превышения ставки доходности ИТ над ставкой альтернативной доходности; Сдит - ставка доходности ИТ; Сдальт - ставка альтернативной доходности. 4.3 Методы оценки эффективности обучения персонала информационным технологиям Внедрение современных информационных технологий - дело дорогостоящее. Хотя конечная цель - повышение конкурентоспособности предприятия - при верном подходе оправдывает средства (материальные). Сегодня ни один руководитель не будет заниматься информатизацией своего производства без просчета прямых выгод от ее внедрения и эксплуатации, что невозможно без тщательного анализа и определения их экономической эффективности и целесообразности. И это понятно - стоимость ошибки может слишком дорога. Важность обучения персонала в области информационных технологий уже никем не ставится под сомнение. Если 10 лет назад российские руководители могли себе позволить политику «не знаешь - уволим, возьмем того, кто все знает», то сейчас сторонники такого подхода рискуют просто разорить компанию. Знания в области IT-технологий устаревают в течение 3 - 5 лет. Квалифицированных специалистов в несколько раз меньше, чем рабочих мест. Найти знающего всю специфику конкретного бизнеса человека, готового практически сразу выполнять сложные специфические бизнес-задачи, трудно, а обучать специфике в процессе работы нового сотрудника для компании крайне затратно. С увеличением конкуренции и усилением борьбы за сокращение бюджетов пришло понимание необходимости оценки квалификации и тщательного планирования и анализа затрат на обучение. Оценка эффективности обучения персонала в передовых кампаниях в настоящее время базируется на пятиуровневой модели Киркпатрика-Филипса. К предложенным в 1957г. Дональдом Киркпатриком четырем уровням оценки («Реакция», «Обучение», «Поведение» и «Результат») Джек Филипс добавил давно известный в экономике пятый уровень - ROI (Return on Investment, коэффициент возврата инвестиций). Этот шаг сразу повысил уровень качества количественного, экономического, подхода к обучению персонала. Подход одобрен Американской ассоциацией тренинга и развития (ASTD). Его берут на вооружение ведущие западные компании, предусматривая обязательную оценку финансовой эффективности новых корпоративных программ обучения. Тем не менее, идея Филипса о возможности и необходимости подсчета по простым формулам отдачи от вложений в обучение персонала до сих пор подвергается серьезной критике. Противники Филипса считают, что в случае безусловной необходимости обучения для реализации компанией своих задач и осуществления инноваций правильнее будет оценивать удельные затраты на достижение результатов, ради которых и проводится обучение. Например, если компания приобретает новое оборудование, то персонал нужно научить работать с этим оборудованием. Такое обучение может быть более или менее эффективным с точки зрения расходов денег и времени, а также с точки зрения качества подготовки. Оценка по этим критериям может быть проведена без применения ROI. Многие центры, занимающиеся обучением персонала в области информационных технологий, сторонники именно такого подхода. Тренинги и курсы в этой сфере деятельности существенно отличаются от тренингов по мотивации, лидерству, менеджменту, работе в команде, управлению временем, проведению презентаций, продажам, личному развитию и так называемым «мягким навыкам» (soft skills). В области информационных технологий задача обучения - сделать так, чтобы сотрудники могли использовать вычислительную технику, т.е. определенные программные и аппаратные средства, с необходимым уровнем эффективности. Важнейшим фактором в обучении информационным технологиям - в отличие от курсов и тренингов по soft skills - является понятие стандарта. Как правило, стандарт формализуется в виде требования пройти определенную процедуру тестирования. В зависимости от технологии тестирования и характера теста («угадайка», «симуляционный») могут быть проверены не только знания, но и навыки работников. Как же оценить эффективность вложений в обучение? Эффективность вложений в обучение можно оценить через удельные затраты на работу одного сертифицированного специалиста в течение года. Чем меньше эти затраты, тем выше эффективность. Затраты зависят от стоимости основного и вторичного обучения. Вторичное обучение требуется в случае, если сотрудник не получил необходимых знаний (не сдал экзамен) или уволился в течение года. Для любого предприятия важен вопрос: возможно ли снизить затраты на обучение? И если да, то как? Для снижения затрат на первичное обучение центры вендоров предлагают каждому слушателю индивидуальную программу обучения на курсах, построенных по блочно-модульному принципу. Программа составляется таким образом, что слушатель посещает только те модули, которые содержат новую для него информацию. Это требует тщательного выяснения предварительной подготовки слушателя, для чего проводится обязательное тестирование до начала обучения с использованием серверов тестирования, анализируется информация о ранее прослушанных специалистом курсах и полученных сертификатах. СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ Основная литература 1. Информационные технологии в менеджменте (управлении): учебник и практикум для академического бакалавриата / Ю. Д. Романова [и др.] ; под общ. ред. Ю. Д. Романовой. – М. : Издательство Юрайт, 2018. – 478 с. – (Серия : Бакалавр. Академический курс). – ISBN 978-5-9916-8212-1. – Режим доступа: www.biblio-online.ru/book/F293BFB1-C447-4AD2-B8A3-56F85FE5C980. 2. Моргунов, А. Ф. Информационные технологии в менеджмент: учебник для академического бакалавриата / А. Ф. Моргунов. – М.: Издательство Юрайт, 2018. – 266 с. – (Серия : Бакалавр. Академический курс). – ISBN 978-5-534-00337-6. – Режим доступа : www.biblio-online.ru/book/94987C93-B6E7-470B-ACC8-6682536BF624. Дополнительная литература 1. Информационные технологии в менеджменте : учебник и практикум для академического бакалавриата / Е. В. Майорова [и др.] ; под ред. Е. В. Черток. – М. : Издательство Юрайт, 2018. – 368 с. – (Серия : Бакалавр. Академический курс). – ISBN 978-5-534-00503-5. – Режим доступа : www.biblio-online.ru/book/478DE08C-289F-48A2-8FF9-2AC28C1A0AFC. 2. Информационные технологии в экономике и управлении : учебник для академического бакалавриата / В. В. Трофимов [и др.] ; под ред. В. В. Трофимова. – 2-е изд., перераб. и доп. – М. : Издательство Юрайт, 2018. – 482 с. – (Серия : Бакалавр. Академический курс). – ISBN 978-5-534-03785-2. – Режим доступа : www.biblio-online.ru/book/C89EF76F-C000-4C33-B608-776F83BCBF18. 3. Пахомова, Н.А. Информационные технологии в менеджменте [Электронный ресурс] : учебно-методическое пособие / Н.А. Пахомова. – Электрон. текстовые данные. – Саратов: Ай Пи Эр Медиа, 2018. – 93 c. – 978-5-4486-0033-3. – Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/70765.html 4. Плахотникова, М. А. Информационные технологии в менеджменте : учебник и практикум для прикладного бакалавриата / М. А. Плахотникова, Ю. В. Вертакова. – 2-е изд., перераб. и доп. – М. : Издательство Юрайт, 2015. – 326 с. – (Серия : Бакалавр. Прикладной курс). – ISBN 978-5-9916-4788-5. – Режим доступа : www.biblio-online.ru/book/EFD4E1A3-4420-4E60-9E76-4DD1C84CD2F6.