Документы по личному составу

Тема 5. Документы по личному составу 1. Общие положения Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся: • трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником; • приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника); • трудовые книжки; • личные карточки типа Т-2; • личные дела; • лицевые счета по З/П. Прием на постоянную работу должен сопровождаться составлением документов по следующей схеме: Предъявить: трудовую книжку; паспорт; в/о - военный билет; документ об образовании или полученной профессии. Трудовой контракт - это основной документ регулирующий правоотношение между работником и предприятием. Служит основанием приема на работу. Поступающий пишет заявление с просьбой о приеме. Увольнение работника производится по следующей схеме: Основанием написания заявления является истечение срока действия контракта или наличие акта о нарушении трудовой дисциплины и т.д. Заявление работника об увольнении пишется за две недели до предполагаемого увольнения с работы. Руководитель издает приказ на основании которого делается Запись в трудовой книжке и личной карточке (личном деле). При переводе работника на другую должность в рамках предприятия порядок оформления документов осуществляется по следующей схеме: Основанием для перевода - личное заявление или представление о переводе. В разрешенных законом случаях, перевод необходимого соглашения работников не требуется. В этом случае основанием служит докладная записка руководителя структурного подразделения, приказы по основной деятельности, акты и т.д. Отпуск в соответствии предварительно утвержденным графиком отпусков. Личное заявление при необходимости переноса отпуска с указанием причин переноса. Предоставление отпуска оформляется приказом по личному составу. Командирование - обосновывается в докладной записке руководителя структурного подразделения (ведущего специалиста) и оформляется приказом по личному составу. 2. Трудовой контракт Трудовой контракт (договор) - документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Кодекс законов о труде (КЗоТ): Сторонами, заключающими трудовой контракт являются предприятие (работодатель) и работник (контрактант). В соответствии со статьей 18 КЗоТ РФ, трудовой контракт (договор) заключается в письменной форме (она повышает гарантии сторон в реализации достигнутых соглашений). При заключении контракта рекомендуется указывать следующие основные условия: • место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес); • конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должность, которую должен выполнять работник; • дату начала работы и ее окончание, если заключался срочный трудовой контракт; • оплату труда; • обязанности предприятия по обеспечению охраны труда. Трудовой контракт может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок не более 5-и лет, на время выполнения определенной работы. При заключении трудового контракта не могут устанавливаться, по согласованию сторон, следующие условия: • основания увольнения работника; • дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством; • введение для работника полной материальной ответственности, кроме случаев, предусмотренных ст. 121 КЗоТ РФ. Трудовой контракт составляется в двух экземплярах: один находится у работодателя, второй у работника. 3. Приказы по личному составу Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия. Большинство текстов приказов по личному составу не имеют констатирующей части. Вторая часть приказа начинается словами: «НАЗНАЧИТЬ», «УВОЛИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», которые печатаются от границы левого поля (принять, изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать и т.д.) Постоянная информация для любого кадрового приказа: 1) распорядительное действие (уволить); 2) Ф.И.О. работника; 3) должность и структурное подразделение; 4) дата вступления в силу этого пункта приказа (если не совпадает с датой регистрации приказа). Специфика: a) при приеме на работу: указывается устанавливаемый размер оплаты труда и условия приема (временно и т.д.); b) при переводе: новая должность и подразделение, вид перевода (временный, указать продолжительность), причина (в соответствии с КЗоТ), изменение оплаты труда; c) при увольнении: причина, согласно КЗоТ; d) при предоставлении отпуска: вид, продолжительность, даты начала и окончания; e) при командировании: дата и продолжительность, место командирования, наименование предприятия. Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание этого распорядительного действия. Приказы по л/с согласно КЗоТ доводятся до сведения работников под расписку (виза ознакомления). Проект приказа по л/с согласовывается с: 1) Гл. бухгалтером; 2) юрисконсультом; 3) с руководителем структурного подразделения; 4) руководителем кадровой службы. 4. Трудовые книжки Трудовые книжки ведутся на работников проработавших более 5-и дней на всех предприятиях, организациях независимо от формы собственности, при оформлении на работу по трудовому соглашению. По договору подряда трудовая книжка не предъявляется. Трудовая книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. При приеме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по личному составу. Вместе с трудовой книжкой предъявляется справка с места жительства, справка о последнем занятии или военный билет. На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии не позднее недельного срока после приема на работу. Записи производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию. На титульном листе трудовой книжки указывается Ф.И.О. работника (полностью без сокращений), дату рождения (ДД-ММ-ГГГГ). Сведения об образовании (среднее, среднее специальное или высшее) и специальности или профессии указываются на основании документов: аттестатов, дипломов, сертификатов; справок, если образование неоконченное высшее. Запись сведений о работе на страницах трудовой книжки начинается с проставления штампа предприятия или написания от руки его наименования, например, АО «ЭВРИС». Кроме сведений о работе в трудовую книжку входят также разделы: 1) сведения о награждениях и поощрениях; 2) сведения об открытиях, изобретениях и рациональных предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях; ТРУДОВАЯ КНИЖКА № Фамилия Градова Имя Нина Отчество Витальевна Дата рождения 12 мая 1994 г. Образование высшее Профессия, специальность менеджер Дата заполнения 09 октября 2014 г. Подпись владельца книжки Градова Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек М.П. Зотова Образец оформления титульного листа трудовой книжки Все записи производятся в точном соответствии с приказами не позднее недельного срока, а при увольнении – в день управления. Записи сведений о работе ведутся в таблице, представленной на рис: СВЕДЕНИЯ О РАБОТЕ № за-писи Дата Сведения о приеме на работу, о переводах на другую работу и об На основании чего внесена чис-ло ме-сяц год увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) запись (документ, его дата и номер) 1 09 10 2014 АО «ЭВРИС» Принята на должность менеджера в отдел маркетинга Приказ от 07.10.2014 №12 2 07 09 2016 Уволена по собственному желанию, ст. 31 КЗоТ РФ Приказ от 07.09.2016 №10 Инспектор по персоналу подпись С.В. Зотова печать Рис. • в графе 1 проставляется порядковый номер записи; • в графе 2 - дата приема (или другого действия); • в графе 3 - указание действия и должность (принята на должность менеджера; уволена по собственному желанию (в записи об увольнении указывается соответствующая статья КЗоТ, ставится подпись должностного лица и печать фирмы); переведена на должность начальника отдела и т.д.); • в графе 4 - основание (приказ от 07.10.2014 № 12) В записи об увольнении указывается статья КзоТ РФ, ставится подпись должностного лица и печать фирмы. При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения. 5. Личные карточки формы Т-2 Основным документом по учету персонала является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную работу. Состоит из 5 разделов: 1) общие сведения; 2) сведения о воинском учете; 3) назначения и перемещения; 4) отпуска; 5) дополнительные сведения и дата и причина увольнения. 6. Личные дела Личное дело (досье) представление собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела могут заводиться на всех работников предприятия, но чаще всего – на руководителей и ведущих специалистов (а на остальных сотрудников – карточки формы Т-2). В состав личного дела входят документы: 1) внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; 2) анкета или личный листок по учету кадров; 3) автобиография или резюме; 4) копии документов об образовании; 5) копии документов об утверждении в должности; 6) характеристики или рекомендательные письма; 7) трудовой контракт (договор); 8) копии приказов о назначении, перемещении, увольнении; 9) дополнение к личному листку по учету кадров; 10) справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.