Документационное обеспечение управления

Тема 1. Введение Лекция №1 1) Предмет ДОУ: Документационное обеспечение управления - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу. Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения. Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа. 2) Основные понятия ДОУ: Информация - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Материальную составляющую документа определяет носитель информации (материальный носитель) - материальный объект, специально созданный человеком и предназначенный для записи, хранения и передачи информации. Существование документа вне материального носителя невозможно. В документоведении применяется следующее определение документа: "Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве". Названные в определениях признаки документа предполагают: • наличие информации, смыслового содержания; • стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую долговременное использование и хранение документа; • функциональную предназначенность для передачи информации в пространстве и времени, т.е. для использования в социальных коммуникационных каналах. Документ специально создается с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают как источник информации и средство социальной коммуникации. Документированная информация (документ) - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Рассмотрим свойства и функции документа. Документ имеет два свойства- информативное и эксплуатационное. Информативное свойство документа - это его способность передавать информацию. Сюда относят актуальность, достоверность, доступность информации и др. К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа, способность противостоять различным воздействиям. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма. Основные функции документа: • информационная (в документе фиксируются факты, события, явления); • организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности); • коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия); • юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов; • воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки; • учебная (Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов). В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»: Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение: Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа. Классификация документов: В процессе управленческой деятельности мы сталкиваемся с огромным количеством разновидностей документов. Каждую из них в свою очередь отличают от других не только оформления и содержания, но и порядок исполнения. Классификация документов служит для повышения эффективности работы с ними. Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовать документационную деятельность. Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса: • документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства предприятием и его деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений; • документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта. Все документы также подразделяются на следующие группы: • по способу документирования рукописные; электронные; графические; кино-, фотодокументы. •  по сфере использования организационно-распорядительные; финансовые; научно-технические; отчетно-статистические. •  по содержанию простые; сложные. • по месту составления внутренние; внешние. •  по степени гласности открытые; с грифом ограничения доступа («для служебного пользования» - информация, предназначенная только для работников данного предприятия; «коммерческая тайна» - информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю; «секретно» - информация, составляющая государственную тайну). •  по происхождению официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы предприятия); личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы). •  по юридической силе оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором); копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы); отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется); заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу); выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью); дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника. •  по форме изложения (степени унификации) индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме); трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении); типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления- типовые инструкции); примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии); унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации). •  по срокам исполнения срочные (с указанием срока исполнения); несрочные. • по срокам хранения временного хранения (до 10 лет); долговременного хранения (свыше 10 лет); постоянного хранения. В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. Тема 2. Нормативно-методическая база делопроизводства. Требования к оформлению документов Лекция 1 1) Основные нормативные акты: Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующие работу служб делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др. аспекты. Нормативно-правовой акт - закон, кодекс, постановление, инструкция и другое властное предписание государственных органов, которое устанавливает, изменяет или отменяет нормы права. Предписания нормативно-правовых актов носят общий характер и направлены на регулирование определенного вида общественных отношений. В РФ и европейских государствах нормативно-правовой акт является основным источником права. Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя: • законодательные акты РФ в сфере информации и документации; • указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ по вопросам документационного обеспечения на федеральном уровне; • правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов, служб и др.); • правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства; • правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий: - инструкции по делопроизводству - положения о службе по делопроизводству - должностные инструкции - табель унифицированных форм - перечень регистрируемых и нерегистрируемых документов - перечень утверждаемых документов и документов на которых ставится печать • государственные стандарты на документацию (ГОСТы); • унифицированные системы документации (УСД); • общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации (ОКТЭИ); • государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ); • нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда; • нормативные документы по организации архивного хранения документов. Эти документы имеют высший приоритет и общефедеральную значимость. Государственные стандарты на документацию: 2. Законы РФ Законодательство РФ регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения физических и юридических лиц. Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс РФ (1994 - 1995 гг.). Он устанавливает виды и разновидности определенных документов, например, документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица; он также устанавливает письменную форму сделки, определяет виды договоров и общие положения о договоре. Уголовный Кодекс РФ определяет ответственность за подделку документов. Основными федеральными законами, регулирующими стороны работы с информацией и документацией, являются следующие: Закон РФ "О стандартизации" (1993 г.). Устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, обязательные для всех государственных органов управления, предприятий, предпринимателей, общественных объединений. Законом установлен государственный контроль за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона. В нем определены правила применения международных (региональных) стандартов на территории РФ. Закон РФ "Об информации, информатизации и защите информации" (1995 г.). Он устанавливает порядок документирования информации, право собственности на отдельные документы, документы и массивы в информационных системах, категории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой защиты информации. В нем отмечено, что документы, созданные за счет средств физических и юридических лиц, а также приобретенные ими являются их собственностью. Документированная информация, предоставляемая в обязательном порядке в органы государственной власти юридическими лицами и гражданами, представляет собой информационные ресурсы, находящиеся в совместном владении государства и субъектов, представляющих эту информацию. Государство имеет право выкупа документированной информации у физических и юридических лиц в случае отнесения этой информации к государственной тайне. Закон РФ "Об участии в международном информационном обмене" (1996 г.). Он определяет, что объектом международного информационного обмена в рамках единого мирового информационного пространства могут быть документированная информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги, средства международного информационного обмена. Субъектами международного информационного обмена могут выступать РФ, субъекты РФ, органы государственной власти и органы местного самоуправления, физические и юридические лица РФ, физические и юридические лица иностранных государств, лица без гражданства. Закон устанавливает ограничения при осуществлении международного информационного обмена, защиту конфиденциальной информации, доступ к средствам международного информационного обмена и иностранным информационным продуктам. 3. ГОСТы на документацию Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления. В соответствии с законом "О стандартизации" ГОСТы и общероссийские классификаторы информации принимает Госстандарт России. В названии ГОСТов представлены их цифровой шифр и полное название. В шифре ГОСТов, принятых Госстандартом России, начиная с 1997 г., добавляется буква "Р" (Россия). Последние две цифры ГОСТа отражают год его принятия. Например, ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов". Требования стандартов обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт РФ и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют контроль и надзор за соблюдением обязательных требований ГОСТов. Все ГОСТы, действующие на территории РФ, объединены в единую Государственную систему стандартизации. В составе этой системы существует самостоятельный комплекс, включающий стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации. Эти стандарты определяют унифицированные системы документации, единую систему внешнеторговой документации, требования к построению формуляра-образца, требования к оформлению документов, систему ОРД, организацию архивного дела, порядок придания юридической силы документам на машинном носителе. Основные стандарты в области делопроизводства: ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". ГОСТ Р 50922-96 "Защита информации. Основные термины и определения". ГОСТ 6.10.4-84 "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения". ГОСТ 6.10.5 - 87 " Унифицированные системы документов. Требования к построению формуляра - образца". ГОСТ 17914 - 72 "Обложки дел длительных хранений. Типы, размеры и технические требования". ГОСТ Р 34.10 - 2001 "Информационная технология. Криптография, защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписки". Унифицированные системы документации. Наряду с работой по стандартизации в нашей стране осуществляется разработка унифицированных систем документации (УСД). УСД - это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных об определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Необходимость унификации документов обусловлена следующими причинами: • потребностью в сокращении количества документов и типизации их формы, что оказывает большое влияние на эффективность работы организаций; • стремлением к снижению затрат времени, труда, средств на подготовку и обработку документов; • развитием компьютерных технологий, требующих достижения информационной совместимости данных; • приданием документам юридической силы. Юридическая сила документа - это свойство документа быть подлинным доказательством фактов, событий, действий. Документ имеет юридическую силу при наличии даты и подписи, а в необходимых случаях печати, грифа утверждения, нотариального удостоверения и иных реквизитов, определенных соответствующими нормативными актами. В настоящее время действует 8 УСД: 1. УС ОРД, 2. УС банковской документации, 3. УС финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций, 4. УС отчетно-статистической документации, 5. УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий, 6. УС документации по труду, 7. УС документации Пенсионного фонда РФ, 8. УС внешнеторговой документации. Разработка УСД ведется уполномоченными министерствами и ведомствами. Однако, с начала 80-х гг. ни одна УСД не была издана массовым тиражом, что значительно затрудняет их внедрение. Вместе с тем, широкое распространение получает составление документов на основе шаблонов, имеющихся в составе компьютерных программ. Эти шаблоны игнорируют отечественные нормативы в области оформления документов. Одновременно с унификацией документов осуществляется разработка классификаторов технико-экономической и социальной информации, что обеспечивает возможность автоматизации обработки данных, содержащихся в УСД: 1. Государственная система документационного обеспечения управления Для упорядочения документооборота в масштабах страны, сокращения количества и повышения качества документов, использования вычислительной техники для создания и обработки документации в 1990 г. была издана Государственная система документационного обеспечения управления - ГСДОУ. ГСДОУ - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. ГСДОУ распространяется на все системы документации вышеперечисленных организаций, включая документы, создаваемые средствами вычислительной техники. Положения ГСДОУ внедряются в практику документационного обеспечения путем разработки стандартов, инструкций по делопроизводству, соответствующих методик, правил, проведения унификации управленческих документов и др. ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов. 2. Документирование управленческой деятельности - включает положения, определяющие: • состав управленческих документов; • порядок проведения унификации и стандартизации управленческих документов; • оформление реквизитов управленческих документов, в том числе и машиночитаемых; • общие требования к составлению текстов управленческих документов. 3. Организация работы с документами (управление документацией) - устанавливает принципы и порядок: • документооборота организации; • построения информационно-поисковой системы (ИПС) по документам; • контроля исполнения документов; • подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение. 4. Механизация и автоматизация работы с документами. 5. Организация службы документационного обеспечения управления. Основные цели ГСДОУ состоят в упорядочении документооборота организации, в сокращении количества и повышении качества документов, а также в создании благоприятных условий для применения современных технических средств и технологий обработки информации. Тем самым должно достигаться совершенствование аппарата управления. На практике положения ГСДОУ внедряются посредством стандартов, инструкций, положений, методик, рекомендаций по различным аспектам, а также путем унификации формы и состава документов управления. делопроизводство документационный социальный информация. 2) Государственные стандарты на документы Государственный стандарт (ГОСТ) – это нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утвержденный уполномоченным органом, устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определенных объектов, и направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области. Все государственные стандарты, действующие на территории Российской Федерации, объединены в единую Государственную систему стандартизации (ГСС), представляющую иерархически организованную систему классификации и кодирования самих государственных стандартов. Серия 1 (ГСС) содержит комплекс стандартов, в которых закреплены положения о порядке их разработки, построении, изложении, оформлении, утверждении, регистрации и введении в действие стандартов, внесения в них изменений. Серия 6 (ГСС) содержит комплекс стандартов на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации. К серии 6 (ГСС) принадлежат: ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации; ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате; ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемых средствами вычислительной техники. Общие положения; ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца; ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец; ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Счет; ГОСТ Р 7.0.97-2016. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов; ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. В стандартах этой серии закреплены требования к форме документа, бланкам документов, составу реквизитов и их оформлению, правила унификации и стандартизации документов и применения унифицированных систем документации, используемая в документационном обеспечении терминология, требования к техническим средствам обработки информации и др. 3) Унифицированные системы документации В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию УСД, т.е. совокупности взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. При создании УСД используется метод унификации -установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Одновременно с формированием УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. В настоящее время действуют восемь унифицированных систем документации: • — унифицированная система организационно-распорядительной документации; • — унифицированная система банковской документации; • — унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; • — унифицированная система отчетно-статистической документации; • — унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий; • — унифицированная система документации по труду; • — унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ; • — унифицированная система внешнеторговой документации. Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа. Для поддержания УСД в актуальном состоянии предусматривается внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости. • Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего в таких видах деятельности, как экономика, статистика, банковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность, являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах. Классификаторы технико-экономической и социальной информации — нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды. Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов. Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСККТЭСИ). В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. Все классификаторы в зависимости от содержания разделяются на три группы. 1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях: Общероссийский классификатор стандартов (ОКС); Общероссийский классификатор продукции (ОКП); Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД); Общероссийский классификатор валют (ОКБ); Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ); Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД); и др. 2. Классификаторы информации об организационных структурах: Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ); Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКНО); Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР); Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ); Общесоюзный классификатор пунктов погрузки и выгрузки на железнодорожном, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (OKIIIIB); и др. 3. Классификаторы информации о населении и кадрах: Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН); Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО); Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКГТДТР); Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН); и др. Структура и содержание классификатора технико-экономической и социальной информации на примере ОКУД выглядят следующим образом. ОКУД содержит информацию об унифицированных системах документации и формах документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Он предназначен: • — для регистрации форм документов; • — упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве; сокращения количества применяемых форм; • - исключения из обращения неунифицированных форм документов; обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации; • — контроля за составом документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления; рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов. Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) РФ — разработчиками УСД. В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в утвержденные унифицированные системы документации. 4) Федеральная архивная служба и ее значение в регламентации делопроизводства. Ведение архивного дела возлагается на центральный орган исполнительной власти РФ в области архивного дела — Феде­ральную архивную службу России (Росархив), ее органы и уч­реждения. В систему Росархива входят: • государственные органы управления архивным делом республик в составе РФ, краев, областей, автономной области, автономных округов, городов, районов; • архивные учреждения - федеральные госархивы и центры хра­нения документации, центральные госархивы и центры хране­ния документации республик в составе РФ, госархивы и цен­тры хранения документации краев, областей, автономной об­ласти, автономных округов, городов, районов; • научно-исследовательские учреждения и другие организации и предприятия, обеспечивающие ее деятельность. Росархив является федеральным органом исполнительной вла­сти, осуществляющим государственное регулирование в облас­ти архивного дела и контроль за сохранностью, комплектова­нием, использованием Архивного фонда РФ. На местах функ­ции Росархива выполняют архивные органы местной исполни­тельной власти. Задачи Росархива: • организация и обеспечение формирования, сохранности, использования Архивного фонда РФ; • анализ состояния архивного дела, изучение тенденций и закономерностей, определение концепции и стратегии его развития с учетом региональных особенностей; • разработка единых принципов организации хранения, комплектования, учета, использования документов Архивного фонда РФ; • развитие и совершенствование совместно с федеральными орга­нами государственной власти и органами государственной вла­сти субъектов РФ архивного дела и делопроизводства, в том чис­ле государственной системы делопроизводства и унифициро­ванных систем документации; • координация деятельности подчиненных федеральных государственных архивов, научных и других организаций, обеспечение их функционирования; • контроль за соблюдением законодательства РФ в области архив­ного дела; • ведение централизованного госучета документов Архивного фон­да РФ и обеспечение информацией о его составе и содержании органов государственной власти, физических и юридических лиц; • осуществление международных связей в области архивного дела и делопроизводства. Росархив организует и контролирует работу государственных архивных учреждений. Архив — учреждение или структурное подразделение учреждения, организации, предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей. В зависимости от сроков хранения архивных документов архивы подразделя­ются на постоянные и временные. Постоянное хранение документов государственной части Ар­хивного фонда РФ осуществляют федеральные государствен­ные архивы, центры хранения документации и их филиалы, центральные государственные архивы, государственные архи­вы, центры хранения документации республик, краев, облас­тей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов и их филиалы, районные и городские архи­вы. Районные и городские архивы могут осуществлять времен­ное хранение документов государственной части Архивного фонда РФ до передачи их на постоянное хранение в соответст­вующие учреждения Росархива. Лекция 2 5) Реквизиты управленческих документов и их значение Как уже отмечалось, каждый документ должен содержать обязательный элемент (элементы), который принято называть реквизитом (от латинского — «требуемое», «необходимое»). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их юридическая сила, так как они служат подтверждением конкретных фактов, событий и явлений. Все реквизиты подразделяются на обязательные и необязательные. Одни и те же реквизиты в одном случае могут быть необязательные, в другом — обязательные. Каждый реквизит имеет строго определенное, предназначенное ему место на документе. Составные части реквизита также пишутся в строго определенной последовательности. По своей структуре документ может быть разделен как бы на три части: 1) заголовочную, содержащую реквизиты, располагаемые до текста; 2) основную — это реквизиты «текст» и «приложения»; 3) оформляющую, в которой расположены реквизиты после текста и приложений. В соответствии с ГОСТ Р6. 30-2003 всего существует 30 реквизитов, которые могут встретиться при оформлении каких-либо документов. Приводим перечень этих реквизитов: • 01 Государственный герб Российской Федерации. Этот реквизит не используется в практике работы коммерческих предприятий. Он проставляется на документах только государственных учреждений и предприятий, которые имеют на это право в соответствии с положением «О Государственном гербе Российской Федерации»; • 02 Герб субъекта Российской Федерации. Данный реквизит размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Федерации. Его использование регламентируется нормативными актами субъектов РФ. Изображение герба располагается на верхнем поле документа по центру относительно наименования организации; • 03 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); • 04 Код организации; • 05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; • 06 Идентификационный номер налогоплательщика, код, причины постановки на учет (ИНН/КПП). Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами; • 07 Код формы документа. Выбирают по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД); • 08 Наименование организации. Этот реквизит пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах. Сокращенное наименование организации пишется ниже полного в скобках. Его приводят в том случае, если оно также закреплено в учредительных документах. Над наименованием организации указывают наименование вышестоящей организации (полное или краткое). Наименование структурного подразделения (филиала) организации указывают только в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. На документах акционерных обществ указывается вид акционерного общества (ООО), затем наименование общества в кавычках. Наименование организации на иностранном языке указывается, если оно закреплено в уставе организации или его Положении. Располагают его ниже наименования на русском языке. Реквизит «Наименование организации» расположен под реквизитом «Эмблема организации». • 09 Справочные данные об организации. Этот реквизит включает почтовый адрес, номера телефонов, коды по ОКПО, ОКОГУ, ОКУД и др., номер факса, номер счета в банке, адрес электронной почты и другие данные по усмотрению организации; • 10 Наименование вида документа. Этот реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах (кроме писем и факсов). В случае писем этот реквизит пишется только при сочетании слов «гарантийное письмо». Реквизит проставляется ниже реквизита «Наименование организации». Печатается реквизит прописными буквами; • 11 Дата документа. Этот реквизит обеспечивает юридическую силу документа. Датой документа является: а) для приказов, писем, справок, факсов и т.п. — дата подписания документа; б) для планов, отчетов, правил, инструкций и т.п. — дата их утверждения; в) для протоколов, актов — дата принятия решения (а не подписания). В распорядительных документах (постановлениях, решениях и др.) может быть установлена дата вступления документа в силу, не совпадающая с датой его подписания или принятия решения. Например: «решение вступает в силу через пять дней со дня подписания и действует в течение двух лет». В нормативных документах, определяющих права граждан, организаций или содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ датирования. Например: 5 марта 2007 года. В остальных случаях применяют цифровой способ, причем цифры проставляются в такой последовательности: день месяца, месяц и год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точками, а год обозначается четырьмя цифрами. После написания даты цифровым способом не ставится буква «г» с точкой или просто точка. Например: 05. 03. 2007 В международных стандартах установлен цифровой способ датирования в такой последовательности: год, месяц, число. Допускается датирование в соответствии с международными стандартами. Дата проставляется в заголовочной части документа ниже реквизита «наименование вида документа». • 12 Регистрационный номер документа. Этот реквизит представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Номер документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах на одной строке с датой документа. На внутренних документах проставляются порядковые номера с начала года в возрастающей последовательности (№ 1, № 2, № 3 и т.д.). Для исходящих документов регистрационный номер состоит из нескольких частей: а) номера структурного подразделения, подготовившего документ; б) номера дела по номенклатуре, в которое подшивается копия отправляемого документа; в) порядкового номера регистрации. Например: 05-12/117, где 05 — номер структурного подразделения, подготовившего документ; 12 — номер дела по номенклатуре; 117 — порядковый номер регистрации. На документах, отправляемых из организации, регистрационный номер ставится на подлиннике и копии, остающейся в организации. На приложениях к документам регистрационные номера не проставляются. • 13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Этот реквизит проставляется только на тех видах документов, которые служат ответом на запрос (справка, акт, заключение, докладная записка); • 14 Место составления или издания документа. Этот реквизит применяется в том случае, если место составления документа или его издания трудно определить по реквизитам «Наименование организации» или «Справочные данные об организации». Применение данного реквизита дает возможность исключить ошибки в определении местонахождения организации. Этот реквизит не проставляется в следующих случаях: а) на письмах; б) если место издания документа включено в состав наименования организации. Например: «Московский государственный университет»; • 15 Адресат. Этот реквизит содержит полную и точную информацию, необходимую для доставки документа адресату и состоит из следующих частей: а) наименование организации и структурного подразделения — в именительном падеже; б) должность, фамилия и инициалы должностного лица, которому направляется документ, в дательном падеже; в) почтовый адрес. Например: Ярославский моторный завод Бухгалтерия Главному бухгалтеру Николаеву С.В. Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то адресат указывается обобщенно. Например: Директорам колледжей и лицеев На одном документе может быть указано не более четырех адресатов. При направлении документа более чем четырем адресатам составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адрес. Каждая составная часть реквизита печатается с новой строки. Составные части почтового адреса указываются в определенной последовательности, которая установлена «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными постановлением Правительства РФ от 26 сентября 2000 г. № 725 и Федеральным законом от 7 июля 2003 г. № 126 «О связи». Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке: 1) наименование адресата (организации — для юридического лица; Ф.И.О. — для физического); 2) название улицы, номер дома, номер квартиры; 3) название района; 4) название города, поселка и т.п. 5) название области, края, республики; 6) страна; 7) почтовый индекс. Почтовый адрес не указывается при направлении документа в высшие органы государственной власти. При направлении документа в другую страну адрес пишется либо на языке страны, либо на французском языке, который является международным языком связи. Адрес адресата пишется в нижней правой части почтового конверта; адрес корреспондента — в левом верхнем углу почтового конверта. • 16 Гриф утверждения документа. Документ может утверждаться должностным лицом, должностными лицами или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова «Утверждаю» без кавычек, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Директор завода личная подпись Н.В. Петров 12.06.2003. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. Если документ утверждается постановлением, решением, приказом, указанием, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Перечень документов организации, подлежащих утверждению, указывается в инструкции по делопроизводству. Основанием для составления перечня являются Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2000), а также законодательные и ведомственные нормативные акты. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первого листа документа. • 17 Резолюция. Этот реквизит содержит указание по исполнению данного документа. В резолюции указываются организации, подразделения или должностные лица, которым поручается выполнить задание. Реквизит включает Ф.И.О. исполнителя или исполнителей, содержание поручения, срок исполнения задания, подпись руководителя и дату. Например: Скорину А.В. Прошу подготовить проект контракта с фирмой «ЕАП» к 11.11.2003 Личная подпись 05.11.2003 При наличии нескольких исполнителей, равных по должности, ответственным за исполнение документа считается тот, чья фамилия первой написана в резолюции. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, ставится подпись автора резолюции, расшифровка подписи и дата. Резолюция пишется руководителем на подлиннике документа от руки на свободном от текста месте. Резолюция может оформляться на отдельном месте с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому она относится. • 18 Заголовок к тексту. Этот реквизит выражает краткое содержание текста документа и сокращает время прохождения этого документа при его регистрации и исполнении. Заголовок должен отвечать на вопросы: «о ком?», «о чем?» или «кого?», «чего?». Например: «Протокол заседания Совета директоров». Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется. • 19 Отметка о контроле. Этот реквизит свидетельствует о том, что документ поставлен на контроль с целью обеспечения его исполнения в установленные сроки. Отметка о контроле обозначается буквой «к» или словом «контроль» и располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту. • 20 Текст документа. Текст документа отражает его содержание, а содержание находит свое выражение в языке. Язык каждого документа индивидуален, так как обусловлен соответствующей деловой ситуацией. Неотъемлемым средством связи предприятия с внешними организациями является деловая переписка. В переписке можно выделить два основных вида документов — письма и факсы. Современное деловое письмо — это служебное послание в виде официального документа, а также в форме всевозможных предложений, просьб, запросов, напоминаний, претензий, поручений, подтверждений, поздравлений и ответов на них, т.е. всего того, что, будучи изложенным в письменном виде, определяет деловые отношения. Невозможно разработать единый комплекс требований к языку деловой переписки. Однако существуют некоторые общие признаки языка (лексика, грамматика) и стиля делового письма, обеспечивающие его грамотность (см. параграф 7.4). • 21 Отметка о наличии приложений. Этот реквизит располагают под текстом документа и оформляют тремя способами: А. Если приложение названо в тексте документа, то отметка о наличии приложений будет иметь вид: например, «Приложение на двух листах в трех экземплярах». Б. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров. Например: Приложение: «Проект учебного плана для школьников» на двух листах в трех экземплярах При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами без знака №. В. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут: «Приложение» с указанием распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Например: Приложение к Приказу ректора института от 15.06 2006 № 184 Слово «приложение» всегда употребляется в единственном числе, независимо от количества прилагаемых документов. • 22 Подпись. Этот реквизит содержит наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Реквизит располагают под текстом документа или под отметкой о наличии приложений. При подписании документа несколькими должностными лицами составные части реквизита «Подпись» располагают последовательно друг под другом в соответствии с занимаемой должностью. Например: Ректор института подпись А.Р. Попов Гл. бухгалтер подпись И.И. Орлов При подписании документа несколькими должностными лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне. Например: Директор школы № 53 Ректор института подпись В.Д. Новиков подпись К.Е. Куликов В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии). Подпись — обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. • 23 Гриф согласования документа. Этот реквизит выражает согласие с содержанием документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО без кавычек, должности лица, с которым согласовывается документ, включая наименование организации, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов и фамилии) и даты согласования. Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами. Гриф согласования применяется, как правило, для внешнего согласования документа. • 24 Визы согласования документа. Этот реквизит используется для внутреннего согласования документа и ознакомления с ним. В реквизит входит: а) подпись визирующего; б) расшифровка подписи (при необходимости — и должность); в) дата визирования. Для внутренних документов визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа документа. Для документов, отправляемых из организации, визы проставляются на лицевой стороне копии документа, отправляемого из организации. • 25 Оттиск печати. Этот реквизит проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и был бы хорошо читаемым. Оттиск печати не ставится на личной подписи и ее расшифровке. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте, обозначенном «М.П.» без захвата наименования должности и подписи. • 26 Отметка о заверении копии. Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки. Этот реквизит располагается ниже реквизита «Подпись» и включает заверительную подпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения. Если копия выдается на руки или пересылается в организацию, подпись удостоверяется печатью. • 27 Отметка об исполнителе. Этот реквизит включает фамилию исполнителя (или составителя) документа и номер его служебного телефона. Например: Иванов 143-12-08. Проставляется реквизит в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. • 28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Этот реквизит включает: а) ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или краткие сведения об исполнении; б) слова «В дело»; в) номер дела, в котором будет храниться документ. Реквизит пишется от руки и проставляется в нижней части первого листа документа на левом его поле. Например: Издан приказ от 01.12.2006 № 12 «О создании Совета директоров» В дело №12-03 Личная подпись 10.12.2006 • 29 Отметка о поступлении документа в организацию. Этот реквизит, как правило, проставляется в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте (можно проставлять и от руки). Реквизит включает порядковый номер документа и дату поступления его в организацию. • 30 Идентификатор электронной копии документа. Этот реквизит проставляется в момент подготовки документа и служит для автоматического поиска и контроля информации. Реквизит включает имя файла, код оператора, дату и место изготовления документа, количество экземпляров, количество страниц. Могут быть и другие поисковые данные в зависимости от информационных систем организации. Реквизит проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа. Знание перечисленных реквизитов позволяет правильно составлять и оформлять документы, вести делопроизводство предприятия должным образом, сокращать производственные затраты, ускорять процессы принятия управленческих решений, а, следовательно, способствовать повышению эффективности работы организации. 6) Формуляр – образец. Согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. В соответствии с ГОСТ 6.10.5–87 «Требования к построению формуляра-образца» формуляр-образец устанавливает: 1) форматы бумаги; 2) служебные поля; 3) конструкционную сетку; 4) расположение частей и зон; 5) расположение реквизитов. Зоны формуляра-образца устанавливают унифицированную структуру документа и размещаются в пределах основных частей формуляра-образца. Основные части формуляра-образца определяются диапазоном используемых горизонтальных линий конструкционной сетки. Основные требования к построению формуляров-образцов, к разработке унифицированных на их основе форм документов с учетом возможности их машинной обработки и изготовлению бланков документов устанавливает ГОСТ 6.10.5–87 «Требования к построению формуляра-образца». 7) Придание юридической силы документам Носителем инфор­мации выступает документ. Каждый управленческий документ является носителем информации, использу­ется для ее сбора, анализа, разработки и принятия уп­равленческого решения, его доведения до непосредствен­ных исполнителей, заинтересованных организаций или граждан. Главное требование, предъявляемое к управ­ленческим документам, — официальность, достовер­ность, объективность. Реализуется это требование при наделении документа юридической силой, т. е. услови­ем, при котором информация документа может быть использована в сфере управления без сомнения в ее достоверности для осуществления любых действий. В на­стоящее время бесспорность и обязательность докумен­та также определяется понятием "юридическая сила документа". Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, т. к. они служат спо­собом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права. Юри­дическую силу документа понимают, как бесспорность и авторитетность, основанную на законодательстве. Юридическая сила документа предполагает его обяза­тельность для тех, кому он адресован, или для круга участников управления (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц, государственных служащих и граж­дан), которые руководствуются данным документом и основывают на нем свою деятельность или воздержива­ются от нее. Одни документы, например, правовые акты феде­ральных органов представительской и исполнительной власти, судебные, прокурорские, нотариальные и ар­битражные акты, договорная документация, изначаль­но обладают юридической функцией, устанавливая, за­крепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наде­ляются юридической функцией в случае использова­ния их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др. В управлен­ческой деятельности юридическая сила документа обес­печивает его официальность для работников, как дан­ной управленческой системы, так и всех иных струк­тур, с которыми она взаимосвязана. Юридическая сила документа — это свойство, сооб­щаемое ему действующим законодательством, компетен­цией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управле­ния или должностное лицо, выпускающее док-т, обязаны: - соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства; - издавать документы только в пределах своей ком­петенции; - соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов. Т.о., юридическая сила док-та опре­деляется и содержанием, и формой док-та. Для определенных видов документов в действую­щих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу. Для придания документу юр. силы необходимы след. реквизиты: - наименование орг-ции - автора док-та; - наименование вида док-та; - дата документа; - рег. номер док-та; - текст; - подпись; - гриф утверждения; - гриф согласования; - печать. Законодательные акты, определяющие порядок удостоверения электронных документов. Итак, юридическую силу электронному документу придают: - обязательные реквизиты; - подтверждение полномочий создателя; - подлинность и аутентичность. Состав обязательных реквизитов устанавливается следующими нормативными актами: - Федеральными законами: ФЗ "Об инф-ции, инфор­матизации и защите инф-ции". Он не только дает определения важ­нейших понятий в сфере инфор­мации, но и определяет цели за­щиты инф-ции, а также угро­зы инф-ции. Этот закон опр-ет докумен­тир-е как обязательное усло­вие включения инф-ции в информац. ресурсы. В соответствии с законом юрид. сила док-та, хранимого, обрабатываемого и передавае­мого с помощью автомат. информац. и теле­коммуникац. систем, может подтверждаться электр. подписью. В Законе РФ "О связи"воп­росы электронного документир-я и организации работы с электронными документами на­шли частичное отражение. Закон гласит, что развитие и обеспече­ние устойчивой и качественной работы связи является важней­шим условием развития обще­ства и деятельности государства. В соответствии с ним средства связи вместе со средствами вы­числительной техники составля­ют техническую базу обеспечения процесса сбора, обработки, накоп­ления и распространения инфор­мации. Закон РФ "О гос. тайне" ввел опр-я еще 2 понятий, относящихся к про­блематике данной темы: о методах и ср-вах за­щиты секретной инф-ции; о гос. програм­мах и мероприятиях в области за­щиты гос. тайны. Закон регулирует деят-ть орг-ций, предоставля­ющих услуги по распространению интегрированных автоматизиро­ванных систем делопроизводства (ИАСД), включающих в себя под­систему защиты инф-ции. Лицензия на проведение указанных работ выдается на ос­новании результатов специаль­ной экспертизы орг-ции и гос. аттестации ее руководителей, ответственных за защиту инф-ции, причем орг-ция должна выполнить ряд требований. ФЗ «Об архи­вном деле в РФ» гласит, что электр. Док-ты могут быть отнесены к составу Арх. фонда РФ. Однако нормативные акты ар­х. ведомства лишь в самых об­ших чертах касаются вопросов при­ема на хранение, обеспечения сохран­ности, учета и описания электрон. док-в. Вопросы создания и ис­пользования электронных документов решаются некоторыми другими ве­домствами самостоятельно. Создание электрон. правитель­ства фактически явл-ся основной целью ФЦП «Электрон. Россия», в связи, с чем некоторые положения программы посвящены организации электронного документооборота. Постановлениями федеральных органов исполнительной власти и ГОСТами: Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"; ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", в соответствии с которым оформляются документы. Для электронных документов действует ГОСТ 6.10.4-84 "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения". Этот Стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, которые придают электронному документу юридическую силу, а также устанавливает порядок внесения в них изменений. Для электронных сообщений – ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению». Стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронного сообщения. Электронный документ должен содержать: - регистрационный номер; - регистрационную дату; - подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа или утвердившего документ; - содержание документа; - наименование организации - создателя документа; - местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес. Возможно использование дополнительных реквизитов, главное, чтобы обязательные можно было однозначно идентифицировать. Полномочия автора (создателя документа) Компетентность автора документа должна подтверждаться уставом организации, должностными инструкциями и приказами об установлении соответствующих полномочий. Подлинность и аутентичность Проще всего обеспечить подлинность электронного документа с помощью электронной цифровой подписи (ЭП). При оценке доказательственной силы электронного документа судом учитывается прежде всего надежность способов формирования, хранения, передачи и идентификации автора. Для этого, помимо ЭП, важна доверенная система обработки электронных документов (доверенное хранилище). 8) Бланк документа Бланк документа — это стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Применение бланков сокращает время на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления. Для изготовления бланков документов используется два основных формата бумаги: А4 и А5 допускается также использование бумаги форматов A3 и А6. Форматы бумаги имеют следующие размеры (в мм): A3-297x420; А5-248x210; А4-210x297; А6-105x148. ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает минимальные размеры полей на документе, изготовленном как на бланке, так и на обычной бумаге (в мм): левое — не менее 20; верхнее — не менее 15; правое — не менее 10; нижнее — не менее 20. Бланки документов могут быть изготовлены типографским способом, средствами оперативной полиграфии и с помощью компьютерной техники, за исключением бланков с изображением Государственного герба, герба субъекта Российской Федерации или муниципального образования (города, сельского населенного пункта). Гербовые бланки изготавливаются только типографским способом. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица установлены следующие виды бланков: · общий бланк; · бланк письма; · бланк конкретного вида документа. Общий бланк используется для составления всех видов организационно-распорядительных документов, кроме писем. На общем бланке могут присутствовать следующие реквизиты: 01, 02, 03, 06. В бланке письма используются следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04,06,07. Бланк конкретного вида документа включает в себя реквизиты: 01, 02,03,05,06,08,12. Для документов, составляемых в повторяющихся управленческих ситуациях (договор, акт, протокол, служебное письмо и др.), могут изготавливаться бланки с унифицированным текстом. Кроме перечисленных реквизитов на бланке могут быть отмечены (уголками, черточками) места для размещения следующих реквизитов: 09, 10, 11, 14, 15, 16, 17, 18, 19. Такими же ограничительными метками могут быть отмечены поля документа. Бланки могут иметь как продольное, так и угловое расположение реквизитов. При продольном расположении реквизиты бланка размещаются вдоль верхнего поля документа, при угловом концентрируются в верхнем левом углу документа; при этом реквизиты 06, 07, 08,12 и ограничительные отметки для реквизитов 09,10,11 размещают одним из двух способов: · центрованным (начало и конец строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); · фланговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). Вариант бланка с угловым расположением более экономичен и удобен с точки зрения использования рабочей площади документа. В соответствии с действующим законодательством бланки документов могут изготавливаться на двух языках — русском и национальном (если на территории, на которой расположена организация, в качестве второго государственного языка используется национальный. Если бланк организации составлен на русском и национальном языках, то слева угловым способом печатаются реквизиты на национальном языке, а справа — те же реквизиты организации — автора документа на русском языке. При составлении бланка организации на русском и иностранном языках используется продольный способ расположения реквизитов и сначала печатается реквизит на русском языке, а под ним — на иностранном. Угловое расположение реквизитов на бланке Если документ составляется на компьютере, то при печатании текста исходя из эргономических требований следует использовать шрифты, приближенные по размеру к шрифту пишущей машинки. Рекомендуется использовать шрифты гарнитуры Times New Roman размеров 13, 14, 15 или гарнитуры Л/то/размеров 12, 13,14. Заголовки таблиц допускается печатать шрифтами меньших размеров. Текст документа печатается через 1,2 или 1,5 межстрочных интервала. Расстояние между отдельными реквизитами — 1,5-3 межстрочных интервала. Если один реквизит занимает несколько строк, то его текст печатается через один интервал. Если текст документа занимает более одной страницы, то, начиная со второй, страницы нумеруют арабскими цифрами без точек, тире и других дополнительных значков. Номер страницы проставляется в середине верхнего поля. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 бланки документов с изображением Государственного герба, гербов субъектов Российской Федерации и гербов муниципальных образований являются полиграфической продукцией и подлежат учету. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления данного вида полиграфической продукции на высоком качественном уровне. Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам организаций, которые ведут учет изготовленных бланков — на карточках или в журналах отдельно по каждому виду бланков. Учитывается количество изготовленных бланков, количество бланков, выданных сотрудникам для работы, количество испорченных бланков. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков осуществляет служба делопроизводства организации. 9) Общий бланк документа. В зависимости от учредительных документов организации он может содержать следующие реквизиты: 01 Государственный герб Российской Федерации; 02 герб субъекта Российской Федерации; 03 эмблема организации или товарный знак (знак обслужива­ния); 04 код организации; 06 наименование организации (автора документа); 12 место составления или издания документа. Кроме того, на общем бланке предусмотрено нанесение от­меток для размещения реквизитов 09 — дата и 10 — регистраци­онный номер документа. Бланк называется общим, так как содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются. Пример общего бланка с угловым расположением реквизитов: Бланк вида документа. Если общий бланк дополнить наимено­ванием вида документа (реквизит 08), он становится бланком этого вида (например, приказа, протокола, акта). Бланки для конкрет­ных видов документов целесообразно создавать, если в организа­ции применяется большое количество документов этих видов (на­пример, приказов, распоряжений, докладных записок и др.). Бланки на двух языках. В организациях субъектов Россий­ской Федерации, имеющих наряду с русским языком в каче­стве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «наименование организации», «справочные данные об организации», «место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском и на­циональном, на одном уровне, используя продольное располо­жение реквизитов. Возможно создание бланка на двух языках, если организа­ция ведет переписку с иностранными корреспондентами. В та­ких бланках все реквизиты письма повторяются дважды — на русском и иностранном языке, при этом не допускается иска­жения наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.