Аудит как форма диагностического исследования. Классификация аудиторской деятельности

АНО ВПО «Региональный финансово-экономический институт» АУДИТ И КОНТРОЛЛИНГ ПЕРСОНАЛА (Первая лекция) ____________________________ ____________________________ http://elearning.rfei.ru Содержание Введение .................................................................................... 3 Глава 1. Аудит как форма диагностического исследования............................................................................. 5 Глава 2. Классификация аудиторской деятельности.......... 19 Глава 3. Направления аудита ................................................ 27 Глава 4. Цели и задачи управленческого аудита. ............... 32 Глава 5. Организационные основы управленческого аудита......................................................... 36 Глава 6. Процесс управленческого аудита .......................... 39 Глава 7. Сбор информации .................................................... 41 Глава 8. Анализ и синтез информации................................. 47 Глава 9. Аудиторское заключение........................................ 50 Глава 10. Персонал и кадровая политика предприятия...... 53 Глава 11. Место аудита в системе управления персоналом организации................................... 60 2 Введение Здравствуйте, уважаемые читатели! Вашему вниманию предлагается разработанный в Региональном Финансово-Экономическом Институте (РФЭИ) теоретический курс «Аудит и контроллинг персонала». Прежде всего, этот курс адресован студентам нашего вуза. Успешная деятельность любой организации, будь то государственное предприятие, учреждение или частная коммерческая фирма, невозможна без анализа трудовых показателей, которые позволяют более точно оценить технико-экономический потенциал, определить резервы более эффективного использования персонала предприятия, улучшения организации, условий труда и его оплаты, найти пути нормализации социально-трудовых отношений в коллективе и т.д. Одним из способов внешней оценки деятельности организации, и в частности, анализа трудовых показателей является создание особого направления аудиторской деятельности — аудита трудовой сферы (персонала). В настоящее время аудит в основном используется для оценки финансовой деятельности организации. Проверки по отдельным сферам трудовой деятельности: по нормированию труда, по организации рабочих мест, по охране труда, управлению персоналом и т.д., которые позволяют минимально контролировать состояние трудовой сферы. На российских предприятиях проверки осуществляются или проводятся формально, особенно в частных фирмах, все они независимы друг от друга, а анализ и результаты этих проверок в большинстве случаев не связаны между собой. Аудит персонала не проводится и поэтому не существует данных об эффективности их проведения, влияния на деятельность организации. До сих пор не разработана правовая база, не ведется подготовка специалистов аудиторов в области контроллинга персонала, отсутствует четкая методика проведения аудита в трудовой сфере, а анализ и оценка какого-то одного показателя или явления в отрыве от других дают лишь одностороннее представление об изучаемом объекте. В связи с этим необходим комплексный анализ, который изучал бы уровень и динамику любого отдель- ного показателя в тесной взаимосвязи с изменениями уровня и динамики всех других. Основы такого анализа изложены в предлагаемом Вам курсе. Желаем Вам успехов в изучении теоретического курса «Аудит и контроллинг персонала»! 4 Глава 1. Аудит как форма диагностического исследования Предмет и задача аудита Аудит — вид профессиональной деятельность по независимой оценке операций организации. Сущность любого аудита можно свести к простой формулировке: контроль, оценка процесса и результатов. Слово «аудит» происходит от лат. audio, что буквально значит «он слышит» или «слушатель», т. е. в самом слове заложен смысл, указывающий, что аудитор должен внимательно выслушать своего клиента и в случае необходимости помочь ему. Иногда профессию аудитора сравнивают с профессией врача, выслушивающего пациентов с целью диагностики состояния их здоровья, а аудитор «выслушивает» их на предмет экономического здоровья субъектов исследования (организации, предприятия, фирмы). Родиной аудиторского дела считается Великобритания конца XIX в. Первоначально существовал контроль1, проводившийся сверху вниз, в процессе которого детально изучались оправдательные документы и проводилась инвентаризация. По мере развития экономики происходило разделение функций между собственниками предприятия, его администраторами и кредиторами. Возросла роль акционеров, которым требовалась гарантия не только сохранности капитала, но и получения дивидендов. Необходимое условие этого — правильное ведение учета и эффективное функционирование предприятия. Только независимый эксперт-аудитор мог дать заключение о верности и объективности проверенной бухгалтерской отчетности и о вероятности продолжения деятельности предприятия по крайней мере в течение ближайшего периода. Это послужило толчком к появлению аудита и стало стимулом к его достаточно быстрому развитию. Динамику целей и методов аудита можно проследить по табл. 1. 1 Под контролем понимается учет, проверка. Таблица 1 Цели и методы аудита Периодизация Цели аудита Первый период — пред- Выявление эффективноыстория (до 1850 г.) сти работы, предотвращение злоупотреблений Второй период — воз- Выявление злоупотребникновение аудита лений (1850–1905 гг.) Третий период — форми- Выявление правильносрование профессии ти отражения финансо(1905–1933 гг.) вого положения клиента Четвертый период — ста- Выявление правильносновление профессии ти отражения финансо(1933–1940 гг.) вого состояния; обнаружение ошибки Пятый период — совре- Выявление эффективменное состояние ности внутреннего кон(с 1940 г. по настоящее троля время) Методы Детальная проверка фактов хозяйственной жизни Проверка по существу (включая тестирование отдельных элементов) Проверка на соответствие и по существу Тестирование Стандартизация цессов проверки про- Аудит получил признание во всех экономически развитых странах. До 1929 г. он развивался исключительно на добровольной основе, но после краха рынка ценных бумаг и Великой депрессии стал обязательным. С 1940 г. процедуры проверок стали четко проводиться по единым профессиональным стандартам (об аудиторских стандартах пойдет речь ниже). Что же представляет собой аудит и сторона, в отношении которой он проводится? Существует множество определений понятия «аудит». Приведем некоторые из них. Федеральный закон от 7 августа 2001 г. «Об аудиторской деятельности» дает следующее определение, носящее обязательный характер: «Аудит представляет собой предпринимательскую деятельность аудиторов (аудиторских фирм) по осуществлению независимых вневедомственных проверок бухгалтерской (финансовой) отчетности, платежно-расчетной документации, налоговых деклараций и других финансовых обязательств и требований экономических субъектов, а также оказанию иных аудиторских услуг». 6 Комитет Американской бухгалтерской ассоциации по основным концепциям учета дал несколько более широкое определение аудита: «Аудит — это системный процесс получения и оценки объективных данных об экономических действиях и событиях, устанавливающий уровень их соответствия определенному критерию и представляющий результаты заинтересованным пользователям». Данное определение содержит следующие ключевые моменты: оценка должна быть объективной, т. е. независимой от влияния субъективных факторов — администрации, собственников, работников компании; аудитор определяет степень соответствия данных, представленных в отчетности, реальным данным, т. е. выражает свое мнение по поводу верности и обоснованности информации, содержащейся в отчетах, а не подтверждает абсолютную точность представленных данных; проверка совершается в интересах определенных лиц, поэтому аудитор точно определяет, в какой мере проверенные факты соответствуют критериям и стандартам (в международной финансовой отчетности такие критерии общепринятые принципы бухгалтерского учета). Это определение позволяет распространить понятие «аудит» на большее число организационных проблем, что и произошло в зарубежном менеджменте в 1980—1990 гг., а сейчас получает развитие в России. Сторона, в отношении которой проводится аудиторская проверка, представляет собой экономический субъект, обязанный составлять бухгалтерскую (финансовую) отчетность в соответствии с законодательством Российской Федерации. Под экономическими субъектами понимаются (независимо от их организационно-правовых форм и видов собственности) организации, их объединения (союзы, ассоциации, концерны, отраслевые, межотраслевые, региональные и др.), банки и кредитные учреждения, а также их союзы и ассоциации, страховые организации, товарные и фондовые биржи, инвестиционные, пенсионные, 7 общественные и другие фонды, а также граждане, осуществляющие самостоятельную предпринимательскую деятельность. К экономическим субъектам относятся также аудиторские фирмы и аудиторы, работающие самостоятельно. Предметом аудита может быть одна или совокупность организационно-экономических проблем, связанных с функциональной деятельностью фирмы. Это финансово-хозяйственная деятельность, менеджмент, проблемы социально-трудовой сферы и т. п. Аудитор — физическое лицо, отвечающее квалификационным требованиям, установленным законодательством, и аттестованное в установленном порядке на право осуществления аудиторской деятельности, т. е. специалист, имеющий квалификацию для аудита и способный проводить анализ и оценку таких объектов в системе управления, которые не поддаются непосредственному измерению (см. приложения 1 и 2). Аудитируемая (проверяемая) организация или аудитируемое (проверяемое) подразделение — организация или подразделение, где проводится аудит. Основная задача аудита — обеспечение клиента аналитической информацией на основе проведенного диагностического исследования. Характеристики диагностического исследования определяют общие направления аудита. Направленность диагностического исследования определяет его возможный инструментарий и методы обследования. Цель диагностики: • детально и глубоко изучить проблему (проблемы), стоящую перед организацией; • выявить факторы и силы, влияющие на нее; • подготовить всю необходимую информацию для принятия решения, как организовать работу по ее разрешению. Во многих случаях проведение диагностики позволяет определить пути решения рассматриваемой проблемы; установить, обладает ли организация необходимыми временными, материальными и финансовыми ресурсами, а также технической квалификацией, необходимой для решения проблемы. 8 Нацеленность аудита на предоставление объективной и профессиональной информации определяет особую полезность аудита как формы диагностики, выделяет его из всей разновидности методов последней. Аудит и аудиторская деятельность Аудиторская деятельность (в отличие от аудита) предусматривает и различные аудиторские услуги. Сопутствующие аудиту услуги разделяются на: • услуги действия (услуги по созданию документов, состав которых установлен в договоре с экономическим субъектом и ранее экономическим субъектом не созданных); • услуги контроля (услуги по проверке документов на предмет их соответствия критериям, согласованным аудиторской организацией с экономическим субъектом; контролю ведения учета и составления отчетности; контролю начисления и уплаты налогов и иных обязательных платежей; тестированию бухгалтерского персонала экономического субъекта); • информационные услуги (услуги по подготовке устных и письменных консультаций по различным вопросам; проведение обучения, семинаров, «круглых столов»; информационное обслуживание; издание методических рекомендаций). Аудиторская организация может разработать внутрифирменные стандарты сопутствующих работ и услуг на каждый их вид. Аудит и аудиторская деятельность различаются и по результатам. Результатом аудита могут быть выводы о состоянии отчетности (в первую очередь, финансовой), ее достоверности и законности. Результат аудиторских услуг — возможное состояние объектов в будущем, т. е. прогнозные экономические показатели, качественные характеристики организационной структуры управления, системы учета и контроля. Аудиторская деятельность — это предпринимательская деятельность по проведению собственно аудита и оказанию сопутствующих ему консультационных работ и услуг. Аудит — вид коммерческой активности — в отличие от консультирования обеспечивает свой коммерческий успех исклю- 9 чительно строгим следованием принципам аудиторской деятельности. Исторически профессиональный аудит стал формироваться как следствие развития консультационных услуг. Консультанты учитывают стандарты, нормативы, методики, указания, нормы и правила, а аудиторы их строго придерживаются. Консультирование — это «любая форма оказания помощи в отношении содержания, процесса или структуры задачи или серии задач, при которой консультант сам не отвечает за выполнение задачи, но помогает тем, кто ответственен за это». Под консультированием понимается любая внешняя попытка «изменить или улучшить ситуацию» при отсутствии непосредственного управления ею. «Большинство штатных работников в сущности являются консультантами, даже если они себя официально консультантами не называют». Управленческое консультирование — это «консультативная служба, работающая по контракту и оказывающая услуги организациям с помощью специально обученных и квалифицированных лиц, которые помогают организации-заказчику выявить управленческие проблемы, проанализировать их, дают рекомендации по решению этих проблем и содействуют при необходимости выполнению решений». Если аудитор — это лицо, аттестованное в установленном порядке, то в области консалтинга Россия делает только первые шаги к сертифицированию консультационной деятельности. Главный критерий успешности и эффективности работы консультанта — уровень удовлетворения потребности клиента в осуществлении какого-либо управленческого решения в рамках своей организации. Чтобы такое решение состоялось, рекомендации консультанта должны быть качественными и как минимум не наносить вреда своему клиенту. Эти и другие стандарты деятельности консультанта фиксируются в Профессиональном кодексе. Международная организация по стандартизации (ISO) в 1987 г. разработала стандарты системы качества ISO 9000, ISO 9001:94, позволяющие сертифицировать работу консалтинговых компаний. Такой международный сертификат получила пока единственная российская консалтинговая компания «Бизнес Консалтинг Групп» (БКГ). 10 Сейчас в России есть только один документ, удостоверяющий квалификацию консультанта, — диплом Школы консультантов по управлению (ШКУ) Академии народного хозяйства (АНХ) при Правительстве РФ. Этот диплом выдается пожизненно, а сертификация требует подтверждения через 3—4 года. Значит, вопрос об экспертизе управленческого консалтинга назрел и разрешение этой проблемы поручено Ассоциации консультантов по управлению и организационному развитию (АКУОР). Аудит и консультирование — смежные области профессиональной деятельности. Занимаясь вопросами совершенствования исследуемой деятельности, аудиторы выполняют консультативную работу. Неукоснительно следующая профессиональным аудиторским стандартам консультативная работа, по сути, может быть названа аудитом. Аудит и ревизия Между ними существуют как сходство, так и различия. Сходство связано с техникой проверки. Основные различия состоят в целях, методах и пользователях полученных результатов. Ревизор приходит в организацию с установкой: определить законность хозяйственных операций; выявить те, которые выходят за рамки требований действующих регулятивов. Задача аудитора — определить, насколько верны данные отчетности с точки зрения их соответствия действиям и событиям, имевшим место в прошлом и определив ошибки или злоупотребления, довести сведения о них до заинтересованных пользователей, предложить пути возможного ухода от них в будущем. По данным ревизии действия, нарушающие закон, предполагают наложение взыскания. Аудитор же, выявив подобные факты, только сообщает о них собственникам клиента. Ревизор требует максимальной гласности, тогда как аудитор должен соблюдать конфиденциальность. Клиент не выбирает ревизора, действия которого подпадают под административное право, выражая вертикальные связи. Аудитора клиент выбирает сам; их отношения регулируются гражданским правом, выражающим горизонтальные связи. Таким образом, контроль (ревизия) существовал всегда; аудит же — развитие контроля и не отменяет, а дополняет ревизию. 11 Регулирование аудиторской деятельности и правовые основы аудита Исключительная важность работы по диагностическому исследованию требует подкрепления ее эффективности использованием определенных правил, позволяющих обеспечить достоверность получаемой информации, надежность и профессионализм процедур. Работа аудитора должна быть организована в соответствии с документами, относящимися к двум группам: • государственные законодательные акты; • аудиторские стандарты и другие регулятивы. Результаты аудиторской проверки основа множества экономических решений, поэтому аудит во всех странах достаточно жестко регулируется. Правовую основу аудита составляют документы четырех уровней: • нормативные документы, отражающие обязательные и непреложные требования для каждого аудитора; • правила (стандарты) аудиторской деятельности (см. ниже) — профессиональные рекомендации, рассматриваемые как эталон качества и добросовестности проводимых аудиторами работ; • договоры, т. е. соглашения двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (ч. 1 ст. 420 Гражданского кодекса РФ). Эти соглашения не могут нарушать требований нормативных документов ни при каких обстоятельствах и только в исключительных случаях могут противоречить стандартам; • профессиональное регулирование, в основном включающее этические нормы, зафиксированные в специальном кодексе. Как и любые требования морали, данные нормы не могут быть обязательными для суда или арбитража. Однако поведение аудитора предполагает, что в своих решениях он не отклоняется от принятых профессиональных норм. В Российской Федерации организацию государственного регулирования аудиторской деятельности осуществляет Комиссия по аудиторской деятельности при Президенте Российской Федерации. Положение о Комиссии утверждает Президент Российской Федерации, назначающий также ее председателя. 12 Основной документ, регулирующий аудиторскую деятельность, — Федеральный закон «Об аудиторской деятельности» — определяет правовые основы осуществления аудиторской деятельности как независимого вневедомственного финансового контроля. Он применяется при осуществлении аудиторских проверок деятельности всех экономических субъектов, созданных в соответствии с законодательством РФ, а также органов государственной власти всех уровней о органов местного самоуправления. Аудиторские стандарты Задачу регулирования аудиторской деятельности, поддержания высокого качества аудиторских проверок призваны решать аудиторские стандарты. Слово «стандарт» буквально переводится как образец, т. е. в нашем случае это набор общепринятых требований к работе аудитора. Аудиторские стандарты представляют собой конкретизацию для определенного направления аудиторской деятельности (предмета аудита) положений аудиторской теории. Стандарты устанавливают минимальный уровень исполнения и качества, которого ожидают от аудитора их клиенты и общественность, т. е. они мера качества исполнения работы. Аудиторские стандарты должны быть неизменными независимо от спектра деятельности. Аудиторские стандарты формируют единые базовые нормативные требования к качеству и надежности аудита, обеспечивающие при их соблюдении определенный уровень гарантии результатов проверки. По мере изменения экономической ситуации в стране стандарты подвергаются периодическому пересмотру. На базе аудиторских стандартов формируются учебные программы для подготовки аудиторов и единые требования к проведению экзаменов на право заниматься аудиторской деятельностью. Аудиторские стандарты основание для доказательства в суде качества проведения аудита и определения меры ответственности аудиторов. Стандарты определяют общий подход к проведению аудита, масштаб аудиторской проверки, виды отчетов аудиторов, во- 13 просы методологии, базовые принципы, которым должны следовать все представители этой профессии, независимо от условий, в которых проводится аудит. Стандарты: • обеспечивают приемлемое качество аудиторской проверки; • способствуют внедрению в аудиторскую практику новых научных достижений; • помогают пользователям понять процесс аудиторской проверки; • повышают престиж профессии; • облегчают аудиторам ведение переговоров с клиентами; • обеспечивают взаимосвязь отдельных элементов аудиторского процесса. В основе аудиторских стандартов лежат постулаты — аксиоматические положения аудиторской теории, помогающие понять содержание аудиторских стандартов. Следовать постулатам нужно с учетом конкретных обстоятельств аудиторской деятельности. В определенных условиях постулат может стать ложным; действовать в соответствии с ним (не принимая во внимание конкретных обстоятельств) — значит халатно относиться к выполнению аудиторской проверки. Можно выделить следующие постулаты, установления которых, распространяются на аудиторскую деятельность в целом: • вероятное столкновение интересов. Всегда существует вероятность столкновения интересов аудитора и руководителей (специалистов) оцениваемого предприятия. От аудитора требуется естественный скептицизм по отношению ко всем существенным фактам, предоставляемым работниками исследуемой организации; • ограничения на другие виды деятельности, которыми может заниматься аудитор. Если дополнительные, по отношению к аудиту, услуги, оказываемые аудитором, препятствуют осуществлению аудиторской деятельности, это может негативно отразиться на его репутации; • профессиональные обязательства. Аудитор несет ответственность как перед нанимающим его клиентом, так и перед третьими сторонами, использующими аудиторские отчеты. 14 Кроме моральной, в большинстве случаев аудитор несет прямую материальную ответственность перед заинтересованными пользователями результатов аудиторской работы. Международная федерация бухгалтеров разработала и утвердила международные нормативы аудита, включающие 29 стандартов по аудиту и 4 сопутствующих стандарта. Международные стандарты аудита (МСА) предназначены для применения при аудите финансовой отчетности. МСА, адаптируемые по необходимости, применяются при аудите иной информации и предоставлении сопутствующих услуг. В частности, рассмотренные в следующих главах управленческий аудит и аудит персонала также строго соблюдают аудиторские стандарты. В каждой стране существуют еще национальные аудиторские стандарты — набор стандартов по проведению аудита, определенных законом, нормативными актами или уполномоченным органом на уровне страны. Одно из существенных отличий российской системы от принятой в западных странах в том, что регулятивы (инструкции) издаются у нас не профессиональными организациями, а Министерством финансов РФ, Центральным банком РФ, Федеральной службой России по надзору за страховой деятельностью. Это влечет за собой значительное влияние государства на аудиторскую деятельность. Российские аудиторские стандарты должны быть в обязательном порядке одобрены Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте Российской Федерации. Подготовку и принятие аудиторских стандартов осуществляет Комиссия по аудиторской деятельности при Президенте РФ. В Российской Федерации предполагается ввести в действие 39 правил (стандартов) аудиторской деятельности. Национальные стандарты, основываясь на международных стандартах, учитывают наши национальные особенности в учете и контроле и специфику перехода страны к рыночной экономике. Все стандарты разделены на три основные группы: • общие стандарты, определяющие уровень квалификации аудитора, степень его независимости; • стандарты проведения аудиторской проверки, устанавливающие необходимость планирования работы аудитора, изучения 15 и оценки систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля, получения доказательств и др.; • стандарты составления отчета, предусматривающие виды проверяемой бухгалтерской отчетности, соответствие ее принятым нормативным документам, разграничение функций аудитора и администрации организации-клиента, содержание отчета аудитора и др. Аудит строит свой коммерческий успех на характеристике неукоснительного соблюдения стандартов. Эффективность всех видов аудита оценивается на основе соответствия его характеристик стандартам аудита. Принципы проведения аудита Кроме соблюдения стандартов, аудиторская деятельность подчиняется следующим основным принципам. Этика поведения. Наряду с требованиями человеческой этики аудиторам следует придерживаться требований этики профессиональной, примером которой являются следующие положения: • обязанности (выполняя свои обязанности, следует проявлять высокие профессиональные и моральные принципы); • интересы общества (следует принять на себя обязательство действовать в интересах общества, оправдывая его доверие и показывать высокий профессионализм); • честность (честно выполнять свои профессиональные обязанности); • объективность и независимость (выполняя профессиональные обязанности, следует сохранять объективность и быть свободным от столкновения интересов, следует быть независимым и формально и фактически); • надлежащее внимание (необходимо соблюдать технические и этические профессиональные стандарты, стремиться к постоянному улучшению качества услуг и, выполняя профессиональные обязанности, использовать все свои профессиональные способности); • объем и виды услуг (при их определении следует соблюдать требования стандартов). 16 Независимость2. В теории и практике аудита независимость — это объективность и честность суждений. Общественное признание профессионального статуса аудиторов основано на признании их независимости. Независимость необходима для обеспечения эффективности аудита. Аудитор обязан иметь возможность оценивать любую ситуацию, говорить правду и предлагать честные и объективные рекомендации, относительно того, что следует делать клиенту, не задумываясь, как это могло бы повлиять на его собственные интересы. Независимость аудита обеспечивается посредством: • финансовой независимости — аудитор профессионально выполняет свою работу с заранее оговоренной достойной оплатой. Опыт эффективной аудиторской деятельности показывает: не следует попадать в финансовую зависимость от клиента, поскольку это снижает качество предоставляемых услуг, их объективность и профессионализм и отрицательно влияет на рыночные позиции аудитора; • административной независимости — независимости аудитора от административных решений клиента и неподчиненность последнему; • политической независимости — невозможности влиять на решения аудитора, используя политическую власть, связи и аналогичные способы воздействия; • эмоциональной независимости — сохранения отчужденности аудитора независимо от его чувств к представителям организации-клиента. В целях обеспечения дополнительных гарантий независимости аудиторских фирм при осуществлении ими аудиторской деятельности постановлением Правительства РФ от 6 мая 1994 г. № 482 «Об утверждении нормативных документов по регулированию аудиторской деятельности в Российской Федерации» установлено, что аудиторские фирмы осуществляют свою деятельность при условии, если в их уставном капитале доля, принадлежащая ат2 В Российской Федерации требования независимости при осуществлении финансового аудита определены Указом Президента РФ от 22 декабря 1993 г. № 2263 «Об аудиторской деятельности в Российской Федерации». 17 тестованным аудиторам и (или) получившим лицензии аудиторским фирмам, составляет не менее 51%. Профессионализм — это обязательность владения необходимым объемом знаний и навыков, позволяющих аудитору квалифицированно и качественно оказывать профессиональные услуги. Аудитор должен обладать навыками для работы по общению с людьми и обмену опытом, выявлению и решению проблем, связанных с оцениваемой деятельностью, нахождению нужной информации, осуществлению анализа и синтеза, планированию изменений, разработке предложений по совершенствованию работы, преодолению сопротивления изменениям, помощи в передаче более совершенных методов. Аудиторская организация должна привлекать подготовленных, профессионально компетентных специалистов и контролировать качество их работы для обеспечения квалифицированного проведения аудита. Аудиторская организация не должна оказывать услуги, выходящие за рамки профессиональной компетентности. 18 Глава 2. Классификация аудиторской деятельности Виды аудита Аудиторы могут оказывать организации различные виды услуг, не обязательно связанные с составлением официального аудиторского заключения. В теории их часто объединяют в системы в зависимости от цели, поставленной клиентом, и называют видами аудита. По отношению к пользователям информации выделяют внешний и внутренний аудит. Отличительные черты внутреннего и внешнего аудита показаны в табл. 2. Таблица 2 Отличительные черты внутреннего и внешнего аудита Элемент Объект Внутренний аудит Внешний аудит Определяется руководством Определяется договором Квалификация Определяется администра- Предъявляются жесткие треперсонала цией. Независимость огра- бования со стороны проничена фессиональных организаций. Большая независимость Методы Имеется большое сходство в используемых методах. Различия существуют в степени детализации проверок и в необходимой точности получаемых данных Цели Отчетность Определяются руководством Проистекают из законополибо явным образом, либо ложений документов судебвытекают из планов ных инстанций, а также из внешних потребностей Перед руководством Перед третьими лицами Цель внешнего аудита — предоставление гарантии достоверности отчетности (чаще всего — бухгалтерской). Наиболее яркий пример внешнего аудита — финансовый аудит — нацелен на определение степени достоверности финансовой отчетности для ее внешних пользователей и имеет следующее определение: «Аудит — это процесс уменьшения до приемлемого уровня информационного риска для пользователей финансовых отчетов». 19 Внутренний аудит (аудит первой стороной) — важный инструмент оценки эффективности системы менеджмента, существующей в организации — представляет собой проверку соответствия функционирования системы ее описанию в документации. Он проводится сотрудниками предприятия или от его имени. При этом аудит осуществляют сотрудники, не несущие прямой или косвенной ответственности за работу проверяемых подразделений. Организация должна проводить внутренние аудиты (проверки) через запланированные интервалы, чтобы установить, что система менеджмента: • соответствует запланированным мероприятиям международных стандартов ИСО-9000 и требованиям к системе менеджмента качества, разработанным организацией; • внедрена результативно и поддерживается в рабочем состоянии. Программа аудитов должна планироваться с учетом статуса и важности процессов и участков, подлежащих аудиту, а также результатов предыдущих аудитов. Критерии, область применения, частота и методы аудитов должны быть определены. Выбор аудиторов и проведение аудитов должны обеспечить объективность и беспристрастность процесса аудита. Аудиторы не должны проверять свою собственную работу. Руководство, ответственное за проверяемые области деятельности, должно обеспечить, чтобы действия предпринимались без излишней отсрочки для устранения обнаруженных несоответствий и вызвавших их причин. Последующие действия должны включать верификацию предпринятых мер и отчет о результатах верификации. Вопросы внутреннего аудита в России определены Правилом (стандартом) аудиторской деятельности «Изучение и использование работы внутреннего аудита» (одобренном Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ 27 апреля 1999 г., протокол № 3). В нем дается следующее определение: «Внутренний аудит — это организованная на экономическом субъекте в интересах его собственников и регламентированная его внут- 20 ренними документами система контроля над соблюдением установленного порядка ведения бухгалтерского учета и надежности функционирования системы внутреннего контроля». Основные объекты внутреннего аудита — решение отдельных функциональных задач управления, разработка и проверка информационных систем предприятия. Объекты внутреннего аудита различаются в зависимости от особенностей экономического субъекта и требований его руководства и (или) собственников. Внутренний аудит — один из способов контроля за эффективностью деятельности звеньев структуры экономического субъекта — может быть и независимым, т. е. подчиняться не исполнительному органу предприятия, а внешним учредителям. Проведение внутреннего аудита имеет для руководства и собственников экономического субъекта информационное и консультационное значение, поскольку призвано содействовать оптимизации деятельности экономического субъекта и выполнению обязанностей его руководства. Потребность во внутреннем аудите возникает на крупных предприятиях, поскольку высшее руководство не занимается повседневным контролем деятельности организации и низших управленческих структур. Внутренний аудит дает информацию об этой деятельности и подтверждает правильность и достоверность отчетов менеджеров. Используя информацию внутреннего аудита, руководство предприятия может оперативно и своевременно осуществлять необходимые изменения внутри предприятия. Объективность внутреннего аудита обеспечивается степенью независимости в структуре управления экономического субъекта. Внутренние аудиторы — это сотрудники в штате предприятия и подчиненные его руководству. Квалифицированный внутренний аудитор должен: • иметь углубленные знания о своей организации и бизнесе; • знать содержание нормативных документов, действующих в данный период, а также области и порядок их применения; • уметь обращаться с программными средствами, используемыми для обработки документов; • уметь определять эффективность организации и функционирования бухгалтерии; 21 • быть компетентным в методологических вопросах аудиторской деятельности; • знать основные требования российских правил (стандартов) аудиторской деятельности и в соответствующих ситуациях руководствоваться ими; • владеть терминологией аудита для осуществления деловых контактов с внешними аудиторами и техникой составления основных отчетных форм; • уметь осуществлять выбор критериев для оценки эффективности исследуемых систем управления и контроля; • формировать информационно-нормативное обеспечение своей работы. Круг и объем задач аудиторской проверки значительно варьируется в зависимости от статуса внутренних аудиторов. Группа внутреннего аудита может состоять из одного-двух человек, у которых большая часть времени уходит на проверки бухгалтерской отчетности на достоверность и соответствие. «Внутренний аудит — это независимая деятельность по проверке и оценке работы организации в ее интересах. Цель внутреннего аудита — помочь членам организации эффективно выполнять свои функции. Внутренние аудиторы представляют своей организации данные анализа и оценки, рекомендации и другую необходимую информацию, являющуюся результатом проверок». Ход внутреннего аудита показан на рис. 1. Несмотря на кажущиеся различия, внутренний и внешний аудит дополняют друг друга, между ними существуют области частичного совпадения. Многие функции внутренних аудиторов могут выполняться приглашенными независимыми аудиторами; при решении многих задач внутренние и внешние аудиторы могут использовать одинаковые методы. Разница заключается лишь в степени точности и детальности применения этих методов. Услуги внутренних специалистов не смогут заменить внешний аудит, которому всегда будет отдаваться предпочтение по причине большей беспристрастности (независимости) и профессионализма, обеспечиваемого богатейшим опытом разнообразных управленческих ситуаций и характеризуемого конфиденциальностью работы консультанта как профессионала. 22 Внешний аудит проводится внешними по отношению к предприятию организациями — заказчиком продукции или, например, органом сертификации. Рис. 1. Стандарт предприятия (СТП) «Организация внутреннего аудита согласно требованиям ИСО серии 9000» Практикуются следующие формы аудита: • полный аудит на соответствие определенному стандарту; • частичный аудит, касающийся какого-либо аспекта деятельности предприятия; 23 • вспомогательный аудит, проводимый заказчиком при наличии нескольких претендентов на заключение контракта; • аудит соблюдения требований контракта. Проведение внешнего аудита предприятия с процедурной и методической точек зрения принципиально не отличается от проведения внутреннего аудита. Тем не менее при этом следует учитывать определенные отличительные особенности внешнего аудита, обусловленные его спецификой. Внешний аудит всегда нейтрален по отношению к аудитируемому предприятию, поскольку осуществляющие его специалисты не работают на этом предприятии, а пришли либо от заказчика, либо от независимой организации («третьей стороны»). В силу этого заключения внешних специалистов, не подверженные воздействию местных факторов и обычаев, более объективные. Вместе с тем внешний аудит обладает по сравнению с внутренним не только достоинствами, но и недостатками (табл. 3). Внешний аудит (в отличие от внутреннего) проводится только по заявке. Предприятие, выступающее в роли заказчика внешнего аудита, само определяет цели аудита и документ, на соответствие которому аудит должен проводиться. Программа внешнего аудита отличается от программы внутреннего обязательным указанием в ней языка аудита и гарантией соблюдения конфиденциальности. Участниками аудита системы качества согласно ИСО 10011-1 являются: заказчик, аудитируемая организация или аудитируемое подразделение, аудитор и главный аудитор. Заказчик (клиент) — лицо или организация, по заказу которого проводится аудит. Обязательный и инициативный аудит С позиции нормативного регулирования предпринимательской деятельности, аудит подразделяется на обязательный и инициативный. Обязательные аудиторские проверки проводятся в определенных нормативным регулированием случаях, а также по поручению органов государственного управления, например, в финансовой сфере при расследовании налоговых преступлений. Объем и порядок осуществления обязательного аудита регламентируется законодательно. 24 Инициативный (добровольный) аудит, проводимый по решению экономического субъекта и служащий реализации его внутренних целей, обычно имеет место: • когда происходит покупка предприятия и новый собственник хочет проверить стоимость приобретаемого; • когда собственники не доверяют своим управляющим и хотят проконтролировать их работу. Характер и масштабы аудиторской проверки при сохранении за аудитором его независимости определяет клиент. Таблица 3 Достоинства 1. Более высокий, чем при внутреннем аудите, уровень объективностизаключения, обусловленный непредвзятостью внешних аудиторов. 2. Более высокая, чем при внутреннем аудите, эффективность работы аудиторов, обусловленная жесткими временными рамками. 3. Критику со стороны выдержать легче, чем критику своего сотрудника. 4. Внешние аудиторы, как правило, являются хорошо подготовленными специалистами, в противном случае они лишаются своей работы. 5. Результаты аудита можно использовать для рекламы предприятия. 6. Результаты аудита можно продемонстрировать не только одному заказчику. 7. Расходы на аудит могут быть лучше определены, чем при внутреннем аудите. Недостатки 1. Незнание внешними аудиторами производственных особенностей аудитируемого предприятия. 2. Предубежденность сотрудников аудитируемого предприятия к аудиторам как посторонним лицам. 3. Отсутствие у внешних аудиторов информации о специфических путях коммуникации на аудитируемом предприятии. 4. Незнание внешними аудиторами неформальных лидеров аудитируемого предприятия. 5. Конфиденциальная информация не может быть использована в отчете об аудите. 6. Дефицит времени при аудите, ограничивающий возможность более детального обследования системы. 7. Зависимость работы внешних аудиторов от сверхсрочной работы сотрудников аудитируемого предприятия. 8. Выборочность аудита, исключающая возможность полного исследования системы качества. Регулярный и разовый аудит По периодичности проведения аудит бывает: • первоначальным (проводится аудиторской фирмой впервые для данного клиента); • текущим (по заранее установленному регламенту); 25 • оперативным (по распоряжению руководства); • систематическим (в установленное время и повторяющийся через определенные промежутки времени). Повторяющийся аудит базируется на знании специфики деловой активности организации-клиента, ее положительных и отрицательных сторон. Регулярный аудит, как показывает практика аудиторского дела, имеет значительные преимущества как для экономического субъекта, так и для аудитора; • панельным (периодический анализ с неизменным инструментом и методикой на тех же объектах и тех же группах людей); • разовым. 26 Глава 3. Направления аудита Из мировой практики можно выделить три основных направления аудиторской деятельности. Каждое из них содержит в себе множество разновидностей в зависимости от формы, статуса, цели конкретной аудиторской проверки (рис. 2): • финансовый аудит; • государственный аудит; • управленческий аудит (комплексный). Кратко остановимся на особенностях каждого из этих направлений. Рис. 2. Виды аудита в системе направлений аудиторской деятельности Финансовый аудит Американский институт дипломированных общественных бухгалтеров так определяет основную цель финансового аудита: «Составить мнение о точности, с которой в финансовых отчетах представлены финансовое положение, результаты операций, и движение денежных средств экономической единицы в соответствии с общепринятыми бухгалтерскими принципами. Отчет аудитора есть средство выражения его мнения или, в зависимости от обстоятельств, отказ дать заключение. Причем в любом случае аудитор сообщает, была ли проведена проверка в соответствии с общепринятыми аудиторскими стандартами». В рыночной экономике финансовый аудит: • предоставляет достоверную (проверенную) финансовую информацию; 27 • гарантирует предсказуемость финансовой деятельности организации-клиента посредством выдачи аудиторского заключения. В нем обязанностью аудитора является определение всех существенных для внешних пользователей финансовой отчетности аспектов финансово-хозяйственной деятельности проверяемого предприятия. Если в ходе аудиторской проверки аудитор получит информацию о грядущем судебном процессе, в ходе которого организации-клиенту предъявляют крупный иск (в зависимости от существенности для компании вероятных потерь), аудитор принимает решение о включении этой информации в аудиторское заключение. На сегодняшний день в России аудиторская деятельность практически ограничивается в своем направлении финансовой сферой. Согласно Указу Президента РФ от 22 декабря 1993 г. № 2263 «Об аудиторской деятельности в Российской Федерации», аудиторская деятельность фактически определена как «независимый вневедомственный финансовый контроль». Государственный аудит Государственный аудит служит удовлетворению государственных потребностей. Пользователем предоставляемой аудиторами информации являются государственные органы. Государственный аудит в большинстве случаев внутренний и служит целям определенной государственной организации. Государственный аудит может быть назван одной из форм государственного финансового контроля, но не должен ограничиваться только этим при удовлетворении государственных потребностей в объективной профессиональной оценке. Финансовый контроль — важнейшая функция государственного финансового управления. Наиболее распространенная форма государственного аудита — ревизия. «Ревизия — составная часть системы государственного финансового контроля, призванная устанавливать законность, достоверность, целесообразность и экономическую эффективность совершенных хозяйственных операций. Основными задачами ревизии является осуществление контроля: 28 за соблюдением государственной дисциплины; за экономным использованием государственных средств; за сохранностью материальных и денежных ресурсов; за правильностью постановки бухгалтерского учета; за пресечением фактов бесхозяйственности, расточительности, приписок». Таким образом, понятия «аудит» и «ревизия» тождественны при проведении государственного аудита. В рамках государственного аудита осуществляется финансовый и управленческий аудит. В ходе аудиторской проверки финансовых отчетов устанавливается: • точно ли представлены в финансовых отчетах финансовое положение, результаты деятельности в соответствии с общепринятыми бухгалтерскими принципами; • действует ли проверяемая организация в соответствии с законодательством. • В управленческий аудит включаются программы проверки экономичности и эффективности работы. Аудиторская проверка правительственных организаций — их программ, деятельности или функций — может быть как финансовой, так и управленческой (или комплексной). Масштабы проверки зависят от потребностей лиц или организаций, которые будут использовать ее результаты. Управленческий аудит Метод аудита может найти свое эффективное применение не только в финансовой сфере. Объективная оценка и квалифицированная достоверная информация может потребоваться в самых разнообразных областях. Более широкий подход к аудиту свойственен управленческому аудиту или аудиту для целей управления деятельности. Категория управленческого аудита охватывает все разнообразие направлений и форм аудита, в том числе аудита финансового и государственного,' Управленческий аудит обслуживает потребности управления организацией; обеспечивает управление организацией объективной, достоверной и профессиональной информацией о системе ситуационных условий, в том числе для целей ее оптимизации. • • • • • 29 В ходе полномасштабного управленческого аудита полностью диагностируется система эффективности осуществляемой управляемой и управляющей деятельности3. Управленческим аудитом могут заниматься внешние и внутренние, по отношению к организации, аудиторы. В большинстве случаев управленческий аудит нацелен на решение внутренних задач обследуемого предприятия. Аудитор не выносит свои суждения внешним пользователям. Соблюдая строжайшую конфиденциальность, он решает поставленные перед ним задачи. Однако эффективное выполнение своей работы требует от аудитора точного следования аудиторским стандартам, в том числе принципу независимости. При управленческом аудите решением поставленных организацией-клиентом задач занимаются независимые специалисты-аудиторы, строго следующие аудиторским стандартам. Заказчиком (пользователем) управленческого аудита могут быть контролирующие данную хозяйственную единицу субъекты, например, государственные органы при принудительном управлении в процедуре банкротства, собственники, что также относит управленческий аудит в разряд внешнего. Управленческий аудит — это изучение деловых операций с целью выработки рекомендаций по экономичному и эффективному использованию ресурсов, достижению конечного результата и выработке политики компании. Назначение управленческого аудита — решение поставленных руководством организации задач. Управленческий аудит характеризуется высокой степенью достоверности предоставляемой информации, что обеспечивается соблюдением общих принципов и методологии аудиторской деятельности. Результаты управленческого аудита должны помогать организации выполнять свои функции и могут приводить к повышению прибыльности предприятия. Метод аудита приложим практически к любому направлению диагностических исследований, нацеленных на решение проблем в области управления. Направления управленческого аудита могут быть очень разнообразными. Современная ситуация в области 3 Управляемой является подсистема, производящая работы, товары, услуги, а управляющей — собственники, совет директоров, администрация. 30 управления в России требует первоочередного внимания к проблемам управленческих технологий в целом, управления людьми, формирования и использования трудового потенциала организаций, которые являются компетенцией системы управления персоналом в частности. 31 Глава 4. Цели и задачи управленческого аудита. Систематическое проведение независимой оценки готовности фирмы к эффективному функционированию особенно важно перед приобретением предприятия или его целевом инвестировании. Для этого необходимо проделать обязательные процедуры, гарантирующие потенциальному инвестору эффективность и надежность вложения средств. Как правило, проверяются: • финансово-экономические показатели (финансовое состояние, прошлая и текущая результативность, потенциал роста, ценовая политика, доля занимаемого рынка и т. д.); • юридическая «чистота» (оформление прав собственности в соответствии с законодательством и т. п.); • техническая экспертиза основных средств. Зарубежный и отечественный опыт приватизации крупных государственных компаний показывает: очень важно проверять качество менеджмента, т. е. эффективность системы управления предприятием, уровень квалификации высшего и среднего управленческого звена, адекватность функционирующей системы управления персоналом стратегии, целям и задачам организации. Для оценки степени эффективности управления с середины 1990-х гг. в мировой практике стала использоваться методология управленческого аудита. Управленческий аудит — это диагностическое исследование управленческих технологий с целью определения их фактической эффективности и внесения необходимых корректировок в управленческий процесс на основе методологии аудиторской деятельности и разработанных рабочих заданий. Американский менеджмент определяет управленческий аудит как «вид консультационных услуг в помощь клиенту для повышения эффективности использования его мощностей и ресурсов и достижения намеченных целей. Управленческий аудит — это диагностический инструмент, обслуживающий информационные потребности процесса совершенствования управления организацией. Выделяют следующие этапы этого процесса: 32 • оценка текущего состояния эффективности управления; • оценка результатов эффективности в краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной перспективах (статика) и в форме эффективности конкретной деятельности работы по управлению (динамика); • определение требуемых характеристик деятельности по управлению в организации на ближайшую, среднесрочную и долгосрочную перспективу на основе формирования стандартов, нормативов эффективности системы управления, необходимых результатов эффективности, соответствующих своими характеристиками системе ситуационных условий; • формирование плана необходимых действий для движения от текущего состояния эффективности к нормативному посредством сравнения фактического состояния исследуемой функции с нормативным, стандартным, утвержденным состоянием. Формирование плана предполагает определение состава мероприятий, позволяющих усилить практику управления организации. Затем разрабатывается детальная стратегия совершенствования управления, интегрирующая в себе различные направления оптимизации, направленная на обеспечение максимальной долгосрочной эффективности организации в целом; • практическая реализация плана совершенствования управления организацией. Деятельность по практической реализации рекомендаций по результатам аудита может быть названа аудиторской только условно, поскольку в большинстве случаев предполагает потерю независимости и размывание специализации (профессионализма) аудитора в области диагностического исследования, а значит, не будет отвечать требованиям аудиторских стандартов. Схематически роль управленческого аудита в процессе совершенствования управления представлена на рис. 3. Сущность управленческого аудита в основном совпадает с традиционным финансовым аудитом (отличие лишь в объекте проверки). Поэтому управленческий аудит осуществляется с ис- 33 пользованием тех же принципов, стандартов и в тех же формах проведения проверки. Однако методология проведения управленческого аудита имеет свою специфику. Рис. 3. Роль методов управленческого аудита в совершенствовании управления В области управленческих технологий нет таких жестких законодательных установок, как в финансах. Критерием эффективности управленческих технологий выступает соответствие характеристик работы организации требованиям конкурентной борьбы. В ходе оценки системы управления проверяется: • комплексность процедур по отслеживанию ситуации на рынке, стратегическому целеполаганию и тактическому планированию; • распределение областей (зон) ответственности среди высшего руководства и функциональных обязанностей между подразделениями; • информационное взаимодействие между сотрудниками в рамках выполнения основных бизнес-процессов; • наличие и качество стандартов выполнения работ по производству, поставке и реализации продукции. Управленческий аудит должен дополняться анализом эффективности управления человеческими ресурсами, в ходе которого оценивается система управления персоналом (СУП), т. е. степень адекватности кадровой политики системе управления, 34 включая механизмы стимулирования персонала, поиска и подбора, развития, корпоративной культуры и т. п. Так возник и начал развиваться сначала в рамках управленческого аудита, а вскоре и самостоятельно аудит персонала (кадровый аудит). Основная цель управленческого аудита — оценка уровня готовности предприятия и его сотрудников к эффективной работе в условиях рынка. На основе этой оценки разрабатывается программа проведения изменений, проводится расчет затрат, необходимых для реорганизации системы управления предприятием, привлечения новых или переобучения имеющихся кадров. 35 Глава 5. Организационные основы управленческого аудита Управленческий аудит основан на методологии ситуационного подхода к управлению, при котором специфика и формы исследования в основном определяются характером объекта и предметом аудита. Порядок привлечения аудитора к проверке Право выбора аудитора предоставлено экономическому субъекту. Как правило, оформляется официальное предложение аудиторской фирме о желании привлечь ее для проведения аудиторской проверки. В случае согласия аудитор направляет письмо-обязательство клиенту, в котором документально подтверждает свое согласие с поставленной задачей аудита, степенью ответственности перед клиентом и формой представления заключения. После обмена письмами между аудиторской фирмой (аудитором) и экономическим субъектом заключается двухсторонний договор. В договоре должны быть указаны: • предмет договора и обязанности сторон; • сроки и место проведения аудиторской проверки; • стоимость работ и порядок расчетов; • порядок сдачи-приемки работ; • ответственность сторон; • конфиденциальность; • разрешение споров; • прекращение договора ранее намеченного срока; • форс-мажорные обстоятельства; • прочие условия; • срок действия договора и юридические адреса сторон. Условия договора и содержание поручения не должны противоречить требованиям Федерального закона «Об аудиторской деятельности в Российской Федерации» и Гражданскому кодексу РФ. К договору прилагается протокол соглашения о договорной цене на проведение аудиторской проверки. 36 Управление аудитом (контроль за качеством и обеспечение эффективности аудита) Управленческий аудит как вид деятельности требует эффективного управления на всех его этапах. Эффективный аудит проводится по плану, предполагающему определение ситуационных условий и требуемых результатов, необходимых действий и методов их осуществления, обеспечивающих чувствительность к происходящим изменениям. На каждом этапе работы важно определить степень и форму участия клиента. Эффективность управленческого аудита зависит от профессионализма проводящих его специалистов. Аудиторская фирма должна придерживаться политики и процедур контроля качества, призванных обеспечить проведение всех аудиторских проверок в соответствии с международными и национальными аудиторскими стандартами, сложившейся практикой. Характер, сроки и сфера применения политики и процедур контроля качества зависят от размера и характера деятельности аудиторской фирмы, ее географического расположения, организационной структуры, экономических показателей. Соответственно, политика и процедуры, принятые отдельными аудиторскими фирмами, могут варьироваться, как и объем результирующей документации. Цели политики контроля качества, которые должны быть приняты аудиторской фирмой, обычно включают: • профессиональные требования — персонал фирмы должен придерживаться принципов независимости, честности, объективности, конфиденциальности и норм профессионального поведения; • навыки и компетентность — персонал фирмы должен состоять из сотрудников, владеющих аудиторскими стандартами и придерживающихся их, а также обладающих профессиональной компетентностью, необходимой для выполнения ими обязанностей с надлежащей добросовестностью; • поручение заданий — аудиторская работа должна быть поручена сотрудникам, имеющим техническую подготовку и профессиональные знания, необходимые в данных условиях; 37 • делегирование полномочий — необходимо в достаточной мере направлять работу, осуществлять надзор и проверку работы на всех уровнях, чтобы обеспечить достаточную уверенность, что выполненная работа соответствует надлежащим стандартам качества; • консультирование — в случае необходимости следует проводить консультации со специалистами (как внутри, так и вне фирмы), обладающими соответственными знаниями; • клиентская база — необходимо постоянно проводить оценку потенциальных и анализ текущих клиентов. При решении вопроса о работе с новым клиентом или о продолжении сотрудничества с ним надо исходить из соображений независимости фирмы, ее способности предоставлять услуги надлежащим образом и честности руководства клиента; • мониторинг — необходимо постоянно контролировать адекватность и операционную эффективность политики и процедур контроля качества. Общую политику и процедуры контроля качества аудиторской фирмы следует довести до сведения персонала фирмы, чтобы обеспечить достаточную уверенность в понимании их применения на практике. В ближайшей перспективе по мере развития управленческого аудита контроль качества работы может осуществляться аудиторскими объединениями или лицензированием деятельности аудиторских фирм. 38 Глава 6. Процесс управленческого аудита Процесс управленческого аудита можно представить в виде замкнутой последовательности операций. Как и финансовый, управленческий аудит проводится в четыре этапа. Этап постановки проблемы (проблем): изучение информации о компании — финансовых данных, сведений об эффективности контроля и пр. Возможно проведение предварительной диагностики. На основе установочных интервью с руководителями предприятия уточняются границы бизнеса (продуктов); лица и подразделения, ответственные за бизнес-процессы и ключевые функции, текущие и стратегические цели; определяются направления аудиторского обследования (стратегия организации, технические аспекты управления, линейное управление), круг проблем и стоящих задач, значимые точки проверки. Проблема формируется как позитивное утверждение, которое должно быть доказано или отвергнуто в ходе выполнения последующих этапов аудита. Проводится подготовка общей программы процедур управленческого аудита; составляется план-график проведения мероприятий, конкретизируемый и уточняемый в ходе последующих этапов аудита. Выбираются оптимальные подходы к исследованию, например, использование метода сравнения (в том числе по вопросам соответствия политики в области управления персоналом и законодательства), внешние авторитетные суждения, статистики и т. п. Этап сбора данных: планирование и реализация процедур сбора данных. Этот этап «технический». Анализируются документы, проходят установочные и экспертные интервью с руководителями подразделений и специалистами. В ходе накопления информации аудиторы формируют основу для принятия решения (оценки). Уточняются содержание процедур, последовательность их реализации, точки контроля (промежуточные и конечные результаты процедур), стандарты выполнения, критерии оценки качества, функциональные и информационные взаимодействия. Результатом являются модели бизнес-процессов и ключевых функций, а также информационная модель компании, выполненные в стандарте IDEF-0 или IDEF-IX. 39 Этап оценки и анализа информации: определяют, достаточно ли сведений для принятия обоснованного решения, касающегося рассматриваемой проблемы (проблем). Производится анализ и проверка моделей на соответствие общепринятым стандартам управления. В результате выявляются недостатки в процедурах ключевых функций управления и бизнес-процессов. Недостатки выявляются на двух уровнях: • проверяется наличие всех процедур, необходимых для эффективного управления (например, анализа рынка в функциях управления или анализа товарных свойств продукта в бизнес-процессе); • анализируется состав каждой процедуры для выявления ее адекватности задачам и оптимальности шагов. Результат анализа моделей — перечень требований к изменению системы управления. Этап формирования выводов и рекомендаций. Аудиторское заключение включает описание (характеристику) состояния эффективности системы управления в разрезе ее элементов, направлений деятельности по управлению в организации; возможные пути совершенствования управления. Руководство организации оценивает результаты аудита. На этой основе формируются направления дальнейшего аудита. Потребности в изменении системы управления могут носить принципиальный и непринципиальный характер. Принципиальные изменения рекомендуются, когда в системе управления полностью отсутствуют отдельные процедуры или характер их выполнения явно недостаточен для эффективного управления. Непринципиальные изменения заключаются в оптимизации отдельных процедур и позволяют ограничиться локальным аудитом. Если необходимы принципиальные изменения в системе управления, например, создать отдел анализа рынка, реорганизовать службу сбыта и т. п., проводится дополнительная и более детальная оценка кадрового потенциала сотрудников реорганизуемых подразделений, направленная на максимальную эффективность использования в ходе реорганизации имеющегося кадрового потенциала и снижение сопротивления изменениям со стороны сотрудников предприятия. Рассмотрим этапы управленческого аудита подробнее. 40 Глава 7. Сбор информации Управленческий аудит основан на получении и изучении необходимой информации, определяющей картину исследуемой ситуации (проблемы), и позволяющей сформировать рекомендации, подкрепленные фактическими данными. Сбор фактов — самая трудоемкая фаза аудиторского исследования. Характер собираемой информации зависит от области деятельности клиента, характеристики проблем и целей аудита. На основе полученных данных должны быть выявлены все основные процессы, отношения, причины и взаимосвязи. Особое внимание уделяется потенциальным возможностям решения проблемы и путям их реализации. Каждый этап сбора должен обеспечивать данными последующую работу аудитора. Основные источники информации в управленческом аудите: 1) опубликованная информация: финансовая отчетность, бизнес-планы, отчеты правительственным и кредитным учреждениям, экономические обзоры, рекламные материалы организации; иная собираемая организацией информация о внешней ситуации. Опубликованная информация может освещать условия PI тенденции в отрасли экономики, в которой работает клиент, включая технологические разработки и рыночные условия; правила обязательного соблюдения для клиента; управленческая практика; трудовые отношения, отношения между администрацией и профсоюзами; 2) записи и отчеты внутри организации-клиента содержат информацию о внутренних ситуационных условиях — ресурсы, цели, планы, эффективность работы, в том числе сведения о технологии и оборудовании, производственные и сбытовые отчеты руководству, информация о движении материальных ценностей, данные оценки персонала. Использовать внутреннюю информацию организации-клиента удобнее, чем собирать свою. Однако многие записи ненадежны и субъективны, следовательно, дают искаженную картину действительности. Использование записей предполагает их проверку, достоверность и соответствие современным условиям, так как содержание зависит от применяемых критериев оценки событий и ценностей лица, их составляющего; 41 3) информация внутреннего консультативного подразделения или внутреннего аудита; 4) информационная база аудитора (аудиторской фирмы), содержащая данные о постоянных клиентах или об аналогичных, по ситуационным характеристикам, организациях. Наблюдения, специальные записи и отчеты, информация по вопросникам и устная информация, полученные аудитором, в том числе внутри организации в результате бесед с ключевым персоналом, имеет большое значение в аудите, поскольку является достоверной и доказательной. Для обеспечения объективности суждения аудитору может потребоваться получение внешней информации. Информация, полученная вне организации-клиента от таких организаций, как профсоюзы, ассоциации потребителей, отраслевые научно-исследовательские и учебные учреждения, управленческие ассоциации, наиболее достоверная и доказательная. Внешняя информация позволяет аудиторам выносить суждения по поводу выявленных отношений, состояния вопросов и их динамике. Основной источник такой информации — данные государственной статистической отчетности, информация профильных ассоциаций. Аудитор не обязан согласовывать с клиентом возможность внешних контактов. В этом существенное отличие аудита от консалтинговой практики. Обязательное следование аудиторским стандартам имеет для аудитора большее значение, чем отношение к его работе должностных лиц организации-клиента. Подобная независимость в долгосрочном плане позволяет аудиту достичь своего главного конкурентного преимущества — гарантированной объективности. Собираемая в ходе управленческого аудита информация имеет следующие характеристики: • содержание (понятие) информации, включает значение качественной информации (в разных организациях используются разные значения под одним понятием, например, в случае категории «производственный персонал») и значение количественной информации (используемые единицы измерения, точность измерения, методы округления); • степень детализации информации; 42 • отношение информации к периоду времени. Исследуемый период времени должен быть достаточно большим, чтобы определить точный характер деятельности, темпы роста или спада и выявить колебания хозяйственной активности из-за сезонных вариаций или экономических циклов; исследуемые промежутки времени, как правило, сопоставимы (месяцы или недели включают одинаковое количество рабочих дней); периоды нормальной работы рассматриваются отдельно от необычных событий, времени освоения новой продукции или прекращения выпуска старой, появления аудиторской активности; • охват. В ходе аудита персонала собирается или вся информация (по всем продуктам, сотрудникам, подразделениям и процессам) или отдельные ее элементы. Фактическая информация может быть получена в форме: • записи — это данные в форме, пригодной для считывания или преобразования: документы, файлы, отчеты, публикации, компьютерные файлы, фильмы, микрофильмы, магнитные ленты, рисунки, фотографии, графики и т. д.; • событий и условий — это поддающиеся наблюдению действия и сопутствующие им обстоятельства; • памяти — это вся информация, хранящаяся в памяти людей, работающих в организации-клиенте, связанных с ней или просто могущих дать информацию, полезную для консультанта. Эта информация охватывает бесспорные доказанные факты, опыт, мнения, убеждения, впечатления, предубеждения и догадки. Инструменты сбора информации Методами управленческого аудита являются стандартные процедуры экспертного консультирования: • установочные и экспертные интервью; • анализ документов; • сбор данных; • формализованное описание процедур; • построение схем и моделирование бизнес-процессов и ключевых функций. 43 Данные методы базируются на технологии структурного анализа и проектирования (Structured Analysis and Design Techniques — SADT)4. В ходе управленческого аудита используются следующие инструменты сбора информации. 1. Наблюдения. Посещение служебных помещений, наблюдение людей в работе и изучение их взглядов, проблем и предложений дают наиболее важную для управленческого аудита информацию, как организация работает на практике, как она живет, каково ее развитие и каковы в ней человеческие взаимоотношения. Наблюдают за процедурами, операциями, процессами и характером социализации (коллективного общения). Например, наблюдение за собраниями работников позволяет выявлять групповые процессы и формы поведения. К методам активного (прямого) наблюдения относятся: фотография рабочего дня, хронометраж, метод моментных наблюдений, самофотография и др. 2. Специальные записи ведутся но просьбе аудитора в течение определенного времени в соответствии с его требованиями. 3. Специальные отчеты делаются по просьбе аудитора отдельными отобранными им специалистами по определенным аспектам проблемы, включая их видение ее решения. 4. Беседа (интервью). При управленческом аудите беседа — наиболее применяемый инструмент сбора информации. Интервьюирование применяется для получения информации, необходимой при анализе рабочего процесса, выяснении суждений работников по определенным вопросам. В ходе беседы каждый последующий факт дополняет, исправляет или опровергает предыдущие, раскрывает побочные явления и неожиданные взаимосвязи, влияния или ограничения. Беседой можно управлять. При этом гибкость, присущая живой беседе, при достаточной квалификации интервьюера, определяет полезность интервью, как вида аудиторского обследования. Однако высокая стоимость использования из-за больших затрат времени, определяющая узкий ох4 SADT — методология описания больших систем; позволяет эффективно анализировать и проектировать деятельность коммерческих и производственных организаций. 44 ват исследуемой совокупности, и кажущаяся субъективность интервьюирования, а также неточность информации при наличии заинтересованности в исследуемом вопросе у опрашиваемого, ограничивают масштабы применения интервьюирования и требуют при планировании сбора информации определить, какие факты следует получить в ходе бесед, от кого, когда, где и как. 5. Вопросники (использование анкет) позволяют получить ограниченное количество фактов от большого числа лиц или от людей, находящихся на большом расстоянии друг от друга. Анкетирование требует четкого определения исследуемой темы и формулировки простых, точных, недвусмысленных вопросов. Желательно получать ответы «да» или «нет» или числовое значение. Применение вопросников и обзоров — разновидность интервьюирования. Их использование объясняется относительной дешевизной по сравнению с личной беседой (интервью), а также более широким охватом опрашиваемых. Вопросник может служить подготовительной стадией к личному интервью. Если мероприятия по использованию определенного вида опроса осуществляются периодически и в сопоставимом виде, существует возможность исследования динамики состояния организации. 6. Встречи для сбора данных предполагают организацию аудитором специальных обсуждений, цель которых получение информации по рассматриваемой проблеме. 7. Обзоры отношений служащих. При выполнении некоторых заданий, например, при необходимости изменений условий работы и занятости, могут использоваться исследования отношений служащих, дающих информацию, как люди относятся к существующему положению дел и как могут отреагировать на возможные изменения. 8. Оценки служащих. Аудитор может использовать оценки клиента относительно: • фактов, знакомых клиенту; • аспектов текущей ситуации, изучение которых не требует большой точности; • аспектов текущей ситуации, изучение которых посредством наблюдения и измерения дорогостоящи, а вероятность недостоверной оценки незначительна. 45 Использование оценок служащих требует их проверки и внимания к возможной погрешности. Суждения персонала будут достовернее, если они не имеют прямого отношения к изучаемому вопросу. В целом оценки проверяют на достоверность на основе опыта (известные величины объема, количества или стоимости за недавний период времени) и путем сопоставления с информацией об идентичных событиях. 9. Аудиторский эксперимент применяется для получения информации о последствиях того или иного управленческого воздействия, приводящего к изменениям состояния системы ситуационных условий. При проведении аудиторского эксперимента существует проблема обеспечения его «чистоты», что особенно тяжело сделать в сфере управления персоналом. Так, чистота эксперимента может быть нарушена изменением рабочего окружения персонала и даже разговорами между участвующими в эксперименте и не участвующими (примером может быть Хоторнский эксперимент). Возможность осуществления аудиторского эксперимента — идеальная ситуация, позволяющая произвести сравнение экспериментальной и контрольной совокупностей при формировании рекомендаций аудитора о требующихся изменениях. Реализация возможностей аудиторского эксперимента может повлечь побочные эффекты. Так, осуществление эксперимента может привести к неудовлетворенности персонала, не ставшего его участником. В то же время у участников эксперимента может сложиться чувство, что ими манипулируют. 46 Глава 8. Анализ и синтез информации Для реализации задач управленческого аудита по формированию выводов о причинах проблемной ситуации и рекомендаций о путях совершенствования системы управления, собранную крормацию подвергают аналитической обработке. В аудиторском исследовании присутствуют и сочетаются методы анализа (изучение собранного фактического материала) и синтеза (выведение общих закономерностей на основе собранного материала). Построение целого из частей (синтез), принятие решений на основании анализа фактов и выработка предложений по осуществлению действий начинается уже во время анализа. Если аудитор определяет, что исследуемая проблема подчиняется действию известного ему общего правила, применяется метод дедукции. Отсутствие возможности отнести исследуемую ситуацию к «известному» общему знанию предполагает применение метода индукции, т. е. сбора и анализа необходимого объема фактического материала с целью выведения правила, действующего в данном случае. Для эффективного пользования анализом как методом аудита аудитор должен развивать в себе логическое мышление, аналитичность, способность отделять главное от второстепенного. В аналитической деятельности аудитора важным является его умение правильно определить значимость обнаруженных в ходе аудита несоответствий. Каждое выявленное несоответствие может быть классифицировано по таким его признакам, как содержание, степень значимости, форма проявления, частота встречаемости, иерархический уровень принятия решения об его устранении, степень сложности его устранения, область распространения и объект аудита качества (рис. 4). Классификация помогает определить специфику каждого несоответствия и разработать адекватно этой специфике корректирующие и предупреждающие действия. Значительным несоответствием в системе качества следует считать невыполнение требования, установленного документом системы качества, которое отрицательно влияет на обеспечение качества продукции и должно быть устранено в кратчайший срок. 47 Примеры таких несоответствий: любое несоответствие, которое может привести к ухудшению качества продукции; использование средства измерения с истекшим сроком калибровки (поверки); фактически более низкая квалификация работника, выполняющего ответственную операцию, чем это требуется по технологическому процессу; применение несанкционированного документа по качеству; зарегистрированные данные не дают представления о фактическом состоянии объекта аудита. Наличие значительного несоответствия исключает возможность принятия положительного решения по проводимому аудиту и требует разработки и реализации корректирующего действия. Факт обнаружения значительного несоответствия фиксируется в протоколе. Рис. 4. Классификация несоответствий Незначительное несоответствие — невыполнение требования, установленного документом системы качества, которое может отрицательно повлиять на обеспечение качества продукции или привести к появлению значительного несоответствия, если оно не будет устранено. Примеры незначительных несоответствий: • документально оформленная политика предприятия в области качества носит рекламный, неконкретный характер; 48 • в должностных инструкциях руководителей и специалистов не указаны их обязанности в области качества; • единичные случаи невыполнения требований одного из документов системы качества; • превышение установленных сроков аттестации некоторых сотрудников службы качества; • отдельные нечеткие записи при регистрации результатов контроля или испытаний. Незначительное несоответствие должно быть устранено в ходе аудита. 49 Глава 9. Аудиторское заключение Конечный результат комплекса услуг по управленческому аудиту — оптимизация системы управления на основе положений аудиторского заключения. Практическая работа в этом направлении может проводиться с участием или без участия аудитора. Аудиторские процедуры позволяют сформировать определенную картину деятельности организации в области управления, мнение аудитора о ее текущей эффективности и путях ее повышения. Управленческий аудит (этап аудита) прекращается после обнаружения совокупности проблем, без практического решения которых не имеет смысла осуществлять дальнейшую диагностическую работу. Результаты управленческого аудита оформляются в форме заключения (отчета), содержащего описание выполненных аудиторских процедур, их результаты, недостатки, обнаруженные в ходе проверки, рекомендации по совершенствованию политики и практики управления в организации. Написание отчета — общий метод консультационной и аудиторской деятельности и основной аудиторский метод совершенствования текущей ситуации эффективности управления персоналом. Аудиторское заключение — это обширное описание деятельности в области управления, включающее в себя рекомендации по более эффективному ее ведению. Наличие в заключении баланса информации, касающейся недостатков и примеров эффективной работы организации, упрощает принятие клиентом формулировок аудитора. В управленческом аудите целесообразно использовать жесткую форму написания аудиторского заключения в финансовой сфере. Аудиторское заключение может содержать несколько частей: для руководителей стратегического уровня управления организацией (заинтересованных и обладающих полномочиями для получении этой информации) и руководителей (специалистов) функциональных подразделений и специфических функций. Вместо решения проблем, приоритет которых определялся в прошлом наугад, сотрудники, занимающиеся вопросами управленческих технологий, могут, пользуясь аудиторским отчетом, сконцентрироваться на проблемах, имеющих наибольший потенциал увеличения эффективности организации. 50 Аудитор может выразить отрицательное мнение, если разногласия носят с профессиональных позиций существенный характер, имеются невысокая степень доверия к администрации по существу рассматриваемых вопросов. Все существенные причины должны быть рассмотрены и аргументированы в отдельном объяснительном абзаце. Аудитор (аудиторская организация) не несет ответственности за события, возникшие после даты подписания аудиторского заключения. Ответственность за информацию аудитора о таких событиях возлагается на клиента (руководство экономического субъекта). Если клиент не исправляет указанные в заключении недостатки и не вносит поправки, носящие существенный характер, и которые требовал аудитор после даты написания аудиторского соглашения, аудитор должен в письменной форме указать клиенту на его ответственность за последствия неисполнительности требований аудитора. Формирование результатов аудиторских процедур и предоставление их клиенту в форме аудиторского заключения позволяет: • определить потенциальные места повышения эффективности организации посредством усиления практики управления; • обеспечить высший уровень руководства схемой для анализа и оценки эффективности системы управления организацией; • обеспечить руководство функциональных подразделений аналитической основой для анализа сильных и слабых сторон работы соответствующей службы, информацией, необходимой для оптимизации управления по его направлениям; • включить функциональное руководство в решение проблем эффективности управления организацией; • обеспечить руководство подразделений информацией, демонстрирующей другим частям организации пользу эффективных процедур управления; • защитить области управления от некомпетентных нападок и домыслов. Управленческий аудит может проводиться в форме разовой проверки или носить регулярный характер. Организациям не сле- 51 дует ждать «тревожного сигнала» (проявления причин проблем, лежащих в области управления, например, в финансовом состоянии организации), показывающего, что «что-то неправильно» и уже необходим аудит для определения требующихся корректирующих воздействий. В практике управления общепризнанно, что профилактическое диагностирование организации — это характеристика хорошего управления. Наличие регулярного аудита управления не исключает, однако, возможность приглашения аудиторов или профессиональных консультантов для помощи в решении дополнительных или внезапно возникающих проблем. 52 Глава 10. Персонал и кадровая политика предприятия Современное понимание управленческой парадигмы — управляя финансами, производством или организацией в целом, менеджеры всех уровней в конечном счете управляют действиями своих подчиненных (персоналом), независимо от того, сколько их и чем они заняты. Ниже раскрыты основные понятия, используемые в работе с персоналом, которые приходится анализировать, проводя аудит персонала. Персонал — совокупность физических лиц, состоящих с организацией как юридическим лицом в отношениях, регулируемых договором найма, и обладающих определенными качественными характеристиками, позволяющими обеспечить достижение целей организации. В настоящее время сложились три основных подхода к пониманию роли персонала в организации: • Персонал — издержки предприятия. Работники рассматриваются как неизбежный ресурс, затраты на содержание которого необходимо минимизировать. Главный вопрос для предприятия — его выживание. Руководство не способствует развитию персонала, а кадровая служба выполняет исключительно учетно-регистрационные функции. • Персонал — основной ресурс предприятия. Руководство предпринимает всяческие меры для его развития, обеспечивая тем самым соответствующий рост самого предприятия. При данном подходе существенно изменяется роль кадровой службы, которая наделяется новыми функциями, как то: подбор кадров, разработка систем мотивации, организация обучения. • Персонал — капитал. Развитие предприятия возможно через развитие персонала. Персонал полагается единственным безусловно ценным ресурсом, и делается все возможное для его максимального развития — как профессионального и карьерного, так и социального. Работники предприятия не просто представляют «один из видов ресурсов», а становятся непосредственными участниками бизнеса. Появляется чувство от- 53 ветственности, гордости, способствующее увеличению трудовой отдачи и ведущее к еще большему процветанию предприятия. В кадровой службе возникают и принципиально новые задачи: планирование карьеры, формирование кадрового резерва, поддержка имиджа предприятия и т. д., а сама кадровая служба превращается в службу управления человеческими ресурсами. Отмеченные выше подходы непосредственно влияют и на программу проведения аудита. Кадры — постоянный (штатный) состав работников. Под кадрами обычно подразумевают квалифицированных работников, прошедших предварительную профессиональную подготовку и обладающих специальным образованием, трудовыми навыками и опытом работы в избранной сфере деятельности. Трудовой потенциал работника — совокупная способность физических и духовных свойств отдельного работника достигать в заданных условиях определенных результатов его производственной деятельности, с одной стороны, и способность совершенствоваться в процессе труда, решать новые задачи, возникающие в результате изменений в производстве, — с другой. Трудовой потенциал работника включает в себя: • психофизиологический потенциал — способности и склонности человека, состояние его здоровья, работоспособность, выносливость, тип нервной системы и т. п.; • квалификационный потенциал — объем, глубина и разносторонность общих и специальных знаний, трудовых навыков и умений, обусловливающий способность работника к труду определенного содержания и сложности; • личностный потенциал — уровень гражданского сознания и социальной зрелости, степень усвоения работником норм отношения к труду, ценностные ориентации, интересы, потребности и запросы в сфере труда исходя из иерархии потребностей человека. Трудовой потенциал работника — исходная точка, определяющая его дальнейшее трудовое поведение. Результативность труда работников зависит от степени взаимного согласования в 54 развитии квалификационного, психологического и личностного потенциала, механизм управления каждым из которых существенно различается. Суть управления персоналом через оценку его потенциала сводится к решению трех взаимосвязанных задач: • формированию таких производительных способностей человека, которые наиболее полно соответствовали бы требованиям, предъявляемым к качеству рабочей силы конкретным рабочим местом; • созданию таких социально-экономических и производственно-технических условий на производстве, при которых происходило бы максимальное использование способностей человека к данному труду; • не причинять ущерб организму и интересам личности работника. Для управления персоналом важно, уяснив механизм действия каждого из компонентов трудового потенциала работника, разработать систему взаимосвязанных мер, воздействующих на наиболее полное использование его резервов. Недоиспользование трудового потенциала (несоответствие между потенциальными возможностями работника и их реализацией) проявляется в несоответствии между потребностями производства и профессиональной структурой кадров, между наличным и фактически необходимым уровнем квалификации работников; в нерациональном распределении трудовых функций; в работе не по специальности; в неудовлетворении трудом, его организацией и условиями; в недостаточно развитом чувстве ответственности работника и др. Трудовой (кадровый) потенциал организации — совокупность трудоспособных работников, которые могут трудиться в организации при наличии необходимых организационно-технических условий — сложная, динамичная, открытая, иерархическая и преимущественно стохастическая система. Структура трудового потенциала организации — соотношение различных демографических, социальных, функциональных, профессиональных и других характеристик групп работников и отношений между ними. 55 Как сложное и многоструктурное социально-экономическое образование трудовой потенциал организации включает в себя следующие компоненты: кадровый, профессиональный, квалификационный и организационный. Кадровая составляющая включает в себя: • профессиональные знания, умения и навыки, обусловливающие профессиональную компетентность (квалификационный потенциал); • познавательные способности (образовательный потенциал). Профессиональная структура коллектива — это система требований, предъявляемых к трудовому потенциалу, реализуемая через набор рабочих мест. Квалификационная структура, определяемая качественными изменениями в трудовом потенциале (рост умений, знаний, навыков), отражает изменения в его личностной составляющей. Коллектив является той социальной средой, в которой непосредственно происходит формирование трудового потенциала работника, становление личности. Здесь важно все: и наличие перспектив профессионального и квалификационного роста работника, и повышение престижности отдельных видов трудовой деятельности, и удовлетворенность трудом, и продуманная система материального и морального стимулирования. Организационная составляющая трудового потенциала во многом определяет эффективность функционирования трудового коллектива как системы в целом и каждого работника в отдельности. С этих позиций она непосредственно связана с эффективным использованием трудового потенциала, так как сама возможность дисбаланса в системе «трудовой потенциал организации — трудовой потенциал работника — рабочее место» заложена в используемых на практике принципах выбора организационных решений. Организационный подход, основанный на приспособлении рабочей силы к организационно-техническим условиям производства (жесткая связь работника с технологическим процессом), постепенно изживает себя. В настоящий момент широко распространен взгляд на людей как на производственный ресурс: если вести себя порядочно по отношению к упомянутому производственному ресурсу, то последний из чувства благодарности ответит заинтересованно- 56 стью, творчеством, низкой текучестью кадров и отсутствием прогулов. В основе такого подхода лежит взгляд на людей как на вещи, Люди рассматриваются как объект, а не субъект действий. Это скорее манипулирующий, чем мобилизующий взгляд на людей. Если мы выбираем политику развития персонала вместо администрирования, мы приблизимся к такому отношению персонала, когда люди мобилизуют свои силы по собственному желанию, внутреннему убеждению. Сопоставление этих двух подходов представлено в табл. 4. Важнейшая практическая задача сегодня — создать условия и внедрить формы организации производства, способствующие полной реализации потенциальных возможностей человека и приобретению им новых качеств и способностей. Таблица 4 Стратегии: ««Персонал — затраты», -«Персонал — ресурс» «Персонал — затраты» Человек — расходуемая запчасть «Персонал — ресурс» Человек — ресурс, который необходимо развивать Максимальная загруженность, уз- Оптимальное распределение задач, кие навыки персонала многофункциональность работников Внешний контроль (инспекция спе- Внутренний контроль циалистов) Заработная плата ниже среднего Заработная плата выше среднего уровуровня ня Премии минимальны и формальны Разнообразные стимулирующие премии Практически отсутствуют допол- Развитая система социальных льгот нительные социальные льготы Принцип — незаменимых нет» Соревновательность ность) Внутрифирменное проводится Принцип — «каждый сотрудник ценен» (состязатель- Сотрудничество (максимально можное равенство) обучение воз- не Непрерывное повышение квалификации персонала Преимущественно ведется набор Ведется набор «способных» специа«готовых специалистов» листов 57 Высокая организация и культура труда, находя свое выражение в четкости, ритмичности, согласованности трудовых усилий и высокой степени удовлетворенности работников своим трудом, способствует эффективному использованию трудового потенциала работника и трудового потенциала коллектива. Принципиально важно, чтобы кадровая политика организации соответствовала ее корпоративной культуре. В противном случае реальные действия в отношении персонала (способов его привлечения, отбора, планирования карьеры, стимулирования труда и т. д.) будут разрушать корпоративную политику и в итоге приведут к ее полной замене. Термин «кадровая политика» имеет широкое и узкое толкование: • система принципов и норм, осознанных и определенным образом сформулированных приводящих человеческий ресурс в соответствие со стратегией фирмы. Отсюда следует: все мероприятия по работе с кадрами — отбор, составление штатного расписания, аттестация, обучение, продвижение — заранее планируются и согласовываются с общим пониманием целей и задач организации; • набор конкретных правил, способов, пожеланий и ограничений во взаимоотношениях людей и организации, В данных правилах фиксируются определенные алгоритмы работы с персоналом, как реализуются отдельные мероприятия, какие методы используются, какого рода информация анализируется, какие способы воздействия используются. Так, организация может говорить о кадровой политике привлечения молодого персонала с малым опытом работы на невысокие оклады, чтобы иметь возможность после 1—2 лет работы менять персонал, который, понабравшись опыта, переходит в другие фирмы. Суть кадровой политики состоит в работе с персоналом, соответствующей концепции развития организации. Основу кадровой политики составляет корпоративная стратегия управления человеческими ресурсами, представляющая собой разработку перспективных ориентиров использования трудового потенциала, его обновления и совершенствования, развития мотивации. 58 Цель кадровой политики — обеспечение оптимального баланса процессов обновления и сохранения численного и качественного состава кадров в его развитии в соответствии с потребностями самой организации, требованиями действующего законодательства, состоянием рынка труда на региональном, национальном и глобальном уровнях. Этапы построения кадровой политики. • рефлексия — осознание присутствующих в организации стереотипов в отношении наиважнейших параметров корпоративной культуры (миссия и цель организации в целом и по отдельным направлениям, предпочитаемый клиент, стратегия развития, используемые технологии и т. д.); • нормирование — формулирование общих принципов и целей работы с персоналом в соответствии с целями, ценностями и стратегией развития организации; • программирование — построение системы процедур и мероприятий — кадровых технологий; • мониторинг персонала — отработка конкретных мер по развитию и использованию знаний, умений и навыков персонала, оценка эффективности этих мер. Кадровая политика фиксируется в подробных общефирменных документах и инструкциях, регламентирующих все аспекты работы руководителей средних и низших звеньев управления с различными категориями персонала. 59 Глава 11. Место аудита в системе управления персоналом организации Аудит персонала (кадровый аудит) — это независимая экспертиза состояния дел в части управления персоналом, включающая систему мероприятий по сбору информации, ее анализу и оценке на этой основе эффективности деятельности организации, использования трудового потенциала, регулирования социально-трудовых отношений, а также разработку программы организационных изменений, касающихся работы с персоналом. Аудит персонала занимает особое место в рамках управленческого аудита. Являясь системным, он несопоставим с диагностикой отдельных сторон деятельности организации. Отражая интегрирующую роль управления персоналом, аудит персонала исследует вопросы: управления организацией в целом (подконтрольные высшему уровню управления организацией); линейного управления подчиненными организационными функциями (трудовыми коллективами) в разрезе его объектов и функциональной (технической) работы организационных функций (в том числе подразделения по управлению персоналом). Уровни управленческого аудита, взаимосвязанные с аудитом персонала, могут соответственно быть названы аудитом управления организацией, аудитом линейного управления и аудитом организационных функций (аудит организационной функции «управление персоналом») (рис. 5). Рис. 5. Виды аудита персонала 60 Аудит персонала может применяться в качестве метода, определяющего эффективность системы принятия управленческих решений и контроля эффективности системы управления персоналом. С последней целью целесообразно регулярно осуществлять внутренний аудит персонала. Сотрудники и руководство службы управления персоналом фирмы не могут быть уверены, что все делают правильно. Случаются технические ошибки, устаревает политика управления. Проводя самооценку, отдел зачастую обнаруживает проблемы прежде, чем они станут серьезными. Глубокие исследования методов и процедур управления персоналом могут открыть новые возможности службы управления персоналом способствовать удовлетворению общественных, организационных, функциональных и персональных целей организации. Если эта оценка выполнена должным образом, она усилит взаимную поддержку службы управления персоналом и линейных менеджеров. Объекты аудита в этом случае — персонал, принципы организации его работы, управления и деятельности, т. е. результаты работы. Аудит протекает в виде анализа системы социально-трудовых показателей, оценивает деятельность службы управления человеческими ресурсами организации и может охватывать отдельные подразделения или компанию в целом. Посредством обратной связи линейные менеджеры и специалисты по управлению персоналом получают представление о функционировании человеческих ресурсов и выявляют, насколько хорошо менеджеры выполняют свои обязанности по управлению персоналом. Какую пользу дает организации проведение аудита персонала? Аудит дает представление линейным менеджерам о вкладе их под разделений в успех фирмы, формирует профессиональный образ менеджеров и специалистов службы управления персоналом (УП), помогает прояснить роль службы управления персоналом, что приводит к большей стабильности внутри фирмы. Наиболее важно, что он раскрывает проблемы и гарантирует согласие с многообразием законов. Этим объясняется увеличение интереса к аудиту персонала во многих странах в последние годы. Итак, аудит персонала: 61 • показывает вклад кадровой службы в достижение конечных целей организации; • повышает профессиональный имидж службы УП; • стимулирует рост ответственности и профессионализма работников службы УП; • уточняет права и обязанности службы УП; • обеспечивает соответствие стратегии, кадровой политики и практики ее реализации. • выявляет основные кадровые проблемы; • гарантирует постоянное соблюдение трудового законодательства; • обеспечивает оптимизацию затрат на осуществление кадровых мероприятий и содержание службы управления персоналом; • стимулирует прогрессивные нововведения в области управления персоналом; • оценивает систему информационного обеспечения кадровой работы организации. С каждым годом исследования в области управления персоналом приобретают все большую важность по ряду причин: • работа службы управления персоналом имеет большой юридический смысл для работодателей. Отказ от исполнения требований законов о равной занятости или безопасности труда может служить предметом служебных разбирательств и подвергнуть организацию искам; • вложения в персонал увеличиваются, что обуславливает важность проблемы их окупаемости. Для большинства предпринимателей зарплата и льготы часто представляют главные операционные расходы. Неудачный план вознаграждений может быть дорогостоящим, даже гибельным в смысле выживания компании; • деятельность службы управления персоналом помогает управлять производительностью организации и качеством рабочей жизни; • в условиях жесткой конкурентной борьбы за освоение новых рынков сбыта товаров, необходимости завоеваний популяр- 62 ности у покупателей, организации начинают все больше заботиться о создании своего позитивного имиджа. А он складывается в том числе и из отношения организации к своим работникам, соблюдения их прав и гарантий. Таким образом, возрастающая сложность работы с персоналом диктует необходимость такого исследования. Возможности аудита персонала Возможности аудита персонала простираются далеко за пределы деятельности одной только службы управления персоналом. Она работает не в изоляции. Ее успех зависит и от того, как хорошо выполнены программы другими подразделениями организации. В качестве примера рассмотрим случай из практики одного завода, выпускающего электротехническое оборудование, — как линейные менеджеры снизили эффективность процесса оценки исполнения. Для оценки исполнения на заводе использовалась процедура с «критическим инцидентом», т. е. линейные менеджеры должны были вести записи о произошедших положительных и отрицательных инцидентах. Чтобы стать линейным менеджером отдела, работнику нужно в течение трех лет иметь хорошие или высшие оценки исполнения. Однако на практике большинство менеджеров подчеркивало только ошибки работников при записи инцидентов; в результате лишь немногие из работников получили за три года высокий рейтинг, необходимый для продвижения по службе. Многие из них обвиняли отдел управления персоналом за их недостатки в проведении процедуры оценки и содействии продвижениям по службе. Аудит раскрыл неправильное осуществление программы оценки и заставил провести дополнительное обучение линейных менеджеров по этой проблеме. Если бы аудит не вскрыл эту проблему, неудовлетворенность работников могла бы существенно вырасти. Как показывает приведенный пример, проблемы людей редко ограничиваются рамками компетенции отдела управления персоналом. Таким образом, чтобы быть действенным, этот отдел должен обладать широкими возможностями, оценить правиль- 63 ность выработки и реализации кадровой политики в организации и ее влияние на личные цели работника и его удовлетворенность трудом. В последние годы, однако, такой «взгляд внутрь перспективы» стал недостаточным. Профессионалы в области управления персоналом находят, что возможности аудита позволяют выходить за рамки интересов отдела управления персоналом и линейных менеджеров. По их мнению, в интересах организации аудит персонала должен рассматривать общую стратегию организации в ее гармоничном сочетании с внешней средой, или другими словами, служить согласованию внешних и внутренних ситуационных факторов. Только целостное видение проблем организации, ее устремлений и возможностей может позволить определить оптимальный путь совершенствования, сформировать стратегию, интегрирующую отдельные направления усилий по оптимизации в целостную систему повышения эффективности организации. Аудит персонала позволяет: • систематизировать и интегрировать в систему управления организацией сложное многообразие работ по управлению персоналом, что предопределяет эффективность осуществляемой оптимизации управления персоналом; • сформировать стратегическое преимущество организации в сфере управления персоналом, влияет на эффективность управления организацией в целом; • организации быть лидером в своей области деятельности в любых ситуационных условиях и способствует построению «сильной организации», готовой к изменениям во внешней среде и обладающей возможностью адаптироваться к этим изменениям с пользой для себя. Обострение необходимости в аудите персонала возникает в условиях ужесточения конкурентной борьбы, когда от эффективности управления персоналом начинает зависеть выживание организации на рынке. Конец первой лекции Все замечания и предложения отсылайте по адресу: [email protected]. 64