Архивоведение

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ Институт дистанционного образования Ольга Павловна Еланцева Курс лекций АРХИВОВЕДЕНИЕ для студентов 034700.62 направления «Документоведение и архивоведение» профиля подготовки «Документационное обеспечение управления», заочная форма обучения Тюмень, 2014 Введение Архивное дело России является неотъемлемой частью истории страны. В архивах благодаря людям, заботами которых сохранялись до наших дней архивные документы, сегодня хранится неоценимое сокровище – российская история. Архивный документ – это зеркало эпохи, в котором запечатлелись различные события, свидетели и судьбы. Благодаря архивистам, краеведам, гражданам, понимающим цену «слова запечатленного» и пополняющим Архивный фонд нашего государства, мы современники, а затем и поколения наших потомков, смогут многое узнать. Благодаря архивным документам граждане, имеют возможность дать свои оценки различным событиям, восстановить, в случае необходимости свои права, узнать кто был твоим предком, каким он был. У любой нации пока существуют архивные документы и архивы, как древнейшие институты человечества, признанные хранить память нации, сохраняется право на самоопределение, самоидентификацию. Тысячелетняя история Отечества, сегодня, как и ранее важна для национального самосознания. Имеют, к большому сожалению, место в современной истории события, когда история великой нашей страны порой переписывается, так как выгодно тем или иным силам, замалчивается или перевирается общий опыт, общие победы, завоеванные нашими предками обесцениваются в угоду поднимающим вновь голову нацизму, терроризму, и другим бедам современного нам общества, единое братство народов, складывавшееся тысячелетиями общей истории сводится до мелочных делений на «своих и чужих», украинцев и русских, татар и белорусов и т.д., и только архивный документ не изменяет себе, он отражает историю, такой как она есть. Унаследованный современными поколениями россиян Архивный фонд Российской Федерации объединяет в своем составе почти полмиллиарда единиц хранения ценных, особо ценных и уникальных документов на различных носителях с древнейших времен и до наших дней. Законом установлено, что постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляется государственными, муниципальными архивам, музеями, библиотеками, а также организациями Российской академии наук. За счет средств налогоплательщиков эти учреждения составляющие в совокупности трехуровневую (федеральная, субъектов федерации и муниципальная) систему открытых пополняющихся новыми документами архивохранилищ, обеспечивают хранение и использование архивных материалов в интересах граждан и общества. Согласно действующему законодательству Архивный фонд Российской Федерации включает три части – государственную, муниципальную и частную. Все документы, создающиеся в деятельности современных юридических лиц, граждан составляют часть Архивного фонда России, отнесенную к частной собственности. Ответственность за обеспечение сохранности этих документов несет собственник, т.е. юридическое лицо или гражданин. Комплектование государственных и муниципальных архивов, документами, относящимися к частной собственности, сегодня одна из серьезных проблем архивного дела. Несмотря на то, что мир вступил в эру информационных технологий, массового использования электронного документирования, архивы по-прежнему остаются, как отметил А.Н. Артизов руководитель Федерального архивного агентства - привилегированными хранителями коллективной памяти нации. В современном мире невозможно организовать работу с документами, информацией без знаний во многих областях гуманитарных, а теперь и технических наук. Использование архивных документов приобрело в нашей стране весьма значительные размеры. Для всех категорий исследователей архивные материалы являются источником сведений, которые расширяют горизонты науки, обогащают ее новыми фактами, позволяют оценивать различные явления нашей жизни. Архивное дело как отрасль государственной деятельности охватывает политические, научные, правовые и практические вопросы организации архивных документов и работы архивных учреждений. Изучением и разработкой теоретических, методических и организационных основ архивного дела занимается архивоведение, которое представляет собой комплексную научную дисциплину, объединяющую несколько специальных дисциплин: теорию и практику архивного дела, историю и организацию архивного дела, археографию, архивное право, архивоведческое терминоведение, научную организацию труда и экономику архивных учреждений, архивную статистику. Специалистам в области организации работы с документами требуются более широкие сведения об организации архивного дела на современном этапе, основных требованиях, предъявляемых к проводимым в архивах работам, а также сведения о взаимоотношениях между государственной архивной службой и учреждениями, организациями и предприятиями. Каждое учреждение, выполняя свои функции, создает определенный объем документов образующихся в и получает их деятельности из вне. организации Совокупность либо лица, документов, называется документальным фондом. Во многих организациях до сих пор имеются факты отсутсвия штатной единицы архивариуса, и за архив организации отвечает кто-то из сотрудников, как правило эти функции совмещает один из работников делопроизводственной службы. Архивоведение – наука, изучающая и разрабатывающая теоретические, методологические и организационные вопросы архивного дела, его теорию и практику. В задачи данного курса входит: рассмотреть значение документов в жизни общества; дать общие сведения об организации архивного дела в России; определить роль архива в организации работы с документами в учреждениях, на предприятиях и показать преемственность государственных и ведомственных архивов; рассмотреть процедуру экспертизы ценности документов; познакомиться с процессом работы документами. познакомится с основной архивной терминологией. в работе Основным объектом архивоведения являются архивные документы, т.е. находящиеся на хранении в архивах текстовые и графические документальные материалы на бумажной основе, кинофотофонодокументы и другие документы на различных материальных носителях, законченные делопроизводством, находящиеся в структурных подразделениях и в архиве учреждения, а также вопросы организации этих документов, обеспечения их сохранности и использования в интересах общества. Архивоведение использует специальную терминологию. Употребляемые термины имеют несколько источников основной ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Архивоведение как особый учебный курс начало складываться еще до революции, главным образом в Петербургском и Московском археологических институтах. Советское архивоведение зародилось в первые послереволюционные годы. Успехам его способствовало большое внимание, которое уделяли партия и правительство советскому архивному строительству и, в частности, подготовке кадров для обширной сети новых архивных учреждений. В связи с этим в Петрограде и других крупных городах страны стали организовываться курсы для работников архивов, на которых архивисты старшего поколения, историки и преподаватели университетов читали курсы архивоведения и связанных с ним других вспомогательных исторических дисциплин. С 1920-х годов статьи по методическим и теоретическим вопросам все чаще появляются на страницах общеисторических и специальных архивных журналов. Из числа последних должны быть названы «Архивное дело» (выходил в Петрограде — Ленинграде — Москве в 1923—1941 гг., с перерывом в 1933—1934 гг.) и «Архивна справа» (выходил в Харькове в 1926—1931 гг.). С 1956 г. теоретическая и методическая разработка вопросов архивного дела освещается на страницах журнала «Вопросы архивоведения», ныне называющегося «Советские архивы». Некоторые архивы опубликовали сборники статей по архивоведению и другим вспомогательным историческим дисциплинам. 3 сентября 1930 г. правительство приняло постановление о создании в Москве Института архивоведения, который в 1933 г. был переименован в Московский государственный историко-архивный институт, — учебное заведение, готовящее кадры высококвалифицированных историковархивистов. Кафедры этого института много сделали для развития теории советского архивного дела и внедрения ее в практику работы государственных архивов. В 1966 г. в Москве был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела. Теория и практика советского архивного строительства обобщены в ряде учебных пособий, из числа которых в первую очередь должны быть названы: «Теория и техника архивного дела» Г. А. Князева (Л., 1935); «Теория и практика архивного дела» К. Г. Митяева (М., 1946); «Теория и практика архивного дела. Технология хранения документальных материалов» П. Я. Мизина и Н. А. Церевитинова (М., 1950); «Теория и практика архивного дела» (М., 1958); «Очерки по истории архивного дела в СССР» И. Л. Маяковского (ч. 1, изд. 2-е. М., 1960); «Теория и практика архивного дела в СССР» (М., 1966); «История и организация архивного дела в СССР (1917— 1945)» В. В. Максакова (М., 1969). Полезным пособием для архивистов и исследователей, работающих над архивными материалами, является «Краткий словарь архивной терминологии» (М. — Л., 1968). Итогом глубокого изучения богатого опыта работы государственных архивов явились подготовленные и изданные Главным архивным управлением «Основные правила работы государственных архивов» (М., 1962) и «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений и предприятий СССР» (М., 1963). Специально вопросам публикации документов посвящены «Правила издания исторических документов в СССР» (М., 1969), разработанные Институтом истории Академии наук СССР, Главным архивным управлением и Московским историко-архивным институтом. Названные и многие другие труды и составляют важнейшую основу учебного курса «Архивоведение». Архивы принадлежат к числу древнейших институтов в истории общества, являясь неизменным атрибутом не только общества, но и государства. Термин архив происходит от древнегреческого «архатос», что в переводе означает древний и имеет историю более чем 2 тыс. лет. Так как любая система взаимоотношений в обществе нуждается в управлении. Это управление осуществляется с помощью документов, которые с одной стороны передают управленческое решение, с другой стороны передают в управляющий центр информацию необходимую для принятия этого решения. Документы во все исторические эпохи являются средством фиксации человеком сведений об окружающей действительности, отражением умственных процессов, создания материальных благ, отражением идеологических, политических, культурных, морально-этических взглядов, средством личного общения между людьми, выражения внутреннего мира. Роль архивов в жизни общества адекватна значению, которое имеет ретроспективная информация в современных общественных процессах. Это значение многоаспектно и в настоящее время имеет тенденцию к возрастанию. Общественная роль и значение архивов в большой степени зависят от особенностей страны, от уровня экономического и культурного развития, социально-политического строя и т.д., но условно можно выделить несколько аспектов, которые в той или иной степени проявляются как всеобщие. Административный аспект – процесс управления является непрерывным, он характеризуется преемственностью, т.е. необходимостью принимать новые решения с учетом и на основе ранее принятых указаний и результатов их выполнения. Следовательно, процесс управления нуждается в ретроспективной информации. Происходит постоянное ускорение темпов общественного развития, возрастает необходимость принятия управленческих решений в максимально сжатые сроки, отсюда возникает роль документирования этих процессов. Роль документа и ретроспективной информации в этом процессе значительно возрастает. Правовой аспект – социальное устройство общества определяет систему права, призванного обеспечивать его стабильность. Система права есть взаимосвязанная совокупность общеобязательных государством норм, которые в свою очередь нуждаются гарантированных в изложении, закреплении и распубликовании. В данном случае документ выступает уже в роли правового акта, имеющего юридическую силу, снабженный всеми реквизитами, удостоверяющими его подлинность и правомочность. Правовой акт является в свою очередь эталоном для всех способов его распубликования, а местом концентрации таких эталонов опять-таки является архив, содержащий комплекс первоисточников, на которых построена вся действующая система права. Именно этот аспект является одной из причин возникновения архива вообще. Научно-познавательный аспект. Ретроспективная информация об обществе содержится в документах архивов в первичном, не подвергнутом целенаправленной обработке виде, т.е. в виде сообщений об огромном количестве фактов, предметов, явлений, изучение которых во взаимосвязи дает возможность выявить общее и единичное, закономерное и случайное. В силу этого обстоятельства архивы являются незаменимой основой для развития исторической науки и вообще наук об обществе. Вместе с памятниками материальной культуры и полиграфии, документы архивов составляют комплекс исторических источников. Исторические источники – это в первую очередь документные источники, которые хранят информацию об обществе в наиболее концентрированном виде, во–вторых, информацию обладающую определенной структурой, которая объективно отражает структуру данного общественного и государственного строя, в третьих, информацию динамичную по отношению к отражаемым процессам развития. На базе документов архивов создается значительное количество исторических трудов, посвященных различным событиям, которые нашли в них отражение. Используются они в разработке проблем экономики, юридических наук, литературоведы и искусствоведы используя архивные документы, изучают творческую лабораторию писателей, художников, композиторов и т.д. Активно технических используются науках, архивные поскольку материалы ретроспективная в естественных информация и имеет определенное значение и в этой сфере, например, если необходимо иметь исчерпывающие сведения обобщение данных периоды, и т.д. по тем или иным элементам окружающей среды; наблюдений естествоиспытателей за продолжительные Культурно-просветительный и воспитательный аспекты. Документы, создаваемые в процессах управления, познания и творчества, являются результатом мыслительной деятельности людей, поскольку запечатлеваемая информация всегда в той или иной мере опосредована человеком. Поэтому архив является хранилищем духовных ценностей, создаваемых обществом на протяжении ряда эпох. В силу этого документы архивов рассматривают как составную часть культурного достояния народа. Документы так же обладают реликвийностью, т.е. сами являются памятниками не только духовной, но и материальной культуры минувших лет. Привлечение документов в качестве экспонатов, совместно с информацией музейных и библиотечных фондов в работе по просвещению и идеологическому воспитанию в силу наглядности приобретает более убедительный характер. Наглядность документа является также и средством которое может оказывать определенную помощь в организации учебного процесса, лучшему усвоению учениками материала. Как видите, все четыре перечисленных аспекта, составляют понятие общественные потребности в ретроспективной информации. Сумма этих потребностей определяется общественно-политическим строем, а также конкретными задачами в привлечении источников, будь то использование архивных документов в качестве документального свидетельства, как средства пропаганды, защите интересов государства и т.д. В большинстве стран мира национальные или государственные архивы являются неотъемлемым звеном в системе правительственного аппарата, и в силу этого принимают участие в проведении политики, обеспечивая в информационном отношении деятельность своего правительства. Основные задачи архива заключаются в выполнении двух главных общественных функций: 1. обеспечение сохранности содержащих ретроспективную информацию документов 2. обеспечение общественных ретроспективной информацией. потребностей в обеспечении Выполнение этих задач требует от архивов определенной системы организации, теории и методики деятельности. Все это объединяется понятием «архивное дело». Непременным и важным элементом постановки архивного дела является развитие взаимосвязана с – архивоведения, которое документоведением, в значительной вспомогательными степени историческими дисциплинами прежде всего с источниковедением, археографией. Тема 1. История становления и развития архивного дела в России Архивное дело в Древней Руси возникло вероятно уже в момент появления письменности. Как считают историки, у восточных славян письменность возникла задолго до принятия христианства на Руси. Это подтверждают договоры киевских князей с Византией (911, 944, 971 годы), а также найденные при археологических раскопках предметы быта, на которых имеются надписи кириллицей. После принятия христианства письменные документы в Древней Руси были явлением довольно распространенным. По мере развития государства и культуры, миссионерской деятельности просветителей IX в. Кирилла и Мефодия, формировались первые документальные своды, которые и легли в основу первых архивов Киевской Руси. Различные документы выполняли определенную роль: дипломатические акты — во внешних сношениях с другими государствами, административные акты — в управлении русскими землями, договоры между князьями — в сотрудничестве, совместных военных действиях против врагов, жалованные грамоты на земельные наделы или привилегии закрепляли собственность на землю или право на княжение, сбор оброков и т.д., уведомительные грамоты давались лицам, выезжавшим в другие государства (дипломатам, купцам). Письменность была распространена не только среди лиц правящего класса, но и среди других слоев населения. Об этом свидетельствуют найденные в Новгороде и других древнерусских городах берестяные грамоты XI — XII вв., авторами которых были купцы, ремесленники, горожане, крестьяне. Документы являлись также базой для составления летописей. Однако большинство документов не дошли до нашего времени, так как многие из них погибли во время войн, пожаров, стихийных бедствий. Первой архивной описью считается помещенный в Ипатьевской летописи под 1288 г. перечень принадлежащих владимиро-волынскому князю Владимиру Васильковичу рукописей. Первыми архивами Киевской Руси были:  Казна Княжьего двора – первый общегосударственный архив  Местные архивы  Архивы храмов и монастырей. Здесь хранились особо важные документы. Документы хранились в княжеских сокровищницах вместе с казной и библиотекой. Множество документов хранилось в ризницах монастырей вместе с ценной церковной утварью; их собрания пополняли дарения князей и бояр. Архивы городских общин хранились, как правило, в храмах святых — покровителей данного города. Например, и Пскове вечевой архив хранился в Троицком соборе. Некоторые светские феодалы также имели значительные собрания рукописей и книг. В архивах Новгородской и Псковской республик в основном хранилась торгово-промышленная документация. Во время междоусобных войн феодалы старались захватить сокровищницу противника, завладеть не только имуществом (оружием, платьем, украшениями, тканями), но и документами и книгами, которые имели информативную и материальную ценность — писались на дорогостоящем пергаменте. Привозная бумага на Руси стала употребляться в конце XIV в. Возвышение в XIV в. Москвы, формирование Московского княжества, превращение Москвы в центр, привело к концентрации в этом городе архивов удельных княжеств, объединившихся вокруг Москвы. Документы постоянно требовались при разборах земельных и родословных споров, поэтому с них снимали копии, по ним составляли сборники. Много документов возникало и в ходе деятельности государственного аппарата Великого княжества Московского. Наиболее важные из них хранились в великокняжеской казне: договорные, жалованные, духовные (завещания) грамоты, поручные записи (поручительство за какое-либо лицо), указы и переписка великих князей и др. Здесь же собирали и документы удельных княжеств. Так был сформирован великокняжеский архив. Центральным архивом стала Государева казна. Она сочетала функции казны, архива, канцелярии. о главе архивов находился Государев архив (царский). Он был одновременно и историческим и ведомственным, функционировал как самостоятельное учреждение при Государе вне Казенного двора и приказов. Московская Русь имела уже и собственный страховой фонд архивов - копийные книги. Создание копий документов было насущной необходимостью, так как архивные документы часто страдали от пожаров, сырости, и просто порой приходили в негодность при частом использовании. Использование документов требовало создания научносправочного аппарата. Справочный аппарат был представлен: азбуками по алфавиту, позволявшими выявить нужные документы по именным, географическим и другим признакам. В XIV в. появилась дьяческая делопроизводственная система. Дьяки были должностными лицами, подведомственными делопроизводством упорядочения им ведущими канцеляриями. документы. архивов, делопроизводство Они же Преемственность составления и руководившими хранили законченные документации формулярников – требовала образцов делопроизводственных документов. В конце XV в., когда образовались приказы — центральные учреждения управления, часть документов из великокняжеского архива была передана им, другие же документы великокняжеского архива в XVI в. вошли в состав Государственного архива России. Этот архив в XVI в. занимал особое положение, так как являлся центральным хранилищем, собирал и хранил наиболее ценные документы (личной канцелярии царя, Боярской думы, Посольского приказа), использовался непосредственно царем, особенно активно Иваном IV. В нем, кроме документов удельных княжеств, хранились документальные акты и переписка за XIV — XVI вв., отражающие внешнюю и внутреннюю политику государства и имеющие общегосударственное значение (например, Судебник 1550 г., приговор Земского собора 1566 г., грамоты английских, датских, шведских королей и др.). Архив имел описи. В приказах (Разрядном, Посольском, Поместном и других, возникших позже) хранились менее значимые документы. Архивы местных административных органов содержали в основном документы со сведениями об имущественном положении и повинностях населения. В архивах хранились дела трех видов: отдельные документы — грамоты (наиболее ценные по содержанию), столбцы (свитки документов, склеенные между собой верхними и нижними полями и закрепленные особыми "скрепами" в хронологическом или логическом порядке), книги и тетради (переписные — по переписи населения и др.). Дела нумеровались, на них указывалось место хранения. Несмотря на царские указы, архивы хранились небрежно, в сырых помещениях, иногда расхищались, а более всего страдали от стихийных бедствий и военных захватов, народных восстаний. На местах архивы вели земские дьяки. В уездных избах откладывались судебные дела, дела связанные с местным управлением. В XVI в. особо выделяются архивы церквей и монастырей. Развитие архивов способствовало развитию архивной техники. Хранение осуществлялось в рамках делопроизводства дьяками и подьячими в специально отведенных помещения, под контролем органов власти как в центре так и на местах. Хранились документы по определенному принципу, в соответствии со структурой фондообразователей, в пронумерованном виде в ящиках, сундуках, коробах, снабженных ярлыками с указанием находившихся в них документов. Иногда архивы или отдельные документы умышленно уничтожались, как утратившие практическую ценность или имевшие неугодный царизму классовый характер (разрядные книги в 1682 г., прокламации С.Т. Разина и его сподвижников). На документы составлялись записи, качество которых было различным в разных архивах. Пожар Москвы 1626 г. явился рубежом в развитии архивного дела в России. В ходе пожара было утрачено множество документов. Реформаторская деятельность Петра I коснулась и архивов. Реорганизация государственного аппарата в центре и на местах привела к существенным изменениям в архивном деле. Создание новых учреждений (вместо Боярской думы и приказов возникли Сенат и различные коллегии, на местах — губернские и провинциальные канцелярии, ратуши и др.) повлекло за собой ликвидацию старых, передачу их архивов преемникам (а иногда их было несколько). Одновременно создавалось большое количество новых архивов, существовавших как самостоятельные структурные подразделения. Это было юридически закреплено в Генеральном регламенте 1720 г. Впервые в Генеральном регламенте была указана должность архивариус, впервые была введена обязательная сдача учреждениями документов в архивы. В 1720 г. принимаются инструкции по ведению архивов Коллегии иностранных дел и Вотчинной коллегии. Столбцовый порядок хранения дел был окончательно упразднен и заменен на книжный. В 1737 г. произошел пожар Москвы, равный по значимости пожару 1626 г. При Петре I появился архив, сложившийся из документов Кабинета его императорского величества (е.и.в.), бывшего сначала личной канцелярией царя, а затем пополнявшийся документами общегосударственной вопросам дипломатическим, политическим важности по (в частности, о крестьянских восстаниях начала VIII в.), финансовым, строительным, военным, а также перепиской Петра I с иностранными и отечественными государственными деятелями. Архив этот постоянно пополнялся, в том числе документами соратников Петра (Апраксина, Голицына, Шереметева и др.). Ценными документами располагали архивы центральных учреждений. Например, Коллегия иностранных дел (КИД) имела два архива: в Петербурге хранились дела с 1720 г. и небольшая часть и документов бывшего Посольского приказа, в Москве — основная часть дел Посольского приказа. Царское правительство особенно ревностно хранило документы органов политического сыска: Преображенского приказа (1695 — 1729 гг.), Тайной канцелярии (1718 — 1726 гг.), Тайной розыскных дел канцелярии (1731 — 1762 гг.), Тайной экспедиции Сената (1762 — 1801 гг.). В фондах этих органов хранились дела об антиправительственных выступлениях как единичного, так и массового характера, расследованиях таких фактов. Доступ к этим документам был ограничен даже правительственным чиновникам. Большинство документов ликвидированных учреждений использовались в работе Сената и коллегий мало, но стали все чаще использоваться учеными для написания исторических трудов. В связи с этим правительство издало Указ о создании исторических архивов. Первым из них стал Московский архив КИД, хранивший документы бывшего Посольского приказа за XV — XVII вв. и документы по истории царской семьи. На основе документов бывшего Разрядного приказа и ликвидированной Московской конторы Сената в начале 60-х годов XVIII в. был создан РазрядноСенатский архив, хранивший документы по внутренней истории России за XVI — XVIII вв. В начале 70-х годов XVIII в. были созданы Петербургский и Московский архивы старых дел, сосредоточившие дела ликвидированных в 60 — 70-е годы центральных и местных учреждений. В эти архивы в начале XIX в. поступили фонды органов политического сыска. В январе 1786 г. был создан Поместно-Вотчинный архив, хранивший документы о помещичьем землевладении. Этот архив подчинялся Вотчинному департаменту и имел по сравнению с другими архивами привилегированное положение (большие штаты, значительные ассигнования, хорошее помещение). В конце 60-х годов XVIII в. был создан Межевой архив, хранивший документы генерального межевания, проводившегося с 1765 г. до середины XIX в. Документы двух видов — картографические и текстовые — закрепляли помещичье землевладение. К ним был составлен справочно-поисковый аппарат (довольно высокого качества). Это диктовалось постоянным их использованием. Качественный уровень имевшихся архивных справочников в основном был низок, несмотря на то, что обязательное описание документов предписывалось правительственными органами. В XVIII в. в делопроизводстве перестали формировать столбцы, а перешли на более удобные в работе книги и тетради. Ряду архивов также были даны указания о расклейке столбцов. Но эти указания не были выполнены, так же как и снятие копий с наиболее ценных документов, включенных в столбцы. Для хранения документов стали использовать шкафы. Были изданы указы о запрете выноса архивных дел из архивов, о необходимости хранения документов под присмотром архивариуса, о передаче документов из учреждений в архивы в упорядоченном состоянии. Широко распространяется научное использование документов. В годы правления Екатерины II был разработан проект нового управления губерниями - «Учреждения для управления губерниями Всероссийской империи» (1775), в соответствии с которым страна была разделена на 50 губерний (вместо 23 прежних). Провинции упразднялись. Столичные губернии (Москва, СанктПетербург), а также крупные регионы из 2 - 3 губерний образовывали наместничества во главе с наместником. Во главе губернии стоял губернатор, обладавший чрезвычайно широкими властными полномочиями. Финансовые вопросы в губернии находились в ведении Казенной палаты, а в уездах - казначейств. В связи с этим были упразднены Камер- и Ревизионколлегии. Создание новых губернских учреждений, предусмотренных екатерининскими реформами, растянулось на несколько лет. Ликвидированные в их результате учреждения должны были сдать оконченные дела в СанктПетербургский государственный архив старых дел, имевший самостоятельное положение: архив находился в ведении Сената (просуществовал с 1781 по 1834 г.). По такой же схеме происходила концентрация «решенных дел» в Москве они были сосредоточены в Московском государственном архиве старых дел. Следует отметить, что дела московских ликвидированных учреждений находились в лучшем состоянии, чем петербургских, которые сильно пострадали во время наводнения 1777 г. В Москве дела принимались на хранение в упорядоченном состоянии — по описям и реестрам (однако не следует думать, что в Москве все дела находились в образцовом порядке, и среди них было множество поврежденных из-за небрежного хранения). В конце XVIII в., в годы правления Павла I (1796—1801), в результате восстановления деятельности части упраздненных коллегий часть документов была вновь рассредоточена по учреждениям. Таким образом, попытка концентрации архивных документов упраздненных учреждений оказалась непродолжительной по времени и локальной по масштабу — в двух государственных архивах. В XVIII в. причиной создания архивохранилищ были не только реформирование государственного аппарата, но и другие не менее важные исторические события. Так, по Манифесту 1765 г. началось межевание земель. Для проведения межевания при Сенате была учреждена Межевая экспедиция, а в губерниях — межевые канцелярии или конторы. Московская межевая канцелярия сыграла важную роль в создании Межевого архива в 1768 г. В нем сконцентрировались планы, карты, атласы, межевые книги, экономические примечания (объяснительные записки к картографическим материалам); поверочные планы, чертежи, судебные решения и другие ценнейшие документы. Комплекс документов, связанных с помещичьим землевладением, ранее хранившихся в Поместном приказе, а затем переданных в Вотчинную коллегию, имел огромное значение для подтверждения прав на землю. В связи с важностью этих документов по указу Екатерины II в 1786 г. был создан ПоместноВотчинный архив. Его основу составили документы центральных поместновотчинных учреждений XVI-XVIII вв. (указы Сената, протоколы и журналы заседаний коллегий и присутствия Вотчинного департамента, материалы о куплепродаже крестьян, а также комплекс документов по межеванию). Состав документов делал этот архив тематически близким Межевому архиву. В начале XIX в. произошла реорганизация высших и специальных учреждений государственного аппарата, которая привела к изменениям и в области архивного дела: была создана сеть архивов при этих и местных учреждениях, повысилась роль архивных документов, что объясняется ростом общего уровня культуры и развитием исторической науки. Научно-методическим центром архивов России в 19 веке являлся, Московский архив министерства юстиций. В ведомственных архивах Комитета министров, Государственного совета, Собственной е.и.в. канцелярии и других высших органов «ранились ценнейшие документы по социальному и культурному положению народов национальных окраин, экономике России, налоговой политике, строительству железных дорог, структуре и содержанию государственного аппарата, развитию законодательства, проведению реформы 1861 г. по отмене крепостного права и др. Значительный интерес представляют документы министерств, киданных в 1802 г. вместо коллегий. Архивы их утратили свою самостоятельность и стали организовываться в каждом департаменте, что привело к распылению документов и ухудшило их сохранность. Однако во второй четверти XIX в. департаментские архивы министерств стали объединяться в общеминистерские. Но ряд министерств (финансов, внутренних дел), имевших сложную структуру, предпочитали департаментские архивы. Материалы архивов хранились, как правило, в помещениях, не пригодных для документов, и гибли там от сырости и плесени. Еще в более худших условиях находились архивы местных учреждений. Много документов, в том числе в Москве, погибло в Отечественную войну 1812 г., сильно пострадали документы исторических архивов, которые были эвакуированы лишь частично. Работники архивов спасли документы от огня, но многие дела КИД, Разрядно-Сенатского, Поместно-Вотчинного и Межевого архивов были уничтожены или испорчены французами. Упорядочение сохранившихся дел проходило в последующие годы крайне медленно. В начале века в Военном министерстве были созданы два исторических архива (Военно-топографического депо и Московского отделения инспекторского департамента). Первый из них по составу своей документации получил позже название Военно-ученый архив, а второй — архив Главного штаба или Лефортовский архив. Вместо государственного архива КИД был образован в июне 1834 г. Государственный архив МИД, сосредоточивший более 40 тыс. дел в благоустроенных хранилищах. В 1852 г. был создан Московский архив Министерства юстиции, в который вошли Московский государственный архив старых дел, Разрядно-Сенатский и Поместно-Вотчинный. Московский архив Министерства юстиции стал впоследствии методическим центром по работе архивов. В 1852 г. были также созданы архивы древних актов в Киеве, Витебске и Вильно. В 1851 г. в Оружейной палате была образована коллекция документов, известная под названием "Государственное древлехранилище хартий и рукописей", которая находилась в ведении Московского архива МИД, а в 1882 г. была переведена в его помещение. В исторических архивах осуществлялась работа по описанию дел и составлению различных справочников (обзоров, путеводителей), по изданию сборников документов. Началось собирание исторических документов в России и за рубежом. Разборка (экспертиза) документов в государственных и ведомственных архивах теоретически обоснована не была и велась большей частью бесконтрольно. Это нанесло большой ущерб документам как центральных, так и местных учреждений. Буржуазные реформы второй половины XIX в. изменили структуру государственных учреждений, что отразилось и на состоянии архивов. В них поступала документация реорганизованных и ликвидированных учреждений, состав архивных фондов активно пополнялся, проводилась работа по описанию дел, созданию и изданию описей, Каталогов, обзоров. Более активно стали использоваться документы, осуществлялась публикация исторических источников, начали издаваться журналы "Русский архив", "Русская старина". Исторические архивы постоянно пополнялись и проводили работу по созданию справочного аппарата. В 1872 г. был создан Московский дворцовый архив, куда были включены документы Оружейной палаты, московских дворцовой и конюшенной контор и др. В 1882 г. подобный архив был создан в Петербурге, а в 1888 г. дворцовые архивы объединились в Общий архив Министерства двора. Большой приток документов в архивы заставил многие ведомства разрешить уничтожение потерявших практическую ценность документов, продажу бумажной макулатуры. Каждое ведомство определяло принципы отбора дел для хранения и уничтожения, руководствуясь преимущественно своими практическими потребностями. Это отрицательно сказалось на составе архивных фондов, так как нередко для уничтожения выделялись ценные дела. Отсутствие методики оценки документов, возможность получения за продажу "макулатуры" дополнительных средств (50 % выручки) привели к массовому уничтожению дел во всех архивах, даже исторических. Многие архивисты и историки публично выступали против этого, доказывали необходимость реорганизации архивного дела в стране в целях сохранения богатейших исторических источников. В 8О-х годах стали создаваться губернские ученые архивные комиссии, которые пытались привлечь внимание властей к состоянию архивов, уберечь их от гибели, создать в губерниях единые архивы для всех местных учреждений. В годы Первой мировой войны многие архивы понесли существенные потери, так как не были своевременно эвакуированы из зон военных действий. Ассигнования на содержание архивов заметно сократились, что сразу же отразилось на их сохранности и темпах описания документов. Ограничен был доступ исследователей к документам, уменьшился объем публикаций. После свержения Николая II бывшая правящая верхушка, крупные царские сановники, учреждения уничтожили документы, компрометирующие действия властей и аппарата управления. Наибольший ущерб был нанесен документам политического сыска (полицейским архивам, архивам охранки, судов и др.). Чиновники этих органов устраивали поджоги зданий в целях уничтожения важных документов, списков агентуры. Таким образом, хотя в дореволюционной России и сложилась значительная сеть архивов, над ними не было единого руководящего органа, все они находились в подчинении различных ведомств. Дореволюционная Россия была одним из немногих европейских государств, в котором не произошла централизация архивного правительству учеными. дела, хотя подобные проекты предлагались В связи с преобразованиями, начавшимися после прихода к власти большевиков в октябре (ноябре) 1917 г., возникла про¬блема сохранения дореволюционных архивов, которые стихийно уничтожались в массовом порядке, особенно на местах. Можно выделить следующие основные мероприятия в области архивного дела, проведенные в первые месяцы после прихода к власти большевиков: создание Центрального комитета (2 апреля 1918), на который была возложена функция по временному управлению архивами, а также поставлена задача по разработке нормативного документа о реорганизации архивного дела в стране. Декрет СНК РСФСР от 1 июня 1918 г. о реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР (основные принципами которого были национализация, централизация, демократизация); создание Единого Государственного Архивного Фонда (ЕГАФ), в который вошли все ведомственные и государственные архивы, находящиеся в РСФСР, национализированные исторические архивы, архивы учреждений царского и временного правительств, документы вновь образующихся советских учреждений; создание Главного Управления Архивным Делом (ГУАД) при СНК РСФСР, задачами которого были руководство ЕГАФ, обеспечение сохранности документов, находящихся в национализированных архивохранилищах (все архивы до 1917 года), контроль и учет документов текущего делопроизводства, собирание их в архивы, разборка, систематизация, описание, использование архивных дел; на местах эту работу проводили инспекторские группы ГУАД при ГубОНО; запрет бесконтрольного уничтожения документов (только с ведома и под контролем ГУАД и его инспекторских групп). 29 марта 1919 г. Совет Народных Комиссаров принял Декрет об архивах и делах расформированной прежней армии, согласно которому все архивы и дела расформированных частей, штабов и управлений прежней армии, относящихся к периоду войны 1914 — 1918 гг., должны были быть немедленно приняты на местах военными комиссарами под свою охрану. 31 марта 1919 г. СНК РСФСР издал Декрет о губернских архивных фондах (положение), юридически оформивший их создание. В 1919 г. СНК принял также Декрет об отмене права частной собственности на архивы умерших русских писателей, композиторов, художников и ученых, хранившиеся в библиотеках и музеях, что положило начало собиранию в государственных хранилищах великого культурного наследия прошлого. Рукописи и автографы умерших деятелей науки и искусства рассматривались как народное достояние, а не предмет купли-продажи. Серьезное внимание в этот период было уделено обеспечению поступления в ЕГАФ документов советской эпохи. В дополнение и развитие ленинского Декрета СНК РСФСР 22 апреля 1919 г. принял Декрет о хранении и уничтожении архивных дел. Декретом предусматривалось ограничение хранения оконченных дел в советских учреждениях, профессиональных и ко¬оперативных организациях сроком до пяти лет, причем "ни один документ из дела не должен быть изъят". По истечении этого срока оконченные дела должны поступать в "соответствующее архивное отделение в качестве исторического материала". Из комплекса дел, подлежавших передаче в государственные архивы, предусматривалось выделение для уничтожения групп дел, имевших политической, экономической, научной или иной ценности. Для проведения работы по оценке документов в центре и на I местах создавались разборочные комиссии, возглавлявшиеся руководителями тех архивов, куда должны были поступать материалы. В состав комиссии обязательно включался представитель учреждения, материалы которого разбирались. Разборочная комиссия составляла опись дел, выделенных для уничтожения, и представляла комиссию при Главархиве. Заключение этой комиссии в поверочную утверждалось Главархивом, после чего разрешалось уничтожать выделенные дела. Декрет о хранении и уничтожении архивных дел разрешил ряд назревших вопросов и сыграл большую роль в дальнейшей организации архивного дела в стране, в первую очередь в области экспертизы ценности документов. Был установлен срок хранения документов в учреждении (ведомственного хранения), после чего они передавались на государственное хранение; учреждениям запрещалось уничтожать какие-либо дела без санкции Главархива, чем полностью упразднялась ведомственная собственность на документы. По этому декрету была создана система государственных экспертных органов: разборочные комиссии — поверочная комиссия Главархива, а Главархив стал высшей инстанцией в области экспертизы ценности документов. Декрет обязывал кооперативные и общественные организации передавать материалы на государственное хранение. Состав ЕГАФ в 1917—1918 гг. постоянно расширялся за счет национализации предприятий и отраслей промышленности, частных и акционерных банков. Первыми документами, на основании которых проходило формирование новых советских архивов, были: Декрет СНК РСФСР (1918г.) об отделении церкви от государства и школы от церкви, на основании которого была произведена национализация церковно-монастырских архивов; Декрет СНК РСФСР от (1919г.) об архивах и делах расформированной прежней армии — была создана Военно-историческая комиссия и национализированы военные архивы; Декрет СНК РСФСР от (1919г.) об отмене права частной собственности на архивы умерших русских писателей, композиторов, художников и ученых, хранившиеся в библиотеках и музеях, которые также были национализированы и включены в ЕГАФ и архивное хранение. Серьезное внимание правительство РСФСР уделяло поступлению в ЕГАФ документов новой эпохи. В этой связи 22 апреля 1919 г. СНК РСФСР принял Декрет «О хранении и уничтожении архивных дел», в котором предусматривалось ограничение хранения оконченных дел в учреждениях, профессиональных и кооперативных организациях сроком до пяти лет. Началось создание партийных архивов: в 1920 г. был открыт Архив Октябрьской революции(АОР); в 1920 г. был создан Музей марксизма, ставший первым партийным архивом. Постепенно происходило расширение и усложнение задач, стоявших перед архивным ведомством, что требовало реорганизации его управления. 30 января.1922 г. Декретом ВЦИК РСФСР утверждено Положение о Центрархиве РСФСР. Данным Положением: все архивные учреждения были объединены в Центральный архив РСФСР (Центрархив), находившийся в ведении ВЦИК; Центрархив руководит архивной частью и текущим делопроизводством в учреждениях. ЕГАФ разделился по содержанию на секции: политическую, экономическую, юридическую, историко-культурную, военно-морскую. В 1926 г. изданы Декреты ВЦИК и СНК РСФСР: о передаче в ЕГАФ всех находящихся у частных лиц общественно значимых документов до 1917 г.; передаче в ЕГАФ архивных материалов 1917—1921 гг.; о хранении и уничтожении архивных дел и формировании системы разборочных, экспертных комиссий от учреждений до Главархива; о запрете уничтожать дела без санкции разборочных комиссий снизу доверху. 13.04.1928 принято Постановление СНК РСФСР о порядке ликвидации не подлежащего хранению архивного материала, предусматривавшее: ужесточение отбора документов на госхранение; создание в учреждениях, предприятиях, организациях разборочных комиссий с участием представителя архивных органов; передачу на госхранение только общественно значимых документов по описям. После окончания гражданской войны архивные учреждения приступили к систематизации и описанию документов. Для организации работы в административных учреждениях необходимо было ознакомиться с опытом ликвидированных учреждений. Потребность в обращении к старым документам испытывали большинство ведомств. При расширении и усложнении задач, стоявших перед архивным ведомством, требовалась реорганизация его управления. 30 января 1922 г. был опубликован декрет ВЦИК, утвердивший Положение о Центральном архиве РСФСР. Согласно этому Положению все архивные учреждения республики были объединены в Центральный архив РСФСР (Центрархив), находившийся в ведении ВЦИК; все архивные материалы, сконцентрированные в архивохранилищах, а также не поступившие в них, но взятые на учет, образовали Единый государственный архивный фонд. Заведование Центрархивом РСФСР возлагалось на Управление Центрархивом во главе с заведующим и на губернские отделы Центрархива. Губернские отделы Центрархива становились отделами губернских исполкомов, подчиняясь директивам Центрархива по вопросам архивного дела. На Центрархив РСФСР возлагалось также общее руководство постановкой архивной части текущего делопроизводства в правительственных учреждениях РСФСР . В аналогичной редакции был записан пункт о праве и обязанности контролировать ар-хивную часть текущего делопроизводства во Временном положении О губернских (областных) архивных бюро, утвержденном декретом ВЦИК 20 ноября 1922 г.2 4 февраля 1926 г. СНК принял Декрет о передаче Центральному архиву РСФСР негативов фотоснимков и кинофильмов, имевших историко-революционный интерес, в состав КГАФ были включены кинофотодокументы . Материалы советских учреждений не всегда своевременно передавались в государственные архивы, поэтому 22 февраля 1926 г. ВЦИК издал Декрет о приведении в порядок и сдаче в Единый государственный архивный фонд архивных материалов за 1917 — 1921 гг.4 13 марта 1926 г. СНК РСФСР издал Декрет о сдаче Центральному архиву РСФСР архивных материалов . В нем указывалось, что, помимо документов учреждений и общественных организаций дореволюционного и советского периодов, перечисленных в ранее принятых декретах, сдаче в Центрархив подлежали: материалы всех национализированных и муниципализированных промышленных, кредитных и торговых учреждений и предприятий за время, предшествующее национализации или муниципализации; всех учреждений Временного правительства и всех контрреволюци-онных правительств и организаций, претендовавших на государственную власть на территории бывшей Российской империи или содействовавших притязаниям; церквей, монастырей, дворцов бывшей царской таким фамилии, национализированных усадеб; бесхозные архивные материалы. Все учреждения, организации и лица, фактически владевшие такими материалами, обязаны были сдать их архивным органам. В этом декрете были названы все категории учреждений, организаций, предприятий и частных лиц дореволюционного периода, чьи материалы подлежали концентрации в ЕГАФ. Правительство Российской Федерации издало еще ряд декретов и постановлений, направленных на улучшение положения архивных учреждений в центре и на местах. Так, 15 марта 1926 г. ВЦИК издал Декрет о концентрации архивных фондов и создании на местах архивов , в котором указано, что "в связи с предстоящим празднованием 10-летия Октябрьской революции Центральным архивом РСФСР предпринято завершение концентрации архивных фондов и создание на местах архивов Октябрьской революции и Красной Армии". Отмечая недостатки и трудности в проведении этой работы, ВЦИК требовал от губисполкомов принятия мер для их устранения. Постановление СНК РСФСР от 13 апреля 1928 г. "О порядке ликвидации не подлежащего хранению архивного материала" кардинально изменило порядок отбора документов для уничтожения в учреждениях и на предприятиях: теперь эта работа должна была проводиться в учреждениях и на предприятиях специальными комиссиями, куда включались представители Центрархива или местного архивного органа, в архивные органы следовало передавать по описи только те дела, которые по указанию представителей Центрархива подлежат хранению в государственных архивах; по получении материалов архивные органы обязаны были проводить дополнительную их проверку и отбор. Далее указывался порядок утилизации выделенных для уничтожения материалов. При сравнении первых двух пунктов декрета с ныне существующим порядком экспертизы ценности можно заметить две главные общие черты: а) перенос работы в учреждение (комиссии — прообраз современных экспертных комиссий); б) передача на государственное хранение только тех материалов, которые архивисты считают ценными (теперь составляются перечни документов, подлежащих передаче в государственные архивы). Однако установленный тогда порядок экспертизы все же очень далек от современного: не указывались категории учреждений, материалы которых подлежали или не подлежали приему на государственное хранение; отбор документов для передачи в госархивы практически не проводился. Экспертиза ценности документов в учреждениях состояла преимущественно в отборе дел и документов для уничтожения, не представлявших научной и практической ценности. И еще много лет в государственные архивы поступали фонды, засоренные малоценными документами. 28 января 1929 г. ВЦИК и СНК РСФСР утвердили Положение об архивном управлении РСФСР. Этот документ обобщал одиннадцатилетний опыт советского архивного строительства. В Положении указывался состав ЕГАФ РСФСР, перечислялись функции Центрального архивного управления РСФСР (ЦАУ РСФСР) и местных архивных учреждений, определялся порядок отбора документов для хранения и уничтожения, а также пользования документами, хранящимися в архивах. Среди комплексов документов советской эпохи, еще не входивших в состав ЕГАФ, следует назвать фонды профсоюзных органов и организаций. Они находились в ведении профсоюзов и далеко не всегда сохранялись в должном порядке. Между тем историю рабочего класса нельзя изучать в отрыве от деятельности профсоюзов. В 1930 г. по соглашению между ВЦСПС и ЦАУ РСФСР в Центральный и местные архивы Октябрьской революции стали поступать материалы профсоюзных организаций. Организация архивного дела в союзных республиках осуществлялась поразному. Сразу после Октябрьской революции и в период гражданской войны многие материалы погибли, немало было вывезено за рубеж. После восстановления советской власти во всех союзных республиках были созданы органы управления архивным делом, а также истпарты. Их совместная работа по сбору материалов, гражданской войны, освещавших историю помогла архивным революционного движения и органам на и взять учет сконцентрировать в архивах много ценных документов. Декреты Совнаркома РСФСР и ВЦИК по архивному делу имели силу только на территории Российской Федерации, но союзные республики во многих вопросах организации архивного дела следовали опыту РСФСР. Нередко по их просьбе представители Главархива РСФСР (а потом Центрархива РСФСР) приезжали в республики для оказания помощи на местах. 10 апреля 1929 г. постановлением ЦИК СССР и Совета Народных Комиссаров СССР было создано Центральное архивное управление Союза ССР (ЦАУ СССР) для общего направления и объединения деятельности центральных архивных управлений союзных республик по заведованию архивными фондами общесоюзного значения. В функции ЦАУ входили: учет материалов фондов общесоюзного значения, издание документов общесоюзного значения, а также общее руководство постановкой архивного дела в центральных органах СССР и согласование мероприятий республиканских ЦАУ по постановке архивной части делопроизводства в местных органах. Документами общесоюзного значения были признаны: а) фонды всех общесоюзных учреждений и организаций; б) все документы, относящиеся к февральской и Октябрьской революциям, к установлению советской власти на территории СССР, по истории Красной Армии и гражданской войны; в) архивы центральных учреждений дореволюционной России, распространявших свою деятельность на всю территорию государства; г) все иные фонды, которые постановлением ЦИК СССР будут признаны имеющими общесоюзное значение. Далее было оговорено, что перечисленные материалы общесоюзного значения находятся в непосредственном ведении ЦАУ союзных республик под общим наблюдением ЦАУ СССР, но по особым постановлениям Президиума ЦИК СССР могут быть образованы собственные архивохранилища ЦАУ СССР. В 1928 г. Постановлением Коллегии Наркомата РКИ "О порядке изъятия аз учреждений и предприятий архивной и иной бумажной макулатуры для нужд бумажной промышленности" было положено начало макулатурным кампаниям, рассчитанным на чистку архивов от идеологически чуждых документов. В основном, в макулатуру в ускоренные сроки (месяц без просмотра и два месяца — с просмотром) сдавались документы, датированные до 1917 г. За невыполнение данного постановления предусматривалось привлечение к суду. В 1930 г. ЦАУ СССР приняло решение о коммунизации и орабочивании архивных кадров: начались чистки архивных кадров, изгнание из архивов классово чуждых элементов; произошла замена квалифицированных кадров неквалифицированными. В результате данной политики к середине 1930-х гг. архивы превратились в звено в системе тоталитарного режима. В 1933 г. была ликвидирована коллегия ЦАУ СССР — в архивном деле вводилось единоначалие. В связи с падением качества архивного дела в СССР было необходимо, заменив старые кадры новыми, восстановить научное значение архивов. В 1932 г. архивы получили статус научно-исследовательских учреждений. 03.09.1930 при ЦАУ СССР был открыт Институт архивоведения (с 1933 г. — Московский Государственный историко-архивный институт (МГИАИ)), в 1991 г. на его базе был создан РГГУ. Естественным следствием такого развития архивного дела стала передача архивов в систему НКВД. 28.01.1940 СНК СССР утвердил Положение о ГАУ НКВД СССР, которым: ГАУ НКВД СССР стал высшим архивным органом, руководящим всем архивным делом в СССР как в центре, так и на местах; в ведение ГАУ НКВД СССР было передано определение состава ГАФ СССР и распределение его между архивами, а также проведение учета, хранения и использования документов; ГАУ НКВД СССР был наделен полномочиями по разработке и утверждению правил и инструкций по работе архивов, подготовке и распределению архивных работников; при ГАУ НКВД СССР учреждены Научный совет и Центральная экспертно-проверочная комиссия. 07.04.1941 на основании положения о ГАУ НКВД СССР утверждено положение о край(обл)архивном отделе, что стало завершением централизации архивов в системе НКВД. 03.06.1934 при ЦАУ СССР была создана Центральная экспертная комиссия (ЦЭПК ГАУ НКВД СССР). Ее главными задачами стали: проведение экспертизы документов и определение их сроков хранения или уничтожения; введение системы типовых и ведомственных перечней документов с указанием их сроков хранения; контроль за работой всех экспертных комиссий архивов. На основании Положения о ЦЭПК ГАУ НКВД СССР 1940 г., - ЦЭПК: была наделена функциями высшей архивной экспертной инстанции для всех архивов в СССР; на нее были возложены задачи проверки работы архивных экспертных комиссий, контроля за их работой, разработки нормативных документов и типовых перечней, утверждения документов архивных экспертных комиссий. В 1940—1941 гг. вводятся новые правила, ужесточающие контроль государства над архивным делом в СССР. в фондах выделяется секретная часть; определяется перечень документов, не подлежащих хранению в госархивах по идеологическим признакам; начинается уничтожение документов, не нужных для социалистического строительства. 07.01.1931 принимается решение коллегии ЦАУ СССР о военизировании архивной системы и закрытии допуска в нее классово чуждых элементов. 15.08.1931 Постановлением СНК РСФСР были закреплены новые принципы использования архивных материалов: в основе использования — выявление и публикация материалов, связанных с социалистическим строительством; в этих целях обследование архивов, составление тематических картотек по направлениям соцстроительства; публикация преимущественно документов, раскрывающих историю соцстроительства. Во исполнение этого постановления началось издание серийных изданий История гражданской войны в СССР, История фабрик и заводов, публикации в журнале "Красный архив". Развитие архив¬ного дела СССР в 1940-е гг. было предопределено Великой Отечественной войной 1941-1945 гг. На первый план вышли проблемы физического сохранения документального наследия страны: эвакуация, реэвакуация и последующая за этим первичная научно-техническая обработка, розыск и возвращение документов, вывезенных оккупантами. С конца 1940-х - начала 1950-х гг. XX в. начинается активное выявление документов для использования их в народнохозяйствен¬ных целях: при восстановлении разрушенных предприятий, шахт, коммуникаций, электростанций, памятников архитектуры, при поиске полезных ископаемых и т. П. В 1953 умер И.В. Сталин, что положило начало изменениям общественнополитической обстановки в стране. В 1956г. состоялся XX съезд КПСС. В связи с разоблачением "культа личности" И.В. Сталина и началом "оттепели" начался процесс ослабления тоталитарных методов в архивном деле. В 1953-1964 гг. произошло расширение архивных изданий, преимущественно посвященных советскому периоду истории России и СССР, началось более широкое издание архивных справочников. В 1956 г. ГАУ СССР, АУ (архивное управление) УССР и АУ БССР вступили в Международный Совет архивов (МСА), образовавшийся в 1948 г. по инициативе ЮНЕСКО, и в сентябре этого года делегация советских архивистов приняла участие в ЦП Международном конгрессе архивов во Флоренции. С тех пор советские архивные учреждения участвовали во всех конгрессах МСА и международных конгрессах Круглого стола архивов, проводящихся в промежутках между конгрессами МСА. В 1972 г. VII конгресс МСА проходил в Москве, и одно из заседаний исполкома |МСА (в 1986 г.) состоялось в Ленинграде. Начальник Главархива 1СССР входил в состав исполнительного комитета МСА (с 1960 г.) Архивные учреждения СССР оказывали методическую помощь архивистам многих стран, особенно развивающихся. В 1958 г. было принято Положение о ГАФ СССР и сети центральных госархивов СССР. Государственный архивный фонд СССР (ГАФ СССР) был определен как совокупность материалов, принадлежащих имеющих Советскому научное, государству политическое, документальных практическое значение, независимо от времени их происхождения, техники и способа воспроизведения. В ГАФ входят документы: советских учреждений, предприятий, организаций; досоветских учреждений, предприятий, организаций; духовного управления, церквей, монастырей за все время их существования; белогвардейских и оккупационных правительств, управлений, учреждений, организаций; личные документы государственных, общественных, научных, культурных деятелей; письменные памятники народов СССР; кинофотофонодокументы; обязательные экземпляры печатных изданий; иллюстративные материалы; микрофотокопии документов; копии документов зарубежных архивов, отражающих отечественную историю. Порядок хранения документов в ГАФ: документы ГАФ были изъяты из гражданского оборота и не могут являться объектом купли-продажи и других сделок между юридическими и физическими лицами; документы ГАФ хранились в государственных и ведомственных архивах, личных архивах и коллекциях под контролем Государственной архивной службы; документы МИД СССР, Академии наук, Госкинофонда вошли в состав ГАФ, но хранятся постоянно в данных организациях; во главе архивной системы СССР находилось ГАУ МВД СССР, на местах архивным делом руководили местные архивные управления; все архивы, от местных до центральных, государственные и ведомственные, образовывали единую систему; госархивы являлись научно-исследовательскими учреждениями, имеют в своем составе научные советы; документы передавались из ведомственных в государственные архивы упорядоченными по описям. В 1960 г. ГАУ был выведен из под юрисдикции МВД СССР и переведен в подчинение Совмину СССР (Совету Министров СССР). В течение 1960-1962 гг. во всех союзных республиках архивные органы были переданы из ведения министерств внутренних дел в ведение советов министров республик. 28 июля 1961 г. Совет Министров СССР принял Постановление «Об утверждении положения о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР и сети центральных государственных архивов СССР», согласно которому: ГАУ СССР был определен как общесоюзный архивный орган для научного и организационно-методического руководства архивным делом СССР; задача ГАУ - руководство и контроль всех сторон деятельности архивов СССР; деятельность ГАУ основывается на Положении 1961 г. о ГАУ СССР. В 1960-х годах произошли изменения в системе центральных архивов. Были созданы Центральный государственный архив народного хозяйства и Центральный государственный архив научно-технической документации. Центральный государственный исторический архив в Москве был преобразован в ЦГА Москвы. На базе Центрального государственного исторического архива в Ленинграде создан Центральный Государственный исторический архив СССР. В 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела - ныне Всероссийский НИИДАД. Дальнейшее развитие архивного дела в стране характеризовалось принятием в 1976 г. Закона СССР "Об охране и использовании памятников истории и культуры". Согласно ему архивные документы были отнесены к историческим памятникам, а на Главархив СССР возлагались обязанности по обеспечению сохранности, государственному учету и организации использования этой категории памятников. Исполнение вытекающих из закона задач, а также расширение функций государственной архивной службы требовали правового закрепления. В связи с этим Совет Министров СССР принял ряд постановлений в развитие закона. Одним из них явилось постановление от 20 сентября 1978 г. "Об улучшении организации архивного дела в центральных государственных архивах СССР" (Извлечение) . В нем много внимания уделено вопросам комплектования архивов. Всем общесоюзным министерствам и ведомствам предложено разработать мероприятия по передаче на государственное хранение документов, у которых истек объединенные срок архивы ведомственного в хранения, промышленных и а также образовать научно-производственных объединениях. Также в 1956-1964 гг. происходило следующее совершенствование архивного дела: расширяется использование архивных документов преимущественно советского периода при обязательном контроле архивных органов над пользователями при их персональной ответственности за использование документов архивов; развивается научно-справочный аппарат; публикуются обзоры архивных фондов, путеводители по архивам, другая научно-справочная литература; создаются страховые фонды на особо ценные документы в государственных и ведомственных архивах; лица, виновные в хищении и уничтожении документов, привлекаются к ответственности; в состав ГАФ вводятся механографические документы; организуется госучет документов ГАФ в учреждениях государственной архивной службы; архивные органы получают право выполнять на договорных началах по заявкам учреждений работы по формированию и использованию их архивов; сотрудники архивов совершенствованию на договорной делопроизводства в основе способствуют учреждениях, организациях, предприятиях. Была утверждена следующая структура Государственной архивной службы: первый уровень - вертикаль всех органов управления архивным делом ГАУ и его региональные отделения; второй уровень - госархивы от центральных до районных; отдельно - партархивы; третий уровень - научные учреждения – ВНИИДАД, НИЦТД, центральные лаборатории по микрофильмированию и реставрации документов в Москве и Ленинграде; существовала сеть центральных госархивов СССР и сеть отраслевых государственных фондов, министерств, ведомств СССР и организаций, хранивших документы ГАФ. Статус Центральных госархивов СССР получили: Центральный государственный архив Октябрьской революции, высших органов власти и органов государственного управления СССР; Центральный государственный архив древних актов; Центральный государственный исторический архив СССР; Центральный государственный военно-исторический архив; Центральный государственный архив Военно-Морского флота; Центральный государственный архив народного хозяйства; Центральный государственный архив литературы и искусства; Центральный государственный архив Советской Армии; Центральный государственный архив научно-технической документации, филиал в Куйбышеве; Центральный государственный архив звукозаписей; Центральный государственный архив кинофотодокументов. В 1978 г. было принято Постановление Совмина СССР "Об улучшении организации архивного дела в центральных государственных архивах СССР", которым были предусмотрены: комплектование центральных архивов документами министерств и ведомств, центральных учреждений, предприятий, организаций; организация объединенных архивов промышленных и научно- производственных объединений. 4 апреля 1980 г. Совет Министров СССР принял постановление "Об утверждении Положения о Государственном архивном фонде СССР и Положения о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР". В кратком введении к Положению о ГАФ СССР, которого не было в предыдущих положениях, говорится, что документальные памятники, входящие в ГАФ, являются достоянием всего народа и строгое соблюдение правил охраны и использования документов — задача не только государственных и общественных организаций, но и долг каждого гражданина. Цель создания ГАФ СССР — централизованный учет, хранение и использование документов. В этом правительственном акте содержался ряд новых положений, уже вошедших, как правило, в практику, но еще законодательно не закрепленных: о создании страховых фондов на особо ценные документы не только в государственных, но и в ведомственных архивах; о привлечении к ответственности лиц, виновных в хищении, сокрытии, порче, бесхозяйственном хранении, незаконном уничтожении и купле-продаже документов; о расширении состава ГАФ СССР за счет механографических документов; об изменении сроков ведомственного хранения документов; о составе доку-ментов и обязанностях учреждений по проведению работ, связанных с подготовкой и передачей дел на госхранение; об организации государственного учета документов ГАФ в учреждениях государственной архивной службы. К Положению о ГАФ СССР имеются два приложения. В приложении № 1 закреплялась сеть центральных государственных архивов СССР, находившихся в непосредственном ведении Главархива СССР: Центральный государственный архив Октябрьской революции, высших органов государственной власти и органов государственного управления СССР (ЦГАОР), Центральный государственный архив народного хозяйства СССР (ЦГАНХ), Центральный государственный архив научно-технической документации СССР (ЦГАНТД), Центральный государственный архив Советской Армии СССР (ЦГАСА), Центральный государственный архив Военно-Морского флота СССР (ЦГАВМФ), Центральный государственный архив литературы и искусства СССР (ЦГАЛИ), Центральный государственный архив древних актов СССР (ЦГАДА), Центральный государственный исторический архив СССР (ЦГИА), Центральный государственный военно-исторический архив СССР (ЦГВИА), Центральный государственный архив кинофотодокументов СССР (ЦГАКФД), Центральный государственный архив звукозаписи СССР (ЦГАЗ). В приложении № 2 давался перечень отраслевых государственных фондов, министерств, ведомств СССР и организаций, осуществлявших государственное хранение документов ГАФ СССР. К ним были отнесены: объединение "Всесоюзный геологический фонд", Государственный фонд данных о состоянии окружающей природной среды Госкомитета СССР по гидрометеорологии и контролю среды, Центральный картографо-геодезический фонд Главного управления геодезии и картографии при Совете Министров СССР, Всесоюзный информационный фонд стандартов и технических условий Госкомитета СССР по стандартам, Всесоюзный государственный фонд кинофильмов Государственного комитета СССР по кинематографии; музеи и библиотеки Министерства культуры СССР, Академия наук СССР и академии наук союзных республик, Министерство иностранных дел СССР. В положении о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР отражались его новые функции: 1) право архивных органов выполнять на договорных началах по заявкам учреждений ряд работ по обеспечению сохранности, упорядочению, использованию документов, созданию страхового фонда копий; 2) наряду с осуществлением организационно-методического руководства деятельностью ведомственных архивов осуществлять такое же руководство организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий и совместно с министерствами и ведомствами СССР развивать ЕГСД и унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД). Таким образом, практическая деятельность государственной архивной службы (ГАС) получила правовое закрепление: Главархиву СССР предоставлялись полномочия контроля за состоянием и использованием всех документальных памятников (кроме печатных) независимо от места их хранения и принадлежности (включая собственность граждан); все ценные документы подлежали обязательному государственному учету. Государственная архивная служба должна была осуществлять государственный учет всех документов, где бы они ни хранились, кому бы они ни принадлежали, по установленным Главархивом СССР формам. Главархив СССР вел централизованный государственный учет документов. 7 июля 1993г. был принят Закон РФ «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», согласно которому: формирование, организация хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими проводится в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства; разграничивается компетенция между РФ и субъектами РФ в архивном деле; Архивный фонд РФ определен как все находящиеся на территории РФ архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности; определены две части АФ РФ: государственная и негосударственная; государственную часть АФ РФ составляют архивные фонды и архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, государственной собственностью республик в составе РФ, краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга и муниципальной собственностью; негосударственную часть АФ РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, а также с момента отделения церкви от государства — в собственности религиозных объединений и организаций, действующих на территории РФ, или в частной собственности и представляющие собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность; юридическим и физическим лицам РФ гарантируется право на создание архивов: архивные фонды и архивные документы, относящиеся к государственной части АФ РФ, не могут быть объектом купли-продажи или иных сделок; право собственника архива независимо от формы собственности охраняется законодательством РФ, ни один архивный документ не может быть без согласия собственника или уполномоченного им органа или лица изъят иначе как на основании судебного решения; ведение архивного дела возлагается на Государственную архивную службу России, ее органы и учреждения - госорганы управления архивным делом всех уровней, архивные учреждения, научно-исследовательские и другие обеспечивающие архивную службу учреждения. Вся последующая деятельность архивной службы РФ происходит на основе этого Закона. Принимаемые регламентирующие архивные документы развивают отдельные его положения. 17 марта 1994 г. был издан Указ Президента РФ "Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации" (ред. от 01.12.98), которым: утверждено Положение об АФ РФ; подтверждены главные принципы Основ законодательства РФ об АФ РФ; регламентированы вопросы комплектования, хранения, учета, использования документов государственной и негосударственной части АФ РФ. Также данным Указом были определены новые сроки хранения документов в ведомственных архивах до передачи в госархивы на постоянное хранение: 15 лет — документы федеральных органов государственной власти, учреждений, организаций, предприятий федерального и республиканского подчинения; 10 лет — документы местных органов государственной власти, учреждений, организаций, предприятий краевого и областного подчинения; 5 лет — документы органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства; 75 лет - документы загса и документов личного состава, записей нотариата и судебных дел, нехозяйственных книг; 10 лет — документы совместных предприятий, организаций, объединений; 10 лет — научная, технологическая, патентная документация; 15 лет - конструкторская документация; 25лет — проектная документация по капитальному строительству; 5 лет — телеметрическая документация; не более 3 лет — с момента изготовления кинофонодокументов и видеограмм; 3 года — фотодокументы; 5 лет — документы на машинных носителях; Хранение документов в архивах может быть постоянное, временное и депозитарное. Были введены новые правила хранения документов: постоянное хранение документов государственной части АФ РФ осуществляют государственные архивы, музеи, библиотеки; временное хранение документов осуществляется в ведомственных архивах фондообразователей; госархивы комплектуются архивными документами государственной и, по соглашению, негосударственной части АФ РФ (при этом комплектование архивов музеев, библиотек, общественных, религиозных объединений и организаций, частных архивов подлинными документами государственной части АФ РФ запрещается); при продаже документов негосударственной части АФ РФ государство имеет приоритетное право на их приобретение; все документы АФ РФ независимо от их принадлежности и места хранения подлежат государственному учету. Документы государственной части АФ РФ предоставляются для использования всем юридическим и физическим лицам; документы негосударственной части АФ РФ могут использоваться только с согласия их владельцев; госархивы имеют право при выдаче пользователям документов для коммерческого их использования заключать с ними лицензионные договоры; использование документов секретной части возможно спустя 30 лет с момента их создании(я), для документов личного состава спустя 75 лет после их создания, если их владелец или его наследники не разрешат использование ранее этого срока; юридические и физические лица имеют право делать копии архивных документов или выписки из них, если это не угрожает их физическому состоянию; пользователи несут полную ответственность за использование архивных документов и их сохранность: юридические и физические лица несут уголовную, административную и иную установленную законодательством РФ ответственность за нарушение законодательства об АФ РФ и архивах. В связи с появлением архивного закона в общеправовом классификаторе отраслей законодательства в разделе "Законодательство по общим вопросам народного хозяйства" появилась рубрика "Архивное дело. Делопроизводство". В 1997 г. вступил в силу Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ: регламент определил порядок госучета документов АФ РФ для обеспечения госконтроля за их сохранностью; согласно данному порядку документы учитываются по архивным фондам, коллекциям, единицам хранения; основой учета является единая система их регистрации, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию, возможность адресного поиска документов; средством учета документов является присвоение архивных шифров единицам хранения; принципы учета - централизация, унификация, динамичность, полнота и достоверность госучета; основные учетные документы - книга учета поступлений документов, списки фондов, списки дел и документов, листы фондов, паспорта архивов; по мере перехода к автоматизированным архивным технологиям вводится система автоматизированных учетных технологий. 2 апреля 1997 г. был издан Указ Президента РФ № 275 "О включении отдельных объектов в Государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов РФ", согласно которому в Свод были включены: Российский государственный архив древних актов; Российский государственный исторический архив; Российский государственный военно-исторический архив; Государственный архив РФ; Российский государственный архив кинофотофонодокументов; Российский государственный архив литературы и искусства. От 28 декабря 1998 г. Постановлением Правительства Российской Федерации утверждается Положение о Федеральной архивной службе России (вместо Положения о Государственной архивной службе России 1994 г.), в котором с учетом современной законодательной базы определены статус Федеральной архивной службы России (Росархива), ее права, функции и задачи, масштаб деятельности, внутренняя структура. Особо следует выделить, что в компетенцию Росархива входит руководство как архивной, так и делопроизводственной сферой в стране. 22 октября 2004 г. был принят Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», в связи с чем утратили свою силу Основы законодательства 1993 г. По ряду позиций закон сохранил преемственность, но есть в нем и «потери». Он регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ) и собственных архивных документов государственных и негосударственных учреждений, организаций и предприятий. Впервые в законе даны определения понятий «документ Архивного фонда Российской Федерации» и «документ по личному составу», тем самым повысился статус документов по личному составу в деле их упорядочения и сохранения; также даны трактовки двух понятий «временное хранение» — для архивных документов в целом и для документов АФ РФ. Введены новые понятия — «владелец архивных документов» и «пользователь архивных документов». Для документов АФ РФ нормативно подтверждены старые и закреплены новые сроки временного хранения документов в организациях до поступления в государственные или муниципальные архивы. В ст. 4 прописаны полномочия муниципальных образований в области архивного дела; в ст. 6 — состав АФ РФ и порядок включения в него архивных документов, особенности гражданского оборота документов. Право собственности на архивные документы независимо от их форм собственности охраняется законом. Изъятие архивных документов возможно только в соответствии с федеральным законодательством. Изъятые как вещественные доказательства, они подлежат возврату собственнику или владельцу. Постановлением Правительства РФ от 28 декабря 1998 г. было утверждено Положение о Федеральной архивной службе России, согласно которому: Федеральная архивная служба России (Росархив) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственное регулирование в области архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием документов АФ РФ; в систему Росархива входят федеральные госархивы, научные и другие организации, подчиненные непосредственно Росархиву, органы управления архивным делом на местах, подчиненные им учреждения; в Росархиве образуется Коллегия для коллегиального обсуждения и решения вопросов, связанных с развитием архивного дела в России; при Росархиве действуют Научный совет по рассмотрению научных проблем архивного дела в России и Центральная экспертно-проверочная комиссия для рассмотрения вопросов, связанных с определением состава документов АФ РФ и их экспертизой ценности. В 1998 г. были приняты: Госстандарт ГОСТ Р-51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения « (заменен на ГОСТ Р 7.0.8-2013); Правила работы пользователей в читальных залах госархивов РФ; Примерное положение о Центральной экспертной комиссии министерства, ведомства РФ. Постановлением Правительства РФ от 15 марта 1999 г. "О федеральных государственных архивах" был утвержден перечень современных федеральных госархивов: Государственный архив Российской Федерации (Российский государственный архив древних актов); Российский государственный исторический архив; Российский государственный военно-исторический архив; Российский государственный архив экономики; Российский государственный архив социально-политической истории; Российский государственный архив новейшей истории; Российский государственный военный архив; Российский государственный архив Военно-Морского флота; Российский государственный архив литературы и искусства; Российский государственный архив научно-технической документации; Российский государственный архив кинофотодокументов; Российский государственный архив фонодокументов; Российский государственный исторический архив Дальнего Востока; Центр хранения страхового фонда (г. Ялуторовск Тюменской области). На основании архивного законодательства в 2002-2003 годах были изданы: Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (ныне не действует); Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации; Основные правила работы архивов организаций. Тема 2. Федеральная архивная служба РФ (архивное агентство) Краткая историческая справка о ФАС РФ: Март 2004 - по настоящее время - Федеральное архивное агентство (Росархив) VIII.1996-III.2004 - Федеральная архивная служба России (Росархив) IX/XII.1992-VIII.1996 - Государственная архивная служба России (Росархив) IX.1991-XII.1992 - Комитет по делам архивов при Правительстве Российской Федерации (Роскомархив) XI.1990-XI.1991 - Комитет по делам архивов при Совете Министров РСФСР (Роскомархив) 1955-1990 - Главное архивное управление при Совете Министров РСФСР (ГАУ при СМ РСФСР) 1960-1991 - Главное архивное управление при Совете Министров СССР (ГАУ при СМ СССР / Главархив СССР) 1948-1960 - Главное архивное управление МВД СССР (ГАУ МВД СССР) 1938-1948 - Главное архивное управление НКВД СССР (ГАУ НКВД СССР) 1929-1938 - Центральное архивное управление Союза ССР (ЦАУ СССР) 1929-1938 - Центральное архивное управление РСФСР (ЦАУ РСФСР) 1922-1929 - Управление Центральным архивом при ВЦИК РСФСР (Центрархив) 1918-1922 - Главное управление архивным делом при Наркомате просвещения РСФСР (ГУАД/Главархив при Наркомпросе РСФСР) Руководители Государственной архивной службы России (1918-1996) Федеральная архивная служба России является правопреемницей архивных администрации Советского Союза и РСФСР, существовавших в советское время. Декрет от 18 июня 1918 г. "О реорганизации и централизации архивного дела", подписанный В. И. Лениным, предусматривал создание Главного управления архивным делом (ГУАД или Главархив) при Наркомате просвещения РСФСР - первого в истории России органа управления централизованным архивным делом. Его основной функцией было управление т. наз. Единым государственным архивным фондом (ЕГАФ), формирование и проведение единой архивной политики. Архивы оставались в ведении Наркомпроса до 26 ноября 1921 г., когда было издано постановление Президиума ВЦИК о переводе ГУАД из Наркомпроса в ведение ВЦИК. После принятия новой Конституции РСФСР Президиум ВЦИК утвердил Положение о Центральном архиве (Центрархиве) РСФСР (30 января 1922 г.). Архивной системой вместо ГУАД стало руководить Управление Центральным архивом при ВЦИК РСФСР. В его обязанности входило общее управление, планирование и контроль в области архивного дела на территории Российской Федерации, а также прямое руководство всеми московскими и петроградскими центральными государственными архивами. Круг источников комплектования государственных архивов был сужен до правительственных учреждений. 28 января 1929 г. ВЦИК и СНК РСФСР утвердили положение об архивном управлении РСФСР. Архивные учреждения РСФСР стали подведомственны Центральному архивному управлению РСФСР (ЦАУ РСФСР). Оно состояло при ВЦИК, подчиняясь непосредственно его Президиуму. На ЦАУ РСФСР возлагалось общее руководство архивным делом в республике, а также непосредственное управление всеми центральными госархивами республики. Тогда же ЕГАФ был переименован в Государственный архивный фонд (ГАФ). В том же 1929 г. происходят изменения в организации архивного дела на союзном уровне. При ЦИК СССР было создано Центральное архивное управление Союза ССР (ЦАУ СССР). Согласно постановлению ЦИК и СНК СССР от 10 апреля 1929 г. "О Центральном архивном управлении Союза ССР" ЦАУ создавалось для общего управления и объединения деятельности центральных архивных управлений союзных республик по заведованию фондами общесоюзного значения. С этого времени архивы Российской Федерации стали отличать от т. наз. центральных государственных архивов всесоюзного значения. К 1935 г. в ведении ЦАУ СССР находилось пять союзных архивов: Центральный архив Красной Армии (ЦАКА), Военно-исторический архив (ВИА), Центральный фотофонокиноархив (ЦФФКА), Центральный архив профдвижения (ЦАПД), Государственный архив внешней политики (ГАВП). Однако ряд центральных государственных архивов, также хранивших документы общесоюзного значения, продолжали находиться в ведении ЦАУ РСФСР: Центральный архив Октябрьской революции (ЦАОР), Центральный архив революции (ЦАР), Государственный архив феодально-крепостнической эпохи (ГАФКЭ), Центральный межевой архив, Архив народного хозяйства, культуры и быта и др. Эта структура органов управления архивным делом просуществовала до принятия Конституции 1936 г., согласно которой правительственные органы вновь были реорганизованы и усилен контроль со стороны органов безопасности над архивами. Логическим завершением этого процесса стало Постановление Президиума Верховного Совета СССР, принятое в 1938 г. Государственные архивы страны были переданы в ведение НКВД СССР и, таким образом, центральные и местные органы управления архивным делом потеряли свой независимый статус. ЦАУ СССР было преобразовано в Главное архивное управление (ГАУ) НКВД СССР. Постепенно в непосредственное подчинение последнего перешли важнейшие комплексы документов, которые образовали сеть центральных государственных архивов общесоюзного значения (ЦГАОР, ЦГАКА, ЦГАВМФ, ЦГАКФФД, ЦГИАЛ, ЦГИАМ, ЦГВИА и его филиал, ЦГАДА, ЦГЛА). К категории общесоюзных фондов были причислены и фонды центральных правительственных учреждений РСФСР, а также сеть центральных и местных архивов РСФСР. НКВД стал министерством внутренних дел (МВД) в 1948 г., соответственно изменилось и название архивного ведомства - ГАУ МВД СССР. Республиканская архивная администрация в РСФСР была организована заново только в 1955 г., когда в составе Министерства внутренних дел было образовано Архивное управление (с 1960 г. - ГАУ РСФСР). В 1960 г., когда архивная отрасль была передана в ведение Совета Министров СССР, статус главного органа управления архивным делом вновь был повышен и он стал называться Главное архивное управление при СМ СССР (ГАУ при СМ СССР или Главархив СССР). В 1961 г. Правительство утвердило Положение о Главном архивном управлении и сети центральных государственных архивов СССР. Согласно этому Положению, ГАУ СССР общесоюзный орган для научного и организационно-методического руководства архивным делом в стране. В Положении была закреплена командноадминистративная модель управления отраслью, сложившаяся в предыдущий период. До 1991 г. ГАУ СССР контролировало административные, финансовые, научно-методические, технические и многие иные направления деятельности государственных архивов всего Советского Союза. В непосредственном ведении Главного архивного управления при Совете Министров РСФСР (ГАУ при СМ РСФСР), созданного также в 1960 г. на базе Архивного управления МВД РСФСР, находились центральные государственные архивы РСФСР. Другими государственными архивами Главархив РСФСР руководил через архивные отделы (управления) республик, краев и областей. В период определения своего суверенитета республиками бывшего СССР, 5 ноября 1990 г. на базе Главархива РСФСР был создан административный орган управления - Комитет по делам архивов при Совете Министров РСФСР (Роскомархив), - отвечающий за государственные архивы на всей территории Российской Федерации. После провала путча в августе 1991 г. президент Б. Н. Ельцин издал указ о передаче всех документов КПСС и КГБ СССР в ведение Роскомархива. На основе документов ЦК КПСС было создано два новых государственных архива - РЦХИДНИ (бывший Центральный партийный архив) и ЦХСД (бывший текущий архив ЦК КПСС). Однако, основная часть документации КГБ до сих пор находится в самостоятельных ведомственных архивах. Согласно постановлению Совета Министров РСФСР от 12 октября 1991 г. Роскомархив получил в свое ведение находившиеся на территории РСФСР бывшие союзные центральные государственные архивы, ранее подчиненные Главархиву СССР, а также административные функции, подведомственные учреждения и научно-исследовательские материально-техническую и организации финансово-экономическую последнего, базу в его пределах Российской Федерации. Постановление было введено в действие только в начале 1992 г. Тогда же материалы архива бывшего Политбюро ЦК КПСС вошли составной частью в Архив Президента Российской Федерации. В связи с распадом СССР в конце 1991 г. с января 1992 г. происходит реорганизация сети государственных архивов России. Административные и архивные функции Роскомархива по отношению к вновь образованным архивам федерального уровня были закреплены в Постановлении Правительства от 24 июня 1992 г.. Оно определяло, что Комитет по делам архивов при Правительстве Российской Федерации (Роскомархив) является федеральным органом государственного управления, который осуществляет государственную политику в области архивного дела. Это Постановление также подтвердило реорганизацию сети государственных архивов федерального уровня, находящихся в прямом подчинении Роскомархива, а четыре из них получили определение "центров", хотя они функционировали как архивы. Президентский указ (подписанный Б. Н. Ельциным 30 сентября 1992 г.) преобразовывал Роскомархив в Государственную архивную службу России (Росархив). Права и обязанности нового органа закреплены в правительственном постановлении от 22 декабря 1992 г. и "Основах законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах", принятых в июле 1993 года. "Основы законодательства" стали первым в истории России архивным законом. Современный статус государственных и негосударственных архивов России, вопросы организации их комплектования, хранения, учета и использования документов были регламентированы в "Положении об Архивном фонде Российской Федерации", которое утверждено указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г.. Тогда же было принято новое "Положение о Государственной архивной службе России" как органе, осуществляющем государственную политику в области архивного дела. В соответствии с указом от 14 августа 1996 г. Росархив был переименован в Федеральную архивную службу России. Новые "Правила работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации", изданные Росархивом, были зарегистрированы в Министерстве юстиции в конце декабря 1998 г. Они включили в себя правила доступа, копирования документов, а также условия работы во всех архивах России. Новым Указом в марте 1999 г. сеть федеральных архивов была вновь реорганизована. В настоящее время она состоит из четырнадцати архивов, тринадцать из которых находятся в Москве и Санкт-Петербурге. Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИА ДВ) после переезда из г. Томска теперь базируется во Владивостоке. Таким образом, мартовский указ, во-первых, объединил бывший комсомольский архив ЦХДМО с бывшим партийным архивом - РЦХИДНИ. Объединенный архив получил название Российского государственного архива социально-политической истории (РГАСПИ). Во-вторых, Центр хранения историко-документальных коллекций ЦХИДК (до 1992 г. Особый архив - ЦГОА), созданный для хранения трофейных документов и бывший секретным до 1991 г., был объединен с Российским государственным современной военным документации архивом. (ЦХСД) Одновременно, был Центр переименован в хранения Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ). Указом Президента Российской Федерации "О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти" от 09.03.04. № 314 Федеральная архивная служба России преобразована в Федеральное архивное агентство. В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 290 Федеральное архивное агентство является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по оказанию государственных услуг, управлению федеральным имуществом в области архивного дела. Федеральное архивное агентство находится в ведении Министерства культуры Российской Федерации. Федеральное архивное агентство осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской федерации, органами местного самоуправления, общественными и иными организациями. Основными задачами Федерального архивного агентства являются: • оказание государственных услуг в области архивного дела; • государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации; • обеспечение соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Федеральному архивному агентству непосредственно подчиняются 15 федеральных государственных архивов, Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и 1 обслуживающая организация Федеральное архивное агентство организует координацию деятельности научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов, а также вправе оказывать методическую помощь органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации, государственным и муниципальным архивам. В настоящее время в Российской Федерации свою деятельность осуществляют 88 уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в том числе 83 самостоятельных органа управления архивным делом, которым подчиняются 211 государственных архивов и центров документации. ПЕРЕЧЕНЬ подведомственных Росархиву Федеральных государственных учреждений УТВЕРЖДЕН распоряжением Правительства Российской Федерации от 5 января 2005 г. № 5-р: 1. Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, г. Москва 2. Государственный архив Российской Федерации, г. Москва 3. Российский государственный архив древних актов, г. Москва 4. Российский государственный исторический архив, г. Санкт- Петербург 5. Российский государственный военно-исторический архив, г. Москва 6. Российский государственный архив экономики, г. Москва 7. Российский государственный архив социально-политической истории, г. Москва 8. Российский государственный архив новейшей истории, г. Москва 9. Российский государственный военный архив, г. Москва 10. Российский государственный архив Военно-Морского Флота, г. Санкт-Петербург 11. Российский государственный архив литературы и искусства, г. Москва 12. Российский государственный архив научно-технической документации, г. Москва 13. Российский государственный архив кинофотодокументов, Московская область, г. Красногорск 14. Российский государственный архив фонодокументов, г. Москва 15. Российский государственный исторический архив Дальнего Востока, г. Владивосток 16. Центр хранения страхового фонда, Тюменская область, г. Ялуторовск Структура Федерального архивного агентства (Росархива) 1918 1920 Рязанов (Гольдендах) Давид Борисович Заведующий Главным управлением архивным делом при Наркомпросе РСФСР биография 1920 1932 Покровский Михаил Николаевич Заведующий Главным управлением архивным делом при Наркомпросе РСФСР. Заведующий Центральным управлением архивным делом РСФСР ВЦИК и Центральным архивным управлением СССР и РСФСР ЦИК СССР биография 1932 1937 Берзин (Берзиньш) Ян Антонович Заведующий Центральным архивным управлением СССР и РСФСР ЦИК СССР биография 1937 1939 Мальцев Николай Владимирович Руководитель Центрального архивного управления СССР и РСФСР ЦИК СССР, Начальник Главного архивного управления НКВД биография 1939 1947 Никитинский Иосиф Илларионович Начальник Главного архивного управления НКВД (после 1946 г. МВД) СССР биография 1947 1953 Стыров Василий Дмитриевич Начальник Главного архивного управления МВД СССР биография 1953 1954 Мусатов Борис Иванович Начальник Главного архивного управления МВД СССР биография 1954 1956 Матковский Николай Васильевич Начальник Главного архивного управления МВД СССР биография 1956 1972 Белов Геннадий Александрович Начальник Главного архивного управления МВД СССР. Главного архивного управления при Совете Министров СССР биография 1972 1983 Долгих Филипп Иванович Начальник Главного архивного управления при Совете Министров СССР биография 1983 1991 Ваганов Федор Михайлович Начальник Главного архивного управления при Совете Министров СССР биография 1991 Пихоя Рудольф Германович Председатель Комитета по делам архивов при Правительстве РСФСР. Руководитель Государственной архивной службы России 1991-1996 гг. биография 1996 Федеральная архивная служба России является правопреемницей архивных администрации Советского Союза и РСФСР, существовавших в советское время. Тема 3. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов По результатам экспертизы в состав АФ РФ поступают основные категории документов, сроки хранения которых определены перечнями документов. С учетом научно-технического прогресса, изменения структуры управления, социально-общественных перемен Росархив определяет виды учреждений, организаций и предприятий, документы которых подлежат включению в АФ, и категории таких документов. Он устанавливает также порядок отнесения документов к категории уникальных и особо ценных и создания страхового фонда их копий. Документы, включенные в состав АФ РФ, изъяты из гражданского оборота и не могут являться объектом купли-продажи и иных (сделок, нарушающих право государственной собственности на них. Для определения научной системы хранения документов проворится их классификация. Классификация документов — группировка их по классам на основе общности признаков, присущих всем документам, объединенным в каждый из классов и отличающих каждый класс от другого. Для выполнения работы по классификации документов необходимо установить классификационные единицы, т.е. отдельные документы или их группы, которые при классификации объединяются по общим признакам или разделяются в силу различия признаков. Архивоведением установлены несколько классификационных единиц. Основной классификационной единицей документов в пределах Архивного фонда РФ является архивный фонд. Архивный фонд — учетная и классификационная единица АФ РФ, (представляющая собой часть документального фонда, принятого на государственное хранение, либо сформированная в архиве совокупность документов, исторически или логически связанных между собой. Фонд – это совокупность документов, исторически или логически связанная между собой. Дл документов на спец.носителях допускается нефондовая организация. Как понятие классификационной и учетной единицы определение "архивный фонд" удобно, но следует отметить, что это понятие включает несколько видов обособленных комплексов документов, хранящихся в государственных архивах и имеющих свои особенности. Архивный фонд организации — это фонд, состоящий из принятых на государственное хранение документов одной организации, учреждения, предприятия. В основе лежит признак происхождения. Архивный фонд личного происхождения — фонд, представляющий собой принятую на государственное хранение часть документального фонда, а в ряде случаев документальный фонд лица, семьи или рода. Объединенный архивный фонд — фонд, образованный из документов двух или более фондообразователей, создается в государственном или ведомственном архиве, исходя из требований целесообразности, для облегчения пользования документами и упрощения учета, так как при этом уменьшается количество фондов, преимущественно мелких. Объединение документов следует проводить после их тщательного изучения и на основе нескольких объединяющих признаков. В первую очередь применяются признаки общности функций, административно-территориальной принадлежности (одного района, города, области и т.д.), принадлежности к одной отрасли народного хозяйства. В основу положен признак логической связи, т.е. они собраны искусственно. Архивная коллекция — фонд, представляющий собой совокупность отдельных документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам. могут быть собраны каким-либо лицом и поступить в таком виде в архив (коллекция древних рукописей, автографов, нотных рукописей и т.п.), а могут быть созданы в архиве по тому же признаку из разрозненных документов или из дел разных учреждений. В основу положен признак логической связи, т.е. они собраны искусственно. Документальный фонд — совокупность документов, образовавшихся в деятельности организации. Документальный фонд непрерывно изменяется количественно и качественно, меняется местонахождение его частей. В деятельности учреждения ежедневно появляются новые документы (создаются в учреждении и приходят извне), следовательно, документальный фонд растет. Ежегодно документы постоянного срока хранения и временного свыше десяти лет (а в ряде учреждений — свыше пяти лет) после соответствующего оформления передаются в архив учреждения. Объем документального фонда при этом не изменяется. Ежегодно документы, сроки хранения которых истекли, выделяются для уничтожения (при соответствующих условиях и оформлении). Документы вывозятся из учреждения и уничтожаются, документальный фонд уменьшается. Далее — ежегодно (или в установленные сроки) из архива учреждения передаются дела по утвержденной ранее описи в государственный архив и присоединяются к уже имеющемуся в нем архивному фонду этого учреждения. Документальный фонд при этом количественно не изменяется, только часть его переходит из архива учреждения в государственный архив. Таким образом, архивный фонд учреждения (организации) является наиболее ценной частью его документального фонда, содержащей документы (имеющие научное, экономическое, культурное, политическое или иное значение) и поступившей на хранение в государственный архив. Архивный фонд тоже меняется в объеме за счет поступлений из учреждения, пока оно функционирует. После ликвидации учреждения и приема последней части ценных документов архивный фонд перестает расти (но объем его может меняться в результате проведения экспертизы ценности или переработки). Фондообразователь — организация или лицо, в деятельности которых образуется документальный фонд. Классификационной единицей в пределах фонда является единица хранения (в делопроизводстве и архиве часто употребляется термин "дело"). Единица хранения — наименьшая единица счета количества документов, представляющая собой совокупность документов либо отдельный физически обособленный документ, имеющий самостоятельное значение. Дело — совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. Данное понятие относится к текстовым документам, создаваемым в сфере управления. В процессе деятельности учреждений, организаций и предприятий создаются не только дела, но и графические документы, фото- и фотодокументы, кино- и микрофильмы, альбомы, различного рода картотеки и т.п. Для них употребляется термин "единица хранения". Следует иметь в виду, что и дело в делопроизводственном понимании не всегда совпадает с понятием "единица хранения": дело может быть в нескольких томах, но все они будут иметь одинаковый индекс, согласно индивидуализируется. При номенклатуре, занесении в и опись заголовок каждый нередко том не получает самостоятельный порядковый номер и становится отдельной единицей хранения. Разработка научных основ классификации комплексов документов (фондов и коллекций) Государственного архивного фонда началась в 1918 г. В Положении о Едином государственном архивном фонде РСФСР (1925 г.) зафиксированы основные признаки классификации, которые сохранили свое значение до наших дней. Вся совокупность ЕГАФ делилась на две части по времени возникновения документов (а вернее, по времени функционирования фондообразователей): документы дореволюционного периода и советской эпохи. Одновременно вся совокупность ЕГАФ делилась на две части в зависимости от места фондообразователя в системе государственного управления: документы центрального значения и документы местного значения. На этой основе были образованы: Центральный исторический архив (ЦИА) с несколькими архивохранилищами в Москве и в Ленинграде; исторические архивы в губерниях (ИА); Центральный архив Октябрьской революции (ЦАОР), включивший документы центральных советских учреждений и Красной Армии, материалы по истории Октябрьской революции, собиравшиеся с 1919 г., печатные и иллюстративные материалы; местные архивы Октябрьской революции (АОР). Научная классификация документов АФ РФ имеет большое значение для организации хранения, архивоведение, учета определив, и что использования архивный документов. фонд является Советское основной классификационной единицей и дроблению не подлежит, дало возможность внести четкость в практическую работу по распределению документальных комплексов между архивами, в организацию учета единиц хранения. Это способствовало созданию системы научно-справочного аппарата, обеспечивающей поиск необходимой документальной информации по всем отраслям и общественной деятельности, И настоящее время классификация документов АФ России осуществляется в пределах АФ РФ в целом, в пределах государственного архива и в пределах архивного фонда. Признаки классификации документов государственного архивного фонда: 1. принадлежность документов: к историческим эпохам; к комплексам, имеющим общесоюзное, республиканское и местное значение; к определенным административно-территориальным единицам (краям, областям, районам); к определенным отраслям государственной и общественной деятельности; к составу документации данного фондообразователя; (до 1992 г. существовали государственные архивы, в основном союзного и республиканского подчинения, хранящие документы по историческим эпохам: документы только советской эпохи — ЦГАНХ СССР, ЦГАСА СССР; документы эпохи капитализма — ЦГИА СССР, ЦГВИА СССР; документы эпохи феодализма — ЦГАДА СССР) 2. способ и техника закрепления информации (документы на бумажной основе, пленке, специализированных механографические архивов: и т.д. Центральный был организован государственный ряд архив кинофотодокументов (ЦГАКФД СССР), Центральный государственный архив звукозаписи СССР (ЦГАЗ СССР), Центральный государственный архив научнотехнической документации СССР (ЦГАНТД СССР), в Москве и Ленинграде созданы городские архивы КФФД. 3. принадлежность к общероссийским (федеральным), республиканским и местным комплексам 4. принадлежность документов к определенным административно- территориальным единицам ( с изменениями в годы советской власти и распада СССР место хранения некоторых фондов менялось, фонд попадал из одного госархива в другой) 5. отраслевой признак применяется при определении профиля некоторых общесоюзных и республиканских архивов. Эти признаки классификации документов положены в основу организации сети государственных архивов. Раздельное хранение фондов по эпохам обеспечивается тем, что фонд является неделимой классификационной и учетной единицей. Решение вопроса об отнесении фондов к профилю того или иного архива не вызывает больших трудностей для документов гражданских и военных учреждений, воинских частей и т.д. Более сложно отнесение к эпохе фондов личного происхождения (документов, отражающих деятельность государственных, политических, военных, общественных деятелей, а также деятелей науки, культуры и др.). Их документы относятся к той эпохе, в которой прошла большая часть деятельности этого лица; одновременно учитываются конкретное содержание и хронологические рамки документов. Значение документов фонда определяется Росархивом. В зависимости от этого определяется их место хранения (конкретный госархив). Причем отнесение комплексов документов к комплексам федерального значения и вопрос об их передаче решает Росархив, а отнесение фондов к местному значению и передаче их из одного региона в другой Росархив рассматривает по согласованию с соответствующими органами исполнительной власти. Например, ЦГАНХ СССР хранил документы советской эпохи министерств и центральных ведомств общесоюзного значения, решавших экономические задачи (в области планирования, статистики, финансирования, управления промышленностью, транспортом, связью и т.д.). Другой центральный государственный архив СССР — Центральный государственный архив литературы и искусства СССР (ЦГАЛИ СССР) хранил документы творческих организаций (союзов писателей, художников, кинематографистов и др.) и личные фонды деятелей культуры и искусства за советский и дореволюционный периоды. Таким образом, классификационные признаки легли в основу построения сети государственных архивов. главным, не изменяющимся ни при каких обстоятельствах признаком классификации является фондовая принадлежность документов. Остальные же признаки могут применяться в сочетании. Создание мелких архивов в ряде республик, краев и областей для хранения документов по эпохам или способам воспроизведения информации экономически и организационно нецелесообразно. В связи с этим в них сосредоточены документы советского и дореволюционного периодов, а иногда к тому же кинофотофоно- и технические документы. В таких случаях документы различных эпох и документы, исполненные на разных материальных основах (бумаге, пленке и т.д.), хранятся раздельно. Классификация каждого документа начинается с момента его создания в процессе делопроизводства (на нем проставляется классификационный индекс). Если документ поступает в другое учреждение, он получает новый классификационный индекс, подшивается в соответствующее дело и в совокупности с другими документами составляет единицу хранения. В процессе подготовки материалов к хранению единица хранения классифицируется по определенным признакам (хронологическому, структурному или отраслевому), и эта классификация закрепляется шифром единицы хранения при внесении ее в опись. Совокупность единиц хранения, включенных в опись, составляет часть документального фонда, которая в соответствии с основными признаками классификации подлежит передаче в определенный государственный архив. Архивный фонд Российской Федерации Архивный фонд Российской Федерации - это исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению. Документы Архивного фонда Российской Федерации являются одним из символов российской государственности, отражают правовые и организационные основы ее становления и развития, содержат сведения по политической истории страны, истории ее экономики, науки, культуры, социального развития населяющих Россию народов и народностей. В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содржащие результаты опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документаци, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, переписи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивне документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах. По данным последней паспортизации объем Архивного фонда Российской Федерации составляет свыше 600,0 млн. единиц хранения на различных носителях. Структурная схема организации Архивного фонда Российской Федерации определяется существующей сетью федеральных, государственных и муниципальных архивов, других учреждений, в законодательно определенном порядке хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации, а также сетью архивов министерств, ведомств, организаций, в том числе негосударственных, документы которых в установленном порядке отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации. Наиболее ценная часть Архивного фонда Российской Федерации объемом около 41,0 млн. единиц хранения сконцентрирована в 14 федеральных архивах. Свыше 129 млн. единиц хранения Архивного фонда Российской Федерации хранится в 201 государственном архиве субъектов Российской Федерации и более 43,0 млн. единиц хранения - в 2,5 тыс. муниципальных архивах. Около 2,3 млн. единиц хранения сосредоточено в Архиве Российской Академии Наук, ее научных и научно-отраслевых архивах и свыше 7 млн. единиц хранения - в музеях и библиотеках. Ежегодно объем документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в архивных учреждениях системы Росархива, увеличивается в среднем на 1,6 млн. единиц хранения за счет приема из ведомств документов, отнесенных в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации. Организация документов Архивного фонда РФ включает их классификацию и систематизацию. Классификация — выработка научных основ организации документов, установление логических и исторических связей между ними. Систематизация — физическая организация и упорядочение документов на основе схемы их классификации. Организация документов осуществляется:  в пределах Архивного фонда РФ;  в пределах конкретного архива;  в пределах конкретного архивного фонда. Организация документов — совокупность административно-правовых и научно-методических решений и технических операций, применяемых к этим документам с учетом их принадлежности к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и других особенностей, в целях их упорядочения и рационального архивного хранения по обособленным совокупностям архивных фондов. В основе организации документов находится архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой. До недавнего времени основными критериями организации хранения документов были:  принадлежность документов к историческим эпохам;  принадлежность документов к комплексам общесоюзного, республиканского, местного значения;  принадлежность документов к административно- территориальным единицам;  принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности;  принадлежность документов к составу документации данного фондообразователя. В настоящее время критериями организации хранения документов являются:  формы собственности — государственная часть Архивного фонда РФ, федеральная муниципальная собственность собственность, в ведении негосударственная РФ, часть Архивного фонда РФ (частная собственность);  виды носителей, способы и техника закрепления информации — письменные и графические документы на бумажных носителях, кинофотофонодокументы, видеограммы, электронные документы;  сроки хранения — постоянное хранение в госархиве, музее, библиотеке, , муниципальном архиве, архиве негосударственного учреждения, организации; временное хранение до передачи документов в госархив в ведомственном архиве; временное и депозитарное хранение в ведомственных архивах и отраслевых фондах; временное и депозитарное хранение документов негосударственной части Архивного фонда РФ в госархивах. Все критерии применяются в совокупности. Согласно им происходит организация документов в пределах Архивного фонда РФ. Фондообразование В пределах конкретных архивов документы организуются по исторически или логически связанным совокупностям — архивным фондам или архивным коллекциям. Нефондовая организация документов допустима для кинофотофонодокументов, видеограмм, электронных документов. Вся совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица — фондообразователя, составляет его документальный фонд. Признаками фондообразователя являются:  наличие правового акта о его образовании, регистрации, компетенции, порядке деятельности;  самостоятельный баланс;  расчетный счет в банке;  штатное расписание, печать, собственные бланки;  для физического лица — наличие создаваемых или собираемых в процессе его жизнедеятельности документов. Из документального фонда фондообразователя выделяется его архивный фонд — часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и подлежащая постоянному архивному хранению. Архивный фонд может иметь следующие разновидности:  архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в ходе ее деятельности;  архивный фонд личного происхождения, образовавшийся в ходе жизнедеятельности фондообразователя, его семьи, рода;  объединенный архивный фонд, сформированный из документов двух и более фондообразователей, имеющих между собой исторически или логически обусловленные связи, а для физических лиц — родственные, профессиональные, творческие, деловые связи;  архивная коллекция — совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей, объединенных по тематическому, авторскому, хронологическому и другим общим признакам. В основе первых двух комплексов находится признак происхождения, третьего и четвертого комплексов — Признак логической связи. Основными принципами фондообразования являются:  недробимость фонда;  единое название фонда;  единый номер фонда;  единое хранение фонда. Организация документов внутри архивного фонда производится на основе единицы хранения документов как фондовой учетно-классификационной единицы. Единица хранения — учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск, использование. Единицы хранения систематизируются в фонде по следующим признакам:  структурному - в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям;  хронологическому - по периодам или датам, к которым относятся документы;  функциональному, отраслевому, тематическому, предметновопросному - в соответствии с функциями, отраслями, направлениями деятельности фондообразователя, темами и вопросами, которых касается содержание документа;  номинальному - по делопроизводственной форме, видам и разновидностям документов;  корреспондентскому - по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения;  географическому - в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты;  авторскому - по названиям организаций или фамилиям лиц, являющихся авторами документов. Единицы хранения внутри фонда группируются последовательно по признакам, применение которых является наиболее целесообразным. Как правило, применяются сочетания признаков, наиболее полно отражающие делопроизводственную и смысловую связь между единицами хранения и создающие условия для наиболее удобного их использования. Тема 4. Организация ведомственного хранения АФ РФ Ведомственные архивы, составляя государственную часть архивного фонда, не входят в систему государственной архивной службы, но являются источниками пополнения АФ РФ. Они выполняют сходные с госархивами функции, работают в соответствии с правилами, разработанными ГАС, обеспечивая преемственность в некоторых направлениях деятельности госархивов, что дает определенные экономические выгоды государству. Хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами При государственных архивах создаются подразделения по организации работы с ведомственными архивами или архивами организации подразделениях по работе с ведомственными архивами сосредоточивается основная документация, характеризующая деятельность подконтрольных учреждений: списки учреждений, подлежащих учету и контролю, которые систематически уточняются и дополняются, карточки учета состояния делопроизводства и архива учреждения, ежегодно заполняемые паспорта ведомственных архивов. Здесь хранятся контрольные экземпляры описей дел, утвержденных ЭПК. На каждое контролируемое госархивом учреждение заводится наблюдательное дело, в состав которого входят справочные материалы, характеризующие состояние делопроизводства и архива: положение об архиве; положение об ЭК учреждения; приказы руководителя по вопросам делопроизводства и работы архива; сводная номенклатура дел, присылаемая на согласование; историческая справка; инструкция по делопроизводству; материалы проверок (акты, справки, отчеты); переписка с этим учреждением. Наблюдательные дела ведет научный сотрудник (инспектор) — куратор, за которым закрепляются учреждения одной системы или нескольких систем близких отраслей экономики. Такая специализация позволяет более квалифицированно руководить ведомственными архивами. С середины 60-х годов для помощи учреждениям в упорядочении документов и обеспечении комплектования в госархивах начали создаваться подразделения, содержащиеся за счет спецсредств (отделы, группы) . По договорам с организациями они проводят обработку документов как сдаваемых на государственное хранение, так и остающихся в архиве учреждения. Эти подразделения разрабатывают также инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел, перечни документов, подлежащих сдаче на государственное хранение, а в ряде случаев выполняют работы по созданию и совершенствованию научно-справочного аппарата и использованию документов ведомственных архивов. Основная функция государственных архивов с переменным составом документов, составляющих большую часть районных и государственных и предприятий относятся к Архивному фонду России. Особенности отнесения отдельных видов документов к составу АФ определяются Росархивом по согласованию с министерствами и ведомствами РФ. Таким образом, документального выявляется необходимость комплекса, образующегося отбора в документов деятельности из всех государственных и муниципальных организаций страны. В состав АФ России включаются только те документы, которые имеют научную или практическую ценность. Ведомственный архив — понятие широкое. Сюда входят и центральный архив ведомства, и архив областного учреждения, хранящий материалы подведомственных организаций, и архив низового учреждения, предприятия. В структуре учреждения может и не быть специального подразделения — архива, и в штатном расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив все равно существует. В таком случае руководитель учреждения назначает приказом работника, ответственного за архив, из числа штатных работников. Законодательство Российской Федерации устанавливает, что для временного хранения документов государственной части архивного фонда министерства, ведомства, научные организации, государственные предприятия создают ведомственные архивы или возлагают их функции на другие структурные подразделения. Положения об архивах, сдающих свои документы на госхранение, утверждаются по согласованию с соответствующими органами государственной архивной службы. Министерства и центральные ведомства обеспечивают сохранность и учет документов, приведение их в порядок, организацию использования, создание страхового фонда особо ценных документов (при их наличии), а также своевременную передачу их на государственное хранение не только в своем архиве, но и в подведомственных учреждениях. Все работы с документами в ведомственном архиве и делопроизводстве ведутся с соблюдением правил, устанавливаемых Росархивом. Существуют такие разновидности ведомственных архивов: отраслевой государственный фонд; центральный отраслевой архив министерства, ведомства; центральный архив министерства, ве¬домства; объединенный ведомственный архив; объединенный межведомственный архив; архив учреждения, организации, предприятия. В настоящее время к отраслевым государственным фондам относятся лишь музеи и библиотеки Министерства культуры, имеющие рукописные отделы, архивы академий наук РФ. Это государственные хранилища, осуществляющие постоянное хранение доку-ментов АФ РФ, отложившихся в деятельности отрасли или собранных по определенным признакам. Эти хранилища обязаны работать по правилам, установленным для госархивов, и в состав АФ РФ включаются постановлением Правительства. Цель их создания — постоянное оперативное использование документов в интересах экономики, науки, культуры. Так, академические институты систематически используют свои документы для научных исследований; мемориальные музеи пользуются хранящимися документами для подготовки экспозиции. Положение об отраслевом фонде утверждается руководителем ведомства по согласованию с Росархивом, который инструктирует архив и осуществляет методическое руководство его работой. Эти архивы являются исключением из ряда ведомственных архивов, поэтому в дальнейшем они рассматриваться не будут. Центральный отраслевой архив министерства, ведомства хра¬нит документы организаций отрасли всех уровней подчиненности независимо от их территориального местонахождения. Центральный архив министерства, ведомства хранит, как правило, документы центрального аппарата министерства и организаций непосредственного подчинения (министерство, отраслевой НИИ, СКВ и др.). Объединенный ведомственный архив хранит документы организаций, связанных соподчиненностью или однотипных по профилю деятельности (лечебные и хозяйственные организации горздрава). Объединенный межведомственный архив хранит документы организаций нескольких отраслей, систем (создается часто в районах для хранения документов, например, сельскохозяйственного или строительного профиля различной подведомственности). В целях обеспечения сохранности документов небольших учреждений, рациональной их организации, обеспечивающей оперативное использование документов, во многих ведомствах созданы И объединенные ведомственные архивы. При создании укрупненных архивов решаются проблемы обеспечения архивов помещениями, И учета и охраны документов, обеспечения архивов квалифицирован ними кадрами, концентрации и хранения документов по личному составу ликвидированных учреждений и предприятий. Централизация справочной работы по документам мелких учреждений улучшает ее качество. Такие архивы начали создаваться в 60-х годах. Например, Архивный отдел Мосгорисполкома провел серьезную организационную и методическую работу по подготовке создания объединенных архивов. В 1966 г. исполком Моссовета принял решение об организации объединенных архивов при некоторых управлениях и отделах и утвердил типовое положение о них. Были созданы объединенные архивы и при общесоюзных ведомствах, например Центральный объединенный архив ВЦСПС, Центральный объединенный архив Министерства связи СССР и др. Аналогичные архивы создавались в республиках, краях и областях, в промышленности, строительстве, на транспорте. В некоторых областях были созданы объединенные колхозносовхозные архивы. В 1969 г. Главархив СССР разработал рекомендации по созданию объединенных ведомственных архивов и типовое положение об объединенном ведомственном архиве. Рекомендуется создавать объединенные архивы учреждений, связанных соподчиненностью при головной организации (например, при министерстве, тресте, райисполкоме, управлении) либо однотипных по профилю деятельности (межколхозные или колхозно-совхозные объединенные архивы). Состав документов и функции объединенного архива по существу не отличаются от состава материалов и функций, предусмотренных Типовым положением об архиве учреждения . Объединенные ведомственные архивы являются прогрессивной формой ведомственных архивов. В городах и районах, где много небольших организаций, экономически целесообразно создавать межведомственные архивы на кооперативных началах. Такие архивы осуществляют длительное хранение и использование документов, имеющих справочное значение, которые поступают от учреждений, не сдающих свои фонды в госархивы. Архив учреждения, организации, предприятия (самый массовый тип ведомственного архива) хранит документы только одного учреждения и его общественных организаций. С учетом этого в учебнике рассматриваются в основном функции и работа такого архива. Профиль архива определяется положением о нем. Главные задачи, основные функции ведомственных архивов различных видов изложены в основных правилах и типовых положениях, разработанных ГАС: Типовом положении об архиве учреждения, Пример-ном положении об объединенном архиве промышленного, производственного и научно-производственного объединения, Типовом положении о центральном архиве министерства, ведомства, центрального органа общественной организации . Согласно типовым положениям о ведомственных архивах для всех их разновидностей в состав хранящихся документов входят: а) законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в результате деятельности структурных подразделений, общественных организаций учреждения, а также подчиненных ему учреждений и предприятий, если создание архивов при них практически нецелесообразно; б) фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему учреждения, а также их предшественников; в) личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях. Кроме того, в архиве хранятся страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий, а также не входящие в состав АФ копии до¬кументов других учреждений, печатные издания, дополняющие документальный фонд организации, и другие необходимые для работы издания, научно-справочный аппарат к документам архива. Основными нормативными документами, регламентирующими работу ведомственных архивов, являются Основные правила работы ведомственных архивов 1986 г. и Единая государственная система делопроизводства. По сравнению с правилами работы, изданными в 1963 г., действующие правила имеют существенные дополнения: учитываются изданные после 1963 г. нормативные документы (типовые положения об архивах, ЦЭК — ЭК и др.); рекомендуется дифференцированное описание дел; усилены требования к обеспечению сохранности дел; несколько изменены учетные документы архива; появились в оформленном виде новые требования по организации работы архива, по работе с документами личного происхождения; закреплен порядок приемасдачи архива при смене заведующего и при ликвидации или реорганизации учреждения и др. Правила являются ценным методическим документом для практических работников, так как охватывают практически все стороны деятельности архива и дают методику работы. (Примерное положение об объединенном архиве промышленного, производственного и научно- производственного объединения. М.: Главархив СССР, 1977; Типовое положение о центральном архиве министерства, ведомства, центрального архива общественной организации. М.: Главархив СССР, 1983). Основные правила определяют главные задачи ведомственного архива: комплектование архива; обеспечение сохранности и учет документов; отбор, обработка и подготовка к передаче дел на государственное хранение; использование хранящихся в архиве документов; осуществление методического руководства и контроля за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений и подведомственных учреждений, а также проверка состояния архивов в последних. В соответствии с главными задачами определены основные функции архивов, расширение которых зависит от категории учреждения — источника комплектования и профиля архива (объединенный, межведомственный, хранящий кинофотофонодокументы, машиночитаемые документы, хранящий одновременно управленческую и техническую документации). Все эти особенности в функциях должны быть отражены в индивидуальном положении о конкретном архиве, которое утверждает руководитель организации по согласованию с соответствующим учреждением государственной архивной службы. Функция комплектования архива: 1. Прием документов из структурных подразделений и фондов личного происхождения. Для архивов, комплектующихся документами нескольких учреждений, обязательно составление и постоянное уточнение списков таких учреждений. Список рассматривается ЦЭК организаций (ЭК) — учреждения источников и комплектования согласовывается с ЭПК соответствующего архивного учреждения, а затем утверждается руководителем организации. 2. Ежегодное проведение экспертизы ценности документов, хранящихся в архиве, отбор дел и оформление документов на дела, подлежащие дальнейшему хранению (со сроками "постоянно" и выше десяти лет), уничтожению. Участие в работе ЦЭК (ЭК) учреждения, где заведующий архивом чаще всего исполняет обязанности секретаря (организует проведение заседаний, ведет делопроизводство комиссии, вместе с председателем комиссии планирует ее работу). Оказание методической помощи в проведении экспертизы структурным подразделениям. Функция обеспечения сохранности документов: 1. Создание условий, обеспечивающих сохранность документов, путем проведения широкого комплекса работ по охране и оборудованию хранилищ, улучшению температурно-влажностного режима хранения, нормальных санитарно-гигиенических условий. 2. Организация учета документов в соответствии с установленными правилами, постоянное внесение текущих изменений в учетные документы, отражающие количественный состав фондов архи¬ва. Представление государственной архивной службе сведений о документах архива по установленной форме. Соблюдение порядка выдачи дел из хранилища. Периодические проверки наличия и состояния дел. 3. Создание страхового фонда копий на наиболее ценные документы, категории которых определяются Росархивом или соответствующим архивным учреждением. Учет этих документов и их страхового фонда. 4. Проведение при необходимости работ по улучшению физикохимического состояния документов (дезинфекция и реставрация документов). 5. Телеграфирование документов архива, обеспечивающее их быстрый поиск в хранилище. Функция подготовки документов к передаче на государственное хранение: 1. Кроме отбора наиболее ценных документов, проводящегося в ходе экспертизы ценности, архив составляет и представляет (после одобрения ЦЭК (ЭК) организации) на утверждение ЭПК соответствующего архивного учреждения годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения. 2. Подготовка к передаче и передача на государственное хранение документов с истекшими предельными сроками ведомственного хранения. 3. Составление научно-справочного аппарата к документам, передаваемым на государственное хранение с учетом его соответствия научно-справочному аппарату (НСА), к документам, переданным в госархив. Составление первичной исторической справки по истории фондообразования и дополнения к ней в соответствии с происшедшими в истории учреждения изменениями за период после последней передачи документов в госархив. 4. В архивах, хранящих документы нескольких учреждений, проводится фондирование принятых в архив дел и документов. Функция использования документов: Основная цель использования документов ведомственного архива — дальнейшее развитие отрасли или отдельной организации, изучение опыта прошлого. С учетом этого архив проводит: 1) информирование руководителей и работников организации о составе и содержании документов, выявление документов по заданию руководства; 2) исполнение запросов учреждений и заявлений граждан социальноправового характера, выдачу копий документов и архивных справок, а также документов во временное пользование заинтересованным учреждениям и исследователям, работающим в читальном зале 3) организацию учета использования документов архива. Рассмотрим подробнее функции архива по осуществлению ведомственного контроля за состоянием организации документов в структурных подразделениях и подведомственных учреждениях, а также контроля за постановкой архивного дела в последних. Функции контроля и оказания помощи делопроизводственным службам организации документов в делопроизводстве. 1. Ведомственный архив (архив учреждения) является основным каналом связи между госархивом и учреждением — источником комплектования госархива. Как правило, заведующий ведомственным архивом представляет на согласование в госархив сводную номенклатуру дел учреждения и на рассмотрение ЭПК годовой раздел описи. Через ведомственный архив сотрудники госархива осуществляют контроль за организацией и состоянием документов в делопроизводстве и оказывают методическую помощь. Между ведомственным архивом и государственным архивом поддерживается тесный контакт, что способствует повышению научного уровня выполняемых в архиве работ. 2. Заведующий архивом как член ЦЭК (ЭК) проверяет качество экспертизы ценности документов и оформления ее результатов в конкретных структурных подразделениях и подведомственных учреждениях. 3. Заведующий архивом участвует в разработке сводной номенклатуры дел учреждения, инструкций по делопроизводству, ведомственного перечня документов со сроками хранения, проектов типовых и примерных номенклатур дел структурных подразделений и подведомственных организаций, а также других методических пособий; участвует в подготовке предложений по изменению сроков хранения отдельных категорий документов или по установлению сроков хранения документов, не предусмотренных типовыми и ведомственными перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел. 4. Заведующий архивом или другие сотрудники участвуют в организации и проведении занятий по повышению квалификации работников делопроизводственной службы учреждения и подведомственных организаций, а также лиц, ответственных за архивы в подведомственных организациях. 5. Архив контролирует качество составления номенклатур в структурных подразделениях. Это важный этап работы по организации документов в делопроизводстве и экспертизе их ценности, так как на основе номенклатуры будут формироваться дела и проставляться на обложках сроки хранения. Правильно составленные номенклатуры дел подразделений дают возможность провести в сводной номенклатуре единую схему классификации, а это впоследствии найдет отражение в классификации дел постоянного хранения в описи. Поэтому ЕГСД предусматривает обязательное согласование проектов номенклатур структурных подразделений с архивом учреждения. 6. Архив систематически проверяет формирование и оформление дел в соответствии с номенклатурой: порядок хранения дел и их сохранность в структурных подразделениях. В процессе проверки сотрудник архива инструктирует работника делопроизводства по всем вопросам работы с документами и оказывает ему необходимую помощь. В соответствии с Основными правилами проверки структурных подразделений такие проверки проводятся не реже одного раза в год. Функции контроля и методической помощи архивам подведомственных организаций: Архив вышестоящего органа системы (центральный, центральный отраслевой, объединенный) осуществляет контроль и оказывает методическую помощь архивам подведомственных организаций. Плановые проверки проводятся не реже одного раза и пять лет. 1. Проверяются пригодность помещения для хранения документов и физическое состояние документов, систематичность поступления дел из структурных подразделений и их учет в архиве, наличие и качество описей дел, порядок их хранения, состояние документов по личному составу и имеющийся к ним справочный аппарат и т.п. 2. Совместно с работниками делопроизводственной службы ведущей организации проверяются правильность составления номенклатуры и формирования дел в структурных подразделениях, порядок хранения документов в делопроизводстве, правильность составления заверительных надписей в делах, законченных делопроизводством, и итоговой записи в номенклатуре за минувшие годы. 3. Особое внимание уделяется организации экспертизы ценности документов, оформлению и утверждению ее результатов. В процессе проверки следует давать пояснения работнику проверяемого учреждения, что сделано хорошо, что неверно, в чем ошибка. При проверке работы по экспертизе ценности документов полезно оказать практическую помощь: просмотреть дела и показать, как применяются принципы и критерии оценки документов при отборе дел для хранения и для уничтожения. По итогам проверок составляются акты или докладные записки руководителю, а при необходимости готовятся проекты приказов. 4. Для организации систематического контроля и анализа состояния архивов и документов в делопроизводстве ведомства архив ведет карточки работы с учреждениями по форме, рекомендуемой правилами. 5. Работники архива участвуют в разработке методических пособий для учреждений системы. 6. Архив вышестоящего учреждения обобщает опыт работы архивов подведомственных организаций. Общие черты и различия между государственными и ведомственными архивами. Общими архивам, чертами, присущими являются: их целевое государственным и ведомственным назначение (хранение документов и использование для нужд общества); единство методики архивной работы (все виды научно-технической обработки доку-ментов, описание дел, порядок нумерации листов и составление за-верительных надписей, оформление обложек и описательные статьи одинаковы); осуществление контроля за формированием дел в делопроизводстве и экспертизой ценности документов. Преемст¬венность в работе архивов заключается в том, что госархив по¬лучает дела, обработанные под контролем ведомственного архива с соблюдением правил. Ведомственный архив представляет госархиву паспорт со сведениями о составе и объеме фондов, на основании которых госархив определяет перспективы своего пополнения по количеству и составу документов за счет учреждений — источников комплектования. Государственные и ведомственные архивы имеют различный правовой статус: государственные архивы являются самостоятельными учреждениями, ведомственные (за небольшим исключением) — структурными подразделениями, не всегда организационно оформленными. Основная часть государственных архивов (с постоянным составом документов) относится к категории научноисследовательских учреждений; некоторые ведомственные архивы (с постоянным составом документов) также являются научно-исследовательскими учреждениями, но большинству ведомственных архивов эта функция не присуща. Профиль большинства госархивов определяется принадлежностью фондов учреждений к конкретной административно-территориальной единице (область, город), профиль центральных госархивов определяется несколькими признаками. Про-филь ведомственного архива ограничивается, как правило, документами своего учреждения или фондами учреждений одной системы. В госархивах (основной части) документы хранятся постоянно, в большинстве ведомственных архивов — временно. Различен и порядок комплектования: ведомственный архив принимает документы от структурных подразделений и подведомственных учреждений всех сроков хранения; госархив отбирает документы постоянного хранения в ведомственных архивах. По-разному организуется работа по экспертизе ценности документов: ведомственный архив участвует в этой работе на всех этапах, от составления номенклатуры дел до выделения из архива документов с истекшими сроками хранения. Госархив контролирует проведение экспертизы ценности на всех этапах, а заключительный этап — утверждение описи дел постоянного хранения — выполняет ЭПК, в состав которой входят работники госархива. Работа по составлению и усовершенствованию ПСА в ведомственных архивах ограничена (в основном описями и указателями, реже — каталогами). В госархивах широко развернута работа по составлению различных видов архивных справочников. Госархив контролирует работу ведомственных архивов, а через них — работу архивов подведомственных учреждений и организацию документов в делопроизводстве. В Основных правилах работы ведомственных архивов в разделе "Организация работы ведомственного архива" указывается на необходимость планирования работы архива. Для повышения эффективности работы рекомендуется применять нормирование, составлять должностные инструкции для работников архива и вести учет проделанной работы, а для повышения качества проводимых работ — разрабатывать конкретные методические пособия с учетом нормативных документов государственной архивной службы. Близки по задачам и правовому положению к ведомственным архивам архивы негосударственных структур, не являющиеся обязательной частью Архивного фонда Российской Федерации. Российское законодательство об архивах гарантирует право создания архивов, сохраняющих документы исторической значимости для общества или имеющих ценность для собственника, всем юридическим и физическим лицам. Право собственности на архив (независимо от формы собственности) охраняется законом. Негосударственным организациям и предприятиям, а также гражданам ГАС (по договоренности с ними) оказывает помощь. При желании собственники могут сдать свои документы на госхранение, если будет признана их ценность государственной архивной службой. Одновременно законодательство об архивах запрещает создание тайных архивов из документов государственной части АФ, а также из уникальных и особо ценных документов или тайных архивов, затрагивающих права и законные интересы граждан. Архивы и архивные документы, находящиеся в незаконном владении, передаются законным собственникам. Классификация документов в пределах архива — это группировка документов по архивным фондам и коллекциям. Фондирование документов — классифицирование документов по архивным фондам. Архивный фонд (коллекция), являясь основной классификационной единицей, имеет ряд признаков, определяющих его самостоятельность. Практическое распределение документов по архивным фондам (фондирование) состоит из определения фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов фонда, а также формирования архивных фондов (при наличии нефондированной россыпи документов или создании объединенных архивных фондов, коллекций). Весь комплекс документов, образующихся в деятельности учреждения, организации, предприятия или лица (семьи, рода), составляет его документальный фонд, а организация или лицо, его создавшие, называются фондообразователем. Самостоятельность организации предприятия) или фондообразователя определяется его (учреждения, организационной обособленностью, основными признаками которой являются: наличие правового акта о его образовании, функциях, правах; наличие самостоятельного баланса (сметы) и расчетного счета в банке; наличие штатного расписания; гербовой печати. Если организация является источником комплектования АФРФ и наиболее ценная часть документального фонда организации на основании заключенного с госархивом или муниципальным архивом договора о включении организации в список источников комплектования АФ поступает на государственное хранение, образуя архивный фонд. В процессе формирования дел в организации учитываются признаки классификации документов, заложенные в номенклатуре дел, отбираются при передаче в ведомственный архив дела тех структурных подразделений, документы которых наиболее полно освещают основную ее деятельность. Фондирование документов может проводиться и в ведомственном архиве, хранящем документы нескольких организаций, в объединенных ведомственных и межведомственных архивах, при создании объединенных архивных фондов. Поскольку в государственные архивы документы поступают в виде архивных фондов, т.е. уже прошедшие фондирование, то работа по определению фондовой принадлежности документов там сводится к исправлению ошибок фондирования при описании документов или переработке описей, при постановке на учет архивных фондов, а также при необходимости создания объединенных архивных фондов или при формировании коллекций. Работа по фондированию проводится при изучении документов и заключается в правильном отнесении их к соответствующему фондообразователю. Определение фондовой принадлежности проводится с учетом следующих признаков: для входящих документов — адресат (название фондообразоваля оттиск регистрационного штампа (с наименованием фондообразователя), содержание документа (отражает ли функции фондообразователя), резолюции и пометы (в которых указываются структурные подразделения, фамилии и подписи должностных лиц). Входящие документы включаются в комплекс той организации, которой они получены; для копий документов — авторство документа, содержание документа, делопроизводственные пометы, подписи, а также визы. Исходящие документы (копии, отпуски) включаются в комплекс той организации, которая является их автором; для документов внутреннего обращения — авторство, подпись. Внутренние документы (приказы, планы, справки, докладные записки и др.) относятся к той организации, которая их составила. Чтобы полнее осветить жизнь трудовых коллективов, документы учреждения, организации, предприятия и его общественных организаций (профсоюзная, спортивная, ДОСААФ, ОКК и КП, ВОИР, НТО и др.) фондируются вместе. Если дело велось последовательно в двух организациях, то оно включается в фонд той, где было закончено делопроизводством. При ликвидации учреждения с передачей его функций другому законченные делопроизводствами дела остаются в фонде ликвидированной организации, а незаконченные делопроизводством дела передаются учреждению-правопреемнику и в последующем включаются в его документальный фонд. Личные дела, переданные из одной организации в другую в связи с переводом работников, включаются в фонд получившей их организации. При фондировании документов подлежат изъятию из фонда и передаче по принадлежности или включению в соответствующие фонды документы других фондообразователей, ошибочно попавшие в фондируемые материалы; документы, поступившие из других учреждений с пометкой "подлежит возврату" и своевременно не возвращенные; документы государственных учреждений из фондов личного происхождения (как исключение допускается оставление их в фонде при отсутствии в архиве таких учреждений). При проведении фондирования документов учитываются и другие признаки определения фонда: хронологические границы фонда и документов фонда в связи с изменением административно-территориального деления или реорганизацией фондообразователя. В государственных архивах, кроме того, учитывается для ряда фондов определение хронологических рамок документов в связи с изменением государственной принадлежности и преобразованием учреждений-фондообразователей. Разновидностью архивного фонда являются объединенный архивный фонд и архивная коллекция, фондирование которых проводится в основном с учетом тех же признаков. В пределах фонда проводится также классификация дел, т.е. осуществляется их группировка и расположение в фонде — систематизация дел. В этом случае классификационной единицей выступает дело — единица хранения. Систематизация дел в пределах фонда состоит из двух рабочих этапов: 1) разработка схемы систематизации дел фонда; 2) распределение дел в соответствии с принятой схемой систематизации. Схема систематизации фонда составляется после изучения истории фондообразователя и фонда. Изучение структуры и функций фондообразователя, состава и содержания документов помогает принять решение о наиболее целесообразной организации дел в фонде. Разработанная в результате изучения документов схема систематизации является основанием для организации дел внутриархивного фонда и закрепляется описью дел. С учетом состава документов и организационного построения учреждения схема систематизации может отражать структуру фондообразователя, его функции, важнейшие вопросы его деятельности, освещаемые в документах, и, наконец, виды и разновидности документов. Вид схемы классификации материалов фонда определяется двумя наиболее общими признаками группировки, по которым производятся два первых деления этого фонда. В зависимости от выбора этих признаков выделяются следующие разновидности схем классификации документов фондов учреждений:  структурно-хронологическая или хронологически структурная;  отраслевая хронологическая или хронологически отраслевая;  функционально-хронологическая или хронологически-функцио-нальная;  номинально-хронологическая, хронологически номинальная;  тематически-хронологическая, хронологически тематическая и т.д. Структурно-хронологическая (или хронологически структурная) схема применяется в отношении документов фондообразователей, имевших (имеющих) определенную организационную структуру. В этом случае основной задачей схемы становится наиболее полное и ясное отражение исторически сложившейся организации фондообразователя. Применение структурно-хронологической схемы осуществляется в основном в отношении фондообразователей, прекративших свою деятельность. В том случае, если структура фондообразователя подвергалась частым изменениям или он еще не прекратил своей деятельности, применяется хронологически структурная схема. При осуществлении структурно-хронологической схемы материалы фонда сначала группируются по структурным подразделениям фондообразователя, а затем по годам. Например: 1. Канцелярия — 1980 г., 1981 г., 1982 г., 1983 г. и т. д. 2. Общий отдел — 1980 г., 1981 г., 1982 г., 1983 г. и т. д. 3. Планово-финансовый отдел — 1980 г., 1981 г., 1982 г., 1983 г. и т.д. Согласно хронологически структурной схеме дела сначала группируются по годам, а потом по структурным подразделениям. Например: 1980 г. 1981 г. 1. Секретариат. 1. Секретариат. 2. Плановый отдел. 2. Плановый отдел. 3. Финансовый отдел. 3. Финансовый отдел. Если фондообразователь не имел (не имеет) структурных подразделений или его структура отличалась особой сложностью и изменчивостью, в таких случаях применяется отраслевая хронологическая или хронологически отраслевая схема. При классификации документов по отраслевой хронологической схеме дела группируются по отраслям деятельности фондообразователя, а затем по годам. Например: 1. Землеустройство — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д. 2. Земледелие — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д. 3. Растениеводство — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д. Для организации документов по хронологически отраслевой схеме дела группируются сначала по годам, а затем по отраслям деятельности фондообразователя. Например: 1980 г. 1981 г. 1. Землеустройство. 1. Землеустройство. 2. Земледелие. 2. Земледелие. 3. Растениеводство. 3. Растениеводство. При классификации документов бесструктурных фондообразователей применяется функционально-хронологическая и хронологически функциональная схемы (первая в отношении фондообразователей, закончивших свое существование, вторая — в отношении действующих фондообразователей). Например: Функционально-хронологическая схема 1. Руководство и контроль — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д. 2. Планирование — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д. 3. Финансирование — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д. Хронологически функциональная схема 1980 г. 1981 г. 1. Руководство и контроль. 1. Руководство и контроль. 2. Планирование. 2. Планирование. 3. Финансирование. 3. Финансирование. Для фондов бесструктурных фондообразователей иногда применяется номинальнохронологическая или хронологически номинальная схема. Первая в основном применяется при небольшом объеме фонда, вторая – в отношении материалов действующих фондообразователей. Примеры: Номинально-хронологическая схема 1. 2. 3. 4. Приказы — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д. Планы — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д. Отчеты — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д. 4. Переписка — 1980 г., 1981 г., 1982 г. и т. д. Хронологически номинальная схема 1980 г. 1981 г. 1. Приказы. 1. Приказы. 2. Планы. . 2. Планы. 3. Отчеты. 3. Отчеты. 4. Переписка. 4. Переписка. В свою очередь по указанной схеме дела группируются в сооветствии с такими классификационными признаками: структурный (по существовавшим и существующим структурным подразделениям); хронологический (по периодам или датам, к которым относятся документы); функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функции фондообразователя, тем и вопросов, содержащихся в документах); номинальный (по видам и разновидностям дел и документов); корреспондентский (по учреждениям и лицам, состоявшим в переписке с фондообразователем); географический (по географическим понятиям, с которыми свя¬заны содержание, авторы или корреспонденты документов); авторский (по названиям учреждений или фамилиям лиц — ав¬торов документов). Однако группировка дел по одному признаку, как правило, не проводится. При систематизации дел внутри фонда применяется одновременно ряд признаков. Например, сочетание структурного и хронологического признаков позволяет разработать два варианта схемы систематизации: хронологическиструктурный и структурно-хронологический. Первый вариант целесообразно применять для организации дел в фонде действующего учреждения, а также учреждений с часто менявшейся структурой. Дела систематизируются вначале по году их создания, а в пределах года — по структуре. При этом на первое место выносятся структурные подразделения по их значимости в деятельности учреждения. Второй вариант более приемлем для небольших учреждений с устойчивой структурой. Дела при таком варианте схемы систематизируются сначала по структуре, а потом по годам. Для фондов организации с часто менявшейся структурой применяются хронологически-функциональные или функционально-хронологические схемы систематизации. Хронологически-тематическая или тематически- хронологическая схема чаще всего используется при организации документов коллекций или небольших по объему фондов. Хронологически-номинальная или номинально-хронологическая схема систематизации применяется для фондов с небольшим объемом документов, а также для систематизации обособленных групп документов фонда, на которые составляется отдельная опись (личные дела, дела по рационализации и изобретательству, рукописи произведений и т.д.). В пределах объединенного архивного фонда вошедшие в него архивные фонды располагаются по значимости фондообразователей (например, головное предприятие промышленного объединения — самостоятельные предприятия, вошедшие в состав объединения, — их филиалы — предприятия подсобного характера), по алфавиту названий, по хронологии их создания и т.п. Дела каждого архивного фонда, включенного в объединенный фонд, могут систематизироваться по различным схемам в зависимости от объема и состава документов и даже иметь отдельную опись. Но целесообразнее оформлять на них одну опись с самостоятельным разделом для каждого фонда, причем для фондов однородных организаций (строительные управления, школы, больницы) следует использовать одинаковые схемы систематизации дел. При группировке документов коллекций возможны, кроме упомянутых выше хронологически-тематического и тематически-хронологического, еще авторский и номинальный признаки с последующей группировкой документов внутри группы по алфавиту, темам, хронологии. Осуществляя систематизацию дел, необходимо учитывать следующее: дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством или в котором поступили в данную организацию; планы, отчеты, сметы и документы к ним относятся к тому году, на который они составлены, независимо от времени их составления, перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы — к последующему году отчетного периода; дела, начатые делопроизводством в одном структурном подразделении и переданные в другое для продолжения, относятся к тому структурному подразделению, которое его закончило. В Основных правилах работы устанавливаются и некоторые другие признаки классификации документов в пределах фонда. Тема 5 .Экспертиза ценности документов В процессе экспертизы ценности документов решаются две задачи: 1. из большого числа ежегодно создаваемой документации отбираются для вечного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения (свыше десяти лет), имеющие долговременное практическое значение; 2. выделяются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также черновики, дублеты, отклоненные варианты, т.е. малоценные материалы, утратившие практическое и справочное значение. Этапы ЭЦД: Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Первый этап осуществляется на стадии делопроизводства: а) при разработке номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней документов и опыта работы; б) при регистрации поступающих в учреждение документов (при проставлении на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному делу, с обозначенным на обложке сроком хранения); в) при направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассматриваемый в документе, более квалифицированно может судить о принадлежности документа, чем регистрировавший его секретарь). Второй этап проводится на стадии подготовки дел для передачи в ведомственный архив после завершения их делопроизводством (осуществляется делопроизводственным персоналом в структурных подразделениях и контролируется экспертной комиссией учреждения). Третий этап — на стадии подготовки дел для передачи на государственное хранение (производится работниками ведомственного архива, членами экспертной комиссии учреждения и работниками государственного архива). Среди них материалы, отражающие не только победы и достижения, но и те трудности, которые приходилось и приходится преодолевать. Принципы отбора Важным принципом отбора документов на хранение является - принцип историзма, который требует рассматривать явления в их развитии и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных явлений, отношений. - принцип всесторонности и комплексности изучения документов предполагает оценку документов в комплексе, так как одни доку¬менты дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые полностью поглощены вторыми. Критерии оценки Критериев таких много. Одни из них — главные, другие — вспомогательные, но применяются они в совокупности. В этом — одно из проявлений принципа всесторонности и комплексности оценки. В Основных правилах работы ведомственных архивов критерии объединены в три группы: критерии происхождения (роль и место организации или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ими функций; время и место образования документов); критерии содержания (значимость события, отраженного в документе, значение содержащейся в нем информации, ее повторение в других документах); критерии внешних особенностей (юридическая достоверность документа, т.е. наличие подписей, дат, печати; наличие резолюций и помет; особенности передачи текста; особенности материальной основы документа; особенности физического состояния документов) Рассмотрим важнейшие критерии. 1. Значимость учреждения или лица, которые создали документы. В процессе развития государства создаются учреждения, организации, предприятия с разнообразными функциями. Ценность комплекса документов, созданных в них, определяется прежде всего значимостью учреждения в системе государственного управления, в развитии науки, народного хозяйства, культуры и других отраслей жизни общества. 2. Значимость содержания документов (критерий содержания). Этот критерий применяется во всех случаях. В общем массиве документов создаются документы, отражающие основную деятельность учреждения, и документы, играющие вспомогательную роль, нужные для текущей работы учреждений. К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность учреждений, относятся: уставы, положения, штатные расписания, приказы, перспективные и годовые планы, годовые и сводные отчеты по отраслям, доклады, обзоры, протоколы совещаний, заседаний, собраний, некоторая часть директивных указаний вышестоящего органа и переписка с ним по выполнению стоящих перед учреждением задач, указания, направляемые подчиненным организациям, материалы по проверкам выполнения постановлений правительства, приказов министра и другие материалы по контролю, часть материалов по изобретательству и рационализации, некоторые материалы по технике безопасности и ряд других. Документы, относящиеся ко второй группе, как правило, численно превосходят первую. Некоторые из них имеют долговременное справочное значение (например, значительная часть документов по личному составу), но подавляющее большинство документов теряют свое оперативное и справочное значение через один — пять, лет. Это документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, табуляграммы, переписка по снабжению, текущему ремонту и многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность учреждения. 3. Время и место образования документов. Эти два критерия, как правило, взаимосвязаны. Они также являются основными критериям экспертизы. В истории есть много периодов содержащих наиболее интересную информацию о внешней и внутренней жизни страны. Критерий времени применяется не только к документам прошлого. В деятельности каждого учреждения, организации, предприятия есть периоды, имеющие особое значение. Это периоды организации и реорганизации (с изменением функций), выполнения особых заданий. Документы за этот период также требуют особого внимания при экспертизе ценности, и на государственное хранение отбирается большее количество документов, чем в обычные годы. Критерий места происхождения документов тесно связан с критерием времени: при оценке документов, созданных в особые пери¬оды истории, важную роль играет и место их создания. Например, документы хозяйственного характера, созданные в период Великой Отечественной войны в прифронтовых городах и населенных пунктах, могут представлять значительный интерес. Большую ценность имеют все документы, созданные на временно оккупированной территории страны, в партизанских отрядах. Критерий места применяется и в тех случаях, когда значительные события происходят на территории какой-то области, края, республики. Так, строительство гидроэлектростанций, крупных промышленных комплексов, подготовка к эксплуатации новых месторождений полезных ископаемых и строительство городов и т.п. меняют экономическую, а иногда и административную структуру данного района, области. Возникают новые организации, рождаются новые комплексы документов, которые представляют особый интерес в связи со значимостью данного события. 4. Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинникам (приказы, протоколы, планы и др.). Однако ряд категорий документов имеется в учреждениях только в копиях, в том числе такие важные, как отчеты, докладные записки, различные справки по вопросам деятельности учреждения, подлинники которых направляются оформленными и подписанными в вышестоящие инстанции, органам ЦСУ и др. Согласно ЕГСД копии писем, отправленных учреждением, должны быть заверены, иметь номер и дату. Это правило существует давно и в большинстве учреждений выполняется. Но остающиеся экземпляры отчетов полностью оформляются далеко не всегда. Во многих случаях это третьи экземпляры, иногда с неисправленными ошибками, опечатками, с неполным набором приложений. Нередко встречаются отчеты, неподписанные и недатированные, а если оказываются две редакции неоформленного отчета, то решить, какая из них окончательная, бывает трудно. Работникам делопроизводства необходимо строго соблюдать требования своевременного оформления копий отправляемых документов, в первую очередь документов постоянного срока хранения. Это необходимо для будущего использования документов, так как и в публикациях, и в ссылках на основание при выдаче справок отметка "незаверенная копия" снижает ценность источника. 5. Юридическая сила документа. Этот критерий примыкает к предыдущему, поскольку юридическую силу имеют главным образом правильно оформленные подлинники. Имеются, правда, некоторые категории документов, у которых юридической силой обладают и вторые, и третьи экземпляры (например, разного рода договоры, акты), и даже копии (удостоверения об образовании, акты гражданского состояния), и выписки (например, из приказов, решений), но при условии наличия всех реквизитов документа. Поэтому важно в процессе делопроизводства правильно оформлять документы, особенно постоянного хранения. 6. Дублетность документов. Этот критерий играет большую роль при отборе документов на государственное хранение в связи с широким распространением дублетных документов во всех учреждениях, организациях и на предприятиях. Дублетный документ — это один из экземпляров документа, размноженного с оригинала. Цель такого размножения — рассылка учреждениям или структурным подразделениям документа для повышения оперативности работы либо для информации. Размноженные документы бывают машинописные, в виде ксерокопий, отпечатанные на ротаторе, ротапринте, выполненные с помощью другой множительной аппаратуры и даже изготовленные типографским способом (преимущественно для рассылки подведомственным учреждениям). В последние годы в связи с широким распространением в учреждениях множительной техники практикуется размножение многих получаемых документов, исполнение которых поручается нескольким структурным подразделениям или сотрудникам. Это облегчает работу исполнителей. Если при отборе на государственное хранение преимущество отдается подлинникам или заменяющим их копиям, то для повседневной работы в канцелярии и в архиве учреждения целесообразно использовать дублеты. Речь идет главным образом о документах, которыми постоянно пользуются: планы, отчеты, приказы, особенно по личному составу. Для того чтобы сохранить основные экземпляры этих документов в хорошем состоянии, следует иметь дублеты, которые можно будет уничтожить за минованием надобности. Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы, предусматривает в ряде случаев прием отчетов в составе фонда учрежденияавтора и в составе фонда вышестоящего учреждения с дальнейшей экспертизой в стенах госархива. Если материалы этих учреждений передают в разные архивы (например, фонд вышестоящего учреждения находится в РГАЭ, а подведомственного — в областном архиве), то такая дублетность в масштабе АФ в настоящее время представляется целесообразной. 7. Поглощенность содержания. Этот критерий применяется особенно широко при экспертизе текущей плановой и отчетной документации: содержание месячных отчетов поглощается квартальными отчетами, содержание квартальных отчетов поглощается годовым отчетом; содержание оперативных сводок поглощается за большой отрезок времени; планы квартальные и месячные составляются на основе годового и практически поглощены им. Поглощение содержания происходит и по другой линии: отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом учреждения, отчеты подведомственных организаций частично поглощаются сводным отчетом по отрасли (или по учреждениям одной отрасли в масштабе района, области). На государственное хранение отбирается сводный документ, поглотивший содержание первичных, что легко сделать в рамках одного учреждения. Значительно сложнее это выполнить при решении вопроса о хранении отчетов подведомственных организаций, так как поглощение происходит не полное. 8. Физическое состояние документа. Этот критерий — вспомогательный и применяется в отдельных случаях. Один из случаев применения этого критерия — наличие сильно поврежденных документов, например были залиты водой и слиплись, повреждены плесенью так, что часть текста почти или совсем нечитабельна. В этих случаях, как правило, устанавливается, относятся ли эти документы к основным в конкретном учреждении или к вспомогательным. Те дела и документы, утрата которых обеднит комплексы документов за определенный период, не даст возможности в будущем историкам всесторонне изучать какую-то серьезную проблему, передаются на реставрацию. Те же документы, которые хоть и содержат полезную информацию, но не являются основными, могут быть выде-лены для уничтожения согласно критерию физического состояния. Следует иметь в виду, что документы особой ценности должны сохраняться, как бы сильно испорчены они не были: техника реставрации развивается, документы, казавшиеся безнадежно испорченными в 30-х годах, теперь восстанавливаются. Уже в начале 50-х годов в Центральной научноисследовательской лаборатории Главархива СССР фотографировали в инфракрасных лучах архивные документы с полностью выцветшим текстом, и на фотографии текст был ясно виден. Можно предположить, что документы, не читаемые сегодня, могут быть прочтены в будущем. Другой случай применения этого критерия: сильно попорчен важный документ (годовой отчет или обзор деятельности, протоколы и т.п.), а кроме того, имеются второй и третий экземпляры. В этом случае не уничтожают официально оформленный подлинник, а к нему присоединяют копию, которой пользуются при необходимости. Существует еще ряд критериев. Например, языковые или художественные особенности документа (документ отбирают на хранение независимо от его содержания, происхождения и принадлежности), степень сохранности фонда и некоторые другие, но рассматривать их здесь нет необходимости, так как к документам функционирующего учреждения они, как правило, не применяются. Разработка критериев ведется давно, вырабатывались они постепенно, менялось понимание сущности некоторых критериев, менялись формулировки и представления о ценности наиболее важных критериев. Процесс этот продолжается, возможно, появятся новые критерии, а ныне существующие будут переосмыслены. Система экспертных органов Экспертная служба представляет собой систему экспертных комиссий (ЭК) и экспертно-проверочных комиссий (ЭПК), на которые возлагается проведение работ по экспертизе ценности документов. ЭК и ЭПК — постоянно действующие совещательные органы. Решения ЭК утверждаются руководителем учреждения. Но по ряду вопросов, входящих в их функции, требуется утверждение ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы, от которой ЭК получают организационно-методические указания. Из этого вытекает необходимость постоянного контакта в их работе. Экспертные комиссии (ЭК) создаются во всех учреждениях, организациях, на предприятиях страны, в структурных подразделениях крупных организаций, учреждений. Имеются ЭК также в областных архивах и их филиалах. В министерствах и центральных учреждениях ведомств Российской Федерации организуются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Экспертно-проверочные комиссии (ЭПК) функционируют при архивных управлениях — отделах автономных республик, краев, областей, а также в федеральных государственных архивах, комплектующихся современными документами. При других госархивах и центрах документации действуют экспертно-методические комиссии (ЭМК). При Росархиве действует Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК). Таким образом, система экспертной службы состоит из следующих звеньев: 1) архивные учреждения (ЦЭПК — ЭПК — ЭМК); 2) прочие учреждения и организации (ЦЭК — ЭК). В 1977 г. Главархив СССР разработал и опубликовал типовые положения о постоянно действующей центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) и о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) учреждения, эти положения действуют и сейчас. В них указаны правовые положения и функции комиссий, а также порядок их работы и взаимоотношения с ЦЭПК — ЭПК. Основное назначение этих комиссий — проведение практической и методической работы по экспертизе ценности документов и осуществление руководства и координации деятельности ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций. ЦЭК назначается приказом по министерству (ведомству) из числа квалифицированных специалистов основных структурных подразделений и возглавляется одним из руководящих работников. В состав ЦЭК обязательно входит заведующий центральным архивом министерства и представитель центрального государственного архива. ЭК назначается приказом руководителя учреждения, организации, предприятия, а возглавляется руководителем структурного подразделения. В состав комиссии включаются квалифицированные специалисты основного профиля деятельности учреждения (не менее трех — пяти человек). Обычно членом ЭК бывает также экономист или работник бухгалтерии, так как учетнофинансовая документация составляет значительный процент в общей массе дел. Согласно типовому положению в состав ЭК входят работник делопроизводственной службы и заведующий архивом учреждения (если нет штатной единицы заведующего архивом, то ответственное за архив лицо). Обязательное включение в состав ЭК этих лиц объясняется тем, что они в силу своих служебных обязанностей должны знать всю документацию в совокупности. Кроме того, непосредственная работа по составлению номенклатур, отбору дел на государственное хранение и т.п. проводится ими или под их руководством. В состав ЭК ведущих организаций ведомства входит представитель архивного учреждения: это одна из форм контроля и методической помощи. Для консультаций могут привлекаться специалисты из других организаций. В каждом учреждении целесообразно иметь индивидуальное положение об экспертной комиссии. Большинство функций ЦЭК и ЭК, связанных с практической работой, совпадают. 1. ЭК и ЦЭК рассматривают и одобряют проекты номенклатур I дел структурных подразделений и сводной по учреждению. 2. ЭК и ЦЭК рассматривают график передачи документов из структурных подразделений в архив учреждения и график передачи документов в государственный архив (составленный архивом учреждения и согласованный с государственным архивом). 3. ЭК ежегодно совместно с работниками делопроизводства структурных подразделений и архивом проводит отбор документов постоянного и длительного сроков хранения для передачи в архив учреждения. Это важнейший этап в работе по экспертизе ценности, так как при этом происходит отбор дел для передачи в дальнейшем на государственное хранение. Члены ЭК проверяют в структурных подразделениях правильность выполнения работы по экспертизе ценности, просматривая описи дел постоянного и временного хранения, акты о выделении дел для уничтожения, сами дела, подобранные по категориям. При просмотре дел выясняется, насколько правильно они сформированы (чтобы в деле, подлежащем передаче на государственное хранение, не оказалось ненужных бумаг, а в делах, выделенных для уничтожения, — ценных документов). Особое внимание обращается на дела с отметкой ЭПК, так как надо установить по каждому делу, представляет ли оно политическую, научную, народнохозяйственную или культурную ценность, надо ли его отобрать для постоянного хранения или оно имеет только справочное значение и для него достаточно того срока, который стоит перед отметкой ЭПК. ЦЭК осуществляет контроль за отбором дел в структурных подразделениях и подведомственных организациях. 4. ЭК рассматривает описи, составленные в учреждении: годовые разделы описей дел постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив, описи дел по личному составу постоянного хранения, дел временного хранения (свыше 10 лет), дел по личному составу долговременного хранения. После одобрения описей дел постоянного хранения ЭК выносит решение о представлении их для утверждения ЭПК архивного учреждения. В ряде учреждений работу по подготовке дел для передачи в госархив выполняют сотрудники хозрасчетных групп госархивов. Порядок утверждения всех составленных ими документов тот же. ЦЭК проводит такую же работу по центральному аппарату. ЭК и ЦЭК утверждают описи дел долговременного хранения по учреждению и подведомственным организациям, не сдающим документы в госархивы. 5. ЭК и ЦЭК рассматривают и одобряют акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения, находящихся в архиве учреждения и в структурных подразделениях, в том числе с отметкой ЭПК (последние согласовываются с архивными учреждениями), рассматривают также акты подчиненных организаций и предприятий, не состоящих на учете в архивных учреждениях. 6. ЭК и ЦЭК рассматривают акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов об утере дел, подлежащих передаче на государственное хранение. 7. ЭК и ЦЭК рассматривают вопросы приема на ведомственное хранение документов личного происхождения. 8. ЭК и ЦЭК ведут исследование ценности различных групп документов: они рассматривают предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов и установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами. Затем принимается решение о представлении предложений на утверждение ЭПК соответствующего архивного учреждения. 9. ЭК и ЦЭК рассматривают перечни и описи особо ценных дел и представляют предложения ЭПК. 10. ЭК и ЦЭК рассматривают предложения о замене подлинников отдельных категорий документов микрофильмами и представляют предложения ЭПК. 11. ЭК и ЦЭК осуществляют методическое руководство деятельностью ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций, контролируют их работу, консультируют членов их ЭК. ЦЭК совместно с центральными архивами министерства и делопроизводственной службой участвует в проведении занятий по повышению квалификации работников делопроизводства и архивов, членов ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций. 12. ЭК и ЦЭК оказывают методическую и практическую помощь подведомственным организациям, не состоящим на учете в архивных учреждениях, по вопросам работы с документами (составление номенклатур, организация хранения и учета документов, экспертиза их ценности, составление описей дел долговременного хранения и актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению, и др.). Деятельность ЭК и ЦЭК оформляется протоколами (решениями), утверждаемыми руководителем учреждения. По ряду вопросов, как говорилось выше, решения ЦЭК (ЭК) утверждаются или согласовываются с ЭПК учреждения государственной архивной службы. К ним относятся: решения об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу; акты о выделении к уничтожению дел с отметкой ЭПК, акты о неисправимом повреждении и об утере дел постоянного хранения, методические пособия по экспертизе ценности и обработке дел; сводная номенклатура дел учреждения; проекты типовых и примерных номенклатур для структурных подразделений и подведомственных учреждений; предложения об изменении сроков хранения отдельных видов документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов или утвержденными ранее типовыми и примерными номенклатурами дел; предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел; перечни и описи особо ценных документов и дел; предложения о замене подлинников документов микрофильмами. Экземпляр текста решения, принятого по каждому из этих вопросов, визируется руководителем организации и направляется в ЭПК архивного учреждения. После его утверждения ЭПК решение утверждается руководителем организации. ЦЭК как орган центрального учреждения отрасли имеет специфические функции: Методическая работа в области экспертизы является одной из важнейших функций ЦЭК. Она рассматривает и представляет на утверждение архивного учреждения проекты ведомственных перечней со сроками хранения и перечней документов, подлежащих передаче в госархивы; перечней документов, подлинники которых могут быть заменены микрофотокопиями, имеющими юридическую силу подлинников; классификаторов, примерных и типовых номенклатур, инструкций по делопроизводству и других нормативно- методических пособий (ЭК принимает участие в подготовке и рассмотрении этих пособий). 2. ЦЭК рассматривает проекты следующих документов: рекомендаций по организационным и методическим вопросам экспертизы ценности документов; списков учреждений, организаций и предприятий отрасли, документы которых подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение; типовых положений об ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций и других нормативно-методических пособий. Проекты этих документов после одобрения ЦЭК и визирования руководителем учреждения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения. 3. ЦЭК по согласованию с архивным учреждением может вынести решение о предоставлении ЭК структурных подразделений министерства (ведомства) и подведомственных ему организаций права самостоятельно уничтожать документы с истекшими сроками хранения после утверждения описей дел постоянного и долговременного сроков хранения и по личному составу за соответствующие годы. Такое решение может приниматься при условии, если имеется утвержденный ведомственный перечень документов со сроками хранения. Таким образом, ЦЭК ведомства выполняет и функции, присущие ЭК учреждений, и функции, присущие только центральному экспертному органу ведомства. Экспертно-методические комиссии государственных архивов с постоянным составом документов ведут работу по нескольким направлениям. 1. Экспертиза ценности документов внутри архива (рассмотрение описей после переработки и актов о выделении к уничтожению документов, определение порядка проведения экспертизы сложных фондов и комплексов фондов для обеспечения комплексной оценки документов и др.). 2. Рассмотрение разработанных в архиве методических пособий, в том числе и по экспертизе ценности документов (перечни категорий дел постоянного срока хранения, перечни особо ценных дел и документов, рабочие инструкции и др.). 3. Работа по комплектованию госархива (изучение состава документов в учреждениях, сдающих дела в госархив, участие в разработке списков учреждений, сдающих и не сдающих материалы на государственное хранение на соответствующей территории, перечней документов, подлежащих постоянному хранению, и т.п.). Решения ЭМК утверждаются руководством архива, но по ряду вопросов требуют утверждения и ЭПК. В федеральных государственных архивах и центрах хранения документации, комплектующихся современными документами, организованы экспертно-проверочные комиссии. ЭПК РГА выполняет функции ЭК по работе с документами внутри архива, но в работе с учреждениями ей предоставлены права ЭПК архивного органа. Экспертно-проверочные комиссии (ЭПК) органов управления архивным делом и российских государственных архивов занимаются широким кругом вопросов экспертизы ценности документов и комплектования ими госархивов (в пределах своей компетенции). Для всестороннего и квалифицированного обсуждения часто весьма сложных вопросов в состав комиссии включают представителей разных профессий: юристов, экономистов, представителей научных и культурных учреждений и др. В функции ЭПК входит рассмотрение: списков учреждений, организаций и предприятий, документов, которые подлежат или не подлежат приему на государственное хранение; перечней документов, подлежащих приему в государственные архивы; проектов типовых и примерных номенклатур дел для учреждений, согласование конкретных номенклатур дел; предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями, и установление сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами (с последующим внесением предложений в ЦЭПК); описей дел постоянного хранения и по личному составу, представляемых учреждениями; вопроса о комплектовании госархива документами личного происхождения; методических пособий по вопросам экспертизы ценности и обработки документов. ЭПК проводит согласование актов о выделении к уничтожению дел с отметкой ЭПК, об утере дел, о неисправимых повреждениях дел; заслушивание ЭК учреждений и оказание им помощи, организацию обмена опытом ЭК учреждений и обобщение этого опыта. В функции ЭПК архивных органов входит также вынесение рекомендаций по методическим вопросам экспертизы ценности документов и комплектованию госархивов; утверждение переработанных описей особо ценных дел, а также актов о выделении документов для уничтожения, составленных в государственных архивах, рассмотрение подготовленных госархивами перечней особо ценных дел и документов и др. Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК) является высшей инстанцией по вопросам экспертизы ценности документов. ЦЭПК Росархива рассматривает эти вопросы на общефедеральном уровне. ЦЭПК Росархива разрабатывает принципы комплектования АФ РФ и решает вопросы об отнесении фондов или документов к комплексу фондов общероссийского значения; разрабатывает принципы экспертизы научной и практической ценности документов АФ РФ и определяет категории учреждений, организаций и предприятий, от которых производится прием документов в госархивы; разрабатывает типовые перечни документов и рассматривает ведомственные перечни документов со сроками хранения; определяет категории особо ценных и уникальных дел по предложениям федеральных министерств и ведомств, а также РГА; определяет состав документов, подлежащих хранению в государственных архивах и архивах министерств и ведомств; рассматривает предложения об изменении в отдельных случаях сроков ведомственного хранения документов в архивах министерств и ведомств и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, предусмотренных ведомственным перечнем, а также об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных ведомственными и типовыми перечнями; разрешает отдельным министерствам и ведомствам, имеющим утвержденный перечень документов со сроками хранения, самостоятельно решать вопрос об уничтожении документов (при условии правильно поставленного делопроизводства и хорошей организации работы по экспертизе ценности документов); выносит решения по предложению министерств и ведомств о возможной замене подлинников некоторых категорий документов и дел микрофильмами. ЦЭПК, как и все экспертные комиссии, — совещательный орган, поэтому все ее решения приобретают силу после утверждения их руководством Росархива. Многие вопросы, рассматриваемые ЦЭПК, возникают в учреждениях: ЭК участвуют в подготовке и обсуждении проектов ведомственных перечней, типовых и примерных номенклатур, а также в разработке предложений по изменению сроков хранения документов и установлению сроков, не предусмотренных перечнем. ЦЭК рассматривают эти вопросы на уровне министерств и выносят решения о представлении разработанных проектов на согласование ЭПК РГА, которая выносит свои мнения ЦЭПК, а ЦЭПК принимает окончательное решение (представляемое на утверждение руководству Росархива). Комплекс нормативно-методических пособий по экспертизе ценности документов Важнейшим справочным пособием при работе по экспертизе ценности документов служат различные перечни документов. Перечни, утвержденные Главархивом СССР, Росархивом, являются также и нормативными документами при определении сроков хранения конкретных категорий дел и документов, т.е. указанные в них сроки хранения обязательны. Главное назначение перечней состоит в обеспечении сохранности ценных документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, и их поступление на государственное хранение. Существуют два вида перечней документов: с указанием сроков хранения и подлежащих передаче на государственное хранение. Перечни документов по срокам хранения делятся на две группы: перечни типовых документов, называемые обычно типовые перечни, и ведомственные перечни. Перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, являются типовыми, но охватывают только документы постоянного хранения. В типовые перечни, как правило, не включаются документы специфические, характерные для какой-то определенной отрасли народного хозяйства (например, документы медицинские, военные, судебные и т.п.). На основании типовых перечней министерства и ведомства разрабатывают ведомственные перечни, включающие и типовые документы, и документы, специфические для данной от-расли, т.е. охватывающие всю документацию учреждений данной отрасли от высшего органа до низовой организации. Сроки хранения типовых документов соответствуют срокам, указанным в типовых перечнях (включая отметку ЭПК). Сроки хранения специфических документов, создаваемых в результате выполнения учреждениями и предприятиями отрасли специальных отраслевых функций, определяются путем тщательного изучения состава и содержания этих документов на основе принципов и критериев экспертизы ценности документов. После прохождения всех стадий обсуждения и согласования ведомственные перечни утверждаются руководством соответствующего ведомства и ведущим учреждением государственной архивной службы. В 1967 г. был издан перечень типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов. Этот перечень, а также два перечня документов по личному составу (с указанием сроков хранения, издания 1963 г. и подлежащих приему на госхранение, издания 1976 г.). Перечисленные перечни охватывают документы, образующиеся в процессе управленческой деятельности и характерные для подавляющего большинства учреждений, организаций и предприятий страны. Но во многих учреждениях и на большинстве предприятий создается также техническая документация, поэтому были изданы два типовых перечня технической документации: с указанием сроков и мест ее хранения и подлежащей приему в государственные архивы. Для удобства пользования в 1989 г. эти перечни были доработаны и объединены в один перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения. Этот перечень включал две части: традиционная управленческая документация, присущая всем управленческим аппаратам, и типовая научно-техническая документация. Для районных и сельских организаций были изданы другие типовые перечни: Примерный перечень типовых документальных материалов, хранящихся в районных, городских, поселковых и сельских учреждениях, предприятиях и организациях Союза ССР с указанием сроков хранения материалов; Перечень документальных материалов, образующихся в колхозах, с указанием срока хранения материалов. Перечни документов, как всякий справочник, состоят из самого перечня (статей) и вспомогательного справочного аппарата. Вспомогательный справочный аппарат обычно состоит из указаний по применению перечня, указателя видов документов и оглавления, которое является одновременно схемой классификации статей перечня. Некоторые перечни снабжены приложениями. Рассмотрим в качестве примера состав и методику пользования перечнем типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения материалов (в дальнейшем тексте — Перечень типовых документов). Методика применения перечня не имеет принципиальных отличий от ныне действующего. Названный перечень начинается с рекомендаций по применению перечня, в которых даны пояснения, как на его основе составлять ведомственный перечень и как им пользоваться в практической работе при определении сроков хранения дел, включенных в номенклатуру, и при непосредственном изучении дел при экспертизе их ценности (в перечне даются не заголовки дел, как в номенклатурах, а названия категорий документов, сроки хранения дифференцированы по двум группам учреждений). Заканчиваются указания объяснением порядка проведения экспертизы и оформления отбора документов на хранение и уничтожение. Далее идет сам перечень категорий документов по статьям. Статьей перечня называется совокупность сведений об одной или нескольких категориях документов, обозначенных одним порядковым номером. Как видно из приведенной формы, каждая статья перечня содержит три обязательных элемента и один дополнительный. Обязательные элементы (составные части) статьи по перечню: порядковый номер, который является поисковым и ссылочным номером (гр. 1); название видов документов: одного (планы) или нескольких (счета, наряды и требования) или обобщенное название (материалы) (гр. 2); срок хранения (гр. 3, 4). Дополнительным элементом, присущим не каждой статье, является примечание (гр. 5). Схема классификации перечня производственно-отраслевая, т.е. в ее основу положены направления деятельности, характерные для большинства учреждений. Эта схема отражена в названиях разделов перечня. I. Руководство и контроль. II. Организационные вопросы. III. Планирование. IV. Финансирование. V. Учет и отчетность. VI. Кадры. VII. Труд. VIII. Вопросы внешних сношений. IX. Вопросы производства. X. Вопросы строительства, реконструкции и капитального ремонта. XI. Качество продукции, технический контроль, стандартизация. XII. Вопросы научно-исследовательской работы. XIII. Вопросы просвещения и образования, культурно-массовая работа. XIV. Социально-бытовые вопросы. XV. Правовые вопросы и арбитраж. XVI. Материально-техническое снабжение и складское хозяйство. XVII. Административно-хозяйственные вопросы. XVIII. Издательство. XIX. Делопроизводство, архив. XX. Вопросы работы первичных профорганизаций. Сведения о каждой статье в перечне обозначаются по графам. В Перечне типовых документов пять граф. Примерно такая же схема и у многих ведомственных перечней. Схема типового перечня дает возможность разыскать нужную статью, исходя из логических посылок. Например, в подразделении в декабре появился документ, не предусмотренный номенклатурой дел: Акт обследования организации труда районным комитетом народного контроля. Секретарь должен найти этому акту место в номенклатуре и определить срок хранения (в дальнейшем появится план мероприятий по устранению недостатков, отчет о его выполнении и другие документы, но это будет в дальнейшем, а пока у секретаря один акт). Просмотрев классификационную схему перечня, в разделе "Руководство и контроль" находим подраздел 2 "Контроль" (с. 15). Здесь всего семь статей. Отмечаем (отбираем) нужную статью: "25. Материалы ревизий и обследований учреждений органами Советской власти, народного и финансового контроля". Срок хранения — постоянный или десять лет (в зависимости от категории учреждения). Конкретный заголовок будет таким, как указан выше, лишь с небольшим уточнением: Акт обследования организации труда в отделе Кировским районным комитетом народного контроля (в каком отделе — не пишется, так как название отдела указано в начале номенклатуры и на обложке дела и отражено в индексе дела). Просматривая схему, секретарь мог бы обратить внимание и на раздел VII "Труд", подраздел 3 "Организация и производительность труда, трудовая дисциплина" (учреждение проверяли именно но вопросу организации труда). Находим в перечне этот подраздел (с. 51). Здесь 19 статей, но в них речь идет о трудовых договорах, научной организации труда, качестве руководства, графиках производственных процессов, табелях и пр. В ст. 349 говорится об "75 лет — в" означает, что срок хранения исчисляется путем вычитания из числа 75 (срок активной жизни человека) возраста работника в момент увольнения или перевода. Пример. Некий рабочий уволился из автобазы (2-е звено учреждений и предприятий) в 1990 г. в возрасте 30 лет. 75 -30 = 45. Следовательно, хранить личную карточку этого работника надо еще 45 лет, так как она может потребоваться для наведения справки о стаже работы. Таким образом, 1990 + 45 = 2035 г. Карточка должна храниться до 2035 г., после чего может быть выделена для уничтожения. Документы по личному составу имеют не только справочное значение. Многие из них представляют научно-историческую ценность как материал для изучения конкретного периода развития Советского государства. Например, планы потребности в кадрах и распределения молодых специалистов (ст. 227 — 229), отчеты о наличии, учете и использовании кадров (ст. 233) имеют постоянный срок хранения. Большой интерес для науки представляют документы о жизни и деятельности лиц, отмеченных правительственными и ведомственными наградами (ст. 275 — 277), о членах творческих организаций (ст. 270) и др. Научная ценность некоторых документов зависит от категории учреждения, в котором они отложились, например по ст. 252 "Списки личного состава учреждений, организаций и предприятий с полными анкетными данными и сведениями о прохождении службы" в I категории — постоянный срок хранения, во II категории — 75 лет. Имеются и другие особенности, влияющие на ценность документов. Достойными постоянного хранения считаются личные дела лиц, внесших заметный вклад в развитие науки и техники, так как документы, составляющие личное дело, смогут послужить материалом и для написания биографий ученых, и для изучения истории развития данной отрасли науки и техники. Следует обратить внимание на дифференциацию сроков хранения документов внутри личных дел рабочих и служащих: а) заявления, анкеты, автобиографии, копии распорядительных документов о зачислении, перемещении и увольнении, копии личных документов, листки по учету кадров, характеристики, личные карточки — 75 лет ЭПК—в (в учреждениях II категории — 75 лет—в); б) справки с места жительства, медицинские справки и другие документы второстепенного значения — 3 года (ст. 262). Экспертизу дел с отметкой "75 лет ЭПК—в" (если они не были сразу отобраны на постоянное хранение) надо проводить по истечении периода 75 лет минус возраст, т.е. для каждого такого личного дела срок хранения индивидуален. Примечание к подрубрике "б" указывает на точку отсчета срока хранения этих документов: "после увольнения или перевода на другую работу". В перечне имеются статьи с многоступенчатым перечислением | категорий документов и довольно сложной системой примечаний. Они направлены одновременно на избавление от поглощенных документов и на сохранность первичных документов (в случае утраты сводных). Например: поглощенных им документов. Такой способ восполнения содержания важного документа встретится в этом перечне не один раз, в том числе в форме ссылки на ст. 77. Приведенные различные примечания, разъясняющие, как оценивать документы при тех или иных условиях, являются типовыми, и на них делаются ссылки в других статьях. На примечание к ст. 4 ("содержащие указания о деятельности данного учреждения — пост.") даются ссылки в ст. 6, 7, 9 — 12 и др. (т.е. к этим статьям применяется то же примечание); на примечание к ст. 29 ("после замены новыми") ссылаются ст. 31 — 34, 41, 383 и др.; на примечание к ст. 77 ("при отсутствии годовых — пост.") — ссылки в ст. 83, 86 и др., встречаются ссылки и на другие статьи. Всего в перечне 1141 статья. Перечень имеет два приложения: № 1 — Типовое положение об архиве учреждения (с. 148 — 151), № 2 — Типовое положение о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) учреждения (с. 152 — 154). Эти типовые положения оказывают помощь учреждениям в организации работы архива и экспертной комиссии. Наряду с перечнем типовых документов для разработки ведомственных перечней и номенклатур дел, а также для определения сроков хранения конкретных дел и документов может использоваться Перечень документальных материалов со сроками хранения до пяти лет , подлежащих уничтожению без утверждения архивными учреждениями. В нем приводится полный состав документации кратковременного срока хранения. Для документов, внесенных в оба перечня, сроки хранения согласованы. Перечень документов со сроками хранения до пяти лет также построен по производственно-отраслевой схеме, очень близкой по составу разделов и последовательности их расположения к Перечню типовых документов (в нем больше разделов, подразделов и рубрик). Этот перечень также состоит из указаний по применению перечня, самого перечня, указателя видов документов, оглавления и одного приложения. В указаниях достаточно подробно рассказывается не только как пользоваться перечнем, но и о задачах экспертизы, об организации работы экспертных комиссий учреждения, о порядке оформления результатов отбора документов к уничтожению и даны методические указания, как решать вопрос об отборе на уничтожение документов в отдельных конкретных случаях. В частности, обращено внимание членов ЭК на то, что отбирать для уничтожения копии приказов руководителя можно только в том случае, если имеется подлинник и один экземпляр копий. В указаниях отмечено, что уничтожать документы, включенные в акт, можно только после утверждения описей дел постоянного и долговременного хранения за эти годы, и подчеркивается ответственность руководителей учреждений за сохранность материалов, имеющих научно-историческое и практическое значение. Статьи этого перечня заносятся в таблицу, состоящую из трех граф: "№ п/п"; "наименование категорий документальных материалов"; "срок хранения". Одна из особенностей этого перечня — отсутствие дифференциации сроков хранения по категориям учреждений. Поскольку в перечень включены документы только текущей оперативной деятельности, срок их ценности одинаков и в министерстве, и в низовой конторе. Примечания в перечне даются в подстрочной форме. Характер их разнообразен. Например, примечание, указывающее на различные сроки хранения в зависимости от места, где отложились документы: 12 Кассовые планы: а) годовые, квартальные 3 года Имеются и другие варианты примечаний. Все они указывают на то, что даже к документам кратких сроков хранения нельзя подходить формально и что среди массы документов оперативного характера могут быть документы, представляющие научную, народнохозяйственную, культурную или иную ценность. Перечень охватывает 1301 статью (более чем Перечень типовых документов). Для обеспечения поступления на государственное хранение полноценных комплексов документов в 60-х годах Главархив СССР начал (с привлечением работников других архивных учреждений) разработку перечня документов, подлежащих приему в государственные архивы. С 1965 по 1969 г. было издано четыре выпуска. Работа по созданию единого перечня, охватывающего все категории документов, подлежащих отбору на государственное хранение, проолжалась, и в 1975 г. вышел в свет Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР. Основным его разработчиком стал ВНИИДАД, а предложения готовили многие архивные учреждения страны, ряд центральных ведомственных архивов, МГИАИ. Предшествующие четыре выпуска утратили силу. Перечень документов, подлежащих приему в госархивы, состоит из Указаний по применению перечня, самого перечня, включающего 1379 статей, Указателя видов документов и оглавления, отражающего схему построения перечня. В перечне пять разделов: I. Государственная власть (40 статей); II. Управление (360 статей); III. Юстиция (72 статьи); IV. Народное хозяйство (478 статей); V. Социально-культурное строительство (429 статей). Статьи перечня заносятся в таблицу, состоящую из трех граф: "№ п/п (номер статьи)", "наименование категорий документов", "примечания". Графы "срок хранения" нет, так как все документы постоянного хранения. Как отмечено в Указаниях по применению перечня, основная его задача — установить виды, разновидности и группы документов, прием и хранение которых в госархивах СССР являются обязательными. В перечне часто употребляется обобщающий термин — материалы, который включает планы, справки, отчеты, докладные записки, ведомости, сведения, обзоры и др. При отборе на хранение материалов по какому-либо вопросу надо применять критерии поглощенности, дублетности и др., т.е. если имеется несколько дел по одному вопросу, отбираются те, которые наиболее полно отражают этот вопрос. Особенностью перечня является содержание графы "примечание". В ней указываются фонды, в составе которых принимаются документы. Ранее отмечалось, что в процессе делопроизводства создается много дублетных документов, причем иногда два экземпляра одного и того же документа согласно перечням имеют постоянный срок хранения. В этом перечне в каждой статье указано, из какого источника комплектования должны приниматься документы, а в ряде случаев предусматривается прием из двух (и даже трех) источников. Это делается с целью гарантировать сохранность наиболее важных материалов от возможных случайностей и обеспечить их наилучшее использование. Рассмотрим несколько примеров указаний, данных в примечании. Примечания, определяющие источники комплектования: ст. 3 "Сводные материалы об образовании и составе избирательных комиссий, избирательных округов, избирательных участков". Примечание: "Подлежат приему в составе фондов союзных, республиканских и местных органов государственной власти". На это примечание делаются отсылки к другим статьям, в том числе: к ст. 27 — "Предложения и заявления граждан по улучшению работы местных Советов народных депутатов"; ст. 32 — "Материалы о перенесении из отчуждаемых зон населенных пунктов и памятников истории и культуры" и др.; ст. 114 — "Проекты перспективных финансовых планов...". Примечание: "Подлежат приему в составе фондов центральных, республиканских и местных плановых органов". На это примечание даются отсылки к другим статьям, содержащим материалы по проектам перспективных планов других видов (ст. 116, 117, 120, 122). Некоторые документы подлежат приему из двух источников: фондов плановых органов и фондов ведомств, разработавших их. Такой же неоднозначный подход и к статистическим материалам. Большая часть их поступает в госархивы в составе фондов статистических органов. Здесь итоговые и первичные материалы переписей (ст. 165), сводные годовые отчеты по отраслям народного хозяйства и культуры, разработочные таблицы (ст. 169, 170, 172 — 174), ряд других документов, имеющих общегосударственное значение по разным отраслям народного хозяйства (ст. 179 — 186, 188 — 194). Некоторые группы материалов статистического учета подлежат приему как в составе фондов статистических органов, так и в составе фондов союзных и республиканских ведомств. В их числе — итоговые и первичные материалы единовременных выборочных обследований (ст. 166) и др. Из пяти статей материалов по контролю в четырех предусматривается прием документов как в составе фондов учреждений, производивших проверку, так и в составе фондов проверяемых учреждений. Это материалы по проверке выполнения законов и распорядительных документов органов власти и управления, руководителей ведомств, учреждений, организаций, предприятий (ст. 91, 92 и др.). Статья 95 "Письма, жалобы и заявления рабочих и служащих, касающиеся улучшения работы учреждений, и материалы произведенных по ним расследований" предусматривает прием документов из одного источника: "Подлежит приему в составе фондов учреждений, проводивших расследование, если ставят вопросы о внесении существенных изменений в организацию работы и производства или способствуют устранению серьезных недостатков и злоупотреблений". В составе двух фондов (учрежденийавторов и адресатов) поступают доклады и обзоры центральных и I местных органов отрасли, представляемые в вышестоящие учреждения (ст. 69), и переписка руководителей с партийными, советскими и вышестоящими учреждениями по основным вопросам деятельности (ст. 56); материалы, связанные с перспективным планированием (ст. 97, 107, 118, 142, 146 — 148) и с отчетностью (ст. I 199, 201, 202), поступают в составе фондов авторов и фондов вышестоящих органов. Утвержденные штатные расписания принимаются даже в составе трех фондов: учреждения, для которого разработаны расписания; органов, утвердивших их, и финансовых органов (ст. 71). Объединяет эти группы одна особенность примечаний: "в процессе экспертизы могут быть выделены к уничтожению худшие экземпляры", т.е. эти документы не предполагается хранить в двух экземплярах. Их принимают в госархив в разных фондах, чтобы, сличив, определить, какой экземпляр отобрать на постоянное хранение. Такой способ отбора дает гарантию, что ценный документ, и именно лучший его экземпляр, останется на государственном хранении, а в каком фонде — это решит госархив. Отбор дублетных экземпляров может быть проведен работниками госархива и в стенах ведомственного архива, исходя из тех же посылок. И если документ постоянного срока хранения (по перечню) не принят на государственное хранение, ЭК учреждения решает вопрос о сроке его хранения в ведомственном архиве. Отбор лучших экземпляров производится, как правило, в том случае, если оба учреждения передают документы в один архив. Если же вышестоящий орган находится в столице, а подведомственная организация — на периферии (промышленное предприятие, совхоз или вуз) и свои материалы будет передавать в областной архив, то указанные документы поступают на государственное хранение в составе двух фондов в разные архивы. Рассмотренные перечни охватывают основную типовую документацию, создаваемую в процессе управленческой деятельности большинства учреждений, организаций, предприятий. Но в процессе производственной деятельности создается специфическая документация, а также техническая. Специфическая документация отражена в ведомственных перечнях. Ознакомимся кратко с перечнями технических документов. Примерный перечень технических документальных материалов с указанием сроков и мест их хранения включает техническую документацию, созданную проектными организациями в области капитального строительства, а также конструкторско-технологически-ми организациями и предприятиями, имеющими конструкторские бюро, в области промышленного производства. Проектная документация создается в нескольких экземплярах и хранится в разных организациях. Перечень определяет сроки хранения проектной документации в каждой организации в зависимости от характера связи этой организации с проектом. Проект сооружения (моста, промышленного комплекса и т.п.) имеет следующие сроки хранения: в фонде проектирующей организации — постоянно; в фонде утверждающей организации — в зависимости от значения сооружения; в организации, занимающейся эксплуатацией объекта, проект хранится весь период эксплуатации и еще небольшой отрезок времени. Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственный архив РФ, внес некоторые коррективы в Перечень технических документов, аннулировав ряд статей и изменив сроки хранения по некоторым другим статьям. В Методических указаниях по отбору научно-технической документации в государственные архивы, которыми открывается перечень, определено, что именно является научно-технической документацией, от каких организаций поступает документация в Российский государственный научнотехнический архив (РГНТА) и в какие сроки, а также даны подробные указания о порядке отбора документов на государственное хранение. Ведомственные перечни разрабатываются, как правило, группой специалистов отрасли, рассматриваются ЦЭК (или ЭК) министерства, потом проект рассылается по учреждениям системы, дорабатывается и снова обсуждается на ЦЭК. После одобрения ЦЭК его визирует руководитель ведомства и проект направляется в ЦЭПК. После одобрения проекта ЦЭПК перечень утверждается руководителями двух ведомств: составившего проект и АФ РФ. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 был утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее — Перечень 2010). Он пришел на смену Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000; далее — Перечень 2000), то есть почти ровно 10 лет назад. Необходимость разработки нового перечня обусловлена произошедшими за это время в стране изменениями, повлекшими за собой появление новых видов документов. О том, что представляет собой Перечень 2010 и чем он отличается от Перечня 2000, пойдет речь в данной статье. Перечень 2010 подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и представляет собой нормативно-правовой акт, определяющий основные виды организационно-распорядительной документации, образующейся во всех без исключения организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью, с определением сроков их хранения. Следует подчеркнуть, что он прошел рецензирование во всех федеральных органах государственной власти и органах управления архивным делом субъектов Российской Федерации, после чего доработан с учетом их замечаний и дополнений, а также экспертизу в Минюсте России. Перечень является основным базовым документом для проведения экспертизы ценности документов, независимо от формы и вида носителя информации, формирования документов в делопроизводстве и подготовки номенклатуры дел. Практически все формулировки статей и сроки хранения документов Перечня 2010 четко соответствуют нормам, содержащимся в нормативноправовых актах Российской Федерации, определяющих функции государственных органов, органов местного самоуправления и организаций и состав документов, образующихся в процессе их деятельности. При внедрении Перечня 2010 в деятельность каждого юридического лица следует иметь в виду, что он является нормативным актом, исполнение требований которого в части состава документов и определения сроков их хранения должно быть обязательным для организаций всех форм собственности независимо от сферы их деятельности. Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организации: организационнораспорядительную и правовую деятельность, планирование, финансирование, учет и отчетность, кадровое обеспечение, трудовые отношения, материальнотехническое обеспечение, административно-хозяйственные вопросы, социальнобытовые вопросы и др. Документы в разделах и подразделах Перечня 2010 расположены по степени значимости вопросов и видов в логической последовательности. Перечень 2010 включает типовые управленческие архивные документы (далее — документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее — организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения. СТРУКТУРА ПЕРЕЧНЯ 2010 Структура Перечня 2010 и названия его разделов по сравнению с Перечнем 2000 практически не изменились. Перечень состоит из 12 разделов. Раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного управления и хранения документов организациями. обеспечения Разделы 2–4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность. Раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций. Раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций. Раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда. Раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении. Раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей. Раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций. Раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга. Раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений). Перечень 2010 имеет 4 графы. В графе № 1 указаны номера статей. Статьям в Перечне 2010 присвоена единая сквозная нумерация. В графе № 2 приведены виды документов. Перечень 2010 не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью. В графе № 3 указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. В графе № 4 приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов. ИЗМЕНЕНИЯ И НОВОВВЕДЕНИЯ Состав документов, включенных в Перечень 2010, значительно расширился по сравнению с Перечнем 2000. Это касается, прежде всего, разделов, включающих документы, которые отражают распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, правовое обеспечение управления; документы по нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда; работе с кадрами; материальнотехническому обеспечению деятельности, административно-хозяйственным и социально-бытовым вопросам. Особое внимание составителями Перечня 2010 было уделено документам, содержащим сведения социального характера: об охране труда, травматизме, работе с вредными условиями труда и т. п. В ряде случаев изменились и сроки хранения документов в соответствии с принятием новых нормативных правовых актов и расширением законодательной базы Российской Федерации. Подраздел «Руководство» В раздел 1 «Организация системы управления» в подраздел «Руководство» включены новые виды документов, например: государственные реестры муниципальных образований (ст. 9); свидетельства о включении муниципальных образований в государственный реестр (ст. 10); регистрационные дела муниципальных образований (ст. 11); полномочий между органами местного самоуправления муниципальных образований (ст. 13); документы о создании особых экономических зон (ст. 14–17) и др. Более детализировано содержание приказов и распоряжений руководителя организации по личному составу (ст. 19б), имеющих срок хранения 75 лет. К ним относятся приказы: о приеме, перемещении, совмещении, переводе, увольнении; аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов); изменении фамилии; поощрениях, награждениях; оплате труда, премировании, различных выплатах; всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда; отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения содержания (заработной платы); дежурствах по профилю основной деятельности; длительных внутрироссийских и зарубежных командировках; командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда. Приказы о взысканиях, в которых содержатся сведения о депремировании работников (то есть связанные с оплатой труда), имеют срок хранения 75 лет. При этом в примечании к данной статье дана сноска о том, что имеют срок хранения 5 лет приказы: о дисциплинарных взысканиях; о ежегодных оплачиваемых отпусках; об отпусках в связи с обучением; о дежурствах; о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Подраздел «Организационные основы управления» Значительно расширился подраздел «Организационные основы управления» раздела 1. В него вошли такие новые виды документов, как: единые государственные реестры юридических лиц, индивидуальных предпринимателей (ст. 36); документы о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, прекращении деятельности физического лица в качестве индивидуального предпринимателя (ст. 38); государственные реестры и документы по их ведению (ст. 41, 42); документы о ликвидации организаций (ст. 49); договоры о создании (учреждении) общества, изменения и дополнения к ним (ст. 51); списки учредителей (участников) негосударственных организаций (ст. 53); административные регламенты государственных органов, органов местного самоуправления (ст. 54); документы по установлению режима коммерческой, служебной, профессиональной тайны в организации (ст. 62); договоры о правах и обязанностях с членами коллегиальных, исполнительных и других органов организации (ст. 78); договоры о передаче прав на результат интеллектуальной деятельности и др. Особую группу в данном подразделе составляют документы по лицензированию, аттестации, аккредитации деятельности организации и по сертификации. Если в предыдущем перечне документы по лицензированию были представлены в двух статьях, то в новом перечне их восемь (ст. 96–103). Рассмотрим как пример ст. 96. В нее вошли заявления, копии учредительных документов, свидетельств, копии документов, подтверждающих возможность осуществления определенного вида деятельности, копии платежных документов, опись представленных документов, протоколы, решения, уведомления, документ, подтверждающий наличие лицензии, копии актов проверок. Срок хранения этих документов — 5 лет после прекращения срока действия лицензии. При этом протоколы, решения, документы, подтверждающие наличие лицензии, должны храниться постоянно (организации, не являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, хранят эти документы до ликвидации организации). Шесть статей Перечня 2010 посвящены вопросам аттестации и аккредитации деятельности организации, восемь — сертификации, документы которых имеют различные сроки хранения (по Перечню 2000 все виды документов по аттестации, аккредитации и сертификации были указаны в одной статье и имели один срок хранения — «постоянно»). Рассмотрим в качестве примера ст. 110. В нее вошли документы по сертификации: декларации о соответствии, изображение знака соответствия, уведомления, доказательные материалы, протоколы расследований, испытаний, экспертные заключения, решения. Срок хранения этих документов — 10 лет. Однако в примечании к Перечню 2010 имеется сноска, что срок хранения этих документов у заявителя составляет 3 года после истечения срока действия сертификата. Организация, выдавшая данный сертификат, должна хранить эти документы 10 лет. И опять же в примечании имеется сноска, что протоколы, решения, подтверждающие выдачу сертификата, должны храниться постоянно (организации, не являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, хранят эти документы до ликвидации организации). Большую представляют группу документы, в названном связанные подразделе с правом Перечня владения 2010 также имуществом, земельными вопросами, организации деятельности акционерных обществ. ОСОБЕННОСТИ ПРИМЕНЕНИЯ ПЕРЕЧНЯ 2010 Срок хранения документов «постоянно» для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее 10 лет. Часть документов организации постоянного срока хранения по Перечню 2010 с отметкой нормативного и правоустанавливающего характера, содержащих сведения о праве владения имуществом, договорных обязательствах и т. п., должны храниться в организации до ее ликвидации. Это связано с тем, что эти документы могут являться основанием для осуществления претензий или исков юридических и физических лиц, а также правоохранительных и судебных органов. Это относится, прежде всего, к ст. 18, 19, 22, 27, 39, 51–53, 55, 62, 71, 77, 79, 85, 105 и т. д. При этом следует также учитывать и их практическое значение для организации. Отметка «**» означает, что в случае ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственных или муниципальных архивов, документы, образовавшиеся в процессе ее деятельности и имеющие постоянный срок хранения по Перечню 2010, могут поступать на государственное или муниципальное хранение по договору, заключаемому организацией с соответствующим архивным учреждением как на возмездной, так и безвозмездной основе. Исчисление сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных в делопроизводстве в 2009 г., исчисляется с 1 января 2010 г. Исчисление сроков хранения книг (журналов) регистрации (учета) начинается с 1 января после внесения последней записи в книгу (журнал). Снижение сроков хранения документов, установленных перечнем, запрещается. Отметки «ЭПК», «ЭК», проставленные в перечне к отдельным видам документов, означают, что в этих документах может содержаться информация, имеющая научно-историческое значение. Такие документы тщательно изучаются и при необходимости отбираются на государственное или муниципальное хранение. Отметка «До минования надобности» означает, что документы, содержащиеся в деле, имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока надобность в них отпадет (как правило, не менее одного года). Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на бумажной основе. Примечания, используемые в Перечне 2010, комментируют и уточняют сроки хранения документов. В ряде случаев уточняется место хранения документов, имеющих длительный (постоянный) срок хранения документов, например ст. 2, 18, 19, 22, 27, 28 и т. д. В других примечаниях указываются условия, при которых исчисляется срок хранения документов, например, ст. 27б, 28б. Для удобства пользования к Перечню 2010 составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей перечня. «Основные правила работы архивов организаций» содержат, помимо правил работы с бумажными документами в архиве организации, рекомендации о порядке работы архивов с электронными документами и нормы документирования операций, осуществляемых с электронными документами при передаче на хранение и в процессе хранения. К правилам прилагаются такие формы документов, как учетная карточка единицы учета, акт миграций и перезаписей, журнал учета поступления и выбытия, журнал учета миграций и перезаписей электронных документов. Отметим, что при определении сроков хранения электронных документов на них распространяются Перечни. Сроки хранения Сроки хранения каждого вида документов определены Перечнем: 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов должны храниться 5 лет, ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников - 75 лет. Отметки "до минования надобности" и "до замены новым (новыми)" означают, что эти документы имеют только практическое значение. По некоторым из этих документов срок хранения определяется самой организацией (но не может быть менее одного года), по другим - не менее 5 лет. Для большинства документов исчисление срока их хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. По некоторым документам исчисление срока хранения, названного в графе 3 Перечня, осуществляется с определенного момента, указанного в графе "Примечание": например, по договорам о материальной ответственности - 5 лет после увольнения материально ответственного лица, сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах - 5 лет после снятия с учета и т.д. В статье 22 Закона № 125-ФЗ указаны сроки временного хранения отдельных видов архивных документов, включаемых в состав Архивного фонда Российской Федерации, отсутствующих в Перечне (проектной документации по капитальному строительству - 20 лет, технологической и конструкторской документации -20 лет, научной документации - 15 лет, кино- и фотодокументов 5 лет и др.). Документы постоянного срока хранения обычно хранятся в организации до ее ликвидации. Примечания, приведенные в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения отдельных документов. Например, примечание "При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения" конкретизирует сроки хранения учетных регистров, документов об инвентаризации имущества и др. На базе Перечня крупная организация, имеющая филиалы и составляющая специфические документы, не отраженные в Перечне, составляет, как правило, собственный перечень документов. В небольших и средних организациях целесообразно использовать типовой Перечень. Закончив рассмотрение перечней документов, следует еще раз отметить, что главное назначение перечней — сохранить для ближайшего будущего и для грядущих поколений ценные документы нашего времени и обеспечить комплектование ими АФ РФ. Другое их назначение — оградить государственные архивы от дублетных, поглощенных и малоценных документов. Третье назначение — дать работникам архивов и учреждений инструмент, помогающий при составлении номенклатур и непосредственной экспертизе документов. Кроме инструментов (перечней), эксперт должен владеть методологией экспертизы. Содержание документов столь разнообразно, что уложить его в рамки перечней не всегда возможно, и об этом напоминают многочисленные отметки ЭПК. Поэтому экспертиза ценности документов не должна проводиться формально. Методика отбора документов на государственное хранение и оформление результатов экспертизы ценности в учреждениях Как говорилось ранее, экспертиза ценности документов прово¬дится в несколько этапов. Экспертиза на стадии делопроизводства излагается в соответствующем курсе, поэтому здесь рассмотрим та¬кие этапы, как экспертиза на стадии подготовки дел для сдачи в ведомственный архив (архив учреждения) и на стадии подготовки дел к передаче на государственное хранение. Сдача дел в ведомственный архив (архив учреждения) проводится через год после окончания их делопроизводством. В течение года весь комплекс дел минувшего года должен находиться в структурном подразделении. К этим документам можно обращаться в процессе оперативной деятельности учреждения, но в это же время ведется работа по отбору дел постоянного хранения, которая по требованию ГСДОУ должна быть завершена сразу по окончании делопроизводственного года. Начать работу целесообразно с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения: постоянного, долговременного (свыше десяти лет) и временного (до десяти лет включительно). Если в архив учреждения сдаются дела со сроками хранения десять и пять лет, то количество групп соответственно увеличивается. Отдельную группу составят дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения. Распределив дела по группам, можно приступать к отбору дел на постоянное хранение, т.е. полистно просмотреть все дела постоянного хранения в целях выявления и изъятия из них ошибочно попавших малоценных документов. Просмотр надо начинать с дела № 1 по номенклатуре: только при такой последовательности можно получить правильное представление о комплексе документов, отбираемых на постоянное хранение (оценка документов должна проводиться в совокупности). В определении ценности документов участвуют специалисты соответствующего профиля. Как определять ценность дел с отметкой ЭПК и всегда ли можно определить эту ценность сразу после окончания дела, подробно рассматривалось при анализе статей перечней. Напомним, что при этом дело должно быть тщательно изучено. Свои предложения по каждому такому делу следует записывать в специальную тетрадь. Результатом экспертизы ценности конкретного комплекса документов являются годовые разделы описи дел постоянного и долговременного хранения, а также акты о выделении к уничтожению дел и документов данного структурного подразделения. В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых уже истек (на данном этапе, как правило, выделяются к уничтожению дела со сроками хранения до трех лет включительно, с учетом не переданных в ведомственный архив за предыдущие годы). Акт утверждает руководитель учреждения (или организационно обособленного структурного подразделения) после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК архивного учреждения. Выделение документов к уничтожению с более длительными истекшими сроками хранения проводится на следующем этапе — в ведомственном архиве при отборе дел на государственное хранение. Ежегодно истекают сроки хранения различных групп дел, находящихся в архиве и структурных подразделениях (там, где архив принимает на хранение дела со сроками от десяти лет и выше). Сроки хранения исчисляются с первого дня года, следующего за делопроизводственным. Например, в 1993 г. можно выделять к уничтожению дела с истекшими сроками хранения: трехгодичного — законченные делопроизводством в 1989 г.; пятилетнего — законченные делопроизводством в 1987 г.; десятилетнего — законченные делопроизводством в 1982 г. Экспертиза ценности в ведомственном архиве осуществляется в процессе подготовки дел к сдаче на государственное хранение. В связи с этим должно быть обеспечено ее высокое качество. При проведении экспертизы в первую очередь анализируется организационно-распорядительная документация (постановления, приказы, решения, протоколы совещательных органов и т.п.), а также плановая и отчетная. В ходе изучения изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дублетные экземпляры, документы временного хранения. Одновременно собираются сведения для дополнения исторической справки (об изменении структуры, подведомственности, функции и т.д. со ссылками на распорядительные документы). При наличии дублетной документации определяются структурные; подразделения, где остается на постоянное хранение основной экземпляр. Оставление при необходимости в делах дублетных экземпляров согласовывается с госархивом. Ответственный момент экспертизы — выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию; На государственное хранение отбираются документы, обладающие наибольшей полнотой информации. Остальные по согласованию с госархивом могут включаться в акт о выделении к уничтожению. В процессе экспертизы выявляются особо ценные дела и документы, категории которых определены государственной архивной службой. Работа по экспертизе в ведомственном архиве ранее проводилась в контакте с госархивом, при его постоянной методической помощи. Сегодня реалии изменились и архивы организаций, не являющихся источниками комплектования АФ субъекта или муниципалитета, т.е. не включенные в список не могут рассчитывать на бесплатную методическую помощь госуархивов. Результаты экспертизы оформляются годовым разделом сводной описи дел постоянного хранения, описью особо ценных дел, годовыми разделами сводных описей дел долговременного хранения (свыше десяти лет) и по личному составу (о составлении описи в гл. 5), актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Все эти документы рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно, так как в них включаются, как правило, документы одного временного периода. Одобренные ЦЭК (ЭК) описи направляются утверждения на утверждение ЭПК архивного экспертно-проверочной комиссией учреждения. После их руководитель учреждения утверждает акт на уничтожение дел с истекшими сроками хранения. Включенные в этот акт документы сдаются в упакованном виде на бумагоперерабатывающие фабрики или организации, занимающиеся сбором вторсырья, но в современных условиях этот принцип не соблюдается. Каждая организация утилизирует списанные материалы как может. В идеале сдача оформляется приемосдаточными накладными, данные которых (дата сдачи, номер накладной, вес сданной макулатуры) указываются в акте о выделении к уничтожению документов. В учреждениях, не сдающих документы на государственное хранение, отбор дел с истекшими сроками хранения проводится в том же порядке: в акт о выделении к уничтожению вносятся документы только с истекшими сроками хранения; одновременно с актом за тот же временной период составляются годовые разделы сводных описей дел по личному составу (приказы, списки личного состава, карточки учета и личные дела уволенных рабочих и служащих, лицевые счета или расчетные ведомости по зарплате, невостребованные трудовые книжки и другие личные документы, акты о несчастных случаях), а также годовые разделы сводных описей дел долговременного хранения (свыше десяти лет, но для таких организаций целесообразно включение в опись и дел со сроком хранения десять лет); акт о выделении к уничтожению вместе с описями дел по личному составу и долговременного хранения представляется на утверждение руководителю учреждения. После их утверждения выделенные к уничтожению документы сдаются в установленном порядке в местные организации, собирающие вторсырье. Организация работы по экспертизе ценности документов в государственных архивах Проведение экспертизы ценности документов в государственных архивах по организации и методике работы несколько отличается от ее проведения в ведомственных архивах. Это объясняется прежде всего тем, что государственные архивы в отличие от ведомственных хранят документы лишь постоянного хранения. Документы временного хранения, попавшие в государственные хранилища при национализации архивов и в 20 — 30-е годы, были, как правило, выделены из фондов при неоднократно проводившихся архивистами экспертизах ценности. Кроме того, в государственном архиве находятся многоотраслевые хранилища, собравшие документы учреждений и предприятий различных уровней всех отраслей экономики и культуры, действующих на данной территории. В связи с этим в государственных архивах проводится экспертиза двух видов: целевая экспертиза — самостоятельный вид работы; попутная экспертиза — в ходе переработки и совершенствования описей дел. Цель проведения экспертизы — освободить архивные фонды от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены при переработке архивных фондов в ходе составления заголовков дел, систематизации дел по структурным подразделениям или годам, а также в пределах названных разделов схемы систематизации. Объем дел, выделяемых к уничтожению при проведении этих работ, может быть и невелик. Если количество документов, не подлежащих хранению (дублетные, поглощенные, не имеющие ценности), значительно, то проводится целевая экспертиза. В большинстве случаев в госархивах целесообразно проводить комплексную целевую экспертизу, при которой изучаются: фонды учреждений одной системы — вышестоящее учреждение и ему подведомственные (например, облздрав — райздравы — клинические больницы — районные больницы — санэпидемстанции — бюро медицинской статистики); фонды однородных учреждений, деятельность которых связана с определенной территорией (строительные, строительно-монтажные управления, действующие в крае или области); архивные фонды лиц, связанных между собой родственными, служебными или другими отношениями. Осуществление комплексной экспертизы в госархиве начинается с определения фондов, по которым ее следует провести. Для этого составляется список фондов с указанием их номеров, наименований, хронологических границ документов и объема дел, а также очередности проведения работы с фондами. Прежде чем приступить к непосредственному просмотру дел, необходимо изучить историю фондообразователя (для фондов личного происхождения — биографию фондообразователя) и фонда. Это позволит правильно определить место и значение учреждения в системе, установить его связи (как внутриотраслевые, так и межотраслевые), узнать, проводилась ли ранее по фонду экспертиза ценности документов, когда и в каких объемах, по каким категориям дел. Для такого изучения используются учетные документы (в основном дело фонда) и описи дел, при просмотре которых изучаются состав и содержание документов, намеченного к экспертизе фонда. Перед экспертизой больших по объему документов, сложных фондов или комплексов фондов составляется рабочая инструкция, которая раскрывает особенности проведения работ по данному фонду или группе фондов, предлагает методику, а также организацию проведения экспертизы (этапы и очередность работы, трудовые затраты, сроки проведения и т.п.). В целях повышения качества экспертизы ценности в госархивах могут составляться примерные перечни документов, подлежащих и не подлежащих дальнейшему хранению. Такие перечни целесообразно разрабатывать по сложным и многообъемным фондам, например издательствам, вузам, народным судам, прокуратурам. Подобные перечни значительно упростят работу по оценке документов. Изучение дел при комплексной экспертизе нужно начинать с фонда вышестоящего учреждения системы. Дела просматриваются полистно (просмотр дел только по описям не допускается). При дальнейшем просмотре дел подведомственных организаций устанавливается следующее: дублеты, поглощенная информация, степень ее поглощенности, разночтения в информации руководящих и подведомственных учреждений и т.п. С учетом особенностей документов, содержащих сходную информацию, определяется фонд (или структурное подразделение), где оставляется на хранение документ. Предпочтение отдается подлиннику документа. На хранение могут быть оставлены и дублетные экземпляры особо ценных документов, которые выявляются, как правило, в ходе экспертизы, а также документы, содержащие важные для решения вопроса и последующего использования визы, резолюции, поправки текста и др. При проведении экспертизы необходимо соблюдать особую осторожность в оценке документов, созданных до 1945 г. включительно, так как документы за тот период в силу ряда обстоятельств не требуют массового выделения к уничтожению. Определение сроков хранения тех или иных категорий документов проводится в соответствии с действующими типовыми и ведомственными перечнями. Оформление результатов экспертизы ценности документов про¬водится при целевой экспертизе только актом, а при попутной — актом и описью. Документы, оформляющие результаты экспертизы, рассматриваются сначала ЭМК госархива, а затем (в соответствии с установленным Главархивом СССР порядком) рассматриваются и утверждаются на ЭПК архивного органа или ЦЭПК Росархива. По утвержденным актам вносятся изменения в учетные документы архива, а выделенные к уничтожению документы передаются по приемосдаточной накладной на утилизацию бумагоперерабатывающим фабрикам. Тема 6. Комплектование архивов документами В широком плане под комплектованием архивов РФ понимается вся система мероприятий, которые имеют целью отбор и передачу документальных материалов на государственное хранение и распределение их по сети государственных архивов. Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Комплектование документами в архива - систематическое соответствии с его пополнение профилем и архива действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ. Государственные образующимися в архивы комплектуются деятельности органов архивными документами, государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами. Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах. Работа по комплектованию архива документами складывается:  из установления профиля архива;  определения источников комплектования;  определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;  организации комплектования. Определение состава документов, подлежащих хранению. Делопроизводственные документальные материалы дореволюционного периода уже давно нашли свое место в государственных архивах (центральных и местных), а также в специальных архивах соответствующих ведомств и учреждений. Сложнее обстоит дело с образовавшимися до революции личными, семейными и родовыми фондами. Подавляющее большинство их также находится на государственном хранении, однако многие из этих фондов распылены между разными государственными архивами, отделами рукописей, музеями и т. п., что затрудняет их использование. Основными задачами в области комплектования архивов документальными материалами дореволюционного периода является: - исправление отдельных случаев неточности в распределении фондов между архивами; - выявление и прием на государственное хранение (в виде подлинников или микрофотокопий) представляющих научную ценность документов личного происхождения, все еще находящихся в частных руках, в том числе и за рубежом; - выявление документальных материалов ведомственного происхождения, хранящихся в зарубежных архивах (главным образом о внешней политике, экономических и культурных связях с другими странами), и получение их микрофотокопий; - розыски материалов ГАФ СССР, похищенных во время Великой Отечественной войны. Комплектование архивов производится непрерывно и планомерно, главным образом за счет текущего делопроизводства учреждений и организаций. Более сложным является выявление и сбор материалов личного происхождения, которые нередко уничтожаются ввиду того, что современники не всегда себе представляют их значение как источников для изучения истории общества. Архивные органы и государственные архивы ведут в этом плане большую разъяснительную результаты. и информационную работу, которая дает ощутимые Законодательные акты и правила регламентирующие организацию и порядок комплектования госархивов: Методические рекомендации по определению источников комплектования государственных архивов М., 1987 Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования государственных архивов. М., 1993 Отбор образующихся на в государственное деятельности хранение управленческих негосударственных документов, организаций (новых экономических хозяйственных структур): Методические рекомендации. М., 1997 Отбор на государственное хранение, фондирование, описание, учет документальных источников комплектования выборочного приема. М., 1990 Основные положения отбора документов с повторяющейся информацией на государственное хранение. М., 1976 Отбор на госхранение предложений, заявлений и жалоб граждан. М., 1991 Правилами работы государственных районных и городских архивов. М, 1989 Источник комплектования — юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. Если фондообразователь создает в своей жизнедеятельности весь документальный фонд, то источник комплектования передает на хранение в архив только архивный фонд, поэтому понятие "фондообразователь" шире понятия "источник комплектования". Список учреждений-источников комплектования архивом на основе примерных списков, издаваемых Росархивом . Пример оформления списка источников комплектования разрабатывается Список учреждений – источников комплектования рассматривается ЭПК архивного органа и утверждается главой муниципального образования. Комплектование государственных архивов проводится под руководством и контролем Росархива, который решает принципиальные вопросы по определению видов учреждений, организаций и предприятий, сдающих документы в госархивы; категорий документов, пополняющих состав АФ РФ; порядка отбора документов на госхранение. Методические и практические вопросы, связанные с определением списков источников комплектования, экспертизой и отбором документов, рассматривала ЦЭПК Главархива СССР, в настоящее время это задача ЦЭПК Росархива. Документы, подлежащие передаче из учреждений в государственные архивы, до истечения ведомственного срока хранения находятся в ведомственных архивах, куда поступают из структурных подразделений и подведомственных организаций. Комплектование государственных и ведомственных архивов в основном сходно; оно складывается из определения источников комплектования, определения состава документов, подлежащих государственному хранению, приема документов в архив. Работа по комплектованию ведомственного архива проводится под руководством государственной архивной службы. Нарастание объема документов, ежегодно создаваемых в учреждениях и организациях страны, осложняет задачу комплектования АФ РФ. Для обеспечения полноценного состава АФ РФ и предотвращения засорения госархивов малоценной документацией необходим всесторонний анализ функций учреждений, организаций и предприятий, состава и содержания создаваемых в них документов, степени отражения этими документами различных сторон жизни общества. В основу работы по отбору документов для комплектования госархивов положен критерий значимости учреждения в системе государственного управления, народном хозяйстве, научной и культурной жизни страны. В 1960 г. Главархив СССР разработал и разослал республиканским и областным архивным учреждениям Примерные списки учреждений, организаций и предприятий, материалы которых подлежат и не подлежат приему в государственные архивы СССР (четыре списка). Списками предусматривалось деление всех учреждений, организаций, предприятий на три категории: 1) учреждения, в деятельности которых создается документация, представляющая политическую, научную или иную государственную ценность и поэтому подлежащая приему на государственное хранение (списки № 1 и 2); 2) учреждения, в деятельности которых может создаваться документация, представляющая определенную научную или культурную ценность, поэтому вопрос о приеме от них документов должен решаться индивидуально (список № 3); 3) учреждения, документы которых имеют только оперативное и справочное значение и поэтому на государственное хранение не принимаются (список № 4). В дальнейшем в Примерные списки был внесен ряд изменений. Уточнение списков проводится постоянно, так как изменяется структура управления народным хозяйством, культурой, а это должно находить отражение в списках. На основании Примерных списков местные архивные учреждения разрабатывают, как правило, два списка: список № 1 учреждений, от которых принимаются документы в государственные архивы, и список № 2 учреждений, документы которых на государственное хранение не принимаются, поэтому на учете в архивных учреждениях они не состоят. Учитывая опыт архивных учреждений в работе со списками источников комплектования, Главархив СССР и ВНИИДАД разработали и издали в 1987 г. "Методические рекомендации по определению источников комплектования государственных архивов. Примерные списки видов учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов". В соответствии с которым рекомендуется составлять два списка: первый — учреждений, документы которых подлежат передаче на госхранение, обязательно включаются конкретные названия учреждений. второй — учреждений, документы которых на государственное хранение не сдаются, включает видовые названия учреждений (например, автобазы, детские сады, комбинаты бытового обслуживания, ремонтные мастерские и др.), Список № 1 складывается из трех групп учреждений: а) сдающих на хранение все документы постоянного хранения и отобранные из категорий с отметкой ЭПК, т.е. учреждения, сдающие свои документы полностью; б) группового выборочного приема, сдающих документы, определенные типовыми (ведомственными) перечнями и содержащие ценную или необычную информацию, которая отобрана государственной архивной службой вместе с ЭК учреждения; в) видового выборочного приема, сдающих документы определенного характера, как правило, в составе фондов вышестоящих организаций или непосредственно в соответствующий госархив, где из них могут создаваться коллекции. Эта группа учреждений составляет исключение и может вноситься в список как в виде конкретных наименований, так и в виде обобщенного названия (например, школы, районные библиотеки). В соответствии с указанными выше Методическими рекомендациями списки составляются по установленной классификационной схеме, в которой за каждой отраслью закреплен определенный индекс. Эти индексы используются и при составлении списка № 2. Применение единой классификации документов положительно отражается на организации работ по пополнению архивного фонда. По Положению о ГАС России (п. 5а) Росархив формирует АФ РФ, т. е. определяет источники его комплектования — виды учреждений, организаций и предприятий, документы которых подлежат включению в АФ, а также состав принимаемых от них документов. Другие архивные учреждения проводят эту работу в пределах своей компетенции. В связи с чем проекты списков рассматриваются и одобряются: российских госархивов и центров хранения документации — ЦЭПК Росархива, других госархивов — соответствующими органами исполнительной власти по представлению местных органов управления архивным делом после рассмотрения на ЭПК. В разработке списков и отнесении учреждений к той или иной группе принимают участие работники центрального учреждения отрасли. Это — члены ЦЭК (в том числе заведующий центральным архивом), работники делопроизводственной службы и ведущие специалисты отрасли. В списки постоянно вносятся изменения, учитывающие пополнение АФ РФ новой ценной информацией, содержащейся в документах вновь возникших организаций. В настоящее время Росархив и ВНИИДАД разрабатывают методику определения источников комплектования АФ РФ и видов документов за счет негосударственных структур и частных лиц. изучения состава документов, их оценки. Эта работа требует глубокого В настоящее время государственные и негосударственные архивы заключают договора о сдаче документов последних на госхранение, о порядке их использования. Рассмотрим, какие учреждения отнесены к трем группам, включенным в список № 1. Первая группа — учреждения, в деятельности которых создаются документы, имеющие политическое, научное, народнохозяйственное, культурное или иное государственное значение, документация которых поступает в полном объеме. К ним относятся: органы государственной власти и государственного управления всех уровней; органы муниципального управления; избирательные комиссии; органы суда и прокуратуры — федеральные, республиканские, краевые, областные и городские (городов республиканского подчинения); органы, руководящие отраслями экономики, а также промышленные объединения; научно- исследовательские и проектно-конструкторские организации; профсоюзные отраслевые органы; профсоюзные организации перечисленных учреждений; промышленные и сельскохозяйственные предприятия (государственные, кооперативные и прочие); художественные артели; учреждения и организации культуры и искусства (издательства, редакции, теле- и радиостанции и компании, театры, музеи, творческие союзы и их отделения); лечебные учреждения, ведущие научно-исследовательскую работу (клиники, больницы, диспансеры), вузы и др. Вторая группа — массовые учреждения, в деятельности которых могут создаваться документы, имеющие научную, народнохозяйственную или иную Ценность. К этой группе учреждений (группового выборочного приема) относятся массовые учебные заведения (техникумы, школы, лицеи, гимназии), массовые учреждения культуры (клубы, концертные залы, библиотеки), массовые учреждения здравоохранения (бюро судебно-медицинской экспертизы, СЭС, санатории, курорты), службы железных дорог и др. Основной метод отбора документов в этой группе учреждений — выборочный прием отдельных учреждений из группы однотипных. Например, в ряде техникумов города введены новые методы обучения и воспитания, которые дают хорошие результаты, или техникум готовит специалистов редкого профиля, обучение которых ведется по оригинальным программам. Третья группа — массовые учреждения, от которых государственные архивы принимают лишь отдельные виды документов. Например, от школ города принимаются только протоколы педагогических советов и родительских комитетов; от районных библиотек области принимаются документы по подготовке и проведению читательских конференций, диспутов, встреч с авторами книг и т.п. От этой группы учреждений документы в госархивы поступают в составе фондов вышестоящих учреждений в виде планово-отчетной, статистической документации. Иногда же госархивы заинтересованы в поступлении каких-либо конкретных документов. В список № 2 включаются учреждения, в деятельности которых не создаются документы, имеющие научную, народнохозяйственную или культурную ценность, поэтому они не являются источниками пополнения АФ РФ. Документы этих учреждений имеют значение в основном для текущей практической работы и для справок. Государственная архивная служба такими учреждениями не занимается. Ответственность за сохранность документов в пределах установленных сроков несут руководители учреждений; контроль и методическую помощь им оказывают вышестоящие органы отрасли. Деятельность этих учреждений находит отражение в документах Архивного фонда: отчеты некоторых из них поступают на государственное хранение в составе фондов вышестоящих органов, и все важное и интересное, выполненное ими, отражается в сводных отчетах. Это очень многочисленная группа учреждений. В нее входят вспомогательные и подсобные предприятия и организации обслуживающего характера (предприятия, вошедшие в состав объединений, автоколонны, автопарки, аэропорты, конторы связи и др.), а также учреждения, которые исключены из двух последних групп первого списка. Это значит, что если из 300 школ, находящихся в городе, десять выбраны архивным учреждением в качестве источников комплектования, то остальные 290 не контролируются архивной службой и документы их в госархив не принимаются. Источниками структурные комплектования подразделения муниципальных учреждения, а архивов также являются подведомственные организации, если это установлено положением об архиве. В состав архива могут включаться фонды ликвидированных организаций отрасли (для центральных отраслевых и объединенных архивов), а также фонды учреждений- предшественников. Наряду с документами учреждения, организации, предприятия в архив сдаются дела профсоюзной и других общественных организаций: первичных организаций народного контроля, ДОСААФ, спортивного общества и других, товарищеского суда, а также других общественных, в том числе молодежных, организаций по договоренности с ними. Ведомственный архив, комплектующийся документами одного учреждения, список источников комплектования не составляет, а пользуется утвержденной структурой учреждения или номенклатурой дел. В ведомственном архиве, если он нескольких организаций, целесообразно комплектуется документацией составлять список источников комплектования. При его составлении можно использовать те же принципы выборочного приема, а также классификационную схему с сохранением принятых в соответствующем госархиве индексов. Списки источников комплектования центрального ведомственного, центрального отраслевого, объединенного ведомственного и межведомственного архивов рассматриваются ЦЭК, согласовываются с соответствующим архивным учреждением и утверждаются руководителем головной организации. В соответствии с типовыми положениями о ведомственных архивах в их состав включаются документы личного происхождения. Обычно это документальные фонды работников отрасли (в центральных ведомственных архивах) или данного учреждения. Они должны иметь политическое, народнохозяйственное или иное государственное значение. Ведомственный архив выявляет таких лиц, составляет их список, который одобряется ЭК (ЦЭК) и утверждается руководителем учреждения, В списке указываются: фамилии, имена, отчества, годы жизни, места работы и занимаемые должности, ученые степени, место хранения архива, сведения о его владельце (адрес, телефон и т.д.). В последующем делается отметка о передаче документов в ведомственный и государственный архивы. Прием документов осуществляется по личному заявлению владельца фонда и оформляется актом в 3 экземплярах. Фонд личного происхождения хранится в ведомственном архиве временно, до передачи на госхранение. Сроки передачи согласовываются с соответствующим госархивом. Порядок приема документов в муниципальный архив и передачи дел на государственное хранение. Документы передаются в муниципальный архив в соответствии с графиком, составленным заведующим архивом, одобренным ЭК и утвержденным руководителем учреждения. Из канцелярии и структурных подразделений дела передаются, как правило, через год после окончания их делопроизводством (т.е. дела, заведенные и законченные в 1989 г., должны передаваться в 1991 г.). Но дела постоянного хранения государственная архивная служба рекомендует передавать в архив сразу по окончании года. В объединенный архив дела могут передаваться и через два-три года после окончания их делопроизводством, в зависимости от их оперативной значимости и других условий. В архив передаются документы постоянного хранения и временных, но длительных сроков — свыше десяти лет (значительную часть их составляют документы по личному составу). Вопрос о сдаче в архив дел временных сроков хранения (до десяти лет включительно) решается руководителем учреждения с учетом существующих условий: степени загруженности архива, обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях, частоты обращения к документам прошлых лет в работе структурных подразделений и т.п. Документы принимаются после проведения экспертизы ценности, оформления их в соответствии с правилами, по описям, одобренным ЭК учреждения. Дела десятилетнего срока хранения могут приниматься по номенклатурам. Вместе с делами передаются регистрационно-контрольные карточки на документы. Принимая материалы, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования дел, заголовков, нумерации, заверительных надписей и др. Проверяется также правильность отнесения документов к фонду, если в архиве их несколько. В случае неправильного определения фондовой принадлежности дела и включения его в опись составляется акт об обнаружении, а дело изымается из сдаваемого комплекса материалов для присоединения к соответствующему фонду. После утверждения акта об обнаружении в описи в гр. "примечания" делается запись об исключении дела (со ссылкой на акт) и составляется новая итоговая запись. В итоговой записи делаются отметки об ошибках в подсчете дел и других недостатках учета. По окончании приема дел заведующий архивом расписывается на трех экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах описи дел долговременного хранения с указанием количества принятых дел и даты приема. Вторые экземпляры описей возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве. Если дела временного хранения принимаются по номенклатуре, то оформление приема-сдачи проводится по аналогии с оформлением дел долговременного хранения. Но для этих дел не требуется подшивка, нумерация листов. Если какие-то дела из сдаваемого комплекса нужны для работы структурного подразделения, то по окончании приема оформляется акт о выдаче документов во временное пользование и устанавливается контроль за своевременным возвращением дел в архив. Прием дел ведомственным архивом из других учреждений про¬водится также по описи, но, кроме того, оформляется актом сдачи материалов. Передача вместе с документами учетного и научно-справочного аппарата (лист фонда, дело фонда, указатели, картотеки и т.п.) оговаривается в акте. Окончание приема документов в архив завершается заполнением учетных документов. В государственные архивы передаются документы после истечения сроков ведомственного хранения, но бывают случаи досрочной передачи документов в госархив и, наоборот, материалы могут быть оставлены на дополнительный срок. Это решается госархивом совместно с ведомственным архивом. Положение об Архивном фонде РФ установило предельные сроки хранения документов АФ в ведомственных архивах. Эти сроки подтверждены постановлением Правительства Российской Федерации "О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве" от 3 марта 1993 г. № 191: 15 лет — для документов центральных органов федеральной исполнительной власти, министерств и ведомств республик в составе РФ, отраслевых академий, государственных учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского (республик в составе РФ) подчинения; 10 лет — для документов органов государственной власти и управления краев, областей, национальных образований (автономных областей и округов), городов Москвы и Санкт-Петербурга, районных и городских Советов народных депутатов и соответствующих местных администраций, а также государственных учреждений, организаций и предприятий краевого, областного, окружного подчинения; 5 лет — для документов учреждений, организаций районного и городского подчинения; 75 лет — для записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел; до утраты практической значимости, но не более 25 лет — для научнотехнической документации; по окончании копирования, но не свыше 3 лет — для кинодокументов и фонодокументов, 3 года — для фотоснимков, 5 лет — для магнитных лент и дисков и других машинно-ориентированных (механографических) документов. Если перечисленная специальная документация входит в состав управленческой или научно-технической документации, то она хранится в ведомственном архиве в (течение сроков, предусмотренных для соответствующих организаций (15, 10, 5 и 25 лет). Передача в госархивы документов с истекшими сроками ведомственного хранения осуществляется, как правило, ежегодно в соответствии с утвержденным графиком. Однако от организаций с небольшим ежегодным объемом документов (до 200 дел постоянного хранения) и организаций, действующих в пределах установленных сроков созыва (например, выборные органы власти, народные суды), дела могут приниматься на госхранение один раз в три — пять лет. Перед передачей документов в госархив представитель государственной архивной службы проверяет научно-справочный аппарат, физическое и санитарно-гигиеническое состояние дел. В случае обнаружения дефектов составляется акт, а дефекты устраняются организацией. Передача проводится в госархиве по утвержденным описям с обязательной проверкой наличия каждой единицы хранения. Особо ценные дела принимаются по отдельной описи полистно вместе со страховой копией. Во всех четырех экземплярах описи делаются отметки о приеме дел в госархив (три экземпляра описи, включая контрольный, остаются в госархиве, четвертый — возвращается архиву-сдатчику). При недостаче дел исправляется итоговая запись в описи, в акте приема-передачи документов указываются номера этих дел, а учреждение-сдатчик представляет в госархив справку о причинах отсутствия и проведенном розыске дел. Справка прикладывается к акту, один экземпляр которого передается сдатчику. Документы личного происхождения также передаются по описи. Одновременно с документами передается дело фонда, включающее сведения о владельце, переписку с ним, его заявление о приеме документов на хранение в архив и т.д. Оформление передачи проводится аналогичным порядком. Следует иметь в виду, что иногда госархив принимает не все документы постоянного хранения, находящиеся в ведомственном архиве. ГАС производит отбор документов на государственное хранение с учетом материалов, находящихся в архиве в составе других фондов. Работы, связанные с подготовкой и передачей документов на госхранение (упорядочение дел, изготовление страховых копий, отбор регистрационных карточек на дела постоянного хранения, картонирование, транспортировка и др.), проводятся силами учреждений-сдатчиков и за их счет (Положение о АФ РФ, п. 17; постановление Правительства России от 03.03.93 № 191, п. 1). Выполнение установленных требований обеспечивает преемственность в работе ведомственных и государственных архивов и снижает затраты на хранение и использование документов. Прием документов ведется по графику в соответствии с описями, утвержденными ЭПК архивного органа . При передаче документов в архив сдается два экземпляра описи, помимо экземпляра, который передается в архив после утверждения описей экспертно-проверочной комиссией. Четвертый экземпляр описи остается в учреждении. При первом приеме документов от учреждения в Архивный отдел представляется историческая справка, заменяющая предисловие к описи. При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности учреждения и т.д. Перед приемом документов архив проводит в учреждении проверку физического и санитарно-гигиенического состояния документов, сохранности фонда. При обнаружении дефектов составляется акт, их устранение проводится силами учреждения до передачи документов в архив. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи. Акт составляется в двух экземплярах, один экземпляр передается учреждению, второй остается в архиве и помещается в дело учреждения. Одним из важнейших источников комплектования архива являются негосударственные организации. Они отражают состояние политических и социально-экономических изменений, происходящих в стране сегодня. Собственники документов негосударственной части Архивного фонда могут передавать свои документы в государственную и муниципальную собственность для хранения в архивных учреждениях края и муниципальных образований. Передача права собственности на документы оформляется договором. При необходимости в договоре могут уточняться условия хранения и использования документов. Работа по формированию Архивного фонда документами негосударственной части строится на договорной основе. За основу взята форма договора, разработанная Росархивом. Поскольку архивный отдел заинтересован в привлечении документов на муниципальное хранение, в договоре о передаче документов в собственность муниципального образования фиксируется: согласие сторон; условия использования документов. Таким образом, осуществляемый архивным отделом администрации порядок комплектования и использования документов негосударственной части Архивного фонда, а также доступа к этим документам, соблюдение всех до говорных условий содействуют укреплению доверия негосударственных структур и частных лиц к архивному учреждению, повышают престиж муниципального хранения документов организаций – собственников негосударственной части архивного фонда. Работа с негосударственными структурами достаточно трудоемкая. Она требует многократного консультирования представителей предприятий, которые, как правило, не имеют необходимых знаний по делопроизводству. Как государственные, так и негосударственные структуры заинтересованы в получении конкретной помощи – методической, консультативной, практической. С учетом этих потребностей и осуществляется взаимодействие сотрудников муниципального архива с организациями. На каждое учреждение, документами которого комплектуется архив, заводится наблюдательное дело и карточка учета работы архива с данным учреждением с целью оперативного учета и контроля за состоянием дела в учреждениях – источниках комплектования архива. Все изменения, касающиеся делопроизводства и архивного дела, отражаются в распорядительных документах главы администрации района. Подготовлено и отправлено в соответствующие организации учреждения и предприятия района пять распоряжений главы администрации для исполнения и руководства в работе. Контроль за работой ведомственных архивов осуществляется через проведение комплексных и тематических проверок. В ходе комплексной проверки всесторонне изучается состояние ведомственного архива и организация работы с документами, основное внимание уделяется выполнению учреждением распорядительных документов вышестоящих организаций по вопросам архивного дела и делопроизводства. Результаты проверок оформляются справкой, доводятся до сведения руководителя учреждения, в котором проводилась проверка. В последние годы стала актуальной проблема работы государственных и муниципальных архивов с документами по личному составу. Возросло количество обращений к этому виду документов, что связано с исполнением социально-правовых, биографических, генеалогических запросов, проведением социально-демографических исследований. Возникли вопросы по отбору, обеспечению сохранности и использованию этой группы источников. Реорганизация и ликвидация многочисленных предприятий и учреждений заставила архивистов активно заниматься проблемами сохранности документов по личным вопросам. Несовершенство прежних подходов к отбору и хранению документации по учету кадров в государственных учреждениях и предприятиях привело к утрате значительной их части, в результате чего возникли затруднения с подтверждением трудового стажа лиц, работавших в 30 – 40-е годы. Все это вынудило архивистов взять на себя учет и организацию хранения этих документов. Комплектование архива строится на приеме документов по личному составу от ликвидированных приватизированных структур. организаций, В архив реорганизованных поступают и организационно- распорядительная документация по личному составу, учетные документы, документы по личному составу, личные дела, бухгалтерские документы, акты о несчастных случаях, связанных с производством, трудовые контракты и соглашения. Постепенно вырабатывалась система приема документов на хранение в архивный отдел, при котором вместе с документами по личному составу представляются: заявление с просьбой принять документы на хранение; историческая справка организации, устав, положение, штатные расписания, приказы вышестоящих организаций о создании или ликвидации предприятий и др., а также информация о причинах отсутствия документов. Работники архивной службы следят за сохранностью документов по личному составу в организациях, не являющихся источниками комплектования архива, провели их единовременный учет. Они обращаются к руководству предприятий и организаций через местные СМИ, направляют письма с указанием срока представления сведений о документах по личному составу, разъясняют, что от правильно организованного делопроизводства и сохранности документов нередко зависят судьбы людей. Для реализации задачи комплектования, архивом собирается информация об объемах и состоянии документов по личному составу в организациях и на предприятиях. На основании полученных данных сотрудниками составляется и ведется картотека учреждений, организаций и предприятий, в нее оперативно вносятся все изменения и дополнения по составу, объемам документов, условиям их хранения, передаче дел в архив и др. Карточки располагаются в алфавитном порядке. Картотека по истории учреждений должна содержать сведения об учреждениях существующих и ликвидированных, независимо от места хранения их документов. В них сосредотачиваются данные об образовании, ликвидации, реорганизации, подведомственности, функциях, структуре организаций, что позволяет быстро находить интересующие сведения. Кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной в условиях развития рыночных отношений, т. к. служит документальным подтверждением прав работников на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, используется в справочных целях при обращении граждан в архив. Зачастую же эти документы в коммерческих структурах оформляются неверно, что затрудняет исполнение социально-правовых запросов. И задача архивиста – научить их грамотно оформлять документы. При первичном посещении архива руководству вновь созданной организации выдается пакет документов, включающий образцы написания приказов и заполнения трудовых книжек, составления описей дел по личному составу, перечень основных видов кадровых и бухгалтерских документов с указанием сроков хранения; памятку с требованиями к формированию и оформлению дел. Дается первичная консультация, разъясняется значимость документов по личному составу. В журнал заносится вся информация о созданной организации (адрес, телефон, когда и кем создана, Ф. И.О. руководителя, кадровика). В последние годы архивы стали больше уделять внимания работе с частными лицами, держателями личных фондов, семейных архивов. Так, наиболее интересные документы в архив поступают на хранение от ветеранов Великой Отечественной войны и их родственников. В архиве имеется также коллекция документов жителей района, удостоенных почетных званий и наград. Работа по комплектованию архивного отдела муниципалитета включает определение источников комплектования и состава документов, подлежащих государственному хранению, прием документов. Работа с государственными организациями ведется давно, она четко построена и отлажена. Прием документов ведется по графику в соответствии с описями, утвержденными экспертно-проверочной комиссией архивного органа. Одним из важнейших источников комплектования архива являются негосударственные организации. Работа по формированию Архивного фонда документами негосударственной части строится на договорной основе. В договоре о передаче документов в собственность муниципального образования фиксируется: согласие сторон; условия использования документов. Соблюдение всех договорных условий содействуют укреплению доверия негосударственных структур и частных лиц к архивному учреждению, повышают престиж муниципального хранения документов организаций – собственников негосударственной части архивного фонда. Работа с негосударственными структурами достаточно трудоемкая. Она требует многократного консультирования представителей предприятий, которые, как правило, не имеют необходимых знаний по делопроизводству. Сотрудники архива регулярно должны проводить с ними работу. Применительно к архивной отрасли все эти процессы ставят перед архивными учреждениями в области комплектования следующие практические задачи: 1. Решение вопросов, связанных с обеспечением сохранности архивных документов ликвидированных организаций, в т.ч. по личному составу (их упорядочение и организация своевременного приема на постоянное или временное хранение). являющихся, так и Это не касается ликвидированных являющимися источниками организаций как комплектования государственных и муниципальных архивов; 2. Осуществление необходимой методической и практической помощи организациям - источникам комплектования государственных и муниципальных архивов в организации работы архивных, экспертных и делопроизводственных служб; 3. Усиление контроля за учетом и обеспечением сохранности документов приватизируемых организаций. Только в проект прогнозного плана (программы) приватизации федерального имущества на 2011 год и основных направлений приватизации федерального имущества на 2012 и 2013 годы, подготовленного на основании предложений федеральных органов исполнительной власти, включены сотни ФГУПов. Кроме этого Росимуществом предлагается дополнительно включить в проект прогнозного плана более 2 000 ФГУПов. Аналогичные процессы будут продолжаться и в субъектах Российской Федерации. 4. Постоянное уточнение списков организаций-источников комплектования в связи с ликвидацией, реорганизацией, приватизацией организаций, совершенствование классификационной схемы построения списков; 5. Совершенствование правовых основ включения в списки источников комплектования организаций с различной формой собственности, с разными организационно-правовыми формами деятельности; 6. Выявление и изучение новых видов документов, не предусмотренных действующими перечнями и, соответственно, не имеющих установленный срок их хранения; 7. Решение методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Российской Федерации; 8. Решение вопросов, связанных с комплектованием, хранением, учетом и использованием электронных документов в ведомственных и государственных архивах. На решение этих задач существенное влияние оказывает состояние нормативно-правового и методического обеспечения деятельности архивных учреждений по комплектованию архивных фондов, а оно, безусловно, нуждается в совершенствовании. Прежде всего, речь идет о внесении изменений и дополнений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». Как показала практика работы архивных учреждений после выхода Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» назрела настоятельная потребность в законодательном урегулировании проблемы комплектования государственных и муниципальных архивов документами территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов, расположенных на территории субъектов Российской Федерации. Цель – передача полномочий Российской Федерации субъектам Российской Федерации с возможностью делегирования части полномочий органам местного самоуправления по решению вопросов хранения, документов, комплектования, образовавшихся в учета процессе и использования деятельности архивных указанных выше федеральных органов и организаций, расположенных на их территории за счет субвенций из федерального бюджета. Комплектование архива электронными документами Архив государственного органа, органа местного самоуправления или организации (далее – архив организации) принимает электронные документы от структурных подразделений организации в целях обеспечения их сохранности, учета и использования и осуществляет подготовку документов постоянного срока хранения к передаче на хранение в государственный или муниципальный архив в установленном порядке. В соответствии с возложенными на организацию задачами и функциями, а также в зависимости от состава и формы представления образующихся в ее деятельности документов, в архиве организации выделяется (создается) архив электронных документов. Электронные документы передаются в архив организации структурными подразделениями или в централизованном порядке подразделением информационных технологий, осуществляющим системное администрирование информационной системы, по графику и в порядке, устанавливаемым локальным нормативным актом архивом организации. Технические аспекты приема электронных документов в архив организации, операции учета, отбора, обеспечения сохранности и хранения, конвертирования в новые форматы устанавливаются в специальных инструкциях, разрабатываемых в организации. Архив организации осуществляет администрирование информационных систем организации в части соблюдения требований к хранению созданных и/или включенных в них электронных документов. В архиве организации выделяется место для хранения электронных документов на электронных носителях, в том числе для временного размещения электронных носителей в целях их акклиматизации, а также устанавливается или выделяется необходимое серверное и коммуникационное оборудование. Организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в сфере информации, документационного обеспечения и архивного дела разрабатывают внутренние нормативные документы по комплектованию, учету, хранению и использованию электронных архивных документов. Организация электронных документов в пределах документального и архивного фондов организации В состав документального фонда организации включаются входящие, исходящие и внутренние электронные документы, созданные и хранящиеся в информационных системах организации. Электронные документы по срокам хранения подразделяются на: • электронные документы временного срока хранения (до 10 лет включительно); • электронные документы временных сроков хранения (свыше 10 лет), в том числе по личному составу; • электронные документы постоянного срока хранения. Электронные документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, включаются в состав архивного фонда организации. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, сформированных из документов на бумажном носителе. При составлении номенклатуры дел в графе «Примечание» указывается, что дело ведется в электронном виде. При включении электронных дел в номенклатуру дел индексы электронного дела и заголовки электронных дел составляются по тем же правилам, что и индексы и заголовки дел с документами на бумажном носителе. По окончании делопроизводственного года в итоговой записи к номенклатуре дел отдельно указывается количество заведенных электронных дел постоянного, временных (свыше 10 лет) и временных (до 10 лет включительно) сроков хранения. Электронное дело представляет собой отдельный электронный документ или комплект электронных документов и их метаданных и является единицей хранения электронных документов. Формирование электронных документов в электронные дела осуществляется в структурных подразделениях организации в соответствующих информационных системах. Электронное дело имеет следующую структуру: • внутренняя опись электронных документов дела, которая заполняется исполнителем (пользователем информационной системы) в момент помещения электронного документа в электронное дело, с указанием индекса дела и заголовка дела по номенклатуре дел (приложение 1); внутренняя опись может автоматически формироваться информационной системой как отчет, содержащий последовательное перечисление в хронологическом порядке дат, индексов, заголовков электронных документов, помещенных в электронное дело, с указанием количества листов документа, формата файла и его информационного объема (в байтах); • файл или файлы электронных документов, имеющие наименования, присвоенные им в момент создания (подписания) электронного документа, расположенные в хронологическом порядке, по алфавиту авторов, корреспондентов или в ином порядке, обеспечиваемым информационной системой; для включения электронного документа постоянного или временных (свыше 10 лет) сроков хранения в электронное дело в информационной системе производится конвертирование документа в формат архивного хранения (pdf, pdf/A, tiff или иной), установленный нормативным правовым актом организации и согласованный с государственным или муниципальным архивом, источником комплектования которого является организация[1]. • файл или файлы метаданных, в том числе учетно-регистрационных карточек или иных «входных» форм, с помощью которых электронный документ был включен в информационную систему; • файл или файлы электронных подписей электронных документов или файл, содержащий расположенные в хронологической последовательности отметки о результатах проверок подлинности электронных подписей (может формироваться как отчет из информационной системы). Приложения к электронным документам, независимо от даты их утверждения или составления, должны быть при конвертировании в формат архивного хранения присоединены к основному документу, образуя с ним один файл. При необходимости объемные или представляющие важное самостоятельное значение приложения могут храниться в составе электронного дела как самостоятельные электронные документы, при этом связь основного документа и документа-приложения обеспечивается через описание приложения (оформление отметки о наличии приложений) или через систему ссылок на регистрационно-учетную карточку электронного документа («входную» форму), с помощью которой осуществляется учет и поиск электронных документов в информационной системе («связанные документы» в информационной системе). В архиве организации нормативными документами, определяющими порядок хранения электронных документов, может устанавливаться: • предельный объем (в байтах, Мб) электронных дел; • количество электронных документов (файлов), включаемых в электронное дело; • возможность формирования в информационной системе обложки дела, листа-заверителя дела и соответствующих форм для их просмотра и печати, а также печати иных сопроводительных документов. При подготовке электронных документов к передаче в архив каждое электронное дело, сформированное в соответствии с номенклатурой дел, записывается на физически обособленный материальный носитель (оптический диск) однократной записи (неперезаписываемый) в двух экземплярах – основном и рабочем. Основной экземпляр электронных документов является эталонным экземпляром и используется в исключительных случаях, когда необходимо создать копию рабочего экземпляра взамен испорченного или утраченного рабочего экземпляра. Рабочий экземпляр электронных документов в архиве организации является экземпляром, с которого при необходимости изготавливаются дополнительные рабочие экземпляры, в том числе для фонда пользования. Единицы хранения электронных документов – электронные дела – должны быть описаны, систематизированы и внесены в описи и другие архивные справочники таким образом, чтобы можно было обеспечить их учет, поиск и использование. Тема 7. Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов Основными единицами учета архивных документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются - архивный фонд - и единица хранения. Аудиовизуальные и электронные документы учитываются также по единицам учета. Архивные документы личного происхождения, прошедшие только первичную обработку, учитываются по документам или листам. Неупорядоченные архивные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения. ЕДИНИЦЫ УЧЕТА: 1. единица хранения - физически обособленные архивный документ или архивные документы; 2. единица хранения архивных документов на бумажной основе - дело отдельный(е) архивный(е) документ(ы), заключенный(е) в обособленную обложку, папку; 3. единица хранения кинодокументов - физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и/или звуковой информации; 4. единица хранения фотодокументов - физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом; 5. единица хранения фонодокументов - физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации; 6. единица хранения видеодокументов - физически обособленные рулон магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой информации; 7. единица хранения электронных документов физически - обособленный носитель с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов; 8. единица учета кинодокументов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного фильма, журнала, спецвыпуска, сюжета и т.п.; 9. единица учета фотодокументов - одна или несколько единиц хранения с записью определенного диафильма; 10.единица учета фонодокументов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью звуковой информации об определенном событии, произведении литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам) и т.п.; 11.единица учета видеодокументов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного сюжета, произведения литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам) и т.п.; 12.единица учета электронных документов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью электронного документа. В архиве ведутся ОСНОВНЫЕ (ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ) И ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. Состав и формы архивохранилища) основных определены учетных Правилами документов 2007 г. (кроме Состав паспорта и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно. В СОСТАВ ОСНОВНЫХ (ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ) УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА ВХОДЯТ: 1. книга учета поступлений документов (приложение № 5) - для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания; 2. список фондов (приложение № 6) - для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших; 3. лист фонда - для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда; 4. лист учета аудиовизуальных документов - для учета количества аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой организации; учета и нумерации описей аудиовизуальных документов, динамики их изменений; 5. опись дел, документов (приложения №№ 7 - 8) - для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись; 6. реестр описей дел, документов - для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава; 7. инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни - для поединичного и суммарного учета состава и состояния таких дел; 8. паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета архивных архивохранилища; фондов и архивных документов данного 9. лист учета и описания уникального документа; 10.список фондов, содержащих особо ценные документы; 11.опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел (номерник); 12.реестр описей особо ценных дел, документов; 13.книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования; 14.опись страхового фонда; 15.дело фонда - комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию; при нефондовой организации аудиовизуальных и электронных документов - дело организации - сдатчика документов; 16.лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле (приложение № 3); 17.внутренняя опись документов дела - для дел, в состав которых входят уникальные документы. В СОСТАВ ВСПОМОГАТЕЛЬНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА ВХОДЯТ: карточки и книги движения фондов, описей дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов и др. Архив вправе вести другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета документов. Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном и/или электронном носителе. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К УЧЕТНЫМ ДОКУМЕНТАМ АРХИВА 1. УЧЕТ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПЕРИОДА ДО 1917 г. ведется раздельно от учета архивных документов ПЕРИОДА ПОСЛЕ 1917 Г. с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. Исключение составляют специализированные архивы, хранящие архивные документы личного происхождения и аудиовизуальную документацию. Номера архивных фондов периода после 1917 г. в архиве должны иметь индекс "Р", отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда чертой (Р-1, Р-2 и т.д.). Номера архивных фондов ликвидированного партийного архива, включенных в состав архивных фондов государственного архива субъекта Российской Федерации, должны иметь индекс "П", отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда чертой (П-1, П-2 и т.д.). Перенумерация архивных фондов производится в исключительных случаях и только с разрешения соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела. 2. ИЗМЕНЕНИЯ В УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ВНОСЯТСЯ ТОЛЬКО НА ОСНОВАНИИ СООТВЕТСТВУЮЩИХ АКТОВ (см. п.п. 3.7.1, 3.7.2, 3.7.3 Правил), утвержденных в установленном порядке. После внесения изменений в учетные документы акты помещаются в дело фонда, при нефондовой организации архивных документов - в дело организации сдатчика документов. Акты нумеруются в деле фонда по видам актов в валовом порядке; при нефондовой организации архивных документов - в деле организации-сдатчика документов. В книгу учета поступлений документов Приложение № 5 к пп. 3.4.1, 3.5.2, 3.7.11. КНИГА УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЙ ДОКУМЕНТОВ № пп Дата посту п- Наименование Наименовани Названи Годы Кол-во ед. организации, е, е докумен хр. (фамилия, ини- номер и дата фонда или Кратка Номер Приме я фонда, характе присвоенный чания ления циалы лица), от которой поступили документы 1 2 документа, по которому приняты документы 3 4 тов 5 неописанны х документов (листов) ристик а состояния 7 8 6 поступивши м документам по списку фондов 9 10 Итого поступило за ______________ год _________________________________________ ед. хр. (документов, листов) (цифрами и прописью) в том числе : _________________________________________ _________________________________________ _________________________________________ Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи Дата Допускается ведение единой книги учета поступлений на документы всех видов с указанием их объемов в итоговой записи. последовательно вносятся все первичные и повторные поступления архивных документов. Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности. Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших за год архивных документов. В список фондов (приложение № 6) архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив. Не допускается внесение архивного фонда в список фондов ранее поступления его архивных документов на хранение. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах. В специализированном архиве документов по личному составу к номеру архивного фонда, присвоенному комплексу документов по личному составу фондообразователя, через дробь добавляется номер архивного фонда, за которым учтена документация по основной деятельности фондообразователя. Для учета архивных фондов используются номера в валовой последовательности, а также "свободные номера" - номера архивных фондов, архивные документы которых ранее были выделены к уничтожению в установленном порядке или включены в состав объединенных архивных фондов, и которые ранее не использовались. Номера утраченных, переданных в другие архивы архивных фондов, а также номера архивных фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, архивные документы которых ранее использовались, не могут быть присвоены вновь поступившим архивным фондам. Объединенные архивные фонды и архивные коллекции учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав. Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки или титульного листа описи дел, документов. Название архивного фонда состоит из полного и (в скобках) официально принятого сокращенного названия фондообразователя с указанием его подчиненности, местонахождения, крайних дат существования. Если название фондообразователя менялось, то в списке фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты архивные документы. Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него архивных фондов, из названия руководящей организации и обобщенного названия подчиненных ей организаций, из перечня названий сменявших друг друга организаций. Конкретные названия всех организаций, архивные документы которых вошли в объединенный архивный фонд, а также их переименования указываются в листе фонда. Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии и инициалов лица, его псевдонима, титула, ранга, звания; название архивного фонда семьи или рода - из фамилий и инициалов главных членов семьи или рода и их титулов, рангов, званий. Фамилии, имена, отчества, титулы, ранги, звания, родственные отношения всех членов семьи или рода указываются в листе фонда. В названии архивной коллекции указывается признак (признаки) ее формирования, а при необходимости - и ее составитель (прежний владелец, собиратель коллекции). Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве. Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель. Перепечатка списка фондов осуществляется только с разрешения соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела. В этом случае в список фондов обязательно вносятся номера, названия и основания выбытия всех архивных фондов, номера которых занимать запрещается. Лист фонда составляется на каждый архивный фонд. В нем учитываются все архивные документы архивного фонда, включая неописанные и секретные. Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда, после переработки архивного фонда или создания объединенного архивного фонда, уточнения истории фондообразователя. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются отметки: "Лист пересоставлен" с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет. Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в папке. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке. К листам фондов ведутся указатели для оперативного поиска в архиве архивных документов той или иной организации. Листы учета аудиовизуальных документов составляются при нефондовой организации архивных документов раздельно на различные виды кинофотофоно и видеодокументов. Порядок нумерации и хранения листов учета аудиовизуальных документов аналогичен порядку нумерации и хранения листов фондов. В описи дел, документов (приложения №№ 7-8) единицы хранения/единицы учета учитываются в соответствии с их систематизацией за порядковыми учетными номерами. Номера дел с текстовой сопроводительной документацией к аудиовизуальным документам должны соответствовать учетным номерам аудиовизуальных документов. Описям дел, документов присваиваются учетные номера по листу фонда; при нефондовой организации архивных документов - по листу учета аудиовизуальных документов определенного вида. Не допускается присвоение описям дел, документов одинаковых учетных номеров, за исключением случаев, предусмотренных п. 3.7.7. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ… (М. 2007) В конце описи дел, документов во всех ее экземплярах делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц хранения/единиц учета, первый и последний номера единиц хранения/единиц учета по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы и основание их выбытия. В итоговой записи к описи дел архивного фонда личного происхождения, включающей единицы хранения/единицы учета на различных носителях, дополнительно указывается количество таких единиц хранения/единиц учета. После каждого поступления или выбытия архивных документов составляется новая итоговая запись к описи дел, документов, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления. Если опись дел, документов состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись. Каждая опись дел, документов, том описи дел, документов должны иметь лист-заверитель (приложение № 3). Законченная опись дел, документов должна включать, как правило, не более 9999 единиц хранения, единиц учета. Архив должен иметь 3 экземпляра описей дел, документов, первый из которых является страховым. Если опись дел, документов пересоставлена, то один экземпляр ранее действовавшей описи дел, документов включается во вновь составленную опись дел, документов за последним учетным номером, остальные экземпляры выделяются к уничтожению в установленном порядке. По реестру описей ведется поединичный и суммарный учет описей дел, документов архива. В зависимости от организации работы по учету в архиве реестры описей ведутся в рамках архивохранилищ государственных архивов и/или архива в целом, что отражается в схеме учета документов. Каждой новой описи дел, документов присваивается очередной порядковый номер по реестру, который проставляется на обложке описи дел, документов в верхнем левом углу. Ежегодно на 1 января в реестре описей составляется итоговая запись о количестве описей дел, документов, поступивших и выбывших в течение года в архив, и их общем количестве. Паспорт архивохранилища составляется ежегодно каждым архивохранилищем и отражает объем размещенных в нем архивных фондов, дел и архивных документов. Показатели паспорта архивохранилища определяются архивом самостоятельно с учетом состава и состояния хранящихся в конкретном архивохранилище архивных документов. Делу фонда присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено. В дело фонда включаются: историческая справка по истории фондообразователя и истории архивного фонда; акты, фиксирующие изменения в составе и объеме архивного фонда, в том числе акты о рассекречивании документов; копия характеристики архивного фонда, составленной для путеводителя (справочника); инструкции по работе с архивными документами архивного фонда, в том числе по усовершенствованию и переработке описей дел, документов, схемы систематизации архивных документов архивного фонда. Если архивные документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в составе единиц хранения, то в дело фонда включается справка с перечислением этих единиц хранения и их архивных шифров. Дела фондов органов КПСС, ВЛКСМ, в которые включены архивные документы по истории фондов первичных партийных и комсомольских организаций, расформированию не подлежат. В дела фондов первичных партийных и комсомольских организаций помещаются справки со сведениями о нахождении архивных документов по истории данного фонда в деле другого фонда. Дела фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, включаются в его дело фонда. Документы дела фонда должны быть пронумерованы с составлением листа-заверителя, подшиты (прошнурованы), заключены в твердую обложку. К делу фонда составляется внутренняя опись. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов. Состав документов дела организации-источника комплектования документов при нефондовой организации архивных документов аналогичен составу документов дела фонда. УЧЕТ ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ Учет поступления архивных документов в архив осуществляется на основании: акта приема-передачи документов на хранение (Приложение № 9 к пп. 3.7.1, 3.7.2, 3.7.11, 4.4.1, 4.6, 4.7. Правил, 2007) акта приема на хранение документов личного происхождения (приложение № 10). Архивные документы ставятся на учет также по результатам проведения отдельных видов архивных работ: Количество архивных документов архива изменяется в результате: выверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов; проверки наличия и состояния архивных документов, в ходе которой обнаружены неучтенные, за литерными или пропущенными номерами единицы хранения/единицы учета; реставрации архивных документов, после которой одно дело разделено на несколько дел; описания архивных документов, переработки описей дел, документов, в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения/единиц учета. Основанием для внесения изменений в учетные документы и учетные БД по результатам указанных работ являются: акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.д.; акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов; акт описания документов, переработки описей. Все принятые в архив архивные документы вносятся в книгу учета поступлений документов. Каждый впервые поступивший в архив архивный фонд, объединенный архивный фонд, архивная коллекция записывается в список фондов (приложение № 6), на него заполняются лист фонда, карточки указателя к листу фонда, заводится дело фонда. На аудиовизуальные документы при их нефондовой организации заполняются листы учета кинофотофонодокументов и видеодокументов. Каждая впервые поступившая опись дел, документов учитывается в реестре описей. Соответствующие учетные сведения в установленном порядке вносятся также в учетные БД. Учет выбытия архивных документов из архива осуществляется на основании: акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 11 к пп. 3.7.2, 4.3.2. акта о неисправимых повреждениях документов; акта приема-передачи документов на хранение (приложение № 9 к пп. 3.7.1, 3.7.2, 3.7.11, 4.4.1, 4.6, 4.7. акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение № 2); акта возврата документов собственнику; акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов. Архивные документы снимаются с учета также в результате проведения отдельных видов архивных работ: Количество архивных документов архива изменяется в результате: выверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов; проверки наличия и состояния архивных документов, в ходе которой обнаружены неучтенные, за литерными или пропущенными номерами единицы хранения/единицы учета; реставрации архивных документов, после которой одно дело разделено на несколько дел; описания архивных документов, переработки описей дел, документов, в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения/единиц учета. Основанием для внесения изменений в учетные документы и учетные БД по результатам указанных работ являются: акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.д.; акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов; акт описания документов, переработки описей. Необходимые изменения вносятся в основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы архива. При этом в случае: выбытия всех архивных документов описи дел, документов номер этой описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным; в реестре описей делается соответствующая отметка; выбытия архивного фонда в списке фондов (приложение № 6) в графе "Отметка о выбытии" указывается, куда выбыл архивный фонд, и акт, на основании которого он выбыл. При передаче архивного фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описи дел, документов и дело фонда. Копия описи дел, документов остается в архиве-сдатчике и в качестве приложения к акту приема-передачи документов на хранение включается в архивный фонд архива-сдатчика. При выделении к уничтожению всех архивных документов архивного фонда один экземпляр его описей дел, документов и лист фонда помещаются в дело фонда. Дело фонда включается в архивный фонд архива. Учет уникальных документов и особо ценных документов Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов АФ РФ Регламент государственного реестра уникальных документов АФРФ УТВЕРЖДЕН приказом Росархива № 75 от 09.10.2001 порядок ведения реестра определяется специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, и государственных реестрах уникальных документов архивных фондов субъектов Российской Федерации. Регламент устанавливает порядок формирования, ведения и использования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации - общероссийского свода уникальных архивных документов. Включению в Государственный реестр подлежат уникальные документы независимо от места их хранения и формы собственности Уникальными духовными, являются эстетическими документы, или обладающие документирующими выдающимися достоинствами, представляющие как таковые особую историческую ценность и общекультурную значимость, единственные в своем роде по содержанию и месту в истории российского государства и общества и невосполнимые при утрате с точки зрения их юридического значения, автографичности и/или внешних признаков. Включение уникальных документов в Государственный реестр осуществляется путем их выявления, описания, экспертизы (оценки) и регистрации в Государственном реестре Непосредственно работу по выявлению уникальных документов ведут государственные архивы, музеи, библиотеки и иные государственные организации в оперативном управлении илипользовании которых находятся документы Архивного фонда Российской Федерации, а также собственники документов в рамках соглашений (договоров), заключаемых ими с органами и учреждениями системы Федеральной архивной службы России (Росархива), либо по собственному желанию. Выявление уникальных документов осуществляется также при проведении экспертизы документов, заявленных к вывозу с территории Российской Федерации в порядке, определенном постановлением Правительства Российской Федерации от 27.04.2001 № 322 "Об утверждении Положения о проведении экспертизы и контроля за вывозом культурных ценностей" и изданном во исполнение его приказом Федеральной архивной службы России (Росархива) от 09.07.2001 № 50. Поступившие предложения проверочная комиссия (Росархива), которая (ЦЭПК) принимает рассматривает Федеральной решение о Центральная архивной включении экспертно- службы России документов в Государственный реестр. Срок рассмотрения предложений - до 3-х месяцев. В случае отрицательного решения материалы возвращаются по принадлежности. На уникальные документы составляются листы учета и описания уникальных документов. Учет особо ценных документов ведется по: списку фондов, содержащих особо ценные документы; описям особо ценных дел, документов или перечням номеров особо ценных дел (номерникам). В описях особо ценных дел, документов за ними сохраняются их прежние учетные номера. Опись особо ценных дел, документов составляется на особо ценные документы одной или нескольких описей дел, документов архивного фонда в зависимости от количества особо ценных единиц хранения/единиц учета в данной описи в необходимом для архива количестве экземпляров. Если большинство архивных документов по описи дел, документов являются особо ценными, отдельная опись особо ценных дел, документов не составляется, а копируется имеющаяся опись. В таком случае к ней составляется номерник. Сведения о копировании особо ценных дел, документов в целях создания страхового фонда вносятся в соответствующие описи особо ценных дел, документов или номерники по мере проведения их страхового копирования. В итоговой записи указывается общее количество особо ценных единиц хранения/единиц учета, включенных в опись или номерник. По завершении копирования всех единиц хранения/единиц учета по данной описи или номернику указывается: "Все единицы хранения/единицы учета скопированы, дата, должность, подпись". Описи особо ценных дел, документов и номерники учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов. При отнесении архивных документов к особо ценным в описях в графе "Примечания" напротив заголовков соответствующих единиц хранения/единиц учета проставляются отметки "ОЦ". В других учетных документах отметка "ОЦ" проставляется к номеру архивного фонда, номеру описи дел, документов; данная отметка является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения/единиц учета. УЧЕТ СЕКРЕТНЫХ И РАССЕКРЕЧЕННЫХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ. ОФОРМЛЕНИЕ РАССЕКРЕЧЕННЫХ ДЕЛ Учет секретных архивных документов ведется в соответствии с нормативными правовыми документами. В учетных документах и архивных шифрах единиц хранения/единиц учета секретные архивные фонды, описи дел, документов, единицы хранения/единицы учета обозначают индексом "с" (секретно), "сс" (совершенно секретно), "ов" (особой важности). Изменения в учетные документы по результатам рассекречивания архивных документов вносятся на основании акта о рассекречивании документов (приложение № 12 к п. 3.7.7.). Архивные фонды, описи дел, документов и единицы хранения/единицы учета, включающие, наряду с секретными, несекретные (рассекреченные) документы, в учетных документах и архивных шифрах единиц хранения/единиц учета обозначаются индексом "сч" (секретно частично). При рассекречивании всех единиц хранения/единиц учета по секретной описи дел, документов данная опись также рассекречивается, передается на открытое хранение и учитывается в листе фонда за тем же номером, но без индекса "с", который зачеркивается на обложке и на титульном листе данной описи. В правом верхнем углу обложки и титульного листа описи дел, документов проставляется штамп "Рассекречено". При рассекречивании части дел и архивных документов по секретной описи дел, документов на рассекреченные дела и архивные документы составляется отдельная опись дел, документов, номера единиц хранения/единиц учета в которой остаются прежними. Для валовой нумерации таких единиц хранения/единиц учета используется графа 2 описи дел, документов. Новая опись дел, документов вместе с рассекреченными делами и архивными документами передается на открытое хранение, учитывается в листе фондов за тем же номером, что и секретная, но без индекса "с". При рассекречивании большей части дел и архивных документов по секретной описи дел, документов с данной описи снимается копия, при копировании заголовки единиц хранения/единиц учета, оставленных на секретном хранении, закрываются. Копия описи на рассекреченные дела и архивные документы передается на открытое хранение. В экземпляре описи дел, документов, оставшейся на секретном хранении, сохраняется их нумерация. В листе фонда такая опись учитывается дважды: экземпляр описи, оставшийся на секретном хранении - с соответствующей индексацией секретности, скопированный экземпляр, переданный на открытое хранение - без индекса "с". При рассекречивании отдельных единиц хранения/единиц учета по секретной описи дел, документов они включаются в опись дел, документов открытого хранения соответствующего архивного фонда за литерными номерами или в валовой последовательности. В описях дел, документов, остающихся на секретном хранении, в графе "Примечания" против заголовков рассекреченных единиц хранения/единиц учета проставляется штамп "Рассекречено". В случае, когда рассекреченные единицы хранения/единицы учета включены в опись дел, документов открытого хранения (за литерными номерами или в валовой последовательности), в секретной описи в графе "Примечания" указывается их новый номер. После рассекречивания к описям дел, документов открытого и секретного хранения составляются новые итоговые записи об объемах фактически учтенных в них единиц хранения/единиц учета. При рассекречивании одного или нескольких архивных документов в составе секретного дела, оно остается на секретном хранении. К архивному шифру на обложке дела к индексу "с" добавляется буква "ч". Номера листов рассекреченных архивных документов перечисляются в графе "Примечания" напротив заголовка частично рассекреченного дела, а также во внутренней описи дела. При отсутствии в деле внутренней описи сведения о рассекреченных архивных документах отражаются в листе-заверителе с указанием номеров соответствующих листов. В правом верхнем углу обложки рассекреченного дела проставляется штамп "Рассекречено". Индекс "с", "сс" или "ов" в номере дела зачеркивается. УЧЕТ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ Учет поступлений архивных документов личного происхождения, передаваемых собственником в федеральную собственность, в собственность субъекта Российской Федерации или муниципальную собственность, ведется на основании: акта приема на хранение документов личного происхождения (приложение № 10 к пп. 3.7.1, 3.7.8, 4.4.2. К акту прилагается сдаточная опись архивных документов и решение экспертно-проверочной комиссии архива или экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (далее - ЭПК) о приеме этих документов в архив. Учет архивных документов личного происхождения, находящихся в частной собственности, переданных по договору на хранение в архив, осуществляется в установленном порядке : 1. Учет документов Архивного фонда Российской Федерации, принятых по договору на хранение в архив на основании акта приема-передачи документов на хранение (приложение № 9), осуществляется в основных учетных документах архива с соблюдением следующих особенностей: в книге учета поступлений документов (приложение № 5) указывается собственник или владелец документов (графа 3), номер и дата акта приемапередачи (графа 4), дата подписания договора о передаче и срок действия договора; при включении архивного фонда в список фондов (приложение № 6) к его номеру добавляется индекс "Д" ("договор"), который сохраняется за ним во всех учетных документах и архивных шифрах единиц хранения, единиц учета; в графе "Примечания" списка фондов также указываются собственник или владелец архивных документов, дата подписания и срок действия договора. 2. Количество архивных фондов, принятых по договору на хранение в архив, указывается отдельной строкой в итоговых записях в списке фондов, книге учета поступлений документов. 3. Экземпляр договора, заключенный с собственником или владельцем архивных документов, включается в дело фонда. 4. При выбытии архивных документов архивного фонда, в связи с истечением срока его хранения в соответствии с договором, его номер не может быть присвоен другому архивному фонду. 5. Принятые по договору на хранение в архив документы Архивного фонда Российской Федерации, находившиеся в частной собственности и на законном основании перешедшие в федеральную собственность, собственность субъекта Российской учитываются в Федерации основных или учетных муниципальную документах наравне собственность, с остальными документами архива. В учетных документах и архивных шифрах единиц хранения, единиц учета индекс "Д" зачеркивается, в графу "Примечания" списка фондов вносятся соответствующие сведения. 6. Архивные документы, не включенные в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе документы по личному составу, принятые по договору на хранение в архив, учитываются отдельно от документов Архивного фонда Российской Федерации. Для их учета ведутся отдельные список фондов, книга учета поступлений документов, а также листы фондов и другие учетные документы. Изменения количества и состава архивных документов личного происхождения в результате их описания документируются актом описания документов, на основании которого вносятся изменения в учетные документы. На документы, не подлежащие хранению в архиве, составляется акт возврата документов собственнику в двух экземплярах, один из которых вместе с документами передается собственнику. Не допускается хранение в архиве неучтенных архивных документов личного происхождения. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ Учет документов по личному составу, за исключением принятых по договору на хранение в архив документов по личному составу, осуществляется на общих основаниях. Учет количества документов проводится на основе их подсчета по листам фондов и описям дел по личному составу с фиксацией результатов по каждому фонду и суммарно по архиву в книге учета документов по личному составу (произвольной формы). По результатам проведения экспертизы ценности документов по личному составу по истечении 75-летнего срока их хранения в учетные документы вносятся соответствующие изменения. УЧЕТ ДЕЛ, ИМЕЮЩИХ В ОФОРМЛЕНИИ ДРАГОЦЕННЫЕ МЕТАЛЛЫ И КАМНИ (п. 3.7.10. не распространяется на государственные и муниципальные музеи и библиотеки) Архив, хранящий дела, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, в соответствии с законодательством Российской Федерации регистрируется в соответствующей инспекции пробирного надзора Министерства финансов Российской Федерации. Учет дел осуществляет материально-ответственное лицо, с которым руководитель архива заключает договор о материальной ответственности за сохранность и учет дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни. Дела хранятся ответственным лицом в сейфе, о чем делается соответствующая отметка ("сейфовое хранение") в описи дел, документов, и включаются в специальную инвентарную книгу учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни. Данная инвентарная книга составляется и ведется в 3-х экземплярах: Первый экземпляр хранится в подразделении, осуществляющем централизованный (в рамках архива) учет документов, второй - у материально-ответственного лица, третий - в бухгалтерии архива. Дела вносятся в инвентарную книгу по порядку номеров архивных фондов и описей дел, документов, а внутри каждой описи дел, документов - по порядку номеров дел. На бирке, прикрепляемой к обложке каждого дела (предмета), указывается номер, за которым оно учтено в инвентарной книге. Номер проставляется через дробь с архивным шифром (например, инв. № 1 / ГАРФ, ф. 572, оп. 1, д. 17). К инвентарной книге составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел (предметов), внесенных в книгу, дата составления итоговой записи, должность и фамилия материально-ответственного лица. Листы инвентарной книги до начала ее заполнения пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью архива. На обороте последнего листа книги делается запись о количестве листов в книге, которая заверяется подписями руководителя архива, главного хранителя фондов и скрепляется печатью архива. Ежегодно специальной комиссией, создаваемой приказом руководителя архива, проводится инвентаризация дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни. Инвентаризация проводится также в случае смены материально-ответственного лица, руководителя архива, главного хранителя фондов. Результаты инвентаризации оформляются актом, составляемым в трех экземплярах, один из которых направляется в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела. Учет архивных документов, находящихся в частной собственности, принятых по договору на хранение в архив Учет документов Архивного фонда Российской Федерации, принятых по договору на хранение в архив на основании акта приема-передачи документов на хранение (приложение № 9), осуществляется в основных учетных документах архива с соблюдением следующих особенностей: в книге учета поступлений документов (приложение № 5 к правилам) указывается собственник или владелец документов (графа 3), номер и дата акта приема-передачи (графа 4), дата подписания договора о передаче и срок действия договора; при включении архивного фонда в список фондов (приложение № 6) к его номеру добавляется индекс "Д" ("договор"), который сохраняется за ним во всех учетных документах и архивных шифрах единиц хранения, единиц учета; в графе "Примечания" списка фондов также указываются собственник или владелец архивных документов, дата подписания и срок действия договора. Количество архивных фондов, принятых по договору на хранение в архив, указывается отдельной строкой в итоговых записях в списке фондов, книге учета поступлений документов. Экземпляр договора, заключенный с собственником или владельцем архивных документов, включается в дело фонда. При выбытии архивных документов архивного фонда, в связи с истечением срока его хранения в соответствии с договором, его номер не может быть присвоен другому архивному фонду. Принятые по договору на хранение в архив документы АФРФ, находившиеся в частной собственности и на законном основании перешедшие в федеральную собственность, собственность субъекта Российской Федерации или муниципальную собственность, учитываются в основных учетных документах наравне с остальными документами архива. В учетных документах и архивных шифрах единиц хранения, единиц учета индекс "Д" зачеркивается, в графу "Примечания" списка фондов вносятся соответствующие сведения. Архивные документы, не включенные в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе документы по личному составу, принятые по договору на хранение в архив, учитываются отдельно от документов Архивного фонда Российской Федерации. Для их учета ведутся отдельные список фондов, книга учета поступлений документов, а также листы фондов и другие учетные документы. Учет копий архивных документов на правах подлинников Копиями архивных документов на правах подлинников являются включенные в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации: микрофильмы архивных документов, изготовленные и оформленные фондообразователем в соответствии с существующими нормативами; копии архивных документов, подлинники которых утрачены или находятся в собственности юридических или физических лиц, в силу чего не могут поступить на постоянное хранение в архив; копии архивных документов, перемещенных в СССР в результате Второй мировой войны и находящихся на территории Российской Федерации, подлинники которых возвращены в страны их происхождения. Копии архивных документов на правах подлинников, переданные в архив фондообразователем, учитываются в составе его фонда по отдельной описи дел, документов. При этом в графе данной описи "Количество листов" через дробь указывается также количество кадров, отснятых с одного дела. Копии архивных документов на правах подлинников, отснятые с подлинных документов, которые утрачены или находятся в собственности юридических или физических лиц, а также копии перемещенных документов, подлинники которых возвращены в страны их происхождения, формируются в архивные коллекции. Архивные коллекции учитываются в списке фондов (приложение № 6) в установленном порядке. Копии архивных документов на правах подлинников, изготовленные машинописным или электрографическим способом с архивных документов на бумажной основе, а также копии аудиовизуальных документов формируются в единицы хранения/единицы учета, которые учитываются в описях дел, документов по аналогии с подлинными архивными документами на соответствующих носителях. За единицу хранения копий архивных документов на правах подлинников, изготовленных в виде микрокопий, принимается физически обособленный рулон микрофильма или комплекс микрофиш вне зависимости от количества отснятых на нем дел и архивных документов. Каждая единица хранения учитывается в описи дел, документов под самостоятельным номером. В итоговой записи к описи дел, документов, наряду с количеством единиц хранения микрокопий, указывается суммарное количество составляющих их кадров. Учет листов в деле, фотоотпечатков в фотоальбоме, единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов Количество листов в деле и единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов учитывается на основе их нумерации и фиксируется: листов в деле - в листе-заверителе (приложение № 3) и в соответствующей графе описи дел, документов (приложения № 7 - 8); фотоотпечатков в фотоальбоме - во внутренней описи фотоальбома, а также в соответствующей графе описи фотоальбомов; единицы хранения других аудиовизуальных документов - в соответствующих графах описей этих документов. При учете единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов: единицы хранения диафильмов располагаются по порядку номеров рулонов; единицы хранения кинодокументов располагаются по элементам комплекта, внутри которого нумеруются по порядку номеров частей; единицы хранения фонодокументов располагаются в порядке производственных номеров. Учет страхового фонда и фонда пользования п.п. 3.7.14. Объем страхового фонда и фонда пользования измеряется в единицах хранения/единицах учета, а также в: кадрах - для копий архивных документов на бумажной основе и фотодокументов; метрах - для копий кинодокументов; времени звучания - для копий фонодокументов; в мегабайтах - для копий электронных документов. При этом отдельно учитываются страховые копии уникальных документов и особо ценных документов и копии фонда пользования, отснятые с архивных документов на бумажной основе (раздельно на рулонной пленке и микрофишах); кинодокументов; фотодокументов; фонодокументов; видеофонограмм; электронных документов. Учет ведется по книгам учета поступлений страхового фонда и фонда пользования и описям страхового фонда. Учет поступления и выбытия страховых копий осуществляется на основании заказов на изготовление страховых копий и копий фонда пользования, актов приема-передачи страховых копий на специальное хранение и других актов. К книгам учета поступлений ежегодно составляется итоговая запись. Описи страхового фонда составляются в 3-х экземплярах. Первые экземпляры передаются вместе со страховыми копиями уникальных документов и особо ценных документов в специальный архив, вторые и третьи остаются в архиве. По мере копирования и передачи страховых копий уникальных документов и особо ценных документов в специальный архив к описям страхового фонда составляются новые итоговые записи в установленном порядке (см. п. 3.5.6.). В описях дел, документов в графе "Примечания" напротив заголовка скопированной единицы хранения/единицы учета проставляется штамп "СФ". Если скопированы все дела, документы, включенные в опись, штамп "СФ" проставляется только на титульном листе и обложке описи дел, документов. За единицу хранения/единицу учета страхового фонда уникальных документов и особо ценных документов на бумажной основе на рулонной пленке принимается физически обособленный рулон микрофильма. В книгу учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке в валовом порядке (вне зависимости от фондовой принадлежности документов) на основании заказа на изготовление страховых копий заносится каждая единица хранения страхового фонда. По книге учета поступлений (графа 1) единицам хранения страхового фонда присваиваются учетные номера, которые являются составной частью их архивных шифров. На все страховые копии уникальных документов и особо ценных документов вне зависимости от их фондовой принадлежности составляется опись страхового фонда, нумерация единиц хранения страхового фонда в которой соответствует учетным номерам, присвоенным им по книге учета поступлений. Архивным шифром единицы хранения страхового фонда является название архива, номер описи страхового фонда, номер учета единицы хранения страхового фонда с добавлением индекса "СФ". За единицу учета страхового фонда документов на бумажной основе на микрофишах принимается одна или несколько микрофиш, отснятых с одного дела и помещенных в один конверт, за единицу хранения - микрофиша. По книге учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах каждому поступлению присваивается порядковый номер. Количественные показатели вносятся с учетом фондовой принадлежности отснятых копий по каждому архивному фонду и описи дел, документов отдельно. Описи страхового фонда на микрофишах составляются раздельно на страховые копии каждого архивного фонда, одну или несколько его описей. Учетным номером единицы учета страхового фонда и фонда пользования документов на бумажной основе, изготовленного на микрофишах, является учетный номер отснятого дела, архивным шифром - соответственно архивный шифр отснятого дела с добавлением индекса "СФ" - для страхового фонда и "П" ("Позитив"), "Д" (Диазокопия) - для фонда пользования. Единицы хранения/единицы учета страхового фонда и фонда пользования аудиовизуальных документов идентичны единицам хранения/единицам учета аудиовизуальных документов. Страховые копии кино- и фотодокументов учитываются независимо от вида кино- и фотодокументов в книгах учета поступлений и описях страхового фонда и фонда пользования. Страховые копии фонодокументов на магнитной ленте и граморигиналов из-за их обособленного хранения учитываются в разных книгах учета поступлений и описях. В итоговых записях книг учета поступлений и описей страхового фонда и фонда пользования кинофотодокументов и фонодокументов на металлических дисках дополнительно может указываться количество единиц хранения соответственно промежуточных позитивов и контратипов; позитивов и дубльнегативов; нечетных (I) и четных (II) граморигиналов. В итоговых записях к описям страховых копий кинофотофонодокументов указывается также их объем в метрах, кадрах, часах звучания. Номер единицы учета страхового фонда кинофотофонодокументов переносится в опись из книги учета поступлений. Архивным шифром единицы учета страхового фонда кинофотофонодокумента является название архива, номер единицы учета страхового фонда с добавлением индекса "СФ". Учет копий архивных документов, созданных в процессе их использования и включенных в фонд пользования, ведется в архиве в отдельной книге учета копий этих документов. Учет музейных предметов и библиотечных фондов п.п. 3.7.15. Учет музейных предметов, являющихся вложением в дело, ведется в установленном порядке указываем: листов в деле - в листе-заверителе (приложение № 3) и в соответствующей графе описи дел, документов (приложения № 7 - 8); фотоотпечатков в фотоальбоме - во внутренней описи фотоальбома, а также в соответствующей графе описи фотоальбомов; единицы хранения других аудиовизуальных документов - в соответствующих графах описей этих документов. Музейные предметы, не являющиеся вложениями в дело, принятые на хранение в составе архивного фонда, учитываются в составе этого фонда как единицы хранения. При значительном количестве таких единиц хранения на них составляется отдельная опись дел, документов. Включение в состав Музейного фонда Российской Федерации и учет данных музейных предметов осуществляются в соответствии с порядком, установленным специально уполномоченным федеральным исполнительной власти для Музейного фонда Российской Федерации. органом Учет библиотечного (справочно-информационного) фонда архива ведется в соответствии с порядком, установленным специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для библиотечных фондов. Основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы архива (см. п. 3.4.) размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива. Основные и вспомогательные учетные документы архивохранилища размещаются в архивохранилище или в рабочем помещении работников архивохранилища. Ответственными за сохранность и использование учетных документов являются работники, осуществляющие их ведение в соответствующем структурном подразделении и по архиву в целом. Первые экземпляры изолированном помещении описей дел, или рабочем документов размещаются помещении в работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе. Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированной зоне архивохранилища на стеллаже или в шкафу. Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в читальном зале. Составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Топографические указатели составляются в карточной или листовой форме в необходимом количестве экземпляров. Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд; эти карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов. Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения. Один экземпляр топографических указателей хранится у работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива, второй - в архивохранилище. Ведение топографических указателей может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами. Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения архивных фондов. Оформление ярлыков на первичных средствах хранения архивных документов Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, папка и т.д.) снабжается ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, а также номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке. Надписи на ярлыках исполняются типографским способом, тушью или специальными черными водостойкими чернилами. Допускается использование штампов и других аналогичных средств. Проверка наличия и состояния архивных документов и организация розыска необнаруженных документов Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска; выявления и устранения недостатков в учете архивных документов; выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки. Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные). В государственном архиве, музее, библиотеке, архиве Российской академии наук плановая цикличная проверка наличия и состояния проводится: уникальных документов - ежегодно; особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 10 лет (в государственной библиотеке - один раз в 5 лет); аудиовизуальных и электронных документов - один раз в 5 лет; кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года. Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется на основании решения экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не менее одного раза в 25 лет (в государственной библиотеке - один раз в 15 лет). Проверка наличия и состояния секретных архивных документов осуществляется в порядке, установленном для секретных архивных документов. В муниципальном архиве, музее, библиотеке, плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет. В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене заведующих архивохранилищами проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или их отдельных частей (групп). В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов, которая включает: установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и архивные документы, сверку их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел, документов (книге учета и описания) и проверку правильности составления их итоговых записей. Выверка учетной документации и проверка ее наличия может проводиться и как самостоятельный вид работы. Проверку наличия и состояния архивных документов в государственном архиве проводят, как правило, два работника. При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном (без подшивки) виде. Единицы хранения с уникальными документами обязательно проверяются полистно. Архивные документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи архивных документов из архивохранилищ. Архивные документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии. При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо: сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения; подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного архивного фонда; изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов; изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции; изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, документов (книгу учета и описания), и помещать их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководством архива. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов не допускается: вносить в опись дел, документов (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения; делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел, документов и других учетных документах. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов. Лист проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись дел, документов отдельно. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи дел, документов. В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния архивных документов недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел, в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями. На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при необходимости составляются акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении архивных документов; акт о неисправимых повреждениях документов (приложение № 1) и другие акты. По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи дел, документов (книги учета и описания) проставляется штамп "проверено", дата, должность и подпись лица, производившего проверку. В случае обнаружения в итоговой записи описи дел, документов (книги учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется. На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов. Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с реквизитами карточки учета необнаруженных архивных документов. Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в картотеку (книгу) учета физического (технического) состояния архивных документов. Проверка наличия и состояния архивных документов завершенной после внесения изменений во все учетные документы. считается После проверки наличия и состояния архивных документов коробки с архивными документами опечатываются. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия, и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Руководство архива вправе продлить срок розыска на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива. Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, передаются хранителю, который подкладывает их на место. В листе проверки в графе "Примечание" в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка об обнаружении архивных документов, которая заверяется подписью заведующего архивохранилищем (муниципальным архивом). Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке. На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны (приложение №2), и подробная справка о проведении розыска, которые вместе с актом проверки наличия и состояния архивных документов представляются в вышестоящий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела для принятия окончательного решения о снятии с учета таких архивных документов. Решение о снятии архивных документов с учета оформляется приказом руководителя архива на основании письменного разрешения соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела. Снятие с учета документов Архивного фонда Российской Федерации, одновременно входящих в состав Музейного фонда Российской Федерации, осуществляется в соответствии с настоящими Правилами и порядком, установленным специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для Музейного фонда Российской Федерации. Снятие с учета документов Архивного фонда Российской Федерации, одновременно входящих в состав библиотечных фондов, осуществляется в соответствии с настоящими Правилами и порядком, установленным специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для библиотечных фондов Российской Федерации. В картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка о снятии архивных документов с учета. В сроки, установленные руководством архива, систематически проводятся полные или выборочные проверки наличия и состояния архивных документов, выдававшихся из архивохранилищ в течение года. Результаты указанной проверки оформляются: при подтверждении наличия дел - в виде докладной записки работника, ответственного за организацию проверки наличия; при отсутствии каких-либо дел без документированного обоснования - в установленном порядке. При выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска. Проверка технического и физико-химического состояния архивных документов. Выявление архивных документов с повреждениями материальных носителей и текстов Прием и размещение в архивохранилищах архивных документов, поступивших в архив без предварительной проверки их физического состояния, не допускаются. Поступившие в архив архивные документы до передачи в архивохранилище размещают в помещении приема и временного хранения, освобождают от транспортной тары, раскладывают на стеллажах и столах. Не допускается складирование поступивших архивных документов в неразобранном виде. Оценка физического и технического состояния поступивших архивных документов, а также их страховых копий проводится не позднее 3 месяцев с момента приема архивных документов в архив. В результате оценки физического состояния архивных документов на бумажной основе выявляются архивные документы: пораженные биологическими вредителями; с повышенной влажностью; с повреждениями бумаги и текста; запыленные. При этом удалению подлежат все посторонние, находящиеся в делах, папках, коробках предметы: металлические, картонные, бумажные и другие закладки, прокладки, скрепки и т.п. При оценке технического состояния аудиовизуальных и электронных документов, а также их страховых копий, устанавливается возможность считывания информации с материального носителя, соответствие технических характеристик этих документов сведениям, содержащимся в сопровождающих актах технического кинофотодокумента. состояния. Одновременно Архивные документы выявляется на вид нитрооснове основы подлежат немедленной проверке на стабильность. При обнаружении дефектов составляется акт произвольной формы, отражающий характер дефектов и меры по их устранению. Устранение дефектов проводится за счет источника комплектования. Поступившие архивные документы, пораженные биологическими вредителями (насекомые, активная плесень), направляются на санитарногигиеническую обработку (дезинфекция, дезинсекция). При обнаружении увлажненных архивных документов проводится их обязательная акклиматизация до полного высушивания. Акклиматизацию проводят в помещении приема и временного хранения в течение 7-14 суток (в зависимости от степени увлажнения) при интенсивной вентиляции воздуха и размещении единиц хранения в развернутом виде на столах, стеллажах. Качество бумаги и текста поступивших архивных документов проверяется выборочно для общей оценки их состояния. Обеспыливание поступивших архивных документов проводят в специальном помещении с применением вытяжных шкафов и соблюдением мер санитарии и гигиены. Обязательному обеспыливанию подлежат коробки, папки, обложки, корешки дел. Поступившие аудиовизуальные и электронные документы подлежат: очистке от пыли и перемотке - архивные документы на магнитной ленте; очистке от загрязнений - архивные документы на дисковых носителях и архивные фотодокументы; акклиматизации в заданных температурно-влажностных условиях; упаковыванию. Акклиматизация аудиовизуальных и электронных документов на пленочной и дисковой основах перед размещением их в архивохранилище проводится в открытой упаковке при температуре 20±3°С и относительной влажности воздуха 35±15%; для цветных кино- и фотодокументов - при относительной влажности 35±15%. Продолжительность акклиматизации кинодокументов и рулонных микрофильмов не должна быть меньше 10 суток, архивных документов на магнитной ленте и дисковых носителях - не менее 3 суток, фотодокументов и микрофиш - не менее 24 часов. Проверка физико-химического и технического состояния архивных документов в процессе хранения проводится с целью выявления поврежденных архивных документов и архивных документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием и осуществляется: целевым порядком; в ходе проверки наличия и состояния архивных документов; при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища, а также при всех других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов. Целевая проверка физического состояния архивных документов проводится в порядке очередности с учетом ценности архивных документов. Целевой проверке физического состояния подлежат все архивные документы, пострадавшие в экстремальных условиях. По результатам контроля делается заключение о необходимости проведения реставрации и консервации и, в зависимости от состояния архивных документов, устанавливаются сроки проведения следующей контрольной проверки. Проверка физического состояния архивных документов на бумажной основе в процессе хранения проводится с целью выявления влажных; пораженных биологическими вредителями (плесень, насекомые); с дефектами бумаги и текста архивных документов. Увлажненные архивные документы (дела, группы дел) подлежат немедленному выделению, внеочередной обработке (сушка, акклиматизация). При массовом увлажнении архивных документов принимаются меры по осушению архивохранилища, нормализации режима хранения. Архивные документы, пораженные биологическими вредителями (плесень, насекомые), подлежат немедленной изоляции. Наличие дефектов бумаги и текста устанавливается визуально при полистном просмотре дел. Дефекты классифицируются на основе единой буквенно-цифровой индексации по типовым признакам дефектов бумаги (буквенная индексация) и текста (цифровая индексация) в соответствии с методическими разработками. Проверка технического состояния аудиовизуальных и электронных документов в процессе хранения осуществляется с целью определения: состояния их упаковки; наличия стандартных ракордов; технического состояния их поверхности и перфорационных дорожек и склеек; наличия загрязнений и механических повреждений; стабильности нитроосновы; шага перфорации кинопленок и магнитных лент шириной 35 и 16 мм; физико-механических характеристик (коробление, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя и др.); наличия дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химико-фотографической обработки); электроакустических характеристик фоно- и видеодокументов; параметров видеодокументов в видеоканале; качества изображения кино-, фото-, видеодокументов; уровня параметров, характеризующих электронные документы (например, число сбоев при считывании информации в единицу времени); наличия "вирусов" в электронных документах; наличия размагниченных участков и механических повреждений отдельных участков машинного носителя; наличия коррозии на поверхности металлических граморигиналов; наличия уксусного синдрома триацетатной пленки. Проверка технического состояния архивных документов осуществляется при внешнем осмотре в отраженном свете. Проверку электроакустических характеристик фонодокументов (частотные искажения, уровень копирэффекта, уровень фона и шумов, наличие треска и щелчков, шум паузы) проводят с использованием специального оборудования. Проверку технических параметров видеодокументов проводят с помощью комплекса контрольно-измерительной аппаратуры. Проверку технических параметров электронных документов проводят с использованием специальной аппаратуры и программного обеспечения, предназначенных для работы с соответствующего вида архивными документами. Выявление документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном неисправимо поврежденных физическом состоянии, архивных и документов. Снятие с учета неисправимо поврежденных архивных документов Находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии признаются документы Архивного фонда Российской Федерации с высокой степенью разрушения материальных носителей, угрожающей физической целостности документов. Решение о признании документа Архивного фонда Российской Федерации находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии и его постановке на специальный учет для организации в срочном порядке специальной обработки (см. п. 2.11.9.1.) принимает руководитель архива на основании экспертного заключения реставратора и руководителя подразделения, ответственного за хранение архивных документов. Неисправимо поврежденными архивными документами признаются архивные документы, физическое состояние которых исключает возможность восстановления их материальных носителей и использования содержащейся в них документной информации. Решение о признании архивного документа неисправимо поврежденным и снятии его с учета принимает соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела на основании представляемых руководством архива экспертного заключения реставратора и руководителя подразделения, ответственного за хранение архивных документов, и акта о неисправимых повреждениях документов (приложение № 1). На основании письменного решения вышестоящего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела издается приказ руководителя архива о снятии неисправимо поврежденных архивных документов с учета. Снятие с учета и уничтожение неисправимо поврежденных уникальных документов не допускается. Учет физического и технического состояния архивных документов Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в: листе-заверителе (приложение № 3); листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов; карточке учета архивных документов с повреждениями носителя; карточке учета архивных документов с повреждениями текста; картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов. Учет физического и технического состояния аудиовизуальных документов осуществляется в: карточке учета технического состояния кинодокумента; карточке учета технического состояния фотодокумента; карточке учета технического состояния фонодокумента; карточке учета технического состояния видеодокумента. Для учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, ведется специальная книга. Соответствующие отметки проставляются также в других документах учета физического и технического состояния архивных документов. Учет физического и технического состояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных документов. Проверка наличия и состояния документов в архивах Архивного фонда Российской Федерации В числе мероприятий, проводимых в архивах в целях обеспечения сохранности документов, немалая роль принадлежит проверке наличия и состояния документов, которая заключается в установлении фактического присутствия дел, числящихся по описям, и выявлении дел, требующих профилактической обработки и реставрации. В процессе проверки наличия документов выверяется учетно-справочный аппарат. В государственных архивах проверка наличия и состояния дел: является периодической плановой работой. В зависимости от ценности документов фонды в госархивах делятся на три категории. Фонды первой категории, содержащие наиболее ценные, а следовательно, наиболее интенсивно использующиеся документы, подвергаются проверке наличия один раз в 10 лет, фонды второй и третьей категорий — раз в 15 лет, а особо ценные документы — раз в 5 лет. Задачи и методика проверки наличия и состояния дел в государственных и ведомственных архивах в принципе одинаковы, хотя эта работа в госархивах более сложна и объемна. Проверка наличия и состояния документов в ведомственном архиве проводится также по плану: дела постоянного хранения проверяются не реже одного раза в пять лет и перед передачей на госхранение, а дела по личному составу и долговременного хранения (свыше десяти лет) — не реже одного раза в десять лет. Помимо плановых проверок проводятся единовременные в следующих случаях: после перемещения дел в другое помещение; после чрезвы- чайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц; при смене заведующего архивом или ответственного за архив лица; при реорганизации или ликвидации учреждения. Проверка наличия документов проводится работниками архива или комиссией, назначаемой руководителем учреждения. Итоги проверки оформляются актом (по каждому фонду отдельно). После утверждения акта проверки наличия и состояния дел руководителем организации по всем пунктам акта (кроме пунктов о необнаружении и неисправимом повреждении дел постоянного хранения) в учетные документы вносятся соответствующие изменения. Проверке предшествует изучение материалов предыдущих проверок наличия (актов и оставленных листов проверок) и выверка учетных документов (правильность нумерации дел и итоговых записей в описях, соответствие итоговых записей в описях количеству дел в листе фонда). Проверка проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках: шифра дела, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов, заголовков дел, дат, количества листов. Дела, выданные во временное пользование, проверяются по книге и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии. Физическое состояние дел (ветхость бумажной основы, поражение плесенью, насекомыми и т.д.) определяется путем их просмотра. Все обнаруженные недостатки записываются в лист проверки, который является рабочим документом, а затем после выяснения и устранения некоторых вопросов, возникших в ходе проверки, на основании итоговых записей по каждой графе листа проверки составляется акт. Недопустимо делать какие-либо пометы и записи в описях и других учетных документах, так как они могут дезориентировать работников архива и исследователей в будущем. В ходе проверки наличия и состояния дел фонда устанавливается следующее: количество дел, числящихся по описям и оказавшихся в наличии, в том числе неописанных; качество итоговых записей (учет литерных, свободных, повторных и пропущенных номеров дел); наличие дел, относящихся к другим фондам; количество дел, требующих дезинфекции, дезинсекции, реставрации, восстановления затухающих текстов, переплетения или подшивки, обработки, а также количество неисправимо поврежденных дел. Проверка наличия дел позволяет выявить дела, ошибочно внесенные в ту или иную опись (неправильно определен фонд или дело отнесено не к тому году, например, если оно в процессе формирования перешло на второй год и было включено в опись не по году заведения, а по году окончания). Прежде чем приступить к непосредственному просмотру материалов, необходимо подробно ознакомиться с документами дела фонда (акты о передаче дел, акты о выделении к уничтожению документов и др.). Особенно тщательно надо изучить документы предшествующей проверки наличия, а в процессе работы с описями проверить, внесены ли в них изменения по результатам прошлых проверок. В связи с рассредоточением частей фонда в хранилище необходимо обратиться к пофондовому топографическому указателю, чтобы не пропустить каких-либо частей фонда. Непосредственную работу по проверке наличия и состояния дел удобнее проводить вдвоем: один проверяющий смотрит опись, другой — дела. Первый берет очередное дело, называет его шифр и зачитывает заголовок, а другой проверяет по описи идентичность номера и заголовка. Затем первый проверяющий просматривает листы дела, устанавливает соответствие документов заголовку, наличие заверительной надписи, проверяет, нет ли случайно вложенных дел или отдельных документов, а также физическое состояние документов. В случае обнаружения недостатков он называет их, чтобы другой занес номер дела в соответствующие графы листа проверки. Записи в листе проверки ведутся по каждой описи обособленно. Записи по следующей описи начинаются на новом листе. Так легче подводить итог, находить ошибки, вносить исправления после выявления неточностей. Общие замечания об условиях хранения, о состоянии материалов данного комплекса и предложения (например, о проведении обеспыливания) можно записать в конце листа. При проведении проверки наличия следует сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, связках; подкладывать на соответствующие места обнаруженные в ходе проверки неправильно подложенные дела проверяемого фонда (если такое дело уже внесено в лист проверки по другой описи, можно внести исправление в лист проверки); изымать из проверяемого фонда неправильно подложенные дела других фондов; изымать и изолировать дела, поврежденные биологическими вредителями для срочного проведения профилактических работ. Если среди дел фонда обнаружены неописанные дела, они изымаются и ставятся в конец фонда по категориям дел (постоянные к постоянным, временные к временным и т.д.). Описание документов в ходе проверки наличия не допускается, так как некоторые из них уже могли быть учтены, но утратили обложку или не были зашифрованы. Все эти вопросы выясняются в ходе розыска необнаруженных дел. На каждое необнаруженное дело составляется карточка, которая включается в картотеку необнаруженных дел и ставится там в порядке номеров фондов, описей, дел (см. форму). При выявлении в описи свободных, пропущенных, литерных, повторных номеров, не учтенных в итоговой записи, последняя пересоставляется, а в листе проверки делаются отметки по каждой группе ошибок в соответствующих графах. Из листа проверки обобщенные данные переносятся в акт. По окончании проверки в конце каждой описи (после заверительной надписи) делается запись "проверено" и проставляется дата проверки, а также должности и подписи лиц, проводивших ее. Если при проверке наличия не обнаружены какие-то дела, по окончании работы принимаются меры их розыска. Наибольшая вероятность найти отсутствующие дела под тем же номером, но в комплексе дел другого года или другой описи как неправильно подложенные. Однако вести розыск необнаруженных дел рекомендуется более углубленно. Для этого следует изучить учетные документы по выдаче дел из хранилищ; организовать розыск дел в структурных подразделениях, где они образовались, имея в виду возможное их оставление для практического использования и ошибки в оформлении выдачи; изучить документы дела фонда (акты о выделении дел к уничтожению, выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия, в которых эти дела, возможно, также числились отсутствующими). Найденные дела подкладываются на места, а в карточке учета необнаруженного дела записывается — "найдено и подложено в фонд". Дела, причина отсутствия которых подтверждена документами, исключаются из описей и других учетных документов. На дела, пути розыска которых исчерпаны (розыск может проводиться в течение года), составляется акт о необнаружении, а на неисправимо поврежденные дела — акт о неисправимых повреждениях установленном порядке. дел. Такие дела снимаются с учета в 1. Структура и формы описей дел и документов Опись дел, документов – это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета. Каждая опись дел состоит из следующих элементов - описательных статей, итоговой записи, листа – заверителя, справочного аппарата к описи.1 1 «Правила 2007 г., С.99, п. 5.5.1. Состав элементов описи Содержание элементов описи 1 Описательная статья Порядковый номер единицы хранения; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения, крайние даты документов, количество листов в единице хранения. 2 Итоговая запись Учетный элемент описи, в котором указывается количество находящихся на хранении единиц хранения. Не всегда совпадает с количеством включенных в опись единиц хранения. 3 Лист – заверитель Учетный элемент описи учета количества листов в описи. 4 Справочный аппарат к описи Титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели. для 1.1. Описательная статья описи дел Описательная статья описи на уровне единицы хранения включает: 1) порядковый номер единицы хранения; 2) старый инвентарный номер; 3) заголовок единицы хранения; 4) справочные данные об единице хранения; 5) указание на подлинность/копийность, 6) вид носителя (или способ воспроизведения), 7) язык, внешние особенности, условия доступа и использования архивных документов.2 Из перечисленных в Правилах 2007 г. элементов описательной статьи описи дел, элементы 1 – 5 употребляются при описании управленческой документации и документы личного происхождения, остальные элементы применяются при описании документов на спецносителях): Описательная статья описи 2 Там же, С. 97, п.5.4.2. № п /п Индекс дела / Делопроизвод ственные индексы или номера по старой описи 1 Заголовок дела К райние К ол – во д аты 2 3 л П римечание истов 4 5 6 В структурированных организациях, в каждом структурном подразделении описи дел должны составляться каждым структурным подразделением. Эти описи дел служат основой для подготовки сводной описи дел организации. Описательная статья описи структурного подразделения включает в себя те же элементы, что и сводная опись дел организации.3 1.2. Заголовок дела Заголовок единицы хранения управленческой документации, единицы хранения архивных документов личного происхождения включает: 1) наименование вида архивных документов; 2) автора(ов) архивных документа(ов); 3) адресата(ов) или корреспондента(ов), которым направлены или от которых получены документы; 4) вопрос или предмет, названия события, факта, местности, фамилии и инициалов лица, к которым относится содержание указанных документов; 5) даты событий.4 Заголовки дел, включенные в описи, нумеруются в валовом порядке в графе № 1 «№ п/п». Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела описи.5 В графе № 2 «Индекс дела/Делопроизводственные индексы или номера по старой делопроизводственные 3 описи» в индексы дел обязательном по порядке указываются индивидуальной номенклатуре «Основные правила работы архивов организаций» в состав описательной статьи описи дел структурного подразделения включают графу «Срок хранения» (См.: пункт 3.7.3. и Приложение № 12 Правил). Но эта графа необходима при составлении описей дел структурного подразделения в случае описания документов по личному составу. Описи дел по личному составу структурных подразделений составляются на крупных предприятиях. 4 «Правила 2007 г.», С.97, п.5.4.2.1. 5 «Основные правила работы архивов организаций». С.24 – 25. п. 3.7.9. организации или при описании/переработке описей дел в архивах делопроизводственные индексы или номера дел по старой, переработанной описи. В графе № 3 «Заголовок дела» указывается заголовок в точном соответствии с тем, как он вынесен на обложку дела. Исключения составляют однородные заголовки дел. В этом случае в описи полностью указывается заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же» (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью) 6. Составлению конкретных заголовков дел посвящена глава III «Составление заголовков единиц хранения» настоящих рекомендаций. Графа № 4 служит для внесения в нее крайних дат документов. Подробно о датировке дел излагается в главе IV «Датировка единиц хранения управленческих документов и по личному составу» настоящих рекомендаций. В графе № 5 «Количество листов» указывается общее число листов в деле в соответствии с числом листов, указанных в листе-заверителе и на обложке дела. Заголовок и аннотация фотодокумента в описях Заголовок фотодокумента включает описание изображения или название фотоальбома, фамилию и инициалы автора, место и дату съемки. Заголовок фотодокумента располагается в нескольких графах.7 Заголовок фотодокумента (в описи фотодокументов) Аннота ция фотодо кумента 2 Автор съемки 3 Дат а съемки 4 Место съемки 5 Аннотация фотодокумента включает краткие сведения о предмете, событии, факте, лице(ах), изображенных на документе. Перечисление изображенных на фотодокументе лиц проводится в последовательности их размещения слева направо, сверху вниз. При необходимости выделения одного лица из всей группы или при наличии сведений только о нескольких лицах их 6 7 «Основные правила работы архивов организаций». С.23 – 24. п. 3.7.4. «Правила 2007 г.», С.98 , п.5.4.2.1. расположение на документе указывается: «второй слева…» или «в центре группы…». Подробно о правилах составления аннотаций на фотодокументы» излагается в разделе 3.2. «Составление аннотаций в описях на фотодокументы настоящих рекомендаций. Заголовок фотоальбома включает собственно заголовок или название фотоальбома, фамилию автора(ов), крайние даты фотоотпечатков и место съемки. Заголовок фотоальбома (в описи фотоальбомов) Заголо вок Автор съемки Крайние даты фотоотпечатков (назва Место съемки ние) альбо ма 1 2 3 4 Формы описей дел и документов Для описания управленческой документации в соответствии с Правилами 2007 г. употребляется 3 формы описей. 1. Форма описи дел постоянного хранения, составленной в архиве (Приложение № 1). Она приведена в приложении № «Правил 2007 г.» Разновидность этой формы описи для описания в архиве дел по личному составу, отличающаяся дополнительной графой № 5 «Срок хранения (тома, части)» приведена в Приложении № 2. Эту же форму описи следует использовать при усовершенствовании и переработке описей в архивах. Официальное название организации, сведения о номерах фонда и описи, категории дел (постоянного хранения или по личному составу), годе(ах), за который включены дела в опись, указывается на титульном листе к описи. 2. Форма годового раздела описи дел постоянного хранения организации. Она находится в приложениях № ….. «Правил 2007 г.» и № 1 «Основных правил работы архивов организаций» (М.,2002) (Приложение № 3). 3. Форма годового раздела описи дел по личному составу, составленная в организации, приведена в приложениях № ….. «Правил 2007 г.» и приложении № 3 «Основных правил работы архивов организаций» (М.,2002) (Приложение № 4). Описи дел постоянного хранения и по личному составу должны составляться строго по установленным формам, отступление от которых недопустимо. Все реквизиты описи следует располагать на определенных для них местах. При описании документов постоянного хранения и по личному составу, поступивших в архивы неописанными, а также при усовершенствовании и переработке описей, используется форма описи, в которой название фонда, его номер, номер описи и крайние даты документов указываются на титульном листе. На первом листе раздела описи в верхнем правом углу помещается гриф утверждения экспертно-проверочной методической комиссии Агентства по делам архивов. Опись подписывается составителем и указывается дата составления. Эта форма не предусматривает согласования с экспертной комиссией администрации и утверждения управляющим делами (руководителем аппарата) администрации. В заголовке описей постоянного хранения и по личному составу, составляемых в организациях, официальное название организации указывается в верхнем левом углу, под ним располагаются сведения о номерах фонда и описи, категории дел (постоянного хранения или по личному составу), годе, за который включены дела в опись. Все разделы в сводной описи должны составляться без нарушения хронологии. Если предыдущий годовой раздел описи составлен на 2005 год, то следующий составляется на 2006 год и т.д. В соответствии с пунктом 3.7.9 «Основных правил работы архивов организаций» (М.,2002) заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.8 В «Правилах 2007 г.» в приложениях № …. и ….. приведены соответственно формы описей фотодокументов и фотоальбомов, предусматривающие их составление в организациях. Но описи фотодокументов составляются, как правило, в муниципальных архивах. Поэтому в данных рекомендациях приведены адаптированные формы описей фотодокументов и фотоальбомов (Приложения № 5 и 6). В них опущены грифы утверждения руководителем организации и согласования с экспертной комиссией, подпись заведующего архивом организации. В форме описи фотодокументов понятие «кадров панорамной съемки» означает наличие фотодокументов, изображающих один и тот же предмет, событие, факт, лицо(а) на документе с разных точек. Отбор документов по номенклатуре дел для включения в описи управленческих документов По окончании делопроизводственного года9 организации, учреждения, предприятия проводят экспертизу ценности документов, в результате которой осуществляется отбор документов постоянного хранения и по личному составу для включения в описи дел. Организация и проведение отбора документов и составление описей дел возлагается на экспертную комиссию учреждения. Все вопросы экспертизы ценности документов и отбора их на постоянное хранение должны быть подробно отражены в индивидуальной инструкции по делопроизводству организации. Государственные и муниципальные архивы в пределах предоставленных им полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов архивного фонда Пермского края осуществляют контроль за отбором 8 «Основные правила работы архивов организаций». С. 24 – 25. Практика внесения в годовые разделы описей ранее не включенных дел по году их заведения (например, дел за 2004 и 2005 годы в годовой раздел 2006года) ведет к тому, что вновь составленные описи уже необходимо подвергать переработке. 9 Делопроизводственный год – это календарный год с 1 января по 31 декабря, в течение которого в учреждении документы формируются в дела. документов, составлением описей и подготовкой к передаче дел на постоянное хранение, упорядочением документов по личному составу. Базисные положения по отбору документов и составлению описей, которые необходимо соблюдать, в настоящей главе выделены жирным курсивом. Отбор документов осуществляется по номенклатуре дел. При отборе предварительно выясняется, все ли документы взяты для просмотра. Следует иметь в виду, что номенклатура может учитывать не все дела, заведенные в делопроизводстве. Поэтому следует проверить качество и полноту действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, так как за прошедший делопроизводственный год у части документов могли измениться сроки хранения. Кроме того, иногда работники организаций умышленно не отбирают для включения в опись некоторые документы, мотивируя это тем, что они им необходимы для работы, что недопустимо. Наконец, могут быть и такие случаи, что проведенные в течение года различного рода мероприятия, совещания, конференции, не были учтены планом работы, но документы о них необходимо также отобрать для включения в описи. Все эти моменты следует иметь в виду при проведении экспертизы ценности документов и отбора их для последующего внесения в описи дел. В конечном итоге от качественно проведенной экспертизы ценности документов зависит полнота состава описей. При проведении экспертизы ценности документов по номенклатуре отбираются следующие категории дел. 1. Все документы со сроками хранения «постоянно». Среди них особое внимание следует обращать на документы, заводящиеся при утверждении новых уставов и положений об организациях, инструкций о правах и обязанностях должностных лиц, составлении актов и справок о проверках организаций, приемо-сдаточных актов при смене руководителей, перспективных планов, целевых программ. Эти документы, как правило, образуются один раз в несколько лет. Необходимо так же обратить внимание на переходящие дела10, ведущиеся на протяжении нескольких лет, которые включаются в опись по году заведения. Кроме того, для включения в опись дел постоянного хранения, по которой документы хранятся в организации, отбираются утвержденные номенклатуры дел11 организаций и протоколы заседаний экспертных комиссий. Исключение составляют только дела фондов, которые включаются в последний раздел описи постоянного хранения при ликвидации организации. 10 Все переходящие дела, ведущиеся более одного года, условно можно разделить на три группы: 1) Дела, в которых объединены различные по своим видам документы, связанные между собой последовательностью делопроизводства по одному вопросу или относящиеся к одному лицу (личные дела, судебные – уголовные, гражданские и т.д. дела, инвентарные дела и др.); 2) Дела, состоящие из одного документа – книги, журнала, описи, реестра (книги и журналы учета и регистрации документов или каких-нибудь событий, реестры нотариальных действий и др.); 3) Книги, содержащие формы для заполнения в течение определенного хронологического периода (похозяйственные книги, алфавитные книги учета хозяйств и др.). 11 Организации, не являющиеся юридическими лицами, но имеющие в муниципальных архивах, архивных отделах исторически сложившиеся фонды (управление архитектуры, архивный отдел и др.) утвержденные номенклатуры дел включают в опись постоянного хранения. Примечание: Уставы, положения, должностные инструкции, инструкции по делопроизводству, перспективные планы, целевые программы, списки комплектования, положения об архиве и экспертной комиссии и др. составляются в двух экземплярах, из которых один передается в архив организации для включения в опись по году заведения, а второй является рабочим экземпляром. При наличии лишь одного подлинника вышеназванных документов для работы следует изготовить рабочую копию. 2. Все документы по личному составу - приказы или распоряжения по личному составу, списки личного состава, карточки по учету личного состава и личные дела уволившихся12, лицевые счета (расчетные ведомости) по заработной плате – со сроком хранения «75 лет», невостребованные трудовые книжки и другие личные документы со сроком хранения «не менее 50 лет» и акты о производственных авариях и несчастных случаях со сроком хранения «45 лет».13 Проводится экспертиза ценности документов временного хранения с отметкой «ЭПК» (полистный просмотр) на предмет возможного отбора среди них документов, имеющих историческое значение и, следовательно, подлежащих включению в опись постоянного хранения. Выделенные из состава этих дел документы присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. После отбора документов для включения в описи, в соответствии с инструкцией по делопроизводству и установленными правилами, проводится формирование и оформление единиц хранения. При формировании дел необходимо соблюдать следующее положение: группировать в дела документы одного года14 и описывать их ежегодно.15. Исключения составляют: 1. Документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются и описываются за период их созыва (от выборов до выборов). 2. Документы учебных заведений (школ, училищ, лицеев, колледжей и др.), характеризующие учебный процесс, формируются и описываются за учебный год. 3. Документы муниципальных театров, характеризующие сценическую деятельность, формируются и описываются за театральный сезон.16 12 Личные дела руководителей организации, а также лиц, имеющих государственные и иные звания, премии. награды, ученые степени и звания включаются в опись постоянного хранения. 13 Среди личных дел уволившихся работников необходимо провести экспертизу на предмет выявления документов, имеющих не справочное, а историческое значение. 14 «Основные правила работы архивов организаций». С. 18. п. 3.5.3. 15 «Основные правила работы ведомственных архивов» (М.,1987) и «Основные правила работы архивов организаций» (М.,2002) предусматривают только погодовое описание документов в организациях. Это положение относится к документам постоянного хранения, которые будут переданы на муниципальное хранение и документам по личному составу. Порядок составления и оформления описей на специфическую для каждой организации документацию, которая, как правило, хранится в самих организациях, зависит от сроков ведения этих документов в делопроизводстве. Так, например, опись № 3 сельских администраций целесообразно составлять один раз в пять лет, включая в нее похозяйственные книги по срокам их заведения. Соответственно книги учета хозяйств, документы по нотариальным действиям и др., хранящиеся на месте, включать в эту опись за пять лет. 16 «Основные правила работы архивов организаций». С. 18. п. 3.5.3. Годовые разделы описей представляются на рассмотрение экспертнопроверочной методической комиссии комитета не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством дел, включенных в годовые разделы.17 При включении единиц хранения в описи следует иметь в виду, что дела в ежегодные разделы описей вносятся по году их заведения. Например, дела «Приказы начальника отдела по основной деятельности», в котором первый приказ датируется 2002 г., «Протоколы совещаний, проводимых руководителем», где первый протокол датирован 2002 г., уголовное или гражданское дело, начатое в 2002 г., устав или положение организации, должностные инструкции работников, составленные и утвержденные в 2002 г., должны быть включены в хронологический раздел описи за 2002 г. Заголовки единиц хранения, содержащих документы за несколько лет (переходящие дела), включаются в годовой раздел описи по дате заведения дела. В конце годовых разделов описей за последующие годы делается ссылка: «Документы за данный год см. также в разделе описи за ________год, дела № _____, которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. 18 Законченные дела, содержащие распорядительную или организационную документацию (постановления, распоряжения, приказы руководителей, протоколы), составляющиеся в книгах и журналах рукописным способом, в описи относятся к тому году, в котором они начали составляться. Книгу приказов по основной деятельности, заведенную в 1995 году в соответствии с существующими правилами следует включить в годовой раздел описи за 1995 год (по году заведения) под литерным номером.19 Приказы и распоряжения по основной деятельности и личному составу, протоколы совещаний и другие распорядительные и организационные документы, составляющиеся в книгах рукописным способом, переходящими делами не являются. Они ведутся с грубым нарушением делопроизводства и ГОСТа Р 6.30 – 2003. Вся распорядительная и организационная документация должна формироваться в дела и включаться в описи за каждый календарный год. Кроме того, не может быть основанием не включения в описи дел из-за малого количества листов. Из правила включения дел в описи по году заведения имеются следующие исключения: 1. Единицы хранения, содержащие планы, отчеты, бюджеты, сметы и документы к ним, относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты составления. Например, план работы организации на 2002 г., составленный в конце 2001 г., вносится в раздел описи 2002 года. Так же как и отчет об исполнении бюджета за 2002 г., составленный в начале 2003 г., относится к хронологическому разделу описи за 2002 г. 17 См.: Там же. С. 25-26. п. 3.7.14. «Основные правила работы ведомственных архивов». С. 64. п. 7.1.4. 19 Ведением книг постановлений, распоряжений и приказов по основной деятельности и личному составу, протоколов различных совещаний в рукописном варианте нарушается пункт 4.1. ГОСТа Р 6.30 – 2003, в соответствии с которым все «документы изготавливаются на бланках». Это нарушение ГОСТа ведет к нарушениям правил составления описей, когда эти книги фактически включаются в годовые разделы описей по году их завершения. 18 2. Перспективные (долгосрочные) планы включаются в хронологический раздел описи по первому году их действия, а отчеты за эти годы – по последнему году отчетного периода. Например, единица хранения «Перспективный план на 2000 – 2002 годы» должны быть внесены в раздел описи за 2000 год, а отчет о его выполнении – за 2002 год. 3. Личные карточки и личные дела работников включаются в описи по году увольнения.20 Кроме этого, следует помнить, что в том случае, если единицы хранения переданы в новое учреждение из ликвидированной или реорганизованной организации для продолжения делопроизводства, то они включаются в новой организации в хронологический раздел описи дел того года, в котором поступили.21 Отбор дел и документов для включения в описи с учетом порядка образования дел отображен в следующей таблице: пп 1 1 По срокам хранения 2 «Постоянно» «Постоянно» Порядок образования дел Порядок включения дел в опись 3 4 1. Заводятся и завершаются в делопроизводстве ежегодно (кроме планов, отчетов, бюджетов, смет и документов к ним, перспективных планов) 2. Планы, отчеты, бюджеты, сметы и документы к ним Включаются по году заведения в ежегодный раздел описи постоянного хранения, по которой производится передача дел в архивный отдел В описи относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от года составления 3. Перспективные планы и Перспективные планы включаются отчеты об их выполнении в описи по первому году их действия, а отчеты за эти годы – по последнему году отчетного периода 4. Заводятся и ведутся в Включаются по году заведения в делопроизводстве более ежегодный раздел описи года – переходящие дела. постоянного хранения, по которой производится передача дел в архивный отдел 5. Заводятся не ежегодно, а Включаются в разделы описей при: утверждении новых постоянного хранения по году положений, уставов, заведения должностных инструкций, инструкций по делопроизводству; проведении проверок, смене руководителей и т.д. 20 21 «Основные правила работы архивов организаций». С. 27., п. 3.7.23. «Правила 2007 г.», С. 20, п. 2.9.1. 2 3 4 1. Заводятся и завершаются Включаются по году заведения в в делопроизводстве ежегодный раздел описи ежегодно постоянного хранения по которой дела хранятся в организации 2. Заводятся и ведутся в Включаются по году заведения в делопроизводстве более ежегодный раздел описи года – переходящие дела постоянного хранения, по которой дела хранятся в организации 3. Дела фондов Включается в последний раздел описи постоянного хранения при ликвидации организации В результате экспертизы Включаются по году заведения в Временного разделы описей хранения с ценности проводится отбор ежегодные имеющих постоянного хранения отметкой «ЭПК» документов, историческое значение Долговременно- 1. Заводятся и завершаются Включаются по году заведения в делопроизводстве ежегодные разделы описей по го хранения (по в ежегодно (приказы и личному составу личному распоряжения, лицевые составу) счета) 2. Заводятся и ведутся в Включаются по году увольнения в делопроизводстве более разделы описей по личному составу года – переходящие дела (личные карточки, личные дела, невостребованные трудовые книжки и др.) «Постоянно» со ссылкой «Передаются на государственное/ муниципальное хранение при ликвидации организации» Составление заголовков единиц хранения Составление заголовков на управленческие документы Заголовки дел в номенклатурах и описях дел составляются по одним и тем же правилам. При их составлении субъектом описания является вид22 или разновидность23 документа. Все заголовки, составляемые в номенклатурах и описях дел, в целях их унификации можно разделить на пять типов. ПЕРВЫЙ ТИП Первый подтип Единицы хранения, в которых имеются: - документы одного или двух видов (акты, «Протоколы совещаний, приказы, распоряжения, протоколы, отчеты проводимых главой администрации»; и т. д.); «Отчет по основной деятельности отдела»; «Приказы начальника управления по основной деятельности»; 22 Вид документа – классификационное понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования (протоколы, приказы, отчеты и т.д.) 23 Разновидность документа - классификационное понятие, употребляемое для обозначения документов одного вида, имеющих одинаковое целевое назначение (протоколы заседаний, протоколы допросов, протоколы вскрытий; годовые отчеты, квартальные отчеты, статистические отчеты и т.п.) «Планы и отчеты о деятельности комиссии по благоустройству». - документы одной или двух разновидностей «Сводный статистический отчет по (годовые отчеты, статистические отчеты, итогам сева по району»(ф. 4-сф); сводные статистические отчеты, «Годовой бухгалтерский отчет и квартальные отчеты). Один или два вида документы к нему»; документов через союз «и» указываются «Квартальный отчет о работе вначале заголовка. департамента образования» Второй подтип Единицы хранения, в которых имеются: - один документ (альбом, книга, журнал и «Журнал регистрации распоряжений т.д.). главы администрации города»; Название документа указывается вначале «Книга регистрации несчастных заголовка. случаев, учета аварий». ВТОРОЙ ТИП Единицы хранения, в которых объединены Дело по организации различные по своим видам документы, муниципального учреждения «Архив по связанные между собой личному составу»; последовательностью делопроизводства по «Личное дело Сергеева Николая одному вопросу или относящиеся к одному Ивановича» лицу. В этом случае в заголовке «Уголовное дело по обвинению употребляется термин «дело». Сергеева Николая Ивановича по ст. 205 УК РФ». ТРЕТИЙ ТИП Единицы хранения, содержащих различные по своим видам или разновидностям документы (не менее трех видов), относящихся к одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства. В заголовке употребляется термин «документы», а в конце заголовка указываются виды документов. «Документы о проведении смотраконкурса на лучшую школу района (справки, отчеты, переписка)»; «Документы по проверке работы администрации сельсовета (акты, справки, отчеты)». ПРОДОЛЖЕНИЕ ТРЕТЬЕГО ТИПА Если в деле подшито более трех видов «Документы по проверке работы документов – акты, справки, отчеты, администрации сельсовета (акты, справки, переписка, все равно указывается три вида отчеты и др.)». документов: ЧЕТВЕРТЫЙ ТИП Единицы хранения, содержащие письма. В «Переписка с администрацией данном случае заголовок начинается с города по основным вопросам термина «переписка». деятельности» В отдельных случаях в описи включается печатная продукция фондообразователей. Заголовки к таким единицам хранения составляются по правилам библиографического описания: ПЯТЫЙ ТИП Единицы хранения, содержащие печатную «Коновалов В.К. продукцию фондообразователей Совершенствование образовательного процесса в городе Чусовом: Статья. – Пермь, 2002. Печатный экземпляр. «Борьба с беспризорностью детей – наша главная задача: Статьи / Коробов С.С., Мочалов Н.Г., Тараторкин П.А. и др. – Березники, 2003. Печатный экземпляр. Примечание: В результате сложившейся практики печатные экземпляры книг, брошюр и др., составляющие отдельные единицы хранения, нумеруются обычным порядком, начиная с титульного листа. Перед задней обложкой вклеивается и заполняется форма заверительная запись, указывающая количество листов в единице хранения. В описи также указывается количество листов, а не страниц. В соответствии с ГОСТом Р 511141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» среди стандартизированных терминов с определениями имеется только термин «документ». Термин «материалы» был отменен ГОСТом 16487-83. Заголовки к единицам хранения в описях администраций сельских поселений, содержащих статистические отчеты, рекомендуется составлять следующим образом: «Годовые статистические отчеты администрации сельсовета по основным направлениям и видам деятельности (1м, 1к. ф.3,6,8 годовые)». Термин «документ» применяется в двух случаях: 1. В заголовках дел, содержащих не менее трех видов или разновидностей документов (третий тип описания документов); 2. При объединении в одном деле приложений к каким-либо другим документам: «Протоколы совещаний, проводимых главой администрации и документы к ним». Ряд особенностей составления заголовков отражен в следующей таблице: 1. При описании документов «Постановления главы администрации распорядительного или коллегиального города по основной деятельности с № 1 по характера (приказы, постановления, № 241». распоряжения, протоколы) указываются в «Распоряжения главы администрации заголовке номера этих документов. сельсовета по личному составу с № 1 по № 22». 2. Содержание приказов, постановлений, распоряжений, протоколов в заголовках не отражается, за исключением случаев, когда дело составляет один приказ или протокол. 3. При описании статистических отчетов необходимо в конце заголовка указывать в круглых скобках номера форм статистической отчетности. «Протокол общего собрания граждан от 27 сентября 2006 г. о сборе средств на строительство пруда». «Годовые статотчеты администрации сельсовета по основным направлениям и видам деятельности (1м, 1к. ф.3,6,8 годовые) за 2006 г.»; «Сводный статотчет по итогам сева по району (ф.4-сх) за 2001 г.; «Статотчет по лесовосстановлению (ф. 1-ЛХ) за 2006 г.». 4. В заголовках дел, содержащих копии «Постановления и распоряжения документов, должна быть указана их Департамента агропромышленного копийность с заглавной (большой) буквы, в комплекса и продовольствия администрации конце заголовка. области, касающиеся деятельности управления сельского хозяйства. Копии». Прежде чем заголовок из номенклатуры дел будет внесен в опись, его следует уточнить. В начале делопроизводственного года заголовок на обложку дела – накопителя был перенесен из номенклатуры дел. Накопившиеся за год документы и подшитые после проведения экспертизы ценности в архивное дело могут не соответствовать первоначальному заголовку. Поэтому единица хранения просматривается и выясняется соответствие заголовка отложившимся в деле документам. Например, папка-накопитель имеет заголовок «Документы о работе с кадрами (отчеты, справки, докладные записки)». В деле отложились только отчеты, поэтому заголовок должен быть уточнен и изменен: «Отчеты о работе с кадрами». Составление аннотаций в описях на фотодокументы Факты и события, отраженные в фотодокументах, излагаются в аннотациях современным русским языком, без вводных слов и сложных синтаксических (причастных и деепричастных) оборотов. Отдельные термины, а также наименование учреждений, административнотерриториальных единиц и географических названий, характерные для досоветской, советской и постсоветской эпох и выражающие их особенности, сохраняются. Текст аннотации должен метко, конкретно и лаконично отражать смысловое содержание фотодокумента; употребляются только официальные, общепринятые сокращения слов. Данные, установленные предположительно, пишутся в квадратных скобках. При составлении аннотаций, как правило, не употребляются эпитеты «выдающийся», «известный», «великий», «лучший». Особенности составления аннотаций к фотодокументам отражен в следующей таблице: 1. В случае изображения на «М.В.Богданов, глава фотодокументе события, администрации города Соликамска представляющего собой какое-либо выступает на празднике последнего действие, в аннотации употребляется звонка в гимназии № 2»; глагол настоящего времени «С.Л.Татищев, председатель районного спорткомитета вручает Почетную грамоту победителю соревнований по конькобежному спорту А.С.Миронову». 2. При описании фотодокументов с изображением конкретных лиц указываются фамилии и инициалы (инициалы ставятся перед фамилией), общественное или служебное положение, должность, почетное звание. «В.П.Морозов, ответственный за противопожарное состояние цеха №2 комбината хлебопродуктов обучает работниц пользованию огнетушителем»; «Е.Е.Будилов, начальник котельной муниципального унитарного предприятия «Теплоэнерго», во время работы». 3. Аннотации к портретам следует «Н.А.Левко, врач Соликамской начинать с фамилии, затем дается детской больницы (портрет)»; характеристика данного лица «С.И.Митрофанов, (должность, почетное звание и т.д.). В преподаватель Краснокамского скобках приводится указание (портрет). финансового техникума (портрет)». 4. При описании фотодокументов, отражающих события общественной, культурной и культурной жизни, необходимо указывать точное и полное название событий. «В.П.Платонов, лидер областного комитета партии «Единство», открывает предвыборное собрание по выбору депутатов в областное Законодательное собрание»; «Н.И.Иванов, главный архитектор города, представляет план застройки микрорайона Заречный на заседании городской Думы». 5. Порядковые числительные, «Жилые дома улучшенной употребляемые в аннотациях, следует планировки на Второй улице писать словами Строителей»; «С.А.Ковалев, третий призер городских соревнований по горным лыжам, на празднике «Проводы зимы» (портрет). 6. Числительные, которые «К.Н.Сергеев, заместитель главы употребляются как слова собственные, администрации района, делегат II пишутся цифрами (арабскими или областной конференции обкома римскими). профсоюза государственных учреждений»; «Коллектив детского сада №14 «Чебурашка» на уборке территории во время субботника». 7. Перечисление изображенных на «Работники Суксунского снимке лиц в аннотации дается слева- оптико-механического завода, направо и сверху-вниз. награжденные дипломами и медалями ВДНХ. Слева-направо: художник Н.Д.Васильев, инженер-конструктор А.М.Дмитриев, слесарь В.П.Зайцев» 8. В случае отсутствия сведений на некоторых лиц, изображенных на групповых портретах, следует принять меры к розыску информации об этих людях. Если данную информацию обнаружить не удается, то в аннотации указываются фамилии только известных лиц. «Работники Суксунского оптико-механического завода: художник Н.Д.Васильев (слева), инженерконструктор А.М.Дмитриев (в центре)». 9. При составлении аннотаций на групповые портреты, на которых изображено значительное количество лиц (групповые снимки школьных классов, училищ, техникумов, больших групп рабочих и служащих и т.д.), либо указываются фамилии только известных лиц, либо конкретные фамилии не указываются. «Выпускной класс восьмилетней школы № 2, 1954/1955 учебный год. Второй слева стоит – Н.М.Лазарев, ныне глава администрации района»; «Группа работников Сивинского райпо. В центре сидит – Ф.А.Назаров, председатель, крайний слева стоит – Е.А.Абрамов, главный бухгалтер»; «Учебная группа кооперативного техникума, 1940/1941 учебный год. Участники районной партийной конференции (Репродукция). 12 июня 1925 г.» 10. При составлении аннотаций к фотодокументам, отражающим события с участием конкретных лиц, описание может быть построено двояко: а) если на снимке отображено событие, несущее что-то новое для данного времени и не делается акцент на его участниках, целесообразно начинать с названия события. б) если снимок ограничен участником события или в центре события известный, неординарный человек, правильнее будет начинать аннотацию с фамилии данного лица, а затем указать, в связи с каким событием это лицо изображено. «В компьютерном классе новой школы № 15 учитель математики Е.И.Егоров объясняет принцип работы персонального компьютера» (Здесь внимание концентрируется на компьютерном классе новой школы. «Н.С.Тихонов, заслуженный учитель РФ, ведет урок математики в школе №15» (В данном случае акцент делается на уроке, который ведет заслуженный учитель); 11. К пейзажным снимкам, на которых «Панорама рабочего поселка сняты городские, сельские, либо Тюлькино Соликамского района. Вид с индустриальные пейзажи, в аннотациях противоположного берега Камы»; необходимо делать пояснения о «Панорама поселка Теплая масштабности и месте съемки. гора Горнозаводского района со стороны реки Койвы»; «Искусственное озеро в селе Путино Верещагинского района. Общий вид»; «Новая школа в станционном поселке Бородулино. Вид с фасада»; «Строительство нового здания суда и прокуратуры по ул. Коммунальной в Горнозаводске. Общий вид»; «Панорама Добрянского металлургического завода. Вид с вертолета»; «Цех горячего проката Добрянского металлургического завода. Вид со стороны Камы». 12. При написании даты фотодокумента [10 ноября 2002 г.], [апрель 2003 г.], число и год обозначаются арабскими [2000 г.], [нач. ХХ в.]. цифрами, название месяца пишется словами; например, 15 июля 1994 г. Если дата или отдельные ее элементы устанавливаются предположительно, то они заключаются в квадратные скобки. 13. При указании места съемки г.Лысьва, пос.Октябрьский, пос.Пашия приводится только название населенного Горнозаводского района, с. пункта. Григорьевское Нытвенского района, дер. Луговая Нытвенского района и т.д. 14. Если в опись вносится фотодокумент, «Чермозская средняя школа № переснятый с другого, более раннего 1. Вид с фасада (Репродукция). 5 мая снимка, в конце аннотации в скобках 1959 г. (В графе «Дата съемки» – 1994 – пишется «репродукция», после слова дата изготовления репродукции)»; репродукция ставится дата события. А в «Мемориальная доска, графе «дата съемки» приводится дата посвященная Герою Советского Союза изготовления репродукции. Ершову В.Е.» на фасаде школы № 1 города Чермоза» (Репродукция). 6 июня 1960. (В графе «Дата съемки» – 1993). Датировка единиц хранения управленческих документов и по личному составу Правильная датировка документов в описи имеет важное для пользователей значение, причем степень полноты датировки зависит от характера включенных в единицу хранения документов. Для датировки единиц хранения управленческих документов применяются: 1. Полные (крайние) даты, состоящие из числа, месяца, года. Числа и годы обозначаются арабскими цифрами, месяцы – словами. Например: «22 июля 2006». Но допускается написание месяца арабскими цифрами, например, 22.06.2006.24 Эти даты являются элементом описательной статьи описи, но не входят в состав заголовка дела, они заносятся в 4-ю графу описи «Крайние даты».25 2. Даты, к которым относятся документы дела или изложенные в них события и состоящие из названия года «2006 г.», «2007 г.» и т.д. Данные даты являются элементом заголовка дела и указываются, как правило, в конце заголовка, в 3-ей графе описи «Заголовок дела».26 Пример указания дат в описи управленческих документов: 1 101 2 02-03 102 02-04 103 02-16 104 03-01 3 4 Постановления главы 04 февраляадминистрации по основной 18 сентября деятельности, с № 1 по № 28 2006 Распоряжения главы 05 марта – администрации по основной 21 декабря деятельности, с № 1 по № 32 2006 Годовые статистические отчеты администрации сельского поселения по основным направлениям деятельности (ф.1 жилфонд, ф.3, 6, 8) за 2006 г. Штатное расписание администрации сельского поселения на 2006 г. 5 35 6 34 16 55 Аналогичным образом датировка проводится и в описях по личному составу. При определении крайних дат документов, составляющих дело, необходимо иметь в виду следующее: 1. Начальной датой дела является дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конечной – дата составления (регистрации) самого позднего документа; 2. В личных делах крайними датами являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лиц, на которых они заведены; 3. Даты решений, распоряжений, приказов и т.п. определяется по времени их подписания; 4. Если делом является журнал или книга, то крайними датами для них будут даты первой и последней записи. Крайние даты (число, месяц, год) указываются при описании для следующих категорий дел: 1.Распорядительной документации (приказы, распоряжения, постановления, протоколы); 2. Документов по одному вопросу, относящихся к одному лицу и объединенных термином «дело»; 3. Документов по одному вопросу, объединенных термином «документы» с расшифровкой в скобках не менее трех видов документов;27 24 См.: «Основные правила работы ведомственных архивов». С.34. п. 4.1.34. См.: «Правила 2007 г.», С. 97. п. 5.4.2.1, С.98, п. 5.4.2.2. 26 См.: «Правила 2007 г.», С.97, п.5.4.2.1. 25 4. Книг и журналов по учету и регистрации, передающиеся на хранение; 5. Переписки. Для остальных видов документов и единиц хранения (планов, отчетов и т.п.) полные (крайние) даты не проставляются, а в заголовке указывается только год, например, на 2006 г., за 2006 г. Разработка схемы систематизации для составления описей дел управленческих документов и фотодокументов Систематизация документов постоянного хранения Распределение единиц хранения в описи постоянного хранения проводится по признакам – структурному, хронологическому, функциональному, номинальному и др., применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов. Обычно схема систематизации выбирается при первом описании документов фонда и во многом зависит от того, по какому признаку построена номенклатура дел. При последующих составлениях годовых разделов описи, как правило, используется одна и та же выбранная схема систематизации. Порядок систематизации единиц хранения в описи постоянного хранения в зависимости от категорий учреждений отражен в «Правилах работы государственных районных и городских государственных архивов» (М.,1989), пункты 1.2.7 – 1.2.15; «Основных правилах работы государственных архивов СССР» (М., 1984), пункты 1.3.6 – 1.3.19; «Основных правилах работы государственных архивов Российской Федерации» (М., 2002), пункт 2.4; «Основных правилах работы ведомственных архивов» (М., 1986), пункты 6.2.7 – 6.2.15. Общий порядок систематизации единиц хранения в описи постоянного хранения в зависимости от категорий учреждений сведен в следующей таблице: 27 Крайние даты к этой категории дел указываются в результате сложившейся практике. Систематизация дел в описях, состоящих из одного годового раздела Структурированные По структурной схеме, внутри действующие структурных подразделений – по степени организации и важности дел в том порядке, как они ликвидированные расположены в номенклатуре дел. организации с часто меняющейся структурой Систематизация в описях, состоящих из нескольких годовых разделов По хронологически-структурной схеме, при которой разделами описи являются хронологические периоды, а подразделами – названия структурных подразделений Бесструктурные организации По хронологически-номинальной схеме, при которой разделами описи являются хронологические периоды, а подразделами – виды (разновидности) единиц хранения. Категории учреждений По номинальной схеме (видам единиц хранения): приказы (распоряжения), протоколы, отчеты и т.д. На практике в бесструктурных организациях часто применяется функциональная схема. Организации с часто По функциональной схеме (видам, меняющейся структурой направлениям деятельности): организация системы управления, планирование, финансирование, учет и отчетность и т.д. По хронологическифункциональной схеме, при которой разделами описи являются хронологические периоды, а подразделами виды, направления деятельности. Организации, в которых По тематической схеме, когда внутри По хронологически-тематической образуется небольшое годового раздела единицы хранения схеме, при которой разделами количество документов систематизируются по отдельным темам описи являются хронологические (вопросам) периоды, а подразделами – отдельные темы, вопросы. Примечание При составлении описей организаций, имевших стабильную структуру, а также при систематизации единиц хранения ликвидированных учреждений может применяться и структурнохронологическая схема. При систематизации по этой схеме единицы хранения группируются по структурным подразделениям, а в пределах каждой структурной группы – по времени формирования единиц хранения. Применяется также номинальнохронологическая схема, по которой единицы хранения сначала группируются по видам единиц хранения (приказы, протоколы и др.), а внутри каждого вида – по хронологии. Возможно применение и функциональнохронологическая схемы, в которой единицы хранения вначале группируются по функциям деятельности, а затем – по хронологическому признаку. Может применяться и тематическихронологическая схема, в которой единицы хранения сначала группируются по темам (вопросам), а затем внутри каждой схемы по хронологии. Систематизация документов по личному составу Документы по личному составу систематизируются обособленно и вносятся в отдельную опись.28 Заголовки дел в годовом разделе описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку (по видам документов) с учетом следующей последовательности: №№ пп 1 2 3 4 5 6 7 Виды документов Приказы (распоряжения) по личному составу Списки личного состава Карточки по учету личного состава Личные дела Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате Невостребованные трудовые книжки Акты о несчастных случаях Если некоторые виды документов образуются в больших объемах, то они могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи: 1. Опись личных дел; 2. Опись невостребованных трудовых книжек; 3. Опись актов о несчастных случаях и др. Внутри номинальных групп приказы (распоряжения) и лицевые счета располагаются по хронологии, а личные дела и личные карточки – по алфавиту фамилий, причем личные дела и личные карточки вносятся в годовой раздел описи по году увольнения лица, на которого заведено личное дело. Если опись по личному составу составлена за несколько лет, то дела в описи за эти годы систематизируются по номинальному признаку (видам документов). Внутри номинальных групп приказы, списки личного состава, карточки по учету личного состава, лицевые счета и акты о несчастных случаях располагаются по алфавиту, а личные дела и невостребованные трудовые книжки – по алфавиту фамилий. Систематизация фотодокументов При составлении раздела описи фотодокументов в зависимости от содержания запечатленных на них событий выбирается классификационная схема. При наличии фотодокументов с запечатленной на них многоаспектной информацией опись может быть составлена по следующей классификационной схеме: 1. Хроникальные документы 1.1. Общественно-политическая жизнь города (района) 1.2. Народнохозяйственная тематика 1.2.1. Государственные предприятия 1.2.2. Муниципальные предприятия 28 См.: «Основные правила работы ведомственных архивов». С.69. п. 7.4.4; «Основные правила работы архивов организаций». С. 27.п. 3.7.23. 1.2.3. Акционерные общества, частные предприятия 1.3. Транспорт и связь 1.4. Строительство и архитектура 1.5. Образование 1.6. Культура 1.7. Здравоохранение 1.8. Физкультура и спорт 1.9. Религия 2. Портреты 2.1. Индивидуальные 2.2. Групповые 3. Пейзажи 3.1. Городские 3.2. Сельские 3.3. Индустриальные 4. Фоторепортажи 5. Фотоэтюды В конкретных случаях описания фотодокументов рубрики классификационной схемы конкретизируются, например, вместо общего названия подрубрики «Общественно-политическая жизнь города (района) может быть «Проведение Дня города» или «Проведение выборов главы администрации города», вместо подрубрики «Муниципальные предприятия» - конкретное название предприятия. В случае, если все фотодокументы можно описать под одной рубрикой или подрубрикой, то используется один общий заголовок, например, «Портреты глав администраций сельсоветов», «Юбилейные торжества по случаю 150-летия металлургического завода», «Проведение выставки, посвященной Дню города» и т.д. Нумерация дел в описях Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Отдельная опись состоит из годовых разделов, которые самостоятельными описями не являются. В соответствии с «Основными правилами работы ведомственных архивов» (М.,1986), заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения нумеруются до тех пор, пока их число не достигнет любой четырехзначной цифры (1000, 3000, 9999) или до передачи документов, включенных в опись, в архивное учреждение. Но в небольших организациях в годовой раздел описи включается значительно меньшее количество дел и четырехзначной цифры не достигает. Несколько годовых разделов или один годовой раздел, число заголовков дел в которой достигло четырехзначной цифры, считается законченной архивной описью. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы описей дел постоянного хранения за 5 лет. Согласно этому положению в законченной описи должно быть не более 1000 дел. Нумерация описей В пределах фонда описи нумеруются в валовом порядке. К номеру описи может добавляться буквенный индекс, определяющий состав и вид документов, учтенных в описи, например, «л.с.» (личный состав): 3л.с., 4л.с., «н» (научная документация): 1н, 3н., «п» (проектная): 1п и т.д. Не допускается присвоение описям одинаковых учетных номеров, отличающихся только буквенной индексацией, например, № 3 и № 3л.с. Также не может быть в составе одного фонда двух описей под одним номером с разной нумерацией дел, начинающихся с № 1, например двух описей №2. Категорически не допускается добавление к номерам описей буквенных индексов «а», «б» и т.д. В муниципальном архиве, архивном отделе органа местного самоуправления в пределах одного фонда описи на документы постоянного хранения, которые поступят на муниципальное хранение, присваивается обычно номер первый. Описи, содержащие документы по личному составу имеют номер два. Номер три обычно дается описям дел, документы которых хранятся постоянно в организациях. Однако из вышеизложенного правила часто бывают исключения. В том случае, когда в фонде имеется несколько описей по личному составу, то, чтобы отличить их от описей постоянного хранения, к их номерам прибавляется буквенный индекс «л.с.», например, 3л.с., 4л.с. и т.д. К описи №2 буквенный индекс «л.с.» обычно не добавляется. Примеры: Фонд управления социальной защиты населения администрации города Опись № 1 Документы постоянного хранения Опись № 2 Документы по личному составу отдела Опись № 3л.с. Личные дела реабилитированных жертв политических репрессий и лиц, признанных пострадавшими от политических репрессий Фонд городского отдела Департамента Федеральной государственной службы занятости населения Опись № 1 Документы постоянного хранения Опись № 2 Документы по личному составу отдела Опись № 3л.с. Личные дела безработных Фонд закрытого акционерного общества «Сигурд» (поступил в архивный отдел после ликвидации ЗАО) Опись № 2 Документы по личному составу Опись № 3л.с. Невостребованные трудовые книжки Имеются архивные фонды, в составе которых сформированы по разным описям документы в настоящее время действующих учреждений и их предшественников. В этом случае описи нумеруются в валовом порядке. Пример: Фонд отдела экономики администрации района Опись № 1 Документы постоянного хранения плановой комиссии исполнительного комитета Энского районного Совета народных депутатов (предшественника отдела) Опись № 2 Документы по личному составу Опись № 3 Документы постоянного хранения отдела экономики администрации Энского района Могут иметься самые различные варианты нумерации описей в составе архивных фондов. Каждая опись должна иметь титульный лист с названием включенных в нее документов. Справочный аппарат к описи В справочный аппарат к описи входят: 1. Титульный лист; 2. Содержание или оглавление (если опись имеет разделы); 3. Предисловие; 4. Список сокращений (при необходимости); 5. Переводные таблицы шифров (в случае переработки описи); 6. Указатели (при необходимости). Обязательными элементами справочного аппарата к описи являются титульный лист и предисловие. Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда, так и к отдельной описи. На титульном листе описи помещаются следующие данные: 1. Полное название муниципального архива, архивного отдела органа местного самоуправления; 2. Полное (официальное) название фонда; 3. Номер фонда; 4. Номер описи; 5. Название описи, которое может включать указание категории документов (постоянного хранения, по личному составу), содержащихся в делах; 6. Крайние даты дел, включенных в опись. Если в опись включены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы. Информация по истории образования и хранения фонда, о составе и содержании документов фонда, составе справочного аппарата к описям отражается в исторической справке к фонду и в предисловии к описи. Структура исторической справки и предисловия отражена в таблице Историческая справка Предисловие Составляется в организации и передается при первой передаче документов в муниципальный архив, архивный отдел органа местного самоуправления. Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры функций организации. Подписывается исполнителем или заведующим архивом организации (лицом ответственным за архив. Историческая справка и дополнения к ней хранятся в деле фонда. История фондообразователя Включает характеристику исторических условий возникновения организации, название организации – предшественника, в хронологической последовательности всех реорганизаций следующие сведения: даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы; название организации-преемника; задачи и функции организации; их изменения; - масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций; место организации в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни; - изменения в названии и подчиненности организации; - структура организации и ее изменения. История фонда - дата первого поступления документов в архив, их объем и крайние даты; - изменения в составе и объеме фонда и их причины (проведение экспертизы ценности, утраты, незадокументированные периоды); - степень сохранности документов; - особенности формирования, описания и систематизации документов, сведения о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда; сведения о наличии документов фондообразователя (в том числе по личному Составляется в муниципальном архиве, архивном отделе органа местного самоуправления и подшивается вместе с титульным листом и другими элементами справочного аппарата к описи. При каждой последующем приеме документов составляется дополнение к предисловию. Предисловие подписывается составителем и помещается в непосредственно перед описью. История фондообразователя ТЕ ЖЕ СВЕДЕНИЯ История фонда ТЕ ЖЕ СВЕДЕНИЯ составу), находящихся в составе других фондов и местах их хранения; - сведения о наличии документов других организаций или лиц (фондовые включения); - состав научно-справочного аппарата к фонду. ЭТИ СВЕДЕНИЯ ОТСУТСТВУЮТ - аннотация (сведения) о составе и содержании документов фонда (при этом выделяются наиболее типичные группы единиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию); - состав справочного аппарата к описям. Муниципальными архивами, архивными отделами органов местного самоуправления при направлении на экспертно-проверочную методическую комиссию первого раздела описи дел представляют предисловие к ней. Вместе со всеми последующими разделами представляется дополнение к предисловию к описи. Приложение № 1 ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ, СОСТАВЛЕННОЙ В АРХИВЕ29 УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края от ____________№_______ № п/п Делопроизводс твенные индексы или номера по старой описи Заголовок дела Крайние даты Кол – во листов Примечан ия 1 2 3 4 5 6 29 В данной форме описи опущена подпись заведующего отделом (архивохранилищем), должность которых в муниципальных архивах отсутствует. К описи составляется титульный лист (См. С. 29 настоящих рекомендаций), который помещается перед оглавлением, а при его отсутствии – перед предисловием. В случае добавления к описи последующих разделов, титульный лист может пересоставляться. В опись внесено __________________________________________________ дел, (цифрами и прописью) с № _________ по № _______ Наименование должности составителя описи подписи Подпись Расшифровка Дата Приложение № 2 ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ, СОСТАВЛЕННОЙ В АРХИВЕ30 УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края от ____________№_______ № п/п Делопроизводс твенные индексы или номера по старой описи Заголовок дела Дата дела (тома, части) Срок хранения (тома, части) 1 2 3 4 5 30 Кол – во Примеч листов ания 6 7 Данная форма в Правилах отсутствует. Составлена с учетом форм описей, расположенных в приложениях к Правилам. К описи составляется титульный лист (См. С. 29 настоящих рекомендаций), который помещается перед оглавлением, а при его отсутствии – перед предисловием. В случае добавления к описи последующих разделов, титульный лист может пересоставляться. В опись внесено __________________________________________________ дел, (цифрами и прописью) с № _________ по № _______ Наименование должности составителя описи подписи Подпись Расшифровка Дата Приложение № 3 ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ _________________________ (наименование организации) УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Дата Расшифровка подписи ФОНД №____________ ОПИСЬ №___________ дел постоянного хранения за ________________год № п/п 1 Индекс дела 2 Заголовок дела 3 Крайние даты 4 Кол – во листов 5 Примечан ия 6 В данный раздел описи внесено ___________________________________ дел, (цифрами и прописью) с № _________ по № _______, в том числе: литерные номера: ______________________31 пропущенные номера: ___________________ 31 Эти строки печатаются при наличии литерных и пропущенных номеров в годовом разделе описи. Наименование должности составителя описи Заведующий архивом организации подписи32 Дата подпись Расшифровка подписи подпись Расшифровка СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК)_____________ Агентства _______________________________ Пермского УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПМК по делам архивов края от _____________№____ (наименование организации) от _____________№______________ Приложение № 4 ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ ________________________ УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации (наименование организации) Подпись Дата Расшифровка подписи ФОНД №____________ ОПИСЬ №___________ дел по личному составу за ________________год № п/п Делопроизводс твенные индексы или номера по старой описи Заголовок дела Дата дела (тома, части) Срок хранения (тома, части) 1 2 3 4 5 32 Кол – во Примеч листов ания 6 Подпись заведующего архивом организации закладывается в форму описи при наличии этой должности в штатном расписании организации. 7 В данный раздел описи внесено _____________________________________ дел, (цифрами и прописью) с № _________ по № _______, в том числе: литерные номера: ______________________33 пропущенные номера: ___________________ Наименование должности составителя описи Начальник отдела кадров (инспектор по кадрам) подписи34 Дата подпись Расшифровка подписи подпись Расшифровка СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК)___________ ____________________________ Пермского (наименование организации) от _____________№___________ СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПМК Агентства по делам архивов края от _____________№_____ приложение № 5 ФОРМА ОПИСИ ФОТОДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ ОПИСЬ №___________ ____________________________ (название описи) __________________годы подписи УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка Дата 33 Эти строки печатаются при наличии литерных и пропущенных номеров. Подпись начальника отдела кадров (инспектора по кадрам) закладывается в форму описи при наличии этой должности в штатном расписании организации. 34 Номер Заголовок Производед. (аннотация) ственный хр.35 документа номер (название диафильма) 1 2 3 Автор съемки Дата съемки Место съемки 4 5 6 Состав количество текстовой При кадров сопр. меча панорамной документа ние съемки ции 7 8 В данный раздел описи внесено _________________________________________ед. хр. (цифрами и прописью) с № ___________ по № __________, в том числе: литерные номера: ____________, пропущенные номера ______________ и и текстовая сопроводительная документация к ним. Наименование должности составителя описи Заведующий архивом организации подписи36 Дата подпись Расшифровка подписи подпись Расшифровка СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК)_____________ Агентства _______________________________ Пермского (наименование организации) от _____________№______________ 35 УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПМК по делам архивов края от _____________№____ Для диафильмов в графе 1 указывается также номер единицы учета, например, 1/1, ½, 1/3, где 1 = номер ед. учета, 1, 2, 3 – номера ед. хр. 36 Подпись заведующего архивом организации закладывается в форму описи при наличии этой должности в штатном расписании организации. 9 Приложение № 6 ФОРМА ОПИСИ ФОТОДОКУМЕНТОВ, СОСТАВЛЕННОЙ В АРХИВЕ 37 УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края от ____________№_______ Номер Заголовок Производед. (аннотация) ственный хр.38 документа номер (название диафильма) 1 2 3 Автор съемки Дата съемки Место съемки 4 5 6 Состав количество текстовой При кадров сопр. меча панорамной документа ние съемки ции 7 8 В данный раздел описи внесено _____________________________________________________________ед. хр. (цифрами и прописью) с № ___________ по № __________, в том числе: литерные номера: ____________, пропущенные номера ______________ и и текстовая сопроводительная документация к ним. Наименование должности составителя описи подписи Подпись Расшифровка Дата Приложение № 7 37 Данная форма описи адаптирована под форму описи, составляемой в архиве. соответственно гриф утверждения ЭПМК перенесен в правый верхний угол, исключен гриф согласования экспертной комиссией организации. Также подпись заведующего отделом (архивохранилищем), должность которых в муниципальных архивах отсутствует. К описи составляется титульный лист (См. С. 26 настоящих рекомендаций), который помещается перед оглавлением, а при его отсутствии – перед предисловием. В случае добавления к описи последующих разделов, титульный лист может пересоставляться. 38 Для диафильмов в графе 1 указывается также номер единицы учета, например, 1/1, ½, 1/3, где 1 = номер ед. учета, 1, 2, 3 – номера ед. хр. 9 ФОРМА ОПИСИ ФОТОАЛЬБОМОВ ОРГАНИЗАЦИИ ОПИСЬ №___________ УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата ____________________________ (название описи) __________________годы Номе Заголово Состав Крайние Мест р к Автор Кол-во текстовой Внешние даты о Примечан ед. (названи съемк отпечатк сопр. особеннос отпечатк съемк ие хр. е) и ов документац ти ов и альбома ии 1 2 3 4 5 6 7 8 9 В данный раздел описи внесено _________________________________________ед. хр. (цифрами и прописью) с № ___________ по № __________, в том числе: литерные номера: ____________, пропущенные номера ______________ и и текстовая сопроводительная документация к ним. __________________________________________________________________ (цифрами и прописью) Наименование должности составителя описи Заведующий архивом организации подписи39 Дата подпись Расшифровка подписи подпись Расшифровка СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК)_____________ Агентства _______________________________ Пермского (наименование организации) от _____________№______________ 39 УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПМК по делам архивов края от _____________№____ Подпись заведующего архивом организации закладывается в форму описи при наличии этой должности в штатном расписании организации. Приложение № 8 ФОРМА ОПИСИ ФОТОАЛЬБОМОВ, СОСТАВЛЕННОЙ В АРХИВЕ40 УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края от ____________№_______ Номе Заголово Состав Крайние Мест р к Автор Кол-во текстовой Внешние даты о Примечан ед. (названи съемк отпечатк сопр. особеннос отпечатк съемк ие хр. е) и ов документац ти ов и альбома ии 1 2 3 4 5 6 7 8 9 В данный раздел описи внесено _________________________________________ед. хр. (цифрами и прописью) с № ___________ по № __________, в том числе: литерные номера: ____________, пропущенные номера ______________ и и текстовая сопроводительная документация к ним. __________________________________________________________________ (цифрами и прописью) Наименование должности составителя описи подписи Подпись Расшифровка Дата 40 Данная форма описи адаптирована под форму описи, составляемой в архиве. соответственно гриф утверждения ЭПМК перенесен в правый верхний угол, исключен гриф согласования экспертной комиссией организации. Также подпись заведующего отделом (архивохранилищем), должность которых в муниципальных архивах отсутствует. К описи составляется титульный лист (См. С. 26 настоящих рекомендаций), который помещается перед оглавлением, а при его отсутствии – перед предисловием. В случае добавления к описи последующих разделов, титульный лист может пересоставляться. Приложение № 9 ФОРМА ЛИСТА – ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА ЛИСТ – ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА В деле подшито ________________________________листов, и пронумеровано (цифрами и прописью) с № ___________________ по № __________________. в том числе: литерные листов_______________________________________________ пропущенные листов___________________________________________ + листов описи__________________2__________________________ Особенности физического состояния и формирования дела 1 Наименование должности работника номера номера внутренней Номера листов 2 Подпись Расшифровка подписи Дата Автоматизация учета Одно из приоритетных направлений внедрения автоматизированных архивных технологий государственного учёта – автоматизация документов системы Архивного централизованного фонда Российской Федерации, основой которой является ПК «Архивный фонд». При разработке его первых версий еще в начале 1990-х гг. в качестве стратегических целей были определены: полный охват архивов всех уровней и органов управления архивным делом; учёт всех видов документации; полный учёт архивных документов на уровнях фонда и описи; автоматизированное формирование архивных учётных документов. Организация ввода сведений в БД «Архивный фонд» и «Фондовый каталог» регулируется инструктивными письмами Росархива, ежегодными указаниями по планированию работы и отчетности учреждений системы Росархива и Временным порядком автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, утвержденным приказом Росархива № 64 от 23 октября 2000 г., в котором определены основные принципы и требования к ведению системы автоматизированного государственного учёта. По состоянию на 1 января 2009 г., в системе были задействованы все 14 федеральных архивов с фондовой организацией документов. В РГИА ДВ и РГАФД работы по вводу информации в ПК «Архивный фонд» временно приостановлены. Количество включенных в систему региональных государственных архивов достигло 211, т.е. 91% (оставшиеся 19 госархивов, как предполагается, войдут в систему в течение одного–двух лет), а муниципальных архивов – 1246, или 52%; ПК «Фондовый каталог» ведется в 53 субъектах Российской Федерации. Система в целом включает 1452 архива в 80 субъектах федерации. В развитии системы, наряду с достижением 100%-ного охвата региональных государственных архивов, постепенно на первый план выходит задача наращивания ее информационной полноты путем ввода информации по всем полям, обязательным к заполнению в соответствии с Временным порядком… (в перспективе он станет частью разрабатываемого Росархивом Порядка государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации взамен существующего Регламента государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации). Охват автоматизированным учётом всех видов документации полностью достигнут в рамках 4-й версии ПК «Архивный фонд». Эта версия – результат отраслевых НИОКР, права на которые от имени Российской Федерации принадлежат Росархиву. В течение прошлого года версия прошла опытную эксплуатацию в трёх федеральных архивах (ГАРФ, РГАЭ, филиал РГАНТД) и государственных архивах 10 субъектов Российской Федерации (Республики Башкортостан, Татарстан, Удмуртская; Алтайский край; Белгородская, Калининградская, Мурманская, Нижегородская, Омская и Свердловская области) и теперь готова к внедрению в качестве отраслевого ПО для ведения автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда Российской Федерации. В новой версии программы добавилась возможность учёта кино-, фоно-, видео- и электронных документов. Можно будет распечатывать опись и, заверив её надлежащим образом, получать полноценный традиционный документ госучёта. Более полную автоматизацию учёта архивных документов обеспечивает функция пересчёта объёмных показателей при движении документов. Программой автоматически создаются паспорт архива и практически все учётные формы, являющиеся приложениями к Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Обеспечивается возможность в автоматизированном режиме конвертировать в 4-ю версию сведения, накопленные в формате 3-й версии ПК «Архивный фонд». (Ничего не сказано о том, что же появилось действительно нового. Всё описанно было уже и раньше. А вот про самые востребованные функции – проверку данных и перед описей из Word ничего нет. Ред.) Новая версия ПК «Архивный фонд» реализована на современной программной платформе со своими внутренними форматами представления данных, что влечёт за собой необходимость соответствующей модернизации программных комплексов «Фондовый каталог» и «Центральный фондовый каталог». Начало этих работ было запланировано на 2009 г., и средства на эти цели, несмотря на принятые решения по сокращению финансирования, не урезаны. БД «Архивный фонд» в базы данных информация передавалась не только на уровне фонда, как это происходило в «карточной» системе централизованного госучёта, но и на уровне описи и единицы хранения. Последнее диктуется не столько потребностями госучёта, сколько необходимостью формирования межархивного НСА отраслевого масштаба. Даже в кризисное время нельзя забывать о стратегических перспективах, которые связаны с информатизацией и дальнейшим развитием ПК «Архивный фонд». В отличие от предыдущих версий ПК "Архивный фонд", положивших начало использованию информационных технологий в архивном деле, 4-я версия – самостоятельный современных технологиях. программный Программа продукт, создает основанный возможность на ведения государственного учета в автоматизированном режиме не только документов на бумажной основе, но и кино-, фото-, фоно-, видео- и документов на электронных носителях, формирования паспорта архива и архивохранилища, ведения каталогов, раскрывающих состав и содержание архивных фондов, как на уровне единиц хранения, так и на уровне документов. При этом обеспечивается возможность в автоматизированном режиме конвертировать в 4-ю версию описания 94 % фондов федеральных архивов, 84,3 % государственных архивов субъектов РФ и 48,5 % муниципальных архивов, уже включенных в систему автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. ПК "Архивный фонд" (4-я версия) используется в качестве отраслевого программного обеспечения для ведения автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в государственных и муниципальных архивах. Программа «Архивный фонд» служит для накопления информации о составе и содержании документов, состоянии их сохранности и научносправочного аппарата на уровне фонда, описи, единицы хранения и документа, что обеспечивает информационные функции государственного учёта, контроля за хранением документов, их физическим состоянием, состоянием НСА, ведение каталогов в автоматизированном режиме. Информация базы данных позволяет вести в автоматизированном режиме фондовые каталоги органов управления архивным делом и Центральный фондовый каталог, передавать сведения об архивном фонде РФ в электронном формате. Программа автоматически формирует паспорт архива, перечни фондов, описей, единиц хранения, исходный текст Путеводителя по фондам архива, ряд сводных статистических отчётов. У программы множество недостатков, её функциональность намного расширяется при использовании программ АвтоАФ и АвтоФонд. Программа «Архивный Фонд» поддерживает частичное изменение интерфейса. Вы можете изменить заставку, фон окон, вид некоторых кнопок. Архивный фонд Российской федерации внедряет программный комплекс «Архивный фонд» версии 4.0 на базе современной платформы Microsoft На основе технического задания Росархива компанией «Электронные Офисные Системы» был разработан программный комплекс «Архивный фонд 4.0», который является наиболее полнофункциональной, унифицированной системой автоматизации деятельности государственных и муниципальных архивов. Росархивом было разработано техническое задание, по которому на основе технологии Microsoft SQL Server 2005 компания «Электронные Офисные Системы» разработала программный комплекс «Архивный фонд 4.0». Для реализации проекта были выбраны следующие программные продукты Майкрософт: • Windows 2003 Server • Internet Information Server • Windows Installer 3.1 • Windows XP Professional • Microsoft SQL Server 2005 • Microsoft Office 2003/ХР Выбор именно продуктов Майкрософт обусловлен несколькими факторами: • Широкими возможностями Microsoft SQL Server 2005 при работе с большими объёмами информации. • Возможностью простой репликации разработанных ранее локальных баз данных в архивах на Microsoft Access и новых, созданных с использованием Microsoft SQL Server 2005. • Умеренными затратами ресурсов для установки и использования программного комплекса и привычной средой работы для пользователей, что упрощает эксплуатацию программы. Архивный фонд 4.0 обладает широкими возможностями и обеспечивает: • ведение государственного учета, контроля за состоянием хранения документов, научно-справочного аппарата на уровнях архивного фонда; • описи; • единицы хранения и единицы учета; • документа; • Учет движения документов; • Формирование паспорта архива; • Формирование паспорта архивохранилища; • Топографирование; • Формирование статистических отчетов (более 100); • Поиск информации; • Ведение каталогов; • Гибкое разграничение прав доступа к данным и функциям системы; • Протоколирование действий пользователей. Преимущества решения: • Программный комплекс «Архивный фонд 4.0» – промышленное решение, основанное на современных технологиях. • серверная Программный комплекс «Архивный фонд 4.0» - клиентсистема, обеспечивающая возможность одновременной многопользовательской работы. • Организационная масштабируемость - ввод в действие системы в отдельном архиве первоначально возможен на одном рабочем месте с дальнейшим, по мере необходимости, увеличением количества рабочих мест без потери накопленной в базе данных информации. • Защищенность - обеспечение разграничения доступа к функциям и данным системы. • Надежность - система обладает надежностью, обеспечивающей круглосуточную работу пользователей и оперативное восстановление работоспособности при сбоях. Программа «Архивный фонд» служит для накопления информации о составе и содержании документов, состоянии их сохранности и научносправочного аппарата (НСА) на уровне фонда, описи, единицы хранения и документа, что обеспечивает информационные функции государственного учета, контроля за хранением документов, их физическим состоянием, состоянием НСА, ведение каталогов в автоматическом режиме. Информация базы данных позволяет вести в автоматизированном режиме фондовые каталоги органов управления архивным делом и Центральный фондовый каталог. Программа автоматически формирует паспорт архива, перечни фондов, описей, единиц хранения, исходный текст Путеводителя по фондам архива, ряд сводных статистических отчетов. Ее функциональность намного расширяется при использовании программ АвтоАФ и Автофонд (разработчик - заместитель начальника отдела научно-справочного аппарата, автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем Государственного общественно-политического архива Пермской области С.А. Плотников, сайт http://www.autoaf.ru). Информационный массив базы данных «Архивный фонд» состоит из следующих разделов: Фонд — содержит информацию на уровне фонда: количественные характеристики, историческую справку к документам фонда, данные о физико-химическом состоянии документов, состав научно-справочного аппарата. Библиография — содержит информацию об издании публикаций по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и публикации документов фонда. Переименования — содержит информацию о всех переименованиях организации, учреждения — фондообразователя с момента его возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период. Биографическая справка — содержит информацию о фондах личного происхождения, а также о персоналиях, упоминаемых в аннотациях состава и содержания фондов, если в них имеются соответствующие сведениях. Фондовые включения. Незадокументированные периоды. Опись — имеет 44 поля, содержит информацию о каждой введенной в программу описи. Топография — содержит информацию о том, в каком хранилище, на каком стеллаже, какой полке находятся документы по каждой описи. Движение документов — содержит информацию о всех изменениях, происходящих в составе, объеме и состоянии документов фонда, влияющие на его количественные и качественные характеристики. Персоналии. Географические сведения. Тематика. Рубрикатор. Паспорт. Разделы «Персоналии», «Географические сведения», «Тематика» состоят из отдельных слов или словосочетаний (терминов, ключевых слов) и номеров фондов, к которым термины относятся. Данные файлов используются для поиска фондов по ключевым словам и составления указателей для путеводителя по фондам архива. В программе предусмотрено три режима допуска к базе данных: режим пользователя допускает просмотр, поиск информации, формирование перечней, аналитических справок, сводных сведений, путеводителя. В этом режиме функции ввода и редактирования данных, добавления и удаления записей недоступны; режим редактора, в котором помимо всех функций режима пользователя разрешены ввод данных, их редактирование, пометка записей к удалению режим администратора, в котором производится физическое удаление записей, помеченных ранее к удалению, слияние информационных массивов, сформированных автономно, ведение и вывод на печать паспорта архива, ведение рубрикатора, изменение паролей. В настоящее время по заданию Росархива компанией «Электронные Офисные Системы» с использованием средств Microsoft создана 4-я версия программы «Архивный фонд», базирующаяся на современной программной платформе, которая позволит не только лучше решать текущие задачи, но и определять дальнейшую перспективу развития данной системы. Внедрение системы автоматизированного государственного учета в дальнейшем планируется в государственных и муниципальных музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, хранящих документы Архивного фонда Российской Федерации. Архивный фонд 4.0 обладает широкими возможностями и обеспечивает ведение государственного учета, контроля за состоянием хранения документов, научно-справочного аппарата на уровнях: архивного фонда, описи, единицы хранения и единицы учета, документа; учет движения документов; формирование паспорта архива; формирование паспорта архивохранилища; топографирование; формирование статистических отчетов (более 100); поиск информации; ведение каталогов; гибкое разграничение прав доступа к данным и функциям системы; протоколирование действий пользователей. Тема 8. Система НСА к архивным документам Состав научно-справочного аппарата к документам в государственных и ведомственных архивах В каждом архиве нашей страны, как в государственном, так и в ведомственном, имеется научно-справочный аппарат (НСА) для учета, поиска и использования хранящихся документов. Различные типы и виды НСА представляют собой систему архивных справочников. Архивный справочник — информационно-поисковая система, в которой поиск информации об архивных документах производится вручную. Кроме архивных справочников существуют еще учетные документы, которые также выполняют справочные функции. СИСТЕМА НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА (СНСА) — это совокупность взаимосвязанных учетных документов и архивных справочников, механизированных и автоматизированных информационно-поисковых систем, созданных на единых методологических и научно-методических основах для обеспечения сохранности и поиска архивных документов и ретроспективной документной информации. Если коротко: НСА – комплекс взаимосвязанных между собой архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования. В СНСА входят справочники, выполняющие: 1) учетно-контрольную 2) информационно-поисковую функции. К первой группе относятся: - Центр Фонд Каталог (ЦФК), который уже сейчас переводится на автоматизированный поиск и в будущем превратится в автоматизированную систему научно-технической информации по документам АФ РФ (АСНТИ); -фондовые каталоги республик в составе Российской Федерации, архивных управлений (отделов), краев, областей, Москвы и Санкт-Петербурга; - книга учета поступлений в архив; - список фондов архива; - лист фонда; - опись дел . Ко второй группе относятся: - те же фондовые каталоги; - путеводитель, - тематический путеводитель, - краткий справочник по фондам архива (или архивов); - указатель описей фонда (или фондов); - каталоги; - опись дел; - тематический и фондовый обзоры; - тематический указатель к делам (документам); - научно-популярные издания (очерки, обзоры); - информационные письма; тематический перечень; - архивные справки (тематического или библиографического характера). Некоторые справочники выполняют в системе обе функции (фондовые каталоги, опись дел). Другие (путеводитель, обзор, каталог) в зависимости от выбранного составителями вида справочника дают информацию на разных уровнях. Основная цель разработки НСА в архивах облегчение доступа и поиска документов. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ЕЕ ПОСТРОЕНИЯ: - взаимосвязь и взаимодополняемость между учетными и архивными справочниками; (т.е. опись должна быть связана с путеводителем) - четкие и конкретные функции каждого справочника; - применение справочников ко всем видам документов (на бумаге и других носителях информации); - единство методики создания НСА и обеспечение унификации методики составления каждого вида справочника (и учетного, и архивного); (соблюдение принципа единой формы справочника не зависимо от статуса архива) - преемственность видов НСА с делопроизводством, ведомственными архивами, всеми уровнями госархивов и на конечном этапе — с автоматизированным поиском информации. - справочники должны быть созданы так, чтобы бумажный вариант легко можно было перевести в электронный. - должны быть продуманы функции каждого справочника, т.е. должен содержать только ту информацию, которая должна содержаться только в этом конкретном справочнике, без дублирования. Процесс создания электронного НСА идет в трех направления: 1. Создание автоматизированных справочников на основе традиционных. 2. создание справочников изначально в электронном виде 3. создание баз данных «двойного назначения» - выполняющих функции электронного справочника и одновременно служащих полной информационной и технологической основой для подготовки справочника к изданию. Пример БД «Архивный фонд» Ядром системы НСА архива будет электронная система, содержащая иерархически организованные описания на пяти уровнях: 1. фонд 2. опись 3. единица хранения 4. документ 5. текс (изображение/ имидж-образ, скан-образ) первые три уровня содержат исчерпывающие перечни соответствующих объектов описания, имеющихся в архиве. Уровни документа и текста заполняются постепенно в ходе подготовки тематических перечней, документальных публикаций и т.п. На каждом из верхних четырех уровней по каждому объекту описания вводится полный набор элементов описания для этого объекта например: Для фонда –название фонда, справочные данные, информация об особенностях образования и хранения, аннотация, библиография, информация об условиях доступа и использования. В информационном отношении такая система будет соответствовать всем видам путеводителя по фондам архива, реестру описей, описи, всем видам каталогов, Комплекс НСА включает обязательные для ведения справочники (опись дел, путеводитель, систематический каталог) и дополнительные справочники. Разработка информационно-поисковых систем (ИПС) должна вестись с учетом преемственности уже существующих и действующих в аппарате государственного управления систем научно-технической информации. КЛАССИФИКАЦИЯ АРХИВНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ Документная информация – это сведения, различные данные, содержащиеся в документе. Первичная документная информация – содержится в документах являющихся первоисточниками сведений о предметах объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Вторичная документная информация - информация об информации, состоит из различных сообщений, описаний, специальных шифров и кодов. Архивные справочники содержат вторичную документную информацию, а сами документы, несущие первичную информацию, в совокупности составляют архивную информационную среду. Архив вне зависимости от формы собственности и статуса должен иметь следующие виды справочников: Опись Каталог Указатели Обзоры фондов Путеводитель По своему типу справочники могут быть: Традиционные Автоматизированные Функции справочника: Учетно-контрольная ЦФК Фондовые каталоги управлений Книга учета поступлений Список фонда Лист фонда каталоги архивных Информационно-поисковая Опись дел Фондовый каталог Путеводители Краткий справочник по фондам Указатель описи Каталоги Описи Тематический, фондовый и т.д. обзоры Научно-популярные издания (очерки, обзоры) Информационные письма Архивные справки Цели и задачи: Обеспечить быстрый поиск информации Эффективно использовать документы Обеспечить сохранность документов В состав системы научно-справочного аппарата по документам АФ РФ входят архивные справочники (архивные описи, каталоги, путеводители, указатели, обзоры фондов и документов), механизированные и автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС). По масштабу охвата документов АФ РФ они подразделяются на: межархивные, общеархивные, межфондовые и пофондовые. Межархивные справочники и ИПС обеспечивают учет и поиск информации в целом по стране, республике, краю, области, определенному региону, группе архивов; общеархивные справочники и ИПС — поиск документов по конкретному архиву; межфондовые справочник и ИПС — по ряду фондов одного архива; пофондовые справочники — по одному конкретному фонду. Состав системы НСА конкретного госархива определяется составом и содержанием его документов, интенсивностью и характером их использования. Отсюда вытекает дифференцированный подход к созданию системы НСА в каждом архиве, к разработке НСА каждого фонда. СНСА не является закрытой она регулярно пополняется, изменяется как качественно так и количественно Система НСА любого архива должна содержать информацию на уровнях: фонд — дело — документ. Информация НСА всегда вторична: она составляется на основе описания архивных документов, содержащих первичную информацию. В архивный же справочник вносятся переработанная составителем документная информация: состав, содержание, поисковые данные документов. В зависимости от типа справочника описание проводится: по части документа, всему документу, группе документов делу, группе дел, фонду, группе фондов одного или нескольких архивов. Межархивные справочники обеспечивают поиск информации на уровне фонда, но в различных масштабах: ЦФК Росархива РФ по стране в целом, так же как и справочник типа путеводителя "Государственные архивы РФ", фондовые каталоги республик и других регионов и аналогичные справочники — соответственно по регионам. Для широкого информирования заинтересованных организаций и лиц по актуальным темам могут издаваться обзоры, научно-популярные очерки, содержащие обобщающую информацию по нескольким архивам или архивам отдельного региона в целом. В таких справочниках информация дается на уровне архива. Тематические путеводители, указатели, обзоры дают информацию на уровнях: фонд — дело — документ. Межфондовые справочники обеспечивают поиск информации по документам одного архива. Указатель фондов архива обеспечивает поиск конкретного фонда и дает информацию на уровне фонда. Путеводитель по фондам архива содержит характеристики или краткие сведения о фондах, расположенные в систематизированном порядке; дает информацию о фонде и служит для ознакомления с составом и содержанием архива и хранящихся в нем фондов. Краткий справочник по фондам архива дает систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них (даты существования, объем и крайние даты документов), выполняет функции путеводителя, дает информацию на уровне фонда. Для исследователей и заинтересованных организаций могут издаваться обзоры, содержащие информацию об отдельном конкретном архиве, дающие информацию на уровне фонда. К ним можно отнести обзоры архива о новых поступлениях документов за определенный период. Указатель описей фондов обеспечивает поиск требуемых описей по всем или нескольким фондам архива. Система каталогов документов (виды определяются в зависимости от потребности использования) обеспечивает многоаспектный поиск информации на уровнях группа дел — дело — группа документов — документ — часть документа. В целях информирования исследователей, заинтересованных организаций разрабатываются тематические указатели и обзоры, обзоры фондов (наиболее насыщенных ценной документной информацией), дающие сведения о содержании документов на уровнях дело — документ. Внутрифондовые справочники немногочисленны. Это — архивная опись, указатель описей фонда, обзор. Первый раскрывает содержание дела, т.е. дает информацию на уровне дела и обеспечивает его поиск. Второй обеспечивает поиск описи в фонде, имеющем большое количество описей. Третий информирует по отдельной теме на уровнях дело — документ. К внутрифондовым справочникам можно отнести также картотеки, облегчающие поиск определенной информации, характерной для данного фонда. Например, картотека к решениям исполкома Моссовета, или картотека по личному составу интернациональных специалистов завода, или картотека к судебным решениям по апелляциям репрессированных в 1937 г. Дополнением к системе научно-справочного аппарата служат: печатные справочные издания, содержащие материалы по истории фондообразователя и фонда или отражающие состав и содержание документов, а также методические пособия по различным видам архивных работ и делопроизводства. Состав справочников системы НСА в каждом архиве и в целом по стране создается для эффективного использования документов АФ РФ, поиска необходимой информации в возможно короткие сроки и учета, обеспечения сохранности документов, содержащих информацию. Общие требования к описанию архивных документов Описание архивных документов (создание информации для архивных справочников) проводится на трех уровнях: архивный фонд, единица хранения/единица учета, архивный документ. При необходимости описание может проводиться по группам архивных фондов, группам единиц хранения/единиц учета, комплектам, группам архивных документов, части архивного документа. Описание архивных документов проводится на государственном языке Российской Федерации и может дополнительно проводится на языках субъектов Российской Федерации и языках меньшинств. Основой архивного справочника является описательная статья, состоящая из следующих обязательных элементов: сведений, идентифицирующих информацию (название и справочные данные архивного фонда, единицы хранения/единицы учета, архивного документа); сведений о составе и содержании информации; сведений об условиях доступа и условиях использования информации; сведений по истории архивного фонда (для уровня архивного фонда). При необходимости в описательную статью включаются дополнительные сведения о местонахождении оригиналов; о наличии архивных документов фондообразователя в составе других архивных фондов и местах их хранения, библиография и др. Описательная статья архивного справочника на уровне архивного фонда включает: название архивного фонда (см. 3.5.3.), справочные данные о нем, историческую справку к фонду, аннотацию о составе и содержании архивных документов, информацию об условиях доступа и использования, библиографию. Справочные данные об архивном фонде состоят из элемента архивного шифра (номера фонда); объема архивного фонда в единицах хранения и/или единицах учета по видам документации; крайних дат архивных документов по каждому виду документации; перечня имеющегося внутрифондового научно-справочного аппарата. Историческая справка к фонду состоит из информации по истории фондообразователя и истории архивного фонда. Сведения по истории фондообразователя включают: даты его образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру предшественника и архивного фонда и функции, правопреемника. личного названия Сведения происхождения о организации- фондообразователе включают его краткие биографические данные (фамилия, имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, данные о служебной и общественной деятельности). Для архивного фонда семьи, рода аналогичные сведения даются о каждом из родственников. Для объединенного архивного фонда составляется общая историческая справка. Сведения по истории архивного фонда включают дату его поступления в архив, объем и крайние даты архивных документов, степень их сохранности; особенности формирования, описания и систематизации; информацию об изменениях в составе и объеме архивного фонда и их причинах, о наличии архивных документов других организаций или лиц (фондовые включения); о составе научно-справочного аппарата к архивному фонду. Для архивной коллекции указываются сведения о времени, условиях, причинах её создания; принципах формирования; коллекции до поступления в архив; составителе. местонахождении Историческая справка к фонду корректируется при изменении объема архивного фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций фондообразователя и т.п. Аннотация о составе и содержании архивных документов архивного фонда включает краткую обобщенную характеристику этих документов по видам и их содержания по темам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии тем и обозначением их географических (административно-территориальных) границ. Условия доступа к архивным документам архивного фонда и их использования включают сведения о наличии архивных документов, доступ к которым и порядок их использования ограничены законодательством Российской Федерации или фондообразователем, а также сведения о наличии подлинников особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии; о наличии фонда пользования. Библиография к архивному фонду включает список опубликованных справочников по данному фонду и пофондовых документальных публикаций, выполненных на его основе. Описательная статья архивного справочника на уровне единицы хранения/единицы учета включает: порядковый номер единицы хранения/единицы учета; старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения/единицы учета; справочные данные о ней; указание на подлинность/копийность, вид носителя (или способ воспроизведения), язык, внешние особенности, условия доступа и использования архивных документов. Описательная статья при необходимости дополняется названием архивного фонда и его структурной части (описи дел, документов), аннотацией отдельных архивных документов или их групп данной единицы хранения/единицы учета. Заголовок единицы хранения управленческой документации, единицы хранения архивных наименование вида документов архивных личного происхождения документов; автора(ов) включает: архивных документа(ов); адресата(ов) или корреспондента(ов), которым направлены или от которых получены документы; вопрос или предмет, названия события, факта, местности, фамилии и инициалов лица, к которым относится содержание указанных документов; даты событий. В случае отсутствия необходимых сведений в заголовок включается поясняющая информация: "автор не установлен". Заголовок единицы учета киновидеодокумента включает авторское название фильма, спецвыпуска, киножурнала или название события, отраженного в кино- или телесюжете, дату производства и/или дату съемки, фамилии и инициалов режиссера и/или оператора съемки. Заголовок единицы учета фонодокумента включает название и жанр фонодокумента, название, место и дату отраженного события. При отсутствии названия фонодокумента указывается основное содержание телеили радиопередачи, выступления, беседы и др. Заголовок единицы учета фонодокумента, содержащего запись произведения литературы и искусства, включает название произведения и его жанр, первую строку текста, которая заключается в кавычки, если фонодокументом является не имеющее авторского названия и не опубликованное ранее произведение; фамилии и инициалы авторов и/или исполнителей как самого произведения, так и его обработок, переложений, переводов; язык фонодокумента. Заголовок единицы хранения фотодокумента включает описание изображения или название фотоальбома, слайда, негатива, фамилию и инициалы автора, место и дату съемки. Справочные данные о единице хранения/единице учета состоят из: элементов архивного шифра (номера фонда; номера описи дел, документов; номера единицы хранения/единицы учета); объема единицы хранения/единицы учета: для архивных документов на бумажной основе количество - листов; для киновидеофонодокументов (в зависимости от вида) - количество единиц хранения в единице учета или единиц учета в единице хранения, метраж, хронометраж, время звучания (в минутах и секундах); для фотодокументов - количество негативов, составляющих единицу хранения; для фотоальбомов - количество фотоотпечатков; крайних дат архивных документов; для аудиовизуальных документов - даты записи или перезаписи. В качестве видов материального носителя единицы хранения/единицы учета при описании указываются: для управленческой документации и архивных документов личного происхождения - бумага, калька, пергамен, и т.д.; для фонодокументов граммофонной записи - материал носителя; для фонодокументов магнитной записи - тип магнитной ленты; для видеодокументов - формат записи; для фото- и кинодокументов - формат и основа пленки, цветопередача; для электронных документов - компакт-диск и/или другой современный носитель. Условия доступа к единицам хранения/единицам учета и их использования включают сведения о наличии архивных документов, доступ к которым и порядок их использования ограничены законодательством Российской Федерации или фондообразователем, а также сведения о наличии подлинников особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии; сведения о наличии фонда пользования; о языке и внешних особенностях архивных документов; о наличии НСА к единице хранения/единице учета. Описательная статья архивного справочника на уровне архивного документа включает: заголовок; справочные данные о нем; указание на подлинность/копийность; вид носителя (или способ воспроизведения); условия доступа и использования. Заголовок архивного документа включает: наименование вида архивного документа; автора; адресата или корреспондента, которому направлен или от которого получен документ; вопрос или предмет, событие, факт, лицо, название местности, к которым относится содержание указанного документа; дату события. В случае отсутствия необходимых сведений в заголовок включается поясняющая информация: "автор не установлен", "без даты". При необходимости заголовок дополняется аннотацией, раскрывающей не отраженное в заголовке содержание данного документа. Справочные данные об архивном документе состоят из элементов архивного шифра (номера фонда; номера описи дел, документов; номера единицы хранения/единицы учета; номеров листов); объема (количества листов) архивного документа; даты его создания. Условия доступа к архивному документу и использования включают сведения о наличии ограничений на доступ и ограничений по использованию, установленных законодательством Российской Федерации или фондообразователем, а также об отнесении его к числу особо ценных документов, в том числе уникальных документов, или документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии; сведения о наличии фонда пользования; о языке и внешних особенностях архивного документа; о включении информации о нем в систему НСА. При создании НСА архив учитывает не только общие требования к составлению описательных статей архивных справочников, но и особенности подготовки их каждого типа и вида. Типы и виды архивных справочников, их целевое назначение В Основных правилах работы госархивов СССР (1984 г.) установлены типы архивных справочников, входящих в систему научно-справочного аппарата: архивная опись, каталоги, путеводители, указатели, обзоры документов. Каждый тип справочника имеет виды, а иногда и разновидности, выполняющие свои задачи и потому отличающиеся друг от друга по структуре, содержанию, степени информативности. Все архивные справочники составляются с обязательным привлечением описи дел. Это объясняется тем, что все остальные справочники, в том числе и учетные, связаны между собой поисковыми данными (адресом) документов, закрепленными в описи дел. В состав поисковых данных входят номера: фонда, описи, дела (шифр единицы хранения), а также листов дела, где это необходимо. В состав СНСА входят межархивные, общеархивные, межфондовые и фондовые справочники. Какие же справочники должен иметь каждый государственный архив? Каталоги — это межфондовые архивные справочники, в которых информация о содержании документов архива занесена на карточки установленной правилами формы. Карточки располагаются по принятой схеме классификации. Назначение каталогов — оперативный поиск углубленной информации, содержащейся в документах архива по определенным темам, событиям, явлениям, лицам и т.д. Архив может иметь несколько каталогов: систематический, где документная информация классифицирована по отраслям знаний. Такой каталог отражает связи между событиями, содержит сведения по конкретным вопросам; предметно-тематический, где карточки с документной информацией систематизируются внутри темы по предметному признаку; предметный, где карточки документной информации классифицируются по алфавиту предметных понятий (фактов, событий, географических наименований) и лиц, а внутри — в логической или хронологической последовательности; именной (разновидность предметного), где карточки с документной информацией систематизируются по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами; географический (разновидность предметного), где карточки с документной информацией располагаются по алфавиту географических названий, а внутри — по хронологии или тематике; по истории учреждений (разновидность предметно-тематического), где карточки, содержащие сведения по истории учреждений, классифицируются по отраслям, а затем по конкретным учреждениям. Но более удобна и проста в обращении систематизация карточек по алфавиту их видовых названий, а внутри вида — по алфавиту наименований; документов по личному составу, где карточки содержат фамилию, имя, отчество и ссылку на дела, в которых имеются сведения об этом лице, систематизируются по алфавиту. Каталог составляется при наличии большого объема документов по личному составу для облегчения работы по выдаче архивных справок социально-правового характера. При наличии в архиве нескольких взаимосвязанных и взаимодополняющих каталогов создается система каталогов. В ее основе, как правило, лежит систематический каталог. Главные требования к такой системе следующие: соответствие целевому назначению входящих в систему каталогов; обеспечение поиска многоаспектной информации; исключение параллелизма в группировке информации в различных каталогах; отсутствие неоправданного дублирования информации и широкое применение отсылочных карточек и указателей. Путеводители — архивные справочники, содержащие краткие сведения о документах рекомендованной архива. Характеристики правилами схеме. в них располагаются по Назначение путеводителей — ознакомление потребителей с краткой информацией, ориентирующей в составе и содержании фондов архива. Существуют три вида путеводителей: путеводитель по фондам архива включает систематизированный перечень наименований архивных фондов с их характеристиками (наименование и номер фонда, краткая историческая справка по истории учреждения-фондообразователя, объем и крайние даты документов, аннотация документов фонда, состав НСА, кроме описей); краткий справочник по фондам архива представляет собой систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них (номер фонда, его объем, крайние даты документов, состав НСА, кроме описей). Составление таких справочников значительно легче и дешевле, чем путеводителей. Поэтому их целесообразно иметь в комплектующихся госархивах для информирования о новых пополнениях; тематический путеводитель включает систематизированный перечень характеристик документов, расположенных по тематической схеме. Названия тематических разделов в путеводителях соответствуют схеме построения. Характеристика документов состоит из названия раздела, справочных данных (номера фондов, номера описей по каждому фонду, в котором имеются документы по теме, крайние даты документов) и аннотации документов. Указатели могут быть самостоятельными архивными справочниками или элементом справочного аппарата ко всем типам справочников (опись, каталог, путеводитель). Назначение указателей — ускорение поиска дополнительной информации к основным темам, освещаемым архивным справочником, составляемым на наиболее используемые фонды. Указатели, являющиеся самостоятельными архивными справочниками, составляются к описям одного фонда, как правило, без просмотра дел. Их составление необходимо только в том случае, если фонд имеет много описей, сложную структуру, нечеткое подразделениями, разграничение многостороннюю функций информацию. между структурными Ссылочные данные даются в рубриках указателя на номера описей и дел. Если указатель составляется к описям ряда фондов (это целесообразно в случае хранения в архиве фондов однородных по функциям организаций, последовательно сменявших друг друга, или фондов вышестоящей и подведомственных организаций одной отрасли), то ссылочные данные приводятся на номера фонда, описи, дела. Если указатель составляется к документам фонда, то обязателен просмотр самих документов. Ссылочные данные в таком случае дополняются номерами листов дела. Указатель подобного вида почти всегда имеет аннотации, степень подробности которых зависит от назначения указателя и ценности документа. Указатель — элемент справочного аппарата к архивному справочнику, охватывает основной текст и приложения. Ссылочные данные к описи даются на номера дел, к путеводителю и обзору — на страницу справочника, к каталогу — на индекс каталожной карточки. В практике архивов наибольшее применение находят указатели следующих видов: предметный. Он может быть общим (включать понятия различного характера) и специальным (включать только однородные понятия, например наименования структурных подразделений или видов документов и т.п.): наименования предметов расположены по алфавиту названий рубрик и подрубрик, пишутся в именительном падеже; географический (разновидность предметного). Сложные географические названия вносятся по первому слову, например: Красная горка, пос. Если тот или иной город (поселок) был переименован, но проходит в документах под старым и новым названиями, то в указатель сначала вносится новое, а рядом в скобках старое. На соответствующем месте повторно дается старое название и делается ссылка на новое. Например: Ижевск (Устинов), г.; Устинов, см. Ижевск; именной (разновидность предметного). Может быть "глухим", аннотированным кратким, аннотированным полным. Систематизация дается по алфавиту фамилий; в пределах одинаковых фамилий — по алфавиту имен и отчеств. При упоминании в тексте лиц с одинаковой фамилией и инициалами имена и отчества даются полностью, а при их совпадении по возможности делаются пояснения: Иванов И.И. (конструктор), Иванов И.И. (биолог). Двойные фамилии заносятся в именной указатель по первому слову, без последующих перестановок в алфавите по другой фамилии; хронологический указатель составляется "глухим", даты событий или документов располагаются в хронологическом порядке. Обзор документов — архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов. Назначение — информация заинтересованных организаций о документах. Обзор состоит из характеристик учреждений-фондообразователей, характеристик документов и справочного аппарата. Информация о документах в обзоре должна быть четкой, конкретной и компактной, что достигается путем составления групповых и индивидуальных аннотаций. Аннотации сопровождаются поисковыми данными (номера фондов, описей, дел, листов). Обзоры бывают двух видов: обзор фонда включает сведения по документам только одного фонда. Целесообразно составлять лишь по фондам, содержащим ценные документы; тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких фондов по выбранной теме. Выбор темы зависит от возможного использования содержащейся в документах информации при решении задач, стоящих в данный период перед заинтересованными организациями. Работа по подготовке справочников всех типов и видов требует дифференцированного подхода. Прежде всего нужно оценить значимость фондообразователя и информационную насыщенность отложившихся в фонде документов. Все фонды в архиве по ценности документов разделены на несколько категорий, примерно на три-четыре. Анализ состава и качества НСА с учетом направления использования дает возможность определить виды архивных справочников, разработка которых желательна, и очередность этой разработки. При планировании работ по созданию и совершенствованию НСА следует учитывать также ценность документов различных структурных подразделений. Документы и описи вспомогательных структурных подразделений могут не включаться в план разработки. В некоторых структурных подразделениях могут составляться указатели или другие справочники только к отдельным видам документов, имеющим большую информационную насыщенность. При разработке справочников любых типов, видов необходимо соблюдать методические рекомендации, разработанные ведущим учреждением ГАС. Применение единых форм и приемов описания, единой классификации облегчит перевод на механизированный и автоматизированный поиск информации. Опись дел — базовый архивный справочник В Основных правилах работы ведомственных архивов дано четкое определение этому термину: опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, временного (свыше десяти лет) хранения, по личному составу и иные однотипные дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации документов (рационализаторские предложения, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.); служебные ведомственные издания. Таким образом, описи дел как постоянного, так и временного хранения выполняют три основные функции: 1) закрепление систематизации дел (единиц хранения) фонда путем присвоения каждому делу индивидуального номера по описи (если дело состоит из нескольких томов, то каждый из томов записывается под отдельным номером); 2) учет и обеспечение сохранности документов (запись в учетные документы, проверка наличия и состояния дел проводится на основании описей; поиск дела в хранилище и подкладка на место производятся по шифру, присвоенному делу, согласно описи); 3) раскрытие состава и содержания конкретного комплекса документов в заголовках дел. В описи дел временного хранения гр. 5 называется "срок хранения дела (тома, части)", гр. 6 — "количество листов", гр. 7 — "примечание". Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. В начале нового года работники делопроизводственной службы в каждом структурном подразделении обязаны привести в порядок дела, законченные делопроизводством в минувшем году, и подготовить их к дальнейшему хранению. Дела разбираются прежде всего по срокам хранения, так как полнота их оформления зависит от срока хранения. Затем необходимо определить, какие описи надо составить и на какие группы материалов. После этого проводятся экспертиза ценности дел, их оформление и составление описей. Комплекс дел одного структурного подразделения делится на группы: дела постоянного хранения, долговременного хранения, временного хранения. В ряде учреждений и эти группы дробятся. Из числа дел постоянного хранения в самостоятельные группы могут быть выделены дела по личному составу, а также специальная документация, присущая конкретному учреждению (отчеты по научным темам, дипломные проекты и работы, рационализаторские предложения, истории болезней, следственные дела и т.п.). Из числа дел временного хранения выделяются дела общего делопроизводства, срок хранения которых свыше десяти лет. Из общего объема документации по кадрам выделяются личные дела и личные карточки (ведущиеся вместо личных дел). Личные дела некоторых категорий работников (например, научных сотрудников и профессорскопреподавательского состава, имеющих ученые степени или звания) хранятся постоянно. ЕГСД предусматривает возможность включения этих личных дел, законченных делоОписи дел постоянного и временного хранения (свыше десяти лет) отличаются графлением и оформлением. Ниже приводится форма описи дел постоянного хранения. производством, в общую опись дел постоянного хранения по согласованию с архивным учреждением. Таким образом, параллельно можно составлять самостоятельные описи на три группы дел постоянного хранения (на дела общего делопроизводства, на специальную документацию, на дела по личному составу) и на три группы дел временного хранения — свыше десяти лет (такие же группы). На дела временного хранения (до десяти лет) разрешается не составлять опись, а пользоваться вместо описи специально оформленным экземпляром номенклатуры дел. Но в ряде учреждений для удобства пользования материалами составляют опись и на дела десятилетнего срока хранения. Заголовки дел располагаются в описи, как правило, в той же последовательности, в которой они внесены в номенклатуру. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том заносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Номер описи структурного подразделения состоит из цифрового обозначения структурного подразделения по штатному расписанию с добавлением прописной начальной буквы наименования категории документов, составляющих опись, и последних двух цифр года, в котором заведены дела, включенные в опись. Например, описи дел постоянного хранения (п), временного хранения (в) и по личному составу (лс) структурного подразделения № 3 (по номенклатуре дел), заведенных в 1988 г., будут иметь номера: Зп-88, Зв-88 и Злс-88. Составленные описи структурных подразделений с временными номерами дел представляются в архив учреждения для сведения годового раздела описи по учреждению. Далее описи одного структурного подразделения, или сведенные в годовой раздел, передаются одному из членов экспертной комиссии учреждения для просмотра всех материалов структурного подразделения и определения правильности проведения экспертизы ценности документов. После завершения экспертизы ценности документов за данный год по всему учреждению и одобрения описей экспертной комиссией готовится годовой раздел описи для представления на рассмотрение ЭПК архивного учреждения. Описи должны представляться на рассмотрение ЭПК не позднее чем через год после окончания дел делопроизводством. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией . В бесструктурных организациях (учреждениях) на дела постоянного хранения составляется опись за несколько лет с валовой нумерацией дел. Опись продолжается в течение периода, пока число дел, занесенных в нее, достигнет четырехзначной цифры (четырехзначная цифра ставится пределом, так как шифр с такой цифрой очень громоздок и возникает больше возможностей для ошибок) В маленькой организации (учреждении), где в течение года формируется 20 — 50 дел постоянного хранения, четырехзначная цифра будет достигнута через много лет, а описи надо утверждать регулярно. Таким образом, возникает годовой раздел описи. Допустим, опись начата в 1988 г. и охватывает 40 дел. За 1989 г. дела имеют нумерацию с № 41 по № 80, в 1990 г. — с № 81 по № 120 и т.д. Каждая из этих частей описи, либо начинающаяся не с № 1, либо не заканчивающая нумерацию, и является годовым разделом. Чтобы называться годовым разделом, эта часть должна быть соответственно оформлена (подписана, рассмотрена ЭК, завизирована руководителем) и передана на утверждение ЭПК. Опись может заканчиваться и при передаче дел в госархив. После передачи комплекса за несколько лет начинается новая нумерация. Оформлять законченную опись за каждый год нецелесообразно, так как пользоваться в работе множеством карликовых описей неудобно: каждую опись надо учитывать отдельно, что усложняет учет, затрудняет работу по выемке и подкладке дел в хранилище (особенно в государственном архиве), так как будут часто повторяться номера дел (разных описей) и будет значительно больше ошибок при подкладке, а следовательно, дела могут на какой-то промежуток времени "исчезнуть" (пока их не обнаружат при проверке наличия). Рассмотрим порядок составления годовых разделов описей дел постоянного хранения в учреждениях (организациях) с одноступенчатой структурой. В каждом структурном подразделении составляется опись дел за год с временной нумерацией. Опись заверяется составителем, подписывается руководителем подразделения и передается в канцелярию. Работники канцелярии раскладывают описи в соответствии с утвержденной структурой, отраженной в номенклатуре дел. На первое место помещается опись дел канцелярии, так как здесь формируются наиболее важные дела, отражающие деятельность всего учреждения. Далее проводится валовая нумерация дел всех структурных подразделений за данный год: если это начало новой описи, то с № 1, если это продолжение сводной описи, то с цифры, следующей за номером, которым закончился годовой раздел за предшествующий год. Описи материалов всех структурных частей за данный год объединяются затем канцелярией учреждения в годовой раздел сводной описи материалов постоянного хранения всего учреждения за несколько лет, которая имеет валовую нумерацию дел, продолжающуюся из года в год. Каждая опись (годовой раздел) завершается итоговой записью, в которой указывается количество дел, внесенных в опись, с какого номера по какой. Если в опись включены дела, продолжающиеся несколько лет, указывается: "Документы по данному году см. также в разделе за ... год, № ..." . В учреждениях с двухступенчатой структурой (управления—отделы) возможен другой вариант составления сводных описей. Порядок составления и оформления первичных описей в отделах остается таким же, но после сведения описей отделов за год в канцелярии (секретариате) управления не обязательно сводить в один раздел сводные разделы описей управления. Может оказаться целесообразным вести нумерацию описей по управлениям, т.е. каждое управление сводит описи дел своих отделов за год, а на следующий год продолжает нумерацию. Выбор варианта необходимо согласовать с госархивом, в который будут передаваться дела. На дела постоянного хранения по личному составу и на специальную документацию также составляются описи за несколько лет с валовой нумерацией. Подобным образом объединяются описи дел долговременного хранения (по личному составу и другие). Форма начального листа годового раздела описи и порядок занесения дел известны из курса делопроизводства. Однако следует вспомнить несколько важных требований, выполнение которых имеет значение для пользования описью в будущем: опись печатается на машинке, причем бумага, лента пишущей машинки и копировальная бумага должны быть высокого качества, так как описи будут храниться века; в годовой раздел описи заносятся также те дела, которые начаты, но не закончены в течение года; если дело продолжалось в течение двух лет или более, оно заносится в опись по году заведения, а затем в каждом годовом разделе на месте, определенном схемой систематизации, пишется заголовок этого дела со ссылкой на номер, который был присвоен ему при занесении в опись в первый раз (при записях в годовых разделах последующих лет в гр. "№ п/п" номер не проставляется). В конце годового раздела описи каждого года, в течение которого продолжалось это дело, должно быть указано: "Документы по данному году см. также в разделе за ... год, № ..." . Утвержденные годовые разделы описи не следует подшивать в обложку. Их нужно хранить до момента окончания описи (или передачи в госархив) в папках с клапанами и завязками. Перед первым годовым разделом в папку вкладываются заглавный лист описи и оглавление. На заглавном листе указывается начальный год документов, включенных в опись, а по мере прибавления следующих годовых разделов проставляются новые даты. Оглавление, следующее за заглавным листом, должно отражать схему построения описи, т.е. в нем указывается год, а далее перечисляются все структурные подразделы годового раздела с указанием номера листа, с которого начинаются заголовки дел каждого структурного подразделения. При поступлении следующего годового раздела описи в оглавлении допечатываются все структурные подразделы этого раздела, и так до завершения описи. Заглавный лист и оглавление с дополнениями помогают сотрудникам ведомственного архива пользоваться незаконченной описью. При оформлении законченной описи уточненные заглавный лист и оглавление перепечатываются. Если количество дел постоянного хранения невелико, как в рассматриваемом примере, то допускается при составлении годового раздела описи вносить в него документы за два-три года, согласовав это с соответствующим госархивом. К законченной описи дел постоянного хранения (состоящей из годовых разделов) составляются предисловие, указатели, оформляется заверительный лист и другие элементы вспомогательного справочного аппарата, помогающие пользоваться описью и дополняющие ее сведениями по истории фондообразователя и фонда, и др. Таким образом, законченная и полностью оформленная опись состоит из собственно описи и вспомогательного справочного расположенных в такой последовательности: 1) аппарата, титульный лист; 2) оглавление; 3) список сокращений; 4) предисловие; 5) собственно опись (описательные статьи); 6) указатели; 7) лист-заверитель. На титульном листе указывается: а) название фонда (если годовые разделы сводятся не по учреждению в целом, а в пределах крупных структурных подразделений, то название подразделения); переименования названий и подведомственности с указанием крайних дат существования каждого названия; б) фонд 1№ ...; в) опись № дел постоянного хранения (или наименование группы документов, например, "по личному составу"); г) за... годы. В список сокращений включаются сокращенные слова и понятия, употребляемые в описи (за исключением общепринятых, не требующих специальных разъяснений). В основном это официально "принятые сокращенные названия учреждений, организаций, предприятий (ВНИИДАД, МГИАИ), профессиональные термины (госархив, педчтения) и другие сокращенные слова и понятия, применяемые в деятельности того учреждения, на документы которого составлена опись. Такие сокращения употребляются в описи в целях уменьшения ее объема. Предисловие по характеру содержащейся в нем информации делится на две части: историческую и археографическую. В исторической части предисловия освещается история учреждения-фондообразователя: время создания и на основании какого акта, подчиненность, функции, реорганизации (с указанием дат и изменения функций), переименования (с указанием дат), подведомственная сеть и т.п. В археографической части предисловия рассматриваются вопросы, связанные с историей, организацией и описанием документов, включенных в опись: указываются объем и хронологические рамки документов; поясняются особенности фондирования (включены ли материалы других учреждений или организаций и почему); отмечается наличие дел, заведенных в других учреждениях и переданных в учреждение-фондообразователь; даются сведения о выбытии комплексов документов (например, в связи с выделением какого-либо структурного подразделения); характеризуется система делопроизводства учреждения; обосновывается порядок построения описи, т.е. выбор схемы классификации дел (хронологически-структурная объясняются приемы описания исключение отдельных или структурно-хронологическая); документов элементов и (унификация причины заголовков, этого, аннотирование документов и т.п.); дается характеристика содержания основных групп документов; анализируются логические связи документов, включенных в данную опись, с материалами других структурных подразделений (в тех случаях, если опись включает документы не всего учреждения, а одного структурного подразделения); перечисляются все имеющиеся виды справочного аппарата на документы, включенные в опись; объясняется выбор видов указателей (выбор зависит от особенностей документов). Предисловие к описи, составляемой впервые, должно быть полным и давать необходимые сведения исследователям по перечисленным вопросам. Предисловия к последующим описям делаются более сжатыми: в исторической части указываются только изменения, произошедшие в жизни учреждения (изменение структуры или функций) в течение того хронологического периода, за который включены документы в эту опись; в археографической части приводятся необходимые сведения о документах, но пояснения даются более краткие со ссылкой на предисловие к первой описи. Указатели к описи дел постоянного хранения могут быть следующих видов: предметный, именной, географический, смешанный, т.е. включающий различные понятия. В зависимости от содержания документов могут быть два и три указателя. Например, один указатель — именной, а другой — смешанный и т.п. Выбор вида указателей определяется предметными понятиями, встречающимися в заголовках. Описи дел долговременного хранения оформляются проще: для них не обязательно составлять предисловия и указатели (хотя краткое предисловие облегчило бы пользование описью). Однако оформление титульного листа, итоговой записи и листа-заверителя к описи для всех видов описей остается одинаковым. Итоговая запись в описи, составленная на последнем ее листе, листзаверитель к описи являются важнейшими элементами учета, Ш потому составляются лицами, ответственными за учет, или заведующим ведомственным архивом. Эти элементы учета закрепляют удостоверяют количество дел по описи и фиксируют ее полноту, являясь как бы "охранной грамотой" основного документа по учету дел в фонде. Таким образом, характерной особенностью описи дел является то, что она связывает между собой поисковыми данными (архивными шифрами) все справочники архива. Лист-заверитель к законченной описи составляется в соответствии с валовой нумерацией листов собственно описи и всего составленного к ней вспомогательного справочного аппарата, формированного в одном томе. При составлении листа к законченной описи изымаются все другие листызаверители, составлявшиеся ранее к годовым разделам описи. В листезаверителе указываются все замеченные составителем ошибки в нумерации листов описи (пропущенные и литерные номера). Итоговый подсчет количества листов описи ведется с учетом обнаруженных недостатков (плюсуются литерные номера, вычитаются пропущенные). Лист-заверитель подписывается лицом, составившим его, помещается в конце описи после всех видов вспомогательного справочного аппарата. Справочники к документам ведомственных архивов Большинство типов и видов справочников, рассмотренных выше, применяется в ведомственных архивах. Обязательным и наиболее используемым справочником в каждом ведомственном архиве является опись дел. Иногда опись бывает единственным архивным справочником, ориентирующим в составе и содержании документов архива. Такое положение с НСА может наблюдаться в большинстве ведомственных архивов, хранящих документы одной организации. Аналогичным описи справочником (по содержанию и учету документов) в ведомственном архиве является заменяющая опись номенклатура дел, по которой учитываются дела временного хранения (не свыше десяти лет). При создании в случае необходимости других справочников к делам временного хранения следует использовать делопроизводственные картотеки, связанные поисковыми данными с номенклатурами дел, заменяющими описи. При создании других архивных справочников следует учитывать вид архива, состав и содержание хранящихся в нем документов, частоту обращения к документам для поиска документной информации, а также преобладающий характер этой информации. Разработка НСА должна проводиться по описям, которые не будут перерабатываться (законченные описи дел, утвержденные годовые разделы сводной описи дел постоянного хранения, дел, хранящихся свыше десяти лет и по личному составу). Например, в архиве органов власти, кроме описей, достаточно иметь картотеку на организационно-распорядительную документацию, а в архиве архитектурно-планировочного управления, кроме подобной же картотеки, целесообразно создавать каталог к протоколам рассматриваемых проектов зданий, сооружений, планировки городской территории. Другим основным типом архивного справочника в ведомственном архиве является каталог, содержащий на карточках установленного образца систематизированные сведения из документов, расположенных в соответствии с принятой в нем логической или алфавитной структурой построения. Иногда каталоги издаются в виде книг. На каталожной карточке может быть описано содержание одного документа или части его, группы документов из одного дела, дела целиком и даже группы дел, если они сформированы по одному вопросу (например, годовые отчеты или группа дел о социалистическом соревновании и др.). Заполнение каталожных карточек и их систематизация в соответствии с принятой схемой требуют специальных знаний и внимательности. В верхней части карточки даются классификационные сведения: индекс классификационного деления, наименование рубрики и под-рубрики, обозначение даты и места события. Центральное место занимают информационные сведения (описание содержания). Ниже идут поисковые сведения: название архива, название фонда (иногда название структурной части), далее указывается архивный шифр документа (документов): номера фонда, описи, дела (дел) и номер листа (листов). В нижней части карточки помещаются внешние сведения: язык документа и способ воспроизведения и контрольные сведения: фамилия составителя и дата составления. По способу описания содержания документов каталоги принципиально отличаются от описей. Опись отражает организацию фонда (части фонда); поединичное описание дел проводится в той же последовательности, в которой хранятся тома. Этим обеспечивается единство учета и хранения документов. Для каталогов характерна группировка сведений из документов по темам, предметам и другим понятиям, соответственно схеме классификации и совершенно независимо от системы их хранения, чем обеспечивается быстрое выявление документов по требуемому вопросу. В ведомственных архивах применяются, как правило, каталоги таких видов: а) систематический, в котором сведения о содержании документов располагаются соответственно современной классификации отраслей человеческой деятельности и знаний (в основном в крупных архивах центральных ведомств); б) предметно-тематический, отражающий содержание документов по определенной теме; сведения о содержании документов располагаются соответственно схеме, разработанной для конкретного каталога; в) предметный, в котором сведения о содержании документов располагаются по алфавиту предметных понятий, вынесенных в качестве рубрик. В качестве разновидностей предметного каталога применяются именной каталог (наиболее используемый в организациях типа ВАК, патентное бюро и др.) и географический (наиболее применим для учреждений, имеющих широкие междугородные связи). При создании в ведомственном архиве каталогов их основой могут служить учетно-регистрационные и справочные картотеки, образующиеся в делопроизводстве учреждения и поступившие в архив вместе с документами. В таком случае архив проводит работу на отбору карточек на дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу (с учетом характера необходимой информации); проставлению архивных шифров документов, на которые составлены карточки; систематизации отобранных карточек в соответствии с принятой схемой классификации. Работникам делопроизводства следует твердо усвоить, что регистрационные картотеки (на распорядительные документы, личный состав учреждения) будут еще долго служить как в ведомственном, так и в государственном архиве. При передаче картотеки в архив необходимо следующее: наличие в карточке делопроизводственного индекса дела, в которое помещен документ; отнесение карточки к соответствующей классификационной группе; разделение по возможности карточек на документы постоянного, долговременного и временного хранения. Наибольшее распространение в ведомственных архивах получают такие разновидности каталогов: по истории учреждений (в центральных отраслевых и объединенных ведомственных архивах), по личному составу (для поиска сведений о трудовом стаже, заработной плате и других данных социально-правового характера). В архивах, хранящих значительное количество фондов, создаются картотеки-указатели к названиям фондов (разновидность предметно-тематического каталога). На каждое название (переименование) фонда составляется отдельная карточка с указанием номера фонда и крайних дат дел. При необходимости даются ссылки на другие названия фондообразователя. Карточки располагаются по алфавиту видов организаций (базы, заводы, конторы и т.д.). Следующим ведомственных типом архивах, архивного является справочника, обзор применяемого документов. Основное в его назначение — ознакомление учреждений, организаций, предприятий, научной общественности с содержанием архивных документов. Обзоры бывают двух видов: обзор фонда и тематический обзор. Обзор фонда описывает документы одного фонда по всем содержащимся в нем вопросам. Его написанию предшествует исследование истории фондообразователя, его функций. Обычно обзор составляется по документам фонда, имеющим большое информативное значение или содержащим многостороннюю информацию. Для практической деятельности учреждения может представлять немалый интерес обзор фонда учреждения предшественника, часть или большинство функций которого перешли к действующему учреждению. Документы, отражающие принятие управленческих решений, содержащие сведения о деловых связях, могут длительное время использоваться в работе учреждения. Тематический обзор содержит описание отдельных документов, групп документов, дел, групп дел одного или нескольких фондов по определенной теме. Для составления такого обзора выбирается актуальная по значению тема, рассчитанная на оперативное использование учреждением или на ознакомление с документами по теме, имеющей перспективное применение. Тематический обзор может составляться и для ориентации в имеющейся информации других учреждений, а также для публикаций в печати (ведомственной или общественно-политической). Эти оба вида одного типа справочника, называемого обзор, имеют одинаковый способ подачи информации о содержании документов; схема построения описательной части обзора не зависит от схемы систематизации архивных документов в описях. Каждый тип справочника имеет присущий именно этому справочнику способ подачи информации. В описи делаются четкие и сжатые заголовки на единицы хранения (дела) с прибавлением в необходимых случаях аннотаций отдельных, особо важных документов. В каталогах объектом описания является не дело, а конкретный вопрос, сведения о котором содержатся в отдельном документе или его части, группе документов, отдельном деле, группе дел. На каталожную карточку записывается обобщенный заголовок этой группы документов, построенный так же, как и заголовок дела в описи. Несмотря на сходство формы заголовка в описи и на каталожной карточке, объем информации описательных статей различен, так как различен объект описания. В обзорах сущность вопроса или события излагается в повествовательной форме, затем перечисляются виды документов с указанием хронологических рамок и характера содержащейся в них информации. Далее указываются архивные шифры всех документов по этому вопросу. Затем так же освещается характеристикой следующий документов. вопрос. К вспомогательный справочный аппарат. Эта обзору часть обзора обязательно называется составляется Подготовка обзора — дело трудоемкое, но для общего ознакомления с документами фонда или по определенной теме он является наиболее удобным архивным справочником. Ведомственные архивы редко практикуют составление обзоров. Чаще эти справочники готовятся госархивами. Путеводитель по фондам архива целесообразно создавать только в отраслевых ведомственных фондах и приравненных к ним ведомственных архивах. Назначение этого справочника — информация учреждений, организаций, предприятий, исследователей о документах, хранящихся в конкретном архиве, а также использование в качестве справочного пособия при работе с документами в архиве. Подготовка путеводителя — это кропотливая, длительная работа. При систематическом пополнении архива новыми документами и передаче их части на государственное хранение (что является характерным для ведомственного архива) путеводитель не обеспечивает полной информации. В этой связи получили распространение краткие справочники по фондам архива. Они менее трудоемки и более мобильны. В них широко применяются суммарные характеристики документов по группам однородных фондов. Если подготовка путеводителей, кратких справочников по фондам и обзоров целесообразна только в крупном ведомственном архиве, то карточные каталоги на основе регистрационных картотек и указатели к документам должны составляться и в небольших архивах, так как они облегчают поиск документной информации. Указатели в ведомственном архиве составляются в основном к описям фондов, имеющим большой объем или сложным по структуре. Для облегчения поиска нужной информации выбираются виды указателей: хронологические, структурные, географические, предметные, именные и др. Например, в крупных научно-исследовательских организациях с часто меняющейся структурой целесообразно составлять к описи указатель структурных подразделений; к описям органов власти — указатель к протоколам сессий со сведениями о рассматриваемых на них вопросах; к описям документов о рационализации и изобретательстве — именные указатели авторов и т.д. В зависимости от характера информации выбираются поисковые данные: номер описи (если их в фонде несколько), номер единицы хранения, номер листа описи (для хронологических и структурных указателей). К составу НСА основные правила работы ведомственных архивов относят историческую справку, составляемую на каждый фонд. Она состоит из трех разделов: истории фондообразователя, истории фонда, характеристики документов фонда. Фактические данные в разделах справки должны иметь ссылки на соответствующие распорядительные документы (распорядительные акты о создании, преобразованиях, ликвидации организации; акты о приеме фонда в ведомственный архив, передаче его в госархив и т.д.). Справка составляется при первом поступлении фонда в ведомственный архив, а все последующие изменения в истории фондообразователя и фонда отражаются в дополнениях к справке. Историческая справка представляется вместе с первым годовым разделом сводной описи на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения и в последующем при необходимости дополняется в следующие представления описи; передается в госархив вместе с документами фонда. По всем рассмотренным справочникам и учетным документам поиск необходимой информации выполняется визуально и вручную. При больших комплексах документов такой поиск информации становится затруднительным. Поэтому в некоторых архивах сначала стали применять механические средства поиска информации, а с расширением применения ЭВМ обратились к разработке проблем автоматизированного поиска документной информации. Главархив СССР, ВНИИДАД, НИЦТД (Научноисследовательский центр технической документации) совместно с рядом госархивов стали разрабатывать и внедрять автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС): к Центральному фондовому каталогу, осуществляющему централизованный государственный учет документов; к документам госархивов по Октябрьской революции 1917 г.; к документам по архитектурным памятникам Москвы и Санкт-Петербурга. ВНИИДАД разрабатывает проблемы применения ЭВМ в традиционном делопроизводстве учреждений. Создание АИПС требует серьезной методической подготовки и проведения работ по унификации терминологии, приемов описания документов для включения в машинную память, повышения квалификации архивистов. Процесс внедрения АИПС в ведомственных архивах довольно длителен; иногда в нем нет необходимости. Создание перфокаталогов в некоторых ведомственных архивах проводится пока в незначительных объемах. Подавляющая часть ведомственных архивов располагает пока ограниченным составом? (особенно небольших) научно-справочного аппарата. Расширение применения ЭВМ в управленческой работе положительно скажется на автоматизации поиска документной информации. Тема 9. Использование архивных документов Использование документов, хранящихся в архивах, является одной из основных задач архивных учреждений, это большой и сложный комплекс работ: обеспечение полноценного состава АФ (контроль за работой архивов учреждений, составление перечней и отбор документов на государственное хранение), создание условий для хранения документов (строительство архивохранилищ, организация фотолабораторий и реставрационных мастерских, разработка оптимального режима хранения и учет хранящихся документов), создание научно обоснованной системы научно-справочного аппарата. Основными формами использования документов архива являются: информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании; исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера; использование документов в средствах массовой информации; подготовка информационных мероприятий: выставок, конференций и др.; выдача документов для работы в читальном зале архива; выдача документов во временное пользование. Самой трудоемкой из вышеперечисленных форм является исполнение запросов граждан и организаций социально – правового характера Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки. Архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена. Архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных. Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа. Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись. Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению; при личном обращении при наличии фамилии и адреса недостающая информация может быть восполнена. Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя. Срок исполнения запросов с использованием только научносправочного аппарата архива - не более 15 дней с момента регистрации обращения. Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должны осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве; использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия"). При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника. Архивные справки составляются по установленной форме на бланке архивной справки или общем бланке организации. В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках - их официально принятые сокращения; при повторных упоминаниях - только сокращенные. В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах. В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов. После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле). Архивная справка подписывается руководителем организации или подразделения, в состав которого входит архив, и руководителем архива; право подписи справки устанавливается в положении о службе ДОУ или в положении об организации; архиве второй организации. экземпляр Справка архивной заверяется справки печатью заверяется руководителем архива и хранится в делах архива в соответствии с номенклатурой дел. Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (руководителя подразделения, в состав которого входит архив) и гербовой печатью организации. Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу. Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: "Так в документе" или "В тексте неразборчиво". Машинописные архивные копии и выписки изготавливаются на бланке письма организации с обозначением названия документа: "Архивная копия", "Архивная выписка". При изготовлении ксеро- или фотокопий документа бланк организации, как правило, не используется. После текста архивной копии или выписки указывается архивный шифр документа. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр указывается на обороте каждого листа. Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены архивом. Архивные справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив. Архивные справки, копии и выписки могут выдаваться под расписку на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; их родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством. Получатель архивной справки, копии или выписки расписывается на втором экземпляре получаемого документа, остающемся в делах архива, с указанием данных паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя. Архив в соответствии с законодательством обеспечивает: право граждан на доступ к документированной информации о них; право знать, кто и в каких целях использует и использовал эту информацию. Отказ гражданину в доступе к документам о нем может быть обжалован в судебном порядке. Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается. Ограничения возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Архив может исполнять тематические запросы юридических лиц, а также запросы физических лиц имущественного и финансового характера на платной основе. Перечень таких услуг и размер оплаты утверждаются руководителем организации. Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других не полученных в свое время владельцем документов. Подлинные личные документы выдаются с разрешения руководителя организации заявителям по предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы могут быть высланы заявителю ценным письмом. Органами правопорядка из архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации. На место изъятого документа в дело вкладывается справка о выдаче, снятая с него копия или в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа - основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче). При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений отрицательный ответ составляется на бланке письма организации. В нем указывается факт отсутствия в документах архива интересующих заявителя сведений и даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией. В случаях отрицательного ответа, содержащего сведения об отсутствии в архиве необходимых документов вследствие их гибели или утраты, текст письма должен быть заверен печатью организации. Регистрация архивных справок, копий и выписок ведется в журнале регистрации. Информация о других формах использования документов архива представлена в Основных правилах работы архивов организаций. Тематические запросы: запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту. Разновидностью тематических запросов являются биографические запросы, по которым устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни и деятельности конкретных лиц. Вопросы социально – правового характера: Вопросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации. При обращении в архив: необходимо представить следующие документы: - документ удостоверяющий личность, - имеющиеся на руках документы на недвижимость (по имущественным запросам), - трудовую книжку и ее копию (по вопросам о стаже, зарплате), - для получения сведений, содержащих данные о третьих лицах, дополнительно предоставляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации. Запрос должен содержать: - сведения о том кто направил запрос, т.е. название организации или фамилию, имя, и отчество гражданина; - почтовый адрес, чтобы можно было отправить запрос по почте; - тему – то есть должно быть четко сформулировано, что именно необходимо узнать; - географические и хронологические рамки запрашиваемой информации; Сроки исполнения запросов: Срок исполнения запросов не более 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководителя архива этот срок может быть при необходимости продлен с обязательным уведомлением об этом пользователя. Срок исполнения запроса с заранее известными реквизитами не более 15 дней с момента регистрации. Организационные основы подготовки документальных изданий Планирование. Подготовка документальных публикаций включается в годовые и пятилетние планы научно-издательской (научно- исследовательской) работы соответствующих учреждений и издательств. Планы составляются по установленной форме. В соответствующих рубриках плана указывается: точное, научно сформулированное название издания, хронологические и географические рамки, ориентировочный объем и тираж, авторский коллектив, сроки подготовки и сдачи рукописи в издательство. Включение заинтересованных в план работ учреждений и производится организаций с по учетом инициативе реальных возможностей подготовки документальных публикаций (наличие документов по теме, специалистов, издательской базы и т. д.). На документальные публикации составляются планы-проспекты, графики работы и другие организационно-методические документы. Совместные издания готовятся на договорных началах. Руководство учреждений-соисполнителей подписывает соответствующий документ (договор, соглашение, рабочий план), в котором предусматривается название, объем и сроки подготовки публикации, распределение обязанностей, научных командировок, финансовых расходов и т. д. между учреждениямисоисполнителями. Работа включается в планы соответствующих учреждений. Регистрация документальных изданий. Подготавливаемые сборники документов подлежат регистрации в установленном порядке во Всесоюзном научно-техническом информационном центре (ВНТИЦентре), которую осуществляет головная организация. Программа подготовки документальной публикации. Программа подготовки документальной публикации - документ, в котором обосновывается актуальная, научная и практическая значимость публикации, определяются задачи и цели, тип, форма, структура, характер, название, географические и хронологические рамки сборника документов, состав и содержание научно-справочного аппарата, объем, тираж, язык, сроки подготовки публикации, издательство, периодичность проведения заседаний редколлегии и коллектива составителей. План-проспект документальной публикации. План-проспект документальной публикации - документ, в котором указываются в развернутой форме вопросы и события, подлежащие освещению в сборнике документов, отмечаются специфические особенности методики выявления, отбора, передачи текста и археографического оформления документов, определяется способ систематизации источников, подготовки научносправочного аппарата, приводится библиография работ (сборники документов, основные монографии, труды и другие печатные издания, в том числе и периодические) по теме публикации или содержащих документы и материалы по освещаемым в сборнике проблемам, очерчивается круг архивов и других хранилищ источников (музеев, библиотек, частных собраний и т. д.), по возможности - с указанием названии и номеров фондов по теме публикации. В процессе работы план-проспект корректируется и дополняется. Для общесоюзных документальных серий разрабатываются специальные методические рекомендации, в которых излагается программа и структура серии, научно-методические принципы ее подготовки и особенности выявления, отбора, передачи текста и археографического оформления документов к изданию, состав и содержание научно- справочного аппарата к сборникам серии. Программа подготовки и план-проспект составляются и утверждаются редколлегией до начала работы по выявлению документов. В целях существенного облегчения поиска и повышения качества выявления документальных источников в архивохранилищах целесообразно к плану-проспекту приложить хронику событий, подготовленную по материалам периодической печати и опубликованным работам (монографиям, статьям и т. д.). После завершения подготовки рукописи документальной публикации составляется научный отчет, который оформляется в соответствии с требованиями действующего ГОСТа. Цели (или направления) использования документов, хранящихся как в государственных, так и в ведомственных архивах, довольно многочисленны. Политические: использование документов в интересах проведения миролюбивой внешней политики, укрепление авторитета государства в международных организациях, в борьбе за мир, за развитие культурных и экономических связей и т.п. 2. Организационно-управленческие: изучение документов, отражающих опыт работы в различных сферах управленческой деятельности для принятия обоснованных решений по организации работы, реорганизации управленческого аппарата и т.п. 3. Научные: привлечение документной информации в качестве исходных материалов для научных исследований. Документы по всем отраслям знаний хранятся не только в архивах Академии наук России, но и в государственных архивах и в ряде ведомственных архивов. 4. Экономические: использование архивов, содержащих разнообразные сведения, нужные народному хозяйству, например о полезных ископаемых, водном режиме рек (для строительства плотин, мостов и железных дорог необходимы данные о паводках за многие десятилетия), деревьях, произраставших в конкретных районах, и сельскохозяйственных культурах (для выбора наиболее приспособленных к данной местности сортов), фауне в разных регионах и т.п. 5. изучение Культурно-просветительные письменных конкретные события и и агитационно-пропагандистские: изобразительных или определенную художественных произведений, телеспектаклей, кино- и постановке телефильмов, документов, эпоху, освещающих при театральных, привлечение создании радио- и документной информации для лекций, докладов, радиопередач, создания документальных фильмов. 6. Учебные: выявляются документы для использования содержащейся в них информации в лекциях и на уроках по различным дисциплинам, а также для фотокопирования и создания иллюстративного материала; готовятся подборки фотокопий, фотоальбомы, хрестоматии по конкретным темам; проводятся экскурсии студентов и школьников для ознакомления с документами. 7. Удовлетворение социально-правовых и имущественных интересов граждан: привлечение документов для оформления пенсий, документов об образовании, о рождении, браке, смерти родственников; при вводе в наследование недвижимым имуществом (например, домом) и т.д. Документы, подтверждающие факт работы человека в определенном месте, хранятся в ведомственных архивах, об актах гражданского состояния — в архивах загсов, подтверждающие право владения имуществом, могут находиться и в государственных, и в ведомственных архивах в зависимости от давности. Формы использования архивных документов (или документной информации) многообразны. Важнейшие из них следующие: 1. Создание и распространение информационных документов о составе и содержании архивных документов. Информационный документ архива — документ, создаваемый для быстрого и целенаправленного информирования заинтересованных организаций о наличии и (или) содержании документов архива. Основные виды информационных документов: информационное письмо — письмо, направляемое в конкретное учреждение (или группу учреждений) с сообщением в общей фор¬ме о наличии документов по определенным темам или вопросам, соответствующим функциям учреждения-адресата; справка-ориентировка — более подробное перечисление документов по определенной теме, но без точных ссылок на конкретные дела; тематический перечень — перечень конкретных документов по определенной теме, составляемый в виде описи с графами: "номер по порядку", "дата документа (или дела)", "заголовок документа (или дела)", "поисковые данные (номера фонда, описи, дела, листов)", "примечания". Тематический перечень составляется, как правило, по запросу заинтересованного учреждения. 2. Публикация документов в виде сборников, тематических подборок документов в журналах, газетах, в хрестоматиях. 3. Подготовка выставок документов, радио- и телепередач. 4. Выдача дел для изучения в читальный зал. 5. Выдача дел во временное пользование вне помещения архива. 6. Проведение экскурсий по архиву (студенческих и иных групп). 7. Проведение встреч с общественностью (научными работниками, студентами, рабочими), где архивисты выступают с лекциями и докладами по определенной теме. 8. Изучение документов по тематическим запросам учреждений и подготовка ответов. 9. Наведение биографических справок социально-правового характера. Публикации, выставки, радио- и телепередачи могут быть подготовлены не только архивистами, но и исследователями, изучающими документы в читальном зале. Из других форм использования документной информации (как архивистами, так и другими лицами) можно назвать подготовку научных статей и статей для периодической печати на основе архивных документов. Лица, занимающиеся в читальном зале, и учреждения, получившие документы во временное пользование (или ответы на тематические запросы), имеют возможность очень широко использовать Документную информацию. Это — подготовка монографий, диссертаций, научных докладов и т.п.; проведение научных исследований в различных отраслях науки; использование выявленных сведений для расчетов при проектировании строительства и по внедрению новой техники; разработка технических условий на новый вид продукции; принятие распорядительного или нормативного документа; подготовка учебников; подготовка лекций, занятий, уроков; подготовка фотоальбомов, плакатов и т.п.; проведение реставрации памятников архитектуры, произведений живописи и т.п.; подготовка экспозиции в музее; установление событий из истории города или иного населенного пункта, выявление других сведений по краеведению; создание художественного киносценария, кантаты, произведения (романа, художественного повести, кинофильма); пьесы, постановка спектакля; создание документального фильма и многие другие. Для достижения перечисленных целей могут применяться почти все названные формы использования документов. Например, в борьбе за мир (политическая журнальных цель) статей, могут осуществляться монографий, готовиться публикации документов, кинофильмы, выставки документов, доклады, лекции, выступления по радио и телевидению с привлечением документов или сведений из них. Для экономических целей могут использоваться сведения, извлеченные из документов в читальном зале государственного или ведомственного архива, и в форме получения копий документов по разным отраслям народного хозяйства (например, материалов аэрофотосъемок местности или чертежей каких-либо изделий) и другим способом. Использование архивных документов позволяет экономить и государственные средства, и трудозатраты, и время, требующееся для разработки проекта или проведения исследования. Основными формами использования документов ведомственного архива являются: информирование руководства и структурных подразделений организации (в структуре которой функционирует архив), а также других организаций и исполнение их запросов; культурно-просветительская и агитационно-пропагандистская работа архива; исполнение запросов социально-правового характера; предоставление документов для изучения в читальном зале архива. В ведомственных архивах значительная доля всего объема рабо¬ты по использованию документов приходится на наведение справок по запросам граждан, на выдачу дел в читальный зал и на предоставление дел во временное пользование структурным подразделениям или другим учреждениям. Документы ведомственных архивов изучают в читальном зале архива, а там, где читальный зал организовать невозможно или нецелесообразно, для занятий посетителей отводится одна из рабочих комнат или просто отдельный стол в рабочем помещении. Занятия посетителей в архивохранилище не разрешаются. Посетители из других организаций допускаются к работе на основании официального письма (на бланке с соответствующей подписью). В письме указываются конкретная тема и хронологические рамки необходимых материалов. Разрешение дает руководитель учреждения. Если какому-то структурному подразделению требуется дело или несколько дел на некоторый срок, оформляется выдача дел во временное пользование. Выдача дел во временное пользование в другие учреждения ограничена. Запросы о выдаче дел направляются руководителю учреждения, и только по его указанию оформляется передача дел по акту. Выдача дел на дом для занятий кому бы то ни было строго запрещается. При организации работы по использованию документов необходимо соблюдать следующие требования. Первое — использование документов проводится только с разрешения руководства. Второе — непременным условием работы с документами является обеспечение их физической сохранности. Третье — дела, выдаваемые для изучения (в помещении архива; или во временное пользование), должны быть полностью обработаны и оформлены (подшиты, пронумерованы, иметь шифр и заверительную надпись, а также лист использования). Четвертое — при пользовании делами запрещено подчеркивать к текст документов, делать на них пометки, загибать листы, закладывать в дела ручки, карандаши и другие предметы, курить и принимать пищу, просматривая дела. Пятое — снимать копии с документов только с разрешения завархивом, не применяя при этом копирку или кальку (лучше снимать ксеро-, фото- и машинописные копии). Исследователи, работники структурных подразделений и других учреждений должны быть ознакомлены с правилами работы с документами и предупреждены об ответственности за их сохранность и физическое состояние. При приеме дел в хранилище проверяется наличие и состояние всех листов в деле в присутствии лица, их сдающего. За сохранность выданных из архива дел, а также за правильное использование полученных материалов, архивных справок и копий несут ответственность получившие их руководители учреждений Шестое — при организации выставок подлинные документы постоянного хранения, как правило, не экспонируются. Для этого используются фото- или другие копии. В исключительных случаях по распоряжению руководителя могут быть использованы подлинные документы для короткой экспозиции (например, для какого-то совещания или конференции) в застекленной витрине. Около витрины в течение всего периода экспозиции должен находиться работник архива или другое лицо, которому поручено охранять документы. Седьмое — при выемке дела на его место надо подкладывать специальный лист-заместитель, в котором указываются архивный шифр (номера фонда, описи, единицы хранения), дата выдачи, кому выдано, а по возвращении в хранилище — дата возвращения дела на место. Лист использования составляется по следующей форме: 1% получателей. Это записано в Основных правилах, и об этом надо предупреждать получателей. Тема 10. Технология хранения документов в архивах Архив размещается в специально построенном(ых) или приспособленном(ых) для хранения архивных документов здании(ях) или отдельных помещениях здания, удаленном(ых)от опасных в пожарном отношении объектов (нефтехранилища, бензоколонки, автостоянки, гаражи и т.п.) и промышленных объектов, загрязняющих воздух (агрессивные газы, цементная пыль определяется с и т.п.). учетом Пригодность заключений месторасположения службы санэпидемстанции о степени загрязненности воздуха. пожарной архива охраны и Строительство и реконструкция здания архива производятся в соответствии с нормативными правовыми актами, содержащими требования к объектам технического регулирования и проектной документацией, согласованной с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела. Здание архива представляет собой комплекс основных и вспомогательных помещений, предназначенных для выполнения задач архива по хранению, обработке, использованию архивных документов и задач административно-хозяйственного, технического, бытового характера, отвечать требованиям рациональной планировки помещений. Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение требований технологии работ, охраны труда, техники безопасности и производственной санитарии, а также рациональное взаимодействие подразделений архива. К помещениям основного назначения относятся: архивохранилища; рабочие помещения работников архива; помещения для приема и временного хранения, акклиматизации архивных документов; помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов; помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов; помещения для копирования и реставрации архивных документов (микро-, ксеро-, фотокопирования, фотореставрации и т.п.), обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов; помещения для хранения учетных документов; комплекс читального зала (с участками выдачи дел и справочно-поисковых средств, временным хранилищем); научно-справочная библиотека; методический кабинет; выставочный зал. Размещение архива в приспособленных зданиях и помещениях производится в установленном порядке после проведения их экспертизы. Экспертиза устанавливает степень огнестойкости здания, долговечность его основных конструкций и прочность межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, состояние помещений здания (поэтажных, подвальных, чердачных), наличие и состояние отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архива, пожарных, охранных, строительных, санитарно-эпидемиологических и других специальных служб. По итогам экспертизы составляется акт. Не допускается размещение архива в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением. Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии. Работы по обеспечению сохранности электронных документов можно разделить на три вида: 1) обеспечение физической сохранности и целостности файлов с электронными документами; 2) обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе; 3) обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде. Первый аспект обеспечения сохранности электронных документов – проблема практически решенная, причем для всех видов хранения. Это решение связано не столько с созданием оптимальный условий хранения носителей с электронной информацией, сколько с физическим размещением электронных документов. Для того, чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях. Тогда при утрате одного из носителей, можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося носителя. Важен также выбор типа носителя, его долговечность. Этот выбор зависит от вида электронного документа и срока его хранения. Наиболее распространенный способ хранения информационных ресурсов в организациях – хранение файлов на жестких дисках компьютеров или серверах. Иногда (по разным причинам) возникает необходимость переноса электронных документов на внешние носители. До сих пор в некоторых организациях небольшие совокупности файлов с управленческой документацией хранят на магнитных дискетах (в том числе как страховой фонд). Для хранения же объемных и сложноструктурных баз данных и других информационных ресурсов (например, научно-технических или издательских), чтобы не нарушать целостности данных, лучше использовать емкие электронные носители: оптические диски, съемные жесткие диски, RAID-массивы и т.п. Для архивного хранения электронных документов в пределах 5 лет любые современные носители электронной информации (магнитные дискеты, магнитные ленты, магнитные, магнитооптические и оптические диски) вполне надежны. Здесь главное обращать внимание на надежность и репутацию фирмы-изготовителя. При долговременном хранении электронных документов на внешних носителях лучшим решением будет использование оптических компактдисков CD. Они непритязательны в хранении и вполне надежны в течение 15–20 лет. Большего и не требуется. По истечение этого срока неизбежно придется или переписывать файлы на другой тип носителя (т.к. невозможно будет считать информацию с CD), или конвертировать электронные документы в другие форматы и также переписывать на более современные и емкие носители. Второй и третий аспекты обеспечения сохранности гораздо сложнее. Они связаны с быстрой сменой и устареванием аппаратного и программного компьютерного обеспечения. Со временем устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей, изнашиваются и морально устаревают. Так, например, исчезли 5-дюймовые магнитные дискеты, а вслед за ними компьютеры перестали оснащать дисководами для их считывания. В ближайшее время подобная судьба ожидает 3-дюймовые дискеты и многие современные модели ПК уже выпускают без дисководов к ним. Устройства для считывания информации с оптических дисков скорее всего также со временем изменятся. Приблизительный жизненный цикл подобных технологий – 10–15 лет. Эти технологические изменения нужно учитывать при организации долговременного хранения электронных документов. Воспроизведение электронных документов зависит в первую очередь от применяемого программного обеспечения: ОС, СУБД, браузеров, других прикладных приложений. Смена программной платформы может привести к полной утрате документа из-за невозможности его просмотреть. Впрочем, для основной массы делопроизводственных и финансовых электронных документов со сроком хранения до 5 лет этот фактор не так существенен: жизненный цикл программного обеспечения оценивается в 5–7 лет. К тому же, многие современные электронные делопроизводственные системы и системы электронного архива организации (например, на основе DOCUMENTUM или DocsOpen) снабжаются необходимыми конверторами форматов. В кратковременной перспективе для доступа и воспроизведения большинства текстовых, графических и видео документов (но не баз данных или сложных конструкторских систем и мультимедиа) использование таких конверторов самодостаточно. При более длительном существуют несколько решений: хранении электронных документов 1) Своевременный перевод (миграция) баз данных и других электронных документов на современную технологическую платформу, чаще всего в форматы, которые используются в организации для оперативного управления информационными ресурсами. Это сложный и дорогой путь. Как правило, простых конверторов здесь не достаточно. Наибольшие проблемы возникают с базами данных. Обычно к миграции прибегают для обеспечения доступа к оперативным и архивным информационным ресурсам, которые очень важны для деятельности организации и постоянно используются в работе. Вот почему важно изначальное создание баз данных и других электронных документов в наиболее распространенных форматах. В государственных организации архивах этот оперативного путь доступа к рационально наиболее использовать важным или для часто используемым архивным электронным ресурсам. 2) Миграция электронных документов в "открытые" или наиболее распространенные компьютерные форматы. Для текстовых документов это – txt, rtf, pdf; для графических – tiff, jpg; для таблиц и баз данных – db, dbf, xls, txt. 3) Иногда миграция информационных ресурсов на другие платформы по какой-то причине представляется нереальной или может существенно исказить оригиналы электронных документов. В этом случае можно использовать эмуляторы программной среды. Однако это также бывает непросто сделать, т.к. не для всех программных оболочек эмуляторы могут быть разработаны. Именно поэтому при создании информационных систем и электронных документов следует изначально ориентироваться не только на распространенные форматы записи, но на распространенные ОС, СУБД и другое программное обеспечение. В этом случае может быть проще найти необходимые эмуляторы, которые могут разрабатываться и поставляться на рынок самими производителями программного обеспечения. Например, операционные системы Windows’95’ 97` NT` 2000`XP поддерживают эмулятор операционной системы MS DOS. Так как это широко распространенные операционные системы, есть надежда, что корпорация Microsoft и в дальнейшем будет поддерживать эмуляторы своих старых ОС. 4) Инкапсуляция: включение электронных документов в состав файлов межплатформенных форматов, например в XML. В настоящее время американские архивисты рассматривают этот способ как наиболее оптимальный для обмена и долговременного хранения электронных документов , хотя вряд ли его можно считать панацеей от всех проблем. Исследования в этой области носят пока зачаточный характер. Поэтому единственным проверенным способом долговременного хранения электронных документов остается миграция. Проблемы обеспечения аутентичности (подлинности) электронных документов Со способами обмена электронными документами и методами обеспечения их долговременного хранения тесно связаны проблемы обеспечения их аутентичности. При обмене электронными документами по сетям надежным средством является применение электронной цифровой подписи (ЭЦП). Однако задачи обеспечения сохранности электронных документов в долговременной перспективе значительно модифицируют эту практику. ЭЦП реквизит электронного документа хотя и надежный, но крайне недолговечный: он рассчитан на пять, максимум, десять лет. Смена программной среды, устаревание со временем алгоритмов криптозащиты делают процедуру верификации ЭЦП невозможной или бесполезной. Наиболее электронных приемлемым документов при методом обеспечения долговременном аутентичности хранения (особенно заверенных ЭЦП) можно было бы считать применение эмуляторов или конверторов при их воспроизведении. Но подобная практика пока мало изучена. Проблемы здесь видятся как в ограниченном наборе этих программных средств, так и в возможных ошибках воспроизведения документов, которые могут возникать при эмуляции или конвертировании, что опять-таки негативно сказывается на доказательной силе электронных документов при долговременном хранении. Инкапсуляция вероятно самый перспективный способ. Именно способ решения проблемы аутентичности электронных документов видят в нем американские архивисты. Но он требует долговременной апробации и дальнейшего развития. Необходимость переформатирования электронных документов при долговременном хранении приводит к тому, что, по существу, появляется другой документ с измененными реквизитами и контрольными характеристиками: датой последнего сохранения, объемом, контрольной суммой, хэш-кодом, ЭЦП и т.п. Получается, что подлинник электронного документа будет не возможно прочитать и использовать, а его аутентичная копия не будет иметь юридической силы. Отмеченная проблема – обеспечение аутентичности электронных документов в долговременной перспективе – на сегодняшний день, пожалуй, самая острая и сложная. Четких рекомендаций как ее решить нет пока ни в нашей стране, ни за рубежом. Можно порекомендовать лишь одно: не стоит на этапе делопроизводства создавать, а затем хранить исключительно в электронном виде документы, предполагающие длительный срок хранения и серьезную ответственность сторон. Желательно одновременно создавать и хранить этот официальный документ также на бумажном носителе. В условиях нерешенности технологических проблем аутентификации электронной информации, на первое место выходит "старый дедовский метод": удостоверение подлинности электронных документов при передаче их на внешних носителях в архив с помощью документа на бумаге. Для этих целей в нашей стране еще с середины 80-х гг. существуют госты: – ГОСТ 6.10.4–84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. М., 1985. – ГОСТ РД 50-524–84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях. М., 1985. – ГОСТ 28388-89. Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения. Подобный документ (удостоверяющий лист, сопроводительное письмо, акт приема–передачи документов или т.п.) должен включать идентификационные характеристики файлов и электронного носителя и быть заверенным подписями должностных лиц и печатью организации. Одно из направлений обеспечения сохранности документов в архивохранилищах - это профилактика биоповреждений документов и борьба с имеющимися повреждениями. Наиболее распространенными деструкторами бумаги являются микроскопические грибы, называемые в быту плесенями. 2. Биология грибов и признаки поражения бумажной основы документов Повреждения бумаги в виде цветных пятен и налетов известны давно, но природа их оставалась неизвестной. Изучение микроорганизмов разрушителей бумаги началось только в ХХ-том веке. На данный день известно более 200 видов грибов, встречающихся в архиво- и книгохранилищах. Из них около 40 видов - постоянные обитатели хранилищ. Они наиболее опасны для документов, так как вырабатывают ферменты, разрушающие целлюлозу, и вызывают тяжелое поражение бумаги. Такие грибы способны за 2 месяца разрушить до 50% целлюлозы в бумаге. Грибами поражается не только бумага, но и другие части и материалы документов: кожа, картон, клей, нитки, ткань. В большинстве случаев зарастание грибами начинается с поверхности документов. В случае подмочки документ может быть поражен в любой части, в том числе и в середине. Не все виды бумаги в равной степени подвержены поражению грибами. Грибы предпочитают кислую среду. На современных печатных бумагах грибы растут плохо, их рост тормозит введение в бумагу мела. И наоборот, бумага конца ХIХ- начала ХХ века с повышенной кислотностью чаще поражается грибами. Проклейка бумаги органическими веществами: крахмалом, желатиной, казеином,- создает питательную среду и усиливает рост грибов. Поэтому документы, прошедшие реставрацию с применением мучного клея без антисептиков, могут подвергаться более сильному разрушению. По этой же причине поражение книг часто начинается с корешка. Грибы размножаются спорами, которые переносятся воздушными потоками. Споры очень устойчивы к неблагоприятным условиям среды и сохраняют жизнеспособность в большом диапазоне температур, устойчивы к высушиванию и замерзанию, не погибают в бескислородной среде. Известны случаи, когда споры на бумаге сохраняли жизнеспособность в течение 40 лет. При возникновении благоприятных условий споры прорастают, и на бумаге начинается развитие мицелия (грибницы). В результате на документе образуются колонии грибов. Оптимальными для развития грибов являются температура 250С и влажность 65%. Рост мицелия, хотя и менее активный, возможен при меньших значениях влажности и температуры. При температуре 10-150С развитие грибов практически прекращается, поэтому низкие температуры, в частности замораживание, могут быть одним из методов консервации документов. Грибница, развивающаяся на бумаге, может быть бесцветной или окрашенной в различные тона. Она бывает воздушной, образуя над поверхностью субстрата (бумаги) возвышения в виде легко стирающихся подушечек, но может проникать вглубь субстрата. Если грибница прорастает через всю толщу документа, продукты разложения целлюлозы склеивают листы и они оказываются сцементированы. Окрашенная грибница образует на бумаге стойкие пятна розового, фиолетового, желтого, бурого, черного цвета, которые трудно удаляются при отбелке. Пятна и воздушная грибница маскируют текст, делают его трудночитаемым. На месте развития грибов бумага всегда ослаблена, становится хрупкой, ветхой и часто выпадает, образуя отверстия в документе. После гибели мицелия на поверхности бумаги может сохраняться пылящий налет из спор черного или коричневого цвета. Сухие документы со следами старых поражений при увеличении влажности могут снова зарастать грибами или стать источником заражения здоровых документов. Профилактика повреждения документов плесневыми грибами 3. Главный способ профилактики повреждения документов плесневыми грибами - поддержание оптимального микроклимата, при котором исключается прорастание спор, но сохраняются благоприятные условия для хранения бумаги. Такие условия создаются при температуре 16 - 200С и влажности 50-60%. При повышении относительной влажности воздуха необходимо провести его осушение. Это мероприятие можно осуществить несколькими способами: 1) в сухую погоду - проветривать помещение; 2) использовать осушители типа селикогеля; 3) при понижении температуры и повышении относительной влажности воздуха необходимо повысить температуру доступными средствами. При понижении влажности угроза биоповреждений отсутствует, но слишком сухой климат приводит к пересушиванию бумаги, что также неблагоприятно отражается на ее сохранности. В такой ситуации необходимо повышать влажность путем установки в хранилище кювет с водой, развешивая на батареях влажные тряпки или чаще проводя влажную уборку. В соответствии с требованиями ГОСТ 7.50-90. СИБИД. "Консервация документов. Общие требования." для наблюдения за микроклиматом в каждом хранилище организованы метеопосты. Они оснащены приборами для измерения температуры и влажности воздуха. Наиболее точным является аспирационный психрометр. Он позволяет мерить как температуру, так и влажность. Можно пользоваться также термометрами или термографами для измерения температуры и гигрометрами или гигрографами для измерения влажности. Верность показаний волосяных гигрометров, которыми оснащены большинство метеопостов в архивах, и самописцев необходимо проверять с помощью аспирационного психрометра и при необходимости проводить их регулировку. В настоящее время выпускаются электронные приборы, измеряющие как температуру, так и влажность, причем делают они это практически мгновенно. Достаточно иметь один такой прибор на архив, проводить обход хранилищ, производить необходимые замеры и заносить их в журнал. Волосяные гигрометры на многих метеопостах устарели, слабо реагируют на изменение влажности и с трудом поддаются регулировке. Их рекомендуется заменить аспирационными психрометрами или электронными термогигрометрами. Адреса фирм, торгующих этими приборами, приведены в приложении N 1. Измерения температуры и влажности должны проводиться не реже 3х раз в неделю утром в одно и то же время, до проветривания. При повышении влажности выше нормы и проведении операций по ее коррекции контролировать влажность нужно ежедневно. Большую опасность представляет хранение документов в воздухонепроницаемых и негигроскопичных емкостях: полиэтиленовых пакетах, чемоданах и т.п. При понижении температуры воздуха, особенно в период отключения парового отопления, внутри пакета влажность резко повышается вплоть до выпадения росы. При этом происходит увлажнение бумаги, что способствует прорастанию спор плесневых грибов. Весна и осень вообще являются наиболее опасными периодами. Отключение парового отопления приходится на дождливые сезоны года. Изза этого повышается влажность в хранилищах и создается опасность развития грибов. Поэтому с апреля по сентябрь необходимо проводить выборочный просмотр документов на предмет выявления новых поражений. В первую очередь документы проверяют в углах, около наружных стен и вентиляционных отверстий. Документы со свежими поражениями должны подвергаться дезинфекции, а до этого - удаляться из хранилища. Кроме поддержания оптимального микроклимата для предотвращения заражения документов необходимо снижать концентрацию спор грибов в воздухе хранилища и на поверхности папок, коробок и оборудования. В окружающей среде споры грибов всегда содержатся в воздухе и на поверхности почвы. С током воздуха они попадают в хранилище и оседают на документах. Споры могут переноситься с пылью на обуви сотрудников. Источником распространения спор могут стать и сами документы, пораженные грибами. Снизить концентрацию спор в хранилище и, тем самым, уменьшить риск заражения документов можно, проводя в хранилище санитарногигиенические мероприятия и используя антисептики. В качестве антисептиков можно применять катапол, лизоформин, метатин. Широко применявшийся ранее формалин использовать не рекомендуется. Он летуч, быстро испаряется с обработанной поверхности и накапливается в воздухе. Тем самым эффективность его применения снижается. С другой стороны формалин представляет опасность для человека, так как раздражает слизистые оболочки дыхательных путей и является канцерогеном. Антисептики нового поколения безопасны для человека, не летучи и обладают пролонгированным действием. Это означает, что они убьют не только споры, которые находились на поверхности в момент обработки, но и те, которые взвешены в воздухе и осядут на обработанную поверхность. Антисептик рекомендуется применять при влажной уборке, добавляя его в воду для мытья полов. У входа в хранилище желательно положить коврик, смоченный раствором антисептика, и вытирать о него ноги при входе. Нельзя входить в хранилище в уличной обуви, чтобы не занести споры. Независимо от выбранного антисептика схема работы с ними одинакова. Могут отличаться только концентрации: для катапола - 5%, для лизоформина - 2%, для метатина - 2%-ный раствор для обработки стеллажей и полов и 0,5%-ный для обеспыливания папок и коробок. Для обеспыливания фондов также рекомендуется использовать раствор антисептика. Регулярность проведения обеспыливания устанавливает администрация архива. Проводить его нужно в следующем порядке: 1) коробки, папки и отдельные документы снимают сполок. Полки протирают тряпками, смоченными в растворе антисептика и хорошо отжатыми. 2) коробки и папки также протирают смоченными в растворе антисептика и хорошо отжатыми тряпками. 3) книги протирают в следующем порядке: корешок, верхний обрез, боковой и нижний обрезы, крышки переплета. 4) после полного испарения влаги с поверхности папок, коробок и полок - документы возвращают на постоянное место хранения. Степень увлажнения тряпок варьирует в зависимости от запыленности, материалов, из которых изготовлены коробки и оборудование, и других особенностей хранения документов. При этом следует помнить, что гибель микроорганизмов происходит только в водной среде. Сильно загрязненные тряпки заменяют новыми или полощут их в емкости со слабым раствором антисептика (0,5%), а не в воде, чтобы концентрация антисептика не снижалась. В результате аварий отопления, нарушений гидроизоляции стен, протечек крыши в хранилище могут появиться участки сырых стен и потолков, которые становятся местом развития плесневых грибов. Оттуда происходит распространение спор грибов по хранилищу и заражение документов. Даже после ликвидации источника отсыревания стены поселившиеся на ней грибы могут продолжать развиваться, так как в процессе жизнедеятельности грибы выделяют метаболическую воду. Признаком появления грибов является шелушение штукатурки. Чтобы ликвидировать колонии грибов, необходимо аккуратно очистить стену от отслоившейся штукатурки и осыпающейся известки так, чтобы пыль не распространялась по хранилищу. Затем пораженные участки стен и потолка необходимо дважды обработать 5%-ным раствором катапола и 2%-ным раствором метатина. Между обработками стена должна просохнуть. Проводить такую операцию можно кистью для побелки. Если источник отсыревания стены и потолков ликвидировать невозможно - рекомендуется проводить обработку этих участков антисептиком один раз в 3-4 месяца. Вещества, используемые при реставрации, например, мучной клей, желатин и т.п. являются питательной средой для развития грибов, даже более благоприятной, чем бумага. Поэтому одной из профилактических мер является добавление в мучной клей какого-нибудь биоцида. Использовать для этого формалин не рекомендуется по тем же причинам, что и для обеспыливания. Хорошо зарекомендовал себя вантол (бронитрол). В мучном клее он подавляет рост грибов в концентрации 0,05% и при этом безвреден для бумаги. Для приготовления клея с бронитролом сначала делают 5%-ный раствор вещества, а затем добавляют его в готовый клей из расчета 5 мл раствора на 500 мл воды, взятой для приготовления клея. Клей с бронитролом используют для реставрации точно также, как обычный. 4. Выявление пораженных дел Выявление дел, пораженных грибами и требующих дезинфекции, осуществляется в процессе проверки наличия и состояния дел, при выдаче дел пользователям, подборе для реставрации и других работах с документами. Хорошая возможность обнаружить документы, пораженные грибами, - перемещение их из одного хранилища в другое. Поврежденные дела выявляют при упаковке и сразу же изолируют от "здоровых". Зараженные дела подвергают анализу и дезинфекции, а остальные обеспыливанию с раствором антисептика. Особое внимание надо уделять вновь поступающим документам, так как до этого они могли храниться в неприспособленных помещениях и подвергаться отсыреванию. Документы, имеющие биоповреждения, не должны попадать в хранилище, поскольку они могут вызвать заражение остальных документов, прежде всего ближайших соседей. Для выявления зараженных грибами документов среди дел, поступающих в архивы от предприятий, и получения рекомендаций по их дезинфекции можно обращаться в научно-исследовательский сектор ЛОСД. Лаборатория проводит эти работы на хозрасчетной основе. Как указывалось выше, необходимо проводить сезонные осмотры документов весной и осенью. Существуют различные рекомендации о количестве дел, которые должны быть осмотрены для выявления биоповреждений. Наиболее целесообразным можно считать 15 дел на каждую тысячу, то есть примерно каждое семидесятое дело. При обнаружении дела с признаками повреждения плесневыми грибами нужно выявить очаг поражения. Для этого осматривают подряд все соседние дела, пока не будет выявлен весь очаг поражения. В случае подмочки документов в результате аварий должен быть проведен сплошной осмотр дел через месяц после ликвидации аварийной ситуации и в дальнейшем этот участок хранилища должен быть взят под особый контроль. Напомним, что признаками поражения плесневыми грибами являются пушистые колонии грибов, налет спор, цветные пятна, выпавшие участки бумаги, ветхая бумага, сцементированные листы. При выявлении биоповреждений сначала осматривают обложки, корешок, обрез, потом внутренние стороны переплета, листы. Особое внимание необходимо обращать на места, проклеенные клеями из природных продуктов (мука, крахмал, желатина). Обнаруженные остатки грибов могут быть старыми, потерявшими жизнепособность. В то же время на участках со старыми повреждениями, на которых остались только пятна или отверстия в бумаге, могут сохраняться живые споры. Определить жизнеспособность остатков грибов и опасность повторного заражения можно только в лабораторных условиях, проращивая пробы с поверхности документа на питательной среде. Поэтому сотрудники архивов в случае обнаружения биоповреждений обязательно должны обращаться в научно-исследовательский сектор Лаборатории обеспечения сохранности документов к биологу. Только специалист может дать квалифицированное заключение по данному вопросу и рекомендации по дезинфекции. Если окажется, что остатки грибов являются мертвыми, документ желательно очистить от них, и только после этого помещать дела обратно в хранилище. Так же следует поступать с документами после камерной дезинфекции. Дело в том, что мертвые остатки мицелия и споры могут попасть с бумаги в воздух, а оттуда - в дыхательные пути работников архива и пользователей документов и вызвать аллергические и респираторные заболевания. Документы с признаками поражения грибами необходимо учитывать и заносить сведения о них в документы, характеризующие физическое состояние дел. Если в результате проведенных анализов оказалось, что выявленные биоповреждения не представляют опасности, или документы прошли дезинфекцию - эти сведения также должны быть зафиксированы, чтобы в будущем исключить необходимость повторных анализов и дезинфекции. 5. Дезинфекция Дела, на которых по результатам анализа присутствуют жизнеспособные остатки грибов, нуждаются в дезинфекции. Дезинфекция может проводиться полистно или в камере. Выбор метода дезинфекции зависит от объема документов, пораженных грибами, степени зараженности документов, характера материалов, из которых документы изготовлены. При массовом поражении документов на бумажной основе можно рекомендовать камерную дезинфекцию документов. Полистная дезинфекция проводится, когда поражено небольшое количество дел и степень их поражения незначительна, то есть небольшое число листов в деле имеют признаки поражения. Полистная дезинфекция также рекомендуется для документов в кожаных переплетах и для документов большого формата. Решение о выборе способа дезинфекции должен принимать специалист Лаборатории после всестороннего обследования документа. Принципы работы камер для дезинфекции различны. Дезинфекция может осуществляться в парах формалина, токами высокой частоты, радиоизотопами. Наиболее распространены первые два метода. Оба они имеют свои преимущества и недостатки. В камере токов высокой частоты происходит нагрев материала до температуры 95-1050С, при которой грибница и споры грибов погибают. Можно дезинфицировать как переплетенные, так и непереплетенные документы. При высокой температуре бумага теряет излишнюю влагу, поэтому камеру ТВЧ можно использовать для сушки отсыревших и подмоченных документов. Кратковременный нагрев не приносит вреда бумаге и тексту. Однако кожу и печати нельзя подвергать воздействию высоких температур. При дезинфекции ТВЧ из документов должны быть удалены все металлические элементы (скрепки, булавки и т.п.). Кроме того, ТВЧ нельзя обрабатывать документы, склеенные силикатным клеем или поливинилацетатной эмульсией (ПВА). Металл и такого вида клеи в электромагнитном поле токов высокой частоты сильно разогреваются и вызывают возгорание бумаги. Камерная дезинфекция формалином пригодна только для бумаги. Кожу и пергамен дезинфицировать формалином нельзя, так как они становятся хрупкими. Нельзя также воздействовать на сильно пигментированные грибами документы, так как формалин задубливает грибные пигменты и их трудно удалять или обесцвечивать при реставрации. Формалин плохо проникает вглубь бумаги, поэтому документы при загрузке в камеру необходимо веерообразно раскрывать. В противном случае в глубине дел и в корешках могут оставаться споры грибов. Это - основной недостаток дезинфекции в формалиновой камере. После обработки формалином документы проветривают, но полностью удалить формалин из бумаги практически невозможно. Его остаток продолжает испаряться в архивохранилище и создает среду, опасную для здоровья сотрудников архива и пользователей. Кроме того, остаточные количества формалина не только не предупреждают развитие живых спор, которые не были убиты при дезинфекции, но, напортив, стимулируют рост колоний грибов. После любых видов камерной дезинфекции желательно провести полистную очистку документов от остатков грибов и только после этого помещать их в хранилище. Полистная дезинфекция более трудоемка, чем камерная, но при этом одновременно выполняется полистная очистка. К тому же, использование атисептиков нового поколения, например, метатина, позволяет избежать недостатков, связанных с камерной обработкой ТВЧ и формалином. Для полистной дезинфекции используют 1%-ный водный раствор метатина. Он не летуч, не обладает запахом, не требует специальных средств защиты. В то же время, метатин в концентрации 3% можно использовать для дезинфекции кожи. При полистной дезинфекции обрабатывают пораженные листы и прилегающие к ним 5-6 "здоровых" листов без видимых признаков поражений. Обработку проводят тампонами, смоченными в растворе дезинфицирующего вещества и хорошо отжатыми. После обработки раствором метатина документы высушивают при комнатной температуре и возвращают на место хранения. Коробку , в которой хранились пораженные документы, тоже протирают метатином и после просушивания загружают документами. Ограничением для использования метатина является текучий текст или рисунки водорастворимыми красками. В этом случае, если позволяет локализация биоповреждения, можно применить метатин, но очень хорошо отжимать тампоны, которые используют для обработки документа. Если текучий текст обойти не удается - дезинфекцию осуществляют методом прокладок. Листы фильтровальной бумаги, смоченные 5%-ным раствором формалина и подсушенные до почти сухого состояния, прокладывают между пораженными и прилегающими листами, плотно заворачивают в полиэтилен и помещают на сутки в теплое место. Через сутки документ проветривают, очищают от остатков грибов и возвращают в хранилище. 6. Меры безопасности при работе с биоповреждениями документов и растворами антисептиков При дезинфекции документов и проведении профилактических мероприятий с использованием антисептиков необходимо соблюдать правила техники безопасности. Формалин, как указывалось выше, опасен для здоровья человека. метатин практически безвреден, тем не менее и с ним надо работать осторожно, чтобы он не попал в рот и в глаза. Если это случилось, надо промыть пораженный участок большим количеством воды, рот прополоскать, а воду - выплюнуть. Работать с антисептиками всегда надо в халате и перчатках. Кроме того, опасность для человека представляют частицы мицелия и спор грибов, которые попадают в воздух при дезинфекции. Даже мертвые остатки грибов могут вызвать раздражение слизистых оболочек и аллергические заболевания. В связи с этим все мероприятия по дезинфекции и полистной очистке должны проводиться в хорошо проветриваемом помещении, а лучше - в вытяжном шкафу. При отсутствии вытяжного шкафа желательно пользоваться марлевыми повязками, чтобы частицы грибов не попали в дыхательные пути. Реставрация и реконструкция переплета, переплет документов Реставрируют кожаные, тканевые, комбинированные переплеты, при необходимости изготавливают новые, выполняют тиснение на коже. Наряду с традиционными переплетными материалами реставраторы-переплетчики используют мраморную бумагу, изготовленную по старинной технологии. Кроме того, в обязанности переплетчиков входит изготовление микроклиматических контейнеров из бескислотного картона для фазовой консервации документов. 1. Переплет книг сшитых нитками втачку (отдельные листы А4 или А3 форматов, объемом до 250 листов). Технологический процесс переплета книг состоит из следующих основных операций: обработки книжных блоков (изготовления и присоединения форзацев, прессования блоков, шитья блоков, обработки корешков и обрезки блоков); разового раскроя (заготовки) основных переплетных материалов (картона, бумаги и др.); изготовления обложек и переплетных крышек; отделки переплетных крышек (имитлин, ледерин, бумвинил – разных цветов); соединения блоков с обложками и переплетными крышками; прессования и сушки переплетных книг. Ручная реставрация Вручную, как правило, реставрируют фонды рукописей и редкой книги, уникальные документы, иллюминованные карты и некоторые другие издания. Используют как традиционные классические технологии, так и более новые, разработанные в центре — например, с 1970-х гг. выполняют дереставрацию и очистку документов растворами ферментов, с 1980-х гг. — стабилизацию бумаги растворами комплексонов, в это же время разработана и внедрена в практику технология реставрации документов, разрушающихся под действием зеленой краски (ярь-медянки). Механизированная реставрация Механизация процессов консервации — приоритетное направление работы с 1950 годов и до настоящего времени. В Центре родился, получил дальнейшее развитие и разошелся по всему миру механизированный метод восполнения утраченных частей листов бумажной массой. В 1969 году создана уникальная реставрационно-отливная машина (РОМ), конструкция которой с годами совершенствовалась. В настоящее время в ФЦКБФ работает машина четвертого поколения. РОМ — комплексное оборудование, расположенное на двух уровнях. На нижнем размещено вспомогательное оборудование(компрессор и вакуумные насосы), на верхнем — ролл для размола полуфабрикатов; система мешалок для подготовки к отливу, пульт управления и непосредственно машина, узлы которой объединены непрерывной движущейся сеткой. В зоне раскладки на сетку кладут подготовленные для реставрации листы, затем сетка перемещается, и листы попадают в зону долива — на сетку опускают короб и подают дозированное количество разбавленной бумажной массы. Далее идет непосредственно долив с последующим многоступенчатым обезвоживанием. Упрочнение документов ламинированием С 1969 г. по настоящее время бесперебойно выполняется упрочнение и защита документов ХХ века ( главным образом, газет) на ламинатореимпрегнаторе фирмы "Стройотехна". В связи с тем, что применение этого метода для реставрации документов долгое время считалось спорным, в отделе по результатам исследований разработаны и внедрены в практику научно обоснованные научно обоснованные технологические режимы ламинирования. При реставрации этим методом используют полиэтиленовую пленку высокого давления и композиты с термопластичным компонентом. В зависимости от вида реставрируемого материала и степени его повреждения используют различные варианты ламинирования. Инкапсулирование документов Инкапсулирование документов — заключение листовых документов в конверт из прозрачной инертной полимерной пленки. Для этой цели применяют полиэфирную (лавсановую) пленку типа MYLAR D или MELINEX 516 толщиной 75 и 100 мкм. Инкапсулирование в полиэфирную пленку позволяет защитить документы от физического износа, механического повреждения, пыли и других отрицательно влияющих на документ факторов окружающей среды. Документ вкладывают между листами пленки, края которой запаивают с помощью ультразвука на специальной установке типа HDS KEEPER. Процесс является легко обратимым, достаточно аккуратно отрезать свободный от документа край конверта из пленки. В случае запаивания с трех сторон документ легко вынимается. После инкапсулирования даже хрупкие документы можно безопасно брать в руки. Подготовка документов к инкапсулированию, как правило, заключается в промывке в дистиллированной воде, нейтрализации и прессовании. ФОТО документа до (слева) и после (справа) инкапсулирования Сектор оборудованием. реставрации оснащен современным реставрационным Ручная реставрация Вручную, как правило, реставрируют фонды рукописей и редкой книги, уникальные документы, иллюминованные карты и некоторые другие издания. Используют как традиционные классические технологии, так и более новые, разработанные в центре — например, с 1970-х гг. выполняют дереставрацию и очистку документов растворами ферментов, с 1980-х гг. — стабилизацию бумаги растворами комплексонов, в это же время разработана и внедрена в практику технология реставрации документов, разрушающихся под действием зеленой краски (ярь-медянки). Механизированная реставрация Механизация процессов консервации — приоритетное направление работы с 1950 годов и до настоящего времени. В Центре родился, получил дальнейшее развитие и разошелся по всему миру механизированный метод восполнения утраченных частей листов бумажной массой. В 1969 году создана уникальная реставрационноотливная машина (РОМ), конструкция которой с годами совершенствовалась. В настоящее время в ФЦКБФ работает машина четвертого поколения. расположенное на РОМ двух — уровнях. комплексное На оборудование, нижнем размещено вспомогательное оборудование(компрессор и вакуумные насосы), на верхнем — ролл для размола полуфабрикатов; система мешалок для подготовки к отливу, пульт управления и непосредственно машина, узлы которой объединены непрерывной движущейся сеткой. В зоне раскладки на сетку кладут подготовленные для реставрации листы, затем сетка перемещается, и листы попадают в зону долива — на сетку опускают короб и подают дозированное количество разбавленной бумажной массы. Далее идет непосредственно долив с последующим многоступенчатым обезвоживанием. Упрочнение документов ламинированием С 1969 г. по настоящее время бесперебойно выполняется упрочнение и защита документов ХХ века ( главным образом, газет) на ламинатореимпрегнаторе фирмы "Стройотехна". В связи с тем, что применение этого метода для реставрации документов долгое время считалось спорным, в отделе по результатам исследований разработаны и внедрены в практику научно обоснованные научно обоснованные технологические режимы ламинирования. При реставрации этим методом используют полиэтиленовую пленку высокого давления и композиты с термопластичным компонентом. В зависимости от вида реставрируемого материала и степени его повреждения используют различные варианты ламинирования. Инкапсулирование документов Инкапсулирование документов — заключение листовых документов в конверт из прозрачной инертной полимерной пленки. Для этой цели применяют полиэфирную (лавсановую) пленку типа MYLAR D или MELINEX 516 толщиной 75 и 100 мкм. Инкапсулирование в полиэфирную пленку позволяет защитить документы от физического износа, механического повреждения, пыли и других отрицательно влияющих на документ факторов окружающей среды. Документ вкладывают между листами пленки, края которой запаивают с помощью ультразвука на специальной установке типа HDS KEEPER. Процесс является легко обратимым, достаточно аккуратно отрезать свободный от документа край конверта из пленки. В случае запаивания с трех сторон документ легко вынимается. После инкапсулирования даже хрупкие документы можно безопасно брать в руки. Подготовка документов к инкапсулированию, как правило, заключается в промывке в дистиллированной воде, нейтрализации и прессовании. ФОТО документа до (слева) и после (справа) инкапсулирования Сектор реставрации оснащен современным реставрационным оборудованием. Метод низкотемпературной заморозки. Метод низкотемпературной заморозки использует принцип, когда относительная влажность остается неизменной, температура воздуха и насыщенная влажность составляют прямую пропорцию. Это один из способов спасения путем сушки бумаги. Здесь основное требование – строгий контроль за температурой воздуха в помещении. После удаления как можно большего количества воды с бумажного носителя необходимо положить его в морозильную камеру с температурой от минус 18 до 200 на срок не менее 24 часов, затем повысить температуру до плюс 4–60, можно также поместить архивные тома на нижнюю полку холодильника типа «ноу-фрост» при той же температуре для сушки, довести влажность бумаги до примерно 7%. Весь процесс требует около 6 дней. Этот способ спасения позволяет бумаге быстро сохнуть, не склеиваться, уничтожает вредителей и бактерий, к тому же низка его себестоимость, он прост в исполнении, пользуется широким применением. Метод устранения влаги с помощью сушильной машины. При этом методе сушки используется принцип выделения и устранения влаги из воздуха путем конденсации с помощью сушильной машины. Содержащаяся в документах, подвергшихся действию воды, влага постепенно выпускается в воздух – таким образом достигается цель устранения влаги и сушки. Конкретно это делается так: сначала нужно убрать как можно больше влаги с намокших документов, установить их вертикально на проветриваемые со всех сторон полки, при этом листы архивного документа должны быть, по мере возможности, раскрыты, еще лучше – проложить между страницами и разделительными слоями влаговпитывающую бумагу, затем установить все это в небольшом по площади и с хорошими условиями герметизации помещении, включить сушильную машину. Если одновременно использовать несколько сушильных машин, то результат будет еще лучше. В то же время надо принять меры для повышения температуры в помещении, но не выше 400. Со временем содержание влаги в бумажных документах постепенно уменьшается, и когда оно составит безопасную норму (6–8%), следует прекратить устранение влаги. Такой способ спасения позволит архивной бумаге сохранить определенную упругость при сгибе, не мяться и не скручиваться. К тому же этот способ прост и удобен, он может быть широко использован. Методы сушки путем нагрева. Метод сушки путем нагрева делится на три вида: Метод сушки с использованием отопительных труб. Особенностью этого метода является то, что с помощью тепла, полученного в результате циркуляции горячей воды или пара по отопительным трубам, устраняется излишняя влага из бумаги. Конкретные требования таковы: сначала стряхнуть всю воду с документов, чтобы с них не капало, затем разложить их в сушильном помещении. В сушильном помещении на расстоянии 10 см от пола горизонтально уложены отопительные трубы, через которые проходит горячий пар; необходимо положить на трубы разделительные доски и установить стеллажи, а на них положить намокший документ. Между слоями должно быть определенное расстояние, чтобы каждый слой нагревался равномерно и вода испарялась одновременно. Помещение должно быть герметично закрыто и сохранять тепло, в нем не должно быть света. На одной стене на высоте 1,6 м от пола должно быть сделано отверстие размером 30 х 30 см для наблюдения за термометром и влагомером, на крыше – люк размером 60 х 60 см. Следует контролировать температуру в помещении в пределах плюс 40–450, чтобы влага из бумаги испарялась постепенно. При достижении температуры в помещении плюс 450 открыть верхний люк и быстро выпустить пар; а когда температура в помещении снизится до 400, закрыть люк, чтобы температура вновь повышалась для испарения оставшейся в бумаге влаги. Такой повторяющийся цикл «повышение температуры – выпуск пара – повторное повышение температуры – повторный выпуск пара и т.д.», как правило, требует до 3 дней работы. Данный метод сушки имеет такое преимущество: позволяет сушить документы большими партиями, имеет высокую отдачу, предотвращает появление вредителей и возникновение плесени. Опыты показывают, что при надлежащем контроле за температурой этот метод не оказывает какого-либо большого влияния на бумагу и следы письма на ней. Метод используется в случае экстренной надобности и дает быстрый эффект. Метод сушки с помощью дальних инфракрасных излучений. Промоченные водой документы устанавливаются на доски или стеллажи в инфракрасной сушильной камере, при этом они должны находиться на определенном расстоянии от генератора инфракрасного излучения. Сначала нужно повысить температуру в камере до 600, через 1 час вода в документе начнет испаряться, затем искусственно понизить температуру, постепенно доведя ее до 400 и сохраняя неизменной. Как правило, для того чтобы довести содержание влаги в архивах до нормы, потребуется около 50 часов. Во время сушки нужно обращать внимание на своевременную замену воздуха и выпуск пара. Когда содержание влаги в документе достигнет 15%, его необходимо расправить и ровно прижать. Дальние инфракрасные излучения дают сравнительно высокую тепловую энергию. Использование такого метода для спасения поврежденных водой архивных документов позволяет добиваться равномерного нагрева, уменьшает деформацию, отличается быстротой и хорошей отдачей. Метод микроволновой используется кондукция сушки. При тепла; микроволновой СВЧ-генератор сушке не вырабатывает микроволны, колебания которых преобразуются в тепловую энергию, к тому же микроволны имею сильную проницаемость. В процессе нагрева самой среды влага испаряется, и достигается эффект быстрой сушки. В 1987 году микроволновый сушильный аппарат стал использоваться в Германии; научно-исследовательский институт Государственного архивного управления в опытном порядке использовал микроволновый прибор для сушки документов и добился прекрасных результатов. Архив провинции Хунань проводил испытания с использованием микроволнового аппарата по уничтожению бактерий и вредителей. Затопленные водой архивные документы толщиной в 1,5 см после удаления сверху воды были помещены в микроволновый аппарат. После каждой 4-минутной сушки документы вынимались на 5 минут для охлаждения и удаления водного пара, так повторялось 18 раз продолжительностью 72 минуты, и достигалась цель сушки. Одновременно с этим уничтожались плесень и вредители. Опыты показали, что это действительно один из способов быстрой сушки затопленных водой архивных документов. Однако при использовании этого метода обязательно нужно удалить все металлические крепежные изделия, строго соблюдать инструкции и правила работы. Метод естественного уменьшения сырости. Метод естественного уменьшения сырости представляет собой традиционный способ спасения архивов, при котором производится их естественная сушка на воздухе. Этот метод не требует приборов и оборудования, не требует больших затрат и тем не менее имеет определенную научную основу. Сначала необходимо удалить с поверхности документов всю воду, затем разложить их в хорошо проветриваемом и сравнительно большом по площади помещении. Архивные документы сначала разложить горизонтально, затем, когда они высушатся до определенной степени, установить их вертикально. При большом количестве документов в одном томе надо подумать над их разделением. В процессе естественной сушки необходимо ежедневно переворачивать архивные документы не менее двух раз. Переворачивать нужно осторожно по месту сшивания, либо с лицевой стороны на изнаночную, либо с изнаночной стороны на лицевую. Можно также использовать вентиляторы для усиления циркуляции воздуха с целью повышения эффекта сушки. Спасение испорченных водой документов методом естественного уменьшения влаги требует длительного времени, бумага может покоробиться и заплесневеть, записи могут поблекнуть и исчезнуть. Поэтому этот метод применим только тогда, когда нет подходящего оборудования. Но, как бы то ни было, в работе по спасению испорченных водой архивных документов данный метод все-таки играет достаточно важную роль. Какой бы метод спасения архивов ни применялся, при любом из них не обойтись без очистки от грязи, разделения страниц, устранения плесени, восстановления формы, дезинфекции. Эти пять основных рабочих процедур взаимосвязаны и отличаются одна от другой. Не только нельзя заменять одну другой, но и нельзя менять очередность выполнения, а также нельзя самовольно отменять некоторые из них. Ибо в этом случае может быть весьма скромный результат при большой затрате сил, даже может быть упущено время, могут возникнуть серьезные последствия. Первый шаг – очистка от грязи. На обложках документов, намокших в паводковой воде, независимо от срока пребывания их в воде, в той или иной степени остается грязь, притом это, в основном, глина. При спасении таких документов необходимо в первую очередь очистить их от грязи. Если спешить с результатами, т.е.: сначала устранять влагу, а затем очищать от грязи, то возникнут трудности при очистке, и результат будет далеко не лучший. Способ очистки от грязи и глины таков: чисто смыть водой запачканные грязью и глиной места архивных документов, когда они еще находятся во влажном состоянии. Факты доказывают, что результаты таких действий не только не влияют на темпы спасения документов, но и в какой-то мере усиливают отдачу. Если грязь и глина уже засохли, то можно легонько стереть их волосяной щеткой. Грязные пятна и следы от грязи на обложках можно удалить с помощью бритвы. Второй шаг – разделение страниц. При изготовлении бумаги используется клей, и после соприкосновения с водой страницы могут склеиться, поэтому после устранения влаги, как правило, требуется операция по разделению страниц. В этой работе тоже нужен научный подход. Когда бумага слишком влажная, она может быть порвана, к тому же страницы могут вновь слипнуться; когда бумага слишком сухая, существует опасность порыва. В ходе изучения и опытным путем мы выявили такую закономерность: самый лучший результат разделения страниц достигается тогда, когда влажность бумаги составляет примерно 30%, так как в этом случае бумага не сухая и не влажная, разделение страниц происходит безопасно и успешно, и результат может быть достигнут за один раз. Если, допустим, мы перепутали порядок работы, сначала стали разделять страницы, а затем – удалять влагу, то результат нетрудно предположить. Следует обращать внимание на разделение страниц: осторожно приподнять правый верхний или правый нижний угол листа, затем маленькой палочкой отодвинуть страницу, не прилагая больших усилий и не спеша. Третий шаг – устранение плесени. Некоторые не спасенные своевременно документы и документы, в отношении которых хотя и принимались меры спасения, из-за длительной сушки или иных причин, легко могут заразиться плесенью. Вещество обмена плесневого грибка образует кислый фермент, который склеивает бумагу. С течением времени бумага разлагается, к тому же не только зараженная плесенью страница, но и соседние страницы. В серьезных случаях документ может стать залежалым и превратиться в «кирпич», что уже непосредственно угрожает безопасности и «продолжительности жизни» архивных документов. Устранение плесени – это одно из важных звеньев в работе по спасению испорченных водой архивов. Плесень можно устранять как до удаления влаги, так и после него. До удаления влаги уже заплесневевший документ может быть промыт дистиллированной водой. Дистиллированная вода способствует удалению с бумаги легкорастворимых веществ и некоторых летучих кислот, а также позволяет уменьшить количество водяных пятен и устранить неровности бумаги. Можно также чисто промыть дезинфицирующей жидкостью № 84, составленной в пропорции 1:500. Документы, на которых появилась плесень после удаления влаги, могут быть обработаны тампоном ваты, смоченным 99-процентным медицинским спиртом, так как пятна плесени легко растворяются в спирте, под его действием разрыхляются. Другой способ устранения плесени – это поместить заплесневевшие документы в небольшое хорошо закрытое помещение, произвести их «окуривание» 20процентным раствором формалина из расчета 300 мл на 1 куб. м помещения. Четвертый шаг – восстановление формы. Испорченные водой документы после спасения, как правило, становятся неровными, помятыми и бесформенными. Особенно это происходит со спасенными документами, подвергшимися естественному удалению влаги и сушке путем нагрева в сезон высоких наружных температур, такие документы выглядят рыхлыми. Документы в виде различных графиков и отчетов становятся похожими на раскрытые ручные гармони или веера. Если не принимать своевременно мер для восстановления формы, то это не только повлияет на эстетичный вид документов, но и могут быть проблемы с их сшиванием. При восстановлении формы также надо учитывать степень сухости и влажности бумаги. Идеальный способ: когда содержание влаги в бумаге достигнет 10–15%, документы нужно сложить стопкой и положить под пресс на время до 4 часов, после удаления пресса листы документа становятся ровными и гладкими, в большинстве случаев можно восстановить прежнюю форму документов. Пятый шаг – дезинфекция. Дезинфекция является последней и непременной операцией в процессе спасения поврежденных водой документов. Дезинфекция включает в себя два момента: а) дезинфекция самих документов; б) дезинфекция шкафов, ящиков и помещений для хранения документов. Нельзя исключать ни один из этих моментов, иначе все усилия будут напрасны. Эффективный способ дезинфекции документов таков: поместить документы в дезинфекционное помещение, приготовить раствор формалина из расчета 150 мл на 1 куб. м помещения и залить его в алюминиевую, железную или фарфоровую посуду в виде бака, затем добавить по весу столько же горячей воды или осуществить подогрев снизу самой посуды. Через 48 часов «окуривания» будут уничтожены все вредители. Температура в дезинфекционном помещении должна быть выше 200, относительная влажность – ниже 70%, иначе результат не будет достигнут. Дезинфекцию шкафов, ящиков и помещений для хранения архивов можно вести одновременно. Способы таковы: разбрызгать по стенкам шкафов, ящиков и помещений для хранения архивных документов дезинфицирующую жидкость, разработанную архивным управлением провинции Хунань и заводом биохимических изделий института фармакологии провинции Хунань; произвести «окуривание» препаратом «горячая вода + формальдегид + марганцовокислый калий в пропорции 2:2:1; произвести «окуривание» с помощью фосфорного алюминия из расчета 6–9 грамм таблеток на 1 куб. м, но не больше 100 грамм, или 4–6 грамм порошка на 1 куб. м, но не больше 60 грамм. Вырабатываемый этим препаратом газ фосфороводорода очень токсичен, сильно проникаем, имеет большую диффузионность, слабую адсорбцию и быстроту реакции, он может на 100 % уничтожать молодых и взрослых особей вредителей. Но из-за сильной токсичности, длительного остаточного действия при работе с этим препаратом нужно обращать особое внимание на герметичность и личную защиту. После 3 дней «окуривания» следует в течение 3 дней произвести проветривание помещения, и только после этого в него можно входить. Применяя этот способ, надо учитывать требования по защите окружающей среды, использовать этот способ только в тех хранилищах, если вокруг них на 30 метров нет жилых районов; промыть шкафы, ящики и помещение для хранения архивов известковой водой. Промытые таким образом ящики и шкафы можно выставить на солнце для просушки, а в самом помещении рассыпать еще сырую известь для сухой дезинфекции, которую через 3 дня надо убрать. Как правило, затопленные паводковыми водами хранилища после ухода воды не могут дальше использоваться, их надо заново побелить, а намокшие документы без обработки нельзя помещать в хранилища, их нужно держать отдельно во избежание повреждения вредителями и плесенью других хранящихся там документов. Затвердевшие и ставшие как «кирпич» документы для восстановления первоначальной формы должны пройти специальную обработку. Многократные опыты показывают, что в этом случае конкретные способы восстановления состоят из четырех шагов: обработка паром, увлажнение, разделение страниц, склеивание (реставрация). Первое – обработка паром. Положить затвердевшие документы в котел с водой для сухой обработки паром. Если документов много, то можно подумать над использованием специальной пароварки или иного аналогичного оборудования. Перед обработкой паром надо удалить обложки и нити сшивания. Существуют две цели сухой обработки паром: дезинфекция и уничтожение бактерий; расслабление внутренней части «кирпича». Затвердевание документа и превращение его в «кирпич» вызваны, главным образом, склеивающим действием веществ обмена бактерии плесени, но документ отнюдь не становится твердым как кусок железа, в нем имеются щели и пустоты. Эти щели и пустоты создают определенную внешнюю среду для существования и роста вредителей и бактерий плесени, при подходящей температуре вредители и бактерии начинают неудержимо расти и размножаться. Для спасения таких документов необходимо в первую очередь взяться за уничтожение вредителей и бактерий, в противном случае может быть нанесен серьезный вред человеку. Чтобы уничтожить этих вредителей и бактерий, обычного способа «окуривания» недостаточно, ибо таким способом трудно добиться эффекта проникновения снаружи вовнутрь зараженного документа. Поэтому единственный способ – это завертывание документа в материю и его сухая обработка паром. «Кирпич» под действием водяного пара нагревается и одновременно уничтожает всех вредителей и бактерий. Время такой обработки – не менее 3 часов. С помощью микроскопа или иного оборудования можно наблюдать за процессом гибели вредителей и бактерий. Обработанный сухим паром «кирпич» становится немножко разбухшим, что говорит о размягчении его внутренней части. И именно такой результат нам нужен. Второе – увлажнение. Здесь необходимо использовать пульверизатор или паровой утюг и с дальнего расстояния со всех углов опрыскать документ. Количества воды не должно быть много, ибо в противном случае можно вновь испортить бумагу и записи на ней, достаточно довести влажность до 40%. Увлажненный таким образом документ выглядит как бы мокрым снаружи и сухим внутри, поэтому его еще надо положить в темное и прохладное место, чтобы влага просочилась вовнутрь, а излишня влага на поверхности испарилась, добиваясь в основном сбалансированности влаги на поверхности и внутри документа. Примерно через 4 часа «кирпич» из твердого становится мягким, это свидетельствует о его качественном изменении. Третье – разделение страниц. Документ после увлажнения следует разделить по страницам. О способе разделения страниц уже говорилось выше. Рулонные страницы следует разделять с середины. С помощью маленькой палочки сделать небольшую щель, вставить туда вязальную спицу или палочку для еды и легонько и без усилий поворачивать рулон. В этой работе нельзя спешить. Если все будет выполнено как надо, то и результаты будут идеальными. Четвертое – склеивание. В соответствии с определенной технологией необходимо вести склеивание (реставрацию) испорченного документа с разделенными страницами. Так как разрушение превратившегося в так называемый «кирпич» документа намного серьезнее, чем разрушение обычного документа, поэтому его склеивание представляет большую трудность, в этой работе требуется терпение и аккуратность. В отношении документов из застаревшей бумаги можно использовать только сухую подкладку и ни в коем случае мокрую. Реставрировать и склеивать архивные документы с двусторонними записями следует с помощью технологии закрепления путем применения сеточной пленки. Если нет таких условий, то можно также использовать в качестве двусторонних подкладок многоволокнистую, тонкую и прозрачную слюдяную бумагу или же бумагу для объективов, либо машинописную бумагу. Если бумага слишком узкая, то необходимо расширить ее за счет окантовки с целью достижения установленных размеров, а излишнюю бумагу-подкладку обрезать. Помятые и деформированные документы нужно немного увлажнить и расправить под прессом. Кроме этого, также следует применять различные способы реставрации документов, у которых поблекли или исчезли записи и которые должны длительно храниться. Способы спасения фотодокументов. Основным носителем фотодокумента является светочувствительный материал. Так как подложка отталкивает воду, а эмульсионный препарат из солей серебра притягивает ее, то эмульсионный слой легко впитывает воду и расширяется. Действие воды на гидролиз красителя и окислительно-восстановитель-ную реакцию весьма заметно. Что касается фотослоя пленки, то высокая влажность вредна для него еще больше, чем высокая температура. Как правило, из-за всасывания воды желатином, его набухания или растворения повреждается фотоэмульсионный слой. Особенно сильно разрушается этот слой, если пленка находилась в воде. Может не только происходить отделение эмульсионного слоя от основания, но и происходить смещение частиц серебра, в результате чего на пленке образуются пятна окиси и ускоряется загрязнение от остатков гипосульфата, а также может возникать «уксусный синдром»; перекись, которая распространяет вредные газы, окисляет фотосеребро, частицы серебра перемещаются и выпадают в осадок, в результате чего фотографический слой блекнет и теряет свои качества. Для того чтобы не допустить этого, необходимо в первую очередь быстро очистить пленку от грязи, затем положить ее на 5 минут в моющий раствор, состоящий из 100 мл 3-процентной перекиси водорода, 100 мл 3-процентной аммиачной воды и 1000 мл воды, после чего промыть чистой водой в течение 5 минут, а затем провести сушку методом, который используется при обработке фотопленки и фотокарточки. Склеенные между собой фотокарточки и фотопленки должны быть разделены во время промывания. Вода может вызвать заплесневение клеящего препарата магнитного слоя, вспомогательного препарата и других высокомолекулярных органических веществ. Пятна от следов плесени делают поверхность магнитного слоя грубой и неровной, что сказывается на целостности электромагнитного обмена магнитной среды, а в серьезных случаях может разлагать магнитный слой путем брожения. При спасении необходимо сначала с помощью мягкой волосяной щетки счистить следы от воды. Основное требование здесь – не допустить отделения магнитного порошка и порчи основания ленты и кассеты. После очищения необходимо положить ее в герметичное помещение при температуре ниже 200 и с помощью машины по удалению влаги удалить излишнюю влагу, затем положить в помещение с температурой плюс 14–240 и относительной влажностью 30–50% и хранить в темном месте. Промоченные водой мягкие диски могут быть отреставрированы только путем копирования на новый диск. Подводя итоги вышесказанному, можно отметить, что вредное воздействие воды на архивные документы является многосторонним, но и методы спасения поврежденных водой архивных документов также являются разнообразными и эффективными, их научность доказана практикой. Мы уверены, что вслед за постоянным развитием науки и техники методы спасения поврежденных водой документов будут принимать все более систематизированный, научный и современный характер. Реставрация цвета архивных документов Несмотря на то, что большинство методов в теории цифровой обработки изображений предназначены для работы с полутоновыми (в оттенках серого) изображениями, на практике большинство задач связано с преобразованиями в цвете. В частности компьютерная реставрация архивных документов предполагает обработку цветных цифровых копий, так как утрата цвета исторически ценных документов недопустима. А если учитывать качество многих документов, подлежащих реставрации, то среди многих других задач актуальным видится восстановление цвета архивных документов, как элемент цифровой реставрации документов. Разработанный изображениях нашел метод восстановления применение в области цвета на цифровой полутоновых реставрации изображений архивных документов. Пример восстановления цветов сепии: Исходное полутоновое изображение Результат восстановления цвета Оригинальное цветное изображение Пример восстановления цветов архивного текстового документа: Исходное полутоновое изображение Восстановление цвета (схема1) Восстановление цвета (схема2) Восстановление цвета (схема3) Реставрация подразделяется на три категории сложности и мелкий ремонт: I категория – документы с сильно разрушенной основой, требующие подбора недостающих фрагментов листа, посадка документа на новое основание или укрепления основы документа реставрационной бумагой с двух сторон. II категория – документы, требующие укрепления ½ основы реставрационной бумагой с двух сторон. Ш категория – документы «потрёпанные», требующие закрепления разрушенных краев листа полосками реставрационной бумаги шириной до 5см. Мелкий ремонт – наращивание корешков из писчей бумаги шириной 5,5см. Мелкий ремонт нужен для дальнейшего использования документа, для хорошего открывания переплета. Для реставрации документов применяются следующие материалы: бумага длинноволокнистая, хлопковая (микалентная); бумага реставрационная «АМБ»; бумага японская реставрационная; писчая бумага (для наращивания корешков); клей мучной (безвредный для документа, достаточно прозрачный, чтобы не затемнять текст, эластичный и обеспечивает хорошее склеивание). Технология хранения документов в архивах Размещение фондов в хранилищах архивов — это одна из работ в комплексе обеспечения сохранности документов. Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать площадь стеллажных полок: сократить трудовые затраты на поиск дел, обеспечить лучшие условия хранения наиболее ценной документации, создать для особо ценных и ценных дел лучшие условия в случае необходимой эвакуации при возникновении чрезвычайных обстоятельств. Документы архива подразделяются на документы общего и обособленного хранения, документы на бумажной основе и на пленке (кинофотодокументы, магнитные и видеозаписи). Документы общего и обособленного хранения всегда размещаются в разных хранилищах. Раздельного хранения требуют также документы на бумажной и пленочной основе. Целесообразно иметь отдельные, специально оборудованные хранилища для научно-технической и картографической документации. Это позволяет создать лучшие условия для сохранности таких документов и более рационально использовать площадь хранилищ. Однако эти документы могут размещаться и с обычными делами. Особо ценные дела, с которых снят страховой фонд, хранятся в государственных архивах обособленно, иногда в специально построенных хранилищах. Обращение к таким делам допускается в исключительных случаях. Ознакомление с содержанием документов производится путем выдачи страховых копий (фонд пользования), которые также хранятся отдельно от других документов архива на бумажной основе, так как в большинстве случаев исполнены на пленочном носителе. Порядок размещения фондов в архиве определяется планом (схемой), в котором указывается распределение фондов или комплексов фондов по хранилищам по возможности с учетом новых поступлений документов. Размещение документов в хранилищах. Топографирование. Порядок размещения документов в государственных и ведомственных архивах, несмотря на применение общих принципов, различается. Это зависит от характера хранилищ (в первых документы хранятся постоянно, во вторые они поступают для хранения на разные сроки), состава хранящихся документов (в первых — дела только постоянного хранения и многоотраслевого профиля, во вторых — дела разных сроков хранения, как правило, одного или нескольких учреждений определенной отрасли), хронологических рамок документов. Все это учитывается при размещении документов в госархивах. Документы досоветского и советского периодов (там, где они есть) хранятся раздельно. И те, и другие комплексы фондов размещаются в хранилищах в соответствии с классификационной схемой, принятой в архиве. Часто в основу схемы положен отраслевой принцип. Например, в одном из хранилищ располагаются фонды промышленных предприятий, в другом — финансовых и кредитных учреждений, акционерных обществ, в третьем — учебных заведений, учреждений и предприятий культуры и т.д. Такое размещение возможно потому, что состав документов госархивов достаточно стабилен. При наличии свободных площадей в архиве в плане размещения предусматривается резерв для новых поступлений документов. В случае отсутствия резерва для комплектования вновь поступившие дела размещаются на свободных местах, а место их хранения отражается в топографических указателях. Это обеспечивает их оперативный поиск. В ведомственном архиве в основе размещения лежит создание преимущественно лучших условий для документов постоянного хранения, учет ежегодного движения дел (их прием и передача), удобства оперативного использования документов. Документы общие, закрытые и технические хранятся в разных помещениях. Рассмотрим их размещение на примере документов общего характера. Они делятся на группы по срокам хранения: документы постоянного хранения, долговременного (свыше десяти лет) и временного (до десяти лет). Как правило, в самостоятельную группу выделяются документы по личному составу (приказы, личные дела, лицевые счета и т.д.) как наиболее часто использующиеся для наведения справок. В ГСДОУ и в Основных правилах (п. 4.3.2) указано, что по усмотрению руководства учреждения документы временных сроков хранения (до десяти лет включительно) могут оставаться в структурных подразделениях вплоть до момента их уничтожения. Вопрос о месте хранения этих документов решается, исходя из местных условий: степени загруженности архива, наличия свободного места для хранения дел в структурных подразделениях, частоты обращения к этим документам для нужд подразделения и т.п. Поступившие в архив документы постоянного хранения ликвидированных учреждений хранятся обособленно от дел временного хранения. В пределах групп (постоянного хранения, свыше десяти лет, до десяти лет, дела по личному составу) документы размещаются по фондам, в пределах фондов — по номерам описей и номерам дел. Необходимо ли такое дробление документального фонда при организации хранения? Да, необходимо. Документы постоянного хранения, которые должны храниться века, размещаются в лучшем помещении. Здесь же, в ведомственном архиве, им предстоит пролежать до передачи на государственное хранение. Ежегодно (или через два-три года) в госархив передаются группы дел, у которых истек срок ведомственного хранения. На освободившемся месте размещаются документы постоянного хранения. Возникающая при этом непоследовательность в их размещении компенсируется полнотой и четкостью топографирования. Дела долговременного хранения будут находиться в архиве до 75 лет. Эта группа пополняется ежегодно, а для уничтожения выделяется мало дел. Это наиболее стабильный массив документов, перемещается он редко. Его можно разместить в дальней комнате при условии гарантированной сохранности документов и удобства пользования ими. г Самая многочисленная и подвижная группа — документы кратких сроков хранения. Ежегодно истекают сроки хранения каких-то дел. В связи с тем, что из документов, законченных делопроизводством, к примеру, в 1988 г., одна часть (пятилетнего срока) будет выделяться для уничтожения в 1994 г., другая (десятилетнего срока) - в 1999 г., на полках образуются свободные места, а по нескольким структурным подразделениям их набирается немало. Поэтому в ведомственных архивах нередко хранят дела этой группы за каждый делопроизводственный год не по структурным подразделениям, а по срокам хранения: массив дел десятилетнего срока хранения за данный год по всем структурным подразделениям (в пределах массива по номерам описей и номерам дел), другой массив дел — пятилетнего срока хранения за данный год и т.д. Основные правила работы ведомственных архивов (1986 г.) рекомендуют хранить документы каждой организации (структурного подразделения) в одном месте в порядке ежегодных поступлений. Для дел постоянного хранения и по личному составу это удобно. Однако указанный выше способ размещения дел временного срока хранения позволяет наиболее целесообразно использовать площадь полок. На место дел, выделенных для уничтожения, можно уложить новый крупный комплекс дел. Для ориентирования в постоянно меняющихся материалах, хранящихся в архиве, служат топографические указатели. Для того чтобы учитывать место хранения каждой группы материалов, нумеруются все помещения архива, стеллажи, шкафы и полки. Если архив располагает помещением в разных зданиях (корпусах), каждому из них присваивается номер; нумерация комнат самостоятельна по каждому зданию и этажу. Комнаты нумеруются от входа слева направо. Если комнаты переходят одна в другую, то нумерация ведется последовательно от первой комнаты. Для нумерации комнат можно применять буквенные индексы. Нумерация стеллажей ведется, как правило, в пределах комнат слева направо от входа. Стеллажи бывают двусторонние (стоящие торцами к стене) и односторонние (расположенные вдоль стены). Нумеруются они подряд, независимо от длины, высоты, односторонности или двусторонности и тому подобных особенностей. Стеллажи состоят из секций (шкафов). Стеллажные шкафы также нумеруются в пределах каждого стеллажа слева направо от входа. В двусторонних стеллажах нумерация шкафов начинается от стены, доводится до наружного края стеллажа и продолжается с другой стороны. Полки нумеруются сверху вниз, так как установка или укладка дел на стеллажах начинается с верхних полок. Стеллажи, шкафы, полки нумеруются арабскими цифрами, написанными краской, выделяющейся на фоне окраски стеллажа. Основные правила обязывают хранить документы постоянного хранения в картонных коробках, папках или других контейнерах из безвредных для документов материалов (п. 5.2.5). Дела временного хранения — в связках. Есть два способа укладки документов на стеллажах: горизонтальный и вертикальный. Первый способ применяется для размещения дел в коробках, а также связок с делами, имеющими мягкие переплеты (при вертикальной установке связок с такими делами деформируется и рвется бумага). Переплетенные дела можно хранить в вертикальном положении, так как твердый картон обложки и корешок дела предохраняют бумагу от деформации. Часто используемые дела временного хранения могут храниться вертикально и несвязанными, это облегчает подкладку и выемку дел. Если дела с мягкими обложками часто используются для справок, то их удобнее помещать в горизонтально стоящие коробки, что обеспечивает легкость работы и сохранность документов. К связкам привязываются, а на коробки наклеиваются ярлыки, на которых указываются следующие сведения: название фонда и структурного подразделения, номер фонда, номер описи, год, номера первого и последнего дел, включенных в связку (коробку), и номер связки или коробки. Нумерация связок ведется в пределах фонда или описи. В некоторых государственных и ведомственных архивах для переплетенных дел применяют ярлыки-перекладку из мягкого картона типа папки без клапанов, но с завязками из тесьмы. Коробки и связки устанавливаются на стеллажах так, чтобы между их верхней частью и полкой было расстояние в 5 см (для свободной циркуляции воздуха и предохранения коробок и связок от разрывов). Запрещается хранить документы между стеллажами, на окнах, в штабелях, вне хранилищ. Справочники, отражающие размещение документов в архиво- хранилище, называются топографическими указателями. Топографические указатели бывают двух видов: постеллажный и пофондо-вый. Назначение постеллажного указателя — фиксировать сведения о том, какие полки и стеллажи заняты теми или иными делами, т.е. в основе постеллажного указателя лежит место хранения. Назначение пофондового указателя — давать информацию о том, где хранятся документы конкретного фонда, т.е. в основе пофондового указателя лежит объект хранения. Таким образом, у разных видов топографического указателя различное назначение. Они не заменяют друг друга и не дополняют, потому что используются в разных целях, но они взаимосвязаны, так как сведения о месте хранения конкретного дела (группы дел) и в том, и в другом указателе должны совпадать. Перемещение любой связки дел должно отмечаться в обоих указателях, иначе они не будут правильно отражать местонахождение документов и, следовательно, не будут выполнять своего назначения. При наличии в архиве одного небольшого фонда правила разрешают пофондовый указатель не составлять. На фонд крупного учреждения, имеющего сложную структуру, карточки пофондового топографического указателя могут составляться на каждое структурное подразделение. Основные правила устанавливают формы карточек постеллажного и пофондового топографических указателей. При заполнении карточки используется ее оборотная сторона. Если на одной стороне не уместились все сведения по конкретному фонду (или стеллажу), заполняется следующая карточка, а если нужно, то и третья, и четвертая. Все карточки, относящиеся к одному фонду (или стеллажу), скрепляются, но так, чтобы можно было вносить происходящие изменения. Однако удобнее хранить карточки в специальных ящиках или прочных картонных коробках, расположив их там в порядке номеров фондов или хранилищ и стеллажей. Для быстроты поиска нужного стеллажа или фонда в картотеке можно поставить разделители. Рассмотрим пример заполнения карточки постеллажного топографического указателя. В этом примере структурные подразделения учитываются в архиве как самостоятельные фондообразователи. В хранилище № 1 размещены дела постоянного хранения, о чем свидетельствуют номера описей (без литер "лс", "в", без указания на номенклатуру дел). Если бы одна из полок стеллажа не была занята, то после ее номера карандашом следовало бы написать: свободна. При указании номера описи целесообразно ставить годы создания документов. Примечание может быть использовано, например, для указания передачи части фонда во временное пользование. В приведенном примере заполнения карточки пофондового топографического указателя на тот же фонд видно, что документы постоянного, долговременного и временного хранения размещаются в разных хранилищах (документы по личному составу — в хранилище 2, дела со сроками до десяти лет включительно учитываются по номенклатуре и находятся в хранилище 4). Для указания конкретного хранилища используется гр. "примечание", а все хранилища, где размещается фонд, пишутся справа над графлением карточки. В той же гр. "примечание" обоих указателей при необходимости можно давать наименования структурных подразделений. Сравнив записи об одних и тех же документах фонда УМТС в обоих указателях, можно убедиться в полной идентичности сведений о размещении этих дел. В архивах, имеющих несколько помещений, целесообразно иметь схему хранилищ, которая помогает быстро ориентироваться в расположении комнат и стеллажей. В некоторых небольших архивах учреждений топографические указатели не составляют, считая, что работник архива достаточно хорошо знает состав и размещение документов. Но такая мотивировка неосновательна. Документальный фонд в архиве учреждения рассредоточен по частям, и чем меньше дел создается ежегодно в учреждении, тем мельче комплекс документов каждого срока хранения за конкретный год и тем труднее этот комплекс увидеть на полке. Опытный работник архива действительно может знать, где лежит каждое дело, но при его смене или временной замене новый работник окажется в сложном положении. Без постеллажного топографического указателя можно обойтись в однокомнатном или двухкомнатном архивохранилище, но пофондовый указатель необходим в каждом архиве. Порядок выдачи дел из хранилища. Установленный Основными правилами порядок выдачи дел из хранилищ ведомственных архивов имеет целью обеспечить сохранность документов, и в первую очередь документов АФ РФ. Документы, хранящиеся в архиве, могут выдаваться: для использования работникам структурных подразделений, исследователям; организациям во временное пользование; для проведения архивных работ с документами — хозрасчетным организациям для подготовки к передаче дел на госхранение, тематической разработки и т.д.; для проведения работ по улучшению сохранности документов — создание страхового фонда, копирование, реставрация и т.д. в лабораториях архивных или других учреждений. В зависимости от целей работы с документами они выдаются в рабочую комнату (читальный зал) архива или во временное пользование вне архива. Выдача дел исследователям и представителям других организаций, работающим в читальном зале (рабочей комнате) архива, производится по письму соответствующей организации. Письмо должно иметь резолюцию руководителя учреждения о разрешении работать с документами данного учреждения. Выдача документов во временное пользование другим организациям, в том числе судебным и следственным органам, также оформляется по письменной просьбе заинтересованных организаций и с разрешения руководителя данного учреждения. На дела, выданные во временное пользование, составляется акт в двух экземплярах. Оба экземпляра акта подписываются руководителями организаций (выдавшей дела и получившей дела) и скрепляются гербовыми печатями. Один экземпляр остается в архиве, другой — выдается получателю дел. Основные правила устанавливают сроки пользования делами, выданными из архива: для работников структурных подразделений своей организации — десять дней, для работников других учреждений — три месяца. В случае необходимости продления срока пользования делами производится переоформление документов на их выдачу. При этом работники архива обязаны проверить сохранность этих дел. Дела, выдаваемые в читальный зал или временное пользование, должны быть переплетены или подшиты, иметь оформленные обложки, сверенные с описью шифры дел, пронумерованные листы и заверительную надпись. В дела постоянного хранения при выдаче в читальный зал вклеиваются (на обороте первого листа обложки) листы использования, где работавший с делом отмечает цель и тему использования дела или номера его конкретных листов. При передаче дела в госархив это обеспечивает преемственность в учете использования документов АФ РФ. Выдача дел из хранилища учитывается в книгах выдачи по следующей форме: При подкладке дела на место карта-заместитель изымается и хранится в архиве в папке с клапанами вместе с другими картами до минования надобности. Работник архива проверяет физическое состояние возвращенных дел (наличие всех листов в особо ценных делах и делах постоянного хранения, целостность листов, документах и т.д.). обложек, При отсутствие выявлении помет дефектов исследователя составляется на акт, предъявляемый организации, использовавшей документы, или в судебные органы для привлечения к ответственности виновных. Если судебным или следственным органам необходимо изъять документы, то это должно оформляться по их письму с разрешения руководителя учреждения и с составлением акта об изъятии. При возможности из дел постоянного хранения выдаются только документы, интересующие органы, при этом вместо изъятых листов оставляются их копии (фотографические, ксерографические или машинописные), заверенные заведующим архивом или ответственным за архив лицом. Акт об изъятии документов хранится в деле фонда. Если архив направляет дела на переплет, реставрацию, копирование в госархив или другие организации, осуществляющие эти работы, то передача дел оформляется заказом. Заказ составляется в двух экземплярах по форме акта выдачи дел во временное пользование другой организации. Акт подписывается руководителем учреждения (или структурного подразделения, в состав которого входит архив, например, управления делами) и бухгалтером, который будет производить расчет за выполненные работы. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с делами передается организации, которая будет проводить намеченные работы. При получении дел после переплетения, реставрации, копирования работник архива проверяет их физическую сохранность и качество исполнения работ. Архив обязан следить за порядком транспортировки дел как внутри здания, так и вне его. Транспортировка документов внутри здания должна гарантировать их сохранность. В другие здания документы перевозятся в упакованном виде (в обернутых связках, закрытой чистой таре) и обязательно в закрытом транспорте, в сопровождении ответственных лиц. Перевозки документов на большие расстояния (в другие местности) должны сопровождаться мерами предосторожности, позволяющими защитить транспортируемые дела от вредных воздействий атмосферных осадков, света, а также механических повреждений. Для этого документы упаковываются в водонепроницаемые материалы и помещаются в зависимости от объема отправляемых дел в ящики или контейнеры. Устройство, оборудование и эксплуатация помещений архива В комплексе работ по обеспечению сохранности документов важное место отводится вопросам технологии хранения документов. Создание оптимальных условий для их хранения — главная задача архивистов. Требования к сохранности документов в государственных и ведомственных архивах одинаковы. Различаются лишь материальные возможности этих архивов. Технология хранения документов, описываемая в учебнике, применима главным образом для документов на бумажной основе. Специальная документация (кинофотофонодокументы) требует несколько иных условий хранения и других приемов реставрации и консервации, что рассматривается на семинарах или курсах. Следует помнить, что документы хранятся в архиве для того, чтобы ими пользоваться в течение тех сроков, пока они представляют ценность: 3, 5, 10, 25, 40, 75 лет, века. Весь период хранения документы должны быть ограждены от неблагоприятных условий, порчи их физической основы и нанесенного на них текста, а также от хищений и потерь по небрежности. Первым требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие здания (помещения), отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности. Для государственных архивов строят специальные здания. За последние 10—15 лет количество специализированных зданий для госархивов значительно выросло, причем такие здания строятся не только для центральных государственных архивов, но и для госархивов всех уровней. Для строительства используются как индивидуальные, так и типовые проекты зданий. Чаще применяются типовые проекты, разработанные для архивов с различным объемом документов. И индивидуальные, и типовые проекты предусматривают ряд помещений, обеспечивающих нормальную работу с документами. Основные площади здания отводятся под хранилища; они изолируются от читального зала и административных помещений. Кроме них обязательны: а) комната для приема и разбора вновь поступающих дел; б) комната для документов, пораженных вредителями I (изолятор); в) рабочие комнаты для сотрудников в достаточном количестве в соответствии с санитарными нормами; г) читальный зал с отдельной комнатой для временного хранения документов, а также с комнатой для чтения микрофильмов, оборудованной справочной аппаратурой; д) помещения для обезвреживания документов с автономной вытяжной вентиляцией, где при необходимости может быть установлена дезинфекционная камера; е) комнаты для реставрации и переплета документов, из них одна маленькая, которая может быть использована для варки клеев; ж) комната для приема пищи сотрудниками и исследователями (при отсутствии специальной столовой или буфета) и др. Здания госархивов должны располагаться по возможности вдали от промышленных предприятий, загрязняющих воздух промышленными выбросами, а также больших водоемов, так как пыль, газы (сернистые, окислы азота) и излишняя влага отрицательно влияют на бумажную основу и красители, которыми исполнены тексты документов. Вновь строящиеся здания оборудуются кондиционированием с системой противопылевых и противогазовых фильтров или калориферным отоплением, совмещенным с вентиляцией и увлажнением воздуха, что позволяет освободить хранилища от труб отопительной системы и тем самым исключить угрозу затопления документов водой. Стены хранилища должны быть ровными, оштукатуренными. Полы застилаются линолеумом или красятся масляной краской для удобства ежедневной влажной уборки. Некоторые ведомственные архивы тоже имеют специально выстроенные здания архивохранилищ. При строительстве специализированных зданий для ведомственных архивов могут использоваться проекты типовых зданий государственных архивов вместимостью 200 и 150 тыс. единиц хранения. специализированных Наиболее помещений реальный для вариант архивов — строительства проектирование административных зданий, заводоуправлений и т.д. с учетом наличия в них архивных помещений необходимой емкости. При отсутствии специальных помещений под архив отводятся помещения, которые можно приспособить для хранилища. Из числа таких следует исключить чердачные и подвальные помещения, а также помещения, имеющие водопроводные, магистральные канализационные и др.). трубопроводы Наличие (газовые, трубопроводов немагистрального характера допускается только в хранилищах документов краткосрочного хранения (3 — 5 лет). Находящиеся в хранилищах трубопроводы следует изолировать. Хранилища должны быть удалены от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением и применением химикатов и пищевых продуктов во избежание проникновения в хранилища вредных для бумаги химических веществ, грызунов и насекомых. Помещение архива нужно изолировать от других помещений, чтобы они были недоступны для посторонних лиц. Архив должен иметь: хранилища, рабочую комнату для сотрудников, комнату для работы исследователей (читальный зал). Если архив имеет на хранении особо ценные дела, то для них желательно иметь отдельное хранилище. В хранилища посторонние лица допускаются в исключительных случаях и только в сопровождении сотрудника архива. В нерабочее время двери опечатываются и сдаются под охрану. Двери архива обиваются металлическим листом с асбестовой прокладкой, имеют прочные замки. На окнах, если их расположение не исключает доступ извне, устанавливаются распашные металлические решетки. Отдельно стоящие помещения архива оборудуются архивной сигнализацией. Важное требование к технологии хранения — оборудование помещений. В хранилище устанавливаются стационарные металлические стеллажи (возможны деревянные, обработанные огнезащитным составом), для хранения особо ценных дел и учетных документов — сейфы или металлические шкафы. Порядок установки стеллажей следующий: ширина главных проходов (между рядами стеллажей) — 120 см; проходы между стеллажами — 75 — 80; расстояние между стеной и параллельным ей стеллажом — 75; расстояние между стеной и торцом стеллажей — 45; расстояние от пола до нижней полки — 20, а в цокольных этажах — 30 см. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно к стенам с оконными проемами и отопительной системой. Такой порядок установки стеллажей обеспечивает щадящий температурный и световой режимы хранения дел. Стеллажи могут изготавливаться промышленным способом и по заказу учреждения. Размеры стеллажа: высота — 220 — 240 см, ширина одностороннего стеллажа при горизонтальном хранении коробок или связок — 35 — 40, расстояние между полками по высоте — 40 см; при вертикальном хранении ширина одностороннего стеллажа — 25 — 30 см; расстояние между полками — 35 см. В последнем случае могут быть использованы библиотечные стеллажи, изготавливаемые промышленностью. Если помещение архива имеет высоту более 4 м, то для рационального использования площади целесообразно устанавливать двухъярусные стеллажи с межъярусными перекрытиями и удобными лестницами с перилами, обеспечивающими безопасность работ. Для хранения документов большого формата (калек, карт, планов) изготавливают специальные стеллажи. Кальки могут храниться в специальных шкафах, изготавливаемых промышленностью. Для хранения карт в развернутом виде можно устраивать специальные стеллажи"вешалки", где карты хранятся в подвешенном состоянии. В ряде государственных и ведомственных архивов применяются стеллажи системы "компактус". Установка таких стеллажей предполагает наличие мощных перекрытий, которые или предусматриваются при проектировании новых зданий, или специально усиливаются при реконструкции и капитальном ремонте помещений. Во втором случае это требует квалифицированных инженерных решений. Применение стеллажей "компактус" экономически выгодно, так как позволяет значительно увеличить емкость хранилищ на тех же площадях за счет плотной установки передвижных стеллажей. Перемещение стеллажей в хранилище; производится механическим способом или с помощью электронных приспособлений. Эффективная эксплуатация помещений зависит от правильного определения назначения служебных помещений, помогающего в работе с документами, и от рационального размещения документов в хранилищах. Для удобства и быстроты работы в хранилищах применяются откидные и легкие передвижные столики, устойчивые и легкие стремянки. В рабочей комнате устанавливается канцелярская мебель, в том числе картотечный и канцелярский шкафы, а также телефон. Электропроводка в хранилищах допускается только скрытая или в газовых трубах, осветительная арматура — полугерметическая; распределительные щиты и отключающие рубильники устанавливаются вне хранилища. Все это обеспечивает противопожарную безопасность. Основным противопожарным оборудованием являются углекислотные огнетушители, устанавливаемые по норме: один на каждые 50 м, но не менее двух на каждое противопожарное отдельное оборудование хранилище. согласовывается с Остальное территориальной инспекцией Госпожнадзора. В каждом архиве разрабатывается план эвакуации документов при чрезвычайных условиях (пожар, затопление и др.). В плане должна быть предусмотрена первоочередная эвакуация особо ценных: документов (если они в архиве есть) и дел постоянного хранения. В случае проникновения в архив в нерабочее время посторонних лиц приказом руководителя создается специальная комиссия, которая составляет об этом акт и вместе с работниками архива проверяет наличие наиболее ценных дел (особо ценных, постоянного хранения, по личному составу и др.). О пропаже таких дел сообщается соответствующему госархиву. В архиве категорически запрещается: курить, применять электронагревательные приборы, легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества и хранить пищевые продукты. Физико-химические и биологические факторы разрушения документов, техника и режим хранения документов Длительная сохранность документов зависит от создания оптимальных условий их хранения, связанных с благоприятными температурновлажностным и световым режимами, а также от постоянного соблюдения санитарно-гигиенических требований. Физико-химическим изменениям (старению) подвергаются все составные части документов: бумага, красители (чернила, тушь, карандаш, машинописные красители), клей, картон переплетов. Бумага становится хрупкой и ломкой. Особенно неустойчива современная бумага сортов газетная и типографская № 3, которая уже через десять лет желтеет и становится хрупкой. На физико-химическое состояние документов в хранилищах оказывает неблагоприятное воздействие ряд факторов: резкие перепады температуры и излишняя сухость воздуха отрицательно влияют на структуру бумаги, делая ее ломкой; прямые солнечные лучи влияют на структуру бумаги и обесцвечивают краситель, которым нанесен текст; наличие в воздухе вредных примесей (например, сернистого газа) в сочетании с повышенной влажностью также влечет за собой порчу текста: сырость вызывает развитие плесени, которая, пропитывая бумагу, покрывает ее разноцветными пятнами, разрушает и иногда полностью уничтожает текст. Обесцвечивание текста называется угасанием текста документа. Солнечный свет является одним из факторов, губительно действующих на основу бумаги и красители. Под влиянием ультрафиолетовых лучей бумага желтеет и теряет механическую прочность, а большинство текстов выцветает, разрушаются также и кожаные переплеты. В связи с этим рекомендуется ставить стеллажи в хранилищах таким образом, чтобы документы были освещены минимально. Мерами, препятствующими старению бумаги и выцветанию текстов, являются вставка светорассеивающих стекол, а при их отсутствии — окраска стекол белилами или применение штор из плотной темной ткани, а также раздвижных ставней. Особенно благоприятно хранение документов в коробках и папках, изготавливаемых с учетом размеров документов. Дела размещают в коробках с таким расчетом, чтобы их можно было свободно вынимать и подкладывать, не повреждая обложек и листов документов. Если архив не имеет возможности закартонировать дела (т.е. уложить их в коробки или картонные папки с клапанами), то рекомендуется обертывать связки или обкладывать их бумагой (для чего пригодны сорта бумаг: рисовальная марки В, чертежная марок В, 0 № 1, 2, обложечная марки А, перфокарточная, форзац-ная лощеная марки А). Картонирование предохраняет документы и от другого отрицательно влияющего на них фактора — пыли. Пыль, попадая между волокнами бумаги, разрушает целлюлозу и тем самым снижает прочность бумаги, способствует увеличению влаги, является средой для питания спор плесневых грибков, переносчиком яиц насекомых. В промышленных районах, где воздух загрязнен газами (сернистым, окислами азота и др.), лежащая на документах пыль способствует концентрации газов, а следовательно, и активизации их старения. Соблюдение санитарно-гигиенических условий является одной из мер сохранности документов. Для предохранения документов от пыли наилучшим средством является кондиционирование воздуха в архивохранилищах. Однако можно эффективно бороться с попаданием пыли в хранилища и с помощью приточно-вытяжной вентиляции с системой химических фильтров. Рекомендуется обеспечить максимальную герметичность архи- вохранилища. Но если все-таки приходится открывать окна или форточки, их надо затягивать марлей, смоченной 50 %-ным раствором глицерина и отжатой. Уборку помещения следует проводить только влажную. Необходимо периодически обеспыливать дела, коробки, папки и стеллажи с помощью пылесосов. При отсутствии пылесосов обеспыливание проводят тряпкой, смоченной в 1 %-ном растворе формалина. Для поддержания требуемых санитарно-гигиенических условий в архиве не реже одного раза в месяц следует проводить санитарные дни. Температура и влажность воздуха являются основными факторами, создающими благоприятные условия для длительной сохранности документов. На ускорение процесса старения бумаги влияет не только повышенная сверх нормы температура, но и резкие ее колебания. Все материалы, входящие в состав дел (бумага, кожа, клей), гигроскопичны, и потому их состояние зависит от влажности воздуха. При низкой влажности воздуха бумага теряет эластичность, клей становится хрупким, кожа деформируется. переплетов Высокая ссыхается влажность и трескается воздуха и разрыхляет переплет бумагу, деформирует ее края, т.е. делает ее непрочной, ускоряет протекающие в ней химические процессы. Переплеты дел могут расклеиваться. Кроме того, высокая относительная влажность воздуха способствует образованию плесени, которая быстро распространяется при резких колебаниях температуры и влажности воздуха. В связи с этим в хранилищах путем кондиционирования, вентиляции и других мер должен поддерживаться оптимальный режим хранения документов, т.е. такой температурно-влажностный режим, при котором бумага, картон, кожа и клей переплетов лучше всего сохраняют свои свойства. В архивохранилищах рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах от +14 до +20 °С. Допустимые границы относительной влажности воздуха от 45 до 60 %. Для поддержания нормального температурно-влажностного режима, помимо регулирования отопления, большое значение имеет хорошая циркуляция воздуха в помещении. Это достигается проветриванием (естественным и принудительным с помощью вентиляторов) и правильной установкой стеллажей. Если стеллаж стоит вплотную к стене, у края полок устанавливают ограничители, чтобы дела не касались стен. Опыт показывает, что даже при недолгом хранении документов, уложенных вплотную к стене, они отсыревают и появляется плесень. Для контроля за температурой и уровнем влажности в архивохранилище применяются термометры, гигрометры, психрометры, гигрографы. Наиболее распространенным прибором, простым в обращении и дешевым, является психрометр бытовой жидкостный ПБ-1Б (психрометр Августа). Отклонения от норм температуры и влажности воздуха устраняются так: при повышенной влажности воздуха — установка автономных кондиционеров "Харьков" (для помещений объемом до 300 м), "Азербайджан" (для помещений объемом до 100 м), интенсивное отапливание или проветривание помещения (последнее проводится только в том случае, если влажность наружного воздуха ниже влажности воздуха в хранилище), а также установка открытых сосудов с водным раствором хлористого кальция; при пониженной влажности воздуха — уменьшение нагрева отопительных приборов, установка увлажнителей воздуха (климатизер КИ-0.4 или бытовые), установка сосудов с водой, имеющих большую площадь испарения, влажная уборка помещений. Однако все эти мероприятия проводятся только при постоянном наблюдении за температурно-влажностным режимом воздуха в хранилище. Очень опасны для документов биологические вредители: растения (бактерии, грибы) и животные (насекомые, грызуны). Появление их в архиве — серьезная угроза сохранности документов. Поэтому необходимо иметь хотя бы элементарное представление о биологических факторах, влияющих на ускорение "старения" документов. Бактерии являются низшими одноклеточными организмами. Для их жизнедеятельности необходима высокая влажность бумаги, возможная при затоплениях хранилищ или постоянной подмочке дел из-за неисправности кровли, отопления, сырых стен. На бумаге появляются пигментные пятна неправильной формы. Кожа и клей переплета разлагаются: на них появляется слизь, а с течением времени (если не бороться с бактериями и не улучшить режим хранения документов) отверстия на месте поражений. Способы борьбы: дезинфекция, изменение условий хранения дел. Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются грибы, называемые в быту плесенью. Для документов характерно поражение грибами-паразитами, живущими за счет мертвых органических остатков. Они появляются на бумаге, коже и картоне переплетов, клее, нитках. Известно свыше 200 видов грибов, обитающих в архиве- и книгохранилищах. Грибы — многоклеточные растения, размножающиеся спорами. Споры легко переносятся потоками воздуха, особенно в запыленных помещениях, и могут быстро заразить здоровые документы. Как правило, грибы развиваются на влажных документах или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температурах 20 — 27 °С, в тесно заставленных углах, не проветриваемых шкафах. Грибы очень чувствительны к действию газов, поэтому для борьбы с ними эффективна дезинфекция. Однако грибы, обитающие в хранилищах, очень жизнестойки: грибы, погибшие от недостатка влаги или низких температур, могут возродиться опять при возникновении благоприятных для них условий. В связи с этим необходимо сухую плесень удалять с бумаги и переплетов мягкими марлевыми или ватными тампонами. Повреждение документов насекомыми встречается реже, чем повреждение грибами, но ущерб документам ими может быть нанесен в более короткие сроки. Известно около 100 видов насекомых, повреждающих документы, но это не специфические вредители бумаги. В естественных условиях это — вредители древесины, муки, меха, кожи и т.д. Наибольшее распространение в архивохранилищах получили жуки: точильщики, притворяшки, кожееды. Среди точильщиков (мебельный, хлебный, пестрый) самым опасным и прожорливым является хлебный, который поражает переплеты, проклеенные мучным клеем, а также прилегающие к нему листы. Особенно прожорливы его личинки. И жук, и личинки живут в листах, делая в них ходы. Личинки и жуки притворяшки-вора и шелковистого притворяшки повреждают все части переплетенных документов. Кожееды постоянно в документах не находятся, а лишь питаются ими. Могут уничтожить бумагу, пергамент, все части переплета. Чаще всего они обгладывают документы с поверхности, не делая ходов. В хранилищах встречаются кожееды: антренус, ветчинный и ковровый. Жуки и личинки кожеедов днем прячутся за плинтусами, под полом, в закрытых шкафах, книгах. В архивохранилищах может обитать моль двух групп: питающаяся только растительной пищей — зерновая, грибная и семенная моль (повреждает в основном переплеты и корешки, проклеенные мучным клеем), питающаяся веществами животного происхождения — шубная, мебельная, ковровая и платяная (повреждает документы и все части переплета). Все виды моли связаны с продовольственными складами, складами древесины и гнездами птиц. Тараканы не живут в листах, а приходят питаться мучным клеем, вместе с ним они грызут бумагу, одновременно сильно загрязняя документы своими выделениями. Для борьбы с биологическими вредителями необходимо проводить систематическую профилактику (периодически просматривать дела, проверять состояние полов, плинтусов, не вносить в хранилища продукты, не входить в пыльной одежде). При обнаружении грызунов и насекомых обратиться в санитарно-эпидемиологическую станцию. Документы, пораженные насекомыми и плесенью, продезинфицировать. При появлении плесени на коробках или делах можно провести простейшую дезинфекцию: сначала следует изолировать пораженные дела, а затем в изоляторе продезинфицировать их трехпроцентным раствором формалина (1 часть 40 %-ного формалина на 13 — 15 частей воды). Для профилактики дела, хра- нящиеся в помещениях с повышенной влажностью воздуха, систематически просматриваются и могут просушиваться на открытом воздухе при температуре не выше 30 — 35 °С, защищенными от прямых лучей. Рекомендуемые источники и литература: Источники 1. Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004г. №125 «Об архивном деле в Российской Федерации»// Собрание законодательства РФ. 2004. - №43. – Ст.4169. 2. Федеральный закон информационных от27 июля технологиях 2006 и г. защите №149 «Об информации» информации, //Собрание законодательства РФ. – 2006. - №3. – Ст.3448. 3. Указ Президента РСФСР «Об архивах Комитета государственной безопасности СССР» от 24 августа 1991г. №84//Ведомости Съезда народных депутатов РСФСР и Верховного Совета РСФСР.- 1991.-№35.-Ст. 927; Отечественные архивы. -1992. - N1. 4. Указ Президента РФ от 24 августа 1991 г. «О партийных архивах» // Отечественные архивы. – 1992. - №1. 5. Об Архиве Президента Российской Федерации: Указ Президента РФ от 31 декабря 1991г. №2334 // Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации.- 1992.- №3.- Ст. 95. 6. Закон Тюменской области «О формировании и содержании архивных фондов Тюменской области» от 28.12. 2004 №313//Тюменские известия. 2004. 28 декабря. 7. О порядке организации работы по рассекречиванию документов, хранящихся в государственных архивах и центрах хранения документации РФ: Правовые и нормативные документы. – М., 1984. 8. Основы законодательства РФ. “Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах”//Отечественные архивы. 1993. N5; Ведомости съезда народных депутатов РФ и Верховного Совета РФ.- 1993.-19 авг.- Ст.1311. 9. О сохранении исторических документов, связанных с деятельностью бывшего Верховного Совета РФ, а так же некоторых средств массовой информации и общественных организаций: Распоряжение Президента РФ от 22 октября 1993г. // Собрание актов Президента и Правительства РФ.- 1993.№43 (25 октября) Ст.4091. 10. О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве: Постановление Правительства РФ от 3 марта 1993г. №191 // Собрание актов Президента и Правительства РФ.- 1993.- №10 (8 марта).- Ст.850; Отечественные архивы.- 1993.- №3.- С.3-4. 11. Об утверждении Положения о Федеральной архивной службы России: Постановление Правительства РФ от 28 декабря 1998г. №1562 //Отечественные архивы.- 1999.- №1.- С.3-8. 12. Основные декреты и постановления Советского правительства по архивному делу.- 1918-1982гг.- М.- 1985. 13. Парламентские слушания по проблемам безопасности, комплектования и использования Архивного фонда Российской Федерации // Отечественные архивы.- 1999.- №2.- С.3-8. 14. Положение об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах //Отечественные архивы. 1994. N 3; Собрание актов Президента и Правительства РФ.- 1994.- №12.- Ст.878;1996.- №15.- Ст.1575; Российская газета.- 1998. - 9 декабря. 15. Положение о Федеральном архивном агентстве. Утв. Постановлением правительства РФ 17 июня 2004 г. //Отечественные архивы. - 2004. - №4. 16. Постановление Верховного Совета РФ от 19 июня 1992 года «О временном порядке доступа к архивным документам и их использование» // Отечественные архивы. - 1992. - № 4. 17. Распоряжение Правительства РФ «О порядке рассекречивания архивных документов» // Отечественные архивы.- 1995.-№51.- С.3-5. 18. Распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. «Об улучшении организации хранения документов по личному составу»// Инф. бюллетень Росархива. – 1994. - № 8. 19. Сборник руководящих материалов по архивному делу /1917- 1941/.М., 1961. 20. Международный этический кодекс архивистов. Пекин, 1996. 21. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000 /см. Гарант, Консультант/ 22. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Утвержден приказом № 558 Минкультуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. // Доступ из справочно – правовой системы «Консультант Плюс». 23. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в научнотехнической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 31. 07. 2007 №1182 // Собрание законодательства РФ. – 2008.- № 15. – С. 4456. Основная литература: 1. Хорхордина Т.И. История отечества и архивы. 1917-1980-е гг. - М., 1994. 2. Алексеева Е.В. Архивоведение / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова. Учебное пособие. М.,2007. 3. Гуреева Н.Ю., Седова О.Л. Обеспечение сохранности документов.- М.,1987. 4. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М., 1996. 5. Теория и практика архивного дела в СССР.- М., 1980. 6. Тельчаров А.Д. Архивоведение. Конспект лекций. М., 2004. Дополнительная литература: 1. Автократова М.И., Буганов В.И. Сокровищница документов прошлого.- М., 1986. 2. Архивное дело в СССР. - М., 1980. 3. Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. Доклады и тез. выступления на 2 Всерос. конф. 12-13 марта 1996 г. - М., 1997. 4. Артизов А.Н., Мякушев С.Д. Сохранение и использование документов по личному составу: прошлое, настоящее и будущее // Отечественные архивы. – 2005. - №4. 5 Архив и тайна личной жизни // Отечественные архивы.- 1995.-№2.- С. 110-112. 6 Архивы на рубеже веков: их роль в исторической науке, практике управления обществом. Тезисы докл. конф. -Тюмень, 1999. 7. Банасюкевич В.Д., Устинов В.А. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов // Отечественные архивы.- 2000.- №1. 8. Вяликов В.И. Архивное строительство в СССР . 1946-1967.-М., 1972. 9. Вяликов В.И. Архивное строительство в СССР.1917-1945. -М.,1978. 10. Дремина Д.А. Центральные государственные архива СССР. 1945-1980.М.,1977. 11. Историки и архивисты: сотрудничество в сохранении и познании прошлого в интересах настоящего и будущего. Мат-лы конф.-М.,1998. 12. Козлов В.П. Колумбы архивных древностей.- М., 1985. 13. Козлов В.П. Российское архивное дело. Архивно-источниковедческие исследования. - М., 1999. 14. Козлов В.П. Архивная служба России и российская государственность: опыт 80 лет// Отечественные архивы.- 1998.- №6. 15. Корнеев В.Е. Архивы ВКП б в 1926-1941 гг.- М.,1981. 16. Крайская З.В. Организация архивного дела в СССР.- М.,1980. 17. Ларина В.Г. Система НСА государственных архивов как основа формирования общего архивного пространства//Отечественные архивы.2000.- № 3. 18. Максаков В.А. История и организация архивного дела в СССР.1917-1945 гг.М., 1969. 19. Машиночитаемые документы и архивы.- М.,1994. 20. Михайлов О.А. Электронные документы в архивах. М., 2000. 21. Научные основы и перспективы развития НСА к документам ГАФ СССР.- М., 1975. 22. Обеспечение физико-химической сохранности видеодокументов.- М., 1989. 23. Организация использования документов ГАФ СССР: Пособие для архивистов.М., 1991. 24. Парламентские слушания по проблемам безопасности, комплектования и использования АФ РФ// Отечественные архивы.- 1999.- №2. 25. Привалов В.Ф. Оценка физического состояния документов // Отечественные архивы. - 1995. - № 2. 26. Проблемы классификации в архивоведении и документоведении. - М., 1987. 27. Рудельсон К.И. Современные документные классификации.- М., 1973. 28. Рудельсон К.И., Шепукова Н.М. Проблемы экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов //Вопросы истории.- 1988. - № 2. 29. Самошенко В.Н. Исторические архивы дореволюционной России.- М.,1986. 30. Самошенко В.Н. История архивного дела в дореволюционной России.М.,1989. 31. Сорокин В.В. Ведомственные архивы СССР.1959-1980 гг.- М.,1985. 32. Сорокин В.В. Ведомственные архивы СССР: 1938-1958гг.- М., 1983. 33. Сорокин В.В. Ведомственные архивы СССР: 1954-1980гг.- М., 1985. 34. Сохранность документов.- М., 1987. 35. Тарасов В.Н., Викторов Т.Н. Новые аспекты сотрудничества Росархива с министерствами и ведомствами //Отечественные архивы.- 1995.- №2. 36. Шабанова Т.Е. О некоторых проблемах фондирования документов АФ РФ // Отечественные архивы. - 1994. - № 2. 37. Шабанова Т.Е. Укреплена правовая база государственного учета АФ России //Отечественные архивы.- 1997.- №9. 38. Этика в архивах//Отечественные архивы. – 1995. - №5. Программное обеспечение и Интернет – ресурсы: 1. http://archives.ru 2. www.archives-garant.ru 3. http://www.vestarchive.ru 4. www.jurn.ru 5. www.termika.ru 6. base.consultant.ru 7. www.vniidad.ru