Документы, способы их создания, функции, классификация

Документы, способы их создания, функции, классификация 1 Развитие способов создания документов     Понятие «документ» является базовым для науки «документоведение». Документоведение - научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления. Термин « документ» (от лат. documentum - доказательство, свидетельство) в русский язык ввел Петр I, трактуя его как «письменное свидетельство и доказательство». Терминология российского документоведения и ДОУ зафиксирована в государственном стандарте ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Документ (документированная инф ормация) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. 2 Способы создания документов     3 Написанное остается во веки веков (лат инский аф оризм) Документ возникает в результате записи информации или, иначе говоря, в результате документирования информации. При создании документа могут использоваться разные способы записи информации и различные носители. Выделяют несколько ступеней (этапов) развития письма. Этапы(ступени) развития письма Первая ступень - пиктограф ическое письмо возникло 8-6 тыс. лет до н.э. Иначе его называют «рисунчатое письмо». Инструкции о порядке пользования различными приборами часто составляют в виде набора картинок, и эта информация понятна покупателю в любом уголке мира.  Вторая ступень - идеограф ическое (логограф ическое) письмо. В этом типе письма знаки, которые остались картинками, передают уже отдельные слова. Первые документы, написанные этим способом, обнаружены при изучении первых цивилизаций 4 Египта и Месопотамии.  Этапы(ступени) развития письма     Третья ступень – слоговое письмо, в котором каждый знак равен слогу. Древнейшие слоговые знаки возникли из логограмм в шумерском письме во II тысячелетии до н.э. С помощью слогового письма были созданы ассиро-вавилонская, урартская, корейская и японская письменности, письмо народа майя. Четвертая ступень – буквенно-звуковое письмо. Оно делится на консонантно-звуковое письмо (передает только согласные) и вокализовано-звуковое письмо (передает как согласные, так и гласные). Считается, что вокализовано-звуковое письмо создано на основе слогового финикийцами, у которых его впоследствии позаимствовали и усовершенствовали греки. От греческого алфавита ведут свое происхождение почти все последующие вокализовано-звуковые системы мира. Так возникло текстовое документ ирование - запись информации в виде текст а письменного документ а. 5   Но сам принцип записи текстовой информации не изменилась. Человек по-прежнему записывает (вводит в память компьютера) информацию, используя буквы алфавита, а сохраняет и передает ее - в виде текста письменного документа. Письменная природа является неотъемлемым свойством документа. Однако следует различать понятие письменной ф ормы документа (как результата процесса изготовления текстовых документов – заявлений, договоров, справок и т.д.) от более широкого понятия письменной сущност и документа - записи (ф иксации) в нем инф ормации. Используя этот подход, к документам можно отнести кино- и фотодокументы, аудио- и видеозаписи, электронные документы. 6 Классификация документов по способу фиксации и представления информации Все существующие документы можно разделить на две группы: рукописны е и машинописны е.  Разные виды рукописных и машинописных документов объединяет общий принцип способа записи информации, который, не вдаваясь в технические детали, можно сформулировать как «что вижу и что слышу, то и пишу» (непосредственно или путем преобразования видимого или слышимого спектра волн в фиксируемый спектр электронных сигналов). В технике такие способы называют аналоговы ми. 7  Классификация документов по способу фиксации и представления информации   Элект ронны е документ ы (электронно-цифровые документы), в которых форма исполнения записи цифровая, а способ записи основан на принципе преобразования (кодирования) информации. Информация, представленная в электронноцифровой форме может быть воспринята человеком только при помощи соответствующих технических и программных средств, интерпретирующих закодированных сигналы. Электронные документы образуют альтернативный аналоговым вид документов, но любой аналоговый документ в настоящее время может быть преобразован в электронный 8 Классификация документов по способу фиксации и представления информации   Основной формой электронных документов является файл. Организационная форма представления информации в электронном виде на основе файловой структуры и системы файлов осталась неизменной при смене всех существующих поколений ЭВМ. При этом файл (цифровая запись информации, например, на твердом диске, CD-диске, или дискете) с такими атрибутами файла, как имя, расширение, дата создания, объем и т.д., по своей функции выполняет роль материального носителя документ а. С другой стороны, при активизации файла формируется нематериальны й образ электронного документа, который можно копировать, передавать по коммуникационным каналам и принимать без перемещения материального носителя, содержащего исходную информацию 9 Классификация документов по способу фиксации и представления информации   В управленческой информации, в основном, используются электронные документы, в которых информация представлена в виде текста, таблиц, графических изображений и т.д. К электронным документам также относятся инструментальные средства, решающие определенную целевую задачу (например, базы данных, программное обеспечение персонального компьютера или симкарты). Развитие и широкое использование сети «Интернет», как интерактивной среды или как сейчас говорят «гипермедийной среды», привело к возникновению таких многомерных электронных документов, как веб-документ ы - сложных цифровых документов, состоящих из набора электронных файлов, которые при их активизации воспроизводятся как страницы веб-сайта. 10 Определение документа   Документ (документ ированная инф ормация) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Таким образом, понятие «документ» формируется из следующих составляющих: информации, материального носителя, записи (фиксации), информации, а также возможности идентификации информации посредством реквизитов. Последнее кардинально отличает документ от других носителей информации. 11 Определение документа   Реквизит ами называются обязательные элементы оформления официального документа (например, подпись, дата, регистрационный номер и т.д.). Для установления подлинности документа (идентификации информации) в нем необходимо наличие определенного набора реквизитов. Состав и правила оформления реквизитов управленческих документов изложены в главе 3 пособия. Существует еще одна особенност ь документ а, отличающая его от недокументированной информации. Для документа характерно обращение в динамической информационной системе, включающее этапы его создания, передачи, приема, обработки, хранения, поиска. 12 Определение документа   Специалисты в области информационных технологий «договорились» определять документ как «объект инф ормационного взаимодейст вия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды». Это закреплено в национальном стандарте из серии «Информационные технологии» ГОСТ Р 52292-2004. «Электронный обмен информацией. Термины и определения». 13 Функции документа    Любой документ выполняет несколько функций, при его создании может преследоваться несколько целей, и он может использоваться для решения нескольких задач. Различают общие и частны е функции документа [25]. К общим относят функции, которые документ выполняет независимо от воли создавшего его человека и которые возникают в момент запечатления в документе информации. К частны м относятся функции документа, для выполнения которых он целенаправленно составляется. 14 Общие функции документа  1. Социальная функция  2. Функция закрепления инф ормации  3. Коммуникат ивная функция  4. Функция сохранения инф ормации  5. Культ урная функция 15 Частные функции документа         1. Управленческая функция 2. Правовая функция 3. Учет ная функция Иногда дополнительно выделяют следующие частные функции документа: познавательная (способность документа служить средством получения и передачи знаний); организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на людей для организации и координации их действий); воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус); гедоническая (способность документа служить средством отдыха, и развлечения) и т.д. 16 Типология документов   По происхож дению документов различают личные документы и официальные документы, создаваемые юридическим или физическим лицом с обязательным оформлением и удостоверением этих документов в установленном порядке. В зависимости от от ношения к аппарат у управления различают входящие (поступившие в организацию), исходящие (созданные в организации и отправленные внешним адресатам) и внутренние (создаваемые и используемые внутри организации) документы. 17 Типология документов    По количест ву зат ронут ы х вопросов документы делят на простые (содержат изложение одного вопроса) и сложные (включают несколько вопросов). По ограничению дост упа выделяют секретные документы, документы для служебного пользования (ДСП) и несекретные (простые). Работа с секретными документами осуществляется по особой технологии и требует специального разрешения. По способу излож ения текст а индивидуальные документы отличаются от типовых и трафаретных. Создание индивидуальных документов связано с нестандартной управленческой ситуацией, поэтому содержание их текста оригинально. 18 Типология документов     По степени подлинности документы делятся на подлинники (оригиналы), копии, дубликаты. По срокам хранения документы делятся на документы постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и временного (до 10 лет) хранения. В зависимости от сф еры деятельност и официальные документы подразделяются на управленческие, научные, технические, производственные и т.д. По степени обязательности документы бывают информационные (содержащие информацию, присланную сведения) и директивные (обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы). 19 Требования к качеству управленческого документа Под качест вом документ а понимается совокупность его существенных свойств, которые обеспечивают максимально эффективное использование документа в сфере его применения.  Важной характеристикой документной информации, в том числе и управленческой, является ее ценност ь. Создание любого управленческого документа преследует определенную цель.  Ценность управленческой информации выражает степень ее соответствия этому целевому 20назначению .  Требования к качеству управленческого документа     Условия делового общения предъявляют следующие т ребования к управленческой инф ормации. Она должна быть: достоверной, т.е. отражать фактическое состояние дел и давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий; дост аточной, т.е. содержать все необходимые для принятия обоснованного решения сведения (неполная информация может вызывать необходимость запрашивать дополнительные данные, порождая неоправданную переписку. своевременной (акт уальной), так как запоздавшая информация бесполезна и по своей информативной ценности, и по затраченным на ее получение ресурсам. Актуальность информации обеспечивается как самим ее содержанием, так и своевременностью ее передачи, обработки, доведения до заинтересованных подразделений и должностных лиц. 21 Особые свойства управленческой информации       Оф ициальны й характер Адресност ь инф ормации Ее повторяемост ь Темат ическая ограниченност ь Оф ициально-деловой ст иль Тематическая ограниченность и повторяемость такой информации позволяет классиф ицироват ь и униф ицироват ь деловую документацию, а также регламент ироват ь правила ее создания. Соблюдение эт их норм дает возмож ност ь подт вердит ь подлинност ь документа и придает ему необходимы й правовой стат ус. 22