Бюджетирование ИТ

Приложение 1 При работе над ИТ-бюджетом следует опираться на следующие принципы: Прозрачность. Представленные в ИТ-бюджете цифры должны быть понятны финансистам и руководству. Достигается это как за счет соответствия ИТ-бюджета требованиям системы бюджетирования, принятой в компании в целом, так и за счет оценки экономической эффективности ИТпроектов. Требования и структура общекорпоративного бюджета должны быть понятны, и структура ИТ-бюджета должна быть аналогична структуре бюджета компании. Настоятельно рекомендуем привлекать для составления ИТ-бюджета внутренних специалистов по финансовому учету и планированию в вашей компании. Обеспечение соответствия затрат целям организации. СIО должен знать стратегию развития бизнеса, понимать связь бизнеса и ИТ, а также место ИТ в системе управления предприятием. Например, должна быть понятна тактика бизнеса (рост, инвестиции, слияния и поглощения, снижение издержек, продажа части активов или захват рыночной доли и пр.). Кроме того, надо учитывать специфику и тип бизнеса (материальные активы или услуги, электронная коммерция или традиционная торговля). Перед составлением бюджета должны быть понятны потребности и ожидания руководителей в отношении ИТ-службы на бюджетный период и эти потребности приоритезированы в соответствии с данными потребностями и ожиданиями. Партнерство с бизнесом. Инвестиционная составляющая — важная часть ИТ-бюджета. Поэтому по планируемым ИТ-проектам должна быть подготовлена оценка их экономического эффекта. В целях обеспечения соответствия целям и задачам компании мы крайне рекомендуем разделить ответственность за обоснование инвестиций в ИТ-проекты между ИТ и 1 бизнесом, что позволит выступать им как равноправным партнерам в защите инвестиций в ИТ. Слово «прозрачность» в нашем контексте подразумевает детальный бюджет. Бюджет текущих затрат у нас состоит примерно из 120 статей. Такой детальный бюджет позволяет мне не присутствовать на его обсуждении, потому что менеджмент находит ответы на все интересующие вопросы без моего присутствия. 2 Приложение 2 Принципы ресурсного бюджетирования ИТ 1. Смета расходов и затрат организации на ИТ формируется для целей финансирования жизненного цикла всех ИТ- ресурсов, которые используются при предоставлении ИТ- услуг и ИТ-проектов. Для создания эффективной и прозрачной сметы расходов и затрат в организации реализуется принцип ресурсного бюджетирования, согласно которому формируется полный и законченный список ИТ-ресурсов, по принципу «сверху-вниз», а все бюджетирование строится вокруг этих ресурсов. 2. Категоризация ИТ-ресурсов осуществляется таким образом, чтобы корреспондировать с существующими в ИТ-индустрии моделями категоризации, что позволит проводить сравнения распределения расходов и затрат на ИТ с существующими примерами лучшей практики. 3. Выделяются пять основных категорий ИТ-ресурсов: − Сети (Network) (передача и данных, и голоса, как в локальных, так и в глобальных сетях. − Программное обеспечение (Software) (как системное, так и прикладное). − Вычислительная техника (Hardware) (серверы, системы хранения, но не сетевое оборудование). − Печать сканирование − Инфраструктура (Facilities) Каждый из перечисленных ресурсов может быть использован бизнесом напрямую, либо использован другими ресурсами (к примеру, ресурс категории Hardware используется для функционирования ресурса категории Software). Такое опосредованное использование одних ИТ-ресурсов другими производится через модель учета себестоимости операционных ИТ-услуг. 3 4. Модель бюджетирования должна позволять определять совокупную стоимость владения (TCO) для каждого имеющегося или вновь приобретаемого ресурса, то есть совокупность расходов и затрат на приобретение данного ресурса, его поддержки и сопровождения, расходных материалов или трафика. При этом расчет TCO является не самоцелью данной методики бюджетирования, а ее производным продуктом. 5. Для каждой категории ресурсов осуществляется декомпозиция на группы ресурсов, например, категории Paperware на персональные принтеры, сетевые принтеры, и так далее. Группы ресурсов — это второй уровень детализации структуры ИТ-бюджета по типам ресурсов. В большинстве случаев ресурсы объединяются в группы в соответствии с тем сервисом, который получает от его использования либо конечный пользователь, либо другой ИТ-ресурс. 6. С жизненным циклом каждого ИТ-ресурса связано 5 типов расходов и затрат: − Капитальные затраты (Capital) — издержки на приобретение ресурса (например, стоимость лицензии). − Расходы на сопровождение (Maintenance) — обязательные текущие расходы, связанные с владением данного ресурса (например, ежегодные лицензионные платежи). − Затраты на внедрение (Implementation) — издержки, связанные с вводом данного ресурса в эксплуатацию (например, оплата работ по внедрению программного продукта). − Расходы на эксплуатацию (Support) — издержки, связанные с эксплуатацией данного ресурса (например, расходы на администрирование программы или базы данных). − Расходы на использование (Usage) — расходы, связанные с использованием данного ресурса (например, расходные материалы или тарифицируемый трафик). Существуют установившиеся соотношения между 4 расходами каждого типа для данного ресурса, например, стоимость ежегодной поддержки лицензий составляет 15-25% от первоначальных затрат на приобретение лицензии. 7. Каждый ИТ-ресурс может в той или иной форме потреблять другие ИТ-ресурсы. Например, сервер (категория Hardware) потребляет такой ресурс, как электропитание (категория Facilities). Это потребление не должно отражаться напрямую в смете. Такие взаимосвязи должны быть отражены в описании архитектуры и технических спецификациях, через потребление операционных ИТ-услуг. 8. В дополнение к пяти перечисленным выше основным категориям, вводятся три дополнительных категории ИТ- ресурсов: − Консалтинг (Consulting). − Персонал ИТ (IT Employees). − Прочие расходы (Other). Такие ресурсы, прежде всего, используются для поддержки функционирования основных категорий ресурсов — Network, Software, Hardware, Paperware и Facilities, а связанные с этим расходы не могут быть напрямую отнесены к одной из пяти основных категорий (например, разработка ИТ-стратегии). Однако такие внешние затраты и расходы, как разработка программного обеспечения или системная интеграция, которые могут быть привязаны к конкретному ИТ-ресурсу, должны быть заложены в смету в соответствующей категории (например, как капитальные затраты в категории Software или затраты на внедрение в категории Hardware). Исключением являются расходы на ИТ-персонал организации, которые всегда планируются как отдельные статьи сметы расходов и затрат, с указанием соответствующей аналитики, на поддержку или внедрение какого ИТ-ресурса нужен внутренний персонал. 8. Проект можно рассматривать как временное предприятие для создания или изменения ИТ-ресурсов или ИТ-услуг. Тогда структура 5 ИТ-части проектных бюджетов должна полностью соответствовать данной методологии. Аллокация проектных расходов на услуги производится через амортизацию стоимости проектов. 9. В структуру сметы расходов и затрат не может добавляться новых категорий ИТ-ресурсов и типов расходов. Таким образом, фиксируется структура статей сметы расходов и затрат. 6