Документооборот

ЛЕКЦИЯ 2. Тема 7. ДОКУМЕНТООБОРОТ Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждается в продуманной организации. От оперативности обработки и движения документов зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому рациональной организации документооборота, скорости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание. Вся документация учреждения делится на три документопотока: – входящие (поступающие) документы; – исходящие (отправляемые) документы; – внутренние документы. Каждый документопоток имеет свои особенности в составе, количестве, обработке и движении. Количество документов всех потоков за год составляет объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. В целом она показывает загруженность всего управленческого аппарата, так как всем его работникам приходится иметь дело с документами. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией. В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы: – прием и первичная обработка документов; – предварительное рассмотрение и распределение документов; – регистрация; – контроль исполнения документов; – информационно-справочная работа; – исполнение документов и отправка. Схема организации работы с документами предприятия Прием входящих документов Составление проектов документов Направление документов на исполнение Согласование проекта документа Контроль за исполнением документов Передача в архив Дальнейшее использование Уничтожение Регистрация документов Отправка исходящих документов Подписание документов руководителем Исполнение документов Определение сроков хранения документов Формирование документов в дела Использование документов в справочноинформационной работе Рис.1 Схема организации работы с документами предприятия Регистрация документов – важнейший этап работы с ними. Регистрация придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль их исполнения и проведение справочной работы по документам. Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации – это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам организации. Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разработанный службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации. К нерегистрируемым документам, как правило, относят: рекламные и поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы се- минаров, совещаний и конференций, печатные издания, пакеты и письма с пометкой «лично», копии. Ручная карточная форма регистрации сегодня повсеместно заменяется регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма регистрационно-контрольной карточки (экранная форма РКК). При регистрации на ПЭВМ данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. Существует несколько систем регистрации документов: централизованная, децентрализованная, смешанная. Наиболее эффективной является централизованная система регистрации, когда все регистрационные операции осуществляются в одном отделе (канцелярии) или одним работником (секретарем-референтом). Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации. Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях). Смешанная система предполагает регистрацию части документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях), другая часть документов регистрируется централизованно. Подобная система приемлема в крупных организациях, ведомствах. Регистрация должна быть однократной, то есть зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно при перемещениях внутри предприятия. Отправка документов Обработка и отправка исходящих документов, так же как и обработка входящих, проводится централизованно – секретарем или в экспедиции (экспедитором). Получив документ к отправке, прежде всего проверяют правильность его оформления: наличие подписи; наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют) и номера; наличие заголовка; правильность адресования; если документ предназначен разовому корреспонденту, наличие адреса; наличие отметки об исполнителе; наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений. Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки. Все оформление документов, предназначенных к почтовому отправлению, проводится в соответствии с требованиями правил оказания услуг почтовой связи. В последние годы с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается. Номенклатура дел Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их учета и обеспечения сохранности. В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру дел научно-технические документы и печатные издания. Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии, вне зависимости от его специфики и организационно-правовой формы. Номенклатуру составляет секретарь-референт, делопроизводитель или архивист. Разделы номенклатуры соответствуют наименованиям структурных подразделений предприятия. Первым разделом номенклатуры является секретариат (дирекция, отдел ДОУ, общий отдел), ему присваивается индекс 1. Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов (2; 3 и т.д.). При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры дел могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов предприятия. Например: 1-й вариант 1. Документационное обеспечение управления. 2. Организация управления. 3. Финансирование, учет, отчетность. 4. Работа с кадрами. 2-й вариант 1. Генеральный директор. 2. Заместитель директора. 3. Коммерческий директор. Каждый раздел номенклатуры включает пять граф: 1. Индекс дела. 2. Заголовок дела. 3. Количество дел (частей, томов). 4. Срок хранения дела (тома, части) и № статьи по Перечню. 5. Примечания. В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он состоит из двух частей: обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. Во вторую графу вносятся названия заголовков дел. Заголовки дел отличаются краткостью и должны соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле. В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы – учредительные (учредительный договор, устав, положение и т.д.). После них указываются переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы учета или справочные картотеки. В течение года под одним названием, в зависимости от количества документов, может быть сформировано дело в нескольких томах. В третью графу в конце года вносятся сведения о количестве заведенных дел. Для каждого дела в графе четвертой по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000) определяется срок хранения со ссылкой на соответствующую статью Перечня. Пятая графа заполняется в течение года в том случае, если надо сделать отметки: об уничтожении дел; передаче дел в архив; о незавершенных дела; делах, переходящих на следующий год. Номенклатура дел должна быть одобрена ЦЭК (ЭК) учреждения. Номенклатуру дел подписывают секретарь, архивист и утверждает руководитель предприятия, организации. Если организация сдает документы на государственное хранение, ее номенклатура должна быть согласована с государственным архивом. Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежит составлению и согласованию заново. В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел. В итоговой записи отдельно, с учетом переходящих дел, подсчитывается количество дел постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет, временного хранения до 10 лет включительно. Формирование дел – группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. Нормативными документами, которыми необходимо пользоваться при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел, являются «Основные правила работы архивов организаций», «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Делом является совокупность документов (в отдельных случаях документ), сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам. Формирование дел проводится в соответствии с заголовками дел, предусмотренных номенклатурой. При большом объеме документов одного вида необходимо для оперативного поиска вводить другие признаки классификации, например: контракты разделить на дела, содержащие контракты о поставке стекла, контракты о поставке леса и т.п. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: – в дело помещаются документы, работа по которым завершена; – документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями; – документы различных сроков хранения формируются в разные дела; – документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело; – в дело включается один экземпляр документа; – каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.); – в дело формируются документы, как правило, одного года; – в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов; – документы внутри дела располагаются в обратной хронологической последовательности. Формирование дела начинается с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка-скоросшиватель. На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокращенное наименование, то лучше употребить его. Например: МГИУ, КГУ и т.п. Затем с новой строки пишется название структурного подразделения. Например: Бухгалтерия. Под названием структурного подразделения в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Например: Дело № 02-12, где 02 означает индекс структурного подразделения, а 12 – порядковый номер дела по номенклатуре. Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из номенклатуры. Внизу обложки дела указывается срок хранения. Внутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном порядке, но возможны сочетания и комбинации. Подготовка документов к передаче на архивное хранение Значение и практическая ценность документов предприятия, организации различны, различны и сроки их хранения. Для долговременного хранения документов создается архив предприятия, организации. В задачи архива входят: – прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством; – информационно-справочная работа по архивным документам предприятия; – организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства. Оптимальный срок использования документов в делопроизводстве – 3 года. В некоторых организациях, учреждениях этот срок сократили до 1 года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения. Эта работа выполняется в соответствии с требованиями «Основных правил работы ведомственных архивов». Обработка дел для хранения включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел; составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их заседания протоколируются. Весь комплекс документов организации делится на три группы: – документация, наиболее полно отражающая деятельность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению основных функций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы заседаний, собраний, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению; – оперативная документация, содержащая сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и сбыту, административнохозяйственным вопросам и т.д.). Документы этой категории имеют временные сроки хранения; – документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, личные дела, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т.п.). Документы этой категории имеют долговременные сроки хранения. Определение сроков хранения конкретных документов производится в основном по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000), а также «Перечню управленческих документов постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций» (М., 1996), по отраслевым перечням (образования, здравоохранения, банковского дела и т.д.). По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, ЭК выносит самостоятельное заключение о продолжительности их хранения, учитывая важность документов. В результате работы ЭК документы подразделяются на три группы: – предназначенные для архивного хранения; – подлежащие уничтожению; – необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве. Дела с постоянными и долговременными сроками хранения готовятся к сдаче в архив учреждения. На них составляются описи (опись №1 дел постоянного хранения и опись №2 дел личного состава). На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляются акты. Формы описей и акта типизированы, составляются они в соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций». ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ Конфиденциальный (от лат. confidential – доверие) – доверительный, секретный. Конфиденциальные документы – это документы ограниченного доступа. Информация, содержащаяся в них, к государственной тайне не относится. Конфиденциальность означает ограничение, которое накладывает собственник информации на доступ к ней других лиц. Коммерческая ценность информации в основном сохраняется недолго. После официального опубликования информации, после выработки кем-то такой же идеи или хищения информация теряет конфиденциальность. В таких случаях с документов снимают гриф конфиденциальности. Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 утвержден перечень сведений конфиденциального характера. Этот перечень включает: 1. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях. 2. Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства. 3. Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (служебная тайна). 4. Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.). 5. Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (коммерческая тайна). 6. Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них (научная и промышленная тайна). Сведения, относящиеся к коммерческой тайне Коммерческая тайна (КТ) – научно-техническая, коммерческая, организационная или иная используемая в предпринимательской деятельности информация, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью в силу того, что она не является общеизвестной и не может быть легко получена законным образом други- ми лицами в целях извлечения экономической выгоды от ее разглашения или использования. К коммерческой тайне относятся прежде всего идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать. Условия, при которых информация предприятия может быть отнесена к КТ, перечислены в ст. 139 части 1 Гражданского кодекса РФ. К ним относятся: действительная или потенциальная ценность информации в силу неизвестности ее третьим лицам; отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании; принятие обладателем информации необходимых мер к охране ее конфиденциальности. Обеспечение сохранности конфиденциальной информации коммерческого предприятия требует: во-первых, определения сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, а во-вторых, обеспечения порядка их защиты. Если эти условия не будут выполнены, то у предприятия не будет законных оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу сведений, составляющих коммерческую тайну (в дальнейшем – КТ). Сведения, относящиеся к коммерческой тайне фирмы, можно условно разделить на два крупных блока: научно-техническая информация и деловая информация. Научно-техническая информация включает следующие сведения: – о конструкциях машин и оборудования, чертежи, схемы; – об используемых материалах; – о методах и способах производства (особенно сведения о вновь разрабатываемых изделиях); – о новых технологиях, направлениях модернизации известных технологий, процессов и оборудования; – о программном обеспечении ПК, паролях, ключах, кодах и процедурах доступа к информации; – об организации системы безопасности предприятия. Деловая информация включает следующие сведения: – о финансовой стороне деятельности предприятия (промежуточные финансовые отчеты, первичные бухгалтерские документы, задолженность, кредиты и т.п.); – о наиболее выгодных формах использования денежных средств, ценных бумаг, акций; – о размере прибыли, себестоимости произведенной продукции; – планы развития предприятия; – планы и объемы реализации продукции (планы маркетинга, данные о характере и объеме торговых операций, уровнях цен, наличии товаров); – анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность экспорта и импорта, предполагаемое время выхода на рынок; – планы рекламной деятельности; – списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов, сведения о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении, проводимых операциях и объемах, условиях действующих и заключаемых контрактов; – структура и методы управления, связи внутри фирмы и вне ее, распределение обязанностей и их содержание; – кадровый состав и его формирование; – сведения из деловой переписки. Информация, не являющаяся коммерческой тайной: – содержащаяся в учредительных документах и документах, дающих право заниматься коммерческой деятельностью; – содержащаяся в годовых отчетах, бухгалтерских балансах и других формах бухгалтерской отчетности; – связанная с исчислением и уплатой налогов и других платежей в бюджет; – по задолженности работодателей по зарплате и другим социальным выплатам; – о наличии свободных рабочих мест; – связанная с соблюдением экологического и антимонопольного законодательства; – по обеспечению безопасных условий труда. Защита документов, содержащих коммерческую тайну Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны, состоит в том, чтобы предотвратить ее утечку, овладение ею конкурентами. Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя: разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к КТ; ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ; веде- ние делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих КТ; использование организационных, технических и иных средств защиты КТ; осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ. Те сотрудники фирмы, которые получают доступ к конфиденциальной информации, должны подписать индивидуальное письменное обязательство о неразглашении КТ. Этот документ включает следующие обязательства: не разглашать сведения, составляющие КТ, которые будут доверены или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение определенного срока после увольнения из фирмы; соблюдать доведенные до сведения сотрудника требования по защите КТ; не использовать сведения, составляющие КТ, без согласия ее владельца; не иметь никаких обязательств перед другими лицами и предприятиями. Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном или личном деле работника не менее 5 лет после его увольнения. Руководитель фирмы издает приказ, которым утверждается список должностных лиц, имеющих доступ к конфиденциальной информации, «Перечень сведений, содержащих КТ предприятия», порядок осуществления мер по охране этой информации; утверждает правила работы с документами, имеющими гриф КТ. В перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, могут быть включены: сведения о размере кредитов, которые взяла или собирается взять фирма; об объеме производства продукции (в месяц, квартал, год); список фирм-контрагентов; сведения о распределении прибыли; сведения о целях, задачах и тактике переговоров с деловыми партнерами, условиях коммерческих контрактов, платежей, услуг; сведения о степени заинтересованности в приобретении товаров или услуг; сведения о персонале предприятия (характере, репутации), заработной плате; сведения о регионах сбыта продукции; направлениях маркетинговых исследований предприятия. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны предприятия. Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф ограничения доступа в правом верхнем углу первого листа документа с указанием номера экземпляра, например: Конфиденциально Экз. № 1 или КТ Экз. № 1 Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законом. В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т.п. Например, если КТ является результатом совместной деятельности с другими предприятиями, то необходимость ее сохранения должна быть отражена в контракте. В случае отсутствия грифа КТ и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документами. На документе с грифом КТ указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «Подпись» и «Отметка об исполнении»). Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземпляре, который подшивается в дело. На обороте листа документа, имеющего гриф «Конфиденциально», руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено работать с этим документом. Фамилии должностных лиц, имеющих доступ к документу, могут указываться также в резолюции. Печатание документов с грифом КТ производится централизованно, в специально отведенном помещении, исключающем доступ посторонних лиц. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на документе. Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в Журнале регистрации документов с грифом КТ. Все поступающие (входящие) документы с грифом КТ принимаются и вскрываются работником, имеющим право работы с конфиденциальными документами. В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом КТ составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю. Примечания Исполнитель Количество листов и экземпляров Краткое содержание (заголовок) Откуда поступил или куда отправлен Дата и номер документа (для входящих документов) Дата регистрации и номер документа (для исходящих документов) Форма журнала регистрации документов с грифом КТ Документы, имеющие гриф КТ, формируются в отдельное дело (или дела). На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф КТ. На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем. Хранятся такие дела в сейфе. Выдача и возврат документов с грифом КТ должно своевременно отражаться в Журнале учета выдачи документов с грифом КТ. Примечания Отметка о возврате (подпись и дата) Подпись o получении документа Кому выдано (ф.и.о.) Количество экземпляров Количество листов Краткое содержание (заголовок) Дата выдачи Индекс документа Форма журнала учета выдачи документов с грифом КТ Передача документов и дел другим работникам предприятия, имеющим допуск к этим документам, производится только через секретаря-референта с обязательной записью в журнале. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом КТ из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в Журнале регистрации документов с грифом КТ. Документы с грифом КТ запрещается выносить из офиса (вынос допускается в исключительных случаях, с разрешения руководителя). Документы с грифом КТ при необходимости копируются, но только с разрешения руководителя и в присутствии сотрудника, ответственного за эти документы. Все дела с грифом КТ, журналы (картотеки) учета документов с конфиденциальной информацией в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия. По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняет следующие работы: проверяет наличие всех документов с грифом КТ; отбирает документы с грифом КТ для архивного хранения; отбирает документы с грифом КТ для уничтожения. Проверка наличия документов с грифом КТ по решению руководства предприятия может производиться с другой периодичностью, например, по окончании каждого квартала. На утерянные документы, после того как розыск их не принес положительных результатов, составляется акт. В Журнал регистрации документов с грифом КТ вносятся соответствующие отметки об утрате. При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом КТ, производится проверка числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем. При прекращении трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к конфиденциальной информации, обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен Трудовым контрактом. При передаче дел в архив на документы с грифом КТ составляется отдельная опись, на документы, выделенные к уничтожению, отдельный акт. Тема 8. «Компьютерные технологии документационного обеспечения управления» На фоне широкого внедрения информационных и телекоммуникационных технологий в российских организациях, как государственных, так и коммерческих, ощущается серьезный интерес к автоматизации подготовки и работы с документами и внедрения компьютерных технологий ДОУ. Свидетельством этого является бурный рост российского рынка таких технологий и систем управления документами (СУД). Это подтверждается составом работ по федеральной программе «Электронная Россия» и по аналогичным региональным программам. Однако внедрение электронного документооборота требует решения не столько технологических, сколько организационных и правовых проблем, причем в основном эволюционным путем. Очевидно, что бумажные и электронные документы будут сосуществовать на равных еще значительное время, поэтому используемые в организациях СУД должны обеспечивать поддержку как электронного, так и традиционного (бумажного, фото, кино и прочего) документооборота и процесс рационального перехода от одного к другому. Организация государственного управления в России всегда была проблемой — огромная страна, высокая цена управленческих решений и громоздкий аппарат управления, требовали создания некой системы, сводившей к минимуму последствия неэффективных и нерациональных решений. Строилась она на разделении функций содержательного исполнения документов и контроля исполнения. Контроль над движением и исполнением документов был возложен на специальных людей — делопроизводителей, фиксировавших сведения о входящих, исходящих и внутренних документах, резолюциях (поручениях) по документам и их выполнении, а также движение (передачу) и архивирование документов внутри организации. Основой технологии такой системы являются: • инструкция по делопроизводству; • номенклатура дел; • регистрационная карточка (РК) документа; • картотеки, объединяющие наборы РК; • журналы передачи документов; • контрольные карточки. При поступлении официального документа в организацию обеспечиваются его приемка и контроль, регистрация (в журнале или РК) и наложение резолюции, заполнение контрольной карточки (при необходимости) и передача на исполнение должностному лицу (или лицам). Поэтому должностное лицо может получить сведения о том, какие документы у него находятся на исполнении, по каким подходят сроки исполнения и др. При исполнении документа (когда все поручения по нему выполнены) он направляется в дело, а затем его РК и сам документ помещаются в архив. Регламентация такой системы через инструкции и стандарты сделала возможной и относительно несложной ее автоматизацию, т.е. переход к соответствующим компьютерным технологиям и базам данных. Правда, здесь возникали правовые и организационные коллизии в связи с необходимостью управления правами доступа к информации о документах, что делало проблематичным непосредственное использование западных СУД (даже если не учитывать их баснословную стоимость). В результате в 1990-е годы прошлого века появилось довольно много российских систем разной степени сложности, обеспечивающих описанную выше функциональность — от простейших картотек до достаточно развитых продуктов, близких к коробочным (Золушка, Дело-96 и др.), а также целый комплекс надстроек над Lotus Notes. Все они с той или иной степенью полноты обеспечивали процессы регистрации документов, учета резолюций, контроль исполнения, поиск документов по различным реквизитам, генерацию всякого рода отчетов и др. Наиболее продвинутые системы также позволяли организовывать учет движения бумажных документов. Таким образом, системы автоматизации делопроизводства предназначались для поддержки деятельности делопроизводственного персонала, а не должностных лиц, и обеспечивали работу с РК документов, а не с самими документами. Отметим, что такие системы актуальны и сейчас. Вместе с тем компьютерные технологии ДОУ должны обеспечивать: • поддержку работы не только персонала службы ДОУ, но и должностных лиц; • возможность прикрепления к РГ файлов документов; • возможность расширения состава атрибутов в РК для специальных типов документов; • поддержку коллективной работы над документами и их предварительного рассмотрения при визировании; • возможность поиска по текстам документов; • возможность использования шаблонов документов, конструирования текстов из устоявшихся оборотов, получения доступа к регламентирующим документам (нормативным правовым актам и техническим нормативным правовым актам). Применимы следующие подходы к формированию файлов документов: • документы можно получать в виде файлов непосредственно от исполнителей и авторов; • документы можно сканировать на входе, а дальше работать с их электронными образами; • документы можно получать из соответствующих информационных фондов (информационных систем, баз данных, сайтов, порталов). Первый подход можно использовать, когда между организациями имеется интенсивный документопоток и когда установлены соответствующие договорные отношения. Такой подход применим для документооборота между головной организацией и ее удаленными структурами или подчиненными организациями. В этом случае по оговоренному протоколу (обычно по электронной почте) пересылаются как РК документа (для упрощения регистрации), так и сам файл документа. Для надежности документ и его РК часто шифруется и (или) подписывается ЭЦП. Бумажный оригинал отправляется по обычной почте. Таким образом, сформировался класс технологий, которые можно назвать бумажно-электронными, когда практически вся работа внутри организации идет с файлами документов в рамках некой автоматизированной системы. Бумажные документы в такой технологии зачастую сканируют сразу при регистрации, и дальше работают с электронной версией (в виде файла изображения — распознавать его до текста, как правило, необходимости не возникает). Сам оригинал при этом помещается в дело и больше не используется. Внедрение такой технологии позволяет • ускорить движение документов по организации; • гарантировать своевременное рассмотрение документов; • обеспечить эффективный контроль исполнения документов; • повысить эффективность работы, как отдельных чиновников, так и организации в целом; • снизить издержки на размножение, передачу и хранение копий бумажных документов; • предоставить исполнителям документов возможность использования максимально полной документационной базы. Но бумажные оригиналы в такой технологии продолжают существовать — они по-прежнему распечатываются, подписываются, рассылаются, занимают место и потребляют ресурсы. Когда рабочие места всех сотрудников автоматизированы и внедрена бумажно-электронная технология, возникает потребность в дальнейшем совершенствовании и отказе от бумажных оригиналов, по крайней мере для тех документов, жизненный цикл которых проходит в организации (внутренних документов). Но даже тут возникает ряд как технологических (наличие и применение ЭЦП, их количество, наличие и использование удостоверяющих центров, информационная безопасность и защита информации), так и юридических вопросов (юридическая сила и доказательность электронных документов, их официальный статус, представление электронных документов проверяющим органам). Учитывая это, система электронного документооборота должна обеспечивать: • хранение в системе и пересылку файлов документов, подписанных ЭЦП; • наличие у должностных лиц ЭЦП; • подготовку электронных документов, включающую необходимые процедуры «электронного» визирования и подписания; • придание электронным документам статуса официальных документов. • Электронный документооборот. Электронные административные регламенты Механизмом реализации управленческих функций являются соответствующая управленческая технология (процесс выполнения конкретной функции) или административный регламент. Например, большое количество задач — стимулирование тех или иных отраслей науки и производства, экспорта или импорта тех или иных товаров, развитие малого бизнеса и т.д. — может быть реализовано с помощью функции «выдача налоговой льготы». Безусловно, есть задачи, для реализации которых у государства есть несколько механизмов, и несколько функций может быть задействовано для решения одной и той же задачи. Одна и та же функция — «выдача лицензии» — может использоваться разными ведомствами для решения разных задач: развитие системы образования или развитие туризма. Осуществление функции (предоставление услуги) зачастую требует выполнения целого комплекса связанных между собой регламентов (деловых процессов), т.е. Функция = ∑ административных регламентов (процессов). Под административным регламентом (процессом) понимается совокупность действий, которая характеризуется следующими свойствами: • наличие специфической цели; • выполнение действий группами сотрудников с использованием других объектов (формальные правила, информационные технологии, материальные и финансовые ресурсы); • выполнение действий над какими-то документами; • наличие нормативных правовых актов и технических нормативных правовых актов, характеризующих штатные проблемные ситуации и соответствующие действия в широком организационном контексте. Описанная управленческая логика определяет состав работ, которые должны быть централизовано инициированы, и необходимую инфраструктуру для выполнения координирующей роли, связанной с технологиями «электронного правительства»: • разработка единой архитектуры электронных административных регламентов (ЭАР) (рис. 4.1); • разработка перечня общих сервисов, таких как центральный правительственный портал, система управления контентом, сервер электронных форм и др., реализации сервисов «электронного правительства»; • разработка технологий создания государственных репозитари-ев услуг, среды создания государственных услуг и среды исполнения (реализации) услуг; • разработка национального языка RusGovML — XML-стандарта на государственные документы, описание государственных услуг и регламентов (процессов); • инициализация проекта разработки «Единой ИКТ архитектуры» как единой методики электронного правительства в ее увязке с административной реформой; • разработка практических руководств по созданию «электронного правительства» (аналог немецкого e-Government Manual), которые бы использовались всеми органами государственной власти; • разработка комплексной государственной программы реализации реальных государственных функций и услуг и централизованных, базовых компонентов электронного правительства, выделение затрат на ИКТ отдельной строкой бюджетной классификации. Рис.4.1. Единая схема ЭАР ЭАР характеризует качественно новые методы использования электронных документов в ДОУ, основанные на формальных инструментах описания деловых процессов и измеряемых параметрах этих процессов. Это повысит управляемость организаций, обеспечит рационализацию электронного документаоборота, четкость резолюций и простоту контроля исполнения документов. Модели электронного документооборота Как и в любой другой сфере деятельности, использование ЭД вызвало появление на рынке различных программных продуктов, предназначенных для компьютеризации технологий ДОУ. Описания различных возможностей конкретных программных комплексов, поддерживающих реализацию электронного документооборота и СУД, постоянно встречаются на сайтах Интернета и станицах всевозможных изданий (учебников, пособий, монографий, журналов). Тем не менее достаточно часто можно наблюдать примеры неэффективной работы систем электронного документооборота, во многом определяемой неподготовленностью организаций, функциональной неполнотой программ и слабыми внедренческими стратегиями разработчиков. Проводя в жизнь программу компьютеризации делопроизводства, очень важно понимать, какого уровня уже достигла организация в рамках национальной системы документооборота. При этом совершенно несущественно, как планируется вести или как уже реализован документооборот: вручную или с помощью компьютеров и мощных зарубежных либо отечественных разработок — на первом месте должно быть упорядочение деловых процессов. Отсутствие или игнорирование функциональных и технологических моделей документооборота неминуемо приведет к возникновению новых вопросов, оставив старые проблемы нерешенными. Кроме собственно деловых процессов важен еще регламент работы с документами в рамках этих процессов. Реальные сроки подготовки документов, параллелизм выполнения поручений, оправданный технологически, контроль прохождения и жизненного цикла электронных документов, оправданные объемы их тиражирования и рассылки, ведение организационно-технологической документации могут существенно упростить процесс ДОУ и работу управленческого персонала. Унификация и стандартизация требований к документам, формирование шаблонов электронных документов и помощь в соблюдении регламента работы с документами для каждого сотрудника вполне достижимы при внедрении СУД. Однако глобальной целью эффективного документооборота должно быть обеспечение рационализации работы с документами не только внутри организации, но во взаимодействии с другими организациями, СУД и информационными системами. Различные модели эффективного управления предназначены для решения различных ПС. В связи с этим выделяется два уровня решения управленческих задач: • функциональный (совокупность задач, которые решает организация для успешного функционирования). Функции относятся к области запаса декларативных знаний организации; • процессный (реализация функций организации во времени, последовательности, взаимодействии и возможных вариациях). Процессы относятся к области запаса процедурных знаний организации (рис. 4.2). Аналогичного подхода придерживаются и разработчики распространенных методик моделирования деятельности организаций, например IDEF или ARIS, разделяя процессы и функции. Идентификация процессов в организации является одним из базисов как для проектирования системы документооборота, так и управления организацией и предприятием в целом. Под процессом понимается последовательность целенаправленных действий, необходимых для разрешения ПС, периодически предпринимаемых структурными или функциональными подразделениями, измеряемых при помощи показателей (времени, ресурсов, затрат). Рис. 4.2 Запас процедурных знаний организации. Следующим уровнем проектирования систем документационно-го обеспечения управления является декомпозиция управленческих задач. Под управленческой задачей понимается совокупность ПС, подлежащих решению для достижения организацией своих целей. Ни одна из моделей документационного обеспечения не делает систему управления эффективной, однако они дают возможность повысить эффективность решения управленческих задач. Разделение задач позволяет явно сформулировать последовательность действий подразделений, сотрудников организации для разрешения конкретных ПС. Выделяют вертикальный и горизонтальный уровни разделения задач. 1. Вертикальный уровень позволяет определить типы и этапы работ. Например, маркетинг разделяют на изучение рынков, анализ продаж, построение прогноза продаж и т.п. 2. Горизонтальный уровень позволяет сегментировать деятельность организации по этапам и элементам. Например, маркетинг или закупки можно разбить по регионам, или по продуктам, или по ключевым клиентам. Проектирование систем ДОУ должно начинаться с определения того, что должно быть реализовано, т.е. с содержательной части. Вторым этапом становится практическая часть, в которой упор делается на то, как должна быть реализована система документаци-онного обеспечения. Таким образом, идентификация функций, процессов и задач является базисом для построения эффективной системы ДОУ. Важным аспектом, предшествующим проектированию эффективной системы ДОУ, является стандартизация деятельности организации. Вопрос сертификации деятельности по стандартам ISO сегодня является актуальным вопросом для многих. Стандартизация позволяет привести деятельность компании в соответствие с широко распространенными требованиями к качеству, деятельность всех подразделений — к единым требованиям. В органах государственного управления существуют единые формы отчетности, и стандартизация деятельности всех подразделений позволяет упростить процесс подготовки консолидированной отчетности и внутренний аудит организаций. Стандартизацию принято подразделять на ряд уровней: 1) стандартизация «по входу», когда стандартизуется только уровень исполнителей, что характерно для, скажем, юридических, стратегических или инновационных служб предприятия; 2) стандартизация «по выходу», когда стандартизуется результат деятельности организационной единицы или должностной позиции; 3) стандартизация «по процессу», позволяющая определить инструкции для отдельных исполнителей относительно регламента поведения для разрешения типовых ПС. Одним из эффективных способов управления на основе процессов является теория координации, позволяющая определить альтернативные пути развития процессов и решения управленческих задач. Сотрудники организации сталкиваются с проблемами координации, появляющимися в результате возникновения нетипичных ПС. Важным достоинством теории координации является возможность конструировать последовательности с применением методов координации. Функции и процессы, аналогичные по сути, могут быть заложены в деятельность различных структурных подразделений организации. Уровень компетенции различных сотрудников может требовать большего или меньшего уровня документационного обеспечения, необходимого и достаточного для разрешения ПС. Выбор конкретной структурной единицы, способной быстро и качественно разрешить ПС с привлечением минимального уровня ИР, является заслугой оптимальной системы координации внутри организации. Следующим моментом, который зависит от выбора оптимального уровня координации, является управление зависимостями. Например, как результат координации могут формироваться механизмы управления ДОУ; маршрут документа может выстраиваться: • на основе личного выбора руководителя из всех сотрудников, с учетом их личной компетенции; • на основе случайного выбора руководителя; • на основе «рынка труда» внутри организации (т.е. из числа свободных в настоящий момент сотрудников). Организации, имеющие идентичные функции, одинаковые процессы и единые стандарты, могут использовать различные системы ДОУ из-за разных подходов к координации деятельности подразделений отдельных сотрудников. Кроме того, с применением теории координации появляется возможность включать альтернативные процессы, которые позволяют произвести эффективный реинжиниринг процессов. Последним концептуальным вопросом является выстраивание специализаций. Иерархия специализаций организует объекты от наиболее общих до наиболее уникальных. Для выполнения идентичных операций существуют различные методы, сходные по сути, но разные по содержанию. Введение специализаций позволяет более точно описать процессы с учетом их узкой специфики. Стандарты и инструменты моделирования процессов. Согласно приведенной статистике значительное число организаций привлекали специалистов для идентификации бизнес-процессов. На этом этапе необходимо явно описать функции и процессы, а также определить взаимодействия между элементами организационно-функциональной структуры (рис. 4.3). Существуют три варианта такого описания: 1) текстовое описание: как правило, описание всех процессов на крупном предприятии, сделанное в текстовой форме, сложно для восприятия, ошибки и неточности сложны для выявления; 2) формальное описание: к текстовому описанию добавляются внутренние формы или процесс описывается посредством отдельных документов (инструкций, схем, распорядков); Рис. 4.3 Организационно-функциональная структура. Совершенствование документационного обеспечения управления на основе моделирования деловых процессов 3) графическое описание: описание производится посредством диаграмм процессов, деревьев структур данных и т.п. Существуют различные стандарты и средства графического описания процессов. В любой организации имеется значительное число целей, достижение которых может производиться как последовательно, так и параллельно. Функции и процессы, которые при этом используются, зачастую противоречивы. Для их описания применяют технологии инжиниринга, а для оптимизации — технологии реинжиниринга процессов. Эти технологии позволяют управлять развитием организации на основе сквозного управления потоками работ (workflow), которые рассматриваются как совокупность материальных, финансовых, информационных потоков, проходящих по взаимосвязанным подразделениям предприятия независимо от организационной структуры последнего. Современные стандарты и средства проектирования и анализа процессов позволяют построить, описать, проанализировать и оптимизировать процессную модель организации. Такой подход дает возможность оперативно вносить изменения в информационную систему организации, а также во взаимосвязанные процессы в смежных подразделениях других организаций. Таким образом, моделирование процессов или реинжиниринг существующей процессной модели, как правило, проводится в следующих случаях: • подготовка и внедрение организационных изменений в организации; • разработка стратегии развития бизнеса на основе системы сбалансированных показателей (Balanced Scorecard) и ключевых показателей результативности (Key Performance Indicators); • анализ и оптимизация бизнес-процессов; • пооперационно-стоимостной анализ бизнес-процессов и управление издержками; • управление операционными рисками; • внедрение систем управления качеством; • внедрение систем документационного обеспечения управления и информационных систем класса ERP; • подготовка к сертификации по управлению качеством; • редокументирование внедренных информационных систем; • мониторинг работающих бизнес-процессов; • регламентация работы. Таким образом, на основе стандартов и методологий моделирования и анализа процессов организации с применением современных CASE-средств можно решать следующие основные задачи, стоящие перед системой ДОУ организацией: • идентификация текущих функций процессов в организации, включая сложные процессы; • создание комплексной модели процессов организации с учетом координации и специализации структурных единиц; • осуществление декомпозиции процессов с целью оптимизации достижения целей организации; • реинжиниринг процессов для оптимизации деятельности организации. Действия на основе построенной модели по оптимизации информационных систем организации и ДОУ подразумевают комплекс мероприятий, которые требуют использования следующих методов: • процессного подхода; • концепции контроллинга; • учета и анализа на основе центров ответственности; • планирования и бюджетирования; • реинжиниринга бизнес-процессов; • управления качеством; • комплексной интегрированной системы управления; • параллельного проектирования и разработки технологических процессов с использованием инструментальных средств поддержки систем управления предприятиями. Комплексные решения по реорганизации предприятий всегда являются сложными. Для решения задач моделирования сложных систем существуют методологии и стандарты. В качестве средств компьютерной поддержки деятельности аналитиков в области структурного анализа, идентификации и моделирования процессов организации используют CASE-системы. Архитектура большинства CASEсистем базируется на схеме «методология — модель — нотация — средства». Под методологией структурного анализа понимают методы и средства для исследования структуры и деятельности организации. Она определяет основные принципы и приемы использования моделей. Модель — это совокупность символов (математических, графических и т.п.), которая адекватно описывает некоторые свойства моделируемого объекта и отношения между ними. Нотации — система условных обозначений, принятая в конкретной модели. Средства — аппаратное и программное обеспечение, реализующее выбранную методологию, в том числе построение соответствующих моделей с принятой для них нотацией. Такие системы позволяют автоматизировать построение моделей на основе идентифицированных процессов организации. Такие модели должны отражать: функции, которые должна выполнять система; процессы, которые обеспечивают выполнение функций; данные и отношения между данными, которые необходимы для выполнения функций; организационные структуры, которые обеспечивают выполнение функций; материальные и информационные потоки, возникающие в ходе выполнения функций. Несмотря на достаточно широкий спектр используемых методов и диаграммных техник, большинство методологий базируется на следующей классической совокупности. SADT (structured analysis and design technique) — технология структурного анализа и проектирования. В SADT-моделях используются как естественный, так и графический языки. Для передачи информации о конкретной системе источником естественного языка служат люди, описывающие систему, а источником графического языка — сама методология SADT. В дальнейшем вы увидите, что графический язык SADT обеспечивает структуру и точную семантику естественному языку модели. Графический язык SADT организует естественный язык вполне определенным и однозначным образом, за счет чего SADT и позволяет описывать системы, которые до недавнего времени не поддавались адекватному представлению. С точки зрения SADT модель может быть сосредоточена либо на функциях системы, либо на ее объектах. SADTмодели, ориентированные на функции, принято называть функциональными моделями, а ориентированные на объекты системы — моделями данных, функциональная модель представляет с требуемой степенью детализации систему функций, которые, в свою очередь, отражают свои взаимоотношения через объекты системы. Модели данных дуальны к функциональным моделям и представляют собой подробное описание объектов системы, связанных системными функциями. Полная методология SADT поддерживает создание множества моделей для более точного описания сложной системы. DFD (data flow diagrams) — диаграммы потоков данных. DFD представляет модульную систему в виде работ, связанных между собой. DFD описывает функции обработки информации (работы), документы, объекты, сотрудников или отделы, которые участвуют в обработке информации, внешние ссылки, которые обеспечивают интерфейс с внешними объектами, находящимися за границами моделируемой системы, таблицы для хранения документов. Связи в DFD показывают, как объекты (включая данные, информацию, знания) двигаются от одной работы к другой. Это представление потоков совместно с хранилищами данных и внешними сущностями делает модели DFD более похожими на физические характеристики системы — движение объектов, хранение объектов, поставка и распространение объектов в отличие от IDEF0, где система рассматривается как взаимосвязанные работы. DFD рассматривает систему как совокупность предметов. Контекстная диаграмма часто включает работы и внешние ссылки. Работы обычно именуются по названию системы, например «Система обработки информации». Включение внешних ссылок в контекстную диаграмму не отменяет требования методологии четко определить цель, область и единую точку зрения на моделируемую систему. STD (state transition diagrams) — диаграммы перехода состояний для проектирования систем реального времени. Наиболее часто спецификации управления формализуются с помощью диаграмм переходов состояний, позволяющих задавать состояния различных объектов системы. Например, лицевой счет может иметь состояния «открыт», «закрыт», «заблокирован». Такие диаграммы позволяют описать условия переходов из одного состояния в другое. При этом становится возможным отображать как внешние по отношению к системе, так и внутренние, возникающие в самой системе состояния, а также совершаемые при переходах действия. ERD (entity-relationship diagrams) — диаграммы «сущность-связь» предназначены для разработки моделей данных и обеспечивают стандартный способ определения данных и отношений между ними. Фактически с помощью ERD осуществляется детализация хранилищ данных проектируемой системы, а также документируются сущности системы и способы их взаимодействия, включая идентификацию объектов, важных для предметной области (сущностей), свойств этих объектов (атрибутов) и их отношений с другими объектами (связей). Структурные карты Джексона и (или) Константайна для проектирования межмодульных взаимодействий и внутренней структуры объектов. Техника структурных карт используется на фазе проектирования, для того чтобы продемонстрировать, каким образом требования к системе будут отражаться комбинацией программных структур. Структурные карты являются моделью отношений иерархии между модулями. Узлы структурных карт соответствуют модулям и областям данных, потоки изображают межмодульные вызовы. При этом циклические и условные вызовы модулей моделируются специальными узлами, поэтому потоки должны быть изображены проходящими через эти специальные узлы. Межмодульные связи по данным и управлению также моделируются • • • • специальными узлами, привязанными к потокам (т.е. к вызовам модулей), стрелками указываются направления потоков и связей. FDD (Functional Decomposition Diagrams) — диаграммы функциональной декомпозиции. После описания системы в целом проводится разбиение ее на крупные фрагменты. Этот процесс называется функциональной декомпозицией, а диаграммы, которые описывают каждый фрагмент и взаимодействие фрагментов, называются диаграммами декомпозиции. После декомпозиции контекстной диаграммы проводится декомпозиция каждого большого фрагмента системы на более мелкие и так далее до достижения нужного уровня подробности описания. После каждого сеанса декомпозиции проводятся сеансы экспертизы — эксперты предметной области указывают на соответствие реальных бизнес-процессов созданным диаграммам. Найденные несоответствия исправляются, и только после прохождения экспертизы без замечаний можно приступать к следующему сеансу декомпозиции. Таким образом достигается соответствие модели реальным бизнес-процессам на любом и каждом уровне модели. Одним из наиболее распространенных стандартов структурного анализа и проектирования процессов является стандарт IDEF (ICAM definition, где ICAM обозначает аббревиатуру, означающую интеграцию компьютерных и промышленных технологий). IDEF принят в качестве государственного стандарта в США. Данный стандарт является достаточно универсальным средством и применим во многих сферах: промышленности, торговле, государственных органах. Известно, что его успешно применяют в Федеральной налоговой службе Российской Федерации. Более того, методики IDEF широко применяются для реинжиниринга процессов. Семейство IDEF включает: IDEF0 — методология функционального моделирования, являющаяся составной частью SADT и позволяющая описать бизнес-процесс в виде иерархической системы взаимосвязанных функций; IDEF1 — методология анализа и изучения взаимосвязей между информационными потоками в рамках коммерческой деятельности предприятия; IDEF1X — методология информационного моделирования, основанная на концепции «сущность-связь», предложенной Ченом. Применяется для разработки реляционных баз данных и использует условный синтаксис, специально разработанный для удобного построения концептуальной схемы и обеспечивающий универсальное представление структуры данных в рамках предприятия, независимое от конечной реализации базы данных и аппаратной платформы; IDEF3 — методология документирования технологических процессов, предприятия, позволяющая моделировать их сценарии посредством описания последовательности изменений свойств объекта в рамках рассматриваемого процесса; • IDEF4 — методология объектно-ориентированного проектирования для поддержки проектов, связанных с объектно- ориентированными реализациями; • IDEF5 — методология, обеспечивающая наглядное представление данных, полученных в результате обработки онтологических запросов, в простой, графической форме. При помощи этих методов могут быть построены логические модели исходной и реорганизованной систем управления организацией. В основе нотации и методологии IDEF0 лежит графическая визуализация процессов в виде блоков с различной функциональной ролью (рис. 4.4). Рис.4.4. Графическая визуализация в методологии IDEF0 Объектами преобразования для процессов могут являться ресурсы предприятия: материальные, финансовые, информационные. В диаграммах IDEF0 обозначения этих ресурсов располагаются на дугах графа. Как правило, одновременно описываются материальные (или финансовые) потоки и связанные с ними информационные. Место соединения дуги с блоком определяет тип интерфейса. Управляющая информация входит в блок сверху, в то время как информация или другой ресурс, которые подвергаются обработке, показаны с левой стороны блока, а результаты (выход) с правой стороны. Механизм (подразделение, человек или автоматизированная система), который реализует функцию (операцию) представлен дугой снизу. Одним из важных моментов при описании процессов с помощью методологии IDEF0 является точная спецификация типов связей между функциями: • коммуникационная, при которой функции используют одни и те же данные и/или производят одни и те же выходные данные; • последовательная, при которой выход одной функции служит входными данными для другой; • функциональная, отражающая полную зависимость одной функции от другой (например, управление в ходе решения общей задачи). В IDEF0 существуют правила, по которым блоки объединяются в модель: • правило функциональной декомпозиции; • правило контекстной диаграммы; • правило ограничения сложности. Правило функциональной декомпозиции представляет собой модельную интерпретацию той практической ситуации, когда любая функция (а функция — это свернутый бизнес-процесс) может быть разбита на более простые действия (процессы или функции более низкого уровня, вплоть до элементарных операций). Правило контекстной диаграммы требует, чтобы моделирование начиналось с единственного блока. Все потоки на данной диаграмме подразумеваются приходящими извне (или уходящими вовне, к объектам вне организации). В ходе моделирования для каждого блока надо определить, что нужно сделать для реализации возложенной на него задачи (миссии). Согласно правилу ограничения сложности диаграммы IDEF несут в себе очень концентрированную информацию, поэтому необходимо применять меры по повышению их наглядности. Основными являются два принципа: • общее количество блоков, включенных в одну диаграмму, не должно превышать шести; • количество интерфейсных дуг, подведенных к одной стороне блока, должно быть не более четырех. Применение методологий семейства IDEF (особенно в сочетании с соответствующими программными средствами) позволяет существенно повысить эффект от взаимодействия специалистов как внутри организации, так и с внешними консультантами, например на этапе концептуального проектирования информационной системы. Другим широко применяемым решением для идентификации и визуализации процессов в организации является методология ARIS (architecture of integrated information system), разработанная профессором А.В. Шеером, определяющая принципы моделирования деятельности организации. Основой для моделирования процессов является концепция интеграции, целостного взгляда на процессы. Ключевым понятием является архитектура, описывающая типы используемых методов, их функциональные свойства и взаимоотношения между составными частями моделируемой системы. В рамках архитектуры организации как целостной системы, согласно ARIS, выделяют ряд подсистем: • организационная — идентифицирует общую структуру организации в виде иерархии подразделений и должностных лиц, а также территориальное расположение организации; • функциональная — идентифицирует функции в организации; • подсистемы входов/выходов — определяют потоки продуктов и услуг в рамках организации; • информационная (подсистема данных) — описывает сбор, тиражирование и доступ к информационным ресурсам и запасам; • подсистема процессов управления — определяет логическую последовательность выполнения функций на основе идентифицированных • • • • • • • • • функций; подсистема целей организации — описывает структурную последовательность целей, достигаемых в ходе выполнения того или иного процесса; подсистема средств производства — описывает жизненный цикл основных и вспомогательных средств производства; подсистема человеческих ресурсов — описывает привлечение, обучение, ротацию и продвижение персонала организации; подсистема расположения организационных структур — описывает территориальное расположение структурных единиц организации. После идентификации подсистем организации производится их декомпозиция, в результате которой каждая из этих подсистем разбивается на модули. Подсистемы не являются обособленными, поэтому одинаковые модули, полученные в результате декомпозиции, могут использоваться в описании различных структур в рамках целостной архитектуры организации. Аналогично методологии IDEF имеется ограничение сложности представления структуры организации в виде предельного числа типов моделей. ARIS выделяет пять типов моделей: 1)организационные модели — описывают структуру системы в виде иерархии организационных подразделений, должностных лиц, связи между ними и территориальную принадлежность; 3) функциональные модели — идентифицируют функции и процессы в организации в организации; 4) информационные модели (модели информационных ресурсов и информационных запасов) — отражают структуру информационных ресурсов и информационных запасов, необходимых для реализации всех функций организации; 5) модели процессов и управления — отражают пути реализации процессов организации и объединяют другие модели; 6) модели входов-выходов — описывают движение потоков внутри организации (например, движение денежных средств и т.п.). Остальные модели составляются на основе вышеперечисленных. Все подсистемы организации связываются между собой в виде совокупности взаимосвязанных и скоординированных между собой моделей. Таким образом, разработку систем ДОУ с учетом использования указанных стандартов, методологий и средств можно разделить на следующие этапы: анализ существующей системы управления, построение функциональной модели организации; функциональную декомпозицию, построение графических диаграмм; построение функциональных моделей с функционально-стоимостной оценкой предлагаемых решений; построение бизнес-процессов на основе построенных функциональных моделей; анализ основных и вспомогательных бизнес-процессов, переход к • • • • • • • проектированию системы ДОУ; описание информационных потоков, построение диаграмм потоков данных и диаграмм потоков работ; внедрение и эксплуатацию информационной системы управления производством; построение информационной системы на основе однозначного соответствия между материальными и информационными потоками. Выбор методологии идентификации процессов и средств проектирования системы ДОУ — сложный и многогранный процесс, требующий значительных инвестиций. Жизненный цикл создания сложной информационной системы сопоставим с ожидаемым временем ее эксплуатации. В современных условиях организации осуществляют реинжиниринг процессов примерно один раз в два года (в соответствии с требованиями к внутреннему аудиту в рамках требований стандартов ISO). Срок разработки информационной системы крупного масштаба составляет также около двух лет. Может оказаться, что к моменту сдачи ИС она уже никому не нужна, поскольку компания, ее заказавшая, вынуждена перейти на новую технологию работы. Следовательно, для создания крупной ИС жизненно необходим инструмент, значительно (в несколько раз) уменьшающий время разработки ИС. Помимо этого следует учитывать ряд требований: функциональные возможности средства идентификации и описания процессов — должны учитываться факторы избыточности, минимальной достаточности, перспективного развития организации. Важно также учитывать и возможности для совместной работы нескольких сотрудников на одним проектом, а также возможности интеграции с другими программными продуктами, используемыми в организации (например, базами данных и т.п.); стоимость — как уже говорилось, срок возврата инвестиций в разработку ИС, как правило, достаточно долгий, что важно учитывать при выборе методологии описания процессов. Кроме того, зачастую помимо основного пакета существует необходимость приобретения дополнений, стоимость которых может превышать стоимость самого ПО; необходимость обучения персонала — внедрение новых программных средств в организации требует дополнительного обучения сотрудников, которые будут эти средства использовать; техническая поддержка — необходимо учитывать стоимость обновлений программных продуктов, надежность программного обеспечения и функционирование службы поддержки клиентов (в виде форумов, ответов на вопросы, задаваемые пользователями, и т.п.). По функциональным возможностям эти средства можно условно разбить на следующие группы. 1. Средства функционального моделирования — для решения задачи функционального моделирования применяются два типа моделей: SADT-диаграммы и диаграммы потоков данных (DFD). В случае наличия в моделируемой системе программной/программируемой части (т.е. практически всегда) предпочтение, как правило, отдается DFD. 2. Средства событийного моделирования — основываются на расширении DFD потоков данных за счет введения управляющих потоков и процессов, являющихся интерфейсом между DFD и спецификациями управления, моделирующими поведение. Спецификации управления, как правило, формализуются с помощью диаграмм STD, позволяющих задавать состояния различных объектов системы. 3. Средства технологического моделирования — используются диаграммы PFDD (описания последовательности этапов процесса) и OSTN (состояния объекта и его трансформаций в процессе). 4. Средства информационного моделирования — используются диаграммы ERD «сущность-связь». На российском рынке присутствует достаточно много программных инструментальных средств, с помощью которых можно строить функциональные, информационные, стоимостные и имитационные модели деловых процессов, системы управления и системы управления качеством организаций и предприятий. Например, BPwin, ERwin, Design/IDEF, EasyABC, Design/CPN, S-Designоr, CASE-Аналитик, Designer/2000, ReThink, ABC FlowCharter, Oracle*Case, Visible Analyst Workbench, EasyCASE, Silverrun, Westmount I-CASE, PRO-IV, Select Yourdon, программные продукты серии ARIS и др. Наиболее популярными продуктами являются: • BPwin/ERwin (Platinum Technology); • ARIS (Scheer AG); • Rational Rose (Rational Software Corporation). Их основные функциональные особенности приведены в табл. 4.1 (источник: http://www.idefinfo.ru/content/view/23/25/). Сопоставительный анализ комплексов функционального моделирования. Таблица 4.1. Функции, свойства 1. Моделирование организационных функций и процессов 2. Разработка технического задания 3. Функционально-стоимостной анализ 4. Оптимизация бизнеспроцессов 5. Имитационное моделирование, собы-тийноуправляемое моделирование + BPwin/ Rwin + + +/ — +/ — + + +/ — + — — + +/ — — ARIS Rational Rose + 6. Генерация кода приложения 7. Оформление проектной документации; генерация технологических инструкций для рабочих мест 8. Хранение моделей деятельности предприятий 9. Создание концептуальных и физических моделей структуры базы данных 10. Генерация программного кода, SQL-сценариев для создания структуры базы данных. 11. Стандартное представление основных бизнес-процессов (более 100) 12. Ведение библиотеки типовых бизнес моделей 13. Групповая работа над проектом 14. Выдача встроенных отчетов по стандарту ISO9000 Ценовые различия, долл. + + +/ — +/ — + + +/ — +/ — +/ — + + — + +/ — + — + +/ — + + + + — — 31 740 23 685 (+ 14 (+ 4 610) 245) — +/ — 40 520 (+ ?) Помимо средств идентификации и визуализации процессов существуют средства, которые в первую очередь нацелены на рационализацию и совершенствование разработки программных средств систем ДОУ. Основными задачами, которые ставятся перед такими средствами, являются: • интеграция средств описания процессов и средств разработки; • параллельное планирование и правильная постановка задач перед разработчиками систем ДОУ; • последовательная разработка средств автоматизации управления организацией; • управление изменениями и версиями программного обеспечения (что особенно важно в ходе реинжиниринга процессов); • сопровождение системы документационного обеспечения управления. Одним из таких средств является нотация Unified Modeling Language (UML). Основными понятиями, используемыми в UML, являются: • бизнес-транзакция — реализация некоторой функции управления определенной предметной областью, осуществляемой на некотором уровне управления на основе совокупности ресурсов, результатом которой является значимый для функционирования организации результат; • бизнес-процесс — совокупность бизнес-транзакций, реализующая законченный цикл управления некоторой предметной областью функционирования организации; организация — сбалансированная интегративная совокупность взаимосвязанных бизнес-процессов, обеспечивающая достижение целей функционирования организации. Применение UML при моделировании организации и ее бизнеспроцессов позволяет в полной мере реализовать представление в динамическом, статическом и структурном аспектах. Получаемая в ходе объектно-ориентированного анализа и проектирования UML-модель организации представляет собой совокупность взаимосвязанных диаграмм, идентифицирующих бизнес-процессы, описывающих их жизненный цикл, структуру организации и взаимодействие процессов ее функционирования во времени и пространстве с привязкой к используемым ресурсам и получаемым результатам. UML-модель применительно к бизнес-моделированию может включать в себя следующие диаграммы: • структурный аспект: Use-Case-диаграммы, идентифицирую щие бизнес-процессы и бизнес-транзакции, их взаимосвязь, соподчиненность и взаимодействие; Package-диаграммы, структурно организующие предметную область и иерархически упорядоченную структуру организации; • динамический аспект: Behavior-диаграммы (Activity, Statechart, Collaboration, Sequence), описывающие поведение (жизненный цикл) бизнес-процесов в их взаимодействии во времени и пространстве с привязкой к используемым ресурсам и получаемым результатам; • статический аспект: Class-диаграммы, отражающие совокупность взаимосвязанных объектов, т.е. рассматривает логическую структуру предметной области, ее внутренние концепции, иерархию объектов и статические связи между ними, структуры данных и объектов; Deploymentдиаграммы, отражающие технологические ресурсы организации. UML-модель в части бизнес-модели позволяет получить детальные ответы на ряд типичных вопросов о деятельности организации: • каковы виды деятельности организации и предметные области управления (предметно-структурный аспект)? • какие функционируют бизнес-процессы (функциональный аспект)? • кто и где выполняет бизнес-процессы (организационный аспект)? • как выполняются бизнес-процессы (методический аспект)? • когда выполняются бизнес-процессы (динамический аспект)? • что, откуда и куда перемещается, обрабатывается, получается в материальных и в связанных с ними информационных потоках (сущностно-элементный аспект)? • с помощью чего (какими инструментами) выполняются бизнес-процессы (ресурсный и технологический аспекты)? Таким образом, UML-модель рассматривается как средство документирования и анализа существующих бизнес-процессов, их оптимизации или перепроектирования, моделирования новых бизнес-процессов во взаимосвязи с организационной структурой, предметными областями и • функциями управления организацией, а также как фундаментальная основа для формирования требований к построению информационных систем, поддерживающих процессы деятельности организации. C UML тесно связана методология RUP — rational unified process, представляющая собой базу знаний в виде набора исчерпывающих рекомендаций для создания практически любых программных продуктов, в том числе и систем ДОУ. RUP подробно рассказывает, когда, кто и что должен делать в проекте, чтобы в результате получить ИС в установленные сроки, с определенной функциональностью и в рамках отведенного бюджета. Для реализации требований заказчика в установленные сроки унифицированный процесс разделяется на фазы, которые состоят из итераций (последовательных изменений), поэтому процесс еще называют итеративным и инкрементным. Каждая итерация проходит цикл основных работ и подводит разработчиков к конечной цели — созданию программной системы. Статическая структура RUP состоит из дисциплин, в которые группируются работы, задачи, артефакты и роли. Для описания осмысленной последовательности выполнения работ и задач используются рабочие процессы. Они описывают, кто, что, как и когда выполняет в процессе. В RUP входят шесть основных дисциплин: 1)бизнес-моделирование (business modeling); 2)управление требованиями (requirements); 3)анализ и проектирование (analysis and design); 4)реализация (implementation); 5)тестирование (test); 6)развертывание (deployment) и три вспомогательных: 1)управление проектом (project management); 2)управление изменениями (change management); 3)среда (environment). Динамическая структура RUP состоит из четырех фаз: inception, elaboration, construction и transition. Фазы могут подразделяться на итерации. Переход с фазы на фазу возможен только после выполнения задач фазы и представляет собой контрольную точку (milestone) процесса. Методология UML + RUP позволяет достичь необходимого уровня координации при разработке программных продуктов, информационных систем, систем документационного обеспечения управления, что особенно важно при реализации крупных проектов. Кроме того, методики фиксации последовательных изменений и оперативного внедрения изменений в действующую структуру позволяют производить реинжиниринг процессов с минимальными потерями для работоспособности информационной системы организации. URL-модель документооборота администрации города. В качестве примера рассмотрим модель документооборота Администрации города Анжеро-Судженска, построенного в соответствии с регламентом делопроизводства, принятого ею. На основе использования унифицированного процесса разработки реализуются четыре вида работ: 1)перечисление возможных требований; 2)осознание контекста системы; 3)определение функциональных требований; 4)определение нефункциональных требований. Каждая из них является важной, но мы остановимся лишь на решении второй задачи. Контекст системы служит для осознания разработчиками той предметной области, для которой эта система разрабатывается. Контекст может быть представлен в двух видах: модель деловых процессов или модель предметной области. Последняя является частным случаем и описывает основные объекты предметной области, их функциональность, связи между ними. Модель предметной области обычно статична и больше акцентирует внимание на параметрах объектов, чем на их операциях. Модель деловых процессов содержит в себе элементы, описываемые предметной областью, но в большей степени служит для представления функциональных компонентов реальной системы. Унифицированный процесс разработки предлагает подходы для выявления вариантов использования и построения архитектуры системы, исходя из построенной модели деловых процессов. Технически модель деловых процессов поддерживается двумя типами моделей: моделью прецедентов и моделью объектов. В нотации UML первый тип представлен в основном диаграммами прецедентов, а второй — диаграммами классов. Хотя оба типа моделей могут быть дополнены и другими видами диаграмм UML для большего понимания контекста. Перейдем теперь к составлению модели деловых процессов для делопроизводства администрации города (в дальнейшем — организации). Перечислим основные виды документов, которые участвуют в документообороте: 1)входящие — под этим термином будем понимать любые документы, поступающие от граждан, организаций, в том числе вышестоящих, а также устные обращения граждан; 2)исходящие — документы, которые генерируются внутри самой организации и направляются к внешним участникам документооборота; 3)внутренние — документы, которые создаются внутри организации и конечным пунктом назначения, как правило, является также организация. Как будет показано в дальнейшем, в эту категорию попадают также внутренние распоряжения и служебные записки, приводящие к адресату вне организации. Основное отличие между ними заключается лишь в особенностях заключительного этапа; 4)протоколы — документы созданные коллегиальными органами, функционирующими при организации. По функциональному назначению эти документы подобны остальным внутренним документам, однако схема их движения имеет существенные отличия, что приводит к необходимости отдельного рассмотрения данного вида документов. Выделим основные действия, которые участники документооборота осуществляют над объектом Документ. 1.Инициация — действия, побуждающие начать движение некоторого документа: обращение гражданина, получение письма по почте и т.п. 2.Исполнение — мероприятия по осуществлению указаний, представленных в документе или его части, рапорт об их проведении, а также сообщение об отказе от исполнения с указанием причин. 3.Старт документооборота — создание документа: подготовка текста устного обращения, служебной записки, проекта постановления. Результатом действия является создание экземпляра сущности Документ. 4.Контроль за исполнением — наблюдение за движением документа, анализ выполнения, просмотр архива. 5.Стоп (остановка документооборота) — окончание движения документа в системе, обычно означающее передачу документа в архив. 6.Отправка — передача документа внешним или внутренним адресатам. 7.Регистрация — присвоение документу номера, подтверждение его внутреннего юридического статуса. 8.Согласование — передача или перенаправление документа между бизнес-рабочими для подтверждения его силы либо перенаправления поручения по исполнению. Частным видом согласования является утверждение — окончательное подтверждение юридического статуса документа. В соответствии с обязанностями по исполнению операций документооборота выделим следующих участников (под словом «лицо» понимается как физическое лицо, так и юридическое, а также структурные подразделения организации, ее сотрудники, руководители и коллегиальные органы). • Участник — любое лицо, участвующее в документообороте. Участник может производить Инициацию документооборота, а также являться адресатом операции Отправка. • Исполнитель — любое лицо, которое может осуществить операцию Исполнение. Исполнитель также является участником, так как может вызвать Инициацию документооборота и являться адресатом Отправки (как любое лицо). • Сотрудник — лицо, находящееся, как правило, внутри структуры организации, которое может выполнять функции исполнителя, и, кроме того, выполнять операцию Старт. • Контролер — сотрудник, выполняющий функции Контроля. • Менеджер — контролер, обладающий правом выполнять операцию Стоп. • Оформитель — менеджер, производящий канцелярские операции Отправка и Регистрация. • Руководитель — менеджер, обладающий правом производить подтверждение в операциях Согласование и Утверждение. На основании изложенного можно составить следующую схему (см. рис. 4. 4) модели вариантов использования. Запись схем будем вести в нотации, принятой для моделирования в рамках унифицированного процесса разработки Rational Rose. Рис. 4.4. Модель деловых процессов вариантов использования Следует обратить внимание на то, что Менеджер является абстрактным классом, так как далее будет видно, что экземпляры данного класса не участвуют в процессах. Необходимость его введения обусловлена передачей наследуемым классам функциональности, связанной с операцией Стоп. Кроме того, для простоты на схеме представлены только активные участники. Так, например, инициатором Отправки является Оформитель, но кроме него к этому действию имеет отношение Участник, который играет роль Адресата по отношению к этому прецеденту. Пассивное участие можно увидеть на схемах модели бизнес-объектов. Объектная модель деловых процессов Основные объекты, связанные с движением документа Движение документов вида «Входящие» Движение документов вида «Исходящие» Движение документов вида «Служебная записка» Движение документов вида «Протокол» Естественно, что участники модели в чистом виде не встречаются в реальной жизни, однако каждого реального участника процесса можно описать, пользуясь данной терминологией. Например, секретарь коллегиального органа относится к классу Оформитель, так же как и приемная по обращению граждан, а сам коллегиальный орган или, например, начальник отдела относятся к классу Руководитель. Чтобы более четко выделить участников, связи между ними, а также процессы, в которых они участвуют, построим объектную бизнес-модель. На данной схеме представлены все возможные связи между участниками документооборота. При этом все акторы схемы прецедентов, являющиеся внутренними по отношению к Системе, переобозначены стереотипом «бизнесрабочий». Кроме того, введена управляющая бизнес-сущность Движение документа, основная задача которой — координировать действия других бизнес-рабочих и акторов, перемещать документ по этапам движения, формировать схему движения в соответствии с шаблонами и корректировать ее в зависимости от действий участников. Естественно, что в реальности существуют еще некоторые бизнессущности, участвующие в документообороте. В первую очередь это сам Документ. Кроме того, уже упоминалось понятие Архив — коллекция документов, завершивших свое движение. Схема показывает связи между этими объектами, Движением документа и участником Контролер. Далее для упрощения мы будем опускать связи, представленные на этой схеме, учитывая, что операция Перенос в архив осуществляется непосредственно за операцией Стоп для документа, а операция Контроль может выполняться контролером в любое время с момента регистрация. Опишем конкретные схемы движения различных видов документов. Движение документов вида «Входящие» начинается с инициации, выполняемой участником по отношению к Оформителю (гражданин обратился в приемную, в сектор делопроизводства пришло письмо). Оформитель производит операцию Старт, создавая новый экземпляр класса Движение документа. Последний, в свою очередь, согласно заложенной в него схеме, требует от Оформителя регистрации документа (т.е. присвоения номера, заполнения даты получения и т.п.). Как уже упоминалось, с момента регистрации Документ становится контрольным, т.е. любой контролер (руководитель, сектор контроля и т.п.) может отслеживать его движение и исполнение. Далее схема движения такого документа адресует его к Руководителю (например, начальнику отдела, отвечающего за указанный в письме круг вопросов) для согласования, т.е. принятия решения об исполнении и назначении исполнителей. При этом может производиться корректировка схемы движения, т.е. перенаправление документа другим руководителям, связанное, например, с их компетенцией. Руководитель, оказавшийся в конце цепочки согласований, поручает исполнение указаний документа (включая дополнительный текст, появившийся в результате согласований) некоторому исполнителю. По окончании работ исполнитель сообщает этому руководителю об успешности или не успешности завершения исполнения, руководитель останавливает движение документа (операция Стоп), внося информацию об исполнении. Как уже было сказано, после этого документ со всей приращенной информацией автоматически переносится в архив. Движение исходящих документов начинается с инициации, которую выполняет сотрудник. За старт движения документа в этой цепи отвечает оформитель (например, машбюро или канцелярия). Прежде чем пройти регистрацию, документ проходит этапы согласования (аналогично предыдущей схеме их может быть несколько), а затем утверждение у руководителя наивысшего ранга, обладающего компетенцией в данном вопросе (обычно это глава города). После этого оформитель регистрирует документ и останавливает его движение. Затем оформитель отправляет документ адресату (участнику). Старт движения документов «служебная записка» в отличие от предыдущих случаев начинается сотрудником (можно считать, что этап инициация выполняется самим сотрудником по отношению к себе же). После согласования с руководителем, компетентным в данном вопросе, производится регистрация документа у оформителя и окончание движения. На самом деле в данной схеме операция отправка реально, примерно в половине случаев означает дальнейшее движение, аналогичное исполнению в схеме входящих документов. Для упрощения на данной диаграмме соответствующая часть схемы не показана. Именно благодаря такому обобщению к данной категории можно отнести и большинство других документов внутреннего характера. И наконец, схема движение документов вида «протокол» аналогична предыдущей схеме с двумя небольшими отличиями: старт движения начинает оформитель (например, секретарь градостроительного совета), а вместо согласования всегда выполняется операция Утверждение, поскольку решение коллегиального органа (здесь — Руководитель) является окончательным. Выполнение операции Отправка аналогично предыдущей схеме т.е. зачастую влечет дальнейшие процессы по исполнению и контролю, которые не представлены на данной схеме. Моделирование электронного документооборота обеспечивает упорядоченность, рациональность и контролируемость всех процессов ДОУ, возможность их реинжиниринга для поддержания качества управленческих услуг и эффективности принимаемых решений. Визуализация моделей повышает их информативность и обозримость процессов документооборота в организации, а программная поддержка исключает возможные нестыковки и ошибки. Управление электронным документооборотом Западные консалтинговые компании израсходовали много сил и средств для оценки расходов на обработку бумажных документов. Эти оценки приведены не в денежном выражении, а в натуральном (в разах, штуках и процентах), что исключает определенные несоответствия при их интерпретации для российской действительности. Например: • по оценке компании DELPHI, 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется и рабочие группы тратят до 30% своего времени в попытках их найти; • по оценке компании Сoopers & Lybrand, организации делают 19 копий каждого документа и 7,5% всех документов теряется безвозвратно. Эти потери только в масштабах Соединенных Штатов близки к триллиону долларов в год. Поэтому понятно желание бизнесменов избавиться как можно быстрее от бумажных документов и перейти к электронным. О том, насколько выигрывают компании при переходе к электронному документообороту, по оценкам различных консалтинговых компаний, уже говорилось в начале книги. Но переход к электронным документам дает и ряд других преимуществ. 1. При работе с электронными документами время их поиска, а следовательно, время ответа на запрос гораздо меньше, чем при работе с бумажными документами. Клиент, получающий ответ быстрее, чем раньше, естественно, удовлетворен гораздо больше. 2. Более эффективное управление информацией, документами, сохраненными в электронном виде, радикально улучшается благодаря более быстрому доступу к документам, восстановлению утерянных документов; эффективному хранению и архивированию документов; значительно большему объему хранимых и доступных документов, чем ранее, и, следовательно, дает возможность более точных и обоснованных решений. 3.Более надежная защита информации обеспечивается: технологией, позволяющей сохранять ключевую информацию в нескольких поколениях на оптических или магнитных носителях информации (защита от повреждения и уничтожения). Значительно проще провести шифрование и дешифрование критических документов, проще удостоверить подлинность документа и пользователя (разграничение прав доступа). 4.Производительность труда. Труд любого сотрудника можно разделить на две основные составляющие — производительный и обеспечивающий труд. ДОУ относится к обеспечивающей деятельности, и, следовательно, сокращая время на эти операции, мы высвобождаем время для производительного труда. Кроме производительности труда отдельного человека переход к электронным документам радикально повышает производительность труда рабочих групп, а работа с сетевыми технологиями позволяет одновременно многим пользователям из рабочей группы получать доступ к необходимым документам, что довольно проблематично и дорого (копирование, совещания и т.п.) при работе с бумажными документами. Если к электронным документам добавляются такие технологии, как workflow и groupware, то это предоставляет возможность взаимодействия сотрудников внутри всех подразделений предприятия, что позволяет избежать дублирования функций и задач и, следовательно, еще более снизить затраты. 5.Уменьшаются затраты на технологические операции документирования и делопроизводства, что обусловливается следующими факторами: • сбор и передача документированной информации значительно упрощается и сокращается по времени при наличии шаблонов документов, однократном вводе данных, использовании электронной подписи и электронной почты; срок исполнения документов сокращается, а качество подготовленных документов повышается за счет более оперативного рассмотрения документов, доведения их до исполнителей, использования оперативного доступа к подготовленным ранее документам организации, правовым и нормативным информационным ресурсам, национальным и мировым информационным ресурсам; • снижаются затраты на оборудование и расходные материалы (автоматизированные рабочие места могут стоить меньше, чем высокопроизводительное копировальное оборудование и факсимильные аппараты (с учетом расходных материалов), оборудование для оперативного хранения документов и архивов); • значительно снижается потребность в канцелярских принадлежностях; • сокращаются затраты на архивное хранение документов (высвобождение реальных площадей сотрудников, времени поиска необходимых документов). В процессе перехода на безбумажную технологию работы с документами выделяются три группы проблем: 1) техническая неготовность организации для работы с электронными документами (отсутствие или некомплектность программно-аппаратных средств, электронной почты и пр.); 2) технологическая несовместимость — неумение адекватно переводить бумажные документы в электронный вид, недопустимость перевода в электронный вид отдельных категорий конфиденциальных документов, неумение регистрировать все создаваемые электронные документы (документы из приложений, которые создают документы, такие как текстовые процессоры, электронные таблицы, графические программы, программные пакеты для настольных издательств, сообщения, приходящие и уходящие через факс-сервер предприятия, входящие, исходящие и внутренние сообщения, передаваемые по электронной почте, и документы, которые были к ним прикреплены, отчеты и другие документы, которые готовят разного рода информационные системы); 3) неполнота правовой и инструктивно-методической базы — даже если в пределах отдельно взятой организации решили перейти к безбумажной работе с документами, необходима договоренность между ней и ее корреспондентами, а также между ней и госорганами по обмену документами. В свою очередь, для СУД характерны следующие базовые принципы построения: • модульность и технологичность — не всегда существует необходимость внедрения в организации полного технологического цикла работы с документами. Это определяется разными причинами: от нехватки финансовых средств до нецелесообразности резкой перестройки работы по документированию. Поэтому СУД должна состоять из отдельных взаимодействующих модулей, каждый из которых позволяет решить ту или иную конкретную задачу, • причем эти модули могут добавляться в уже работающую СУД в произвольной последовательности. По возможности эти модули должны быть независимы друг от друга при обеспечении их совместимости и интеграции. В частности, внедрение СУД можно начать с организации контроля исполнения, а можно с реализации электронного архива, но в рамках любой концепции необходимо получить в итоге полноценную систему. Модульность СУД должна обеспечивать минимальную адаптацию под конкретного пользователя и нормативно-правовую базу, что сокращает время внедрения и повышает надежность в эксплуатации; • масштабируемость — этот принцип характеризует возможность работы СУД с различным количеством пользователей и документов, в многоплатформенных режимах, с наращиванием мощности системы интенсивным образом, не требуя настройки с нуля; • открытость — СУД должна взаимодействовать с существующими или новыми приложениями, функционировать в гетерогенных и, что особенно важно, в распределенных средах, на различных платформах, в сетевых средах и на серверах баз данных. Предлагаемое решение должно обеспечивать легкое подключение внешних приложений, а это значит, что приложение должно иметь открытое API и поддержку COM (DCOM), CORBA-технологий. Также к требованию открытости системы относится поддержка существующих стандартов в соответствующих областях, граничащих с решением задач, связанных с обработкой документов. К этим стандартам в области работы с документами относятся Shamrock и ODMA (Open Document Mangement API), в области управления деловыми процессами — WorkFlow Coalition API и т.д. Поддержка указанных стандартов позволит без труда переходить на новые версии приложений. Компьютеризированная система ДОУ включает в себя следующие структурные элементы: • систему управления документами (СУД); • систему массового ввода бумажных документов; • функциональные блоки, интегрирующие СУД с различными источниками происхождения документов (офисные приложения, электронная почта, факсимильные каналы, речевой ввод, Интернет и т.д.); • систему автоматизации деловых процессов. Структурно компьютеризированная система ДОУ • • • • • Ядром является СУД. Основные задачи СУД следующие. Обеспечение регистрации поступающих документов (заполнение необходимых атрибутов регистрационной карточки документа). Организация хранения документов — поддержка технологий хранения машиночитаемой информации разных типов (от технологий, ориентированных на оптические и магнитные диски, до технологий, использующих стримеры), в том числе поддержка работы со съемными носителями. Поддержка обмена документами между устройствами хранения, обеспечивающими копирование и архивирование документов в зависимости от принятых технологий и изменения частоты обращения к информационным ресурсам. Автоматизация операций с документами (их обработка, копирование, архивирование, восстановление, уничтожение). Организация автоматического индексирования документов для дальнейшего их быстрого поиска (регистрационный номер, классификационные признаки, ключевые слова). Организация поиска документов по их содержанию (слова, фразы) с учетом морфологической обработки. Морфологическая обработка нормализует каждое слово таким образом, что отсекает от него окончания, которые возникают в различных склонениях и падежах. Отдельно стоят задачи поиска и анализа информационных ресурсов, которые представлены в нетекстовом формате — представьте себе, что необходимо выполнять поиск по мультимедиа данным (звук, видео) или по изображениям (скажем, в газете промелькнула фотография человека и возникла необходимость подобрать видеоматериалы из видеотеки, где он присутствует). Конечно же, все необ- ходимые функциональные блоки должны определяться на стадии предварительного проектирования системы, чтобы впоследствии избежать тупиковых ситуаций. Аудит и обеспечение безопасности документов — контроль доступа к документу и протоколирование всех операций с документом. Контроль доступа подразумевает разрешение или запрещение, в зависимости от полномочий пользователя, вошедшего в систему таких операций, как просмотр документа, редактирование документа, создание копии документа, уничтожение документа. Управление доступом к документу. Администратор СУД имеет право просматривать журнал операций, в котором фиксируются все события, которые происходят в системе при работе с документами, так что он в любое время сможет найти виновного в ошибочных действиях. Также СУД должна позволять использование специализированных аппаратно-программных модулей криптозащиты данных, которые предоставляют дополнительные сервисы по защите документов (электронная подпись, шифрование). Интеграция с приложениями по обработке документа — сохраняющими результаты обработки в файлах собственного формата и выводящими результаты только на печать. Первый тип приложений обеспечивает интеграцию на уровне операций с файлами (создание нового файла, открытие, сохранение и закрытие хранимого файла). Данный вид интеграции интересен тем, что документ сохраняется в своем оригинальном формате; это позволяет обеспечить удобную дальнейшую его обработку. Второй вид интеграции реализует перехват документов, которые выводятся только на печать, и сохраняет их в виде файлов. Отдельно можно выделить интеграцию с электронной почтой и факс-системами, как наиболее распространенными механизмами обмена электронными документами. Интеграция с электронной почтой осуществляется через стандартные интерфейсы MAPI и VIM. Соответственно поддерживаются все программы электронной почты, которые соответствуют указанным интерфейсам. Возможен как ручной (пользователь самостоятельно определяет, какую информацию следует поместить в архив, а какую — нет), так и автоматический (почта приходит на заранее определенный адрес и специальный робот, который был предварительно настроен, выполняет операцию переноса данных из почтовых фолдеров в электронный архив для последующей обработки данных сотрудниками компании) интерфейс. Для передачи информации по факсимильным каналам характерен определенный формат передаваемых документов, как правило, растр, что и определяет возможности (точнее, их ограничение) его последующей обработки. • Организация коллективной работы с документами, дающая значительный выигрыш в производительности труда сотрудников. Основой для этого является реализация совместного доступа к электронным документам, а также обеспечение следующих функций: – поддержка версий документа и ограничение прав корректировки оригинала документа исполнителями (только ответственным исполнителем); – обеспечение соглашений по соотнесению формы представления правок (цветовое кодирование, шрифтовое представление и пр.) с исполнителем; – обеспечение возможности представления примечаний и комментариев; – организация распределенных хранилищ документов. В ДОУ крупных организаций часто возникает вопрос о поддержке распределенного в пространстве хранилища, причем под распределенностью понимается реализация доступа удаленных пользователей к хранилищу документов в режиме on-line (доступ по локальной сети, доступ через Интернет или Интранет), в режиме off-line (с использованием электронной почты в режиме заказа-доставки документов). – взаимодействие нескольких хранилищ документов и одновременный доступ пользователей к информации, расположенной в разных архивах. Такого рода взаимодействие может быть построено, во-первых, на технологии параллельных систем баз данных (с одновременными или распространенными обновлениями), во-вторых, на технологии распределенного доступа (создается глобальное информационное пространство и пользователь делает один запрос к глобальному хранилищу, а система сама делит запросы по реальным хранилищам, собирает с них ответы и выдает консолидированный результат пользователю). Для организации обработки большого количества бумажных документов и перевода их в электронную форму предназначена система массового ввода документов. Данная подсистема присутствует практически в любой системе ДОУ, дело лишь в количестве обрабатываемых документов. Процесс состоит из следующих этапов: • сканирование документа; • обработка изображения документа, для чего используются следующие специализированные функции: • очищение изображения — применяется для снятия с изображения отдельных элементов, ухудшающих его качество (отдельно стоящие точки, пятна и т.п.); • снятие фона и выделений — очень часто документы имеют общий фон с цветом отличным от белого (ценные бумаги, например), для их обработки необходимо удалять фон; • выравнивание изображения — данная функция позволяет выполнять процедуру устранения перекосов в изображении; • снятие элементов форм — для того чтобы эффективно обрабатывать форму, необходимо удалять с изображения элементы форм (линии, разграфки, примечания и тому подобное); • определение идентификатора форм — для того чтобы система могла работать с разными формами документов, она должна определять, что за форма поступила на обработку и загружать соответствующее, заранее настроенное и подготовленное описание формы; • восстановление букв и символов — очень часто случается, что в заполненной форме буква оказывается пересеченной элементом формы (например, линией) и для последующего успешного распознавания символа необходимо удалить линию таким образом, чтобы буква при таком удалении не пострадала; • вращение изображения на произвольный угол; • масштабирование изображения; • регулирование уровня серого; • компрессия и декомпрессия изображений. • распознавание и индексирование документа, анализ содержимого документа и извлечение данных. Существуют две основные группы систем распознавания: 1) системы оптического распознавания (OCR) — работают только с машинописным текстом; 2) интеллектуальные системы распознавания (ICR), работающие с текстом, написанным от руки (включая произвольный рукописный текст), штрихкодами, специальными метками. После того как документ распознан, проводится его индексирование для организации его поиска. В зависимости от конкретной задачи и типа документа, он может иметь различные классификационные признаки или ключевые слова. Может допускаться и поиск по тексту документа. Для многих организаций актуальной является проблема ретро-конверсии — перевода документов с бумажных носителей в электронный вид для дальнейшего анализа. Имеются большие архивы бумажных документов, содержание которых необходимо для повседневной работы сотрудников. Для перевода их в электронную форму документы порциями сканируются, после чего автоматически распознаются средствами OCR, а в дальнейшем используется механизм нечеткого поиска который позволяет находить нужную информацию даже в тех документах, где слова были распознаны или же подготовлены с ошибками. Особенностями предлагаемого подхода для решения данной задачи являются: • возможность выполнения сканирования документов в фоновом режиме (по мере высвобождения техники и ресурсов, или же возникновения необходимости анализа конкретного блока бумажной информации в случае, когда выбирается путь поэтапного ввода документов в систему); • распознавание документов в фоновом режиме; • отсутствие необходимости правки документов для их последующего анализа. В этом же пакете имеются специальные модули, которые позволяют анализировать графическую, аудио- и видеоинформацию. Системы автоматизации деловых процессов (АДП) (примерный аналог — системы контроля исполнения документов) базируются на следующих понятиях: • задачи (tasks) — совокупность действий, направленных на достижение некой деловой цели (для конкретного сотрудника, отдела, организации в целом); • участники делового процесса (participants) — конкретные сотрудники (роли, группы), которые выполняют задания в определенном порядке на основании заранее определенных условий или правил; • инструменты (tools) — приложения, которые обрабатывают информацию, связанную с задачей или задачами; • процесс (process) — ряд скоординированных последовательных и/или параллельных действий; • деловой процесс (Business Process) — комплекс скоординированных последовательных и/или параллельных действий в контексте структуры организации и ее политики для достижения каких-либо целей; • описание процесса (Process definition) — формализованное описание процесса, состоящее из описания действий и их взаимосвязей, а также критериев которые определят начало и окончание процесса; • действие (Activity) — выделенный, логический шаг внутри делового процесса, который вносит вклад в достижение цели; • данные (Data) — сведения, которые необходимы для осуществления действия (выделяют данные процесса и внешние данные). АДП системы можно подразделить по типу движения задач на: • свободные, где сотрудник в каждый момент времени может определить новый деловой процесс (в частном случае маршрут движения документа), тут же задать его параметры и запустить его на выполнение. Под параметрами процесса понимается список сотрудников, участвующих в нем, последовательность прохождения задания по сотрудникам, права каждого сотрудника по операциям с конкретным заданием, сроки, ответственные исполнители; • жесткие, которые основываются на картах деловых процессов, которые проверяются, тестируются и преобразуется в АДП-приложения. Сформированное АДП-приложение запускается на сервере с помощью модуля исполнения. Некоторые сотрудники имеют право инициировать деловые процессы в рамках запущенного процесса, некоторые имеют право только исполнять задания в тех же рамках. Контроль исполнения является интегрирующим термином и включает следующие уровни: • контроль доставки — выдается информация инициатору задания о том, что его задание достигло места назначения; • контроль прочтения — выдается информация инициатору задания о том, что с его заданием ознакомились сотрудники, для которых это задание было предназначено; • контроль выполнения — выдается информация инициатору задания о том, что задание выполнено; • мониторинг — инициатор всегда может посмотреть, кто и что сейчас делает с его заданием; • извещение о нарушении сроков исполнения — АДП-система может известить инициатора, о том, что посланное им задание просрочено конкретным сотрудником; • анализ ретроспективы выполнения заданий. Информация может выдаваться в виде изменения статуса задания в окнах входящих и исходящих заданий или в виде нового задания, сформированного системой инициатору задания или просто с помощью сообщения по электронной почте. Итак, обобщая систему классификации и проецируя ее на реальную жизнь, можно сделать следующие выводы. • Системы со свободным движением документов с контролем доставки и прочтения — это обычные системы электронной почты. С помощью дополнительного программирования к ним можно добавить еще и контроль выполнения. • Системы со свободным движением документов и со всеми функциями контроля исполнения, включая мониторинг, извещения и историю — это класс специализированных маршрутизаторов. К ним можно отнести маршрутизатор WorkRoute I компании «ВЕСТЬ-Метатехнология». • Системы с жестким движением документов и со всеми функциями контроля исполнения — это высший класс АДП-систем. К ним можно отнести Action WorkFlow, StaffWare, IBM FlowMark, WorkRoute II. Рассмотрим компоненты АДП-систем высшего класса. • Методология описания деловых процессов. В настоящее время без адекватной методологии трудно проектировать сложные деловые процессы. Это в основном связано с тем, что деловые процессы не являются некой жесткой структурой и меняются в течении жизни предприятия по самым разным причинам. К таким причинам можно отнести как изменяющиеся внешние условия жизни предприятия, так и естественное желание руководителя оптимизировать внутренние деловые процессы с целью высвобождения ресурсов и экономии средств. В результате мы имеем задачу с неопределенными внешними условиями. Следовательно, ее можно решать только через некий абстрактный уровень, который можно легко и быстро модернизировать и приводить в соответствие с настоящей или желаемой ситуацией. Далее АДП-приложение использует этот абстрактный уровень для своей работы. В настоящее время с методологией описания деловых процессов существуют определенные проблемы. Самой распространенной методологией на сегодняшний день является методология направленного графа. Истоки этой методологии лежат в истоках АДП-систем. Первые АДП-системы были созданы для деловых процессов производственного (даже конвейерного) толка, где сотрудники выполняли роль неких автоматов, работающих над конкретной технологической операцией. Сотрудник мог только выполнить операцию и доложить о ее выполнении. В некоторых случаях он мог сделать выбор между несколькими состояниями и принять решение о дальнейшем направлении движения делового процесса. В дальнейшем АДП-системы стали применяться для задач управления предприятием. Здесь такая методология не совсем подходит, так как она совершенно не учитывает влияние человека на конкретный деловой процесс. Если в конвейерной задаче мы можем им пренебречь, то в разработке контракта, где человек является главной производящей силой, влияние человека на конкретный бизнес-процесс огромно. Оно может носить как отрицательный характер — человек забывает, поступает вопреки логике, просто не хочет выполнять ту • • • • или иную работу, так и положительный характер — человек проявляет творчество, изобретательность при исполнении делового процесса. В том случае, если методология не учитывает реалии жизни, она все свои недостатки перенесет в АДП-приложение. Среди методологий, ориентирующихся на человека как главную производительную силу делового процесса, можно отметить методологию компании Action Technologies. В качестве элементарной составляющей делового процесса она рассматривает некий цикл, который построен между заказчиком и исполнителем работы. В этот цикл включены все возможные действия, могущие возникнуть в процессе взаимодействия двух сотрудников, например отказ от выполнения работ, контрпредложение, отклонение контрпредложения и т.п. Цикл имеет следующие параметры: условия завершения, время завершения и стоимость процесса. Грубо говоря, цикл от Action — это заранее предопределенная совокупность направленных графов, которая полностью описывает взаимодействие двух персон. Последовательно запрещая все возможные действия, вы можете свести весь цикл к одному графу, который соединяет двух персон. Данная методология особенно хороша тем, что она целостна (система не допустит незамкнутой схемы), а это означает, что ни одно задание не потеряется и не зайдет в тупик. Обычно к методологии прикладывается графический редактор, который позволяет в удобной форме проектировать карты деловых процессов. Преобразователь методологии в конкретное АДП-приложение. Данный модуль выступает связным звеном между методологией и конкретным АПДприложением. Обычно это некий конвертор, который, исходя из карты деловых процессов и их заданных параметров (роли, персоны, время исполнения и т.п.), формирует базу данных с соответствующей структурой и наполнением, а также создает триггеры, которые отслеживают выполнение бизнес-правил. Модуль исполнения АДП-приложения. Данный модуль взаимодействует со сформированными преобразователем методологии данными, программами и исполняет их. Рабочее пространство пользователя. Можно сказать, что речь идет о рабочем месте пользователя и его интерфейсе. Он может быть отдельно стоящим, встроенным в какое-либо приложение или использующим для своей работы интерфейсы других программ. Каким бы образом интерфейс пользователя ни был бы организован, сколько кнопочек и бантиков на нем бы ни было, построение у всех одно и тоже. Это окно входящих заданий к пользователю и окно исходящих заданий от пользователя. Для каждого задания показывается его состояние и прочие его характеристики. Кроме составных частей, которые описывают практически любую АДПсистему, необходимо помнить, что АДП-системы не должны работать напрямую со списком конкретных сотрудников, а только через список ролей, которые могут исполнять конкретные сотрудники. Использование ролей позволяет: связывать структуру предприятия с конкретными деловыми процессами, что очень немаловажно; • связывать деловые процессы с ролями, а не сотрудниками. Есть сотрудник, нет сотрудника, обязанности все равно остаются; • динамически переназначать сотрудников на роли, что позволит системе более гибко реагировать на изменения, происходящие на предприятии; • более гибко управлять заданиями. Например, посылать задание на исполнение всем «менеджерам» и т.д. Модели архитектуры АДП-систем различаются по типу ориентации. 1. Ориентированы на документ. В своей основе они рассматривают документ и процесс его движения между сотрудниками. Системы, ориентированные на документ, в архитектурном построении идут от почтовых систем. Самой сильной стороной такой модели является поддержка удаленных пользователей и офисов, поддержка работоспособности системы в самых разнообразных операционных и сетевых средах, поддержка множества типов клиентов и серверов. Непреодолимая слабость такого подхода — это сложность в управлении правилами деловых процессов. Так, система не предназначена с самого начала отслеживать деловой процесс, все попытки сохранить информацию в недрах системы не приводят к приемлемому результату. При таком подходе часто бывает трудно, а иногда невозможно определить текущий статус данного делового процесса. Кроме того, в приложениях, которые построены на таком подходе и которые маршрутизируют документ, документ становится недоступным никому, кроме получателя почты. Это довольно значительное ограничение в приложениях, когда требуется непрерывный доступ к документу. 2. Ориентированы на деловой процесс или на задание как составную часть делового процесса. Данные системы возникли от попыток не просто автоматизировать движение документов, а от попыток взглянуть на весь процесс управления предприятием в целом. Основная логика построения таких систем может быть выражена следующим образом: деловой процесс — задание — документ. К заданию может быть прикреплен документ, а может и нет. В реальной жизни подход от задания или делового процесса является более общим в документоориентированном подходе. Поэтому внимание уделяется не только поддержке документа (в реальных системах эти функции отдаются на откуп системам управления документами, см. выше), а в основном поддержке деловых процессов. Единственным местом, где можно хранить и обслуживать информацию о деловых процессах, является база данных со всеми ее преимуществами и недостатками. В таком случае мы можем следить за состоянием и историей каждого задания и каждого делового процесса. Недостатки же связаны с трудностью организации распределенных систем и особенно с поддержкой удаленных пользователей. В случае, когда удаленный пользователь может регулярно подсоединяться к центральной базе данных, эти проблемы решаются, но что делать если он находится в Владивостоке и единственная надежная связь — это электронная почта. Управление электронным документом ориентируется на реализацию принципа «конкретные документы конкретному исполнителю точно вовремя». Его реализация позволит значительно повысить эффективность и обоснованность принятия решений, сократить информационную инерционность ДОУ, удовлетворить информационные потребности ЛПРэкспертов.