Документоведение

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «РОССИЙСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ТРАНСПОРТА (МИИТ)» (РУТ (МИИТ) ЮРИДИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ ____________________________________________________________ кафедра «Документоведение и документационное обеспечение управления» Конспект фондовых лекций по дисциплине «ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ» КАРПЫЧЕВА Елена Вячеславовна к. и. н, доцент Москва, 2017 г. МОДУЛЬ 1. ЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТА В СОВРЕМЕННОМ ОБЩЕСТВЕ ВВЕДЕНИЕ В различных странах управление документацией организовано по-разному. Однако практика работы с документами, а также международные связи и рекомендации международных организаций (ЮНЕСКО, Международный совет архивов, ИСО и некоторые другие) обусловили ряд общих черт и тенденций. Как правило, в развитых странах основные функции по управлению документацией выполняют соответствующие государственные органы. К примеру, управление документацией административного характера обычно тесно связано с архивными службами. Можно выделить несколько уровней управления документацией. В России на федеральном уровне это управление осуществляется Президентом РФ и Правительством РФ, определяющими единую государственную политику в сфере информации и документации (подтверждением чего является последнее Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»). Однако применительно к конкретным документным ресурсам и сложным комплексам документированной информации (архивная, библиотечная, научно-техническая и др.) управление имеет свои особенности. На уровне организации, учреждений, предприятий для управления документацией создаются специальные структурные подразделения - управления делами, канцелярии, общие отделы, либо эту работу выполняют секретари учреждения, структурного подразделения и т.п. В управлении административной документацией важную роль играют органы ведомственного управления (т.е. все вышестоящие органы в отношении всех подчиненных им органов), осуществляющие функции по созданию ведомственных архивов, принимающие меры по организации работы с документами, утверждению инструкций по делопроизводству в системе подчиненных органов. В последнее время в связи с щирокомасштабным использованием новых информационных технологий управление документацией становится важнейшей органической частью управления информационными ресурсами организации - информационного менеджмента. Таким образом, в организационной структуре управления документацией в нашей стране прослеживается как отраслевой, так и территориальный принцип. Вместе с тем отсутствует орган, который бы в полном объеме осуществлял управление документацией. В результате функции по государственному регулированию в сфере ДОУ в Российской Федерации рассредоточены и не скоординированы. Отсутствует также и закон, который бы регулировал весь комплекс вопросов по управлению документацией в стране. Тем не менее, к настоящему времени создана определенная нормативно-методическая база, представляющая собой совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих основные процессы создания, обработки, хранения и использования документов. Она включает: - законодательные акты РФ в сфере информации и документации: прежде всего, Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», а также Федеральные законы от 06.04.2011 №163-ФЗ «Об электронной подписи», от 22.10.2004 № 125-ФЗ, «Об архивном деле в Российской Федерации», Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «0 государственной тайне» и др.; - Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ (в том числе Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477); - правовые акты федеральных органов исполнительной власти и субъектов РФ; - правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий; - ГОСТ на документацию, УСД, Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации и некоторые другие документы нормативно-правового и методического характера. Наблюдающийся комплексный подход к решению многих проблем российского общества благотворно сказывается и на информационно-документационной сфере. Все это будет способствовать оптимизации процессов управления документацией. В 2001 г. разработан первый международный стандарт по управлению деловой документацией – ИСО 15489-2001 «Информация и документация. Управление документацией». Его появление обусловлено изменившимися реалиями в мире, формированием не только единого информационного, но также и экономического пространства, единого рынка целого ряда развитых стран, расширением деятельности транснациональных корпораций. На основе ИСО 15489 в ряде стран мира осуществляется подготовка национальных стандартов по управлению деловой документацией. В 2007 г. в России был принят ГОСТ ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования (СИБИД)» – стандарт, идентичный международному ИСО 15489-2001. Для правильного понимания документоведения, необходимо ознакомиться с понятием «документ» и этапами его развития. В ряде случаев может возникать путаница в понимании значений документа и информации. Информация окружает человека в жизни, но далеко не всякая информация будет зафиксирована и превратится в документ, поэтому понятие документа не идентично с понятием информации. Таким образом, понятие «информация» значительно шире понятия «документ». В управленческой практике информация создается и используется для целенаправленного управления каким-либо объектом, производством, структурой. К управленческой информации предъявляют следующие требования: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком. Кроме того, существенны требования юридической силы, своевременности, достаточности информации. Для того чтобы информация стала основой для принятия, закрепления и выполнения управленческого решения она должна быть зафиксирована, записана. Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о процессах, протекающих внутри организации и ее окружении, которые служат основой принятия управленческих решений. Управление любым предприятием – это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются (схема 1). Схема 1. Общая структура документационного обеспечения управления Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством. Информация может быть классифицирована по ряду позиций, в частности: - по назначению (одноцелевая, связана с решением одной конкретной проблемы; многоцелевая используется при решении нескольких разнообразных проблем); - по возможности хранения (фиксируемая информация может храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению, о чем свидетельствуют наскальные надписи и рисунки, не фиксируемая информация используется в момент получения: она также может храниться некоторое время, но при этом постепенно искажается и исчезает); - по степени готовности для использования (первичная информация представляет собой совокупность полученных непосредственно из источника и систематизированных данных, содержащих много лишнего и ненужного; промежуточная информация состоит из сведений, прошедших процессы предварительной «очистки» и систематизации, позволяющих решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего применения; конечная информация дает возможность принимать обоснованные управленческие решения); - по полноте информация может быть частичной или комплексной (последняя дает всесторонние исчерпывающие сведения об объекте и возможность непосредственно принимать любые решения; первая на практике может использоваться только в совокупности с другой информацией); - по степени надежности информацию можно разделить на достоверную и вероятностную (вероятностный характер может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения, поскольку имеющиеся методы не позволяют этого сделать; неизбежными искажениями при их передаче, особенно в условиях иерархии управленческой структуры; заведомым распространением изначально ложных сведений). Информация может быть также классифицирована по объему, источникам, возрасту, способам передачи и распространения. Существующие на сегодняшний день определения информации применительно к человеческому обществу выражаются в виде: • сведений, запечатленных в организмах результатах отражения движения объектов материального мира и являющихся одной из форм проявления информации; • сообщений, образуемых организмами в целях обмена сведениями с другими организмами, представляющих собой другую форму проявления информации. ЛЕКЦИЯ 1. Документоведение. Системный подход к документу как объекту исследования. Методы и способы документирования. Документирование — это запись информации на различных носителях по установленным правилам, которая является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления: «Законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти»1. Современное документирование включает использование всех доступных способов фиксации и передачи информации. В аппарате управления документирование осуществляется как на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма, видеограмма), так и на искусственных языках с использованием соответствующих носителей. В зависимости от применяемых средств документирования различают несколько способов документирования: текстовое; кино-, фото-, фоно-, видеодокуменирование (аналоговое) и электронное (цифровое)2. В отличие от информации документ (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство) можно определить как: — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать3; — файл текста, который производится или читается при помощи текстового процессора или программы настольной издательской системы4; — результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятель­ности человека. Объем информации в документе можно рассчитать по формуле Wдок  Wо + Wи, где Wо — объем описательной части документа; Wи — объем информационной части документа, КБ. В свою очередь, объем описательной части где  — объем информации в i-м поле описательной части документа; n — количество полей в записи описательной части документа. Объем информационной части документа где N3 — количество записей в информационной части документа; Wj — объем информации в j-м поле информационной части документа; m — количество полей в записи информационной части документа. С помощью этих зависимостей можно определить потребность в дисковой памяти для хранения документов, нагрузку на локальную сеть, обоснованно выбрать технические средства и тип системы управления базами данных (СУБД) при проектировании информационных систем. ЛЕКЦИЯ 2. Функции документа Функции документа непосредственно связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе. Функции документа можно разделить на общие и специфические, первичного и вторичного порядков, явные и скрытые (латентные). К основным функциям документа относятся: — информационная (фиксация и сохранение информации); — социальная (обеспечение социальных потребностей, выполнение важных общественных задач); — культурная (закрепление и передача культурных традиций); — коммуникативная (обеспечение связи между отдельными элементами общественной структуры, людьми). Специфические функции документа: — правовая (закрепление и изменение правовых норм и правоотношений в обществе); — управленческая (обеспечение организации системы и процессов управления); — функция исторического источника (отражение исторических сведений о развитии общества); — познавательная (когнитивная); — гедоническая. К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, подтверждения авторского авторитета и др. В управленческой деятельности чрезвычайно важна юридическая значимость документа. Документ служит основой для принятия управленческих решений, фиксирует принятые решения, подтверждает факт их исполнения, является источником для обобщений и анализа полученных результатов. Документ считается и предметом, и результатом труда. Правовая функция документа — его необходимое свойство, которым обладают, прежде всего, документы, фикси­рующие правовые нормы. Но любой управленческий документ несет в себе эту функцию, так как обладает оп­ределенной юридической силой. Документ фиксирует информацию, придает ей объективность (юридическую силу), тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу в системе управления, многократное ис­пользование, повторное и неоднократное возвращение к информации во времени. Таким образом, важнейшая функция любого документа — информационная. Коммуникативная функция документа — это его свойство служить средством связи, коммуникации между различными должностными лицами, структурными подразделениями, между государственными организациями, управляющей и управляемой системой и т.д. Документ обладает этой функцией, так как служит средством передачи официальной управленческой информации и во времени, и в пространстве. Познавательная (когнитивная) функция документа заключается в возможности служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Гедоническая функция документа связана с его способностью служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени. Таким образом, любой документ полифункционален. Документы выступают одновременно средством и способом реализации возложенных на аппарат управления функций, отражают все формы управленческой деятельности5. Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. ЛЕКЦИЯ 3. Порядок составления и оформления документов Развитие информационного обмена, выделение из общего информационного потока официальной управленческой информации прошло длинный исторический путь. Ученые считают, что только около 100 тыс. лет назад с развитием речи стало возможным накопление информации в памяти человека. В ряде случаев избыточная информация, называемая информационным шумом, приносит пользу. Причем необходимость избыточности доказана эволюционным развитием, поскольку избыточными являются практически все существующие алфавиты и языки. К примеру, в русском языке избыточность составляет 40% (по другим данным — до 60—70%), во французском — 55%. Без некоторой избыточности человек не в состоянии длительное время воспринимать информацию. Это требовало бы от него постоянного напряженного внимания и привело бы к быстрому утомлению и потере способности к восприятию. Кроме того, языковая избыточность способствует лучшему запоминанию информации, в отличие от смысловой избыточности, которая, напротив, препятствует пониманию и запоминанию информации. Документную информацию характеризует ряд важных свойств: — доступность, т.е. возможность получения потребителем; — защищенность от несанкционированного доступа и изменений, искажений со стороны других лиц; — эргономичность, т.е. соответствие объема информации конкретному потребителю; — определенность; — новизна. Помимо внешних свойств, существуют внутренние свойства документной информации. Они находят свое выражение в объеме информации, в ее внутренней организации, структуре. Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным (управленческим). Очень важно правильно оформить документ, так как отсутствие или неправильное указание реквизитов делает документ недействительным. В настоящее время оформление и составление документов регламентируется ГОСТ Р 6.30—2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст.) (далее — ГОСТ Р 6.30—2003), а также Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477, в ред. Постановления Правительства РФ от 7 сентября 2011 г. № 751) (далее — Правила). Следует подчеркнуть, что в отличие от Правил требования ГОСТ Р 6.30—2003 носят рекомендательный характер. Унифицированные системы документации (УСД) определяют минимальный и максимальный состав реквизитов для каждого типа документов. Реквизит документа — элемент оформления документа6. Правильное оформление реквизитов, соблюдение установленных правил и норм фиксирования информации придают деловому документу юридическую силу или юридическую значимость. В каждом документе, относящемся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), можно выделить три составные части: заголовочную, содержательную и оформляющую. Заголовочная часть документа включает сведения об организации — авторе документа и первичные данные о самом документе (например, дата, регистрационный номер). Содержательная часть документа является основной его частью, раскрывающей его суть и назначение. В оформляющей части документа содержатся сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность имеющейся в нем информации. Здесь располагаются также технологические отметки, проставляемые на различных этапах обработки документа. Документ состоит из набора реквизитов, оформленных по определенным правилам и расположенных в строго определенном месте. Инспекторы Федеральной налоговой службы РФ по Металлургическому району г. Челябинска установили, что организация N при оказании услуг населению выдавала бланки строгой отчетности формы БО–2, в которых отсутствовали необходимые реквизиты. Предприятие было привлечено к административной ответственности по ст. 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях, и ему был предъявлен штраф в сумме 30 000 рублей. Перечень реквизитов, включающий индивидуальный набор реквизитов, присущих конкретному индивидуальному документу, носит название индивидуального формуляра документа7. Реквизиты документов классифицируются на постоянные и переменные. Постоянными называют совокупность реквизитов, характеризующую типовой формуляр документа и присутствующую во всех видах документа одного типа. Переменными считают совокупность реквизитов, дополняющих типовой формуляр и отражающих особенности конкретной коммерческой сделки или ситуации. При подготовке и оформлении документов УСОРД используют следующие реквизиты (ГОСТ Р 6.30—2003): 01 — Государственный герб Российской Федерации; 02 — герб субъекта Российской Федерации; 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 — код организации; 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 — код формы документа; 08 — наименование организации; 09 — справочные данные об организации; 10 — наименование вида документа; 11 — дата документа; 12 — регистрационный номер документа; 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 — место составления или издания документа; 15 — адресат; 16 — гриф утверждения документа; 17 — резолюция; 18 — заголовок к тексту; 19 — отметка о контроле; 20 — текст документа; 21 — отметка о наличии приложения; 22 — подпись; 23 — гриф согласования документа; 24 — визы согласования документа; 25 — оттиск печати; 26 — отметка о заверении копии; 27 — отметка об исполнителе; 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 — отметка о поступлении документа в организацию; 30 — идентификатор электронной копии документа. Расположение реквизитов на документе образуют формуляр документа. На рисунке 4.1 представлена схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка. На рисунке 4.2 представлена схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка. Границы, которые на этих схемах отмечены пунктиром, допускается двигать и вверх, и вниз. Правила 2009 г. содержат реквизиты документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти: а) Государственный герб Российской Федерации;  б) наименование федерального органа исполнительной власти;  в) должность лица, подписавшего документ;  г) подпись должностного лица;  д) вид документа;  е) место составления (издания) документа;  ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;  з) адресат;  и) дата документа;  к) регистрационный номер документа;  л) наименование документа;  м) текст документа;  н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;  о) отметка о наличии приложений;  п) гриф согласования;  р) гриф утверждения;  с) виза;  т) оттиск печати;  у) отметка о заверении копии;  ф) отметка об исполнителе;  х) указания по исполнению документа;  ц) отметка о контроле документа;  ч) отметка об исполнении документа;  ш) отметка о конфиденциальности.  Большая часть реквизитов, представленных в ГОСТ Р 6.30—2003 и в Правилах, имеют одинаковые названия или названия, различающиеся незначительно. Такие реквизиты, как «Герб субъекта Российской Федерации», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», «Код формы документа», «Код организации», «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица», «Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП), в Правилах отсутствует, поскольку не используются при работе с документами в федеральных органах исполнительной власти. Реквизит «Резолюция» заменен на реквизит «Указания по исполнению документа», так как в федеральных органах исполнительной власти указания по исполнению документа оформляются не только в виде резолюции, но и в виде поручений.  ПРИЛОЖЕНИЕ  к Правилам делопроизводства в федеральных органах  исполнительной власти ПЕРЕЧЕНЬ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ СВЕДЕНИЙ О ДОКУМЕНТАХ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В ЦЕЛЯХ УЧЕТА И ПОИСКА ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМАХ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ (в ред. Постановления Правительства РФ от 07.09.2011 № 751) 1. Адресант. 2. Адресат. 3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ. 4. Вид документа. 5. Дата документа. 6. Номер документа. 7. Дата поступления документа. 8. Входящий номер документа. 9. Ссылка на исходящий номер и дату документа. 10. Наименование либо аннотация документа. 11. Индекс дела. 12. Сведения о переадресации документа. 13. Количество листов основного документа. 14. Количество приложений. 15. Общее количество листов приложений. 16. Указания по исполнению документа. 17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя. 18. Отметка о конфиденциальности. Реквизит «Заголовок к тексту» получил в Правилах название «Наименование документа». Это объясняется тем, что в федеральных органах исполнительной власти значительная часть издаваемых документов представляет собой нормативные акты (правила, положения, порядки, инструкции, регламенты и т.д.), а эти документы имеют название, состоящее из вида документа и краткого содержания документа, тесно слившихся в одном названии. Например: «Правила ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Правилами введен такой реквизит как «Должность лица, подписавшего документ». Он указывается под наименованием федерального органа исполнительной власти в бланках писем должностных лиц.  Реквизит «Отметка о конфиденциальности» проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Рассмотрим реквизиты ГОСТ Р 6.30—2003 подробнее. 1. Государственный герб Российской Федерации. В соответствии с положением «О Государственном гербе Российской Федерации»8 воспроизведение Государственного герба РФ является обязательным: на бланках Президента РФ, палат Федерального Собрания, Правительства РФ, Верховного суда РФ, Высшего арбитражного суда РФ; на бланках центральных органов федеральной исполнительной власти, а также дипломатических представительств, консульских учреждений или иных официальных представительств Российской Федерации за границей; на бланках органов государственной власти. Изображение двуглавого орла впервые было зафиксировано в качестве государственной эмблемы на печати царя Иоанна III Васильевича на меновой грамоте 1497 г. За время своего существования изображение двуглавого орла претерпевало многие изменения. В 1917 г. орел перестал быть гербом России, так как большевики воспринимали его как символ самодержавия. Однако орел был символом не самодержавия, но русской государственности. Сейчас двуглавый орел, как и прежде, символизирует могущество и единство Российского государства. 2. Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами, конституциями и т.д.) самих субъектов. Герб может быть представлен в черно-белом или цветном изображении. Его изображение на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита «Наименование организации», а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля. Допускается также размещение герба на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», т.е. ниже границ верхнего поля документа. Герб города Москвы представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, и заостренный в оконечности темно-красный геральдический щит с изображением развернутого вправо от зрителя всадника — святого Георгия Победоносца в серебряных доспехах и голубой мантии (плаще), на серебряном коне с серебряной сбруей, поражающего золотым копьем черного Змия. Эталоны герба города Москвы (цветной и черно-белый рисунки), а также его описание хранятся в Музее истории города Москвы и доступны для ознакомления всем заинтересованным лицам (Закон города Москвы от 11 июня 2003 г. № 39 «О гербе города Москвы»). 3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) несет основную функцию по идентификации фирмы. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ. Эмблема — символическое графическое изображение какого-либо понятия, образа, идеи. Эмблема может отображать и направление деятельности организации. Товарный знак (знак обслуживания) — это обозначение, помогающее отличать товары и услуги одних юридических или физических лиц, от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц9. Знак обслуживания по своему назначению и своим функциям аналогичен товарному знаку, но регистрируется организациями, не производящими товары, но оказывающими определенные услуги. В зависимости от числа субъектов, имеющих право на пользование товарным знаком, различают коллективные и индивидуальные товарные знаки. Индивидуальный товарный знак — это обозначение, зарегистрированное на имя отдельного юридического или физического лица, занимающегося предпринимательской деятельностью. Коллективным товарным знаком является товарный знак союза, хозяйственной ассоциации или иного добровольного объединения предприятий. Отношения, связанные с изображением товарного знака и знака обслуживания, регулируются Гражданским кодексом Российской Федерации (ч. 4, парагр. 2). Обозначение товарным знаком или знаком обслуживания конкретного товара признается только с момента его государственной регистрации. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветовом сочетании. Не допускается регистрация товарных знаков, состоящих только из обозначений, представляющих собой государственные гербы, флаги, официальные названия государств, эмблемы, сокращенные или полные наименования международных межправительственных организаций, официальные контрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и другие знаки отличия, или сходные с ними до степени смешения. Такие обозначения могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного органа или их владельца. Эмблему или товарный знак (знак обслуживания) помещают на левом поле документа, на уровне наименования организации или на верхнем поле документа над наименованием организации. Размеры эмблемы и знаков не должны превышать ширину площади, занимаемой на бланке реквизитом «Наименование организации». В случае нарушения прав на товарный знак к нарушителю владельцем знака могут быть применены по суду гражданские, административные и уголовные санкции. Открытое акционерное общество обратилось в арбитражный суд с иском к издательству о защите прав на товарный знак путем удаления его с печатной продукции. В качестве товарного знака зарегистрировано обозначение из двух слов, одно из которых является охраняемым элементом. Арбитражный суд отказал в удовлетворении исковых требований, поскольку в качестве товарного знака зарегистрировано обозначение из двух слов, одно из которых является охраняемым элементом. Ответчик использует только охраняемую часть товарного знака. Отменяя решение, апелляционная инстанция указала, что нарушением прав на товарный знак является как использование товарного знака в целом, так и только одного охраняемого элемента. 4. Код организации. Код организации — автора документа (физического или юридического лица) служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи с сокращением количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), его имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен типографским способом в бланк документа. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации — автора документа. 5. Основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН) — это номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении сведений о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 г.10 ОГРН используется в качестве номера регистрационного дела юридического лица. Основной ОГРН указывается в бланке для писем после реквизита ОКПО. 6. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляются в соответствии с до­кумен­тами, выдаваемыми налоговыми органами. ИНН — это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика — юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. КПП присваивается вместе с ИНН только организациям или ИП. ИНН и КПП по месту нахождения организации указываются согласно Свидетельству о постановке на учет юридического лица в налоговом органе по месту нахождения на территории Российской Федерации по форме № 09-1-2 (утв. Приказом Министерства по налогам и сборам РФ от 3 марта 2004 г. № БГ-3-09/178; зарегистрирован в Минюсте РФ 24 марта 2004 г. № 5685) или, для крупнейших налогоплательщиков, согласно Свидетельству о постановке на учет в налоговом органе в качестве крупнейшего налогоплательщика — юридического лица, образованного в соответствии с законодательством РФ, по форме № 9-КНС (утв. Приказом Министерства РФ по налогам и сборам от 31 августа 2001 г. № БГ-3-09/319)11. Налоговый орган выдает налогоплательщику по его заявлению свидетельство о постановке на налоговый учет. ИНН — десятизначный цифровой код, содержащий следующие све­дения: — код государственной налоговой инспекции, которая присвоила налогоплательщику ИНН (NNNN); — порядковый номер налогоплательщика (ХХХХХ); — контрольное число, рассчитанное по специальному алгоритму, установленному налоговой службой РФ (C). Каждый налогоплательщик должен указывать свой ИНН в подаваемых в налоговый орган декларации, отчете, заявлении или ином документе, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством. Данный код проставляется на бланках писем организаций, кроме федеральных органов исполнительной власти. 7. Код формы документа проставляется по ОКУД и должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторах управленческой документации. В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в следующие УСД: — организационно-распорядительной документации; — банковской документации; — финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;  — отчетно-статистической документации; — учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий; — документации по труду; — документации Пенсионного фонда РФ; — внешнеторговой документации. Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа. Коды ОКУД могут использоваться в документах, если форма документа в них присутствует (приказ, протокол, акт и т.д.), а в остальных случаях код не проставляется. 8. Наименование организации — реквизит, являющийся собирательным обозначением автора документа. Автором может быть организация, ее структурное подразделением, должностное лицо. Наименование организации должно соответствовать названию, указанному в учредительных докумен­тах (если в уставе указано, что организация будет именоваться ООО «Сатурн», а не Общество с ограниченной ответственностью «Сатурн», то указывают на бланке первый вариант). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного или рядом с полным наименованием в скобках. Реквизит «Наименование организации» (структурного подразделения) должен присутствовать в любом документе. Если организация имеет ведомственное подчинение, то над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Можно наименование вышестоящей организации печатать более мелким шрифтом по сравнению с наименованием организации — автора документа. Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного и национальный язык, печатают на двух языках на одном уровне. Наименование на русском языке рекомендуется размещать слева, а на национальном справа, если в нормативных актах субъектов РФ не установлен иной порядок. Федеральная антимонопольная служба Западно-Сибирского округа в Постановлении от 8 сентября 2010 г. по делу № А46-3232/2010 рассмотрела дело по иску налогового органа к организации ЗАО «Русказаххлебопродукт» о понуждении к изменению фирменного наименования. По результатам рассмотрения суд указал, что инспекцией не представлено бесспорных доказательств, подтверждающих, что в фирменном наименовании ЗАО «Русказаххлебопродукт» содержится сокращение, производное от официального наименования иностранного государства, в том числе Рес­публики Казахстан. При таких обстоятельствах суд первой инстанции правомерно принял решение об отказе в удовлетворении заявленных инспекцией требований. В обоснование своих доводов налоговая инспекция ссылалась на Общероссийский классификатор стран мира, утвержденный Постановлением Госстандарта России № 529-ст., где указано, что официальным наименованием страны Казахстан является Республика Казахстан. Следовательно, в фирменном наименовании ЗАО «Рус­казах­хлебопродукт» содержится слово «казах», производное от официального наименования иностранного государства Республика Казахстан. По мнению инспекции, иные слова с содержанием корня «казах», не являющиеся производными от указанного наименования Республики Казахстан, отсутствуют. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Наименование на иностранном языке в отличие от национального располагают ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Общество с ограниченной ответственностью «Мечта» Филиал «Московский» Отдел кадров Следует помнить, что если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланках, а на чистом листе бумаги. При этом наименование организаций следует располагать в соответствии с рангом. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. В случае оформления документов организаций одного ранка, их наименования располагают на одном уровне. Учитывая современный уровень развития средств вычислительной техники, можно подготовить совместный бланк двух и более организаций. Из п. 4 ст. 54 ГК РФ следует, что законодатель различает понятие «фирменное наименование организации» и «наименование организации» и вводит обязательное требование к тому, чтобы оба эти названия были включены в устав организации. 9. Справочные данные об организации — реквизит, который содержит важные для организации сведения при информационных контактах и проставляется только на бланках для писем. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов, код по ОКПО или по ОКУД и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, телексов, счетов в банке, ИНН, адрес электронной почты и др.). Элемен­ты почтового адреса указываются в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи» (утв. Постановление Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 221). В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса: наименование улицы, номер дома, наименование населенного пункта, наименование области, края, автономного округа республики, страна, почтовый индекс (например, Б. Черкасский пер., д. 5/2/6, Центр, Москва, 103012)12. В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика. В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки сохраняются. 10. Наименование вида документа проставляется на всех бланках, кроме бланка для писем (т.е. наименование вида документа «Письмо» не указывается). Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование видов документов, издаваемых руководителем организации, регламентируется уставом (Положением об организации). Полный перечень видов документов, которыми пользуется организация для реализации своих функций, устанавливается в специально разрабатываемом Табеле документов организации. В него включаются как формы, имеющиеся в УСД, так и иные виды документов, соответствующие организационно-правовой форме организации, ее задачам, видам деятельности. На общем бланке организации для данного реквизита оставляют свободное место под наименованием организации, в бланке конкретного вида документа, этот реквизит впечатывается типографским способом прописными буквами. 11. Дата документа. В любом бланке документа должны присутствовать специальные ограничительные отметки для проставления даты подписания документа. Если автором документа являются две и более организации, то его датой является наиболее поздняя дата подписания. Дату в бланк проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании, либо сотрудник службы делопроизводства, регистрирующий документ. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.) датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата печатается на документе при его подготовке. ГОСТ установлено, что способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, а также в финансовых документах, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования (14 декабря 2014 г. или 4 октября 2014 г.), а в остальных случаях цифровой способ (04.10.2014, 14.10.2014). 12. Регистрационный номер документа (индекс) — условное обозначение, указывающее на место составления, хранения или содержание документа, придающее ему юридическую силу и предназначенное для учета, контроля за своевременным исполнением и поиском поступающих или создаваемых в организации документов. Индексация — проставление порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место их исполнения или составления и хранения13. В российском делопроизводстве для всех видов обозначений, связанных с регистрацией документов применяется один вид знаков — арабские цифры. Индекс исходящего и внутреннего документа проставляется в заголовочной части документа. При индексации документов используются: — список структурных подразделений с их условными обозначениями; — перечень документов, не регистрируемых службой ДОУ; — классификаторы постоянных корреспондентов; — номенклатура дел. Список (классификатор) структурных подразделений разрабатывается на основе утвержденной структуры, штатного расписания организаций, предприятий и учреждений. В отрасли (холдинге) может создаваться типовой классификатор структурных подразделений, для какой-либо группы однородных организаций (промышленные предприятия, научно-исследовательские институты и т.д.). Формулировки объектов в классификаторе структурных подразделений даются в соответствии с действующими нормативными документами организаций. При разработке в холдинге типового классификатора структурных подразделений учитывается наличие различных наименований аналогичных структурных подразделений. Для их формулировок используются наиболее распространенные названия с указанием возможных вариантов их толкования. Систематизация объектов в классификаторе структурных подразделений сохраняет последовательность наименований структурных подразделений, закрепленную в действующих нормативных документах (типовая структура, структура и штатная численность, штатное расписание). Классификатор структурных подразделений включает также общественные организации, общества, союзы. При индексации документов также может использоваться классификатор исполнителей или только ответственных исполнителей, который представляет собой перечень фамилий руководителей структурных подразделений, отвечающих за исполнение документов, поручений. Фамилии в классификаторе перечисляются в последовательности, соответствующей перечислению наименований структурных подразделений в действующих нормативах (типовая или примерная структура, структура и штатная численность, штатное расписание). Индексации подлежат все регистрируемые документы, а также документация, которая не регистрируется, но группируется в дела по номенклатуре14. Специфика исполнения, хранения и поиска внутренней документации требует проставления идентичного индекса на основном документе и на приложении к нему, особенно при регистрации распорядительных документов. Каждый массив документов должен имеет свой уникальный индекс. Ведь индекс документа выполняет не только учетную функцию, но и поисковую. Индексы проставляются на документах и в регистрационных формах. На приложениях к поступившим или отправляемым документам индексы не ставятся. Индекс документа включает в себя несколько элементов. Основным элементом является порядковый номер документа. В дополнение к порядковому номеру с целью облегчения поиска указывают код места исполнения и хранения документа, принадлежности его к определенному вопросу, корреспонденту, автору, территории, периоду и т.д. Наиболее удобным считается индекс, состоящий из: — условного обозначения структурного подразделения, получившего на исполнение или составившего индексируемый документ; — номера дела по номенклатуре, в которое этот документ должен быть помещен после исполнения; — порядкового номера документа при регистрации. Например, индекс отправляемого документа 05-01/41, где 05 — индекс структурного подразделения, 01 — номер дела по номенклатуре, 41 — порядковый номер. Отправляемая документация индексируется на подлиннике и копии, остающейся в организации, и проставляется сотрудником службы документационного обеспечения управления. Индекс письма может состоять из порядкового номера, который при необходимости может быть дополнен буквенными обозначениями. Расположение составных частей индекса, принятое в конкретной организации, должно быть постоянным, а система индексов оставаться неизменной в течение длительного промежутка времени. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями (договоров, решений и т.п.) состоит из регистрационного номера документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. При регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер можно дополнить буквой П, например, 56-П, и т.д. 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только на бланках для писем и располагается строкой ниже даты и индекса (На №__________от__________). Сведения в реквизит переносятся исполнителем или сотрудником службы ДОУ с поступившего документа, т.е. в письмо-ответ с письма-запроса. Наличие этого реквизита в бланках для писем исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает от чисто вспомогательной, справочной информации. Таким образом, отметка для этого реквизита должна быть проставлена при подготовке бланка для писем, а заполнение ее будет происходить только при наличии ответа на запрос. 14. Место составления или издания документа указывают только в общем бланке (бланке организации), так как в бланке для писем этот реквизит указан в почтовом адресе организации. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые географические сокращения. Место издания не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например: Лыткаринский оптико-механический колледж, но указывается, если документ был составлен в другом месте. Для юридического лица местом издания документа будет место нахождения организации, которое определяется местом его государственной регистрации. В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего. В соответствии с ГОСТ Р 6.30—2003 и правилами русского языка сокращение «г» в этом реквизите не ставится при обозначении «Москва», а также при написании названий городов, оканчивающихся на «-град» и «-бург»15. 15. Адресат является одним из основных реквизитов документа. Существует несколько способов адресования документов в зависимости от конкретной управленческой ситуации. На документе реквизит «Адресат» располагают с правой стороны листа на уровне наименования организации, если документ оформляется на угловом бланке. Общество с ограниченной ответственностью «Русь» (ООО «Русь») ул. Парковая, д. 5, Москва, 109876 ОКПО 00000000 ОГРН 000000000000 ИНН/КПП 0000000/0000000000 _______________№______________ На №____________от_____________ Генеральному директору ООО «Веста» А.В. Иванову Документ может быть адресован руководителю организации. В этом случае в наименование должности руководителя будет включено наименование организации, например: — Генеральному директору ООО «Вымпел»; — Председателю Совета акционеров страховой компании «Русский стандарт»; — Ректору государственного университета управления; — Главному редактору газеты «Известия». Адресат оформляется с правой стороны на уровне реквизита «дата» на продольном бланке. Государственный стандарт Р 6.30—2003 разрешает центрировать «адресат» относительно самой длинной строки в пределах отведенного ГОСТ места. ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «РУСЬ» (ООО «Русь») ул. Парковая, д. 5, Москва, 109876 ОКПО 00000000 ОГРН 000000000000 ИНН/КПП 0000000/0000000000 _______________№______________ На №____________от_____________ Генеральному директору ООО «Веста» А.В. Иванову Указанный порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку предприятия при подготовке докладных, служебных и объяснительных записок. Если документ адресуется на имя руководителя структурного подразделения или должностного лица, то в отличие от первого случая, необходимо сначала указать наименование организации, куда адресуется документ, затем указать должность, инициалы и фамилию, например: ООО «Луч» Начальнику отдела кадров А.В. Петровой Такой порядок адресования установлен в связи с тем, что при получении корреспонденции этапы обработки осуществляются в следующей последовательности: — определение правильности адресования (в какую организацию адресован документ); — раскладка корреспонденции по сортировочному устройству в соответствии с индексом структурного подразделения. Официального обращения в нашей стране не существует, поэтому приставка «г-ну» (господину) перед фамилией не совсем уместна. В соответствии с ГОСТ Р 6.30—2003 инициалы в адресате ставятся перед фамилией. Если указать сначала наименование структурного подразделения, а затем организацию, то это может затруднить обработку корреспонденции, так как нарушается последовательность обработки входящих документов и увеличивается время на проведение данной процедуры. Документ одного содержания может быть адресован нескольким корреспондентам одновременно (но не более четырем). В этом случае первый экземпляр копируется, первому адресату направляется подлинник, остальным — копия. Ставить отметку «копия» возле второго и последующих адресатов не следует. Центральный банк РФ Начальнику финансового отдела А.В. Петрову ОАО «Сбербанк России» Дополнительный офис № 01106 Главному бухгалтеру К.В. Ульяновой Если необходимо отправить документ более, чем по четырем адресам, то составляется список рассылки. Известно, что письма составляются в двух экземплярах (подлинник отправляется адресату, а копия остается в организации). В данном случае на копии, остающейся в организации, на месте реквизита «Адресат» ставится отметка «По списку рассылки», а список рассылки прикладывается к копии. Каждому адресату направляется подлинник с соответствующим адресом на документе, а копия письма с рассылкой остается в организации. СПИСОК РАССЫЛКИ к письму Минздравоохранения РФ от 12.10.2003 № 04-06/112 Ректору государственного университета права А.Г. Лисову Ректору академии предпринимательства Д.В. Мохову Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то в реквизите «Адресат» их указывают обобщенно, например: Администрации Рязанской области В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Последний обязательно проставляется на документах, направляемых частному лицу, например: Колесникову М.В. Нежинская ул., д. 3, кв. 4, Москва, 123489 Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам. В остальных случаях адрес указывается после названия организации или должности, например: Председателю Банка «Открытие» А.С. Давыдову Мира пр-т, д. 10, стр. 4, Москва, 129839 Государственный комитет РФ по строительству и жилищно-коммунальному хозяйству Строителей ул., д. 8, Москва, 121345 Последовательность написания адреса на почтовых отправлениях оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Адрес корреспондента пишется в следующей последовательности: — наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физических лиц); — название улицы, номер дома, номер квартиры; — название населенного пункта (города, поселка и т.п.); — название области, края, автономного округа (области), республики; — страна (для международных почтовых отправлений); — почтовый индекс. На конвертах, бандеролях, посылках адрес корреспондента пишется в правой части почтового отправления, а адрес отправителя — в левом верхнем углу. 16. Гриф утверждения документа — это способ придания документу юридического статуса16. В соответствии с подп. 2.3, 2.4. ГСДОУ утверждение документа является особым способом введения его в действие в отношении определенного круга организаций, должностных лиц и граждан. В ГСДОУ указывается, что утверждение документа может производиться посредством: — грифа утверждения; — издания соответствующего распорядительного документа (подп. 2.3, 2.4). В ГОСТ Р 6.30—2003 указано, что: документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом (п. 3.16). ГОСТ не ограничивает виды документов, на основании которых может утверждаться соответствующий документ. Это может быть приказ, постановление, решение, реже протокол. Такой способ утверждения документа наиболее распространенный, хотя и не всегда оправданный. Его следует использовать: при утверждении единовременно большого количества документов (например, учебных программ по различным дисциплинам); в случае, если за процедуру ознакомления с документом назначается лицо, в должностные обязанности которого это ранее не входило; при необходимости регламентировать работу, касающуюся не самого утверждаемого документа, а наиболее эффективной возможности ввести его в действие. Данный способ часто используется в организациях с обширной филиальной сетью17. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например: УТВЕРЖДЕН решением общего собрания акционеров от 05.04.2013 № 14 или УТВЕРЖДЕНО приказом ВНИИДАД от 05.04.2003 № 82 В связи с тем, что утверждаемый документ будет являться приложением к распорядительному документу необходимо это оформить специальным образом. Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже — гриф утверждения документа18, например: Приложение № 2 УТВЕРЖДЕНО приказом Росархива от 12.11.2009 № 125 Обратите внимание, что в соответствии с Методическими рекомендациями по внедрению ГОСТ Р 6.30—2003, если приложение одно, то оно не нумеруется. В рекомендациях также дан пример оформления текста постановления, где ссылка на утверждаемый документ указывается не в скобках, а в его тексте. Проект ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ П О С Т А Н О В Л Е Н И Е от «_____»_____________г. № _____ МОСКВА Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти В соответствии со статьей 11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Правительство Российской Федерации постановляет: 1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти… (Далее текст не приводится) Председатель Правительства Российской Федерации И.О. Фамилия Внести изменения в организационный документ, утвержденный распорядительным документом, можно только изданием такого нового. Другой способ утверждения документа — должностным лицом, имеющим на это право. Как правило, право подписывать и утверждать все документы организации имеет единоличный исполнительный орган — руководитель организации. В некоторых случаях в учредительных документах могут быть указаны должности руководителей, которые также могут подписывать и утверждать документы. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Но на практике часто встречаются такие формы документов, которые требуют утверждения руководителями сразу двух организаций, например: унифицированная форма № ОС-1 («Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»), утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 21 января 2003 г. № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств». При утверждении таких первичных учетных документов не единоличным исполнительным органом, а другими должностными лицами, последние должны быть включены в перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, который утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером, а также должна быть подготовлена доверенность. Способ утверждения документа должностным лицом используется при утверждении тех документов, которые не требуют дополнительных пояснений. В соответствии с Методическими рекомендациями по внедрению ГОСТ Р 6.30—2003 приложения должны быть подписаны исполнителем или руководителем подразделения, подготовившего документ, и датированы. Таким образом, утверждаемый документ должен быть обязательно подписан, так как является приложением. Извлечение из ГОСТ Р 6.30—2003   3.16. […] При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО «Ростекстиль» Личная подпись В.А. Степанов Дата Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АО «Электронные технологии» Личная подпись Л.В. Кузнецов Дата При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. […] Для регламентации процедуры утверждения документов в каждой организации должен быть разработан их перечень. Его можно включить в Табель унифицированных форм документов или Инструкцию по делопроизводству организации. При этом можно руководствоваться примерным перечнем документов, подлежащих утверждению, который приведен в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30—2003 и в ГСДОУ. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению: — акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.); — задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.); — инструкции (правила) (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.); — нормативы (расходов сырья, материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и т.д.); — отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.); — перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем, предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.); — планы (производственных, строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.); — положения (об организации, о структурном подразделении, о премировании и т.д.); — программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.); — расценки на производство работ; — сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия, на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.); — стандарты (государственные, национальные, организации, отраслевые); — структура и штатная численность; — тарифные ставки; — уставы организаций; — формы унифицированных документов; — штатные расписания и изменения к ним. Желательно так же указывать, каким именно способом будет утверждаться документ: должностным лицом или документом. Основанием для составления перечня документов, требующих утверждения, являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов. При составлении перечня документов, требующих утверждения, необходимо учитывать и организационно-правовую форму юридического лица, так как законы, регулирующие конкретную организационно-правовую форму юридического лица, содержат требования по поводу способа утверждения тех или иных документов. Извлечение из Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208‑ФЗ «Об акционерных обществах» Статья 48. Компетенция общего собрания акционеров   1. К компетенции общего собрания акционеров относятся: 1) внесение изменений и дополнений в устав общества или утверждение устава общества в новой редакции; […] 10) утверждение аудитора общества; […] 11) утверждение годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчетов о прибылях и об убытках (счетов прибылей и убытков) общества, а также распределение прибыли (в том числе выплата (объявление) дивидендов, за исключением прибыли, распределенной в качестве дивидендов по результатам первого квартала, полугодия, девяти месяцев финансового года) и убытков общества по результатам финансового года; […] 19) утверждение внутренних документов, регулирующих деятельность органов общества… […] Статья 65. Компетенция совета директоров (наблюдательного совета) общества   1. […]К компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества относятся следующие вопросы: […] 3) утверждение повестки дня общего собрания акционеров; […] 13) утверждение внутренних документов общества, за исключением внутренних документов, утверждение которых отнесено Федеральным законом к компетенции общего собрания акционеров, а также иных внутренних документов общества, утверждение которых отнесено уставом общества к компетенции исполнительных органов общества… […] Извлечение из Федерального закона от 6 февраля 1998 г. № 14‑ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 11.07.2011)   Статья 32. Органы общества   […] 2.1. […] Уставом общества может быть предусмотрено, что к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества относятся: […] 6) утверждение или принятие документов, регулирующих организацию деятельности общества (внутренних документов общества)… […].   Статья 33. Компетенция общего собрания участников общества   1. К компетенции общего собрания участников общества относятся: […] 6) утверждение годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов; […] 12) назначение ликвидационной комиссии и утверждение ликвидационных балансов… […] Извлечение из Федерального закона от 14 ноября 2002 г. № 161‑ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» Статья 20. Права собственника имущества унитарного предприятия Собственник имущества унитарного предприятия: […] 4) утверждает устав унитарного предприятия, вносит в него изменения, в том числе утверждает устав унитарного предприятия в новой редакции; 5) принимает решение о реорганизации или ликвидации унитарного предприятия в порядке, установленном законодательством, назначает ликвидационную комиссию и утверждает ликвидационные балансы унитарного предприятия; […] 12) утверждает показатели экономической эффективности деятельности унитарного предприятия и контролирует их выполнение. 17. Резолюция — это способ административного воздействия, организующее деятельность исполнителей19. Наиболее общая структура практически любой резолюции предполагает наличие следующих элементов (частей): — указание лица (ответственного исполнителя), которому адресована резолюция; — характеристика сути резолюции («что должно быть сделано»); — указание сроков ожидаемого исполнения. Иногда руководитель может дать необходимые пояснения (например, как могло бы выглядеть окончательное решение или как следовало бы организовать проработку документа). Обязательное требование к резолюции — ее адресность. Для повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за решение, контролирующего ход исполнения поручения и работу других соисполнителей, либо четко определить степень ответственности каждого исполнителя. Указывать в адресате должность исполнителя не обязательно. Адресат в соответствии с ГОСТ Р 6.30—2003 содержит только фамилию исполнителя и инициалы, причем инициалы указываются после фамилии: Петрову А.В. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного решения является тот сотрудник, который в резолюции назван первым (без пометки «ответственный»). Проставлять отметку «отв.» или подчеркивать ответственного исполнителя не разрешается. Петрову А.В. Иванову В.В. Резолюция является в своем роде распорядительным документом, составленным на полученном документе. Поэтому в тексте резолюции будут присутствовать так называемые управленческие операторы, позволяющие активно влиять на процесс принятия решения в желаемом направлении. Приведем в качестве примеров некоторые из возможных управленческих операторов: — «информировать по истечении срока исполнения о принятом решении»; — «дополнительно переговорить»; — «подтвердить получение»; — «сообщить о выполнении» и др. При составлении резолюции необходимо учитывать, в какой мере анализируемая ситуация носит типовой для данной организации характер. В случае типовой ситуации решение соответствующих вопросов должно основываться на некоторой типовой схеме. Анализируя управленческую ситуацию, зафиксированную в документе, руководитель, прежде всего, решает задачу ее идентификации. При этом производится оценка ситуации со следующих позиций: 1. Ситуация является стандартной. 2. Ситуация не является стандартной. 3. Ситуация не является стандартной и не имеет аналогов. В процессе дальнейшей оценки документа руководитель принимает следующие альтернативы: 1. Руководитель считает целесообразным принять окончательное решение самостоятельно. В этом случае текст резолюции будет выглядеть следующим образом: «Прошу направить в командировку в Санкт-Петербург с 12 апреля 2014 г. по 14 апреля 2014 г. для участия в семинаре по делопроизводству начальника канцелярии Коржакова П. М.». 2. Руководитель считает, что окончательное решение должно быть принято другими сотрудниками. В этом случае текст резолюции будет выглядеть следующим образом: «Прошу командировать в Санкт-Петербург с 12 апреля 2014 г. по 14 апреля 2014 г. двух сотрудников для участия в семинаре по делопроизводству». Содержание действия, безусловно, будет зависеть и от квалификации работника; чем выше она у исполнителя, тем большую свободу действий ему можно предоставить. В связи с этим указания, содержащиеся в резолюции, могут носить либо общий, либо конкретный характер. Общие указания выражаются следующим образом: — «к руководству»; — «к исполнению»; — «к сведению». Кукушкину П.А. К исполнению личная подпись руководителя Дата На документах, содержащих стандартные ситуации, не требующих дополнительных разъяснений и имеющих типовые сроки исполнения, резолюции оформляются по упрощенной схеме: указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Фомину И.В. Подпись руководителя Дата Резолюции должны быть составлены таким образом, чтобы исполнителю не требовались дополнительные разъяснения руководителя. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно. Если резолюция является сложной, состоит из нескольких задач, предписываемых различным исполнителям, то руководитель перед написанием такой резолюции должен осуществить декомпозицию процесса принятия решения на отдельные относительно самостоятельные этапы. Их состав и число зависят, с одной стороны, от содержания документа, с другой — от информированности, методов и стиля работы самого руководителя. Ведковой А.И. Прошу подготовить заявку на необходимые строительные материалы до 15.03.2014 Соломанину Г.Н. Подготовить проект сводного плана работы организации на 2014 год до 01.01.2014 Зориной Л.А. Подготовить финансовые расчеты к заявке на строительные материалы до 14.01.2014 Подпись автора резолюции дата Как видно из примеров, помимо адресата и предписываемого действия резолюция должна содержать порядок ее выполнения и форму контроля. Желательно в конце текста резолюции указать предполагаемую дату, к которой вопрос должен быть решен. Это послужит стимулом к действию у исполнителя и формой контроля за исполнением документа. Подпись руководителя (без расшифровки) и дата написания резолюции также являются ее неотъемлемой частью и определяют начало действия. Отсутствие этих реквизитов указывает на неверное оформление резолюции. В целях экономии времени руководителя секретарь или помощник может заранее подготовить проект резолюции и представить руководителю, который, в случае согласия с ее содержанием, лишь подписывает резолюцию и ставит дату. Такая резолюция готовится на специальном бланке «Поручение», «Указание», «Резолюция». Этот способ придает документу более эстетичный вид, но, с другой стороны, в этом случае плохо обеспечивается сохранность резолюции, так как лист в резолюцией может открепиться от документа, а при сдаче дел в архив скрепка или скоба изымается, и лист с резолюцией подшивается как отдельный документ. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на любом свободном месте лицевой стороны документа. Таким образом, резолюция должна включать в себя: фамилию, инициалы исполнителя, содержание исполнения (текст резолюции), срок исполнения, подпись руководителя, дату резолюции. Хорошилову А.К. Прошу подготовить проект приказа о переводе В.В. Моржова на должность ведущего специалиста отдела кадров с 13.01.2015. личная подпись автора резолюции 20.12.2014 Содержание резолюции с документа должно быть обязательно перенесено в регистрационную форму (журнал или регистрационно-контрольную карточку). 18. Заголовок к тексту. Заголовок к тексту оформляется под реквизитом «Место составления или издания документа» на общем бланке и под реквизитом «Ссылка на регистрационный номер и дату документа». 19. Отметка о контроле. Наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы подлежат контролю за исполнением. Отметка о контроле проставляется справа на верхнем поле первого листа документа с помощью штемпеля «Контроль» или буквы «К». Документы могут иметь типовые и индивидуальные сроки исполнения. Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например, о предоставлении статистической и финансовой отчетности, о сроках предъявления претензий по качеству продукции, по подаче апелляций на решения финансовых и судебных инстанций и другие. Некоторые сроки исполнения зафиксированы в ГСДОУ и также выступают в качестве типовых. Например, исправления и рассмотрения протоколов разногласий к договорам, исполнения служебных писем и телеграмм, требующих срочного решения, и других. В рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения для документов, не нашедших отражения в законах и подзаконных нормативных актах. После их утверждения и включения в качестве приложения в «Табель форм документов» или «Инструкцию по делопроизводству» в виде Перечня, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации. Индивидуальные сроки исполнения указываются в резолюции руководителя или в тексте документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне. Срок исполнения входящих документов общепринято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых — с момента их доведения до исполнителей, если в документе, конечно, не оговорен другой срок. Согласно ГСДОУ снять документы с контроля может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов путем сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или в ходе рассмотрения установлен быть не может, устанавливается условный срок исполнения, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например, при контроле исполнения исходящих документов. 20. Текст документа. ГОСТ Р 6.30—2003 не оговаривает виды шрифтов, которыми следует пользоваться при подготовке текста документа с использованием средств вычислительной техники. Основное требование к шрифтам сводится к тому, чтобы они были хорошо читаемыми. Некоторым образом конкретизируется требование к шрифтам в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти20. При подготовке документов рекомендуется использование шрифтов размером № 12—15 при печати через 1—2 интервала. Тексты документов излагаются от: — 1-го лица единственного числа: «приказываю… подготовить и представить на рассмотрение»; «прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов…»; — 3-го лица единственного числа: «…Совет Федерации постановляет…»; «…коллегия постановила…»; «министерство не считает возможным…»; — 1-го лица множественного числа: «просим представить данные о…»; «представляем на рассмотрение и утверждение…»; — в совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: «приказываем…»; «решили…». В случае содержания в тексте нескольких поручений, решений, выводов и т.д., в нем выделяют разделы, подразделы, пункты, подпункты. В текст документа иногда включают фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены в середине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания. 21. Отметка о наличии приложения. Приложения являются самостоятельными документами, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте основного документа. Документы-приложения могут быть трех видов: утверждаемые или вводимые в действие соответствующим документом (приложения к правовым актам), поясняющие содержание другого документа, направляемые с сопроводительным документом адресату. В случае, когда к документу имеются приложения, об этом должна быть сделана соответствующая отметка. Информация о приложении указывается в тексте или после текста документа перед подписью. В нормативных актах и документах, содержание которых дополняется или поясняется приложениями, сведения о наличии приложений указывают в тексте, например: «Утвердить прилагаемую инструкцию по учету и хранению документов». На самом документе-приложении должна быть сделана отметка, соединяющая его с основным документом и придающая ему юридическую силу, которая включает наименование нормативного акта, его дату и номер. Приложение № 2 к приказу Минобразования РФ от 09.05.2014 № 123 Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например: ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минобразования РФ от 09.05.2014 № 123 Существует несколько вариантов оформления приложений под текстом документа: 1. Документ-приложение направляется адресату с сопроводительным письмом, в тексте которого перечислены документы-приложения; их названия второй раз не указываются: Приложение: на 1 л. в 1 экз. 2. Письмо имеет приложение, не названное в тексте; указывают наименование приложения, число листов и количество экземпляров: Приложение: прайс-лист на 1 л. в 1 экз. 3. Письмо имеет несколько приложений, которые должны быть пронумерованы в валовом порядке с указанием количества листов и количества направляемых экземпляров: Приложение: 1. Перечень документов на 1 л. в 1 экз. 2. Справка о доходах на 1 л. в 1 экз. 4. В сброшюрованном приложении число листов не указывается: Приложение: в 5 экз. 5. К сопроводительному документу прилагается документ, имеющий приложение; количество листов приложения суммируется: Приложение: письмо Минюст России от 02.02.2014 № 123/05-02 и приложение к нему, всего на 5 л. 6. Документы-приложения направляются не во все указанные в до­кумен­те адреса; в отметке о наличии приложения делают ссылку «только в первый (второй, третий) адрес»: Приложение: на 1 л. в 1 экз. в первый адрес. 22. Подпись представляет собой собственноручную роспись должностного или физического лица21. При подготовке документа составитель должен заранее знать, кто будет подписывать документ. Служебные документы подписывают должностные лица в пределах своих полномочий. Для придания юридической силы реквизиту «подпись» она должна включать в себя три элемента: — должность полномочного лица; — собственноручную роспись должностного лица; — расшифровку подписи. Располагаются данные элементы в одну строку, начиная от левого поля без абзаца: Генеральный директор личная подпись Расшифровка подписи Подписывается, как правило, первый экземпляр документа. Наименование должности полномочного лица оформляется в соответствии с наименованием, указанным в штатном расписании. Наименование организации включается в элемент «должность полномочного лица» в том случае, если документ оформляется не на бланке организации, например22: Генеральный директор ЗАО «Луна» личная подпись Расшифровка подписи Допускается в реквизите «подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например: Начальник управления кадрами личная подпись Расшифровка подписи Наименование должности, расположенное в несколько строк, печатается через 1 межстрочный интервал. В случае, когда документ оформлен на бланке должностного лица, наименование должности полномочного лица будет отсутствовать. Такой бланк оформляется следующим образом: Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «ОРЕНБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» РЕКТОР Оренбург, пр. Победы, д. 13, 460018 тел.: (353-2) 77-67-70, факс: 72-37-01; E-mail: post@mail.osu.ru ОКПО 000000 ОГРН 0000000000000 ИНН/КПП 00000000000/000000 __________________№___________________ На №_____________от___________________ При передаче права подписи другому должностному лицу на период временного отсутствия полномочного лица должность исполняющего обязанности может записываться как сокращенно, так и полностью, например: Исполняющий обязанности генерального директора личная подпись И.А. Петров И.о. генерального директора личная подпись И.А. Петров В Приложении к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти допускается возможность исправлений от руки наименования должности на документе, если документ уже оформлен, а должностное лицо отсутствует. Следует помнить, что понятие «отсутствует» подразумевает — командировку, отпуск или болезнь, а не отсутствие должностного лица на один день и менее. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. В целях исключения злоупотреблений при подписании документов в организациях обязательно должны быть разработаны правила их подписания. Правила подписи могут устанавливаться в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях. Элемент реквизита «расшифровка подписи» включает в себя инициалы и фамилию должностного лица. Инициалы имени и фамилии печатаются без пробела, а между инициалами и фамилией ставится один пробел. Следует обратить особое внимание на то, что расшифровка подписи не указывается в скобках, а инициалы ставятся перед фамилией, которая печатается строчными буквами (кроме заглавной). Неправильно: личная подпись /Колосов В. П./ личная подпись Колосов В. П. Правильно: личная подпись В.П. Колосов В соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009) и Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти установлены требования к подписанию конкретных видов документов. Например, постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, созданные на бумажном носителе, подписываются (утверждаются) собственноручно руководителем федерального органа исполнительной власти или лицом, исполняющим его обязанности, а созданные в форме электронных документов — с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи. Количество лиц, подписывающих документ, а также наименование их должностей зависят от степени ответственности за содержание документа. Например: в документах, составленных комиссией (акт, протокол заседания государственной экзаменационной комиссии и др.) указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением: Председатель комиссии Члены комиссии личная подпись личная подпись личная подпись В.Б. Котов К.П. Рыков Ю.А. Якина Протокол, документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов на собраниях, совещаниях, заседания, подписывает председатель и секретарь данного вида заседания: Председатель личная подпись А.П. Жуков Секретарь личная подпись И.В. Воронова В ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» указано, что достоверность данных, указанных в первичных учетных документах, обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации. Например, гарантийные письма, а также другие документы финансового характера подписываются руководителем организации и главным бухгалтером, их подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Главный редактор личная подпись А.С. Сайкин Главный бухгалтер личная подпись И.В. Пушкарева Если документ подписывается несколькими лицами равной должности, их подписи рекомендуется располагать на одном уровне, например: Заместитель генерального директора по правовым вопросам личная подпись М.И. Миронов Заместитель генерального директора по финансовым вопросам личная подпись И.В. Пушкарева При подписании совместного документа, подготовленного двумя и более организациями, первый лист оформляют не на бланке конкретной организации, а на чистом листе бумаги с указанием реквизитов бланков организаций. В трудовых договорах (контрактах) подписи сторон также указываются на одном уровне с указанием полных сведений о сторонах договора или же только их условных обозначений («работодатель», «работник»). Докладные записки, справки, служебные записки, заявления и другие документы информационного характера могут подписываться исполнителем, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его компетенции. На пост министра финансов США Джек Лью был назначен в феврале 2013 г. Вскоре репортеры обратили внимание, что его подпись представляет собой несколько овалов, соединенных в цепь. В частности, подпись Лью обсуждалась в сатирических телепрограммах «Colbert Report» и «The Daily Show». Следует заметить, что подпись главы американского Министерства финансов является частью оформления долларовых купюр. Традиционно министр финансов расписывается десять раз, после чего отбирается наиболее подходящая подпись для печати на банкнотах. Министру финансов США пришлось переделать свою подпись. К этому его вынудили насмешки, утверждающие, что подпись Лью слишком неразборчивая. На сайте Министерства финансов уже опубликована новая подпись Лью. Также она появится на американских купюрах в новых тиражах. Разновидностью подписи является электронная подпись — информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом, связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ23. Традиционный бумажный и электронный документы имеют разную физическую природу. Это в свою очередь определяет выбор средств, которые придают документу юридическую силу: собственноручная подпись используется для бумажных документов, подпись электронная — для легитимизации электронных документов.  Собственноручная подпись, будучи следом чернил или шариковой пасты, образует вместе с документом единый физический объект, и ее сравнительно тяжело убрать из документа, не оставив следов воздействия. Электронная подпись гарантирует авторство и подлинность документа при условии, что она включена в документ или находится с документом в едином контейнере. Как только документ покидает контейнер или же электронная подпись извлекается из документа, все гарантии подлинности и неизменности документа исчезают. Возможность признания документа в электронном виде равноценным документу на бумажном носителе устанавливает ч. 3 ст. 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149‑ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Согласно указанной норме электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе. Гражданский кодекс РФ устанавливает два условия, при наличии хотя бы одного из которых электронная подпись и, соответственно, электронный документ могут быть использованы для заключения и реализации гражданско-правовых сделок: в случае, когда такая возможность прямо предусмотрена действующим законодательством РФ в широком смысле и/или когда такая возможность согласована сторонами. Например, договором может быть предусмотрено удостоверение прав распоряжения денежными суммами, находящимися на счете, электронными средствами платежа и другими документами с исползованием в них аналогов собственноручной подписи (п. 2 ст. 160 ГК РФ), кодов, паролей и иных средств, подтверждающих, что распоряжение дано уполномоченным на это лицом (п. 3 ст. 847 ГК РФ).  Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 152‑ФЗ «О персональных данных» предусматривает, что электронная подпись может использоваться в следующих случаях: — если биометрические персональные данные хранятся вне информационных систем; — если на материальном носителе содержится дополнительная информация, относящаяся к биометрическим данным. Использование электронной подписи в электронных документах регламентирует также Федеральный закон РФ от 6 апреля 2011 г. № 63‑ФЗ «Об электронной подписи». Для того чтобы обеспечить возможность подписания электронных документов, были разработаны специальные технологии, названные по аналогии электронной подписью. В соответствии с законодательством существует несколько видов электронной подписи: — простая электронная подпись (ПЭП); — усиленная электронная подпись (УЭП). Усиленная электронная подпись в свою очередь подразделяется на: — неквалифицированную электронную подпись (НЭП); — квалифицированную электронную подпись (КЭП). Применяемое программное обеспечение управленческих процессов в организации должно поддерживать использование электронной подписи. Проведя анализ деятельности транспортных компаний в области делопроизводства было выявлено, что наибольшую трудность испытывают делопроизводители и кадровики при ответе на вопрос: какую же должность указывать при подписании документа сотрудником, исполняющим обязанности не по своей должности: фактическую или и.о.? Для ответа на этот вопрос нужно различать ситуации, когда возникает необходимость назначить исполняющего обязанности руководителя организации (при этом учитывать организационно-правовую форму компании). Например, в том случае, когда порядок передачи полномочий генерального директора Общества с ограниченной ответственностью не прописан в уставе общества, генеральный директор самостоятельно своим приказом назначает на должность исполняющего обязанности. Для делегирования полномочий. Он издает приказ, в котором указывает, какие именно полномочия передаются (право подписи финансовых документов, бухгалтерской, налоговой отчетности, пределы по суммам совершаемых сделок) и на какой срок они предоставляются. Генеральный директор может передать полномочия и с помощью доверенности. Нотариально заверенная доверенность признается в качестве надлежащей передачи полномочий генерального директора - исполняющему обязанности . Президиум ВАС РФ в постановлении от 27.04.2002 № 12350/01 пришел к выводу, что доказательствами, подтверждающими полномочия исполняющего обязанности генерального директора, могут быть как приказ о назначении, так и доверенность. Вышеупомянутый подп. 2 п. 3 ст. 40 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» говорит о доверенностях на право представительства от имени общества. Это положение может быть воспринято в том аспекте, что единоличный исполнительный орган не передает доверенностью весь объем своих полномочий, а лишь уполномочивает третье лицо на совершение определенного действия в интересах общества. Еще одним из способов передачи полномочий — назначение исполняющего обязанности общим собранием участников (акционеров). Оптимальны следующие способы передачи полномочий: • назначение исполняющего обязанности единоличного исполнительного органа общим собранием участников (акционеров); • включение в устав общества перечня случаев, когда к исполняющему обязанности переходят полномочия единоличного исполнительного органа, и отнесение вопроса о назначении исполняющего обязанности к полномочиям единоличного исполнительного органа. При рассмотрении споров, связанных с назначением исполняющего обязанности генерального директора арбитражные суды признают полномочия на основании приказов руководителя организации, если согласование кандидатуры или порядок назначения исполняющего обязанности руководителя организации учредительными документами не отнесены к компетенции учредителей (собственников) (Постановление Президиума ВАС от 24.03.1998 № 6813/97). Поэтому предполагается, что в локальных нормативных актах транспортных компаний, таких как должностная инструкция, инструкция по делопроизводству или в трудовых договорах сотрудников должно быть четко прописано, какая должность указывается в реквизите подпись в случае назначения исполняющего обязанности. 23. Гриф согласования проставляется на служебном документе при необходимости его согласования (визирования) для оценки обоснованности документа и соответствия действующему законодательству и другим правовым актам. Грифом согласования оформляется внешнее согласование. При внешнем согласовании экспертизу (оценку) содержания документа проводят компетентные внешние организации, чьи интересы затрагивает документ, в том числе различные «разрешительные» инстанции и органы, не входящие в структуру организации. Процедура согласования проекта документа с заинтересованными должностными лицами по общему правилу не является обязательной. Но в тех случаях, когда действующие у работодателя локальные нормативные акты по делопроизводству предусматривают согласование тех или иных документов, оно становится обязательной процедурой в процессе создания документа. Гриф согласования документа оформляется ниже реквизита «подпись» с левой стороны внизу листа. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подпи­си (инициалов, фамилии) и даты согласования. Пример: СОГЛАСОВАНО Ректор Государственного университета управления Личная подпись И.О. Фамилия Дата В случае, если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляет исполнитель или служба ДОУ следующим об­разом: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления Банка «Ренессанс» от 05.06.2014 № 10 Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, тогда в документе после реквизита «подпись» делается отметка: «Лист согласования прилагается». Лист согласования (визирования документа) — часть официального документа с отметками (визами) о согласовании24. Несколько грифов согласования оформляются на одном уровне друг против друга вертикальными рядами.  ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ проекта Положения об общих принципах сотрудничества СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ЗАО «МАК» Личная подпись А.Р. Ромашов Дата СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ЗАО «Сад» Личная подпись Н.М. Тополь Дата СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ОАО «ЛУК» Личная подпись М.К. Кудряшов Дата СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ООО «Поле» Личная подпись А.В. Сидоров Дата Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ или исполнителем и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается. 24. Виза согласования документа — реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа (далее — виза)25. Виза включает в себя должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Пример: Руководитель планового отдела Личная подпись А.С. Попов Дата Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа. При наличии замечаний по документу или несогласия с документом визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Руководитель планового отдела Личная подпись А.С. Попов Дата Не согласен Руководитель таможенного отдела Личная подпись А.М. Лялин Дата Документ визируется исполнителем и заинтересованными в документе должностными лицами финансовых, экономических и иных служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, юристом и руководителем службы ДОУ (при необходимости). Лица, визирующие служебный документ, несут ответственность за его содержание наряду с исполнителем, по вопросам, относящимся к сфере их деятельности. Количество согласующих лиц в каждой организации определяется самостоятельно. Помимо визы согласования, в делопроизводственной практике часто применяется и виза ознакомления, которая служит письменным подтверждением факта доведения содержания документа до сведения работника. Однако правила оформления визы ознакомления нормативно не закреплены и в ГОСТ Р 6.30—2003 не указаны. В случае, когда предусмотрено обязательное согласование документа с заинтересованными должностными лицами, отсутствие виз согласования на документе будет означать нарушение процедуры его подготовки. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается. Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают, датируют и прилагают к документу. На документе, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. На документе, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны второго экземпляра отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе по образцу листа согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных правовых актов, приложений для защиты от возможной замены листов. Повторному визированию подвергается документ, если в процессе визирования в его проект вносятся существенные изменения. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути26. 25. Оттиск печати. Печать — устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу. Клише — элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати. Печать имеет круглую форму27. Наряду с термином печать часто используются такие понятия, как штамп, апостиль, факсимиле и штемпель. Штамп (итал. stampa — печать) — особая разновидность печатной формы, служащей для производства оттиска на документах, содержащих текстуальную информацию о полном наименовании юридического лица, его адресе, дате отправления документа и др. Иногда содержание штампа дополняется изображением национального герба. Виды штампов (по классификации организаций-изготови­телей): — сложные (повторяющие угловой бланк организации); как правило, содержат значительное количество информации: адрес, банковские реквизиты фирмы и др.; — несложные штампы используют для доверенностей, копий документов, товарных чеков, входящей документации, приходно-расходных ордеров, счетов-фактур и т.п.; — штампы со стандартными словами: «для пропусков», «оплачено», «для рецептов», «для служебного пользования» и др. Форма штампов — произвольная. Штемпель (нем. stempel) — то же, что печать в одном значении. Факсимиле (лат. fac simile — сделай подобное) — это печать, воспроизводящая подпись официального лица. Предприятия, учреждения, организации пользуются печатями и штампами на основании учредительных документов, зарегистрированных управлением государственной регистрации и его территориальными отделами. Филиалам предприятий, учреждений, организаций разрешено изготовление печатей, если это предусмотрено положением об этих филиалах. В этом случае в текст печати вписывается слово «Филиал». В инструкциях по делопроизводству принято прописывать, что штамп «Входящий документ» ставится именно в нижнем правом углу документа, а штамп «На контроль» — на верхнем поле справа. Организации, имеющие право на изготовление гербовой печати указаны в Федеральном Конституционном законе от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (с изм. и доп.). В соответствии с ГОСТ Р 6.30—2003 оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подпи­си. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица, но может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом28. Перечень документов, на которых будет проставляться та или иная печать организации, необходимо утвердить приказом руководителя организации. Примерный перечень документов, на которых проставляется гербовая печать, представлен в ГСДОУ, но может быть дополнен по усмотрению организации. Примерный перечень документов, на которых ставится печать организации: 1. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания; экспертизы и т.д.). 2. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.). 3. Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д.). 4. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.). 5. Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.). 6. Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.). 7. Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию. 8. Исполнительные листы. 9. Командировочные удостоверения. 10. Нормы расхода на драгоценные металлы. 11. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций. 12. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.). 13. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.). 14. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные, в банк), на импорт и т.д.). 15. Положения о министерствах (ведомствах). 16. Протоколы (согласования планов поставок и т.д.). 17. Реестры (чеков, бюджетных поручений и т.п.). 18. Смета расходов (на содержание аппарата управления, на подготовку и освоение производства новых изделий, на калькуляцию к договору, на капитальное строительство и т.д.). 19. Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, об использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.). 20. Спецификации (изделий, продукции и т.д.). 21. Титульные списки. 22. Уставы государственных предприятий (объединений и т.п.). 23. Штатные расписания и изменения к ним. Печать хранится до минования надобности и уничтожается в случае: — смены организационно-правовой формы; — изменения наименования организации; — ликвидация предприятия и пр. Поскольку смена организационно-правовой формы, полного фирменного наименования организации и адрес места нахождения (субъект РФ) указываются в оттиске печати, то их изменение влечет необходимость изготовления новой печати. Пакет представляемых документов об уничтожении печати будет зависеть от организации (мастерской), которая будет уничтожать печать. Примерный состав документов, необходимых для уничтожения печатей: 1. Заявление (установленного образца) об уничтожении печати, которое подписывает только руководитель. 2. Ксерокопия паспорта руководителя. 3. Доверенность от руководителя организации «на уничтожение печати» лицу, ответственному за ее уничтожение. 4. Выписка из ЕГРЮЛ (нотариально заверенная копия). Для государственных организаций — приказ о назначении руководителя (копия, заверенная вышестоящей организацией). 5. Паспорт (ксерокопия) лица, ответственного за уничтожение печати. 6. Документ, подтверждающий факт оплаты (оригинал квитанции). 7. Печать, подлежащая уничтожению. В случае утери старой печати перед изготовлением новой необходимо получить справку в органах внутренних дел об утере печати. С этой справкой и вышеуказанным пакетом документов можно обращаться за изготовлением новой печати. Необходимо также опубликовать объявление об утрате печати в Регистрационном вестнике или местной печати. Печати и штампы, изготовленные взамен утерянных, должны иметь в тексте букву «Д» (дубликат). Ответственность за использование и хранение печатей и штампов, после выдачи их структурным подразделением организации для работы, возлагается приказом руководителя организации на работников, получивших печати и штампы и расписавшихся в учетном журнале. Чтобы максимально снизить риск подделки и фальсификации печатей необходимо: — размещать заказ на создание печатей и штампов только у сертифицированных изготовителей (система сертификации «ПечатьСерт»). На территории Российской Федерации сертификат на изготовление мастичных удостоверительных печатей, в том числе с гербовой символикой, выдает единственная организация ВНИИ полиграфии; — изготавливать печати с учетом требований ГОСТ Р 51511—2001; — использовать водостойкую штемпельную краску, это поможет легко идентифицировать фальсификацию на струйном принтере (его чернила размываются водой); — не использовать печать организации (простую или гербовую) на все случаи жизни; — вести учет печатей и штампов организации; — возложить контроль по хранению и использованием печатей и штампов на подразделение организации, ответственное за делопроизводство; — хранить печати в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Государственные учреждения (например, Министерство транспорта Российской Федерации, Федеральное агентство железнодорожного транспорта) документируют свою деятельность при помощи печатей двух видов: гербовая печать и простая печать. Оттиск гербовой печати ставится на документах подписываемых первым лицом учреждения и на документах, отражающих движение его финансовых средств. Порядок ее применения, хранения и технические характеристики регламентированы ГОСТ Р 51511-2001 ( с изменениями от 2003 г.) Вторая печать – «простая», к ее форме не предъявляется серьезных требований. Ее оттиск ставится на второстепенных документах. Государственные и муниципальные унитарные транспортные предприятия (например, ГУП «Мосгортранс», ГУП «Московский метрополитен») удостоверяют свои документы также при помощи печатей двух видов, но первая (главная) печать уже не гербовая, а круглая печать, приравненная к гербовой. «Унитарное предприятие должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения унитарного предприятия. Печать унитарного предприятия может содержать также его фирменное наименование на языках народов Российской Федерации и (или) иностранном языке». Акционерные общества (например, ОАО «Российские железные дороги») и общества с ограниченной ответственностью аналогично удостоверяют свои документы круглой печатью. Эта процедура до недавнего времени регулировалась соответствующими федеральными законами. «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации». Филиалам предприятий, учреждений, организаций разрешено изготовление печатей, если это предусмотрено положением об этих филиалах. В этом случае в текст печати вписывается слово «Филиал». Иначе говоря, в настоящее время любые хозяйственные общества и транспортные компании в частности, ставят на своих документах круглую печать. Такой печатью сейчас в порядке удостоверяются все договоры и официальные документы. Однако с развитием новых технологий наличие оттиска печати де-факто уже не является гарантией подлинности и достоверности документа, так как подделать печать сегодня не доставляет особых затруднений. Сегодня с развитием техники печать могут заменить более современные способы идентификации юридического лица. Например, электронная подпись, голографические печати, специальные бланки и другие способы. Подобные новации особенно актуальны при растущем использовании электронной подписи в документообороте учреждений и транспортных компаний в частности. Так, к примеру, в прошлом году уже была отменена необходимость наличия печати на доверенности, выданной юридическим лицом. Все эти меры направлены, прежде всего, на облегчение документооборота в сфере бизнеса. Президент Российской Федерации 06.04.2015 подписал закон «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» № 82-ФЗ. Данным законом внесены изменения в: Гражданский и Арбитражный процессуальный кодексы, Трудовой кодекс, законы «О рынке ценных бумаг», «Об акционерных обществах», «Об обществах с ограниченной ответственностью», «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним», «Об ипотеке (залоге недвижимости)», «Об исполнительном производстве», «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», «О таможенном регулировании в Российской Федерации» и др. Следует отметить, что в законе не говорится о том, что печати будут отменены совсем. Они станут добровольными и будут постепенно заменяться на новые, более современные способы идентификации. А пока на настоящем этапе, чтобы максимально снизить риск подделки и фальсификации печатей в учреждениях и транспортных компаниях необходимо: - размещать заказ на создание печатей и штампов только у сертифицированных изготовителей (система сертификации «ПечатьСерт»). На территории Российской Федерации сертификат на изготовление мастичных удостоверительных печатей, в том числе с гербовой символикой, выдает единственная организация ВНИИ Полиграфии; - изготавливать печати в соответствии с требованиями ГОСТ Р 51511–2001; - использовать водостойкую штемпельную краску - это поможет легко идентифицировать фальсификацию на струйном принтере (его чернила размываются водой); - не использовать печать организации (простую или гербовую) «на все случаи жизни»; - вести учет печатей и штампов организации в специальных журналах; - изданием соответствующего приказа возложить контроль по хранению и использованием печатей и штампов на подразделение организации, ответственное за делопроизводство; - хранить печати в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Таким образом, рекомендуется с целью снижения рисков не выявления фальсифицированных документов в транспортных компаниях, произведенных посредством подделки подписей и печатей, соблюдать все законные меры. Строго регламентировать все процедуры подписания документов и проставления на них оттиска печати в локальных нормативных правовых актах. 26. Отметка о заверении копии подписью руководителя организации или уполномоченного на это должностного лица ставится на копии до­кумен­та. Заверительная подпись выглядит следующим образом: Верно (без двоеточия) Старший инспектор отдела кадров личная подпись И.И. Сомов 01.04.2014 Не следует писать «копия верна», поскольку очевидно, что это — копия, а не оригинал. При выдаче копии за пределы организации на ней проставляется печать. 27. Отметка об исполнителе предназначена для получения справочной информации о документе непосредственно у сотрудника, подготовившего проект документа, и проставляется практически на всех документах. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона. Реквизит печатают от начала строки (без абзаца) через один межстрочный интервал. Фамилия исполнителя, инициалы и номер его служебного телефона располагается от границы левого поля в левом нижнем углу лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа: А.В. Петров (495) 123-45-67 В практике работы российских организаций сложился следующий порядок написания отметки об исполнителе: Петров Александр Владимирович (495)123-45-67 В данном случае, при обращении к исполнителю по вопросам, затронутым в документе, нет необходимости уточнять его имя и отчество. Слова «Исполнитель», «Исп.», «Телефон», «Тел.» не указываются. 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на входящем или внутреннем документе с целью определить его исполнение и свидетельствует о том, что работа над документом полностью закончена. Отметка включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении докумен­та и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Пример: В дело № 03-05 Направлен ответ. Личная подпись исполнителя. Дата. Иногда в организациях секретари расписываются в данной отметке вместо исполнителя, что может быть расценено, как превышение полномочий, так как решить исполнен документ или нет, может только исполнитель или руководитель в силу своей компетенции. Однако при внедрении автоматизированных систем управления данный реквизит допустимо проставлять на документе и сотруднику службы документационного обеспечения управления, который фиксирует реквизит на документе на основании данных об исполнении документа, полученных из автоматизированной системы. 29. Отметка о поступлении документа в организацию представляет собой регистрационный штамп в правом нижнем углу. Данный реквизит проставляется службой ДОУ при регистрации входящих документов. Регистрационный штамп включает: порядковый входящий номер документа и дату поступления документа в организацию. Дата _____________ ВХ. № ___________ Допускается проставлять отметку о поступлении документа в организацию с помощью резинового штампа или ручного нумератора. При регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например, И-167 (Иванов), К-21 (Котов), А-213 (Абрамов) и т.д. Справочная картотека по предложениям, заявлениям и жалобам граждан строится по алфавиту фамилий. Такая индексация позволяет быстро отыскать нужный документ. Гражданин может направить одно и то же предложение, заявление или жалобу одновременно нескольким адресатам, и они в конечном итоге могут быть переадресованы в одно учреждение, организацию или предприятие, которое может решить поставленный вопрос по существу. Все эти обращения, поступившие в результате в одно место, должны учитываться под одним регистрационным индексом первого полученного документа с добавлением порядкового номера. Например, Н-184/1, Н-184/2, Н-184/3 и т.д. Обращения граждан бывают первичные и повторные. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого предложения, заявления или жалобы истек установленный законодательством срок их рассмотрения или заявитель не был удовлетворен данным по первому обращению ответом. Повторное обращение при первичной обработке получает очередной регистрационный индекс, так как ведется валовый учет всех поступающих документов. 30. Идентификатор электронной копии документа — отметка (колонтитул) о переносе данных на машинный носитель. Такая отметка проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату создания, местонахождение на сетевом диске, доступном для чтения сотруднику или структурному подразделению, которому адресован документ: Е:\О\Служебные письма 12.04.2014. При распечатке итогового документа, выходящего за пределы организации, идентификатор удаляется. Государственный стандарт содержит 30 реквизитов, в числе которых отсутствует такой реквизит как «гриф ограничения доступа к документу», однако в «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» такой реквизит имеется. Гриф ограничения доступа к документу проставляется без кавычек, на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к конфиденциальной информации. Например: Конфиденциально Экз. 2 Перечень сведений конфиденциального характера установлен Указом Президента РФ от 6 марта 1997 № 18829. Конкретное наименование грифов конфиденциальной информации в нем не оговорено. Практически используются грифы: для служебного пользования» (ДСП), «конфиденциально», «строго конфиденциально» и другие. С 01.07.2017 года взамен ГОСТ Р 6.30-2003 вступает в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов и по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. ЛЕКЦИЯ 4. Унификация и стандартизация управленческих документов Оформление документов регламентировано стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определены государственными органами управления. В соответствии с Законом Российской Федерации от 10 июня 1993 г. № 5154-I «О стандартизации» государственные стандарты принимает Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификаци (Госстандарт; ныне — Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии, Росстандарт). Приведем основные стандарты в области делопроизводства. ГОСТ 6.10.4—84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. ГОСТ устанавливает обязательные реквизиты машиночитаемых документов: код и наименование организации — создателя документа; местонахождение организации — создателя документа или почтовый адрес; код формы документа; название документа; дату подписания документа; кодовое наименование лица, ответственного за изготовление документа. При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, дубликат, копия). ГОСТ 6.10.5—87 Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. Настоящий стандарт устанавливает основные правила построения формуляров-образцов, разработки унифицированных на их основе форм документов с учетом возможности их машинной обработки и изготовления бланков документов. Стандарт распространяется на документы, применяемые на всех уровнях управления производством при реализации всех его функций. Стандарт не распространяется на системы документации по капитальному строительству, конструкторскую, технологическую, внешнеторговую документацию, используемую при оформлении внешнеторговых операций, а также на организационно-распорядительную документацию. Несмотря на то что ГОСТ Р 6.30—2003 носит рекомендательный характер, требования к оформлению организационно-распорядительных и справочно-информационных документов, указанные в стандарте, в целях единства оформления документов на территории Российской Федерации применяются практически всеми организациями, учреждениями, предприятиями. ГОСТ Р 6.30—2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Требования данного ГОСТа распространяются на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, которая входит в состав ОКУД по классу 020000. ГОСТ устанавливает состав и расположение реквизитов, состав зон на формате А4 углового и продольного бланка организационно-распорядительных документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, в том числе с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. ГОСТ Р 7.0.8—2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела, обязательные для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. ГОСТ 9327—60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы. ГОСТ определяет размеры листа, в зависимости от которых выделяют форматы бумаги трех видов: А, В, С. Формат обозначается буквой ряда и цифрой, указывающей на то, сколько раз исходный лист ряда разделен пополам. Исходные форматы А0 — 841 × 1189 мм; В0 — 1000 × 1414 мм; С0 — 917 × 1297 мм. ГОСТ 17914—72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования. Представлен образец оформления обложки дела постоянного хранения. ГОСТ Р 7.0.12—2011 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Сокращение слов и словосочетаний на русском языке. Общие требования и правила. ГОСТ Р 7.0.66—2010 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Индексирование документов. Общие требования к координатному индексированию. ГОСТ Р 7.0.83—2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные издания. Основные виды и выходные сведения. ГОСТ 7.89—2005 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Оригиналы текстовые авторские и издательские. Общие требования. В ГОСТ дано понятие оригинала документа. ГОСТ Р 54471—2011/ISO/TR 15801:2009 Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности. Применение этого ГОСТ носит добровольный характер. Стандарт содержит описание рекомендуемой практики хранения деловой и иной информации в электронной форме. В условиях интеграции нашей страны в мировую экономику знание международных стандартов по оформлению документов необходимо все большему кругу управленческих работников. Существующие международные нормы в области документации должны учитываться при разработке правил работы с документами в организациях различных форм собственности. Применение международного стандарта, регионального или национального стандарта другой страны осуществляется в Российской Федерации путем полного или частичного включения его содержания в отечественный нормативный документ по стандартизации. Международная организация по стандартизации, ИСО (International Organization for Standardization, ISO) трактует понятие «стандарт» как технические условия или другой документ, рассчитанный на специалистов соответствующего профиля, совместно разработанный, согласованный или одобренный всеми заинтересованными сторонами, основанный на совокупности научных, технологических и практических результатов, способствующий получению всеобщих оптимальных преимуществ, утвержденный компетентным национальным, региональным или международным органом30. Перечислим международные стандарты, наиболее часто применяемым в документационном обеспечении управления. ГОСТ Р ИСО 15489—1—2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. Стандарт определяет основные принципы управления документами независимо от видов носителей и используемых технологий; регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования. Его положения являются рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в них документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам. ИСО 216:1975 Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы рядов А и В. Определены форматы бумаги для документов и методы выражения их размеров. Для форматов бумаги устанавливается два варианта расположения: вертикальное и горизонтальное. ИСО 3535:1977 Листы для разработки форм и схемы размещения. На основании данного стандарта разрабатываются формы документов. ИСО 8439:1990 Конструкция бланков — основная схема расположения. В стандарте указаны размеры полей, форматы бумаги, размеры текстовой части. ИСО 4882:1979 Офисные машины и оборудование для обработки данных. Стандарт определяет межстрочный интервал и шаг письма. ИСО 11180:1993 Адресация почтовая. Определяет правила размещения адреса на бланке. ИСО 8601:1988 Элементы данных и форматы обмена. Обмен информацией. Представление дат и времени. Установлены правила представления календарной даты, времени дня, периода. ЛЕКЦИЯ 5. Классификация документов Классифицирование документов — процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы. Классификация (лат. classik — разряд, группа) документов — это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы. Род (класс) — это совокупность (множество) документов, имеющих определенный общий признак, отличающий эту совокупность от других объектов. Последовательное деление документов одного класса на два противоположных вида, подвида, разновидности и т.д. основано на принципе дихотомии, например: опубликованный и неопубликованный документ, периодический и непериодический документ и т.п. Вид — второй уровень деления, при котором родовое понятие «документ» делится на видовые понятия, т.е. на виды документов. В соответствии с терминологическим государственным стандартом термин «вид документа» определяется как классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе по признаку общности функционального назначения31. Вид — это классификационная дефиниция более высокого уровня по отношению к конкретному документу. В соответствии с определенным видом исторически складывался общий порядок оформления групп документов, правовая значимость, структура текста, порядок введения в действие. Разные виды документов имеют разный набор информационных элементов (реквизитов). Поскольку основной функцией документа является запечатление, придание юридической силы и сохранение официальной информации, отсутствие или неправильное оформление в документе этих информационных элементов может сделать его сомнительным или недействительным для системы управления в целом. Наименования многих видов документов сформировались достаточно давно. С начала XVIII в. известны такие документы, как протокол, диплом, патент, рапорт, акт, ведомость и др. Только к концу XIX в. появилось постановление как вид документа. С течением времени в употреблении документов происходили существенные изменения: перестали употребляться одни виды, им на смену приходили другие. Так, например, в 1990-х гг. в федеральных органах исполнительской власти получил распространение такой вид документа, как поручение. Переписка, оформляемая в XVIII в. в виде отношений, доношений и рапортов, свелась к письму, которым оформляются внешние связи организации; к докладной, объяснительной и служебной запискам, используемым для различной по управленческому смыслу внутренней переписки. Сложившаяся система видов документов является одной из характерных черт отечественного делопроизводства в настоящее время. Названия видов документов не формулируются авторами конкретных документов произвольно, а выбираются из числа регламентированных нормативной базой. Так, в действующий Общероссийский классификатор управленческой документации32 включено около 5000 унифицированных форм докумен­тов, в их названиях используется только 80 наименований видов33. Работники служб документационного обеспечения должны иметь четкие представления о том, каким видом документа оформляется документирование того или иного вопроса или действия, и осуществлять контроль за правомочным применением конкретных видов документов в соответствующей структуре управления. Документы одного вида могут быть различны по назначению, содержанию, порядку оформления, сфере применения. Например, внутри вида документа «акт» выделяют его разновидности: акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, акт ликвидации организации и др. Поэтому важное значение для оформления конкретного документа имеет и его принадлежность к той или иной системе документации. Все многообразие документов, применяемых для документирования управленческой деятельности, можно классифицировать и по другим основаниям (признакам). На риc. 2.1 представлены некоторые критерии классификации. Документы можно классифицировать по назначению. Распорядительная деятельность оформляется изданием приказов и указаний, постановлений, решений, распоряжений. Организационная деятельность находит отражение в уставах, положениях, правилах, инструкциях и др. Информационный обмен в системах управления осуществляется посредством писем, телефонограмм, справок, отчетов и т.д.34 По происхождению различают документы личные и официальные. Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются вне сферы служебной деятельности человека или выполнения общественных обязанностей. Официальные документы создаются юридическими или физическими лицами с обязательным оформлением (удостоверением) в установленном порядке. Среди официальных документов следует выделить группы личных документов: удостоверяющих личность (паспорт, пропуск), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др. Лекция 6. Основные термины и определения согласно ГОСТ Р 7.0.8.-2013. 1. делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов. 2. документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами. 3. управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации. 4. архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. 5. служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации. 6. архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов. 7. документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. 8. официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке. 9. архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства. 10. электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме. В зависимости от сферы применения официальные документы подразделяются на  управленческие, научные, технические, производственные (технологические) и др. По количеству затронутых в них вопросов документы можно разделить на простые и сложные. Простые документы содержат изложение одного вопроса, например, объяснительные записки, акты, большинство писем. Сложные документы включают несколько вопросов и могут относиться к нескольким должностным лицам, структурным подразделениям, учреждениям. К таким документам можно отнести протоколы, постановления, приказы. По уникальности текста документы могут быть индивидуальными, типовыми и трафаретными. В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный выполнению конкретной управленческой задачи. Эти документы пишутся, как правило, литературным языком. Типовые документы используются для документирования однотипных повторяющихся ситуаций и составляются на основе образца, например, типовые письма, типовые инструкции, типовые договоры и др. Метод типизации используется, как правило, при разработке типовых текстов, т.е. эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации: анкеты, справки, унифицированные бланки документов. По способу документирования (фиксации информации) можно выделить: письменные (текстовые, табличные), графические (документы, выполненные графическим способом), фонодокументы (зафиксированные путем записи звука), видеодокументы (зафиксированные с помощью фото- и видеотехники), цифровые (компьютерные записи документной информации), изобразительные (фиксирующие информацию посредством художественного изображения объекта). В зависимости от роли в системе управления документы можно разделить на входящие (поступившие в организацию), исходящие (отправляемые из организации), внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях). По ограничению доступа (степени гласности) документы разделяются на секретные, конфиденциальные и открытые (несекретные). Документы ограниченного доступа снабжаются дополнительными пометами и грифами; использование и работа с ними осуществляются по особым технологиям и требуют специального разрешения и персонала. По степени подлинности (юридической значимости) документы делятся на подлинники, оригиналы, копии и дубликаты. Подлинник официального документа — это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания), считается подлинным. Синонимом подлинника является оригинал (за исключением чертежей). Составленные в нескольких экземплярах подлинники называются «умноженными»; все они обладают одинаковой юридической силой, например, договора. Дубликат — это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат», например, трудовой книжки, аттестата. Дубликаты создаются взамен утраченного или испорченного подлинника, на которых, в целях предотвращения их одновременного использования делается отметка «Выдан дубликат». Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия, как правило, полностью воспроизводит содержание документа и все содержащиеся в подлиннике реквизиты, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике. Для документов, изготовленных с помощью печатающих устройств, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму. Копии могут воспроизводить весь документ или часть текста документа (выписки). Для каждого вида копий применяется своя технология заверения, незаверенные копии не имеют юридической силы. По срокам хранения документы делятся на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения. Классификации, в основу которых положен признак содержания (смысла) документа, называют семантическими. В них производится деление на виды и подвиды в соответствии с признаком содержания документа по отраслям знаний, темам, предметам, проблемам. ЛЕКЦИЯ 7. Системы документации Документ — это единичный акт документирования факта или действия. Но деятельность любой организации или юридическою лица этим не ограничивается и характеризуется совокупностью документов, определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих, т.е. системой документации. Система документации — это «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению»35. Исходя из положения, что документы являются формой отражения деятельности, можно выделить множество систем документации, взаимосвязанных и соподчиненных. Самыми общими и целостными, занимающими верхнюю позицию в комплексе систем следует считать общегосударственные (межотраслевые) системы документации, которые можно классифицировать по разным признакам: функциональному, отраслевому, по уровням управления и т.д. Так, функциональными системами документации определяются те области деятельности, которые в том или ином объеме присущи почти всем организациям или юридическим лицам: планирование, учет, финансирование и др.; отраслевыми системами — сферы, которые присущи только определенным группам организаций, связанных единством (похожестью) деятельности: учебная, таможенная, налоговая и др. Однотипность значительного числа решаемых задач, единообразные технологии их документирования, повторяемость значительного объема обязательной информации позволили в практических целях выделить ряд систем документации и базовых требований к их применению. Первой из этих систем следует поставить Государственную систему стандартов и технических условий. Разработанная впервые в 1965 г. система включила государственные стандарты, которыми определяются основные цели и задачи стандартизации, организация и методика проведения работ по стандартизации в стране; порядок разработки, внедрения, обращения стандартов и другой нормативно-технической документации, внесения в них изменений; организация государственного надзора и ведомственного контроля по их внедрению и соблюдению. В рамках этой системы определены объекты стандартизации, категории и виды создаваемых стандартов: государственные, отраслевые стандарты и технические условия, стандарты конкретных предприятий, а также единые правила построения, содержания и изложения стандартов независимо от их вида и категории, вплоть до метрологического обеспечения и требований безопасности, содержащиеся в стандартах и технологических условиях. В 1971 г. был разработан основной комплекс, состоящий более чем из 20 стандартов и руководящих документов Единой системы технологической документации (ЕСТД). Комплекс разрешал различные задачи в области оформления и обращения технологической документации как общего назначения, так и специализированной, по видам работ на предприятиях и организациях независимо от их типа и характера производства. ЕСТД установил общие положения и назначение единой системы, общие требования, связанные с разработкой форм технологических документов, выполнение бланков документов и оформление технологических документов, правила выполнения основных надписей, правила оформления докумен­тов с учетом их автоматизированной обработки, комплектность документов, терминологию требования к составу применяемых в документах системы классификаторов технико-экономической информации. Одновременно проводилось создание аналогичной по построению и содержанию Единой системы конструкторской документации. Стандартизация конструкторской документации осуществляется в рамках международных требований ИСО/ТК10 «Технические чертежи» и МЭК/ТКЗ «Графические обозначения». Каждая из вышеназванных систем включает нормативные документы, определяющие порядок изготовления и оформления соответствующих документов, организации их учета, особенностей хранения. Существуют другие системы документации производственного назначения: Единая система проектной документации на капитальное строительство, Единая система технологической подготовки производства (изделий машиностроения, приборостроения и средств автоматизации). Близки к ним Единая система стандартов автоматизированных систем управления, Единая система программной документации. В последние годы активно пополняется новыми нормативными докумен­тами Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД), в частности, нормативами по управлению документами в условиях применения компьютерных технологий. Наиболее обширным по составу задач и документов является комплекс нормативных документов (стандартов) и разработанных на их основе Унифицированных систем управленческой документации (УСД), включающий несколько сотен форм документов. Характерными чертами этого комплекса документов являются: — единообразие построения форм и регламентации содержания до­кумен­тов, входящих в каждую систему; исключение из документов дублируемых данных, а также традиционно включаемых в них данных, но не используемых при решении конкретных задач, что позволяет добиваться однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи; — единство применяемой терминологии и условных обозначений, позволяющее добиваться сопоставимости показателей при переходе с одного уровня управления на другой и от одной системы к другой на основе унификации алгоритмов формирования показателей и документов; — определенная конечная совокупность реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей построения видов документов и конкретных форм; — установление единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей. Унифицированные системы, а также отдельные формы управленческой документации утверждаются органами стандартизации и разработчиками как обязательные для любых структур управления и организаций, применяющих различные технологии документального обеспечения управления (ДОУ). Например: руководство российской национальной стандартизацией осуществляет национальный орган по стандартизации — Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии (Росстандарт, до 15 июня 2010 г. — Ростехрегулирование). Он как орган по стандартизации, признанный на национальном уровне, имеет право представлять интересы страны в области стандартизации в соответствующей международной или региональной организации по стандартизации. Каждый из документов, представленный в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД)36, получил кодовое обозначение, определяемое принадлежностью к одной из УСД и местом внутри этой системы. Это кодовое обозначение подтверждает соответствие утвержденному для обязательного применения образцу—эталону. При унификации документов необходимо соблюдать следующие принципы: — унификация от общего к частному, заключающаяся в построении формуляра—образца документов и разработке на его основе конкретных форм документов; — единообразие построения форм документов, обеспечиваемое путем максимальной типизации и трафаретизации текстов, выработки единых требований к документации различных уровней управления, унификации расположения данных по полю документа; — комплексность унификации, охватывающая все требования к до­кумен­ту на стадиях его создания, исполнения, обработки и хранения; — информативность, т.е. включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, а также для придания документам юридической силы; — стабильность требований к документам, исходя из использования форм документов в течение достаточно длительного периода времени; — экономичность за счет обоснованного включения документов в систему документации и широкого применения бланков; — сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации. В настоящее время в Российской Федерации установлена следующая классификация общероссийских унифицированных систем управленческой документации37: 1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: — по созданию организации, предприятия; — по реорганизации организации, предприятия; — по ликвидации организации, предприятия; — по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий; — по распорядительной деятельности организации, предприятия; — по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия; — по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия; — по документированию кадровой деятельности; — по оформлению дисциплинарных взысканий и поощрений. 2. Унифицированная система банковской документации: — платежная документация по безналичным расчетам через банки; — по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков; — по кредитным операциям банков; — по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов; — по операциям банков, связанная с международными расчетами; — выходная документация банков; — по депозитарным операциям банков. Внутрибанковские формы установлены на следующие виды документации: — платежная документация по безналичным расчетам через банки; — по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям; — по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот (на потребление); — выходная документация банков; — документация по денежному обращению; — по кредитным операциям банков; — бухгалтерская документация. 3. Унифицированная система финансовой учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций: — финансовая документация; — отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций; — учетная бухгалтерская документация. 4. Унифицированная система отчетно-статистической документации: — по статистике национальных счетов и экономических балансов; — по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса; — по статистике труда; — по статистике материальных ресурсов; — по статистике финансов; — по социальной статистике; — по статистике промышленности; — по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции; — по статистике капитального строительства; — по статистике внешнеэкономических связей; — по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры; — по статистике транспорта и связи; — по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов. 5. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий: — отчетная бухгалтерская документация; — регистры бухгалтерского учета; — первичная учетная документация. 6. Унифицированная система документации по труду: — по состоянию рынка труда; — по трудовым отношениям; — по повышению квалификации работников органов по труду; — по охране труда; — по минимальным потребительским бюджетам — по обращениям в органы по труду. 7. Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ: — по учету и распределению средств; — по планово-экономической деятельности; — по контрольно-проверочной деятельности. 8. Унифицированная система внешнеторговой документации: — оперативно-коммерческая документация; — товаросопроводительная документация; — расчетная внешнеторговая документация; — документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара; — транспортная внешнеторговая документация; — эспедиторская внешнеторговая документация. Все унифицированные системы включают в себя комплекты конкретных документов, обновляемых по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих до­кументов. Унифицированные формы отраслевой документации. Наряду с межотраслевыми системами документации существуют формы до­кумен­тов, отражающие специфику информационного обеспечения конкретных отраслей деятельности или отдельных организаций. Подобного рода специфика обусловлена, во-первых, особыми дополнительными требованиями к информации для решения типовых управленческих функций (оформление приема, перемещения и увольнения кадров в образовании, здравоохранении и т.д.); во-вторых, тем видом деятельности, для реализации которого и была сформирована та или иная отрасль и управление ею. Данный вид документации фиксирует основную деятельность отрасли, например: — документация по здравоохранению (рецепты, больничные листы, истории болезней и т.д.); — документация по архивному делу (описи дел, листы-заверители, путеводители и т.д.); — документация геологоразведочного производства (карты, профили, дела скважин и т.д.); — учебная документация (расписания, ведомости успеваемости, программы курсов и т.д.). Вопросами определения состава данной документации, ее информационного наполнения, внутренней организации и оформления занимаются ведомства и/или другие организации официально определенные головными в конкретной отрасли деятельности, например, Российская государственная библиотека — для остальных библиотек страны. Отраслевые формы документов имеют нормативный характер в рамках административной (ведомственной) системы (судебная, нотариальная и др.), или для всех организаций, занимающихся одним видом деятельности (документация страховая, медицинская и др.). Контрольные вопросы 1. Какими функциями обладает документ? 2. Какая функция документа является важнейшей? 3. Какие носители информации используются в настоящее время? 4. Приведите пример коммуникативной функции документа. 5. Приведите пример правовой функции документа. 6. В чем основное отличие документа и информации? 7. Закреплено ли законодательно понятие «информации»? 8. Обладает ли информация юридической силой? 9. Назовите отличие понятий «копия документа» и «заверенная копия документа» (в соответствии с ГОСТ 7.0.8—2013)38. 10. Влияют ли носители информации на обозначение вида документа? 11. Назовите критерии классификации документов. 12. Что такое Унифицированная система документации? 13. Какие унифицированные системы существуют в настоящее время? 14. Кто является ответственным за разработку Унифицированных систем документации? 15. Как органы управления участвуют в регулировании документации? 16. Какой стандарт устанавливает требования к оформлению технологической документации? 17. В каком документе определены категории и виды стандартов? 18. В чем отличие системы документации и унифицированной системы документации? 19. Для документирования какой деятельности используются однотипные документы? 20. В чем отличие факсимильной копии от свободной копии? 21. Как связаны между собой классификация и унификация документов? Практические задания 1. Проведите сравнительный анализ понятия «информация» и «документ» в законодательных и нормативно-правовых актах. 2. Проведите сравнительный анализ свойств информации и документа. 3. Приведите примеры современных носителей информации. 4. Начертите таблицу, в которой укажите виды документов и их носителей. 5. Проведите сравнительный анализ понятий «документ» и «документированная информация» (в соответствии с ГОСТ 7.0.8—2013)39. 6. Изучите ОКУД и определите метод классификации, используемый в нем. 7. Определите основные виды документов, представленные в ОКУД и входящие в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации. 8. Составьте трафаретный текст заявления о зачислении в институт. 9. Отредактируйте титульный лист зачетной книжки, добавив дополнительные графы или убрав лишние по вашему мнению. Обоснуйте внесенные исправления. 10. Выберите любую отрасль деятельности и определите виды документов, входящих в нее. 11. Проведите сравнительный анализ двух методов классификации: иерархического и фасетного, изучив ОКУД и ОКИН40. 12. Классифицируйте документы по характеру восприятия. 13. Классифицируйте документы по материальному носителю информации. 14. Классифицируйте документы по регулярности выхода в свет. 15. Классифицируйте документы по месту происхождения. 16. Классифицируйте документы по способу документирования. Кейсы 1. Вы создаете словарь по документоведению. Дайте в нем определение недокументированной информации. 2. Руководитель дал задание сотруднику подготовить объяснительную записку о прогуле. Сотрудник очень подробно описал события того дня, когда произошел прогул. После ознакомления с документом руководитель сказал, что в нем много избыточной информации. Как определить, в чем разница между избыточной и полной информацией? 3. Руководитель предприятия дал задание начальнику канцелярии подсчитать, какой объем дисковой памяти в год необходим для хранения документов предприятия, если в день на предприятии образуется 30 документов. При этом объем описательной части документа Wо  32 Б, информационной части Wи  150 Б. Описательная часть содержит данные, характеризующие сам документ (наименование, номер, дата и пр. атрибуты). Информационная часть состоит из последовательности однородных записей, содержащих собственно данные документа (например, наименование товара, его вес и т.д.). 4. В отделе кадров у гражданина Т. П. Лапшина не приняли заявление о приеме на работу, так как оно было составлено не по унифицированной форме, разработанной в организации. Правы ли сотрудники отдела кадров? 5. В аптеке не приняли рецепт, обосновав это тем, что он составлен не по унифицированной форме. Правы ли сотрудники аптеки? Существует ли унифицированная форма рецепта? 6. Вам выдали больничный лист с исправленной цифрой в данных медицинской организации. Работодатель отказывается его принимать. В больнице вам тоже отказали в выдаче дубликата. Правы ли работники больницы? Для решения проблемы ознакомьтесь с Приказом Минздрава России от 21 декабря 2012 г. № 1345н «Об утверждении Порядка осуществления Фондом социального страхования Российской Федерации проверки соблюдения порядка выдачи, продления и оформления листков нетрудоспособности». 7. Продавец выдал организации «Кроха» накладную, которая неправильно оформлена. Она не соответствует унифицированной форме, утвержденной Госкомстатом России. Можно ли оприходовать материалы, полученные по этой накладной? Для решения проблемы ознакомьтесь с Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете». Тесты 1) Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации. а) Официальный документ б) Служебный документ в) Документ г) Служебная записка 2) С подлинника могут быть изготовлены: а) Выписки б) Копии в) Дубликаты г) Все ответы верны Правильный ответ – б) 3) При классификации документов по видам деятельности (или назначению) не включаются такие виды документов как: а) Научно-технические б) Графические в) Управленческие г) Нормативные 4) Понятие стандартизации, как деятельности по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленной на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения, закрепляется в … а)Федеральном законе РФ «Техническом регулировании» б)Федеральном законе РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» в)Федеральном законе РФ «О стандартизации» г)Федеральном законе РФ «Об обеспечении единства измерений» 5) Вторично воспроизведенный подлинный документ, целиком повторяющий оригинал, включая подписи: а)Выписка из документа б)Отпуск в)Копия г)Дубликат 6) Совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку составляют а)Бланки документов б)Дело в)Формуляр документа г)Портфолио 7) Сокращенное наименование организации в бланках документов приводят в том случае, если а)оно закреплено в словаре сокращений русского языка или соответствующих стандартах б)такое решение принял руководитель организации в)оно закреплено в учредительных документах данной организации 8) … — это процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы. а)классифицирование б)структурирование в)документирование г)архивирование 9) Приведение к единообразию по составу и форме это: а)Стандартизация б)Унификация в)Контроль г)Регламентирование 10) Какие из данных документов не относят к распорядительным? 1-устав; 2-приказ; 3-письмо; 4-постановление: а) 1, 2, 4 б) 2, 3 в) 1, 3 г) 3, 4 11) К функциям документа не относятся: а) Прогностическая б) Учетная в) Организационная г) Коммуникабельная 12) Документ создается… а) Юридическим лицом б) Физическим лицом в) Либо юридическим, либо физическим лицом г) Любым из контролирующих органов 13) Документ, составляемый несколькими организациями и подтверждающие установленные ими факты или события а) Акт б) Опись в) Договор г) Приказ 14) Закончите предложение. Официальный документ, используемый в деятельности организации, называется_________________. 15) Ответьте на вопрос. О каком этапе системы электронного документооборота идет речь? «На данном этапе происходит непосредственная работа с информацией: информация модифицируется, переводится в другие форматы, используется в виде источников для генерации новой информации, размножается, пересылается другими пользователями». а) получение информации б) предварительная обработка в) обработка данных конечными пользователями г) архивирование информации 16) Закончите предложение Свод законодательных , нормативных и нормативно-методических документов устанавливающие требования к документу и работу с ним называется ______________________. 17) Основной государственный регистрационный номер юридического лица проставляют в справочных реквизитах документа в соответствии с: а) общероссийским классификатором управленческой документации б) документами, выдаваемыми налоговыми органами в) наименованием вида или разновидности документа г) документами, выдаваемыми Государственной регистрационной палатой 18) В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» реквизит 05 это: а) Адресат б) Гриф утверждения документа в) Справочные данные об организации г) Ссылка на регистрационный номер и дату документа д) Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица 19) Распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними — это: а)Классификация документов; б)Систематизация документов; в)Фондирование документов; г)Формирование де 20) Реквизит документа — это: а)Его отдельный элемент; б)Часть служебного письма; в)Фирменный бланк. 21) Типовой документ с фотокарточкой, составляемый при трудоустройстве работником собственноручно, это: а)Резюме; б)Анкета; в)Автобиография; д) Заявление 22) При регистрации какого документа дату регистрации указывают не в день его подписания? а) Приказ; б) Протокол; в) Решение; г) Постановление 23) К организационно — правовым документам относят: а)Уставы, положения, правила; б)Справки, заявления; в)Различные виды деловой переписки; г)Все документы, созданные на предприятии в течение календарного года. Рекомендуемые источники и литература 1. ГОСТ 6.10.3—83 Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате. 2. ГОСТ 6.10.5—87 Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. 3. ОК 011—93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (утв. и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299). 4. ОК 016—94 «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов» (утв. Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367). 5. Постановление Правительства РФ от 10 ноября 2003 г. № 677 «Об общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области». 6. Ларин, М. В. Развитие понятия «документ» / М. В. Ларин // Делопроизводство. — М. : Норма, 2006. 7. Янковая, В. Ф. Изменение функций на современном этапе развития / В. Ф. Янковая // Делопроизводство. — 2008. — № 1. — С. 41—44. МОДУЛЬ 2.ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫХ ДОКУМЕНТОВ ЛЕКЦИЯ 1. Организационно-правовые документы учреждения, их цели и задачи создания Организация системы и процессов управления — одна из главных управленческих функций. Организационно-правовая документация является системообразующим комплексом ввиду того, что она регулирует деятельность управляемой структуры в целом по всем направлениям, но с учетом ее специфики и особенностей. Организационная деятельность учреждения состоит в разработке и введении в действие комплекса организационно-правовых документов. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Организационно-правовые документы — это комплекс документов, содержащих правила создания организации, в том числе выбор его организационно-правовой формы, компетенции, структуры, штатной численности, состава должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); формирования совещательных органов управления; установления режима работы и системы охраны; организации и оценки труда; порядок реорганизации и ликвидации. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Организационно-правовые документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации; содержат положения, обязательные для исполнения. Цель разработки организационно-правовой документации — рациональная регламентация функционирования структурных подразделений и сотрудников учреждения (предприятия, организации). Данная деятельность традиционно включает следующие этапы: — создание учреждения и определение его организационно-правовой формы; — установление структуры учреждения; — определение штатного состава, численности должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей, и их тарификация, то есть установление должностных окладов; — регламентация деятельности структурных подразделений и сотрудников; — формирование совещательных органов управления; — регламентация деятельности аппарата управления учреждения; — лицензирование деятельности учреждения (в случае необходимости); — установление режима работы и системы охраны; — организация труда работников и оценка их труда; — реорганизация учреждения; — ликвидация учреждения. При создании учреждения или организации, прежде всего, разрабатываются и оформляются Учредительный договор и Устав (Положение об организации). В них фиксируются организационно-правовая форма данной структуры, ее статус, профиль и другие основные положения. Названные документы призваны подтвердить факт легализации юридического лица на определенной территории (административно-территориальной единице). Определение структуры и штатной численности учреждения отражают в таком документе как Структура и штатная численность. Он не является обязательным, но с его помощью можно рационально выстроить структуру учреждения и определить оптимальный численный состав персонала. Штатное расписание оформляется с целью тарифицировать должностных лиц и сотрудников и установить надбавки в соответствии с занимаемой должностью, опытом работы, образованием и т.д. Регламентация деятельности должностных лиц (руководства учреждения) фиксируются в таких документах как Положение об организации (учреждении), Положение о структурном подразделении, Инструкции по делопроизводству и др. Деятельность сотрудников учреждения регламентируют Должностные инструкции, Инструкции по отдельным видам деятельности, например, охране труда, по делопроизводству и др. Правила и требования, зафиксированные в организационно-правовых документах, основаны на нормах административного и гражданского права и являются локальной нормативной базой деятельности учреждения (предприятия, организации). Организационно-правовые документы разрабатываются руководством учреждения или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направлениям. Текст организационно-правовых документов состоит традиционно из разделов (подразделов), имеющих заголовки, которые печатаются полужирным шрифтом, выравниваются по центру. Фиксирование раздела включает напечатанное с прописной буквы слово «Раздел» и порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами; знак «№» не ставится. Независимо от композиции текста все разделы (подразделы) имеют единую сквозную нумерацию. В конце текста раздела ставится точка. Наименование раздела печатается с прописной буквы, а точка в конце заголовка не ставится. В зависимости от сложности композиции текст может быть рубрицирован на пункты и подпункты, при этом система их идентификации, как правило, следующая: — пункты раздела заголовков не имеют, печатаются с абзацного отступа и обозначаются арабскими цифрами с точкой; — подпункты раздела также заголовком не имеют и нумеруются в пределах одного пункта, печатаются с абзацного отступа и обозначаются арабскими цифрами с точкой. Названные документы оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов в соответствии с действующими нормативными актами, регламентирующими составление и оформление подобного рода документации. В ходе составления организационно-правовые документы обязательно проходят процедуру согласования (внешнего или внутреннего) со всеми заинтересованными учреждениями (организациями, предприятиями) или должностными лицами, что сопровождается оформлением грифа или визы согласования. В обязательном порядке все организационно-правовые документы проходят процедуры утверждения и регистрации. Алгоритмы этих процедур зависят от вида документов, статуса, профиля учреждения, его организационно-правовой формы: — устав (положение об организации) утверждается и регистрируется, в зависимости от организационно-правовой формы, либо Министерством юстиции РФ (или его территориальным подразделением), либо решением учредителей (владельцев) организации (предприятия) и регистрируется соответствующим органом по месту фактического расположения образующегося юридического лица; — штатное расписание учреждения утверждается и регистрируется либо руководством государственного учреждения (предприятия), либо общим решением владельцев организации; — регламенты (положения) работы совещательных и коллегиальных органов аппарата управления, как правило, утверждаются и регистрируются руководством государственного учреждения или общим решением владельцев негосударственной организации (предприятия); — положения о структурных подразделениях и должностные инструкции работников утверждаются руководителем учреждения и регистрируются службой ДОУ или секретарем; — инструкции по определенным видам деятельности утверждаются руководителем учреждения или коллегиальным органом управления (например, советом директоров акционерного общества) и регистрируются службой ДОУили секретарем; — инструкции по технике безопасности и противопожарной безопасности и др., как правило, утверждаются руководителем учреждения и регистрируются службой ДОУ. Датой организационно-правовых документов является дата их утверждения, то есть дата вступления в силу и начала реализации. Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения и дополнения в устав учреждения вносятся по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процедурой — по решению вышестоящего органа управления учреждением или самой организацией с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию учреждений (организаций). Изменения в положения о структурных подразделениях и иных органах учреждения также вносятся распорядительными документами руководства по мере необходимости. Организационно-правовые документы являются бессрочными с точки зрения срока их действия, то есть действуют до их отмены или принятия документа в новой редакции, например, в результате реорганизации или прекращения деятельности (ликвидации) учреждения. При реорганизации, как правило, наступает необходимость корректировки практически всего комплекса организационно-правовых документов учреждения; при прекращении деятельности все эти документы в обязательном порядке подлежат передаче на государственное хранение. Вопросы практики В стабильно функционирующем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать в среднем один раз в 3—5 лет. В зависимости от характера и серьезности изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами (приказом, распоряжением или другим актом вышестоящего руководства). В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационно-правовые документы и порядок их утверждения. ЛЕКЦИЯ 2. Документы, регулирующие деятельность организации и структурного подразделения Устав — локальный нормативный правовой акт, в котором зафиксирован свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, предприятий (государственных и негосударственных), обществ и граждан, их взаимоотношения с другими юридическими и физическими лицами, права и обязанности в определенной сфере управления, а также хозяйственной или иной деятельности. Примеры: Устав МГУПС (МИИТ), Устав Государственного архива Российской Федерации и др. Уставы государственных учреждений (органов власти и управления) утверждаются высшими органами государственной власти и управления. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации и др.). Устав негосударственной коммерческой организации (предприятия) утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке; это обязательный учредительный документ. Устав негосударственной некоммерческой (общественной) организации (партии, ассоциации и др.) принимается и утверждается ее съездом (собранием, заседанием и др.). Общие требования к порядку разработки и содержанию устава юридического лица зафиксированы в ч. 1 ГК РФ. К обязательным реквизитам в соответствии с ГОСТ Р 6.30– 2003 относятся: — наименование организации; — наименование документа; — место составления или издания документа; — дата документа; — регистрационный номер; — гриф согласования и/или виза согласования; — оттиск печати; — текст. Текст устава подразделяется на разделы и подразделы с применением цифровой и буквенно-цифровой рубрикации. Структура текста устава зависит от его разновидности. Устав государственного учреждения, как правило, включает разделы: — общие положения; — цели и задачи; — права; — имущество; — управление; — реорганизация и ликвидация. Структура устава негосударственной организации (например, акционерного общества) будет совершенно другой: — общие положения; — акционерный капитал; — порядок деятельности; — права; — управление; — учет и отчетность; — распределение прибыли и прочие накопления; — прекращение деятельности. Информация, которая должна быть отражена в уставе негосударственной коммерческой организации, определена соответствующими федеральными законами: ФЗ «Об акционерных обществах», ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и др. нормативными правовыми актами41. Положение - нормативный акт, имеющий сводный кодификационный характер. Данный документ определяет порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы органов государства, одного учреждения или структурного подразделения (комиссии, группы). Можно также выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Пример: «Положение о постоянно действующей экспертной комиссии». Некоторые разновидности положений разрабатываются при создании новых предприятий (организаций), структурных подразделений, проведении различных конкурсов, смотров и других мероприятий. Пример: «Положение о кафедре». Таким образом, можно выделить три основных вида организационно-правового документа «Положение»: — положение об учреждении; — положение о структурном подразделении; — положение, регламентирующее определенное направление деятельности. В государственных учреждениях конкретные положения, как правило, разрабатываются на основе типовых, составляются и утверждаются вышестоящими органами управления или должностными лицами. В негосударственных организациях при разработке положения нередко используют типовое положение по данному направлению деятельности с целью адаптации его к специфике и особенностям конкретной негосударственной коммерческой или некоммерческой организации. Положения разрабатываются автором (из числа руководящего состава) и утверждаются вышестоящим органом управления предприятия (например, общим собранием акционеров) или должностным лицом (например, директором). Положение относится к организационно-распорядительной документации и имеет типовую структуру текста, представленную в УСОРД. Положение оформляют на общем бланке учреждения. Формуляр положения в зависимости статуса и ранга юридического лица, его компетенции, целей создания документа должен иметь следующий состав необходимых реквизитов: — Государственный герб РФ; — герб субъекта РФ; — эмблема организации или товарный знак; — наименование организации; — гриф утверждения документа; — наименование вида документа; — место составления или издания документа; — текст документа; — подпись; — оттиск печати; — визы согласования документа; — идентификатор электронной копии документа. Кроме того, Положение об учреждении имеет еще один реквизит — отметку о регистрации документа налоговым органом (или территориальным подразделением Министерства юстиции РФ); Текст положения включает следующие разделы: — общие положения; — цели и задачи; — функции; — права и ответственность; — руководство и др. — взаимоотношения с другими структурными подразделениями (для положения о структурном подразделении). В разделе «Общие положения» формулируется точное название учреждения, структурного подразделения или коллегиального органа; определяется его ранг и статус; приводится перечень законодательных и нормативных актов, методических материалов, на основе которых осуществляется их деятельность. В разделе «Цели и задачи» в обобщенном виде формулируются основные цели деятельности и основные его задачи. «Функции» является основным разделом положения и включает всестороннюю характеристику деятельности учреждения (структурного подразделения или коллегиального органа) и подробный перечень всех функций, посредством выполнения которых реализуется решение задач для достижения основной цели. В разделе «Права и ответственность» указываются права, которыми учреждение (структурное подразделение или коллегиальный орган) наделяются для реализации поставленных задач. При этом права должны соответствовать действующим законодательным и нормативным правовым актам, регламентирующим их деятельность. Прописывается также ответственность, которую они несут в случае невыполнения своих функций. Раздел «Руководство» включает наименование должности руководителя, требования к уровню образования, стажу практической работы, его компетенцию и обязанности. С целью дифференциации компетенции руководителя и компетенций сотрудников, устанавливаются персональные права и ответственность руководства. В их числе: право устанавливать круг ответственности своих заместителей, утверждать определенные виды документов, издавать распорядительные документы по определенному кругу вопросов, осуществлять руководство кадровой политикой учреждения (структурного подразделения), применять меры поощрения или взыскания и т.д. В данном разделе также должно содержаться указание основных направлений деятельности, по которым руководитель несет персональную ответственность, например: за выполнение задач учреждения (структурного подразделения или коллегиального органа); за состояние документации, ее соответствие требованиям законодательных актов и нормативн-правовых документов, достоверность информации, зафиксированной в ней, и ее утечку; за организацию работы учреждения (структурного подразделения, коллегиального органа); за работу с кадрами. В разделе «Взаимосвязи с другими структурными подразделениями» регламентируются взаимосвязи, возникающие, например, в результате осуществления производственной, хозяйственной, управленческой деятельности. Здесь же фиксируются документные связи — наименования документов, периодичность их издания, сроки, устанавливаются взаимные обязательства, определяется состав документов, разрабатываемых структурным подразделением совместно с другими структурными подразделениями, сроки их представления, периодичность обмена информацией. Помимо основных разделов, рекомендованных УСОРД, в структуру текста положений при необходимости допускается включение дополнительных разделов, например, «Порядок пересмотра положения». В этом разделе может быть установлена периодичность пересмотра положения (ежегодно или по мере необходимости), и/или в нем перечисляются условия, при которых пересмотр необходим (так, положение о службе ДОУ пересматривается при изменении структуры подразделения, изменении его задач и функций). Рассмотрим подробнее правила создания трех вышеназванных видов положений: Положение об учреждении — это локальный нормативный акт, на основании которого действует учреждение (организация, предприятие). Он определяет организационно-правовую форму, ранг (федеральный, центральный и др.), наименование, цели создания, задачи, функции, права и обязанности юридического лица, организационную структуру и порядок его функционирования. Обратите внимание! В настоящий период нормативного правового акта, регламентирующего порядок разработки данного документа, не существует. Поэтому мы можем основываться только на предыдущем опыте учреждений и рекомендаций ВНИИДАД. В текст положения об учреждении могут быть включены следующие разделы: — общие положения (организационно-правовой статус, название учреждения, его месторасположение); — цели создании юридического лица и виды деятельности; — права и обязанности создателей организации; — порядок образования имущества учреждения; — порядок ответственности создателей по обязательствам учреждения; — принципы и способы организации управления; — порядок ведения учета и отчетности; — порядок использования активов и средств организации; — порядок создания, реорганизации и ликвидации филиалов и представительств учреждения; — порядок реорганизации и прекращения деятельности юридического лица. Положения об учреждении оформляются на стандартном листе формата А4. Положение о структурном подразделении — это локальный нормативный правовой акт, на основании которого функционирует структурное подразделение учреждения (предприятия, организации). Данный организационно-правовой документ устанавливает место структурного подразделения в иерархии учреждения и его компетенцию. Положение о структурном подразделении условно можно подразделить на следующие группы: — положения о коллегиальных и совещательных органах аппарата управления организации (совет директоров, правление и т.п.); — положения о постоянно действующих структурных подразделениях; — положения о специализированных подразделениях (ученый совет, научно-технический совет и т.п.); — положения о временных структурных подразделениях (комиссиях, советах и т.п.). По своему характеру и назначению положения о структурных подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения о структурных подразделениях разрабатываются руководством учреждений для подведомственных структур или группы однотипных структурных подразделений одной организации (например, цеха промышленного предприятия). Структура текста может быть представлена типовым набором разделов: общие положения, цели и задачи, функции, права и обязанности, руководство, служебные связи, организация работы. При необходимости можно добавить раздел (как правило, заключительный) «Порядок пересмотра положения». Данный раздел может установить периодичность пересмотра данного нормативного документа (например, раз в 3—5 лет) либо называет условия, при наступлении которых корректировка текста положения необходима (например, положение о службе ДОУ, как правило, пересматривается при изменении структуры подразделения или учреждения (предприятия) в целом. Положение о структурном подразделении оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации или органом управления (например, советом директоров или общим собранием акционеров). Положение, регламентирующее определенное направление деятельности — локальный нормативный акт, обязательный для исполнения всеми сотрудниками, подпадающими под его действие. Пример: «Положение о начислении заработной платы профессорско-преподавательскому составу университета», «Положение о дистанционном обучении» и т.п. Данный нормативный документ, как правило, содержит нормы, регулирующие организационные, финансовые, социальные, технологические и иные специфические направления деятельности учреждения, его структурных подразделений и лиц. В зависимости от назначения положения этого типа можно разделить на следующие группы: — нормативные акты, регламентирующие условия труда и правила их соблюдения; — документы, регулирующие порядок организации и проведения определенных мероприятий (конкурсов, олимпиад, конференций, семинаров и т.п.); — положения, регулирующие специфические направления деятельности отраслевых учреждений. Пример: «Положение о порядке присвоения ученых званий». Из опыта Сотрудников, подпадающих под действие конкретного положения в обязательном порядке руководство учреждения должно с ним ознакомить и документально зафиксировать этот факт. Чаще всего с этой целью в соответственном структурном подразделении ведется журнал ознакомления, в котором оформляются ознакомительные визы сотрудников. Положение оформляется на общем бланке учреждения, подписывается должностным лицом, его разработавшим, утверждается и вводится в действие порядком, предусмотренным в данном учреждении. Учредительный договор — документ, посредством которого граждане, создающие определенное юридическое лицо, принимают на себя обязательства по определению порядка функционирования и направления деятельности этого юридического лица, а так же порядок его реорганизации и ликвидации. Исторический экскурс В Европе понятие учредительного договора возникло в XIII—XIV вв. с возникновением предпринимательских объединений банкиров. В 1673 г. во Франции был принят торговый регламент, который предусматривал создание юридического лица на договорной основе. В России лишь в 1807 г. императором Александром I был подписан манифест, в котором регламентировалось создание купеческих товариществ на основе договора. В гражданском кодексе РСФСР 1922 г. термин «учредительный договор» отсутствовал, хотя определял порядок заключения, исполнения и расторжения договоров о создании товариществ.  В новой редакции ГК РСФСР, вступившим в силу в 1964 г., термин «учредительный договор» так же отсутствовал, однако в начале 80-х гг. XX в. учредительный договор стали применять в качестве правовой основы при создании и регистрации предприятий с иностранным участием. В современном российском законодательстве термин «учредительный договор» впервые появился в п. 2 ст. 13 «Основ Гражданского Законодательства Союза ССР» от 31 мая 1991 г.  В настоящее время определение понятия «учредительный договор» и его правовой статус содержится в п. 2 ст. 52 ГР РФ, в которой регламентируется, что с вступлением учредительного договора в законную силу его участники обязуются создать юридическое лицо, определить порядок совместных действий по его созданию, определить условия, на которых будет передано личное имущество, отрегулировать распределение прибыли между учредителями юридического лица, определить порядок выхода из состава юридического лица, ликвидации компании. Данный документ должен иметь следующий состав обязательных реквизитов: — Государственный герб РФ; — герб субъекта РФ; — эмблема организации или товарный знак; — наименование организации; — гриф утверждения документа; — наименование вида документа; — место составления или издания документа; — текст документа; — подписи; — визы согласования документа; — грифы согласования документа; — отметку об исполнении документа и направлении его в дело; — отметку о регистрации документа налоговым органом (или соответствующим подразделением Министерства юстиции РФ); — идентификатор электронной копии документа. Типовой текст учредительного договора организации, как правило, сдержит следующие рекомендованные разделы: — вводная часть; — цель заключения договора; — общие положения; — цели создания юридического лица; — права и обязанности владельцев; — порядок образования активов и капитала юридического лица; — порядок управления доходами организации; — порядок ответственности владельцев по обязательствам юридического лица; — порядок ведения учета и отчетности; — порядок изменения состава владельцев; — порядок рассмотрения споров; — порядок изменения и расторжения учредительного договора; — порядок реорганизации и прекращения деятельности юридического лица. Учредительный договор подписывается всеми участниками — будущими владельцами юридического лица. В настоящее время в делопроизводстве учреждений (предприятий и организаций) применяется такой документ как договор, который можно отнести к организационным документам. Договор — нормативный правовой акт, регулирующий и регламентирующий хозяйственные или иные гражданско-правовые отношения между субъектами (юридическими или физическими лицами). Посредством договора устанавливаются различные экономические, хозяйственные и другие правоотношения между физическими лицами, физическими и юридическими лицами и между юридическими лицами. Законом установлено, что договоры создаются при документировании, например, сделок купли—продажи, оформлении отношений аренды, поставки товаров или оборудования и др. Отношения работника и работодателя согласно Трудовому кодексу РФ также оформляются договором (трудовой договор). Договор заключается в письменной форме; составляется один документ в необходимом количестве экземпляров (по числу юридических или физических лиц, участвующих в сделке), который подписывается всеми лицами (или их представителями по доверенности). В договор включается информация о договаривающихся сторонах: их наименования (или сведения о физических лицах), данные об их учредительных документах, о представителях договаривающихся сторон (фамилии, имена, отчества), сведения об обязательствах сторон, условия и формы расчета, санкции при нарушении или невыполнении в срок взятых на себя обязательств, срок действия договора. Основной раздел договоре — «Обязательства сторон», где прописываются основные условия и конкретные действия, которые должны выполнить участники договора. В тексте договора должны быть указаны юридические адреса сторон, их банковские реквизиты, указания на количество экземпляров данного документа. В случае, когда участник сделки является физическим лицом, должны быть указаны его фамилия, имя, отчество, данные паспорта, место регистрации и фактического проживания (если оно не совпадает с местом постоянной регистрации), номера телефонов. Договор составляется на стандартном листе бумаги формата А4. К обязательным реквизитам договора следует отнести следующие: — Государственный герб РФ; — герб субъекта РФ; — эмблема организации или товарный знак; — наименование организации; — название вида документа; — дата документа; — регистрационный номер документа; — текст документа; — место составления документа; — подпись; — оттиск печати. Два последних реквизита оформляются специфично именно при составлении данного документа, так как число подписей будет соответствовать количеству физических лиц и представителей юридических лиц. А число печатей будет соответствовать количеству юридических лиц участников договора. Порядок — нормативный правовой акт, регламентирующий определенное направление деятельности отрасли или учреждения. Он издается с целью регулирования правоотношений между гражданами и учреждениями («Порядок приема граждан в образовательные учреждения высшего профессионального образования»), между юридическими лицами («Порядок передачи управления многоквартирным домом при смене организаций, управляющих многоквартирным домом, независимо от их организационно—правовых форм»). Порядок, как организационно-правовой документ, по назначению принципиально отличается от, например, Положения, тем, что не устанавливает ранг и статус учреждения (или структурного подразделения), издающего данный документ, а только определяет алгоритм действий в определенной сфере и закрепляет его юридически42. Однако, формуляр порядка схож с аналогичными документами, например, с Положением или Регламентом (см. ниже). Порядок имеет типовой набор разделов. Например, наименования разделов документа «Порядок приема граждан в образовательные учреждения высшего профессионального образования»содержит следующие разделы: — общие положения; — организация приема граждан в вуз; — организация информирования абитуриентов; — прием документов от поступающих; — вступительные испытания; — особенности проведения вступительных испытаний для граждан с ограниченными возможностями здоровья и др.43 При необходимости в формуляр порядка могут быть добавлены специфические разделы, которые, как правило, не встречаются в текстах регламента или положения, дающие дополнительные разъяснения по объекту и предмету организационно-правового документа, например, «Термины и определения». Порядок, как правило, утверждается распорядительным документом, учреждения — автора. Пример: Распоряжение Департамента жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства г. Москвы от 29 сентября 2006 г. № 0514—316/6 «Об утверждении порядка передачи управления многоквартирным домом при смене организаций, управляющих многоквартирным домом, независимо от их организационно—правовых форм». Порядок, издаваемый федеральным органом исполнительной власти после издания приказа об утверждении должен обязательно пройти процедуру регистрации в Министерстве юстиции РФ. Пример: Приказ Министерства образования и науки РФ от 28 декабря 2011 г. № 2895 «Об утверждении Порядка приема граждан в образовательные учреждения высшего профессионального образования», зарегистрирован в Минюсте РФ 24 января 2012 г., регистрационный № 23011). Только после этого Порядок вводится в действие, то есть начинает реализовываться. Структура и штатная численность — документ, устанавливающий количественный и качественный состав структурных подразделений учреждения (предприятия, организации) и штатную численность персонала в каждом из них. Состав реквизитов будет зависеть от вида юридического лица, создающего данный документ — государственная, негосударственная (коммерческая, некоммерческая) структура, и может включать: — Государственный герб РФ; — герб субъекта РФ; — эмблема организации или товарный знак; — наименование организации; — гриф утверждения документа; — оттиск печати; — наименование вида документа; — дата создания документа; — номер документа; — место составления или издания документа; — заголовок к тексту; — текст документа; — подпись; — идентификатор электронной копии документа; — визы согласования документа. Текст данного документа оформляется в виде таблицы, состоящей из трех граф: номер по порядку, наименование структурных подразделений и должностей, количество штатных единиц. Документ этого вида оформляется, как правило, на общем бланке организации (учреждения, предприятия). Допускается также оформление структуры и штатной численности на простом листе формата А4, но с непременным нанесением всех юридически значимых реквизитов. Структура и штатная численность составляется и подписывается руководителем кадровой службы учреждения и главным бухгалтером, утверждается руководителем. Вводится в действие приказом по организации, также подписанным руководителем. Штатное расписание — документ, который разрабатывается в соответствии со структурой и штатной численностью с целью установления должностных окладов и размеров надбавок к ним по каждой должности в зависимости от квалификационных характеристик работника (образование, стаж работы и т.п.). В случае отсутствия такого документа как «Структура и штатная численность», данный документ устанавливает и структуру организации. История вопроса Впервые унифицированная форма штатного расписания была утверждена Постановлением Госкомстата России от 06 апреля 2001 № 26 (в составе унифицированных форм первичной учетной документации). В 2004 г. данная форма претерпела некоторые изменения. Штатное расписание составляется и оформляется по форме № Т—3, утвержденной Постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 05 января 2004 г. № 1 «Об утверждении форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Состав реквизитов зависит от вида юридического лица, создающего данный документ — государственная, негосударственная (коммерческая, некоммерческая) структура: — наименование организации; — код организации Общероссийскому классификатору территорий муниципальных образований (ОКТМО); — код формы документа; — гриф утверждения документа; — оттиск печати; — наименование вида документа; — дата создания документа; — номер документа; — текст документа; — подпись; — идентификатор электронной копии документа; — визы согласования; — грифы согласования. Штатное расписание составляется и подписывается руководителем кадровой службы учреждения и главным бухгалтером, утверждается руководителем. Вводится в действие приказом по организации, также подписанным руководителем. ЛЕКЦИЯ 3. Документы, регулирующие деятельность сотрудников Инструкция — это организационно-правовой документ, локальный нормативный акт, обязательный для исполнения всеми сотрудниками, на которых распространяется его действие. Это интересно! Такой вид документа как инструкция появился впервые в государственном делопроизводстве России в ХVIII в. Он был заимствован, по данным специалистов, из Западной Европы. Инструкция содержит нормы, которые регулируют организационные, финансовые, социальные, технические, технологические и другие специальные сферы деятельности организации (предприятия, учреждения), ее структурных подразделений и должностных лиц. Данный документ разрабатывается также с целью предупреждения и предотвращения ситуаций, угрожающих здоровью и жизни сотрудников учреждения. На современном этапе нет нормативного правого акта, регламентирующего порядок создания инструкций. Специалисты вынуждены опираться на традиции, сложившиеся в отечественном делопроизводстве, по составлению и оформлению подобного рода документов. Инструкция традиционно оформляется на общем бланке организации или на простом листе бумаги формата А4, но с фиксированием всех необходимых и обязательных реквизитов и с применением титульного листа. Состав реквизитов будет зависеть от вида юридического лица, создающего данный документ — государственная, негосударственная (коммерческая, некоммерческая) структура: — Государственный герб РФ (оформляется при условии издания на бланке учреждения); — герб субъекта РФ (оформляется при условии издания на бланке учреждения); — эмблема организации или товарный знак (оформляется при условии издания на бланке учреждения); — наименование организации; — гриф утверждения документа; — оттиск печати; — наименование вида документа; — дата документа; — место составления или издания документа; — заголовок к тексту; — текст документа; — подпись; — идентификатор электронной копии документа; — гриф согласования документа; — визы согласования документа. Текст инструкции, как правило, содержит следующие разделы: — общие положения (область распространения действия данного локального нормативного акта, основные нормативные правовые акты, явившиеся основанием для издания данного документа); — функциональные и/или тематические разделы (устанавливают порядок действий и/или запрет на действия в зависимости от ситуации или сложившихся условий в процессе осуществления служебной деятельности). Инструкция разрабатывается специалистом или руководителем структурного подразделения, отвечающим за данное направление деятельности учреждения; утверждается руководителем учреждения или вышестоящей организации; вводится в действие приказом по учреждению, подписанным его руководителем, если дата утверждения отличается от даты введения инструкции в действие. Должностная инструкция — организационно-правовой документ, который устанавливает статус работника, его функции, обязанности, ответственность, права и условия труда сотрудника. В настоящий период не существует нормативного правового акта, регламентирующего порядок разработки названного документа. При создании должностных инструкций можно руководствоваться рекомендациями ВНИИДАД, использовать исторический опыт и сложившиеся в делопроизводстве России традиции, связанные с составлением и оформлением подобных документов. Законодательство В соответствии со ст. 143 Трудового кодекса РФ тарификация работ и присвоение тарифных разрядов работникам производятся с учетом Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих (далее — ЕКС) (Постановление Правительства России от 31 октября 2002 г. № 787). ЕКС состоит из квалификационных характеристик должностей руководителей, специалистов и служащих, содержащих должностные обязанности и требования, предъявляемые к уровню знаний и квалификации руководителей, специалистов и служащих. Разработкой ЕКС занимается Министерство здравоохранения и социального развития РФ совместно с федеральными органами исполнительной власти, на которые возложены управление, регулирование и координация деятельности в соответствующей отрасли (подотрасли) экономики (п. 2 Постановления Правительства РФ от 31 октября 2002 г. № 787). Постановлением Минтруда России от 09 февраля 2004 г. № 9 утвержден Порядок применения ЕКС. Должностная инструкция в учреждении разрабатывается с целью разграничить, дифференцировать должностные полномочия между ее сотрудниками для рациональной организации рабочего процесса, достижения максимального результата в своей деятельности с наименьшими трудозатратами. Должностная инструкция составляется на общем бланке учреждения или на простом листе бумаги формата А4, но с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов. В соответствии с рангом и статусом конкретного юридического лица и должностного лица, на которое разрабатывается должностная инструкция, ее формуляр должен содержать следующий состав реквизитов: — Государственный герб РФ (включается в формуляр документа только при условии издания его на бланке учреждения); — герб субъекта РФ (включается в формуляр документа только при условии издания его на бланке учреждения); — эмблема организации или товарный знак (включается в формуляр документа только при условии издания его на бланке учреждения); — наименование организации; — гриф утверждения документа; — наименование вида документа; — дата создания документа; — номер документа; — место составления или издания документа; — заголовок к тексту; — подпись; — оттиск печати; — гриф согласования документа; — визы согласования документа; — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; — идентификатор электронной копии документа. Традиционно композиция должностной инструкции выстраивается следующим образом: в разделе «Общие положения» прописывается точное наименование должности и ее место в структуре учреждения; приводится перечень нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность данного должностного лица. Затем следуют тематические разделы: функции, права, обязанности, ответственность, взаимосвязи по должности. В последнее время дополнительно стали включать в текст инструкции раздел «Оценка должностного лица», хотя критерии оценки вполне допустимо включить в качестве одной из составляющих частей в раздел «Общие положения». Ознакомление с должностной инструкцией производят в процессе приема сотрудника на работу до подписания трудового договора, под его личную подпись (виза ознакомления). Автором должностной инструкции, как правило, является руководитель структурного подразделения учреждения. Затем данный документ в обязательном порядке должен пройти процедуру согласования со всеми заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами (служба кадров, юридическая служба, бухгалтерия и т.д.). Утверждается должностная инструкция руководителем учреждения или уполномоченным органом управления (например, Правлением общества). На заметку! Составлять именные должностные инструкции, конечно, не запрещено, но делать это нецелесообразно, ведь при увольнении работника такая инструкция будет утрачивать силу, а при приеме нового ее придется утверждать заново. В то же время ФИО работника можно проставить вручную на его экземпляре утвержденной должностной инструкции во избежание потери экземпляра. Такие разъяснения даны в письме Федеральной службы по труду и занятости № 3042—6—0 от 9 августа 2007 г. Должностная инструкция действует до отмены или принятия в новой редакции. Процедура отмены или внесения изменений и переутверждения зависит от степени серьезности и объема изменения ее содержания. Как правило, сначала должны быть внесены официальные предложения по ее редакции, которые затем должны быть рассмотрены руководством на предмет их необходимости и рациональности и, в случае вынесения положительного решения (по их внесению), должностная инструкция редактируется и проходит аналогичную, изложенную выше процедуру согласования, подписания, утверждения и введения в действие. Правила — это организационно-правовой документ, который содержит нормы, регламентирующие организационные, социальные, финансовые, технологические и другие специальные стороны функционирования учреждения (предприятия, организации), его структурных подразделений и должностных лиц. Таким образом, данный документ является локальным нормативным актом, который обязателен к исполнению всеми должностными лицами, подпадающими под его действие. Цель издания данного нормативного документа — предупреждение и предотвращение ситуаций, способных вызвать нежелательный результат, и методы предотвращения последствий в случае их возникновения. Данный документ может быть издан для предотвращения опасных для жизни и здоровья сотрудников ситуаций и предупреждения их возникновения. Одним из документов, регламентирующих трудовые отношения, в соответствии с законодательством, являются правила внутреннего трудового распорядка. Например, с помощью правил в организации определяют трудовой режим, внутренний распорядок работы, порядок применения к работникам мер поощрений и взысканий, устанавливают права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, а также прочие условия труда. Правила составляются на общем бланке учреждения или на простом листе бумаги формата А4, но с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов. В соответствии с рангом и статусом конкретного юридического лица, разрабатывающего Правила, их формуляр должен содержать следующий состав реквизитов: — Государственный герб РФ (включается в формуляр документа только при условии издания его на бланке учреждения); — герб субъекта РФ (включается в формуляр документа только при условии издания его на бланке учреждения); — эмблема организации или товарный знак (включается в формуляр документа только при условии издания его на бланке учреждения); — наименование организации; — гриф утверждения документа; — наименование вида документа; — дата создания документа; — номер документа; — место составления или издания документа; — гриф утверждения документа; — заголовок к тексту; — подпись; — оттиск печати; — гриф согласования документа; — визы согласования документа; — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; — идентификатор электронной копии документа. В текст правил традиционно включают следующие разделы: «Общие положения», где прописываются цели и причины издания данного документа, область распространения действия, основания для разработки; тематические разделы устанавливают порядок действий (или наоборот запрет на них) сотрудников учреждения (организации, предприятия) в зависимости от сложившей ситуации. Ознакомление с правилами производят в процессе приема сотрудника на работу под его личную подпись (виза ознакомления). Правила разрабатываются специалистом в этой области деятельности, подписываются автором, утверждаются руководителем учреждения и могут вводиться в действие приказом. Регламент — свод правил, нормативный правовой акт, регулирующий и регламентирующий определенные направления деятельности учреждения, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Регламенты по своему назначению можно условно подразделить на следующие группы: — устанавливающие порядок деятельности учреждения, например, «Административный регламент исполнения Федеральной службой по надзору в сфере образования и науки государственной функции по осуществлению федерального государственного контроля качества образования»; — устанавливающие порядок деятельности руководства учреждения; — регламентирующие порядок деятельности коллегиального или совещательного органа учреждения (например, коллегии Министерства). Исторический экскурс В России начала XVI11 в. регламенты — законодательные акты, определявшие общую структуру, статус и направления деятельности отдельных государственных учреждений. Всего в петровский период было утверждено семь регламентов — Кригс-комиссариату (о выдаче жалованья в полках, 1711 г.); Штате-конторе (о государственных расходах, 1719 г.); Коммерц-коллегии (о торговле, 1719 г.); Камер-коллегии (о государственных доходах, 1709 г.); Генеральный регламент (о.форме и деятельности коллегий, 1720 г.); Главному магистрату (о городском устройстве, 1721 г.); Духовный регламент (о Синоде и церковном управлении, 1721 г.)44. Административным регламентом является нормативный правовой акт федерального органа исполнительной власти, устанавливающий сроки и последовательность административных процедур (действий) федерального органа исполнительной власти и органа государственного внебюджетного фонда при осуществлении государственного контроля (надзора), а также процедур (действий), осуществляемых по запросу физического или юридического лица либо их уполномоченных представителей в пределах установленных нормативными правовыми актами РФ полномочий в соответствии с требованиями Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (с изм. и доп.). Административные регламенты разрабатываются в соответствии с Правилами разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16 мая 2011 г. № 373 Регламент коллегиального или совещательного органа определяет: — статус коллегиального или совещательного органа; — порядок планирования работы; — порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; — внесение материалов на рассмотрение; — порядок рассмотрения материалов и принятие решений на заседании; — ведение протокола заседания; — оформление решения; — порядок доведения решений до исполнителей; — материально-техническое обеспечение заседаний. В ходе разработки проект регламента обсуждается на заседании членами коллегиального или совещательного органа, после чего проходит процедуру согласования со всеми заинтересованными структурными подразделениями, должностными лицами и с юридической службой. Текст регламента состоит из разделов с самостоятельными заголовками разделов, рубрицированных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Обязательными реквизитами регламента являются: — наименование учреждения (а также наименование коллегиального или совещательного органа, если регламент посвящен данному органу); — вид документа; — дата документа; — регистрационный номер документа (при непосредственном утверждении руководителем); — место составления документа; — заголовок к тексту; — визы согласования документа; — подпись; — гриф утверждения. Регламент утверждается руководителем учреждения, руководителем коллегиального органа или приказом руководителя учреждения. Пример: Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 12 декабря 2011 г. № 1521 «Об утверждении Административного регламента предоставления Пенсионным фондом РФ государственной услуги по приему и регистрации заявлений граждан об установлении им пенсий в соответствии с федеральными законами «О трудовых пенсиях в РФ» и «О государственном пенсионном обеспечении в РФ»). Порядок внесения изменений, как правило, определен действующими законодательными и нормативными правовыми актами и локальными правовыми актами учреждения. Должностной регламент составляется по каждой штатной должности государственной гражданской службы45. Положения должностного регламента, а также результаты его исполнения гражданским служащим учитываются в случаях: — проведения конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы; — проведения квалификационного экзамена; — поощрения гражданского служащего; — оценки его профессиональной служебной деятельности при проведении аттестации; — планирования профессиональной служебной деятельности; — включения в кадровый резерв. Рекомендации по разработке должностных регламентов федеральных гражданских служащих утверждены письмом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 10 августа 2005 г. № 3855-ВС. Рекомендации содержат положения, которые можно использовать для подготовки конкретных должностных регламентов как для федеральных гражданских служащих, так и для гражданских служащих субъектов РФ. Резюме Организационно-правовые документы предназначены для регулирования отношений между юридическими лицами, юридическими и физическими лицами, должностными лицами и сотрудниками конкретных учреждений (предприятий, организаций). Данные документы необходимы для рациональной организации процессов управления учреждением, разграничения функциональных обязанностей, компетенции, для достижения максимального результата с минимальными затратами человеческих, трудовых, материальных ресурсов. Устав — локальный нормативный правовой акт, в котором фиксируются правила, регулирующие деятельность организаций, учреждений, предприятий (государственных и негосударственных), обществ и граждан, их взаимоотношения с другими юридическими и физическими лицами, права и обязанности в определенной сфере управления, а также хозяйственной или иной деятельности. Положение — организационно-правовой документ, имеющий сводный кодификационный характер. Он определяет порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы органов государства, конкретного учреждения, структурного подразделения учреждения (комиссии, группы). Учредительный договор — документ, посредством которого граждане, создающие определенное юридическое лицо, принимают на себя обязательства по определению порядка функционирования и направления деятельности этого юридического лица, а так же порядок его реорганизации и ликвидации. Договор — нормативный правовой акт, регулирующий и регламентирующий хозяйственные или иные гражданско-правовые отношения между субъектами (юридическими или физическими лицами). Порядок — нормативный правовой акт, регламентирующий определенное направление деятельности отрасли или учреждения. Он издается с целью регулирования правоотношений между, например, гражданами и учреждениями. Структура и штатная численность — документ, устанавливающий количественный и качественный состав структурных подразделений учреждения (предприятия, организации) и штатную численность персонала в каждом из них. Штатное расписание — документ, который разрабатывается в соответствии со структурой и штатной численностью с целью установления должностных окладов и размеров надбавок к ним по каждой должности в зависимости от квалификационных характеристик (образование, стаж работы и т.п.). В случае отсутствия такого документа как «Структура и штатная численность», данный документ устанавливает и структуру организации. Инструкция — это организационно-правовой документ, локальный нормативный акт, обязательный к исполнению всеми сотрудниками, на которых распространяется его действие. Должностная инструкция — организационно-правовой документ, который устанавливает статус работника, его функции, обязанности, ответственность, права и условия труда сотрудника. Правила — это организационно-правовой документ, который содержит нормы, регламентирующие организационные, социальные, финансовые, технологические и другие специальные стороны функционирования учреждения, его структурных подразделений и должностных лиц. Регламент — свод правил, нормативный правовой акт, регулирующий и регламентирующий определенные направления деятельности учреждения, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Контрольные вопросы 1. Назовите особенности процедуры по созданию юридического лица. 2. Какая информация фиксируется в организационно-правовых документах юридического лица? 3. Назовите виды и разновидности организационно-правовых документов учреждения (предприятия, организации). 4. Перечислите основные положения организационно-правовых документов. 5. Что составляет правовую основу деятельности учреждения (организации, предприятия)? 6. Каковы особенности датирования организационно-правовых документов? 7. Дайте общую характеристику учредительных документов юридического лица. 8. Каковы особенности учредительных документов государственных и негосударственных организаций? 9. Дайте общую характеристику учредительного договора организации. 10. Перечислите обязательные реквизиты типового формуляра учредительного договора организации. 11. Назовите обязательные реквизиты типового формуляра устава учреждения (организации, предприятия). 12. Назовите обязательные реквизиты типового формуляра положения об учреждении (организации, предприятии). 13. Назовите обязательные разделы типового текста положения об учреждении (предприятии, организации). 14. Дайте общую характеристику структуры и штатной численности предприятия (учреждения, организации). 15. Назовите обязательные реквизиты типового формуляра структуры и штатной численности учреждения (предприятия, организации). 16. Назовите обязательные реквизиты типового формуляра штатного расписания учреждения (предприятия, организации). 17. Назовите обязательные реквизиты типового формуляра положения о структурном подразделении учреждения (предприятия, организации). 18. Назовите обязательные разделы типового текста положения о структурном подразделении учреждения (предприятия, организации). 19. Назовите обязательные реквизиты типового формуляра должностной инструкции. 20. Назовите обязательные разделы типового текста должностной инструкции. 21. Дайте общую характеристику правил учреждения (организации, предприятия). 22. Назовите обязательные реквизиты типового формуляра правил учреждения (организации, предприятия). 23. Назовите обязательные реквизиты типового формуляра положения о персонале учреждения (предприятия, организации). 24. Назовите обязательные разделы типового текста положения о персонале учреждения (предприятия, организации). Практические задания 1. Составьте должностную инструкцию референта на основании «Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»46. 2. Составьте штатное расписание ОАО «Парус», специализирующегося на производстве рекламы. Структуру и штатную численность акционерного общества определите сами. 3. Составьте Положение о службе ДОУ конкретной организации на основании Примерного положения о службе ДОУ, представленного в ГСДОУ. 4. Выберите из правой колонки определения, относящиеся к терминам в левой колонке. Структура и штатная численность Перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках, месячный фонд зарплаты Штатное расписание Документ создается для каждого структурного подразделения. В нем определяются правовой статус, задачи, функции, права, обязанности, ответственность Правила внутреннего распорядка Указываются в структурных подразделениях предприятия, вводимые должности и количество единиц для каждой из должностей Положение о подразделении Отражают организацию работы предприятия, взаимные обязанности работника и администрации, внутренний режим, командирование, предоставление отпусков Должностная инструкция Регламентируемое положение сотрудников предприятия и устанавливает функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц Кейсы 1. Ориентируясь на формуляр положения, включенный в УСОРД, отметьте те разделы, которые совпадают с типовым формуляром положения: — порядок финансирования службы; — цели, задачи и функции; — технология работы с документами; — система и порядок взаимозаменяемости работников; — обязанности специалистов службы ДОУ; — организационная структура службы ДОУ; — должностной состав работников службы ДОУ; — численный состав работников службы ДОУ; — квалификационные требования, предъявляемые к работникам службы ДОУ; — основания деятельности службы ДОУ. 2. Используя типовой формуляр должностной инструкции, заполните пропуски. Должностные инструкции на работников службы ДОУ: — разрабатывает _____________________________________________________ — подписывает ______________________________________________________ — должны быть согласованы с _________________________________________ — вводятся в действие ________________________________________________ — подлежат пересмотру при ___________________________________________ 3. Служба документационного обеспечения управления государственного учреждения разработала должностную инструкцию для секретаря (сотрудника службы ДОУ). В ходе разработки начальник названного структурного подразделения не придерживался типового формуляра должностной инструкции, включив в нее только два раздела — «Требования к квалификации» и «Обязанности». Какие последствия может иметь данная структура документа при осуществлении секретарем его трудовой деятельности. 4. Компания обнаружила, что в Уставе компании неправильно указан почтовый индекс. На исправление документов понадобится некоторое время. Какой индекс в настоящее время лучше указывать в бланках документов компании — правильный или тот, что зафиксирован в уставе? 5. В компании сменилось руководство. Новое начальство пересмотрело штатное расписание и выяснило, что многие должностные инструкции устарели либо обязанности сотрудников не соответствуют функциям. Бухгалтерия не стала исключением, выяснилось, что некоторые инструкции предстоит разрабатывать заново. Дайте рекомендации, как лучше действовать в этом случае и правильно оформить должностную инструкцию бухгалтеру. Рекомендуемые источники и литература 1. ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно—распорядительной документации. Требования к оформлению документов». 2. ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». 3. ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (с изм.). 4. Приказ Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76 «Об утверждении методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». 5. Кузнецов, С. Л. Современные технологии документационного обеспечения управления : учеб. пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. : Термика, 2014. 6. Пшенко, А. В. Доронина, Л. А. Документационное обеспечение управления : практикум : учеб. пособие / А. В. Пшенко, Л. А. Доронина. — М. : Академия, 2011. МОДУЛЬ 3. ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ЛЕКЦИЯ 1. Цели и задачи издания распорядительных документов Издание распорядительных документов — это компетенция руководящего состава любого учреждения (предприятия, организации) вне зависимости от организационно-правовой формы юридического лица, сферы деятельности, структуры и штатной численности. Посредством издания распорядительных документов руководством юридического лица производится регулирование, координация деятельности управляемой им структуры, что позволяет достичь максимального результата при минимальных затратах ресурсов (трудовых, финансовых, хозяйственных и т.д.). Распорядительные документы издаются с целью решения таких вопросов управления: — совершенствование организационной структуры предприятия; — определение форм и методов осуществления основной деятельности учреждения; — обеспечение юридического лица всеми необходимыми ресурсами; — организация обеспечения кадрами (формирование штата сотрудников); — решение вопросов мотивации сотрудников юридического лица; — обеспечение ротации персонала; — организация командирования сотрудников; — организация отпусков сотрудников; — организация обеспечения соблюдения сотрудниками трудовой дисциплины; — обеспечение других управленческих решений, необходимых для организации деятельности учреждения. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Распорядительные документы — локальные нормативные акты, в которых фиксируются конкретные, юридически оформленные, властные предписания руководства юридического лица. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Эти предписания проявляются в следующем: — разрешаются проблемы и вопросы в сфере управления учреждением; — исполнителями данных документов, как правило, являются структурные подразделения или конкретные должностные лица; — распорядительные документы являются юридическими факторами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений. В зависимости от порядка принятия управленческого решения все распорядительные документы делятся на две группы: — документы, издаваемые в условиях коллегиального принятия управленческих решений; — документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений. Первая группа представлена решениями и постановлениями. Вторую группу составляют приказы, распоряжения, указания. Все распорядительные документы издаются на общем бланке учреждения либо на бланке определенного вида документа. Процедура согласования (визирования) является обязательной для некоторых видов распорядительных документов и проводится со всеми заинтересованными должностными лицами: руководителями филиалов и представительств организации, руководителями структурных подразделений, специалистами предприятия, если в документе затрагиваются вопросы, отнесенные к их компетенции. Согласование (визирование) данных документов может осуществляться профсоюзной организацией (при ее наличии), если в распорядительном документе затрагиваются проблемы организации труда в учреждении или вопросы кадрового обеспечения и кадровой политики. Согласование (визирование) документа может производиться также с главным бухгалтером при условии, если в распорядительном документе фиксируется управленческое решение финансовых вопросов; с юридической службой или юрисконсультом, при необходимости оценки его соответствия действующим нормативным правовым актам; с заместителями руководителя учреждения. Распорядительные документы в обязательном порядке проходят процедуру регистрации. Последняя может иметь свою специфику, которую будет определять вид документа, а также структура и организационно-правовая форма конкретного учреждения. В случае, когда распорядительный документ составляется по заданию вышестоящего учреждения, он готовится до стадии проекта документа, который оформляется не на бланке организации, а на стандартном листе формата А4 и направляется в данное вышестоящее учреждение с сопроводительным письмом и при необходимости — с пояснительной запиской. На последнем этапе подготовки информацию о принятом и зафиксированном в распорядительном документе управленческом решении доводят до исполнителя (исполнителей) посредством их тиражирования, последующей рассылки или передаются лично исполнителям. ЛЕКЦИЯ 2. Документы, издаваемые на основе коллегиального принятия решения Процедура издания распорядительных документов, создаваемых на основе коллегиального принятия решения, осуществляется по следующим этапам: — подготовка материалов к заседанию коллегиального органа; — вынесение материалов на рассмотрение коллегиального органа; — обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа; — принятие решения по рассмотренным материалам; — оформление протокола заседания; — издание распорядительного документа; — доведение решения коллегиального органа до исполнителей. В данной ситуации, а именно издания распорядительных документов в условиях коллегиальности, в них фиксируются решения, принимаемые совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать крупные и сложные вопросы, требующие серьезной проработки. На основе коллегиальности действует федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации, органы местного самоуправления, государственные комиссии и комитеты, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др. В системе коллегиальных органов особо выделяются совещательные по своему статусу органы, например, коллегии министерств. Их специфика заключается в том, что решение совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель учреждения (например, министр) имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа. Решение — документ, издаваемый в условиях коллегиального принятия управленческого решения соответственным органом власти или управления (муниципальные органы управления, ученые и методические советы, советы директоров, правления обществ с ограниченной ответственностью, общие собрания акционеров и др.). В соответствии с Конституцией РФ Президент имеет право отмены любых решений правительства и иных органов исполнительной власти, право издавать указы, обязательные для исполнения всеми органами власти, возможность подчинить непосредственно себе любые органы исполнительной власти. Решения, как правило, оформляются на общих бланках учреждения и имеют следующие обязательные реквизиты: — название организации; — наименование вида документа; — дата документа; — регистрационный номер документа; — место составления или издания документа; — заголовок к тексту. Текст решения, как правило, состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной. В том случае, когда решение издается по инициативе конкретного органа власти или управления, то в констатирующей части следует указать причины его издания и цели, которые должны быть достигнуты в результате исполнения этого документа. Когда решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа власти, то в констатирующей части дается ссылка на него. Аналогично следует поступить и в ситуации, когда решение издается с целью реализации законодательного или нормативного правового акта (федерального уровня, субъекта федерации), локального нормативного акта. Распорядительная часть решения должна начинаться с названия органа, его принимающего, и слов РЕШИЛ или РЕШИЛИ, которые фиксируются прописными буквами от левого поля документа. Данная часть, как правило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указываются исполнитель (организация, структурное подразделение или должностное лицо), конкретное действие, которое следует предпринять с целью выполнения поручения или задания руководства. В последнем пункте текста указывают лицо, на которое возлагается контроль по исполнению. Решение подписывается председателем и секретарем коллегиального органа (например, председателем Совета директоров) и проходит процедуру регистрации. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято. Только при условии соблюдения всех названных необходимых процедур, решение может обрести юридическую силу и может использоваться при работе над конкретными управленческими задачами. Постановление — распорядительный документ, издаваемый на федеральном уровне, на основе коллегиального принятия управленческого решения, например, Правительства РФ. Важно знать! Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти издаются только в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений. Акты, изданные в ином виде (например, указания) не должны носить нормативный правовой характер. Постановления оформляются на бланках учреждения, включающих следующие реквизиты: — Государственный герб РФ (включается в формуляр документа только при условии издания его на бланке учреждения); — наименование организации; — наименование вида документа; — дата создания документа; — номер документа; — место составления или издания документа; — заголовок к тексту; — текст документа; — отметка о наличии приложений (присутствует только в случае, если к приказу составлены приложения); — подпись; — гриф согласования документа; — визы согласования документа. Постановление издается с целью, во-первых, реализации законодательных актов и нормативных правовых актов Президента РФ, во-вторых, для утверждения и введения в действие документов нормативно-инструктивного характера, например регламента, инструкции, правил и т.п. Особенность данного документа состоит в том, что к наименованию документа присоединяется его дата, номер и название, которое по форме совпадает с заголовком, так как включает кратко изложенное содержание документа, но в данном случае эта часть заключается в кавычки. Пример: Постановление Правительства РФ от 16 мая 2012 г. № 373 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг». Текст постановления, как правило, состоит из распорядительной части и начинается словами «Правительство Российской Федерации постановляет». Далее, в первом случае, фиксируются пункты с конкретными циркулярными формулировками, предписывающими выполнение исполнителями, указанными в тексте, определенных управленческих действий. Во втором случае, сначала указываются названия нормативных правовых актов, которые утверждаются данным постановлением. Затем, идут пункты, в которых указываются названия, номера и даты нормативных правовых актов, действие которых отменяется или утрачивает силу. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия); указывается дата подписания. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия — от правой границы текстового поля. Постановление подписывает первое лицо учреждения. При наличии приложений к постановлению, в первом случае, они включают дополнительные информационные материалы (например, образцы документов, бланки, перечни, списки и т.п.); во втором варианте в приложение помещают полные тексты утверждаемых нормативных правовых актов. Юридическую силу постановление обретает после его подписания и утверждения. Датой постановления является дата проведения заседания (например, заседания Правительства РФ), которое оформляется протоколом. ЛЕКЦИЯ 3. Документы, издаваемые на основе единоличного принятия решения Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения имеет следующие этапы: — инициирование решения – обоснование необходимости издания распорядительного документа; — сбор и анализ информации по вопросу; — подготовка проекта распорядительного документа; — согласование проекта документа; — вынесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства; — принятие решения (подписание документа); — доведение распорядительного документа до исполнителя. В условиях единоличного принятия решения власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов РФ и других территориальных образований, органы исполнительной власти организаций, учреждений, предприятий всех форм собственности (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления и т.п.). Извлечение из Федерального закона от 26 декабря 2005 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изм. и доп.) Статья 69. Руководитель акционерного общества 2. […] Единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки от имени общества, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками общества. Извлечение из Федерального закона от 14 ноября 2002 г. № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» (с изм. и доп.) Статья 21. Руководитель унитарного предприятия 1. Руководитель унитарного предприятия (директор, генеральный директор) является единоличным исполнительным органом унитарного предприятия. […] Руководитель унитарного предприятия действует от имени унитарного предприятия без доверенности, в том числе представляет его интересы, совершает в установленном порядке сделки от имени унитарного предприятия, утверждает структуру и штаты унитарного предприятия, осуществляет прием на работу работников такого предприятия, заключает с ними, изменяет и прекращает трудовые договоры, издает приказы, выдает доверенности в порядке, установленном законодательством. […] В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители наделяются правом принимать единоличные решения по достаточно узкому кругу вопросов, как правило, касающихся внутренней деятельности организации, то есть ее кадрового состава, материального и иного обеспечения. Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (предприятия, организации) с целью разрешения управленческих вопросов и задач по основной деятельности, по организационным вопросам (по административно-хозяйственной деятельности), по кадровым вопросам (по личному составу). Компетенция издания распорядительных документов тем или иным органом или должностным лицом должна быть закреплена в учредительных документах компании или в ином нормативно-правовом документе. История вопроса Приказ в ХVI—XVII вв. — центральное государственное учреждение. Приказ как документ появился в государственном делопроизводстве России в XX в. Приказ оформляется на общем бланке учреждения или бланке приказа и может иметь следующие реквизиты (в зависимости от вида юридического лица, издающего документ): — Государственный герб РФ; — герб субъекта РФ; — эмблема организации или товарный знак; — наименование организации; — наименование вида документа; — дата создания документа; — номер документа; — место составления или издания документа; — заголовок к тексту; — текст документа; — отметка о наличии приложений (присутствует только в случае, если к приказу составлены приложения); — подпись; — гриф согласования документа; — визы согласования документа; — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; — идентификатор электронной копии документа. Дата приказа может быть оформлена цифровым или буквенно-цифровым способами. Регистрационный номер должен состоять из знака «№» и порядкового номера документа. Заголовок должен лаконично, но при этом точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок следует печатать полужирным шрифтом через один межстрочный интервал. Поскольку приказ, как правило, издается на бланке с продольным расположением реквизитов, то заголовок, соответственно должен выравниваться по центру. Текст отделяется от заголовка 2—3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером 14 через 1,5 интервала от левого поля и выравнивается по ширине. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. По характеру содержания и методам оформления приказы дифференцируются на приказы по основной деятельности учреждения и приказы по личному составу. Текст приказа по основной деятельности состоит из следующих частей: констатирующей и собственно распорядительной. Приказы по личному составу издаются службой кадров. Приказы издаются в двух основных ситуациях: — по инициативе руководителя, с целью разрешения определенных управленческих ситуаций; — с целью исполнения распорядительных и нормативных правовых актов вышестоящих учреждений. Пример: Приказ Министерства образования и науки РФ от 21 мая 2014 г. № 569 «Об установлении соответствия научных специальностей, указанных в документах об ученых степенях, полученных на территории Украины, научным специальностям, указанным в номенклатуре научных специальностей, утвержденной Министерством образования и науки Российской Федерации» (зарегистрирован в Минюсте РФ 17 июня 2014 г.; регистрационный № 32707),\ был издан во исполнение ч. 4 ст. 6 Федерального закона от 05 мая 2014 г. № 84-ФЗ «Об особенностях правового регулирования отношений в сфере образования в связи с принятием в Российскую Федерацию Республики Крым и образованием в составе Российской Федерации новых субъектов — Республики Крым и города федерального значения Севастополя и о внесении изменений в Федеральный закон “Об образовании в Российской Федерации”». В инициативных приказах в констатирующей части формулируются цели и ставятся задачи, которые следует решить для совершения определенных управленческих действий. В приказах, издаваемых во второй ситуации, в констатирующей части, как правило, указывают вид документа, его дату, регистрационный номер, заголовок к тексту. Если в приказе содержится действие, которое нет необходимости разъяснять, то констатирующая часть может не составляться. Вторая часть приказа — распорядительная, должна начинаться с глагола в повелительном наклонении «Приказываю», которое рекомендуется писать прописными буквами с новой строки47. Текст приказа делится на пункты и подпункты, которые необходимо нумеровать арабскими цифрами. Каждый отдельный пункт подразумевает различные по своему характеру управленческие действия и поручения, что вызывает необходимость в начале каждого из них обозначать исполнителя (организация в целом, структурное подразделение, отдельное должностное лицо). Пример: ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Начальнику отдела продаж Сорокину А. В. подготовить отчет о работе за 2013 год до 15.02.2014. 2. Начальнику отдела маркетинга Воронову П. П. подготовить презентацию и доклад об итогах продаж за 2013 год к 10.02.2014. При формулировании поручения или управленческого действия необходимо применять глагол в неопределенной форме (подготовить, отгрузить, обеспечить, осуществить, создать и т.д.). Срок исполнения указывается (в зависимости от текста) в каждом пункте приказа или выделяется в один обобщенный пункт для всех действий. В отдельном пункте приказа могут быть названы должностные лица, на которых будет возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на (указывается должность и ФИО)». В ситуации, когда издаваемый документ отменяет ранее изданный распорядительный документ, в последнем пункте формулируется: «Приказ от … № … считать недействительным». Если приказ отменяет один или несколько пунктов, то указываются только соответствующие пункты. В большинстве случаев проект приказа должен проходить процедуру согласования со всеми заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями, например, с юридической службой, которая проверяет его соответствие действующим нормативным правовым актам и локальным актам данного юридического лица. В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Структурные подразделения или должностные лица, до сведения которых должен быть доведен приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Виза включает должность визирующего, его личную подпись, ее расшифровку и дату. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия — от правой границы текстового поля. Приказы подписывает первое лицо учреждения, а в случае его отсутствия — лицо, временно исполняющее его обязанности (на основании приказа). Служба ДОУ организации должна обеспечить правильность оформления приказа. В случае, когда к приказу имеются приложения справочного характера, в тексте, в соответствующих пунктах следует делать ссылки на него, например, «Согласно приложению» или «смотреть приложение 1.» и т.д. На первом листе самого приложения в правом верхнем углу указывается слово «Приложение», наименование, дата и номер документа, к которому оно прилагается. В данной ситуации формуляр приложения, как правило, имеет следующий набор реквизитов: — заголовок к тексту; — текст; — подписи (в зависимости от характера приложения); — визы согласования; — идентификатор электронной копии. Приложения распорядительного характера, как правило, являются копиями распорядительного документа вышестоящей организации или органа управления. Приложения к приказу составляют на общем бланке учреждения или на простом листе бумаги. Листы приложения нумеруют самостоятельно, начиная со второго листа. Возможна и нумерация самих приложений, например, «Приложение № 1». Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект данного документа. В целом, в зависимости от конкретного приложения к приказу, его формуляр (приложения) может содержать следующие реквизиты: — Государственный герб РФ; — герб субъекта РФ; — эмблема организации или товарный знак; — наименование организации; — наименование вида прилагаемого документа; — дату подписания прилагаемого документа; — номер прилагаемого документа; — место составления прилагаемого документа; — заголовок к тексту прилагаемого документа; — текст прилагаемого документа; — подпись; — идентификатор электронной копии прилагаемого документа. Приказ вступает в силу с момента его подписания. Соответственно датой приказа является дата его подписания. Регистрация приказов должна проводиться отдельно от других документов. Регистрационный индекс присваивается приказу в пределах календарного года, и, как правило, состоит из порядковых номеров. Иногда в регистрационный индекс дополнительно включают буквенные обозначения, что является индивидуальным отличием для каждого учреждения и отражает его специфику с точки зрения структуры, сферы деятельности, компетенции и статуса службы документационного обеспечения управления в иерархии конкретного юридического лица. Внесение изменений в подписанный приказ не допускается. Сотрудников, указанных в тексте приказа, как исполнителей, следует ознакомить с ним под личную роспись. Для этого оформляется ознакомительная виза: С приказом ознакомлен личная подпись расшифровка подписи дата ознакомления Совместные приказы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4. При оформлении совместного приказа наименования учреждений располагаются на одном уровне. Наименование вида документа — приказ — центрируется. Дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи. Регистрационный номер совместного приказа состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих учреждений, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Подписи руководителей располагаются ниже текста на одном уровне. Выписка из приказа — это организационно-правовой документ, обязательный к исполнению всеми лицами, подпадающими под его действие. Выписка включает часть пунктов (или один пункт) приказа и создается руководителем учреждения с целью информирования сотрудников о принятых управленческих решениях, касающихся конкретного структурного подразделения или конкретного сотрудника. Выписка из приказа оформляется на общем бланке учреждения. Допускается создание выписки на простом листе, но при условии оформления всех необходимых реквизитов для обеспечения юридической силы данного документа. В данном случае требуется обязательное заверение печатью учреждения. Формуляр выписки из приказа может содержать следующие реквизиты: — Государственный герб РФ; — герб субъекта РФ; — эмблема организации или товарный знак; — наименование организации; — наименование вида документа; — дата документа; — номер документа; — место составления документа; — заголовок к тексту документа; — текст документа; — отметка о наличии приложения; — подпись; — оттиск печати, при направлении выписки в другие организации; — отметка о заверении копии; — идентификатор электронной копии документа. В случае наличия приложения к выписке из приказа под текстом оформляется соответствующий реквизит — «Отметка о наличии приложения». При справочном характере приложения на первом листе в правом верхнем углу печатается слово «Приложение», указывается его порядковый номер, который должен совпадать с номерами приложений к приказу, из которого делается выписка. Если к приказу прилагались подлинники, то с них, с целью приложения к выписке, изготавливаются копии. Если к приказу были приложены копии, то для выписки, соответственно, делаются копии с копии. Приложение к выписке, имеющее распорядительный характер, оформляется аналогично, как и приложение к выписке из приказа справочного характера. Распоряжение — распорядительный документ, издаваемый руководителями разных уровней. Различают три основных группы распоряжений: — правовые акты, издаваемые единолично руководителями законодательных и исполнительных органов власти, судебных органов, органов местного самоуправления в пределах их компетенции, которая установлена законами и нормативно-правовыми актами. В таких распоряжениях фиксируется подзаконное официальное решение, принятое с соблюдением установленной процедуры и влекущее определенные юридические последствия. Распоряжения обязательны для исполнения всеми юридическими и физическими лицами, подпадающими под их действие. Распоряжения, регламентирующие законные интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях. Они вступают в силу со дня их опубликования; — распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа или единоначально (например, руководителем структурного подразделения учреждения) для оперативного решения определенных управленческих вопросов. Распоряжения первой и второй групп являются основными распорядительными документами соответствующих учреждений, организаций и предприятий, их коллегиальных органов или определенных должностных лиц и имеют постоянный срок хранения; — документы, издаваемые органами государственного управления, руководителями организаций, учреждений и предприятий по вопросам информационно-методического характера, а также связанные с организацией исполнения приказов, инструкций и других локальных нормативных актов или актов вышестоящего органа управления. Распоряжения этой группы могут также издаваться с целью решения производственных, хозяйственных и административных вопросов. Такие распоряжения являются вспомогательными распорядительными документами, имеют, как правило, ограниченный срок действия, распространяются на узкий круг исполнителей (должностных лиц или структурных подразделений). Эти факторы определяют срок их хранения — обычно пять лет. Вопросы практики  На практике в организациях обычно используются два вида распорядительных документов: приказ и распоряжение. Использование любого распорядительного документа должно быть предусмотрено в инструкции по делопроизводству организации, но при этом следует учесть требования, закрепленные в учредительных документах вашей организации. Порядок оформления распоряжения в целом не отличается от приказа и имеет такой же формуляр как по составу, так и по расположению реквизитов. Распоряжение издается на общем бланке учреждения или конкретного вида документа и имеет реквизиты те же, что и приказ. Исключение составляет реквизит «заголовок к тексту», которого распоряжения, как правило, не имеют. Текст распоряжения состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной. При издании распоряжения с целью реализации или исполнения нормативных правовых актов органов власти и управления, решений вышестоящих организаций, локальных нормативных актов, то в констатирующей части текста распоряжения приводится соответствующая ссылка на эти документы. В ней необходимо указать дату, номер и наименование документа, во исполнение которого издается настоящее распоряжение. В случае, если распоряжение издается как инициативный документ, то в констатирующей части текста распоряжения формулируется обоснование, во-первых, целей и задач, зафиксированных в распоряжении, во-вторых, управленческих решений и действий. Из опыта На практике допускается издание распоряжений без констатирующей части. В данной ситуации текст распоряжения должен начинаться непосредственно с пунктов, содержащих распорядительные действия. Если необходимость объяснения издания распоряжения все-таки существует, то текст распорядительной части должен начинаться после слов ПРЕДЛАГАЮ или ОБЯЗЫВАЮ, которые печатаются прописными буквами. Каждое поручение, зафиксированное в распоряжении, оформляется в виде отдельного пункта, нумеруемого арабскими цифрами с точкой в конце. Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, имеющие порядковую нумерацию в пределах каждого пункта. Подпункты также нумеруются арабскими цифрами с точкой в конце. Пункт, содержащий конкретное поручение, должен включать ФИО исполнителя (исполнителей), предписываемое действие и срок его исполнения. При дифференциации одного сложного поручения на отдельные задания они должны оформляться как отдельные подпункты. Каждый пункт или подпункт распорядительной части распоряжения должен содержать только одно задание с конкретным сроком исполнения. Последний пункт текста распоряжения, как правило, должен содержать указание по контролю за выполнением данного распорядительного документа, например, ФИО и должность или наименование структурного подразделения, компетентного выполнять названную функцию. При наличии приложения справочного характера к распоряжению, в соответствующих пунктах текста должны делаться ссылки на него, например, «Согласно приложению» или «смотреть приложение 1.» и т.д. На первом листе самого приложения в правом верхнем углу указывается слово «Приложение», наименование, дата и номер документа, к которому оно прилагается. В данной ситуации формуляр приложения к распоряжению, как правило, имеет следующий набор реквизитов: — заголовок к тексту приложения; — текст приложения; — подписи (в зависимости от характера приложения); — визы согласования приложения; — идентификатор электронной копии приложения. Приложения к распоряжению составляются отдельно на листах бумаги формата А4, нумеруемых самостоятельно, начиная со второго листа. Распоряжение и приложения к нему, как правило, визируются всеми заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами. Визы оформляются в нижней части последнего листа распоряжения и приложения к нему или на оборотных сторонах их последних листов. Должностные лица и сотрудники, включенные в распоряжение в качестве исполнителей, проставляют на нем свою ознакомительную визу. Указание — распорядительный документ, издаваемый должностными лицами учреждений (организаций, предприятий) с целью реализации законодательных и иных нормативно-правовых актов, а также внесения изменений в действующие нормативные документы. Указание может носить инструктивно-методический характер, быть издано по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления. Указание оформляется на бланках формата А4 и имеет следующий состав обязательных реквизитов: — Государственный герб Российской Федерации (включается в формуляр документа только при условии издания его на бланке учреждения); — герб субъекта Российской Федерации (включается в формуляр документа только при условии издания его на бланке учреждения); — эмблема организации или товарный знак (включается в формуляр документа только при условии издания его на бланке учреждения); — наименование организации; — наименование вида документа; — дата создания документа; — номер документа; — место составления или издания документа; — текст документа; — отметка о наличии приложений (присутствует только в случае, если к распоряжению составлены приложения); — подпись; — гриф согласования документа; — визы согласования документа; — идентификатор электронной копии документа. Особенность данного документа состоит в том, что к наименованию документа присоединяется его дата, номер и название, которое по форме совпадает с заголовком, так как содержит краткий, лаконичный ответ на вопрос о чем документ, но в данном случае эта часть заключается в кавычки. Пример: Указание Банка России от 21 января 2014 г. № 3179–У «О внесении изменений в Положение Банка России от 19 августа 2004 года № 262—П “Об идентификации кредитными организациями клиентов и выгодоприобретателей в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма». Текст указания носит распорядительный характер и разделяется на пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст, как правило, не содержит преамбулы, за исключением случаев, когда данный документ издается во исполнение какого-либо закона или подзаконного акта, где делается ссылка на название конкретного документа, его дату и номер. В случае наличия приложения к указанию, в тексте, в соответствующих пунктах должны быть сделаны ссылки на него, например, «Согласно приложению» или «смотреть приложение 1.» и т.д. На первом листе самого приложения в правом верхнем углу указывается слово «Приложение», наименование, дата и номер документа, к которому оно прилагается. В данной ситуации формуляр приложения к указанию, как правило, имеет следующий набор реквизитов: — заголовок к тексту приложения; — текст приложения; — подписи (в зависимости от характера приложения); — визы согласования приложения; — идентификатор электронной копии приложения. Если приложение к указанию представляют собой собственно текст документа, то оно составляется отдельно на листах бумаги формата А4, нумеруемых самостоятельно, начиная со второго листа. Указание и приложения к нему, как правило, визируются всеми заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами. Визы оформляются в нижней части последнего листа распоряжения и приложения к нему или на оборотной стороне их последних листов. Должностные лица и сотрудники, включенные в указание в качестве исполнителей, проставляют на нем свою ознакомительную визу. Резюме В целях решения основных задач организации издаются приказы, указания, постановления, решения, распоряжения.  В зависимости от порядка принятия управленческого решения все распорядительные документы делятся на две группы: — документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений; — документы, издаваемые в условиях коллегиального принятия управленческих решений. Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издают по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов48 . Издание распорядительных документов находится в компетенции руководства учреждения (предприятия, организации) вне зависимости от организационно-правовой формы юридического лица, сферы деятельности, структуры и штатной численности. Посредством издания распорядительных документов аппаратом управления юридического лица производится регулирование, координация деятельности учреждения, что позволяет достичь максимального результата при минимальных затратах ресурсов (трудовых, финансовых, хозяйственных и т.д.). Контрольные вопросы 1. Виды решений, фиксируемых в распорядительных документах. 2. Основные виды и разновидности распорядительных документов. 3. Виды и разновидности документов, издаваемых при единоличном принятии решения. 4. Виды и разновидности документов, издаваемых при коллегиальном принятии решения. 5. Характеристика ситуаций, в которых издаются приказы по основной деятельности. 6. Обязательные реквизиты типового формуляра приказа по основной деятельности. 7. Обязательные части типового текста приказа по основной деятельности. 8. Обязательные реквизиты типового формуляра приложения справочного характера к приказу по основной деятельности. 9. Обязательные реквизиты типового формуляра приложения распорядительного характера к приказу по основной деятельности. 10. Общая характеристика распоряжения. 11. Обязательные реквизиты типового формуляра распоряжения. 12. Основные части типового текста распоряжения. 13. Обязательные реквизиты типового формуляра приложения справочного характера к распоряжению. 14. Обязательные реквизиты типового формуляра распорядительного характера. 15. Общая характеристика решения. 16. Обязательные реквизиты типового формуляра решения. 17. Обязательные части типового текста решения. 18. Обязательные реквизиты типового формуляра приложения справочного характера к решению. 19. Обязательные реквизиты типового формуляра приложения распорядительного характера к решению. 20. Общая характеристика указания. 21. Обязательные реквизиты типового формуляра указания. 22. Обязательные части типового текста указания. 23. Обязательные реквизиты типового формуляра приложения справочного характера к указанию. 24. Обязательные реквизиты типового формуляра приложения распорядительного характера к указанию. 25. Общая характеристика постановления. 26. Обязательные реквизиты типового формуляра приложения. 27. Обязательные части типового текста постановления. 28. Обязательные реквизиты типового формуляра справочного приложения к постановлению. 29. Обязательные реквизиты типового формуляра распорядительного приложения к постановлению. Практические задания 1. Составьте приказ об утверждении инструкции по делопроизводству учреждения (предприятия, организации). В констатирующей части укажите, что инструкция издается с целью упорядочения документооборота и в соответствии с решением общего собрания акционеров о совершенствовании организации работы с документами в учреждении. В распорядительной части следует утвердить инструкцию и поручить заведующей канцелярией обеспечить осуществление контроля по соблюдению положений инструкции. 2. Составьте распоряжение о проведении ревизии по проверке финансового учета в структурном подразделении коммерческой организации. В констатирующей части укажите, что основанием для проведения ревизии явилась докладная записка начальника финансового отдела, где зафиксированы факты грубого нарушения финансового учета в бухгалтерии. В распорядительной части назначьте состав комиссии по проведению ревизии (председатель, члены комиссии), укажите время проведения ревизии и установите контроль по исполнению данного распоряжения. 3. Составьте приказ генерального директора Открытого Акционерного Общества «О запрещении использования междугородней связи в личных целях». В констатирующей части укажите, что в результате анализа счетов за услуги междугородней телефонной связи выявлено использование служащими средств компании в личных целях. За период с ноября 2013 г. по февраль 2014 г. эти расходы составили 44 846 рублей. В большинстве случаев связь устанавливалась с городами: Краснодар, Калуга, Екатеринбург, с которыми компания не имеет никаких коммерческих отношений. Звонки осуществлялись с телефонов секретаря центрального офиса. В распорядительной части укажите, что сотрудникам запрещается использование междугородней связи в личных целях, следует исключить эти явления в будущем. Наказать виновных в использовании междугородней связи в личных целях, лишив их надбавки к заработной плате. Контроль по исполнению приказа возложить на заместителя генерального директора. 4. Составьте приказ «О мерах по обеспечению сохранности документов», в котором укажите, что с целью совершенствования документационного обеспечения управления в учреждении необходимо создать комиссию из 4 человек (председателя и трех членов комиссии) по проверке организации и условий хранения управленческих документов. Акт проверки комиссия должна представить до 00.00.0000. 5. Составьте выписку из приказа, адресованную П. А. Ершову, которому в срок до 14.06.2014 нужно создать комиссию для выяснения причин аварии в цехе № 2 завода по производству подшипников. Кейсы 1. Вам предстоит провести процедуру согласования приказа по административно-хозяйственной деятельности ОАО «Север». На каком экземпляре распорядительного документа проставляются визы согласования: — на первом, остающемся в деле; — на втором, с которым работал исполнитель? Аргументируйте свою позицию. 2. Приказ по основной деятельности ООО «Космос»» составлен на бланке определенного вида документа компании. Какой вариант оформления подписи Вы примените в данном случае согласно ГОСТ Р 6.30–2003? Аргументируйте свою позицию. 3. По заданию руководства Вы проектируете бланк приказа ОАО «Космос». Назовите обязательные реквизиты согласно ГОСТ Р 6.30–2003. Аргументируйте свою позицию. 4. Вам предстоит организовать работу по разработке графика отпусков сотрудников ООО «Эдельвейс». Каким распорядительным документом должны регламентироваться данные действия? Аргументируйте свою позицию. 5. Секретарем Генерального директора ООО «Свет» был подготовлен проект приказа о проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей на складе общества. Инвентаризация проводилась в связи с заключением договора с логистической компанией о полной реконструкции и современном оснащении склада готовой продукции. С какими должностными лицами, как правило, должен согласовываться данный проект? Аргументируйте свою позицию. Рекомендуемая литература 1. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: ИПК Изд—во стандартов, 2003. 2. ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». 3. ОК 011–93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (с изм.). 4. Приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». 5. Кузнецов, С. Л. Современные технологии документационного обеспечения управления : учеб. пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. : Термика, 2014. 6. Пшенко, А. В. Доронина, Л. А. Документационное обеспечение управления : практикум : учеб. пособие / А. В. Пшенко, Л. А. Доронина. — М. : Академия, 2011. МОДУЛЬ 4. ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ ЛЕКЦИЯ 1. Служебные документы, обеспечивающие информационный обмен между структурными подразделениями и организациями                   Деятельность любой организации сопряжена с подготовкой и обработкой большого количества служебных документов. Правильное документирование должно точно фиксировать все процессы в организации. Документы должны передвигаться в организации с максимальной скоростью и минимальными затратами труда и времени персонала. Хранение документов должно осуществляться таким образом, чтобы любая справка или служебная записка могли быть подготовлены в кратчайшие сроки. Рационально организованная работа с документами начинается с четкого определения их видов и разновидностей, в которых отражаются управленческие функции. Дадим характеристику некоторых видов документов справочно-информационного характера, присущих управленческой деятельности, т.к. именно эти документы выполняют служебную функцию по отношению к организационным и распорядительным документам. Эти документы не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительная документация, не содержат каких-либо поручений, но только сообщают сведения, побуждающие к принятию управленческих решений. Другая особенность документов справочно-информационного характера является процесс их движения — не сверху вниз, а наоборот, снизу вверх по иерархии управления: от работника к руководителю подразделения, от заместителя руководителя к руководителю и т.д. Справка — документ, содержащий описание или констатацию каких-либо фактов. Например, справки содержат данные о количестве произведенной продукции или объеме оказанных услуг на определенную дату, о штатной численности, о заработной плате и т.д. Справки подразделяют на внешние и внутренние, в зависимости от того, куда буду представлены. Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние на листе бумаги с применением всех необходимых реквизитов. Для оформления справок может использоваться формат бумаги А-4 или А-5. В справках используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа: «отдел осуществляет функции...», «в состав объединения входят...» и т.п.). ООО «Квадрат» Бухгалтерия Начальнику Финансового отдела В. М. Бурцеву СПРАВКА 05.06.2014 № 14 Москва О расходах на почтовые отправления В феврале 2014 года отделом документационного обеспечения было отправлено 124 заказных письма на сумму 520 (пятьсот двадцать руб.). 　 Главный бухгалтер Королева С. Т. Королева Основные реквизиты справки: — наименование организации или структурного подразделения (для внутренней справки); — название вида документа; — дата документа; — регистрационный номер; — заголовок к тексту (кроме справок формата А-5); — адресат; — подпись; — отметка о приложениях (при их наличии). Текст справки может состоять из двух частей: вводной, содержащей основание для ее составления, и основной, где приводятся конкретные сведения по сути вопроса. Если справка содержит систематизированную информацию, допускается текст оформлять в виде таблицы, или в виде трафаретного текста с постоянной информацией и специально отведенным местом для переменной информации. Справки по вопросам производственной деятельности организации оформляются на бланке, содержат факты, послужившие основанием для ее написания, конкретную информацию, подписываются исполнителем. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Сводка — документ справочного характера, в котором сконцентрирована информация из различных источников по заранее установленным показателям, связанным одной темой. Сводка содержит определенную сумму сведений, полученных от различных должностных лиц, или организаций, например, сводка отзывов по проекту документа, сводка предложений, замечаний. Чаще всего сводка оформляется в форме таблиц или графиков по тем же правилам, что и справка. Докладная записка — документ, который составляется при необходимости, кроме перечисления фактов, отразить мнение должностного лица или организации по конкретному вопросу (событию) на определенную дату с выводами и предложениями, а также при обобщении различных сведений о результатах командировок, обследований и т.п. Как правило, докладные записки представляются должностному лицу для принятия определенного решения. Так, докладная записка начальника структурного подразделения с обоснованием цели и необходимости командировки служит основанием для издания приказа о командировании сотрудника. Обратите внимание! В Трудовом кодексе РФ в ч. 2 и 3 ст. 722 перечислены докладные записки, которые фиксируют определенные события или предупреждают о наступлении таких событий, например, служат основанием документального оформления временного перевода работника в связи с производственной необходимостью. В Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558) (далее — Перечень архивных управленческих документов) перечислено несколько разновидностей докладных записок, например: — ст. 774 О нарушении правил внутреннего трудового распорядка; — ст. 587 О трудовой дисциплине; — ст. 636 О сокращении рабочего дня; — ст. 573 Об организации труда; — ст. 585 Об учете рабочего времени; — ст. 610 Об условиях труда. Докладные записки бывают двух видов: внешние и внутренние. Внешняя докладная записка оформляется для предоставления в вышестоящую организацию, внутренняя — руководителю подразделения или организации. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке, внутренние — на чистом листе бумаги, можно рукописно, но с применением основных реквизитов, характерных для общего бланка. Внутренняя докладная записка создается для повышения эффективности деятельности организации. Основные реквизиты докладной записки: наименование организации (наименование структурного подразделения — для внутренней докладной записки); — наименование вида документа; — дата и номер документа; — место составления (обязательно для внешней докладной записки); — заголовок к тексту; — текст; — подпись; — адресат; — резолюция. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. При адресовании записки должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) проставляется прописными буквами ниже наименования структурного подразделения. Датой документа является дата подписания докладной записки. Дата проставляется цифровым (19.09.2014) или словесно-цифровым способом (19 сентября 2014 г.). В случае, когда докладная записка содержит упоминание о приложении, отметка о его наличии оформляют следующим образом:  Приложение: на 2 л. в 1 экз. Если докладная записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров: Приложение: график отпусков работников отдела логистики в 2014 году на 1 л. в 2 экз. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего докладную записку, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Текст докладной записки может состоять из двух или трех смысловых частей, в которых будут отражены: — факты, события, причины, ставшие основанием для ее написания; — анализ сложившейся ситуации, варианты развития событий (эта часть может отсутствовать); — выводы с предложениями конкретных действий, которые, по мнению автора докладной записки, необходимо предпринять руководителю. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации, внутренняя — составителем. Для оформления всех докладных записок используют, как правило, угловое расположение реквизитов. ООО «Контракт» Бухгалтерия Директору Б. В. Глебову ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 29.06.2014 № 11 Москва О проверке состояния бухгалтерских документов в филиале № 1 　 По вашему распоряжению была проведена проверка состояния бухгалтерских документов в филиале № 1. В результате проверки установлено следующее: 1. Приходные и расходные документы сдаются в бухгалтерию с нарушением сроков. 2. При проверке фактического наличия материальных ценностей у кладовщика Запрудина И. В. установлена недостача материалов на сумму 2 300 рублей. Бухгалтер филиала № 1 имеет все условия для правильной организации учета. Прошу предложить бухгалтеру Маркову Д. В. ликвидировать недостатки в учете. 　 Главный бухгалтер Сорокин О. Л. Сорокин Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события. По содержанию объяснительные записки делятся на две группы: — записки, являющиеся приложением к основному документу и дополняющие и поясняющие его; чаще всего они сопровождают планы и отчеты и оформляются на общем бланке организации; подписываются такие объяснительные записки руководителями организации. — записки, составляемые отдельными работниками или структурными подразделениями для объяснения их поведения, поступков, сложившейся ситуации. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на простых листах бумаги с указанием структурного подразделения, где работает сотрудник, даты составления, заголовка к тексту и подписываются их составителями. Объяснительные записки могут иметь приложения, включая вещественные. Текст объяснительной записки должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Текст объяснительной записки состоит из двух частей: — в первой части указываются факты, послужившие поводом к ее составлению; — во второй излагаются причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.  Таким образом, текст объяснительной записки формируется по схеме причинно-следственной связи. Согласно ст. 193 ТК РФ письменные объяснения работника обязательно сопровождают документирование привлечения его к дисциплинарной ответственности. На практике работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. Этот документ служит работодателю одним из оснований для оценки тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен. Объяснительная записка такого типа может быть составлена от руки на чистом листе бумаги формата А-4. Основные реквизиты объяснительной записки: — наименование структурного подразделения; — наименование вида документа; — дата составления; — номер (если автор — руководитель структурного подразделения); — заголовок к тексту (если текст документа более одной фразы); — текст; — подпись составителя — автора документа; — адресат; — резолюция. ООО «Контракт» Служба управления персоналом Директору Н. В. Дорохову ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 02.07.2014 № 2 О непредставлении уточненной сметы кадровых расходов 　 В соответствии с приказом директора от 24.12.2013 № 421-Ф служба управления персоналом должна была предоставить 30.06.2014 в финансовую службу уточненную смету кадровых расходов на второй квартал 2014 года. Смета не представлена в срок в связи с болезнью специалиста по кадрам Тарасовой А. И. 　 Начальник службы Проклов Т. В. Проклов Служебная записка  — это письменное сообщение для использования внутри организации. По некоторым исследовательским данным 80% сообщений, написанных деловыми людьми, существует в форме писем или служебных записок. В крупных организациях внутренние коммуникации чрезвычайно нужны. Организации развиваются, штатная численность растет, проблемы координации становятся все более серьезными. Служебные записки помогают всем подразделениям организации поддерживать связь. Служебные записки выполняют множество функций: передают информацию из одного структурного подразделения в другое, поддерживают связь между филиалами. Такие документы могут быть подшиты в архив для обращения к ним при необходимости. Из практического опыта В связи с тем, что служебные записки предназначены для осуществления внутренних коммуникаций, может показаться, что легче просто переговорить с человеком, чем написать служебную записку. Иногда это верно, однако использование служебных записок дает определенные преимущества: — служебная записка сохраняется в письменном виде. В отличие от устной беседы служебная записка может быть подшита в архив для дальнейшего использования. Ею могут пользоваться как автор, так и получатель. Наиболее вероятно, что служебные записки, затрагивающие важные вопросы, будут сохранены. Ссылка на регистрационный номер предыдущей записки в служебной записке с более поздней датой напомнит как получателю, так и отправителю такие детали, как дата, персональная ответственность и крайние сроки выполнения работ; — служебная записка удобна для передачи сложной информации в случаях, когда устное сообщение содержит много специфических деталей, его сложно передать в устной форме, слушателю трудно запомнить содержание; — служебные записки могут быть доступны сразу нескольким адресатам одновременно. Если автор хочет передать сообщение нескольким работникам сразу, то на индивидуальное общение с каждым потребуется время. Несоответствия в расписании работы могут затруднить сбор группы для встречи, а служебная записка может быть передана большому количеству адресатов одновременно. При подготовке служебной записки необходимо помнить, какое значение она может иметь как для организации в целом, так и лично для работника. Автор документа производит впечатление не только на тех сослуживцев, с кем он непосредственно общается; определенное впечатление об авторе документа создается у всех, кто читает его служебные записки. Можно воспользоваться этим обстоятельством для формирования благоприятного мнения об авторе. Иногда служебная записка, предназначенная для внутреннего использования, неумышленно или намеренно предается публичной огласке. Это может негативно повлиять на репутацию всей организации, однако не может быть поводом для отказа от применения служебных записок. Служебную записку, как и любой другой служебный документ, необходимо начинать с ее планирования, независимо от ситуации, в которой пишется служебная записка. Прежде всего, определить цели, затем проанализировать предполагаемую аудиторию (кому пишется служебная записка) и, наконец, выбрать основные идеи, подумав, что конкретно автор хочет донести до адресата. Служебная записка как документ появилась для того, чтобы упростить коммуникативный процесс внутри организации, поэтому при ее подготовке и написании некоторые детали и изысканность стиля приносятся в жертву краткости. Обычно работники, которым приходится часто писать, при подготовке служебной записки меньше задумываются над подбором наиболее подходящих слов, чем при подготовке письма. Служебная записка, как правило, менее формальна и более конкретна, чем письмо. Тем не менее, при подготовке служебных записок следует руководствоваться приемами написания эффективных деловых писем. В служебных записках, как и в письмах, информация с хорошими или нейтральными новостями должна располагаться в прямой последовательности. Если записка содержит негативную информацию, будет лучше, если ее основные идеи будут располагаться в обратном порядке. Стандартными целями подготовки служебных записок являются: —запрос информации; — выдача инструкций; — сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка); — объявление (извещение). Служебная записка с запросом информации — это часть внутренней документации любой организации. В одних случаях на изучение и подготовку ответа на такой запрос работнику требуются часы работы, в других случаях работник может написать ответ прямо на подлиннике и вернуть отправителю. Этапы подготовки служебной записки с запросом информации включают: — обозначение основной мысли — запрос; — изложение необходимых деталей; — напоминание адресату основной мысли и предоставление уточняющей информации. Эффективность служебной записки-запроса зависит в основном от ясности и обоснованности содержания сообщения, а также от того, как автор определяет свои цели. При передаче с помощью служебной записки инструкций автор должен попытаться так преподнести информацию, чтобы ни одного вопроса предполагаемого адресата не осталось без ответа. Сопроводительная служебная записка представляет собой более развернутое сообщение. При этом автор может выйти за рамки простого представления сообщения и тем или иным образом интерпретировать его адресату, или, по крайней мере, описать его основные положения. Служебная записка может быть также использована для сообщения о таких событиях, как перемещение персонала, встречи или изменения в деловой политике организации. Служебные записки-извещения могут быть распространяются по всей организации или предназначаться только для конкретного круга лиц, иногда их вывешивают для всеобщего ознакомления на доске объявлений организации. Формат служебной записки предназначен для ускорения и упрощения процессов внутренней коммуникации. Как правило, это достигается за счет унификации структуры информации. Обязательные элементы служебной информации размещаются в верхней части страницы и включают в себя: — наименование автора; — название вида документа; — дату; — номер документа; — адресат; —заголовок к тексту; — текст; — подпись. Используя этот формат, организация обеспечивает появление информации определенного типа в одной и той же части служебной записки, что в дальнейшем сократит время на подготовку и обработку данного документа. Например, служебная записка о графике отпусков позволит организовать бесперебойную работу всех структурных подразделений в течение календарного года и оформить в короткие сроки график отпусков в соответствии со всеми требованиями, установленными для данного вида документов. ООО «СИГМА» Отдел маркетинга Директору М. В. Котину СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 17.06.2014 № 18/М Москва Об организации рекламной кампании 　 По результатам исследования рынка сообщаю Вам о необходимости проведения дополнительной рекламной кампании нашей организации в средствах массовой информации для поддержании имиджа и увеличения доли продаж услуг, предлагаемых ООО «СИГМА». Прошу дать указание бухгалтеру предусмотреть в смете организации на 3-ий квартал 2014 года денежные средства в размере 650 000 рублей. Предварительное устное согласование с бухгалтерией произведено. 　 Начальник отдела Симонов О. Л. Симонов Служебные записки могут быть разными по объему: краткие не превышают нескольких предложений, другие могут занимать несколько страниц. Когда объем служебной записки превышает одну страницу, каждая последующая должна содержать номер страницы, так же как и все многостраничные служебные документы. ООО «СИГМА» Служба управления персоналом Руководителям отделов СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 23.11.2014 № 28/К Москва О графике отпусков В связи с необходимостью планирования бюджета организации по расходам на отпуска работников в 2015 году прошу Вас представить в Службу управления персоналом графики планируемых отпусков работников Ваших подразделений не позднее 30 ноября 2014 г. Любые корректировки графика отпусков после его утверждения руководством необходимо представлять в службу управления персонала не позднее, чем за месяц до предполагаемых изменений. 　 Начальник Сидоров В. Е. Сидоров Для регистрации докладных, служебных и объяснительных записок могут использоваться специальные регистрационные формы, например журналы регистрации докладных, служебных и объяснительных записок. Журнальную регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500—600 документов в год или 15—20 в день). Отличительной особенностью такой регистрации является запись сведений о документах в хронологической последовательности. Журнал регистрации представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией. К служебным запискам в некоторой степени можно отнести такой вид служебной переписки как записки и сообщения по электронной почте. Конечно, электронная почта широко используется и во внешней коммуникации, однако служебные записки в электронной форме чаще применяются для внутрифирменной коммуникации. Большинство организаций старается поддерживать свой собственный стиль и формат таких документов, так как не все организации используют одинаковое программное обеспечение. Однако существуют некоторые общие правила внутрифирменной электронной коммуникации. Электронная служебная записка должна содержать: —краткий заголовок поднимаемого в записке вопроса, что позволяет адресату сразу понять смысл документа. В современном обществе любой человек просматривает большое количество сообщений электронной почты. Наличие заголовков позволяет ему замечать наиболее важные из них; — электронные записки должны быть краткими; в них можно опускать официальные обращения-приветствия (например, «Уважаемый...»), обязательные для деловых писем; — некоторым авторам нравится подписывать свои записки или ставить инициалы, чтобы подчеркнуть свое авторство. Это полезный способ обретения уверенности в том, что автор отправил окончательный вариант документа, а не более ранний черновик. Программные пакеты электронной почты позволяют добавлять адресные детали в качестве своего рода электронной подписи; — если содержание записки считается конфиденциальным, необходимо сделать об этом отметку в заголовке записки или сообщения по электронной почте. Для обеспечения конфиденциальности получаемой электронной почты необходима система входных номеров и паролей (login) для ограничения доступа к личному почтовому ящику. В случае если автор электронной служебной записки предполагает получить ответ от своего корреспондента, необходимо в электронном сообщении установить конкретный срок, достаточный для подготовки ответа, объяснив причину. Пример: «В целях успешной подготовки рабочего совещания, пожалуйста, подтвердите свое участие до четверга 24 июля». Следует избегать неопределенных значений типа «...в нужное время...». Получатели будут интерпретировать это, как подтверждение низкого приоритета сообщения и не будут отвечать на него. Заголовок с отметкой «СРОЧНО» остается эффективным до того момента, пока не начинает использоваться слишком часто. Особенностью электронных служебных записок является то, что ответы на многие записки и сообщения по электронной почте не будут приходить с первого раза. Электронная почта обладает преимуществом возможности автоматического подтверждения получателем факта прочтения сообщения, однако, возможно, автору придется посылать напоминания тем, кто не дает ответа. Обзор — краткое сообщение, содержащее информацию для сторонних или подведомственных организаций о работе в той или иной области или о деятельности организации за определенный период времени. Отчет — документ, содержащий сведения о выполнении какого-либо задания (плана, поручений руководства, должностных обязанностей и т.п.), а также о проведении конкретных мероприятий. Основные принципы составления письменных отчетов едины. Некоторые организации используют стандартизированные форматы для различных рутинных отчетов (например, «объем продаж за последний месяц»). Многие отчеты предназначены для обмена информацией внутри организации, поэтому работники, оформляющие их, часто используют отчет в форме служебной записки. Не только выбор формы отчета, но и другие особенности его написания зависят от его цели. Отчет редко предназначен только для записи информации, обычно он должен информировать или объяснять, рекомендовать, мотивировать, убеждать, усиливать предшествующее обсуждение или сообщение, инструктировать. Отчет может иметь несколько целей, которые являются желаемыми результатами; все они должны быть ясны и иметь приоритеты. Они помогают точнее выбрать объем, стиль, содержание текста и т.д. для правильного изложения отчета. Все отчеты можно условно разбить на три группы: — информационные отчеты (представляют данные без какого-либо их пояснения и используются постоянно); — аналитические отчеты (содержат анализ ситуации, например, описание явления во временных, денежных и натуральных показателях, выявление отделов и подразделений, в которых те или иные показатели выше, а также причин); —информационно-аналитические отчеты (в таких отчетах не только представлены данные и разъяснена их суть, но также проведен анализ проблемы, рассмотрены альтернативы и последствия, сделаны выводы и рекомендации). Информационно-аналитические отчеты являются наиболее сложными, так как, по сути, они содержат в себе два других типа отчетов. Отчеты в форме служебной записки применяют для обмена информацией внутри организации. Документ должен иметь четко выраженное введение, основную часть, заключение, что совсем не обязательно для служебной записки. При этом функции отчета в форме служебной записки и служебной записки очень близки. К числу документов, которые часто оформляются как отчет в форме служебной записки, относятся промежуточные, пояснительные, периодические отчеты, которые необходимы для успешного функционирования организации. Промежуточные отчеты содержат разного рода информацию и широко используются в организациях. В зависимости от рода деятельности организации и темы отчета, промежуточный отчет может быть либо разовым, либо входить в комплект отчетов. Если предполагается написание нескольких промежуточных отчетов, то следует соблюдать единообразие в оформлении всех, чтобы отчеты было удобно обрабатывать. Промежуточные отчеты (ежедневные, еженедельные или ежемесячные) обычно направляются вышестоящему руководству. Чем более конкретно представлена информация, тем более полезным будет промежуточный отчет. Пояснительный отчет применяется, когда необходимо написать отчет с целью пояснить что-либо, например, изменение правил выполнения процедуры, причины изменения бюджета и т.п. Большинство организаций широко используют короткие, функционального типа отчеты, например, отчеты о встречах, ежемесячные отчеты о выпуске продукции или услуг. Наиболее часто используемые виды коротких отчетов — это информационные отчеты, представляемые работниками на регулярной основе. Например, в конце каждой недели все страховые агенты, как правило, должны представить руководителю отчет о контактах с клиентами. Поскольку этот стандартный отчет представляется очень часто, многие организации разрабатывают для этой цели унифицированный бланк, который нужно заполнить. С точки зрения организации использование бланка гарантирует, что представляемая информация будет единообразной, и, следовательно, удобной для обработки. С точки зрения автора это упрощает процесс составления отчета, потому что в бланке четко указано, какую информацию нужно представить. ОТЧЕТ «___» ___________ 201___г. О контактах с клиентами с __________________ по ___________________ 201__г. Заносите данные о встречах с клиентами и потенциальными клиентами в течение недели. Указывайте время своего прибытия и убытия и тему разговора с клиентом. Отмечайте, если Вы что-либо продали, или же если Вы узнали о каких-либо проблемах с обслуживанием. Напишите о том, что Вы собираетесь предпринять в связи с этим. Дни Время Имя клиента или название организации Тема разговора Продажа Проблемы в обслуживании Предполагаемые действия Понедельник Прибыл Убыл Прибыл Убыл Вторник Прибыл Убыл Прибыл Убыл Среда Прибыл Убыл Прибыл Убыл Четверг Прибыл Убыл Прибыл Убыл Пятница Прибыл Убыл Прибыл Убыл Должность работника Подпись Расшифровка подписи Отчеты могут состоять как из нескольких страниц, так из нескольких сотен страниц, в зависимости от темы и целей. Они могут быть как периодическими (например, финансовые), так и разовыми (например, отчет о проведенном опросе). Стили подачи информации отличаются в зависимости от характера исследования, результаты которого изложены в отчете. Отчеты, над которыми работала группа авторов, отличаются по стилю от индивидуально подготовленных и могут содержать разделы, написанные разными авторами. Структура отчета всегда логична. Используют три способа расположения введения, основной части и выводов (см. Табл. 1). Таблица 1. Способы последовательности изложения материала в отчете № Последовательность изложения материала Особенности 1 Введение Основная часть Выводы Рекомендуется использовать в том случае, если предполагается, что получатель отчета не согласен с заключениями автора или не сможет их понять, пока не прочтет весь отчет. 2 Введение Выводы Основная часть Любой вариант приемлем, если: — в отчете содержатся только положительные сведения; — адресат достаточно осведомлен для того, чтобы понять выводы без предварительного прочтения оставшейся части отчета; — выводы включают основную информацию, которая более детально раскрывается в основной части; — читающему нужно сначала прочесть выводы. 3 Выводы Введение Основная часть Как по расположению, так и по степени важности, основная часть отчета должна занимать центральное положение в нем. Объем основной части может составлять 75% от всего текста отчета, а оставшиеся 25% текста распределяют между введением и заключением. Периодически необходимо подводить итоги, делать выводы, например, в конце каждого важного раздела. При написании отчета необходимо делать ссылки на источники информации, которые автор использовал в процессе исследования. В официальных отчетах ссылка на источник обязательно располагается в сносках, помещенных либо в конце страницы, либо в конце текста. В менее официальных отчетах источник может упоминаться непосредственно в тексте. Во введении, как правило, разъясняется важность темы, которой посвящен отчет, может быть дана историческая справка или описана структура основной части отчета. Здесь же помещают параграфы, посвященные актуальности отчета, констатации существующей проблемы, имеющимся возможностям ее решения и целям отчета. В разделе «Заключение» проводится обобщение сказанного в основной части отчета и подведение итогов. В этом разделе уделяют внимание наиболее важной информации, и делаются необходимые акценты. При наличии приложения к отчету, оно имеет титульный лист, на котором приведено обозначение и название приложения. Библиография в отчете представляет собой перечень источников информации, которые использовались при подготовке отчета, вне зависимости от того, цитировались отрывки из них в отчете или нет. Алфавитный указатель используется только в больших отчетах и представляет собой перечень основных понятий и тем, приведенных в алфавитном порядке. В перечне содержится номер страницы, на которой упоминалось то или иное понятие. Кроме того, в отчет могут быть включены предварительные части, к числу которых относятся титульный лист, документ, подтверждающий полномочия, сопроводительное письмо, содержание, перечень таблиц и рисунков, аннотация. Содержание является обязательной частью любого отчета. В нем перечислены все разделы, входящие в отчет (например, список таблиц, приложения, библиография и пр.), за исключением тех, которые предшествуют содержанию, а также заголовки первого и второго уровней, встречающиеся в тексте с указанием номеров страниц, на которых их можно найти. В аннотации дается изложение содержания отчета в краткой форме, в объеме обычно одной страницы. Перечень — систематизированный список документов, объектов, предметов, составляемый в случае распространения определенных норм или требований на этих лиц или предметы49. Перечень оформляется на общем бланке; его форма, как правило, табличная. В ряде случаев его составляют и не в табличной форме (тогда он состоит из разделов). Перечни подписывают составившие их должностные лица. Конкретные разновидности перечней могут требовать проставления грифа утверждения. Датой перечня является дата его составления, если он не подлежит утверждению, или дата утверждения, если он имеет этот реквизит. Обязательными реквизитами перечня являются: — наименование организации; — наименование вида документа; — дата и номер документа; — место составления; — заголовок к тексту; — подпись. Подготовка перечня начинается с разработки классификатора, который представляет собой систематизацию обособленных вопросов деятельности всех структурных подразделений организации. Разделы классификатора могут содержать названия структурных подразделений организации, либо основные направления работы и функции при отсутствии четко выраженной структуры (например, в малых организациях, с количеством штатных единиц до 10 человек). Внутри разделов вопросы систематизируются по степени их значимости, трудоемкости и взаимосвязи. Обязательным элементом такого классификатора должны являться комплексы документов, необходимых и достаточных для документирования работы по каждому вопросу. Такой классификатор позволит, в дальнейшем, провести унификацию документов и руководству организации осуществлять контроль по реализации функций, выполняемых в каждом из подразделений. Список — документ, составляемый для регистрации предметов и лиц в определенном порядке, или для информирования. Списки оформляются по единым правилам с перечнями. Стенограмма — дословная запись всех выступлений. Стенограммы используют при записи официальных встреч, конференций, заседаний коллегиальных органов управления. Стенограмма обязательно содержит дату проведения заседания, место проведения, состав присутствующих, текст, и может являться официальным приложением к протоколу заседания. Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в особую группу в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается принимающей стороной). Телефонограммы применяют для оперативной передачи информации служебного характера, составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем. Рассмотрим макет телефонограммы. Наименование организации Телефонограмма 00.00.0000 № 00 Время передачи Место составления Адресат № телефона Текст телефонограммы (до 50 слов) Наименование должности лица, подписавшего телефонограмму И. О. Фамилия 　 Передала: секретарь И. О. Фамилия № телефона Приняла: секретарь И. О. Фамилия № телефона Обязательные реквизиты телефонограммы: — наименование организации; — вид документа; — дата; — исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы (при наличии); — адресат; — текст; — подпись лица, принявшего телефонограмму; — входящий регистрационный номер; — отметки о времени передачи и приема с указанием должностей, фамилий, инициалов (или только фамилий и инициалов) лиц, принявших и передавших телефонограмму. В случае отсутствия специальных бланков для телефонограмм применяют листы формата А-5. Текст телефонограммы не должен содержать более 50 слов. Пример: ООО «Принт» ТЕЛЕФОНОГРАММА 22.06.2014 № 36/С Время — 15.10 Москва Начальнику отдела кадров А. И. Ковровой (495) 522 22 55 　15.06.2014 в 11.00 в конференц-зале состоится совещание по вопросу оптимизации организационной структуры и штатной численности. Присутствие начальника и заместителей начальника отдела кадров обязательно. Заместитель директора по развитию ООО «Грань» П. А. Зацепин. 　 Передала: секретарь В. П. Трухина (495) 522 21 21 Приняла: секретарь И. О. Фурсина (495) 522 12 12 Телефонограммы составляются в одном экземпляре. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список организаций, структурных подразделений и номеров телефонов. Заявление — документ, адресованный должностному лицу, содержащий просьбу работника. Заявление оформляется, как правило, по кадровым вопросам (прием на работу, предоставление отпуска, увольнение и т.п.) и адресуется руководителю организации или его заместителю; оформляется на чистом листе бумаги формата А-4. Обязательными реквизитами заявления являются: — наименование подразделения; — название вида документа; — дата; — текст; — адресат; — подпись (включает наименование должности, роспись и расшифровку подписи заявителя); — визы согласования. Текст заявления всегда начинается с обращения «Прошу….». Заявление подписывает автор документа. Пример: Отдел снабжения Директору М. В. Гудкову ЗАЯВЛЕНИЕ 28.07.2014 № __________ О повышении квалификации 　 Прошу направить меня на повышение квалификация без отрыва от основной работы для получения сертификата «1С: Предприятие» с целью доработки действующей автоматизированной системы управления складом нашей организации. Стоимость обучения составляет 10 000 рублей. Денежные средства в смете отдела предусмотрены. 　 Программист Градов Б. Ф. Градов Не возражаю Нач. отдела снабжения Остриков П. Л. Остриков 28.07.2014 Без виз согласования данный документ не будет иметь юридической силы. Акты — документ коллегиального характера, в котором, в отличие от протокола, подтверждается определенный факт или событие, что фиксируется в документе группой лиц, принимавших участие в актировании. Акты составляют по результатам проверок, ревизий, при приеме-передаче дел, сдаче-приеме материальных ценностей, проведении испытаний (технологий, систем) или обследований (условий труда, состояния техники безопасности), приемке законченных объектов, ликвидации организации и т.д. Акты оформляются на общем бланке организации или на бланке конкретного вида документа (АКТ), если в организации предусмотрена унифицированная форма такого документа с трафаретным текстом50. Основные реквизиты акта: — наименование вида документа (акт); — место составления; — дата; — номер документа; — заголовок к тексту; — подписи; — гриф утверждения. Место и дата акта должны соответствовать месту и дате актируемого события, а заголовок акта в краткой форме отражает содержание актируемого события или факта. Текст акта может состоять из двух частей: вводной и констатирующей (основной). Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются составители и присутствовавшие. После слова «Основание» указывается распорядительный документ или устное предписание. После слова «Составлен» перечисляются должности, инициалы и фамилии лиц, составивших акт. Ели акт готовился комиссией, то первой указывается фамилия председателя, а фамилии других членов располагают в алфавитном порядке. После слова «Присутствовали» перечисляются должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта. В констатирующей части указываются цели и задачи составления акта, характер проделанной работы, установленные факты и выводы с заключением. В конце текста акта перед реквизитом «подписи» необходимо указать сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Пример: Составлен в 3-х экземплярах: 1-й экз. — Мосэнергосбыту; 2-й экз. — Управляющей компании; 3-й экз. — в дело. Количество экземпляров зависит от количества заинтересованных сторон, если другое не определено соответствующими нормативными документами. Образец акта представлен ниже: ОАО «Контраст» АКТ Утверждаю Директор ОАО «Контраст» Гудков М. В. Гудков 23.07.2014 23.07.2014 № 3 Москва проверки работы с документами в отделе маркетинга и рекламы Основание: приказ директора от 20.07.2014 № 38 «О совершенствовании документационного обеспечения деятельности ОАО Контраст». Составлен комиссией: Председатель: нач. отдела документационного обеспечения И. А. Королева Члены комиссии: 1. Нач. производственного отдела Е. Б. Петросян. 2. Зам. гл. бухгалтера Г. П. Свиридова. 3. Специалист по кадрам Р. И. Корева. 4. Секретарь руководителя Н. А. Савина Присутствовали: секретарь отдела маркетинга и рекламы Л. Д. Львова. 23.07.2014 комиссия проверила состояние работы с документами в отделе маркетинга и рекламы. В результате проведенной проверки установлено: 1. В отделе несвоевременно формируются в дела исполненные документы. 2. Заголовки дел не всегда соответствуют заголовкам, отраженным в утвержденной номенклатуре дел организации. 3. Отсутствует одно дело с перепиской за 2013 год. Таким образом, в ведении делопроизводства в отделе маркетинга и рекламы имеются серьезные недостатки, свидетельствующие о нарушении действующих нормативных документов в области организации документационного обеспечения управления. Составлен в 3-х экземплярах: 1-й экз. — в дело 01-05; 2-й экз. — зам. директора по административно-хозяйственным вопросам; 3-й экз. — нач. отдела маркетинга и рекламы. Приложение: объяснительная записка секретаря отдела маркетинга и рекламы Л. Д. Львовой на 1 л. в 1 экз. 　 Председатель комиссии Королева И. А. Королева Члены комиссии Петросян Е. Б. Петросян Свиридова Г. П. Свиридова Корева Р. И. Корева Савина Н. А. Савина С актом ознакомлены: нач. отдела маркетинга и рекламы Ковалев 25.07.2014 А. Д. Ковалев секретарь отдела маркетинга и рекламы Львова 25.07.2014 Л. Д. Львова В дело № 02-41 Бурилова 25.07.2014 Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении; при оформлении подписи должности не указываются, но фиксируется распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии, присутствовали). При наличии особых мнений у составителей акта или присутствовавших их следует излагать ниже подписей на первом экземпляре акта или на отдельном листе. Заключение — документ, содержащий мнение организации, комиссии или отдельного лица по какому-либо вопросу или документу. Пишется по проектам положений, инструкций, постановлений и других документов, таких как отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты и др. Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, по которому оно подготовлено, и текст, состоящий из двух частей. В первой части даются краткое изложение вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части следует изложить конкретные замечания по рассматриваемому вопросу или документу. Вторая часть текста заключения может состоять из нескольких пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами. При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: «С проектом ... согласны» или «По проекту ... замечаний нет». Заключение должно быть оформлено на общем бланке организации, если оно подписывается руководителем организации или его заместителями, или на стандартных листах бумаги формата А-4, если заключение подписывается работником или группой работников организации. Если заключение составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации. Обязательными реквизитами заключения являются: — наименование вида документа; — дата и номер; — место составления; — заголовок к тексту; — подпись; — оттиск печати (при составлении заключения на стандартном листе бумаги). Извещение — сообщение заинтересованному лицу или организации о предстоящем мероприятии (конференции, совещании и т.п.) с предложением принять участие в нем. Можно применять форму извещения вместо сообщений о повестке дня и других аналогичных документов. Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях. Протокол занимает особое место в системе управленческих документов. С одной стороны, его можно отнести к информационным документам (так как он содержит информацию о ходе обсуждения каких-то управленческих вопросов), с другой стороны, протоколы содержат постановляющую часть и могут рассматриваться как распорядительные документы. Рассмотрим данный документ в группе служебных документов справочно-информационного характера. Протоколы документируют деятельность как постоянно действующих коллегиальных органов, так и временно образованных. Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров. Макет протокола представлен ниже: Наименование организации ПРОТОКОЛ 00.00.0000 № 00 Место составления заголовок к тексту Председатель — Фамилия И. О. Секретарь — Фамилия И. О. Присутствовали: (инициалы, фамилии или прилагается список присутствующих в алфавитном порядке) Приглашенные: должности, фамилии, инициалы Повестка дня: 1. О ……………………………….. Доклад директора………………………….. 2. О ………………………………………………………………………………… …………………… Сообщение зам. директора ………………………………………... 1. СЛУШАЛИ: Фамилия И. О. - …………………………………………………………………… ВЫСТУПИЛИ: Фамилия И. О. - ………………………………………………………………….. Фамилия И. О. - ………………………………………………………………….. ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. Утвердить ……………………………….. 1.2. ……………………………………………… 2. СЛУШАЛИ: (второй пункт повестки дня оформляется так же, как первый) Итоги голосования: Председатель подпись И. О. Фамилия Секретарь подпись И. О. Фамилия Протоколы представляются в органы государственной власти для регистрации организаций с любой организационно-правовой формой и любой формой собственности. Широко применяется составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов — конференций, собраний, семинаров, совещаний, проводимых руководителем, и т. д. В зависимости от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: полная, краткая или стенографическая. Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, высказанные мнения, прозвучавшие вопросы, замечания, предложения. Полный протокол позволяет отразить полную информацию о заседании. Рассмотрим образец оформления полного протокола: Научно-исследовательский институт ПРОТОКОЛ 30 —31.08.2014 № 09 Москва заседания совета института Председатель — Б. В. Столяров Секретарь — М. М. Затейникова Присутствовали: 22 человека (список прилагается) ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. Об организации учебно-научного российско-австрийского центра. Доклад зам. директора института С. К. Бирюкова. 2. Об утверждении положения о центре. Доклад секретаря Совета института С. И. Токаревой. 3. О назначении директора центра. Сообщение Б. В. Столярова. 1. СЛУШАЛИ: Бирюкова С. К. — Сообщил об укреплении российско-австрийских отношений и расширении сотрудничества с университетами Австрии в области образования. Предложил создать учебно-научный российско-австрийский центр как структурное подразделение Института. Возможность создания центра и его финансирование обосновываются соглашением между Институтом и Университетом Вены. ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. Создать в структуре института учебно-научный российско-австрийский центр. 2. СЛУШАЛИ: Токареву С. И. — ознакомила собравшихся с проектом положения о центре, которое определило статус центра как самостоятельного структурного подразделения, его основные задачи и функции в области научных исследований и образовательных программ, порядок отчетности, а также внутренние и внешние взаимосвязи. ПОСТАНОВИЛИ: 2.1. Утвердить положение об учебно-научном российско-швейцарском центре (приложение 1). 3. СЛУШАЛИ: Столярова Б. В. — выступил с предложением о кандидатуре директора центра и предложил руководство центром поручить профессору А. М. Соловьеву, который был инициатором расширения сотрудничества с университетами Австрии и принимал действенное участие в заключение Соглашения о сотрудничестве. ПОСТАНОВИЛИ: 3.1. Назначить директором учебно-научного российско-швейцарского центра профессора А. М. Соловьева. Приложение: Положение об учебно-научном российско-австрийском центре на 12 л. в 1 экз. Председатель Столяров Б. В. Столяров Секретарь Затейникова М.М. Затейникова В дело № 01-04 Соколова 02.09.2014 Краткий протокол фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол рекомендуется вести только в тех случаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю или в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер. Рассмотрим образец оформления краткого протокола. Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно передает весь процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему. Протокол оформляет секретарь заседания; подписывают председатель и секретарь. Подписи отделяют от текста 3-мя межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем. Текст протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. Пример: Научно-исследовательский институт ПРОТОКОЛ 30 —31.08.2014 № 09 Москва заседания совета института Председатель — Б. В. Столяров Секретарь — М. М. Затейникова Присутствовали: 22 человека (список прилагается) ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. Об организации учебно-научного российско-австрийского центра. Доклад зам. директора института С. К. Бирюкова. 2. Об утверждении положения о центре. Доклад секретаря Совета института С. И. Токаревой. 3. О назначении директора центра. Сообщение Б. В. Столярова. 1. СЛУШАЛИ: Бирюкова С. К. — обосновал целесообразность создания центра. ПОСТАНОВИЛИ: Создать в структуре института учебно-научный российско-австрийский центр. 2. СЛУШАЛИ: Токареву С. И. — изложила проект положения о центре. ПОСТАНОВИЛИ: Утвердить положение об учебно-научный российско-австрийский центр. 3. СЛУШАЛИ: Столярова Б. В. — предложил руководство центром поручить профессору А. М. Соловьеву. ПОСТАНОВИЛИ: Назначить директором учебно-научного российско-австрийского центра профессора А. М. Соловьева. Приложение: Положение об учебно-научном российско-австрийском центре на 12 л. в 1 экз. Председатель Столяров Б. В. Столяров Секретарь Затейникова М. М. Затейникова В дело № 01-04 Соколова 02.09.2014 Протокол оформляется на основе записей, которые велись на заседании секретарем или стенографистом вручную или с использованием диктофона, тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений. Сбор указанных материалов для составления протокола проводит секретарь коллегиального органа, а также должностные лица, которые готовят материалы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее трех дней после дня завершения заседания. Протокол оформляется на общем бланке формата А4, который включает следующие основные реквизиты: — наименование организации; — название вида документа; — дату заседания (крайние даты заседания); — индекс документа; — место заседания; — гриф утверждения (при необходимости); — заголовок к тексту; — текст; — подписи. Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания. Например: 21—24.07.2014. Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа. Заголовок к тесту протокола отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа. Например: Протокол (чего?) собрания трудового коллектива; (чего?) заседания совета директоров; (чего?) совещания руководителей структурных подразделений. Текст протокола включает две части: вводную и основную. Во вводной части протокола после заголовка должны быть приведены фамилии и инициалы того, кто руководил проведением протоколируемого мероприятия и кто вел протокол, то есть председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), присутствовавших на совещании (заседании, собрании). Все фамилии располагают в алфавитном порядке и печатают через один межстрочный интервал: Присутствовали: Антипов И. М., Алтуфьев Г. Б., Бродин Л. Д, Дорохова В. Р., Жарких О. Н., Игнатьев В. М., Настова О. Т., Чернышев Ф. И. Фамилии, инициалы и должности лиц, приглашенных на заседание, как из числа работников организации, так и из других организаций перечисляются следующим образом: Приглашенные: менеджер финансового отдела Прокофьева Р. И., специалист по кадрам Травкина М. Б., нач. отдела рекламы Троекуров Б. Д., зам. директора ООО «Ветер» Уваров Н. Г. При оформлении протокола расширенного заседания, конференции с большим количеством участников, фамилии не перечисляют, а указывают цифрой общее количество участников. В таких случаях до начала заседания проводят регистрацию участников по отдельному списку, по итогам которой проводят подсчет присутствующих. Списки передают секретарю собрания, они будут одним из приложений к протоколу. Приложение к протоколу собрания трудового коллектива ОАО «Ветер» от 28.07.2014 № 4 СПИСОК присутствующих на собрании трудового коллектива ОАО «Ветер» от 28.07.2014 № 4 № п.п. Ф.И.О. Структурное подразделение, должность Личная подпись работника Секретарь подпись И. О. Фамилия Необходимо подчеркнуть, что разделы «Присутствовали» и «Приглашенные» имеют особое значение по отношению к другим разделам протокола, так как непосредственно влияют на юридическую силу данного документа, показывая правомерность проведения данного коллективного мероприятия. В этих разделах отражается наличие кворума собрания, то есть необходимого количества членов коллегиального органа, достаточного для начала работы собрания (совещания, заседания). При отсутствии нормативно установленного для данного коллегиального органа кворума (обычно простое большинство, или 2/3) проведение собрания недопустимо, так как его решения будут неправомерны. Повестку дня также включают во вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые будут обсуждаться на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения, а также фамилии выступающих (докладчиков). Повестку дня заседания, как правило, составляют заранее, она должна включать оптимальное количество вопросов (из которых основных не более двух), которые можно рассмотреть и обсудить на заседании. Каждый вопрос повестки дня нумеруют арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога «О» или «Об». По каждому пункту указывают докладчика (должностное лицо, готовившее данный вопрос). Текст основной части протокола составляют в соответствии с последовательностью вопросов, определенных повесткой дня. Основная часть текста протокола содержит количество разделов, соответствующих пунктам, включенным в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). Названия частей печатают от левого поля прописными буквами (для выделения в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение собрания). В части «СЛУШАЛИ» дается текст выступления. Каждую фамилию и инициалы выступавщего печатают с новой строки в именительном падеже. Изложение текста выступления отделяют от фамилии дефисом, и оформляют от третьего лица единственного числа. Существует практика включения в текст протокола содержания докладов (выступлений, сообщений), но допускается использование ссылки «Текст доклада прилагается». В этом случае доклады становятся приложением к протоколу. В части «ВЫСТУПИЛИ» фиксируются вопросы, задаваемые докладчику в ходе выступления, которые оформляются в протоколе с указанием фамилии, вопроса и ответа на него. В части «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола. В случае, если решение содержит несколько вопросов, каждый из них излагается отдельным пунктом. Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу и на нем обязательно оформляется ссылка на номер и дату протокола. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к конкретному вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Принятые на заседании решения часто доводятся до исполнителей в виде выписки из протокола. Выписка включает (повторяет) все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение. Макет выписки из протокола выглядит следующим образом: Наименование организации ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА 00.00.0000 № 00 Место составления производственного совещания Председатель — И. О. Фамилия Секретарь — И. О. Фамилия Присутствовали: фамилии, инициалы Приглашенные: фамилии, инициалы ПОВЕСТКА ДНЯ: 3. О ………………………………….... Сообщение ………………............................. 3. СЛУШАЛИ: Фамилия И. О. — текст выступления ПОСТАНОВИЛИ: 3.1. Установить …………………………………………………………………………... ……………………………………………………………………………………………………. 3.2. …………………………………………………………………………………………. Председатель И. О. Фамилия Секретарь И. О. Фамилия Верно Секретарь подпись И. О. Фамилия 00.00.0000 Выписку из протокола подписывает только секретарь, и он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего выписку, личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Образец оформления выписки из протокола представлен ниже: Научно-исследовательский институт ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА 30 —31.08.2014 № 09 Москва заседания совета института Председатель — Б. В. Столяров Секретарь — М. М. Затейникова Присутствовали: 22 человека (список прилагается) ПОВЕСТКА ДНЯ: 3. О назначении директора центра. Сообщение Б. В. Столярова. 3. СЛУШАЛИ: Столярова Б. В. — предложил руководство центром поручить профессору А. М Соловьеву. ПОСТАНОВИЛИ: Назначить директором учебно-научного российско-австрийского центра профессора А. М. Соловьева. Председатель Б. В. Столяров Секретарь М. М. Затейникова Верно Секретарь Затейникова М. М. Затейникова 01.09.2014 В случае, если выписка готовится для представления в другую организацию, то она заверяется печатью учреждения. Оформление любых документов предполагает обязательное соблюдение ряда правил, которые обеспечивают их юридическую полноценность и способствуют оперативности исполнения документов, а также их последующего использования в справочных и других целях. Каждый из перечисленных документов состоит из отдельных реквизитов. Состав реквизитов различных видов документов неодинаков, он зависит от содержания документа, его назначения и способа обработки. Например, электронный документ должен иметь свои специфические реквизиты, не присущие традиционному документу (идентификатор электронной копии документа, специальные коды). При этом в разных документах один и тот же реквизит может занимать различное место. Реквизиты в документе располагают с учетом последовательности операций по его подготовке, оформлению и использованию. Так, в извещениях, заключениях, различных записках обязательно указывается адресат. Дата является непременным реквизитом при оформлении справочно-информационных документов, так как лишенный даты документ в определенной степени теряет юридическую силу. Датой документа является дата его подписания (все документы справочно-информационного характера, кроме акта, который может подлежать утверждению). Дата служит поисковым признаком и применяется при ссылках на данный документ вместе с его названием и регистрационным индексом (при наличии)51. Подпись также является обязательным реквизитом всех документов справочно-информационного характера. Именно подпись подтверждает ответственность определенного должностного лица, или просто работника организации за его содержание. Важно знать! Задача любых специалистов организации — затруднить возможность фальсификации любых служебных документов организации, не провоцировать мошенника с легкостью совершать фальсификацию, обеспечить уверенность в данных документографической экспертизы. Для этого полезно применять следующие меры: 1. Исполнение подписи должностными лицами с помощью перьевых ручек цветными чернилами (фиолетовыми, синими). 2. Проставление оттиска печати цветными чернилами на документах, требующих удостоверения печатью. 3. Обеспечение полного визуального восприятия всех элементов подписи: наименования должности, подписи, расшифровки подписи. Печать не должна затруднять прочтение этих элементов. Это позволит установить их взаимное соответствие в случае необходимости, а, следовательно, добавит и гарантии их подлинности. 4. Отсутствие на бланках документов банковских реквизитов (за исключение служебных документов, связанных с решением финансовых вопросов). 5. Желательно выработать читаемую подпись, хотя бы на первые 3—5 букв. При оформлении справочно-информационных документов, как и других видов управленческой документации, реквизиты группируются в пределах трех основных частей документа: — заголовочной (начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе); — содержательной (главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение); — оформляющей (совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений). В оформляющей части располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними. Текст документа является основным элементом справочно-информационного документа и располагается в содержательной части документа. Текст составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. Унификация текстов документов является одним из важнейших направлений совершенствования управленческой документации в условиях увеличения объема информации, создающейся и циркулирующей в сфере управления, а также в связи с широким применением персональных компьютеров и в связи с этим высокими показателями производительности труда. Унификация текстов — организованная деятельность, направленная на повышение эффективности работы с документами в сфере управления, что достигается путем сокращения времени на их составление, восприятие, обеспечения оптимальной плотности записи, возможности выборочного чтения, организации многовариантного поиска информации и приспособления документации к обработке средствами организационной и электронно-вычислительной техники. Документирование является одним из основных способов осуществления функций, возложенных на аппарат управления, следовательно, при унификации текстов документов необходимо, прежде всего, установить точное соответствие между управленческой функцией (задачей) и содержанием документа, который ее реализует. В связи с этим при проведении унификации текстов документов важнейшим условием является учет состояния и при необходимости уточнение организационных аспектов управления, права издания тех или иных видов документов, определение постоянного круга корреспондентов и адресатов и т.д. Тексты управленческих документов имеют целый ряд особенностей, связанных со спецификой их функционирования: устойчивость языковых конструкций, определяемая наличием в управлении однотипных, циклично повторяющихся процедур; зависимость лексики управленческих документов от законодательных и нормативных актов органов власти, вышестоящих и функциональных органов управления; насыщенность документов специальными терминами; отсутствие эмоционально окрашенных выражений; однотипность структуры текстов отдельных групп документов. Эти особенности текстов документов создают предпосылки для их унификации. К основным этапам унификации текстов относятся: — унификация структуры текста — выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, в наибольшей степени отвечающей назначению документа; — унификация языковых средств изложения содержания в тексте документа; — разработка унифицированных текстов в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы или соединения этих структур. В основе унификации текстов лежит метод выделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация составляет основу управленческой ситуации и действия, является общей темой документа, известной его автору и адресату. Переменная информация конкретизирует тему, обозначенную постоянной частью текста. Унификации могут подвергаться документы независимо от того, как часто они повторяются в течение года. С точки зрения экономической эффективности использования унифицированных текстов в управлении организацией, считается целесообразным, если документ повторяется в среднем 30 раз в год. Работа по унификации текстов управленческих документов имеет следующие этапы: — определение объекта унификации; — анализ текстов документов и обобщение результатов анализа; — подготовка сборника унифицированных текстов. Для проведения унификации текстов рекомендуется изучать документацию учреждения как минимум за два года. При анализе текстов с точки зрения содержания выявляются документы с текстами, близкими по содержанию, и фиксируется количество их повторений за год. Данные о каждом повторяющемся документе заносятся в специальную карточку обследования, содержащую наименование документа, справочные данные о документе (дата и номер дела, в котором находится документ), аннотацию текста (автор, корреспондент, содержание текста, о чем сообщается и с какой целью, состав показателей). На основе анализа аннотаций разработчик составляет модель унифицированного текста, т.е. определяет, какая информация должна содержаться в данном тексте. Далее разработчик унифицированного текста имеет возможность выбора формы языкового выражения для каждого компонента модели текста, выделяя при этом постоянную и переменную информацию. На этом же этапе определяется форма представления текста. По способу синтаксической организации речи, а также по виду ее пунктуационного и пространственно-графического оформления могут быть выделены следующие виды текстов: связный текст, трафаретный текст, анкета, таблица. Форма представления информации в виде связного текста или трафарета избирается в том случае, если главным в документе является информация о действиях или отношениях между субъектом и объектом — изложение каких-либо положений, решений, фактов, событий. Обратите внимание! В документах может быть использована традиционная линейная запись связной речи. Тексты подобных документов представляют собой последовательность полностью синтаксически оформленных предложений, соответствующих по стилю изложения традиции служебной переписки. Связный текст — это текст, содержание которого повторяется в ряде документов, что исключает возможность выделения в нем постоянной и переменной информации. Такие тексты относительно редко встречаются в управленческой деятельности. Примерами могут служить доклады, отчеты, служебные письма и т.д. Трафарет — способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Примеры трафаретных текстов: бланки справок, командировочных удостоверений. Составление документов с применением трафаретных текстов осно­вано на использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью письма. Применение трафаретных бланков значительно сокращает время, затрачиваемое на составление документов. Трафаретная часть документов заранее изготавливается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, или печатается на компьютере. Таким образом, исключаются стадия черновика, пропуск необходимых данных, а постоянное, фикси­рованное расположение информации значительно облегчает и ускоряет ее восприятие. В компьютерных программах, предназначенных для набора и офор­мления текстов (текстовых редакторах) типовые (трафаретные) формы документов называются «template» и переводятся как «шаблон». При составлении текстов-трафаретов важно помнить следующую закономерность порядка слов: постоянная информация всегда предшествует переменной. Поэтому текст трафарета не может начинаться с пробела. Постоянная информация всегда располагается до сказуемого, которое является организующим членом предложения. Трафаретные тексты очень удобно использовать при рассылке одно­типных документов широкому кругу адресатов. Наибольшая повторяемость текстов встречается в документах, на­правляемых в адрес подведомственных организаций, институтов, служб или однородных организаций. Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях дея­тельности, причем как в пределах одной организации, предприятия, учреждения, так и системы однородных предприятий или учреждений, орга­низаций одного ведомства или группы однородных учреждений и пред­приятий разных ведомств. Опыт по разработке трафаретных документов, накопленный в нашей стране, позволяет выявить основные моменты их определения, создания и вне­дрения. Методика разработки трафаретных текстов включает: — выявление типовых управленческих задач; — сбор информации, необходимой и создаваемой в процессе их решения; — составление проекта унифицированного текста документа, отра­жающего выявленную типовую ситуацию; — согласование проекта со специалистами, составляющими эти документы или работающими с ними, при этом особое внимание следует обращать на употребление профессиональных терминов; — окончательное редактирование проекта и оформление в соответствии с требованиями ГОСТ. Для каждого трафарета, если он тиражируется, выявляется необхо­димая годовая потребность. Текст-трафарет справки может выглядеть следующим образом: Справка _________________№________ ____________ Выдана _________________________________________________________________ в том, что ____________________________________________________________________ Дана для представления ________________________________________________________ Заполнив пробелы, мы можем получить примерно следующий текст: СПРАВКА 18.07.2014 N 141 Выдана Степановой Галине Павловне в том, что она работает в ООО «Стрела» с 2009 года в должности бухгалтера и имеет общий стаж работы в организации 5 лет. Дана для представления по месту жительства. В особую группу можно выделить унифицированные формы доку­ментов, которые разрабатываются для наиболее массовых видов доку­ментов. В них установлено, какая информация должна быть зафиксиро­вана и в какой последовательности. Такие унифицированные формы обычно составляются организацией, возглавляющей отрасль. Форма представления унифицированного текста документа в виде анкеты или таблицы избирается в случае, если главной является информация об объекте и его признаках. Анкета и таблица — это результат определенной формализации, в процессе которой текст лишается обычной грамматической связности, а содержание текста передается упрощенными конструкциями, цифрами или другими знаками. Анкета — способ пространственной организации текста, при котором постоянная информация дана в виде перечня вопросов, предусматривающих строго определенный набор ответов. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной — их характеристики. При построении анкет следует стремиться к выражению постоянной информации словосочетаниями, в которых основное слово — существительное, стоящее в именительном падеже. При заполнении анкет грамматическая форма и значение переменной информации определяются значением и формой выражения постоянной информации. Анкетирование — один из основных методов в социологических ис­следованиях. С его помощью удобно собирать любые сведения по за­ранее разработанной определенной программе. В анкете текст форма­лизован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности; их легко обрабатывать с помощью ПК. Постоян­ная информация в анкете должна быть представлена в тщательно про­думанных и однозначно сформулированных вопросах. Если вопрос может быть понят по-разному, ответы обработать будет крайне сложно. Переменная информация в анкете может быть выражена заранее под­готовленным ответом типа «да—нет», развернутым ответом, числовыми показателями. Перечень указанных признаков и пустые строки для заполнения их переменной информацией в анкете располагаются вертикально: Фамилия ___________________________ Имя ___________ Отчество ___________ Возраст ____________________________ Адрес проживания___________________ Последнее место работы _____________ Должность _________________________ Стаж работы в должности ____________ Дата увольнения ____________________ Основание _________________________ В отдельных случаях наименования признаков могут быть расположены горизонтально: Фамилия ____________ Имя _________ Отчество ________ Тексты анкеты можно рассматривать как регламентированную диалогическую речь. В виде анкет составляются личные листки по учету кадров, сводки, личные карточки, различные заказы, резюме и т.д. У анкеты есть сходство с трафаретом, но есть и отличия. Например: неодинакова синтаксическая организация речи. Кроме того, содержание анкеты, как правило, оказывается более дробным, чем в трафарете. Таблица — способ пространственной организации текста, предполагающий внесение информации (показателей) в соответствующие графы: по горизонтали — общее наименование показателей (постоянная информация), по вертикали — конкретные данные (переменная информация) в цифровом или словесном выражении. Таблица является наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений, в том числе в документе справочно-информационного характера. Фраза в справочно-информационном документе, выполненном в виде таблицы, по структуре представляет собой предложение, в котором в роли подлежащего выступают показатели документов, а в роли сказуемого — их числовые или текстовые соответствия. В таблице количественная информация передается словами, цифрами или смешанным способом. Таблицы в зависимости от характера заполнения граф разделяют на следующие виды: — цифровые (содержат только числовые данные и отдельные математические знаки); — текстовые (содержат только текст); — смешанные (одна часть колонок содержит текст, а другая — числа); — математические (хотя бы одна колонка одержит формулы); — таблицы с изображениями (хотя бы в одной графе находятся иллюстрации). В таблицах графы (столбцы) и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы должны быть пронумерованы и на последующих страницах печатают только номера этих граф. Таблица, заключенная с четырех сторон в рамку из линеек, называется закрытой; если линейка обрамления имеется только с трех сторон (сверху, справа и слева), то таблица называется полузакрытой; если обрамляющая линейка только сверху — открытой. При оформлении управленческой документации чаще всего используют закрытые таблицы. Таблица, занимающая всю площадь страницы, называется полосной, а занимающая лишь ее часть — клочковой. Необходимо отметить, что в одном документе допускается сочетать тексты разных типов. Традиционная запись связной речи может быть иллюстрирована табличным материалом, она может предварять анкету и т.д. Форма, в которой представляются тексты справочно-информационных документов, определяется характером содержащейся в них информации. При составлении текстов справочно-информационных документов используется официально-деловой стиль со специфическими признаками: — нейтральный тон изложения (желательно без эмоциональных окрасок); — краткость текста, исключение повторов, лишних подробностей, слов, которые в документе не несут никаких смысловых оттенков; — точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.); следует употреблять слова, точно выражающие смысл текста и не допускающие различных толкований; — безличный характер изложения текста; — исключение из текста архаизмов (устаревших слов, например «сего года»); диалектных, разговорных, а также слов профессионального жаргона; — употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (сообщаем, что…, проверкой установлено, что…, направляем на рассмотрение и утверждение…); — ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать предложения; предоставить кредит, а не выдать кредит; обладать правом, а не владеть); — использование отглагольных существительных (оказать содействие, а не посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать); — употребление специальных терминов; — использование сокращенных слов; — использование универсальных слов с неопределенным значением; — исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать), и др. Важно помнить! При составлении акта придерживаются правил официально-делового стиля, используя такие формулировки: не «настоящий акт», а «акт»; не «при этом направляем», а «направляем», не «упомянутое на 3 л.», а «на 3 л.»; не «настоящим предлагается», а «предлагается» или «предлагаем»; не «развернуть работу по разъяснению...», а «разъяснить»; не «практические мероприятия», а «мероприятия»; не «повседневная работа», а «работа»; не «исправить имеющиеся ошибки», а «исправить ошибки»; не «результат проведенных испытаний», а «результат испытаний». При унификации текстов необходимо учитывать, что в деловой речи часто употребляются словосочетания с последовательным расположением зависимых слов в родительном падеже. Широкое распространение таких конструкций в деловой речи закономерно и целесообразно, поскольку однородная последовательная зависимость слов в письменной речи делает более наглядным раскрытие информации в тексте при максимально возможной краткости выражения. Пример: «разработка проблем (род. п.) дальнейшего совершенствования (род. п.) отбора (род. п.) документов (род. п.)»; «освоение проектной мощности (род. п.) цеха (род. п.) крупнопанельного домостроения (род. п.) Прибалтийского завода (род. п.) железобетонных изделий (род. п.) и конструкций (род. п.)»; «комплектование (род. п.) продукции (род. п.) машиностроения (род. п.)». В унифицированных текстах документов употребляется довольно большое число сокращений как лексических, так и графических. Сокращения должны быть понятны адресату, для чего в текстах употребляются или общепринятые сокращения, или расшифрованные в скобках при первом упоминании в тексте, например: «разработка унифицированной системы документации (УСД)». При унификации связных текстов наряду с правильным употреблением слов и словосочетаний не менее важным является грамотный выбор типа предложения и порядка слов в предложении. В зависимости от границы между постоянной и переменной (новой) информацией определяется порядок слов в предложении. В русском языке место каждого слова в предложении не может быть точно зафиксировано, поэтому можно говорить только о наиболее предпочтительных вариантах словорасположения. При унификации сложных предложений следует учитывать, что придаточное предложение должно стоять непосредственно за словом, к которому оно относится, за исключением тех случаев, когда придаточное стоит в начале предложения и относится ко всему содержанию главного предложения. Например: «Отдел снабжения сообщает, что в 2014 году службе управления персоналом будет выделено два многофункциональных устройства типа МФУ (придаточное изъяснительное)». Документы справочно-информационного характера оформляются, как правило, на бланках формата А4 или А5. Документы, оформляемые на бланке А5, не содержат заголовок к тексту. Для большинства документов справочно-информационного характера используется общий бланк учреждения, но в ряде документов встречаются и элементы бланка письма (например, в докладных и объяснительных записках, а также в справках присутствует реквизит «адресат»). Тексты служебных документов на формате А4 обычно оформля­ется через 1—1,5 интервала шрифтом № 12, 13, 14 (для оформления табличных материалов рекомендуется использовать размер шрифта № 12). Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст отделяется от заголовка 2—3 межстрочными интервалами и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Переносы при вводе текста выполняются по правилам грамматики, но с учетом определенных ограничений: — нельзя делать переносы более чем в четырех строках подряд; — исключаются переносы во всех видах заголовков, отделенных от основного текста; — исключены переносы, вызывающие двусмысленные толкования слов или образующие неблагозвучные части слов; — не рекомендуется заканчивать пять строк подряд разными знаками препинания (запятой, дефисом, точкой, двоеточием и т.д.). При невозможности выполнения этого условия следующие 3—4 строки не должны содержать переносов. Готовые проекты унифицированных текстов формируются в сборник. Результаты разработки унифицированных текстов должны быть обязательно согласованы с руководителями тех структурных подразделений организации, где создаются тексты, а также с юридической и делопроизводственной службой организации. Сборник унифицированных текстов утверждается и вводится в действие приказом руководителя организации. В целом при подготовке служебных документов необходимо соблюдать десять основных правил работы, которые включают: — актуальность вопроса; — достоверность информации; — краткость в изложении материала; — качество носителя информации; — минимизация затрат на подготовку проекта документа; — придание юридической силы документу; — обоснованность тиражирования; — оперативность обработки; — своевременность исполнения; — результативность. Цель документационной деятельности считается достигнутой, если эти десять условий выполнены, т.е. нужный документ необходимого содержания на соответствующем носителе с заявленным тиражом доставлен определенному исполнителю в нужное время и место с минимальными затратами и своевременно исполнен с реальным результатом. ЛЕКЦИЯ 2. Составление деловых писем Деловые письма относятся к группе информационно-справочных документов и составляют основную массу официальных документов, используемых при документировании деятельности организации. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Деловое письмо — это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами в деловой практике организаций. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- «ПИСЬМО» как вид документа не выделяют и поэтому не указывают в заголовочной части документа. Письма выполняют следующие функции: — являются средством коммуникации; — являются средством ретрансляции информации; — являются уведомлением о каком-либо факте. Исторический экскурс Первые письма на Руси — берестяные грамоты, как правило, были очень кратки. Самые длинные грамоты насчитывают 166 и 176 слов. Но чаще всего грамоты гораздо короче: большинство полностью сохранившихся грамот не длиннее 20 слов, лишь немногие из них длиннее 50 слов. Большинство берестяных грамот — это частные письма. Они посвящены самым разнообразным делам текущей жизни — хозяйственным, семейным, денежным, торговым и т.д. К категории частных писем тесно примыкают челобитные (XIV—XV вв.) феодалу от крестьян. Деловое письмо является своеобразной визитной карточкой организации. По тому насколько правильно и эстетично оно составлено и оформлено судят о профессиональных качествах работающих в ней сотрудников и об организации в целом. Деловые письма могут быть классифицированы по следующим признакам: — по видам: гарантийные, инструкционные, сопроводительные, поздравительные, благодарственные письма и др. Деление деловых писем по видам является ключевым при их классификации; — по типизации: типовые, трафаретные, индивидуальные; — по области применения: коммерческие, административные, судебные и др.; — по структуре: деловые письма могут иметь простую и сложную структуру. — по месту в документообороте: письма по отношению к организации являются входящими или исходящими; — по месту в процессе переписки: инициативными, ответными; — по необходимости продолжения переписки: деловые письма могут требовать ответного письма (письма-запросы, письма-просьбы) и не требовать ответного письма (инструкционное письмо); — по правому статусу адресантов: деловые письма могут от государственных органов, организаций, граждан и др.; — по направлению деятельности организации; письма могут охватывать производственную, финансовую, консалтинговую, проектную деятельность и др.; — по способу отправки: письма могут быть отправлены посредством почтовой, электронной (электронное сообщение), телеграфной (телеграмма), факсимильной (факсимильное сообщение), телефонной (телефонограмма), телексной (телекс) связи. Независимо от способа отправки деловые письма оформляются на специальных бланках для писем. На бланке оформляется первая страница текста, остальные страницы — на обычных листах бумаги. Основным используемым форматом бумаги для бланков является формат А4. Бланки изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или с помощью средств вычислительной техники непосредственно во время подготовки документа. Способ изготовления бланков зависит от предпочтений организации с учетом требований к изготовлению бланков с использованием герба РФ или гербов субъектов РФ. При подготовке и оформлении письма используют следующие реквизиты: — Государственный герб РФ; — герб субъекта РФ; — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); — код организации; — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; — ИНН/КПП; — код формы документа; — наименование организации; — справочные данные об организации; — наименование вида документа; — дата документа; — регистрационный номер документа; — ссылка на регистрационный номер и дату документа; — адресат; — заголовок к тексту; — текст документа; — отметка о наличии приложения; — подпись; — оттиск печати; — отметка об исполнителе. Структура текста письма включает: — обращение; — информационную часть; — заключительную этикетную формулу вежливости. Деловые письма следует начинать с личного обращения к адресату письма. Задача обращения — установить контакт с адресатом, выразить уважение, привлечь его внимание к письму. Наиболее официальный характер носит формула обращения по должности, она исполь­зуется при обращении к руководителям, занимающим высокое должностное положение (Прези­дент, Председатель и др.): «Уважаемый господин Президент!»; «Уважаемый господин Председатель!» Официальный характер носит также обращение по фамилии. Обращение по фами­лии (без имени, отчества или инициалов) широко используется в служебной переписке, оно яв­ляется строго официальным и свидетельствует о наличии некоторой дистанции между адреса­том и адресантом письма: «Уважаемый господин Антонов!»; «Уважаемая госпожа Белова!» Наиболее распространенным вариантом, свидетельствующим о деловых контактах, является обращение по имени и отчеству: «Уважаемый Сергей Иванович!»; «Уважаемая Ирина Николаевна!» При обращении к группе работников или в случае затруднения получения информации о руководстве организации используется обращение: «Уважаемые господа!» При обращении к лицам одного профессионального круга используется обращение: «Уважаемые руководители филиалов!»; «Уважаемые коллеги!» В информационной части письма используется официально-деловой стиль — особая разновидность русского литературного языка, предназначенная для общения в сфере административного управления. В общем случае текст письма состоит из предложений, сгруппированных в абзацы. Между абзацами должна обеспечиваться четкая смысловая и стилистическая взаимосвязь. Для наилучшего восприятия письма, в основном, бывают посвящены одному вопросу. Тем не менее, для освещения его различных аспектов, как правило, возникает необходимость в дополнительной структуризации текста. Такая структуризация часто предусматривает разделение текста на три части: вводную, основную и заключительную. Вводная часть текста предназначена для конкретизации сути вопроса, послужившего поводом для письма. Она может состоять из одного абзаца. Основная часть текста служит для последовательного и подробного описания различных аспектов вопроса. В зависимости от его сложности и новизны основная часть может включать от одного до трех и более абзацев. Заключительная часть текста обычно состоит из одного абзаца, содержащего выводы, а также просьбу (требование, указание) к адресату и характер ожиданий автора. При составлении текстов писем большое значение имеет выбор конкретных языковых средств. Наиболее распространенной формой изло­жения в письме является использование 1-го лица множественного числа в глаголах, обозначающих ключевое действие текста: «оплату гарантируем», «сообщаем, что...», «просим направить...», «предлагаем рассмот­реть...», «направляем на заключение...», «напоми­наем, что...» и т.п. При написании письма на должностных бланках используется форма изложения текста письма от 1-го лица единственного числа «прошу рассмотреть...», «считаю необходимым...» и др.). В практике государственных органов письма начинают с названия организации «Министерство сельского хозяйства Российской Федерации предлага­ет...», «Министерство культуры Российской Федерации просит ...»). Заключительные этикетные формулы представляют собой устойчивые в языковом отношении фразы, выражающие надежду на дальнейшее сотрудничество, сожаление по поводу ограничен­ных возможностей адресата и т.д.: «Сожалеем, что не можем воспользоваться вашим предложением»; «Надеемся на дальнейшее сотрудничество». Заключительная формула вежливости может отсутствовать в официальных письмах, но практически всегда подытоживает письма, текст которых носит отчасти личный характер (например, письма-благодарности). Использование заключительной формулы вежливости несколько приглушает официальный тон в конце послания. Заключительная формула вежливости предшествует подписи и располагается интервалом ниже последней строки текста письма. Если служебное письмо начинается с обращения «Уважаемый ..!», оно должно закан­чиваться заключительной этикетной формулой «С уважением», которая печатается на 2—3 ин­тервала ниже текста, с абзаца: С уважением, Генеральный директор Личная подпись О. Н. Крылов Обращение и заключительные формулы вежливости составляют так называемую этикетную рамку. Если обращение в письме отсутствует, то опускается и заключительная формула «С уважением». В качестве заключительной формулы вежливости также могут использоваться следующие стандартные формулировки: «С неизменным уважением...»; «С глубоким уважением...»; «С глубоким почтением...»; «С благодарностью и уважением...»; «С признательностью и уважением...»; «С уважением и пожеланиями всего наилучшего...». Рассмотрим основные виды писем, наиболее часто встречающиеся в деловой практике. Письмо-сообщение — деловое письмо, в котором сообщается, извещается о каких-либо событиях и фактах, представляющих взаимный интерес. Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу. Исходя из специфики, письма-сообщения обычно бывают неболь­шого объема, и состоят из одного-двух предложений. Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации. Письмо-сообщение допустимо начать непосредственно со слова «Сообщаю» или одного из его синонимов («Направляю», «Высылаю», «Представляю»), а также: «Сообщаем, что ...»; «Доводим до Вашего сведения, что ...»; «Считаем необходимым поставить Вас в известность о ...»; «Извещаем Вас о том, что...»; «Уведомляем, что …»; «Информируем Вас о том, что …»; «Ставим Вас в известность, что…»; «Считаем необходимым поставить Вас в известность, что...»; «Сообщаем к Вашему сведению, что...»; «Нам приятно сообщить Вам, что...» «Сообщаем к Вашему сведению, что …»; «С радостью сообщаем Вам, что…»; «В продолжение наших… сообщаем наше…»; «На обращение …сообщаем…»; «Считаю своим долгом поставить Вас в известность, что…»; «Уполномочен поставить Вас в известность, что…»; «Извещаем…»; «На основании вышеизложенного считаем необходимым…»; «Установлено, что в период с …. по ….»; «Сообщаем, что по состоянию на ….» и пр. Сопроводительное письмо — деловое письмо, информирующее адресата о направлении ему прилагаемых к письму документов (договоров, каталогов, реестров и др.) или материальных ценностей. Направление сопроводительного письма является правилом хорошего тона в деловой практике организаций и способствует учету и дальнейшей эффективной информационно-справочной работе с отправляемыми документами. Сопроводительное письмо начинают стандартными фразами: «Направляем…»; «Представляем Вам…»; «Возвращаем Вам…»; «Высылаем Вам...». Данным фразам может предшествовать вводная информация, сопутствующая данной управленческой ситуации: «В соответствии с договоренностью направляем Вам...»; «В соответствии с планом-графиком представляем...»; «В подтверждение нашей договоренности высылаем…» и др. Далее текст сопроводительного письма может содержать просьбы, связанные с согласованием, подписанием, возвратом отправленных документов. Отличительной особенностью сопроводительного письма является проставление отметки о наличии приложения ниже текста. Инструкционное (директивное, циркулярное) письмо — деловое письмо, содержащее указание (разъяснение) подведомственным организациям по вопросам расчетов, отчетности и др. Данный вид писем рассылается государственными, муниципальными органами, а также организациями, имеющими подведомственные организации. В инструкционных письмах приводятся ссылки на законодательные и иные нормативные правовые акты, даются ре­комендации и предложения касательно осуществления определенных действий. На практике в документах такого рода руководители организаций освещают разрешительные указания относительно какого-либо конкретного вопроса по организации. Ознакомлению с инструкционными письмами подлежат все сотрудники организации, деятельность которых касается данного вопроса. Все указания, зафиксированные в инструкционном письме, являются обязательными для выполнения со стороны подчиненных. Инструкционные письма подписываются руководителем государственного (муниципального) органа или организации. Инструкционные письма могут начинаться с обоснования цели письма или ссылки на нормативный документ — «В целях...», «В соответствии с постановлением ... № ... от ...», а заканчиваться фразой — «Об исполнении настоящего циркулярного письма доложите ... не позднее...». Письмо-просьба — деловое письмо, целью которого является получение официальных сведений, информации, документов или инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное ко­личество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб. Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы. Обоснова­ние должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного ли­ца. Часто просьба излагается с помощью глагола «просить»: «Просим Вас сообщить ...»; «Просим оплатить»; «Просим Вас предоставить ...»; «Просим Вас представить данные о ...»; «Мы просили бы Вас подтвердить…»; «Просим Вас принять…»; «Вторично просим безотлагательно погасить…»; «Прошу Вас направить в мой адрес…» «Прошу Вас…»; «Прошу произвести оплату…»; «Прошу дать указание…»; «Просим Вас рассмотреть…»; «Просим Вас изыскать возможность»; «Сообщаю Вам и прошу…»; «Прошу довести до сведения…»; «Согласно предварительной договоренности прошу Вас…»; «Просим содействия в…»; «Обращаю Ваше внимание и прошу…»; «Прошу принять меры по …»; «В дополнение к… прошу рассмотреть…»; «Принимая во внимание; что…; просим…»; «Просим Вас изыскать возможность…»; «Просим Вас рассмотреть вопрос о…»; «Убедительно просим подтвердить…»; «В соответствии с нашей договоренностью просим…» и т.п. Просьба может формулироваться и без глагола «просить», например: «Надеемся на положительное решение вопроса...»; «Мы будем весьма благодарны; если вы пришлёте…»; «Будем признательны; если Вы…»; «Сообщите; пожалуйста...»; «Желательно было бы…»; «Нам было бы желательно…»; «Нам хотелось бы…»; «Надеемся; что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение»; «Обращаемся к Вам с просьбой…»; «Позвольте обратиться к Вам с просьбой…»; «Настоящим сообщаем и просим незамедлительно предоставить …»; «Мы будем благодарны Вам; если Вы…»; «Будем признательны…»; «Будем благодарны за…»; «Будем весьма…»; «Мы надеемся; что Вы сочтете возможным…»; «Мы будем рады; если Вы…»; «Обращаемся к Вам с просьбой о ...»; «Желательно было бы ознакомиться…»; «Мы хотели бы…» и т.п. В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: «Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести ...)»; «Одновременно просим Вас...». Письма-просьбы подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. Письмо-просьба требует письма-ответа. Следует отметить, что просьба может содержаться и в других письмах, например, в сопроводительном письме, гарантийном и др. Письмо-ответ — деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ). При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме. Важно помнить! Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше письмо от … № ... »). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся све­дения об инициативном письме. Письмо-ответ можно начинать словами: «В ответ на Ваше письмо сообщаем ...», «В ответ на Ваше письмо извещаем ...». Стандартные фразы, используемые в письмах-ответах: «Сообщаем Вам …»; «Извещаем Вас …»; «На вашу просьбу сообщаем…»; «К сожалению; мы не можем…»; «К нашему большому сожалению…»; «К нашему взаимному удовлетворению…»; «В соответствии с вашей просьбой направляем …». Стандартный текст положительного письма-ответа может выглядеть так: «Мы согласны внести следующее изменение в контракт № 9243-02 от 12.09.2013: пункт 7.3. Зубчатая муфта НК–Р8, чертеж 26988-649». Отрицательный ответ должен быть обоснован, не следует отказывать в просьбе без объяснения. В случае, если организация-автор письма располагает информацией о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу, рекомендуется сообщить адресату информацию об этом. Стандартные фразы, используемые в письмах-отказах: «С сожалением сообщаем Вам, что мы не сможем удовлетворить Вашу просьбу по следующим причинам…»; «В связи с…наша организация не может …». Обратите внимание! Деловая коммуникация не допускает грубости и бестактности и предполагает нейтральную тональность общения между партнерами. В связи с этим в служебных письмах рекомендуется избегать прямого отказа. Письмо-напоминание — письмо, повторно сообщающее о каком-либо факте, а так же используемое в случаях, когда организация-контрагент не осуществляет действий, вытекающих из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей. Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия. Ключевой фразой письма-напоминания является глагол «Напоминаю (напоминаем)». Базовые модели и конструкции письма-напоминания: «В письме от... мы сообщали Вам, что...»; «Однако до настоящего времени ответа от Вас мы не получили»; «Напоминая об этом, просим...»; «При неполучении ответа в... срок...»; «Напоминаем Вам, что по плану совместных работ…»; «Предлагаем Вам в соответствии с условиями договора…»; «Согласно договору № …. напоминаем об обязательствах….»; «Несмотря на неоднократные напоминания ...»; «Срочно сообщите нам состояние дел»; «Вторично посылаем Вам...»; «Вторично ставим Вас в известность...»; «Вторично напоминаем Вам…»; «Убедительно просим...»; «Еще раз... напоминаем»; «В противном случае мы будем вынуждены...»; «Обращаем Ваше внимание на то, что…»; «Ставим Вас в известность, что…». Письмо-напоминание может содержать еще одну дополнительную часть, в которой упоминаются санкции, которые будут применены в случае невыполнения необходимых действий: «В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции» и т.п. Письмо-благодарность (благодарственное письмо) — деловое письмо, выражающее благодарность за совершенные действия (за полученное письмо, за представление информации, за приглашение). Письма-благодарности менее формализованы по сравнению с другими видами писем и составляются в более свободной форме. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения: «Благодарим за…»; «Мы благодарим Вас за...»; «Мы признательны Вам за то, что ...»; «Выражаем признательность за …»; «Выражая благодарность за Ваше письмо, сообщаем, что...»; «Мы получили приглашение, за которое Вам очень признательны»; «Заранее благодарим Вас за...»; «С благодарностью подтверждаем…»; «Благодарим за оказанную помощь в ...»; «Выражаем Вам свою благодарность за ...»; «Позвольте Вас поблагодарить за ...»; «Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность..»; «Благодарим за оказанную помощь в…»; «Мы благодарны Вам за…»; «Мы получили Ваше приглашение…, за которое Вам благодарны…»; «Обращаясь к Вашему письму, благодарю за предоставление…», «Выражаем Вам глубокую признательность за…»; «В этой связи, хочу поблагодарить Вас…»; «От всей души выражаю Вам благодарность…»; «Выражая благодарность за…, сообщаем, что…»; «Наша искренняя признательность за…»; «С чувством глубокой признательности…» и пр. Исторические сведения (Вниманию автора: предлагается исключить текст письма ниже в связи с большим объемом и трудной читаемостью) Письмо к царю Петру I с благодарностью за определение учителем к царевичу Алексею Петровичу. «Божиею ревностию ревнуя по благочестии подражателю. Великому Государю Царю и Великому Князю Петру Алексеевичю, всеа Великия и Малыя и Белыя Росии Самодержцу. Тепле поборая по святей кафолической вере, и тщателно защищая соборную и апостолскую церковь и любезно заступая вся християны, от Бога врученные Своея Царския державы. Странно сотворившегося действа в самый день Пятдесятный, в он-же святым учеником и апостолом от Безначалного Отца благодать Пресвятого Духа премудрость и разум дадеся. Что ныне повелехся делом совершати, приступил к светлей Твоей деснице, от Тебе умна солнце—изливающе свет благодати. Благословенному и царских чресл Твоих плоду светлопорфирному Великому Государю Царевичю и Великому Князю Алексею Петровичю, всеа Великия и Малыя и Белыя Росии, сотворил о безначалном Алфы начало, что да будет всегда во всем забрало благо. Откуда-же и како мне cиe бысть.—не вем!... но токмо „Сердце Царево в руце Божии". Повем: ниже мысль моя земленоревностная (sic) имеяше, или когда смеяше дерзати.  Желаю дабы Господь Бог Тебе даровал Великому Государю здравие Моисеево, лета веку его равныя, силу Самсонову, мир Соломонов, обладание Августово, славу Александрову, победу над врагами яко царю Констянтину на Максентия, яко Давиду на Галиафа, и вся благая желании сердца Твоего царского да исполнит.  Твоего Царского Пресветлого Монаршеского Величества малейший и последнейший раб Никишко Вяземской, к стопам Твоим царским припадая, кланяюся.  С Москвы, июня 2-го числа 204 (1696) году».  Подлинник на столбце, был сложен пакетом, запечатан красным сургучом и имеет помету: «Государю Петру Алексеевичю». Хранится в Государственном Архиве, в кабинетных делах52. Письмо-подтверждение — деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренно­сти, намерения и т.п. При подтверждении предварительной договоренности в тексте письма следует коротко изложить ее суть, при подтверждении получения документов необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является глагол «Подтверждаю». Базовые модели и конструкции письма-подтверждения: «Подтверждаем получение документов (предварительную договоренность, согласие и т.п.)»; «Подтверждаем договоренности, достигнутые на переговорах ...»; «Подтверждаем намерение...»; «С благодарностью подтверждаем получение материалов ...» и др. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-извещение — деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.). Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприяти­ях. Письма-извещения могут как информировать о прово­димом мероприятии, времени и месте проведения, так одновременно приглашать к уча­стию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную ин­формацию. Таким образом, письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением либо предшествовать письму-приглашению. Письмо-извещение может иметь приложения, которые могут содержать программу мероприятия, заявку на участие и другие информационные материалы. Такие письма, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще. Подписываются письма-извещения руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведение мероприятия, а также несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно не­сколькими организациями. Письмо-приглашение — деловое письмо, являющееся разновидностью письма-извещения. Отличие от письма-извещения заключается в том, что оно может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п. При приглашении большого количества лиц используются трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений. Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу или лицам, поэтому в них используются формулы обращения к адресату «Уважаемый ...!», «Уважаемые ...!», напри­мер: «Уважаемый господин Степанов!»; «Уважаемый Александр Николаевич!»; «Уважаемые господа!»; «Уважаемые начальники филиалов!» и т.п. Письма-приглашения возможно рассылать по электронной почте, но в особо торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью. В письмах-приглашениях используются следующие выражения: «Приглашаем Вас принять участие в ...»; «Просим Вас принять участие в ...»; «Имеем честь пригласить Вас ...»; «Примите наше приглашение...»; «Разрешите пригласить (приглашаем)…»; «Мы были бы рады видеть Вас на…»; «Мы будем весьма признательны Вам за участие в …»; «Мы были бы благодарны Вам, если бы Вы могли принять наше приглашение на…»; «Приглашаем Вас на…, которое состоится…» и т.п. Стандартный текст письма-приглашения выглядит так: «23—25 марта 2014 г. состоится научно-практическая конференция “Образование — новое время, новые подходы”. Просим подтвердить Ваше участие в конференции и выслать тезисы выступления объемом 3—5 листов. Дополнительная информация будет направлена Вам после подтверждения Вашего участия». Ответ на письмо-приглашение — деловое письмо, выражающее положительный или отрицательный отклик. В случае положительного решения организация может сразу направить заявку на участие в мероприятии. В случае отрицательного решения необходимо указать причину отказа, начав ответ на письмо-приглашение с обоснования отказа: «В связи с ...». Письмо-поздравление (поздравительное письмо) — деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица или организации. Письма-поздравления составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему и включать одно—два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к кото­рому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к орга­низации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения. В деловой практике можно выделить следующие поводы для поздравлений: — юбилеи, дни рождения организации-получателя и руководителя организации; — награждение, победы в конкурсах, выигрыш в тендерах; — успехи в деловой и профессиональной деятельности (назначение на высокую должность, присвоение почетного или специального звания, открытие нового филиала и т.д.); — государственные праздники (Новый год, Рождество, День защитника Отечества и пр.); — религиозные праздники (Рождество); — приятные события в личной жизни (день рождения, бракосочетание, рождение ребенка); — заключение взаимовыгодных партнерских соглашений; — годовщина сотрудничества (как правило, первая или круглая). Практика Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, имеющей большую плотность и т.д. В письмах-поздравлениях используются следующие ключевые фразы: «Поздравляем Вас в связи с ...»; «Искренне поздравляем Вас с ...»; «Примите наши искренние поздравления в связи с ...»; «Сердечно поздравляем Вас с ...»; «Поздравляем Вас с …»; «Примите наши искренние поздравления…»; «Поздравляем с назначением на новую должность»; «Поздравляем с открытием нового филиала»; «С радостью узнали о Вашем успехе на выборах. Поздравляем с победой!» и т.п. Стандартный текст письма-поздравления может выглядеть так: «Примите наши искренние поздравления по случаю Вашего избрания председателем Совета директоров. Желаем Вам крепкого здоровья и успехов в работе. Уверены, что Ваш опыт и высокий профессионализм послужат дальнейшему развитию компании и укреплению её позиций в сфере высоких технологий». Ответ на письмо-поздравление — письмо, составляемое как отклик на поздравление в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица или организации. Стандартный текст ответа на письмо-поздравление: «Благодарю за то внимание, которое Вы оказали мне в день моего рождения. Спасибо за теплые и искренние слова. Со своей стороны желаю Вам большого счастья и здоровья, достатка и благополучия». Гарантийное письмо — деловое письмо, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (услуг, продукции, помещения и др.). В гарантийном письме организация-автор берет на себя определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет правовую нагрузку. Текст гарантийного письма содержит просьбу о выполнении работы, предоставлении услуг и пр. и содержит юридически значимую фразу: «Оплату гарантируем» и т.д. Далее в тексте письма приводятся банковские рек­визиты организации-автора гарантийного письма. Гарантийные письма подписывает директор и главный бухгалтер организации, подписи заверяются основной печатью организации. Важно знать! Отличительной особенностью гарантийного письма является наличие реквизита «наименование вида документа», не проставляемого на других видах писем. Данный реквизит будет выглядеть следующим образом — ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО. Базовые модели и конструкции гарантийного письма: «Возврат кредита гарантируем…»; «Гарантируем возврат кредита в сумме… до ….»; «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет ….»; «Предоставление жилой площади гарантируем…»; «Предприятие гарантирует…»; «Данным письмом гарантируем …»; «(Название организации) просит (Вас) оказать помощь... (Название организации) гарантирует...»; «Просим в порядке оказания помощи предоставить... (Название организации) гарантирует...»; «Гарантируем, что оборудование, поставленное по вышеуказанному заказу, во всех отношениях соответствует описанию, техническим ус­ловиям и спецификации, содержащимся в заказе»; «Если в течение ... от даты пуска в эксплуатацию оборудование ока­жется дефектным, обязуемся устранить дефект за свой счет»; «Если…, обязуемся заменить дефектное оборудование бесплатно»; «Обязуемся поставить новое оборудование без задержки»; «Обязуемся уплатить стоимость перевозки и страхования» и пр. Информационное письмо — деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Информационное письмо близко по значению к письму-сообщению или рекламному письму, но является более широким и информативным. Такое письмо — результат логического развития переписки. Оно отправляется адресату, если контакт с ним удалось установлен, и он не возражает против последующего развития деловых отношений. Информационное письмо призвано в несколько большем объеме по сравнению с сообщением проинформировать адресата о стремлении автора развивать деловые контакты и об отдельных аспектах их осуществления. Информационные письма оказываются полезными при установлении первичного контакта с адресатом, которому предоставляется определенное количество дополнительной информации обзорного характера. Информационное письмо может содержать побуждение адресата к получению дополнительных сведений путем использования в письме формулировки: «Мы будем рады ответить на Ваши вопросы». Письмо-заявка — деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией. В коммерческой деятельности, связанной с предоставление товаров и услуг заявка может использоваться как первичный документ, на основании которого проводится оформление заказа и составление договора. Особую разновидность заявок составляют документы, представляемые в органы исполнительной власти и государственные организации в целях регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т.п. Заявка может быть составлена по унифицированной форме или с учетом требований, сформулированных организацией, предлагающей товары или услуги. В первом случае составление такой заявки заключается в заполнении трафаретной формы, предложенной организацией-продавцом. Если заявка составляется в свободной форме, в нее включается информация, существенная для автора письма. Поскольку письмо-заявка — это фактически просьба выполнить какую-либо работу, оказать услуги, включить в состав участников какого-либо мероприятия, то в тексте заявки, как правило, используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах: «Просим Вас включить в состав группы для участия в ...»; «Просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в ...»; «Просим Вас зарегистрировать в качестве участников ...» и т.п. В зависимости от ситуации в текст письма-заявки включаются дополнительные сведе­ния, касающиеся участников мероприятия, предмета заявки, условий выполнения работ или участия в проводимых мероприятиях и т.д. Например, если составляется заявка на участие в ка­ком-либо мероприятии (семинаре, конференции, фестивале, ярмарке и т.п.) указываются сле­дующие сведения: — название мероприятия; — дата его проведения; — форма участия (докладчик, слушатель, участник и т.п.); — фамилия, имя и отчество участника (участников); — место работы, должность; — почтовый адрес с индексом, телефон для связи, адрес электронной почты; — потребность в гостинице на время проведения мероприятия. В случае, когда составляется заявка на оказание какого-либо вида услуг, указываются все существенные стороны предмета заявки и все необходимые данные об авторе заявки, помимо тех, что содержатся в бланке письма. Заявка может содержать и гарантию оплаты услуг или участия в мероприятии, о котором идет речь. Письмо-дополнение — деловое письмо, направляемое следом за основным письмом и содержащее дополнительную информацию. Характерной особенностью такого письма является прямое указание на то, что оно служит продолжением предыдущего письма. Именно с этого и следует начинать письмо-дополнение, например: «В дополнение к письму ….»; «Данное письмо является дополнением к...». В тексте письма-дополнения следует пояснить, чем была вызвана необходимость его отправки, например: «В связи со значительным изменением стоимости комплектующих к изделию... представляющим для Вашего предприятия непосредственный интерес...». Письмо-извинение — письмо, составляемое по случаю принесения извинений адресату за допущенные нарушения в деловых отношениях. Письма-извинения встречаются в служебно-деловой переписке сравнительно редко. Тем не менее, во многих случаях они оказываются незаменимыми для принесения адресату формальных извинений и нормализации взаимоотношений, особенно, если принести извинения иным образом не представляется возможным. Стандартная формулировка для начала писем-извинений: «Прошу Вас принять извинения в связи с (за)...». Извинения следует принести в начале письма и лишь затем пояснить мотивы своего обращения. В то же время извиняться по ходу письма дважды не принято. Лучше как можно более искренне и убедительно выразить свое сожаление в связи с имевшим место временным нарушением взаимоотношений с адресатом. Общий тон письма-извинения должен быть подчеркнуто примирительным, но не заискивающим. Письмо-соболезнование — деловое письмо, составляемое для выражения сожаления, сочувствия и соболезнования. Данный вид письма используется в повседневной деловой переписке в связи с кончиной близких адресату людей (родственников, коллег). В случае менее трагических событий (стихийного бедствия, крупных неприятностей в деятельности организации) используется письменное выражение сочувствия, сожаления. Данные письма предназначены для проявления дружеской поддержки в деловой среде. К этой форме письменного обращения допустимо прибегать в случае возникновения недоразумений во взаимоотношениях автора с адресатом при разногласиях, нарушающих привычный порядок деловых контактов. Начинать подобные письма следует именно со слов соболезнования (сочувствия, сожаления), например: «Прошу Вас принять мои соболезнования...» или «Выражаю Вам свое искреннее сочувствие...». Крайне желательно, чтобы общий тон такого письма был подчеркнуто теплым и оставлял место для проявления чувства надежды и оптимизма. Рекомендательное письмо — форма ходатайства автора перед адресатом в пользу третьего лица, не участвующего в переписке. Чаще всего встречаются рекомендательные письма, выданные организацией сотруднику в подтверждение опыта работы в данной организации, заслуг и личных качеств сотрудника. Типичной формулировкой для начала рекомендательного письма является следующая: «Настоящим письмом имею честь рекомендовать Вам господина (госпожу)...». После этого автор обращает внимание адресата на мотивы своего обращения и излагает собственное представление о рекомендуемой персоне. Развернутая рекомендация не может быть общей, она должна содержать описание конкретных достоинств (или недостатков) рекомендуемого с целью создания у адресата объективного впечатления об этом человеке. Это интересно! Поэт Сергей Есенин приехал в Петербург 9 марта 1915 г. Первым, кого он посетил в городе, был А. А. Блок. Он дал ему рекомендательные письма, и путь Есенину в литературные круги был открыт. (Вниманию автора: очевидно, это цитата. Можно ли указать источник?) В деловой практике можно выделить группу писем, применяемую при ведении коммерческой деятельности организаций, так называемые коммерческие письма. К данной группе можно отнести следующие виды писем. Письмо-запрос — деловое письмо, направляемое на предконтрактной стадии потенциальным покупателем к потенциальному продавцу с целью получения информации о возможности поставки партии товара на определенных условиях или с просьбой направить предложение на поставку определенной партии товара (на оказание определенного рода услуг). Коммерческий запрос следует отличать от информационного письма и письма-просьбы о сообщении условий поставки и цены товара. Письмо-запрос не считается также заявкой или заказом, являющихся иными видами писем с иными элементами и реквизитами. В коммерческом запросе покупателя интересует возможность по­ставки партии товара в определенные сроки, на определенных усло­виях, может затрагиваться вопрос о цене поставки. В запросе, как правило, указывают: наименование товаров (услуг) и условия, на которых желательно получить товар (количество, качество товара, модель, марка, цена, сроки поставки, условия поставки и др.). Условия платежа определяют, в какой момент и каким обра­зом покупатель производит расчеты с продавцом. Условия поставки определяют, где и в какой момент ответст­венность за сохранность товара и риски переходит от продавца к по­купателю. При определении условий поставки в международной торговле используются термины, которые содержатся в словаре коммерческих терминов ИНКОТЕРМС (International Commercial Terms, INCOTERMS), разработанном Международной торговой палатой. В словаре приводятся термины по базисным условиям поставок, касающиеся перевозочного процесса, оформления поставок и т.д., содержащиеся в международных договорах купли-продажи. Трехбуквенные аббревиатуры каждого термина являются стандартными и согласованы с соответствующими органами ООН. Так как ИНКОМЕРМС — постоянно совершенствуемый свод терминов, при его использовании в договорах необходимо указание на редакцию словаря. Некоторые термины из словаря приведены ниже: — FAS (Free Alongside Ship) — свободно вдоль борта судна в ... (порт отгрузки). Продавец считает свои обязатель­ства выполненными, когда товар размещен вдоль борта судна на причале. С этого момента покупатель должен нести все расходы и риски утраты или повреждения товара. Термин используется только при перевозках морским или речным водным транспортом; — FOB (Free on Board) — свободно на борту в ... (порт отгрузки). Ответственность и риски переходят на покупателя с момента перехо­да товара через поручни судна в согласованном порту отгрузки. Тер­мин используется только при перевозках морским или речным вод­ным транспортом; — CIF (Cost Insurance Freight) — стоимость, страхование, фрахт оплачены до порта назначения. Термин используется только при пе­ревозках морским или речным водным транспортом; — CIFC (Cost Insurance Freight and Conibsion) — CIF и комиссия посредника; — DAF (Delivered At Frontier) — поставка на границе. Продавец считается выполнившим свои обязательства по поставке товара, про­шедшего таможенную очистку для вывоза с момента передачи его покупателю в условленном пункте на границе. Термин может быть использован для любого вида транспорта, однако преимущественно используется для железнодорожных и автомобильных перевозок. В коммерческом запросе используются следующие выражения: «Просим сообщить подробную информацию о ...»; «Просим Вас сообщить о возможности поставки ...»; «Просим сделать предложение на поставку ...» и др. Стандартный текст письма-запроса: «Концерн «ВАМИТ» специализируется на исследовании технологий сушки древесины. В связи с этим мы крайне заинтересованы в приобретении и монтаже сушильных камер производства российских предприятий. Просим Вас выслать рекламные проспекты и информацию о цене комплектов типовых проектов научно-технической документации на оборудование для сушки древесины». Ответ на письмо-запрос — ответное письмо потенциального продавца товаров (услуг) на запрос потенциального покупателя товаров (услуг). В случае, когда продавец готов выполнить все условия запроса, он может сразу выслать предложение на поставку. Однако для подготовки качественного предложения требуется время, поэтому рекомендуется сначала дать принципиальное согласие, а следующим письмом выслать предложе­ние. Ответом на коммерческий запрос может быть: — письмо-предложение (оферта), если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя; — письмо, информирующее о товаре (услугах), если покупатель запрашивал именно информацию о товаре; — отказ в рассмотрении запроса. В последнем случае этика деловых отношений требует, прежде всего, выра­зить благодарность за заказ, затем объяснить причины, по которым заказ не может быть принят и исполнен, например: «Благодарим Вас за запрос на поставку .... К сожалению, в связи с ... ваш заказ не может быть принят к рассмотрению (исполнен)»; «Благодарим Вас за запрос на поставку .... К сожалению, интересующий Вас товар может быть поставлен только на условиях ...»; «Благодарим Вас за запрос на поставку .... К сожалению, интересующий Вас товар может быть поставлен не ранее .... Просим сообщить Ваше согласие об изменении сроков поставки». Стандартный текст ответа на запрос: «Рассмотрев Ваш запрос о возможности поставки 2 000 мониторов ASUS VX239H в Екатеринбург в апреле 2014 года, подтверждаем готовность осуществить поставку данной продукции в заданные сроки». Письмо-предложение (презентационное письмо) — деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. В коммерческой деятельности такое письмо-предложение называется коммерческим предложением или офертой. Оферта может быть: • письменным подтверждением ранее достигнутой устной договоренности; • ответом на ранее присланный письмо-запрос; • самостоятельным предложением, являющимся инициативным документом. В этом случае оно выступает как рекламное письмо. В двух первых случаях предложение направляется в ответ на письмо-запрос ли­бо как результат предварительных договоренностей, поэтому оно не бывает инициативным. Соответственно в первой строке письма указывается мотивация отправки предложения. В коммерческом предложении гораздо больше обязательных элементов, чем в запросе. Сюда включаются данные об упаковке и маркировке, качестве, цене товара, цене поставки, стоимости всей партии, условиях платежа. Возможно представление сведений о ком­пенсации рисков в форс-мажорных обстоятельствах и условия об ар­битраже. В коммерческой деятельности различают предложения (оферты) свободные и твердые. Свободным называется предложение, от выполнения которо­го продавец может отказаться до заключения контракта; оно не связывает продавца обязательством продать товар. Информация о свободном предложении дается в первой строке текста (... делаем Вам предложение без обязательств с нашей стороны). Твердым является предложение, от выполнения которого продавец не в праве отказаться до определенного срока. Твердое предложение направляют конкретному покупателю с указанием существенных условий поставки (количества товара, качества, цены товара и т.д.). Твердое предложение связывает продавца обязательством продать предлагаемый товар тому, кому он его предлагает, поэтому обязательным элементом твердого предложения является указание в последней строке срока действия предложения, например: «Предложение действительно до ...». Неполучение ответа в установленный срок равносильно отказу принять предложение. Для создания качественного письма-предложения необходимо ориентироваться в следующих понятиях: — акцепт — принятие предложения на условиях продавца; — навалом — транспортировка габаритных грузов без упаковки; — наливом — транспортировка жидкостей в цистернах или танке­рах без упаковки; — насыпью — транспортировка сыпучих грузов без упаковки. Наиболее распространенные международные термины, опреде­ляющие условия платежа: — АСС/АСС (ACCOUNT/ACCOUNT) — со счета на счет; — В/С (Bill For Collection) — вексель на инкассо; — CBD (CASH BEFORE DELIVERY) — плата наличными до по­ставки товара; — CD (CASH AGAINST DOCUMENTS) — уплата наличными про­тив документов; — CIA (CASH IN ADVANCE) — предоплата наличными. Предложение партнеру содержит конкретную детальную информацию, так как следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров. Структура оферты может иметь следующий вид: Часть 1. Вступление: — приветствие; — обозначение причины составляемого письма. В этой части послания используют фразы: «На Ваш запрос сообщаем, что…»; «Мы рады, что Вы хотите наладить с нами деловые контакты»; «Мы с удовольствием посылаем Вам желаемые образцы и предлагаем…»; «Наш представитель, г-н N сообщим нам, что Вы проявляете интерес к нашим товарам…»; «Согласно Вашей просьбе…»; «Мы подтверждаем нашу договоренность и сообщаем, что можем поставить…»; «Наши деловые партнеры (N) сообщили нам, что Вы заинтересованы во включении в свой ассортимент наших продуктов…»; «Мы готовы поставлять Вам наши изделия, и поэтому для ознакомления высылаем наш последний каталог». Часть 2. Основная часть: — ответ на поставленные вопросы; — донесение смысла коммерческого предложения (акцент на исключительность товара, если производителей данного продукта мало; акцент на параметры, отличия товара, если производителей данного продукта много; акцент на особенности работы компании и предоставлении услуг, если производителей данного продукта очень много). Используемые фразы: «Мы готовы сделать Вам особое предложение»; «Предлагаем Вам ...»; «Предлагаем Вам твердо ...»; «В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам ...»; «В приложении направляем Вам наш каталог с новейшим прейскурантом»; «Наш подробный прейскурант убедит Вас в богатстве нашего ассортимента»; «Наше предложение действует до…»; «Цены включают упаковку и транспортные расходы»; «Мы поставляем на условиях…»; «Мы готовы предоставить Вам скидку….»; «Сообщите нам, пожалуйста, о согласии с пробной закупкой на испытание»; «При условии, что цены на сырье останутся неизменными…»; «Наша продукция высоко ценится за….». — дополнительные предложения (акцент на особое отношение к клиенту). Используемые фразы: «Чтобы облегчить Вам начало этой новой сделки, мы предоставим Вам скидку …% на наши цены в каталоге»; «Отличное качество нашей продукции завоевало много внимания к себе во всем мире»; «Обращаю Ваше внимание особенно на позиции...»; «Для Ваших целей лучше всего подойдет модель …»; «Позиции (товары), отмеченные в прейскуранте, я могу Вам порекомендовать особенно, так как они изготовлены…»; «Вы могли бы выгодно закупить большую партию…»; «Как Вы видите, наши цены конкурентоспособны»; «Мы уверены, что качество наших товаров будет соответствовать всем Вашим ожиданиям»; «На всю нашу продукцию мы даем … года гарантии»; «Наши товары тщательно проверяются, чтобы гарантировать качество»; «Мы были бы рады вступить с Вами в деловые отношения, и убеждены в том, что Вы сможете с успехом продавать нашу продукцию в Вашем магазине»; «Ваш первый заказ убедит Вас в том, что мы стремимся выполнять все пожелания заказчика с максимальной тщательностью». Часть 3. Заключительная: — высказывание благодарности за внимание и выражение надежды на сотрудничество. Используемые фразы: «Мы были бы очень рады вскоре получить от Вас заказ»; «Если у Вас будут вопросы по этому поводу, Вы можете нас найти по следующим телефонным номерам»; «Если Вам не подходит наше предложение, то мы будем благодарны Вам за то, что Вы ознакомите нас с причинами»; «По Вашему желанию охотно предоставим в Ваше распоряжение информацию об условиях поставки и оплаты»; «Мы будем рады Вашему заказу, и обещаем быстрое, аккуратное выполнение». Стандартный текст письма-предложения: «Предлагаем Вашему вниманию новый каталог, включающий полный ассортимент выпускаемой нашей фирмой мебели. Мы также направляем прейскурант, в котором предусмотрены значительные скидки нашим постоянным покупателям. Однако мы не можем долго сохранять эти скидки, поэтому рекомендуем оформить Ваш заказ в течение текущего месяца». Ответ на письмо-предложение — ответное письмо потенциального покупателя товаров (услуг) на предложение потенциального продавца товаров (услуг). Деловым этикетом предусматривается обязательный ответ на предложение даже в том случае, когда вы не можете его принять. Ответом на письмо-предложение может быть письмо, подтверждающее принятие предложения, или отказ. Покупатель может быть не согласен лишь с некоторыми условиями предло­жения, тогда он может направить продавцу встречное предложение, в результате возникает коммерческая переписка, в процессе которой стороны или приходят к соглашению по всем существенным условиям поставки, или отказываются от заключения сделки. В зависимости от ситуации в ответе на письмо-предложение могут использоваться следующие устойчивые обо­роты: «Благодарим Вас за сделанное предложение и сообщаем о готовности заключить сделку на...»; «Принимаем ваше предложение на ...»; «Подтверждаем свою готовность заключить сделку на ...»; «Благодарим Вас за предложение, однако, в настоящее время мы не заинтересованы в закупке данного товара». Стандартный текст ответа на письмо-предложение: «Благодарим за Ваше предложение дополнительно поставить трансформаторы тока для комплектации электрических щитов управления. Однако мы считаем названную Вами цену слушком высокой. Кроме того, условия платежа, к сожалению, для нас неприемлемы. Мы готовы вернуться к Вашим предложениям, если Вы сочтете возможным внести в них соответствующие изменения». Письмо-требование — деловое письмо, целью которого является побуждение контрагента выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются нарушения ранее принятых договоренностей. Письма-требования, как правило, имеют сложную структуру. В них приводятся условия договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагает­ся существо сложившейся ситуации, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств и указываются возможные санкции в случае невыполнения данных обязательств. Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть: «Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)...»; «Требуем выполнить взятые на себя обязательства...»; «Требуем незамедлительно выполнить ...» и т.д. Возможные санкции могут формулироваться следующим образом: «В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции ...»; «В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд»; «В противном случае мы не несем ответственности за последствия ...» и т.п. Претензионное (рекламационное) письмо — деловое письмо, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии и основания требований. Этот вид письма по назначению схож с письмом-требованием. Претензионному письму (рекламации) предшествует выявление несоответствия качества предоставленных товаров или услуг, установленным договором. Претензионное письмо составляется на бланке письма. Нормативных требований к оформлению претензий на уровне законодательства в настоящее время не существует. Но практикой выработаны следующие рекомендации по ее составлению и оформлению. Претензионное (рекламационное) письмо может включать следующие сведения: — основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между сто­ронами, гарантийное письмо); — суть, предмет претензии. Должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере (задержка, ненадлежащее качество и др.); — обоснованность претензии (ссылки на договоры, акты и др.), доказательства с указанием ссылки на нормативные документы, служащие основанием для удовлетворения претензии; — материальный и другие ущербы, понесенные вами; — действия партнера по претензии; конкретные требования составителя претензии (расторжение договора, возврат денежных средств, требование замены некачественного товара и т.д.) с указанием сроков удовлетворения этих требований; — ваши действия, если претензия не будет удовлетворена. Письмо должно содержать предупреждение о последующем обращении в судебные органы в случае, если претензия не будет удовлетворена. Каждый пункт рекламации рекомендуется оформлять отдельным абзацем. Для однозначной идентификации данного вида письма допускается обозначения вида письма на документе — ПРЕТЕНЗИЯ. Претензионное (рекламационное) письмо должно иметь заголовок к тексту, отражающий основные его требования, например, «Об уплате задолженности и неустойки» или содержать ссылку на договор, условия которого были нарушены, например, «О претензии по договору аренды от ________№ ____». Претензионное (рекламационное) письмо должно содержать отметку о наличии приложения с указанием всех прилагаемых документов, подтверждающих обоснованность претензии. В письме устанавливается срок рассмотрения данной претензии, который, однако, не определен законодательно и на практике составляет один месяц. Форма изложения текста должна быть максимально корректной для сохранения деловых отношений и репутации партнеров. Претензионные письма, как правило, направляются адресату заказным письмом с отдельной квитанцией и уведомлением о вручении. Данные документы сохраняются автором претензии для возможного предъявления в судебные органы. При составлении текста претензии в качестве основания для предъявления претензии используются следующие фразы: «Заявляем о рекламации на…»; «Направляем в Ваш адрес рекламацию...»; «Вынуждены предъявить Вам рекламацию в связи с...». «Направляем Вам претензию на …»; «Предъявляем Вам претензию (рекламацию в связи с …»; «Высылаем Вам акт экспертизы от … № …, из которого следует, что…»; «Наш заказчик предъявляет Вам претензию (рекламацию) в отношении качества…»; «Мы официально заявляем Вам рекламацию на…»; «Мы предъявляем претензию по качеству товаров…»; «На основании коммерческого акта мы предъявляем претензию к…»; «В соответствии с договором… Вами нарушен пункт №…»; «В партии товара, отгруженной… обнаружена недостача…»; «При приемке товара, поступившего (дата) по накладной № … была установлена недостача…»; «К нашему большому сожалению, сообщаем Вам, что…»; «К сожалению, мы должны сообщить Вам…»; «Согласно пункту 4 договора Вы должны поставить нам…». Для изложения требований используются фразы: «Мы намерены потребовать от Вашей стороны...»; «Имеем намерение просить Вас…»; «В соответствии с вышеизложенным просим Вас…». «В связи с вышеизложенным Вам начислен штраф за…» Для изложения содержания санкций пользуются выражениями: «В случае уклонения от принятия мер по урегулированию вопросов, отраженных в рекламации дело, будет передано в Арбитражный суд…»; «… в противном случае к Вам будут предъявлены штрафные санкции»; «В случае отказа выполнить изложенные в рекламации требования...»; «Отказ от выполнения обязательств по договору в связи с заявленной рекламацией…». Ответ на претензионное (рекламационное) письмо организация должна дать в установленный срок. В течение этого времени нужно письменно сообщить контрагенту об отклонении претензии или о принятии ее к рассмотрению. В случае, если претензия принимается к рассмотрению, сообщается срок принятия решения по претензии или конкретные меры по ее удовлетворению. В случае отклонения претензии излагаются причины отка­за со ссылкой на документы, которые могут его обосновать. Рекламное письмо — деловое письмо, предлагающие товары или услуги, стимулирую­щие интерес к товару и желание его приобрести. Условно рекламные письма можно разделить на две группы: — письма, предлагающие товары или услуги; — письма-презентации, содержащие сведения об организации. Кроме названных разновидностей, в рекламе широко используются информационные письма, проспекты, бюллетени, задача которых давать подробную, иногда детальную, информацию о товарах и услугах. Эти материалы не являются рекламными письмами, но вместе с ними выполняют рекламную функцию. Рекламные материалы, как правило, предоставляются по запросу заинтересованной стороны, которая первичную информацию об организации или товаре получила именно из рекламного письма или каким-либо иным способом. При составлении рекламных писем нужно соблюдать следующие правила: — рекламное письмо не должно быть длинным и составлять не более одной страницы; — рекламное письмо должно быть лаконичным, ясным, информативным; не следует детально описывать организацию и предлагаемые товары или услуги, но необходимо акцентировать только отличие вашей организации от других, ваши товары от товаров других поставщиков; — не подабает преувеличивать заслуги вашей организации, так как любую информацию всегда возможно проверить; — не следует навязывать предлагаемые товары или услуги; неоднократное повторение предложения, пусть и в разных вариантах, может оттолкнуть корреспондента; —рекламное письмо представляет вашу компанию, фирму, поэтому оно должно быть оформлено на бланке со всеми необходимыми для письма реквизитами. В случае, если письмо рекламирует товары или yслуги, его структура может быть следующей: 1. Обращение к адресату («Уважаемые господа!» или «Уважаемые коллеги!»). 2. Краткое представление организации и характера ее деятельности. 3. Представление продукта (товара) и перечисление его основных достоинств. 4. Перечисление дополнительных или сопутствующих условий. 5. Конкретное предложение о сотрудничестве (оптовая или розничная торговля, предложение услуг и т.п.). 6. Выражение готовности предоставить образцы товара, подробную информацию о то­варе или услугах и ответить на все вопросы, которые могут возникнуть у потенци­ального потребителя. 7. Стандартная фраза с выражением надежды на сотрудничество. 8. Подпись (должность, фамилия, инициалы). При случае, когда письмо представляет организацию, его структура может выглядеть следующим образом: 1. Обращение к адресату («Уважаемые господа!» или «Уважаемые коллеги!»). 2. Краткое представление организации и характера ее деятельности. 3. Описание основных направлений деятельности организации, ее преимуществ по сравнению с другими организациями, предлагающими аналогичные товары или услуги. 4. Конкретное предложение о сотрудничестве. 5. Выражение готовности предоставить любую интересующую информацию об организации и ответить на все вопросы. 6. Стандартная фраза с выражением надежды на сотрудничество. Для оказания более сильного воздействия на потенциального партнера, необходимо, чтобы письмо, рекламирующее товары и услуги, было подписано как минимум руководителем подразделения, а письма, представляющие организацию, руководителем организации или его заместителем. При оформлении рекламных писем нужно придерживаться общих правил оформления деловых писем, но для привлечения внимания к письму допустимо использовать более ши­рокий спектр оформления текста, таких как выделение наиболее важных фрагментов текста. Итак, современное управление требует от каждого менеджера и руководителя умения писать деловые тексты самой различной направленности. Это может быть как составление коммерческих писем и деловых предложений, так и оформление поздравительных писем и благодарностей. От написания некоторых из этих документов будет напрямую зависеть успех всей управленческой и коммерческой деятельности. В связи с этим практические письменные навыки разработки деловых писем независимо от тематической направленности текста требуются в ежедневной работе практически любому специалисту, включая менеджеров всех уровней, руководителей подразделений компании, специалистов по рекламе, персональным помощникам руководителей, а также всем офисным работникам. Резюме Каждый из справочно-информационных документов имеет четкую цель и особенности, связанные с его предполагаемым применением. Необходимо помнить, что правильно составленные и юридически грамотно оформленные справочно-информационные документы служат основанием для обоснованного принятия управленческих решений. Кроме того, знание динамики объема документооборота, одной из составляющих которого является документация справочно-информационного характера, — обязательный элемент аналитических исследований любого руководителя, который стремится к совершенствованию работы организации. Деловые (служебные) письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо — всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер, поэтому письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления. Контрольные вопросы 1. Для чего предназначена документация справочно-информационного характера? 2. Какие документы можно отнести к категории документов справочно-информационного характера? Их виды и назначение. 3. Что следует включать в отчет? 4. Кто отвечает за правильность подготовки справок? 5. Какие из справочно-информационных документов подлежат регистрации? 6. Служебные записки. Назначение и особенности оформления. 7. Что такое сводка и для чего применяется этот документ? 8. Кто отвечает за подготовку акта, и какие требования предъявляются к оформлению данного документа? 9. Справки, их разновидности. Требования, предъявляемые к справкам. 10. Каким документом регламентируется результат собрания трудового коллектива? 11. В чем заключаются функции докладных и объяснительных записок? 12. Разновидности объяснительных и докладных записок и требования, предъявляемые к ним. 13. Телефонограммы, область применения и требования к составлению и оформлению. 14. Протокол, его разновидности, порядок составления и оформления. 15. Каковы преимущества докладных записок как средства внутренней коммуникации? 16. Какие форматы бумаги и виды бланков используются для оформления документов справочно-информационного характера? 17. Каковы основные требования к тексту справочно-информационных документов? 18. Какие требования предъявляются к оформлению внешних докладных записок и внешних справок? 19. Служебные записки, их назначение и порядок составления. 20. Общие требования к тексту служебных документов. 21. Способы представления унифицированных текстов документов (анкеты, таблицы, трафаретные тексты). 22. Перечислите существующие виды деловых писем. 23. Какие виды писем относятся к коммерческой переписке? 24. На каких видах писем допустимо указывать наименование вида письма? 25. На каком из видов писем проставляется оттиск печати? Рекомендуемая литература 1. Андреева В. И. Делопроизводство : практ. пособие / В. И. Андреева. — 10-е. изд., перераб. и доп. — М. : Управление персоналом, 2005. 2. Она же. Делопроизводство : организация и ведение : учебно-методич. пособие для студентов ВУЗов / В. И. Андреева. — 3-е изд., перераб. и доп. — М.: КноРус, 2010. 3. Барихин А. Б. Делопроизводство и документооборот : практ. пособие / А. Б. Барихин. — 2-изд., перераб. и доп. — М. : Книжный мир, 2008. 4. Документоведение: учебник и практикум для академического бакалавриата / Л.А. Доронина, Е.В. Карпычева и др.М.: Издательство Юрайт. 2017. 4. Жданов А. А. Деловые письма и контракты на русском, английском, немецком языках / А. А. Жданов, И. Ф. Жданова. — 4-е изд. — М. : Филоматис : Омега-Л, 2010. 5. Карепина А. В. Искусство делового письма : законы, хитрости, инструменты / А. В. Карепина. — 4-е изд. — М. : Манн, Иванов и Фербер, 2013. 6. Кирсанова М. В. Деловая переписка : учеб.-практ. пособие / М. В. Кирсанова, Н. Н. Анодина, Ю. М. Аксенов. — 3-е изд. — М. : Инфра-М, 2006. 7. Корнеев И. К. Деловая переписка и образцы документов : учеб.-практ. пособие / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко. — М. : Проспект, 2009. 8. Рогожин М. Ю. Деловая переписка : [стилистика и оформление делового письма, письма негативного содержания, письма-просьбы, письма-извинения, письма-претензии, наиболее серьезные ошибки при подготовке деловых писем, SMS-сообщения, сообщения электронной почты, десять главных преимуществ своевременной подготовки писем] : [кратко, ясно, эффективно] / М. Ю. Рогожин. — М. : ГроссМедиа, 2007.