Делопроизводство

Вводная лекция. 1. Понятие делопроизводства, значение документов в управленческой деятельности предприятия. Функции документов. 2. Классификация документов управления. 3. Основные компоненты делопроизводства. Организация работы с документами. 4. Нормативно-методическая основа делопроизводства. 1. Делопроизводство-это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с офисными документами. Организация делопроизводства на предприятии зависит от эффективности управления, его экономичности и оперативности. К основным задачам делопроизводства относятся: • создание документа; • передача документов для их последующего исполнения и принятия решений по ним; • регистрация документа для осуществления контроля их исполнения; • систематизация и хранение документов. Быстрый поиск документов по мере надобности. Понятие «документ» появилось в начале XVIII века, как способ доказательства. Документ- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющая ее идентифицировать. Реквизит- это обязательный элемент оформления официального документа. Согласно ГОСТу Р.6.30-2004 существует 30 реквизитов: «Система организационно-распорядительной документации». Реквизиты: дата, подпись, печать, адресат, отметка об исполнении, файл документа. Функции документа: • управленческая - многие вопросы решаются с помощью документа; • информационная; • коммуникативная – документ осуществляет связь между партнерами; • организационная (юридическая) – документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений. 2. Классификация документов - это распределение документов по группам на основе признаков их создания, формы составления с целью организации и повышения эффективности работы с ними. Классификация позволяет выбрать и определить методы работы с каждой группой документов и закрепить их в инструкции по делопроизводству. Признаки классификации: 1. по сфере использования: ◦ организационные документы (устав, учредительный договор, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка предприятия). Устав и учредительный договор оформляются на основе гражданского кодекса РФ. ◦ Распорядительные документы (приказы по основной деятельности предприятия, указания, распоряжения, решения). ◦ Документы по личному составу - кадровая документация (приказы о приеме, увольнении, перемещении, трудовые контракты, трудовые книжки, личные карточки формы Т-2, лицевые счета по заработной плате, резюме, характеристика, автобиография, личное дело). ◦ Финансово-бухгалтерская документация (бухгалтерские балансы, главные книги, годовые отчеты по деятельности предприятия, сеты, кассовые книги, акты ревизий и инвентаризации товаро-материальных ценностей). ◦ Информационно-справочные документы (письма, протоколы, докладные записки, служебные записки, объяснительные, справки, факсы). ◦ Нормативные документы вышестоящих инстанций – документы, поступающие на предприятие и регулирующие вопросы деятельности (распоряжения, решения налоговой инспекции, документы администрации районов города). 2. по месту исполнения: ◦ внутренние; ◦ входящие; ◦ исходящие. 3. по грифу ограничения доступа: ◦ с грифом ограниченного доступа; ◦ открытые. Следующие грифы: a) для служебного пользования (ДСП)- в государственных организациях. Информация документов предназначена только для работников конкретной организации; b) секретно, совершенно секретно, особой важности (государственная тайна); c) коммерческая тайна (конфиденциально) в АО, ООО, ОАО. 4. по происхождению: • официальные документы; • личные документы (резюме, характеристика, доверенность). 5. по юридической значимости: • подлинники; • копии; • дубликат (от утерянного документа). 6. по срокам хранения: • постоянного срока хранения (кадровая документация 75 лет); • долговременного срока хранения (свыше 10 лет); • временного срока хранения (до 10 лет)- учредительные документы предприятия (устав, учредительный договор)-3 года; бизнес- планы- 10 лет; кадровая документация- 75 лет; гарантийные письма – 3 года. 3. Основные составляющие делопроизводств. 1. Документирование. 2. Организация работы с документами. Документирование- это процесс создания и оформления документов по установленным правилам. В процессе деятельности существуют бумажные и электронные документообороты. Документооборот- это движение документов в организации с момента их создания до завершения исполнения или отправки. Требования, предъявляемые к документообороту: 1. прямоточность движения документов; 2. распределение документов между руководителями и специалистами согласно их функциональным обязанностям; 3. единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними, однократность каждой операции. Годовой объем документооборота - это исходная величина для расчета численности сотрудников службы документационного обеспечения управления (ДОУ), а также для определения степени загрузки структурных подразделений и отдельных работников. Организация работы с документами – это организация документооборота, хранения и использование документов в текущей деятельности предприятия. Схема организации работы с документами Основными этапами в организации работы с документами являются: • регистрация; • контроль исполнения; • формирование документов в дела. Регистрация – это присвоение документу номера (индекса). Она необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля. Существует 2 формы регистрации: • журнальная; • регистрационно-контрольные карточки (РКК). Контроль исполнения – обеспечивает исполнение документа в заданные сроки. Сроки исполнения на организационно-распорядительные документы не больше 10 дней. Сроки исполнения документов указываются в резолюции руководителя. Если срочный документ, то ставится в левом углу буква Формирование документов в дела – это группировка исполненных документов в дела. Дело – это совокупность документов. Как правило, дела формируются на предприятии по названию видов документов (приказы, указания, протоколы, распоряжения и т.д.). 4. Нормативно-методическая основа делопроизводства. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ). Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность требований, норм правил и рекомендаций по составлению документа и работе с ними, установленными правовыми актами, стандартами и инструкциями. Нормативно-методическая база необходима для: • правильного оформления документов; • обеспечения их сохранности; • порядка передачи документов на архивное хранение; • регулирования службы делопроизводства; • работы с документами, имеющие гриф ограниченного доступа. Нормативно-методическая база включает в себя: • законы РФ; • государственные и отраслевые стандарты; • общероссийские классификаторы; • государственные и отраслевые инструкции по делопроизводству; • инструкции по делопроизводству конкретного предприятия. Законы РФ: 1. Федеральный закон об информации, информатизации и защите информации от 20.02.95 №24-ФЗ. Содержит базовые понятия информации и документа, устанавливает правовой режим создания, хранения и исполнения информации. 2. Федеральный закон об электронной цифровой подписи от 10.01.02 №1-ФЗ. 3. Закон о государственной тайне от 21.07093 №5485-ФЗ. Определяет полномочия государственных органов и должностных лиц по защите государственной тайны и работы с документами, содержащими её. 4. Гражданский кодекс РФ. 5. Трудовой Кодекс РФ от 31.12.01 №197. Государственные и отраслевые стандарты. 1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) –1991г. Это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования в документационно-управленческой деятельности. Основными целями ГСДОУ являются: • упорядочивание документооборота; • сокращение количества документов; • повышение качества; • совершенствование работы аппарата управления. 2. ГОСТ Р.6.30-2003 «Унифицированная система организацинно-распорядительной документации. Требования к формированию документов». Данный стандарт устанавливает состав реквизитов, их расположение, а также требования к тексту документа и бланков документа. 3. ГОСТ Р.51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Общероссийские классификаторы. Основным общероссийским классификатором является ОКУД (общероссийский классификатор управленческой документации). Содержит коды форм документов, исполняемых в деятельности предприятия. Государственные инструкции. 1. Типовая инструкция по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти от 27.11.00 №98. Содержит общие требования к документации управленческой деятельности и технологии работы с документами. 2. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения от 06.10.00 №25. Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия. Разрабатывается на основании типовой инструкции по делопроизводству. Содержит: • порядок составления и оформления документов; • регистрация контроль исполнения; • составление номенклатуры дел; • правила формирования дел; • передача документов на архивное хранение. Служба ДОУ Служба ДОУ – это структурное подразделение, на которое возложены делопроизводственные операции (прием, регистрация, контроль, хранение и др.). Основная задача СДОУ: организация делопроизводства и ее совершенствование. Структурными подразделениями СДОУ в зависимости от уровня организации и объема документов является: • управление делами; • канцелярия; • отдел ДОУ. Положения по СДОУ определяют ее структуру, функциональные задачи, обязанности и права сотрудников. Стандартизация и унификация документов. Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов. Стандарт – это образец, эталон, модель. Применение стандартов способствует улучшение качества создаваемого документа. Следствием стандартизации является: применение ГОСТов в делопроизводстве. Унификация – это приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Унификация проводится в целях сокращения количества применяемых документов, повышения их качества, снижения трудоемкости их обработки. Унифицированные формы документов обрабатываются Госкомстатом РФ. Унифицированные документы: документы по труду, организационно-распорядительная документация, банковская документация, бухгалтерская документация, отчетно-статистическая документация. Лекция № 2 Составление и оформление организационно-распорядительных документов. 1. Формуляр-образец. Бланки документов. Схема расположения реквизитов. 2. Необходимость единых правил оформления документов. Язык служебных документов. 1. Формуляр – образец – это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов. Формуляр – образец имеет рабочее поле, где располагаются документы и служебное поле (определяет границы документа). Левое 20мм Правое 10мм Верхнее 20мм Нижнее 20мм Документы оформляются на листах формата А4(210297), А3 (297420), А5 (148210). В организации документооборота и оформлении документов используются следующие виды бланков: • бланк письма; • общий бланк; • бланк конкретного вида документа; • бланк структурного подразделения; • бланк для работы с зарубежными партнерами. Каждый вид бланка имеет определенный набор реквизитов. Бланк письма: дата и номер, наименование организации, эмблему, герб, справочные данные об организации. На бланках письма ставятся ограничительные отметки для следующих реквизитов: адресата, заголовок к тексту, отметка о контроле. Общий бланк документа: герб, эмблему организации, наименование организации. Ограничительные отметки для: грифа утверждения, отметка о контроле, заголовок к тексту. Бланк конкретного вида документа: включает в себя реквизиты общего бланка, наименование вида документа. Должностной бланк. Данный вид бланка используется для составления документов руководителя организации. Реквизит наименование руководителя. Бланк структурного подразделения: применяется для оформления документов в представительствах, филиалах и крупных подразделениях предприятия. Реквизит: наименование структурного подразделения (ЗАО «Арсенал» департамент маркетинга). При разработке бланков используется 2 варианта расположения реквизитов: продольное и угловое. Продольное предполагает их размещение в середине листа (верхней части) и применяется при оформлении общего бланка. Угловое предполагает размещение реквизитов в верхнем левом углу листа, используется при оформлении бланка листа. 2. Единые правила оформления документов. Правила оформления и составления документа в организации закреплены в должностной инструкции по делопроизводству, которая составлена на основе государственного стандарта. В инструкции по делопроизводству перечисляется состав применяемых в управленческой системе документов, компетенция руководителя, его заместителей на издание различных видов распорядительных документов, виды применяемых бланков и порядок их использования, права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процессах работы с документами, порядок подписания, согласования, визирования документов. Порядок движения основных видов документов. Единые правила оформления документов необходимы для: • придания юридической силы документа; • качественного и оперативного составления документа; • удобного и быстрого поиска документа. При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей: • заголовочная часть; • основная (содержательная) часть; • оформляющая часть. Заголовочная часть - начало документа, где содержатся сведения об организации и первичные данные о документе (реквизиты с 01 по 17). Содержательная часть – основная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение (с 18 по 21). Оформляющая часть – совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность информации (с 22 по 30). Реквизиты, включенные в государственный стандарт. Их можно разделить на три группы. Группы реквизитов. Реквизиты бланка и ограничительные отметки Реквизиты, определяющие юридическую силу документа Реквизиты, отражающие обработку и движение документа • 01 • 02 • 03 • 04 • 05 • 06 • 07 • 08 • 09 • 10 • 14. Ограничительные отметки: • 11 • 12 • 13 • 15 • 18 • 08 • 12 • 11 • 16 • 20 • 22 • 23 • 25 • 15 • 13 • 17 • 18 • 19 • 21 • 24 • 26 • 27 • 28 • 29 • 30 Язык служебных документов. Язык служебных документов – это разновидность официально-делового стиля современного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов. Особенности: • точность и ясность (тщательный подбор слов и правильного построения предложений); • лаконичность и убедительность (краткость и четкость изложения, наличие достоверной информации, веских аргументов, безупречность формулировок в юридическом отношении); • нейтральность тона изложения (изложение текста от третьего лица). Компания направляет, банк не возражает; • использование устойчивых словосочетаний (контроль возлагается, выговор объявляется, должностной оклад устанавливается, в целях обеспечения, в соответствии с вашей просьбой, считает необходимым, согласно приказу); • использование общепринятых сокращений, что позволяет уменьшить объем документов и ускорить восприятие информации (господин – г-н, рублей - руб., город – г.). Лекция №3 Понятие приказа. Правила составления. Оперограмма подготовки и издания приказа. Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач. 1. Приказы по основной деятельности (финансирование, планирование, отчетность, снабжение, реализация продукции). 2. Приказы по личному составу (о приеме, увольнении и переводе работника). Подготовка приказа включает в себя: изучение существа вопроса, сбор необходимых сведений, подготовка проекта приказа, согласование, подписание руководителем. Проекты приказа готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя и оформляются на общем бланке предприятия и включают следующие реквизиты: • наименование вида документа; • место издания; • дата; • номер; • заголовок к тексту; • текст; • подпись; • исполнитель; • ссылка на приложения. Дата- дата подписания документа руководителем. Текст приказа состоит из двух частей: 1. констатирующая, где указывается основание издания приказа (производственная необходимость, нормативные документы вышестоящих организаций, решение общего собрания акционеров и совета директоров предприятия). 2. Распорядительная часть оформляется словом «Приказываю», указывается конкретная работа, мероприятия, сроки исполнения, исполнитель. Текст приказа делится на пункты, если рассматривается несколько вопросов. Оперограмма подготовки и издания приказа. Выписка из приказа – это копия определенной части подлинного документа. Констатирующая часть может отсутствовать, в распорядительной части присутствует та информация, которая необходима в данном случае. Выписка заверяется реквизитом «отметка о заверении копии», Распоряжение, решение, указание. 1. Распоряжение – это распорядительный документ, издаваемый руководителем организации для разрешения оперативных вопросов. Составляется по следующим вопросам: 1. вопросы повседневной, административной, производственно-хозяйственной деятельности; 2. вопросы информационно-методического характера; 3. распределение обязанностей между заместителями руководителя предприятия; 4. вопросы связанные с организацией исполнения приказа, инструкций руководства; 5. вопрос о работе с конфиденциальными документами; 6. вопрос об использовании служебного транспорта. Распоряжение оформляется аналогично приказу. Распорядительная часть данного документа оформляется словом «Предлагаю», «Обязываю» (обязываю всем сотрудникам предприятия пройти инструктаж по технике безопасности), Распоряжения подписываются руководителем организации или заместителем. Последние пункты распоряжения являются контрольным, где указываются должностное лицо, осуществляющие контроль за исполнением этого распоряжения. 2. Решение – этот документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач и вопросов (собрание акционеров, совета директоров, научно-техническим советом). Вопросы, рассматриваемые в решениях: 1. приоритетные направления развития фирмы; 2. реорганизация системы повышения квалификации работников; 3. участие в международных выставках; 4. внедрение рациональных предложений; 5. разработка программы электронного документооборота. Подготовка решения включает следующие стадии: 1. изучение существа вопроса исполнителем; 2. сбор необходимых сведений; 3. обсуждение проекта решения коллегиальным органом; 4. подписание руководителем и секретарем коллегиального органа. Лекция №4 Составление и оформление кадровой документации. 1. Трудовой договор и особенности оформления. 2. Приказ о приеме, увольнении и переводе. Основные реквизиты. 3. Правила оформления трудовой книжки, личных карточек Т-2. 4. Резюме, автобиографии, характеристики. 5. Личное дело сотрудника предприятия. Совокупность документов, включающих в личное дело. 6. Роль кадровой службы на предприятии. Функции. Документы по личному составу – это совокупность документов, в которой зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников предприятия. К ним относятся: заявление о приеме, увольнении, переводе; приказы; трудовые контракты; трудовые книжки; личные карточки формы Т-2; резюме, характеристики, автобиография; личные дела. При оформлении и составлении кадровой документации возникает три ситуации: 1. Прием на постоянную работу: 2. Перевод на другую должность 3. Увольнение 1. Трудовой договор – это документ, фиксирующий согласование сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. В ТК РФ, дано следующие определение трудового договора – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции; работодатель обязан обеспечить условия труда и размер заработной платы, а работник обязуется выполнить трудовые функции и соблюдать правила внутреннего распорядка предприятия. Трудовой договор заключается в двух экземплярах (письменно). В трудовом договоре указывается: Ф.И.О работодателя, работника, наименование организации, должность, профессия, сроки заключения контракта, права и обязанности сторон, условия труда, компенсации за работу в тяжелых и вредных условиях, режим труда и отдыха, виды и условия социального страхования, условия оплаты труда. Трудовой договор заключается на определенный срок, но не более 5 лет и на неопределенный срок. В данном договоре не оговаривается срок его действия. Если неопределенный срок: • для замены временно отсутствующего работника; • для проведения срочной работы. Договор имеют право заключать лица, достигшие 16 лет. Трудовой договор вступает в силу со дня подписания работодателем и работником. Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня определенного в договоре. При заключении трудового договора лица, поступающие на работу предъявляют следующие документы: • паспорт; • трудовую книжку; • страховое свидетельство; • документы об образовании, квалификации; • документы воинского учета. При заключении трудового договора соглашением сторон может быть обусловлено испытанием работника в целях его соответствия с занимаемой должностью (не более трех месяцев для главных бухгалтеров, экономистов, не более шести месяцев для руководителей организации, структурных подразделений, руководителей филиалов и представительств). При неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор. Если срок испытания истек, а работник продолжает работу, то он считается выдержавшим испытание и последующее расторжение трудового договора допускается на общих основаниях. Условия трудового договора могут быть изменены по соглашению двух сторон в письменной форме. Трудовой договор включается в личное дело и хранится 75 лет. 2. Приказы по личному составу – это обязательный документ трудовых правоотношений. При приеме на работу приказ создается на основании заявления и трудового договора. Приказ по личному составу объявляются работнику под расписку. Они группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию (№2-к). По требованию работника работодатель обязан выдать заверенную копию приказа (на основании ТК ст.68). Проекты приказов по личному составу составляются работниками кадровой службы. Приказ по личному составу оформляется на листах формата А4. Реквизиты: • наименование организации; • наименование вида документа; • дата и номер; • заголовок; • текст; • подпись, визы. В тексте приказа указывается: • Ф.И.О. полностью; • наименование структурного подразделения; • должность; • условие приема на работу; • дата. При увольнении указывается статья увольнения: ст.80 – по инициативе работника; ст.81 – по инициативе работодателя (нарушение трудовой дисциплины, несоответствие занимаемой должности, медицинское освидетельствование). В тексте приказа есть слово «Основание» (заявление, акт, докладная или объяснительная записка). Есть отметка об ознакомлении работника. Приказы могут быть оформлены на бланках унифицированной формы: • о приеме Т-1; • о переводе Т-5; • об увольнении Т-8. 3. Трудовые книжки - это документ о трудовой деятельности работника и трудовом стаже, которая заводится на работников во всех организациях независимо от организационно-правовой формы. На вновь поступившего сотрудника трудовая книжка должна быть заведена в течение 5 дней. Записи в книжке производятся согласно приказам о приеме, переводе, увольнении. На титульном листе трудовой книжки ставится печать и подпись владельца. Исправление записей в книжке не допускаются. Трудовые книжки хранятся в течение 50 лет. Взыскания в трудовую книжку не вносятся. На титульном листе указываются Ф.И.О. полностью, дата рождения, образование, профессия, дата заполнения, подпись владельца, печать. № записи Дата Сведения о приеме на работу, увольнении, переводе На основании чего внесена запись (документ, дата номер) Число Месяц Год 1 2 3 4 1 2 3 15 05 15 11 03 11 04 05 05 ЗАО «Акрис» Принят на должность менеджера в отдел маркетинга. Переведен на должность начальника отдела маркетинга Уволен по собственному желанию согласно статье 80 ТК РФ Приказ №20-к от 15.11.04 Приказ №10-к от 05.03.05 Приказ №100-к от 15.11.05 Инспектор отдела кадра Тучин МЕ.М Если возникает необходимость исправлений, то они оговариваются и заверяются подписью и печатью должностного лица. 4. Личные карточки формы Т-2 – это только унифицированная форма документа - это документ, который составлен на работника и содержит краткие сведения о нем. Они заводятся на всех работников предприятия и являются главным документом по учету персонала предприятия. Заполняется на основании следующих документов: ◦ паспорта; ◦ документа об образовании; ◦ трудовой книжки; ◦ страхового пенсионного свидетельства; ◦ военного билета; ◦ приказа по личному составу. Личная карточка оформляется на бланках унифицированной формы Т-2. Личная карточка должна иметь: наименование организации, наименование вида документа, дату составления и текст документа, и подпись работника кадровой службы. Текст личной карточки состоит: • общие сведения о работнике; • профессиональной подготовке; • поощрения и награды; • отпуск; • социальные льготы; • основания увольнения. Главным разделом является прием на работу и перевод на другую. Данный раздел оформляется на основании приказов о приеме, переводе и увольнении. Срок хранения 75 лет. 5. Резюме – это документ, содержащий краткие биографические данные о работнике. Структура резюме включает в себя: • персональные сведения (дата, место рождения, паспортные данные, семейное положение, адрес, телефон); • сведения об образовании; • сведения от трудовой деятельности; • сведения о профессиональных интересах; • дополнительные сведения *знание иностранного языка, навыки, имеющие отношение к перспективной профессиональной деятельности, наличие дипломов, свидетельств, удостоверений о профессиональной подготовке, сведения о рекомендациях. 6. Личное дело – это совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Заполняются на инженерно-технических работников. Состав личного дела: • внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; • анкета (личный листок по учету кадров); • автобиография или резюме; • копия документа об образовании; • характеристики или рекомендательные письма; • трудовой контракт; • копии приказов о приеме, переводе, увольнении; • копии приказов об утверждении в должности (протокол заседания совета директоров, копия протокола собрания акционеров). Личное дело относится к документам ограниченного доступа. Выдача личного дела сотрудника производится с разрешения начальника отдела кадров. Листы документов, включенных в личное дело, подлежат обязательной нумерации. Личные дела уволенных сотрудников передаются на архив. 7. Характеристика – это официальный документ, который выдает администрация предприятия работнику. В характеристике приводится отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств. Характеристика оформляется на листах формата А4 и имеет следующие реквизиты: • название вида документа; • наименование организации; • Ф.И.О.; • должность руководителя подразделения; • текст; • подпись; • печать. Текст делится на 4 части: 1. анкетные данные работника (Ф.И.О., дата рождения, должность и образование); 2. данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии, продвижение по службе, уровень профессионального мастерства); 3. сама характеристика (оценка морально-психологических и деловых качеств, отношение к учебе, работе, повышение профессионального уровня, поведение); 4. заключительная часть (назначение характеристики и куда она направляется), Текст излагается от 3 лица. 8.Автобиография – это документ, который автор составляет самостоятельно. Оформляется на листах формата А4 или на специальных бланках, разработанном в данной организации. Форма изложения от 1 лица. Все сведения даются в хронологическом порядке (важные моменты жизни, деловая квалификация, общественно-политическая деятельность, трудовой стаж, последнее место работы, награды, поощрения, семейное положение, домашний адрес, телефон и подпись). Лекция №5 Составление и оформление информационно-справочных документов 1. Особенности оформления письма. Нормы официального стиля. 2. Составление и оформление протоколов, актов, докладных и служебных записок, доверенностей. 1. Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по электронной почте или обыкновенной. По содержанию письма делятся на: • Сопроводительные письма – это документ, который информирует адресата о направлении к нему предлагаемых письму документам или отправленных материальных ценностей. Текст письма начинается: «направляем», «предоставляем»; • письма – приглашения - основная цель: приглашение на заседание, совещание, конференции; • информационные письма сообщают о фактах и мероприятиях; • рекламные письма – описание продукции, впускаемой предприятием; • рекламационные письма – это письма, содержащие претензии по качеству продукции или оказываемым услугам; • коммерческие письма – конкретные предложения по заключению контрактов с партнерами; • гарантийные письма – дают гарантии выполнения, каких – либо обязательств (оплата, сроки); • письма – запросы – содержат просьбу о предоставлении какой-либо информации; • письма – ответы – ответы посылают на письма – запросы, просьбы, обращения, предложения Подготовка письма включает в себя: • изучение существа вопроса; • сбор необходимых сведений; • подготовка проекта письма, согласование; • подписание руководителем. Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руководителя предприятия. Письма оформляются на бланке письма. Имеют следующие реквизиты: • дата; • номер; • адресат; • заголовок; • текст; • отметка об исполнителе; • ссылка на дату и номер полученного письма (письмо-ответ). Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным, корректным, текст письма не больше 1 страницы, факты и события должны быть предоставлены объективно, излагаемый вопрос должен освещаться кратко, жесткое соблюдение грамматических норм, использование общепринятой лексики, стилистическая строгость (нормы официально-делового стиля). Текст письма состоит из двух частей: 1. вводная, где указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы (на основании, в связи); 2. основная, где формируется его основная цель (предложения, отказ, просьба, гарантии). 2. Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях (совет директоров предприятия, учредителей, акционеров, трудового коллектива). По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть полными и краткими. Полный протокол – датой протокола является день проведения заседания, а номер протокола порядковый номер заседаний коллегиального органа. Текст протокола состоит из вводной и основной частей. Вводная часть оформляется в следующей последовательности: председатель, секретарь, присутствовали (список сотрудников в алфавитном порядке, должности), повестка дня (вопросы, вынесенные на обсуждение, вопрос нумеруется). Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктом повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали, выступали, постановили. Ставится: Ф.И.О. – краткое изложение текста выступления. Если в ходе обсуждения задавались, то они должны быть зафиксированы вместе с ответами кратко. Постановление указывается в протоколе полностью и является важной частью данного документа. Текст постоянно строится по образцу распорядительной части приказа (утвердить, назначить), Краткий протокол - в нем указываются только рассмотренные вопросы. Строится по следующей схеме: председатель, секретарь, присутствовали, рассмотренные вопросы, принятые решения. Подписывается секретарем и председателем. Протоколы хранятся до 100 лет и передаются на архивное хранение. 3. Акт – это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события. Акты составляются в различных ситуациях (акт приема работ по контракту, коммерческий акт, акт приема передачи документа и др.). Составляются комиссией, действующей по указанию руководителя. Оформляются на общем бланке. Текст делится на: • вводную часть, где указывается основание для составления данного документа (основание: докладная записка начальника отдела А.С. Иванова от 22.11.05). Указывается состав комиссии Ф.И.О. в алфавитном порядке, должности. В комиссии назначается председатель (комиссия в составе: председателя И.П. Петров и члены:...). • основная часть, где излагаются цели, задачи и существо проведенной работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). Акт подписывает председатель и члены комиссии. Для ряда актов (рассматривающие материально-финансовые вопросы) необходимо утверждение руководителя предприятия и заверение печатью + гриф утверждения. 4. Понятие докладной и служебной записок. Докладная записка – это документ, адресованный руководителю предприятия, содержащий какие-либо вопросы с выводами и предложениями. Служебная записка – это документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения и используемый для решения производственных вопросов внутри данного предприятия. Докладная записка может быть: • внешней – это документ, направляемый руководителю вышестоящей организации и содержащий информацию о фактах, событиях, решениях. • внутренней – это документ внутренней переписки между руководителями предприятия и структурного подразделения. Внешняя докладная записка составляется на общем бланке предприятия. Внутренняя докладная записка составляется либо на бланке структурного подразделения, либо на листах формата А4. Докладная записка имеет следующие реквизиты: наименование подразделения, дата, номер, заголовок к тексту, текст и подпись. Датой является дата подписания ее автором. Текст делится на: • вводную часть, где указываются факты и события, которые послужили поводом для ее написания (должны быть ссылки на даты событий и документы); • основную часть, где указываются выводы и предложения о конкретных действиях. Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие органы, подписываются руководителем предприятия. 5.Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки бывают: • справки, подтверждающие работу, место учебы, оплату труда, место проживания (составляются по запросам граждан); • справки по производственным вопросам (по запросу руководства): ◦ внешние (по запросу вышестоящей организации); ◦ внутренний (по запросу руководства данной организации). Справки оформляются на листах формата А5. Реквизиты: наименование вида документа, дата, номер текст, подпись, печать. Текст справки делится на: • вводную часть, в которой излагаются факты, события, послужившие поводом к составлению документа; • основную часть, в которой приводятся конкретные данные, показатели, характеризующие производственный процесс. При наличии справки сведений финансового характера она подписывается не только руководителем, но и главным бухгалтером и заверяется печатью. 5.Доверенность – это документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение, каких – либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданин). Доверенность может быть: • служебной (официальной), которая выдается представителю предприятия на совершение сделок, получение денег, товаров, материальных ценностей. Эта доверенность имеет следующие реквизиты: наименование предприятия, юридический адрес, название вида документа, дату, номер, текст, подпись и печать. В тексте доверенности указываются следующие данные: должность и паспортные данные доверенного лица, организация, которая получает что-то по доверенности, вид действий, образец подписи лица, получившего доверенность, срок действия доверенности; • личной, которая выдается от лица доверителя на получение заработной платы, пособий, стипендий, вкладов в банк. Имеет следующие реквизиты: название вида документа, дату, текст, подпись, расшифровка подписи, печать организации, в которой доверитель учится (работает), подпись должностного лица, заверяющего доверенность. Доверенности хранятся 3 года, ст. 80 «Перечень документов с указанием срока хранения». 5. Контракт – это документ, представляющий соглашение сторон об установлении и урегулировании каких-либо отношений. Коммерческие контракты являются основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями. В нем отражаются: • характер сделки; • сроки, условия; • цена и качество продукции; • гарантии; • права и обязанности сторон; • порядок разрешения споров. Договорные отношения могут быть установлены: • путем направления партнеру оферты – это письменное предложение о заключении контракта (ст. 435 ГК оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки); • путем предоставления одной из сторон проекта контракта. В контракте должно быть: • четкая формулировка прав и обязанностей сторон; • возможность расторжения контракта любой из сторон; • санкции каждой из сторон за невыполнение обязательств. Контракты должны быть оформлены безукоризненно!!!, т.е. подписи разборчивы, печать читаема, синим или фиолетовым цветом, чтобы отличить от копии. Они оформляются на бланках контракта (унифицированные или А4). Датой контракта является дата его подписания. Имеет двойную нумерацию 15/18 (15-ваш, 18 чужой). Лекция №6 Составление и оформление организационных документов 1. Устав. 2. Учредительный договор. 3. Должностные инструкции. 4. Штатное расписание. 5. Структура и штатная численность. 6. Положение. 1.Устав и учредительный договор. Устав и учредительный договор составляются и оформляются согласно ГК РФ. Устав – это свод правил, регулирующий деятельность организации и предприятия, их взаимоотношения друг с другом, права и обязанности в сфере хозяйственной деятельности. Например, полное товарищество должно иметь учредительный договор; ОАО – устав и учредительный договор; АО – устав и учредительный договор; товарищество на вере - учредительный договор; производственные кооперативы – устав; общество с дополнительной ответственностью – устав и учредительный договор. Устав утверждается учредителями (участниками организации). В устав предприятия входят следующие сведения: • организационно-правовая фора; • наименование предприятия; • юридический адрес; • размер уставного капитала – это сумма средств, предоставленных учредителями для осуществления предприятием хозяйственной деятельности; • порядок распределения прибыли; • образование фондов предприятия (здания, транспортные средства, оборудование и т.д.); • порядок и условия реорганизации и ликвидации предприятия. В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи имущества, порядок и условия распределения прибыли и убытков между участниками управления деятельности предприятия, выхода учредителей из состава, размер уставного капитала, доли участия (количество акций). Например, в АО основными документами являются устав и учредительный договор. Устав АО согласно ст.52 ГК РФ должен содержать: номинальную стоимость и количество акций, тип общества (ЗАО и ОАО), полное и сокращенное наименование общества, права акционеров, структуру и компетенцию органов управления общества, порядок принятия решений. Устав должен рассматривать порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, сведения о филиалах и представительствах общества, организационную структуру предприятия. Титульный лист устава состоит из следующих реквизитов: • наименование организации; • наименование вида документа (устав или учредительный договор) • дата и номер; • место издания; • гриф утверждения; • текст; • подпись. 2. Должностная инструкция – это организационный документ, регламентирующий и устанавливающий функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. Унифицированная форма данного документа включает следующие разделы: I. Общие положения (устанавливается сфера деятельности специалиста, определяется квалификационные требования к претенденту). II. Функции (основные направления деятельности специалиста). III. Должностные обязанности (перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста и его участия управленческом процессе предприятия). IV. Права и ответственность (установление видов ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей). V. Взаимоотношения (перечисляется круг должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные взаимоотношения). VI. Оценка работы (критерии оценки качества выполнения работником своих функций и обязанностей). Любая должностная инструкция составляется по нормативным документам «Квалификационный справочник должностей руководителя, специалистов и других служащих». (разработан г. Москва, МинТруд 2000). Изменения и дополнения в должностной инструкции вносятся руководителем предприятия и доводятся до работника. Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения руководителем. Реквизиты титульного листа те, же что и у устава. Должностная инструкция служит основанием для составления трудового договора и может быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров. Должностные инструкции разрабатывают руководители структурных подразделений, начальник отдела кадров и специалисты по работе с персоналом. Текст согласуется с главным бухгалтером и юристом. Утверждают должностные инструкции руководители предприятия. 3. Штатное расписание – это документ, который закрепляет должностной и численный состав предприятия, в котором указывается фонд заработной платы сотрудников предприятия. Документ оформляется на листах формата А4, где указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностные оклады и надбавки к месячной зарплате. Штатное расписание подписывает руководитель предприятия или заместитель. Данный документ согласуется с главным бухгалтером. Штатное расписание утверждается руководителем (гриф утверждения). Изменения вносятся руководителем предприятия. 4.Структура и штатная численность. В данном документе указываются все структурные подразделения и количество штатных единиц. Лекция №7 Организация работы с документами. 1. Система делопроизводства предприятия. Факторы, влияющие на систему. 2. Регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журнальная форма регистрации. 3. Формирование дел предприятия. Оперативное хранение документов. 4. Номенклатура дел. 1. Организация работы с документами – это организация документооборота предприятия, хранения и использование документов текущего пользования. Единый порядок составления документов и организацию работы с ними закреплены в инструкции по делопроизводству. Правила работы с документами составляют систему делопроизводства. Она формируется под влиянием следующих факторов: 1. использование нормативно-методической базы делопроизводства; 2. установление руководством предприятия правил работы с документами; 3. квалификационный уровень делопроизводственной службы предприятия. 2. Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документа в организацию путем присвоения документу индекса и даты. Она необходима: 1. для учета количества документов предприятия; 2. для обеспечения сохранности документа, устранение возможности потерь документа; 3. для обеспечения возможности контроля исполнения документов; 4. для обеспечения поиска документа в информационно-справочных целях. Регистрация документов ведется отдельно: • внутренние; • внешние; • входящие. Перечень документов, не подлежащих регистрации в службе документационного обеспечения: • поздравительные письма; • рекламные извещения; • программы конференций, совещаний; • пригласительные письма; • претензии; • объяснительные и докладные записки. Поступающие документы регистрируются в день поступления. Исходящие документы и внутренние – в день подписания руководителем. Регистрационный номер документов состоит из двух частей: 218/07-01 (218 - порядковый регистрационный номер, 07-01 – номер дела, в котором будет подшит данный исполненный документ). Формы регистрации: 1. регистрационно-контрольные карточки; 2. журнальная форма регистрации; 3. электронная. Журнальная форма регистрации удобна при небольшом количестве документов на предприятии. Основной недостаток поиск информации занимает много времени. По этой форме регистрации нельзя отследить контроль исполнения документа. Журнал регистрации входящих документов. Индекс доку-мента (№) Дата документа Автор документа, от кого Краткое содержа-ние (заголовок к тексту) Исполни-тель Подпись исполни-теля Приме-чания 1/01-03 11.12.05 ЗАО «Темп» Об отмене выставки «Информ –2005» Иванов Регистрационно-контрольные карточки позволяют оперативно вести информационно-справочную работу с документами и осуществлять контроль за исполнением работы без повторной регистрации. РКК удобны при наличии больших массивов документов разных видов. Лицевая сторона 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 Корреспондент (автор) Дата поступления и номер документа Дата и регистрационный номер Краткое содержание Резолюция или кому направлен документ на исполнение Отметка об исполнении документа Оборотная сторона Контрольные отметки (ход исполнения документа) Дело №01-03 Основная цель контроля: обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляется руководителем организации, руководителем службы ДОУ и ответственными исполнителями. Сроки исполнения исчисляются с даты подписания документа. Для поступивших документов со срока поступления. Как правило, срок исполнения документов указывается в резолюции. Контроль исполнения документа включает: • постановку документа на контроль; • проверку своевременного доведения документа до исполнителя, регулирование хода исполнения; • учет и обобщение результатов контроля исполнения документа. Секретарем-референтом осуществляется следующие операции: 1. формирование контролируемых документов; 2. направление данных документов в подразделение предприятия и исполнителя; 3. напоминание исполнителю о сроках; 4. запись хода и результатов исполнения в РКК; 5. регулярное информирование о состоянии и результатах исполнения; 6. снятие исполняемых документов с контроля; 7. формирование корточки исполненных документов. Секретарем составляется сводка о состоянии исполнительской дисциплины. Сведения о исполнении документов поставленных на контроль за период (декабрь 2005г.) Ф.И.О. исполнителя Всего документов поставленных на контроль Из них Причина не исполнения Исполнено в срок Исполнено с опозданием 4. Формирование документов в дела. Номенклатура дел. Формирование дел – это группировка, исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Дело – это совокупность исполненных документов. При формировании дел используются следующие признаки: • номинальный (документы с одним названием); • предметно-вопросный за основу берется содержание рассмотренных вопросов (повышение качества продукции); • авторский прилагает группировку в дела документы одного автора (перепись с ЗАО «Сигнал»). При формировании дел необходимо руководствоваться следующими правилами: • в дело подписываются только исполненные документы; • подписываются либо подлинники, либо заверенные копии; • документы разных сроков хранения формируются отдельные папки (дела); • каждый документ, пошитый в дело, должен быть правильно оформлен; • в дело подшиваются документы одного года. На обложке дела указывается: наименование организации, структурное подразделение, номер папки по номенклатуре дел, заголовок дела, год заведения, срок хранения. Правильное формирование дел способствует: 1. оперативному поиску необходимых документов; 2. обеспечивает их сохранность; 3. устанавливает порядок в организации делопроизводства. Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации с указанием срока хранения и оформленных в установленном порядке. Существуют: 1. типовая номенклатура дел; 2. номенклатура дел конкретного предприятия. Типовая номенклатура дел для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает единый состав дел с одинаковой нумерацией и является нормативным документом. Номенклатура конкретного предприятия составляется для отдельного предприятия и отражает его специфику. На предприятиях со сложной структурой управления номенклатура дел составляется для конкретного структурного подразделения, которые объединяются в сводную номенклатуру дел предприятия. Номенклатуру утверждает руководитель предприятия. ЗАО «Сигнал» Номенклатура дел 20.12.2005 №1 на 2006г. Утверждаю Генеральный директор И.В. Арнаутов 21.12.2005г. Индекс Заголовок дела Количество дел Срок хранения по перечню Примечания Перечень документов образующихся в деятельности предприятий и организаций с указанием сроков хранения. Рос архив, 2000 1-1 Устав, учредительный договор 1-2 Протоколы совещания руководства 1-3 Приказы по основной деятельности 3-1 Приказы по личному составу 1 75 лет ст.6б 3-2 Личные карточки Т-2 1 картотека 75 лет ст.339 Секретарь-референт И.З. Архипов Составлен в 3-х экз.: 1-ый экз. – на шкаф 2-ой экз. – в архив 3-ий экз. – в бухгалтерию Лекция №8 Оперативное хранение дел. Оперативное хранение дел – это хранение дел в местах их формирования передачи на архивное хранение. За сохранность документов несут ответственность: руководители структурных подразделений, работники службы делопроизводства. Проверка наличия дел при оперативном хранении проводится для обеспечения сохранности дел, установления пропавших документов, восстановление документов ненайденных в результате поиска. Проверка проводится экспертной комиссией назначенной руководителем предприятия. Требования к оперативному хранению дел: • при выдаче дел сотрудникам под расписку; • дело, выданное на временное пользование не должно превышать более одного месяца. Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и разрешению руководителя предприятия. При выдаче дела оформляется акт приема-передачи; На дело, выданное сотрудникам или сторонним организациям, заводится карта заменитель дела, которая содержит: • номер дела, заголовок дела; • кому выдано; • дата выдачи; • срок возврата; • отметка о возврате. Срок оперативного хранения составляет от года до трех. Экспертиза ценностей документов – это отбор документов на государственное хранение и установление сроков их хранения. Экспертизу ценностей документов проводит экспертная комиссия предприятия, которая назначается руководителем. Состав: заместитель директора, ведущие специалисты, юрист, делопроизводитель, заведующий канцелярией, начальник отдела кадров, секретарь-референт. Обязанности комиссии: • определение сроков хранения документа. В зависимости от значимости документов, как правило, устанавливаются следующие сроки хранения: 1год, 3,5,10,15,50,75 лет. Срок хранения документов, которые имеют ограничительный срок хранения. Документы по мере надобности (до минования надобности). Срок хранения таких документов определяет само предприятие. Исходя от практической ценности документации, но не менее 1 года. • В результате работы экспертная комиссия подразделяет документы на 3 группы: I. документы, передаваемые в архив (со сроком хранения свыше 10 лет); II. документ, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве (до 10 лет включительно); III. документы, подлежащие уничтожению. Документам, передаваемые в архив: устав, учредительный договор, положение о филиалах предприятия и представительствах, годовые финансовые отчеты, протоколы общих собраний акционеров и заседаний совета акционеров, списки акционеров с указанием количества и категории принадлежащих им акций, акты ревизий, документы по личному составу и т.д. Лекция №9 Работа с конфиденциальными документами. Конфиденциальными называются документы, содержащие сведения известные только определенному кругу лиц, не подлежащие огласке и доступ, к которым запрещен. К конфиденциальными относятся документы, имеющие грифы ограниченного доступа: 1. конфиденциально; 2. коммерческая тайна; 3. для служебного пользования. В организацию работы с конфиденциальными документами входят следующие этапы: 1. руководитель предприятия назначает ответственное лицо в организации работы с конфиденциальными документами; 2. рассматриваются вопросы подготовки и размножения документов; 3. отдельная регистрация документов; 4. формирование документов в дела; 5. организация выдачи и хранения документа; 6. проверка наличия документа; 7. архивное хранение и порядок уничтожения. Второй этап. При составлении конфиденциальных документов на компьютере службой безопасности предприятия предусматриваются специальные меры по защите информации (за работником закрепляется персональный компьютер, имеющий свой пароль). Персональный компьютер не подключается к общей сети. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации ответственному лицу за работу с конфиденциальными документами. Черновики, варианты документов, файлы документов уничтожаются. Размножение документов производится с разрешения руководителя предприятия, каждая копия должна быть предназначена конкретному подразделению. Размножение документов производится в специально отведенном месте в присутствии ответственного лица. Третий этап. Конфиденциальные документы регистрируются отдельно от остальной документации предприятия в журнале регистрации конфиденциальных документов. Листы журнала нумеруются, прошиваются, опечатываются, и указывается количество листов. Все поступающие конфиденциальные документы принимаются и вскрываются ответственным лицом. Журнал регистрации документов с грифом конфиденциально. № п/п Дата регистрации Дата и номер (для входящих документов) Откуда поступил (куда направлен) Краткое содержание (заголовок) Количество листов Количество экземпляров Исполнитель Примечание Четвертый этап. Конфиденциальные документы формируются в отдельное дело. Данное дело должно иметь гриф ограничения доступа. В дело включается список сотрудников, имеющие право пользования данным делом, нумерация листов, внутренняя опись документа, заверительный лист, где указывается составитель дела. Пятый этап. Выдача и возврат конфиденциальных документов должны отражаться в журнале учета выдачи конфиденциальных документов. При выдаче документа: 1. сверяется номер документа с номером в журнале; 2. сверяется количество листов документа; 3. ставится подпись получателя документа и дата. Выданные для работы конфиденциально. документы подлежат возврату в тот же день. При возврате документа: 1. сверяется номер документа с номером в журнале; 2. сверяется количество листов документа; 3. ставится отметка о возврате; 4. ставится подпись получателя документа и дата возврата. Журнал учета выдачи документов с грифом конфиденциально. № п/п Дата выдачи Краткое содержание (заголовок) Количество листов Количество экземпляров Ко-му выдано Подпись за полученный документ Отметка о возврате (подпись и дата) Примечание Шестой этап. Проверка наличия конфиденциальных документов проводится с целью обеспечения их сохранности и предотвращения утечки конфиденциальной информации. Наличие конфиденциальных документов производится специально созданной комиссией предприятия ежегодно. Седьмой этап. Хранение дел с конфиденциальными документами производится в опечатанном сейфе, в специально отведенном помещении, оснащенном средствами охраны и сигнализации. Классификационная группа Система автоматизации делопроизводства 1. Оригинальная система 1. Система делопроизводства (для аппарата Правительства РФ) 2. Типовые системы 1.Дело 2000 2. Гранд-Док 3. Системы класса «Комплекс» 1.Золушка 2.Эскада 3. Office media, office company media 4.Market 4.Система управления документами 1.Документ Office media используется небольшими предприятиями с простой структурой управления и документооборотом не превышающим 20000 документов в год. Office company media для крупных предприятий со сложной структурой управления, наличием филиалов и документооборотом больше 20000-документов в год.