Аптечный склад

Государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Сибирский государственный медицинский университет» Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерациии (ГБОУ ВПО СибГМУ Минздрава России) Кафедра управления и экономики фармации УТВЕРЖДЕНО на заседании кафедры протокол № 5 от 23.01.2012 г. Заведующий кафедрой УЭФ____________Музыра Ю.А. Кандидат фармацевтических наук, доцент Э.Г. Морозова Тема «Аптечный склад» ЛЕКЦИЯ Томск – 2012 СОДЕРЖАНИЕ Введение 1. Организация работы аптечного склада 1.1. Место аптечного склада в системе фармацевтической дистрибуции 1.2. Задачи и функции 1.3. Организационная структура 1.4. Принципы размещения, требования к помещениям и оснащению 1.5. Управление складом. Штаты. 2.Организация производственного процесса. Учет товаров в производственных отделах аптечного склада 2.1. Общие положения 2.2. Приемный отдел 2.3. Отдел хранения 2.4. Отдел экспедиции 2.5. Контроль за деятельностью Заключение ЛИТЕРАТУРА 1. Федеральный закон № 61-ФЗ от 12.04.2010 г. «Об обращении лекарственных средств». 2. Постановление Правительства № 1148 от 31.12.2009 г. «О порядке хранения наркотических средств и психотропных веществ и их прекурсоров». 3. Приказ МЗСР РФ № 397н от 16.05.2011 г. «Об утверждении специальных требований к условиям хранения наркотических средств и психотропных веществ, зарегистрированных в установленном порядке в РФ в качестве лекарственных средств, предназначенных для медицинского применения, в аптечных, лечебно-профилактических учреждениях, научно-исследовательских, учебных организациях, в организациях оптовой торговли лекарственными средствами». 2. Приказ МЗ РФ № 1222н от 26.12.2010 г. «Об утверждении правил оптовой торговли лекарственными средствами для медицинского применения». 3. Приказ МЗ РФ № 330 от 12.11.1997г. «О мерах по улучшению учета, хранения, выписывания и использования наркотических средств». 4. Приказ МЗ СР РФ № 706н от 23.08. 2010 г. «Об утверждении правил хранения лекарственных средств». 5. Приказ МЗ РФ № 377 от 13.11. 1996 г. «Об утверждении инструкции по организации хранения в аптечных учреждениях различных групп лекарственных средств и изделий медицинского назначения». 6. Приказ МЗ СССР № 14 от 08.01.1988г. «Об утверждении специализированных (внутриведомственных) форм первичного учета для хозрасчетных аптечных учреждений». 7. Приказ МЗ СССР № 78 от 20.01.1984 г. «Об утверждении инструкции по учету товаров на аптечных складах (базах) аптечных управлений системы Минздрава СССР». 8. Приказ МЗ СССР № 523 от 03.07.1968 «О порядке хранения, учета, прописывания, отпуска и применения ядовитых, наркотических и сильнодействующих лекарственных средств». 9. Строительные нормы и правила 31-04-01 «Складские здания». 10. Управление и экономика фармации: В 4 т. Т. 1: Фармацевтическая деятельность. Организация и регулирование: учебник для студ. высш. учебн. заведений / И.В. Косова, Е.Е. Лоскутова, Т.П. Лагуткина и др.; Под ред. Е.Е. Лоскутовой. – М.: Издательский центр «Академия», 2003. – 384 с. 11. Вавилов, И.Р. Склад как базовое звено успеха в дистрибуции / И.Р. Вавилов // Фармацевтический вестник. – 9 марта 2004. - № 9. – С. 26. 12. Рейхард, Д.В. Фармацевтический рынок: особенности, проблемы и перспективы / Д.В. Рейхард, В.А. Сухинина, Ю.В. Щиленко. – М.: Славянский диалог, 1995. – 304 с. 13. Синичкин, А.А. Фармацевтическая организация: Успешное управление в условиях рынка в 1999–2000 гг. 1 книга, 1 том. / А.А. Синичкин. – М.: Профессионал-Центр. – С. 51. 14. Синичкин, А.А. Фармацевтическая организация: Успешное управление в условиях рынка в 1999–2000 гг.: 1 книга 2 том. / А.А. Синичкин. – М.: Профессионал-Центр, С. 482–488. ВВЕДЕНИЕ Качественное лекарственное обеспечение аптечных организаций и лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ) невозможно без развитого оптового звена товаропроводящей сети на фармацевтическом рынке. Перемещение товарных потоков от производителя до потребителя требует концентрации в определенных местах необходимых запасов. Концентрация запасов фармацевтических товаров, их хранение, обеспечение бесперебойного и ритмичного снабжения заказов потребителей является основным назначением аптечных складов. 1. Организация работы аптечного склада 1.1. Место аптечного склада в системе фармацевтической дистрибуции Оптово-посреднические предприятия на фармацевтическом рынке выполняют функцию оптовой продажи или дистрибуции. Оптовая продажа (торговля) - это продажа крупными или мелкими партиями с целью перепродажи. Главное назначение оптовых предприятий (дистрибуторов) заключается в преобразовании производственного ассортимента фармацевтических товаров в потребительский, закупая товар у производителей и перепродавая его организациям розничной торговли (аптекам). Оптовая торговля ЛС осуществляется при наличии у оптового предприятия лицензии на фармацевтическую деятельность с указанием «оптовая торговля ЛС». Перемещение товарных потоков от производителя до покупателя невозможно без концентрации в определенных местах необходимых запасов. Основным назначением аптечных складов как предприятия оптовой торговли на фармацевтическом рынке является концентрация запасов товаров, их хранение и бесперебойное снабжения потребителей. Тем самым аптечные склады выравнивают временную разницу между производством и потреблением товаров на рынке. По организационно-правовому статусу различают: 1) аптечные склады, работающие на правах юридического лица; 2) аптечные склады, работающие на правах структурного подразделения оптового предприятия. Первая группа представлена, в основном, государственными аптечными складами. Важнейшей особенностью их деятельности является выполнение ими социальных функции. Они выступают гарантами в обеспечении аптечных организаций и лечебно-профилактических учреждений коммерчески невыгодными, но жизненно необходимыми лекарственными средствами, в том числе отпускаемых населению на льготных условиях. Вторая группа аптечных складов функционирует в частном секторе фармацевтического рынка. В их создании активное участие принимают российские производители и оптовые фармацевтические компании, расширяющие за счет них свое присутствие на территориальных рынках. Далее будет говориться о принципах организации деятельности государственного аптечного склада (АС). 1.2. Задачи и функции Задачей государственного АС является снабжение аптек, ЛПУ и других организаций и предприятий лекарственными средствами (ЛС), изделиями медицинского назначения (ИМН), аптечным оборудованием, инвентарем, парафармацевтической продукцией. АС могут продавать лекарственные средства или передавать их в распоряжение: • других предприятий оптовой торговли; • аптечных организаций; • научно-исследовательских учреждений для научно-исследовательской работы; • индивидуальным предпринимателям, имеющих лицензии на медицинскую (фармацевтическую) деятельность; • медицинским организациям. Исходя из поставленной задачи, АС выполняет коммерческие, производственные и экономические функции, а именно: 1. Принимает продукцию от поставщиков по количеству, качеству и стоимости. 2. Комплектует и отгружает заказы покупателям, транспортирует их. 3. Обеспечивает надлежащие условия хранения медицинских товаров с учетом физико-химических, фармакологических и токсикологических свойств. 4. Осуществляет контроль качества товаров при приемке, хранении, комплектовании заказов и их отпуске, за своевременной реализацией и сроками годности товара. 5. Организует при необходимости фасовку. 6. Организует при необходимости экспортно-импортные операции. 7. Представляет информацию, консультационные услуги клиентам. 8. Ведет претензионную и исковую работу при нарушении договорных обязательств. 9. Ведет оперативный, бухгалтерский и статистический учет. 10. Планирует экономическую деятельность по основным показателям, финансовый результат, использование чистой прибыли, самостоятельно формирует отпускные цены на товар. Как государственное предприятие АС должен обеспечить аптеки и ЛПУ неснижаемым запасом вакцин и сывороток, жизненно важными ЛС, ядовитыми, сильнодействующими, наркотическими, психотропными веществами, этиловым спиртом. По заданию органов управления здравоохранением принимает участие в составлении планов потребности территории в лекарственных средствах и изделиях медицинского назначения в рамках государственного заказа. В своей деятельности АС руководствуется правилами оптовой торговли лекарственными средствами и другими законодательными актами. 1.3. Организационная структура Организационная структура АС зависит от объема и структуры товарного запаса. Выделяют следующие основные подразделения: 1. Административно-управленческие, а именно: - руководство и персонал при нем (секретарь, инспектор по кадрам); - отдел снабжения и сбыта; - планово-экономический отдел; - бухгалтерия; - юрисконсульт и др. 2. Производственные отделы, а именно: - приемный; - хранения (оперативные); - экспедиции. Количество отделов хранения зависит от объема работы АС. Оптимальным считается количество отделов от 5 до 12. Рекомендуется выделять отделы: - сухих лекарственных средств; - жидких лекарственных средств; - готовых лекарственных форм; - ядовитых, наркотических, психотропных и сильнодействующих веществ; - ампульных препаратов; - огне- и взрывоопасных (спиртохранилище); - перевязочных средств; - льготного отпуска и т.д. 3. Вспомогательные отделы, а именно: - транспортный; - фасовки; - моечный и т.д. Они обслуживают основной производственный процесс. 1.4. Принципы размещения, требования к помещениям и оснащению АС представляет собой отдельно стоящий комплекс отапливаемых и не отапливаемых помещений и построек. АС должен иметь вывеску, на которой размещается следующая информация: организационно-правовая форма, фирменное наименование предприятия, место его нахождения (юридический адрес) и режим работы. Территория склада должна быть огорожена и обеспечена охранно-пропускной системой. К складу, по возможности, должны быть оборудованы подъездные пути, а места погрузки (разгрузки) транспортных средств обеспечены эстакадами (бетонным крыльцом вровень с бортом машины). Административно-управленческие подразделения рекомендуется размещать в отдельном здании с кабинетно-коридорной системой планировки. Общая площадь административно-бытовых помещений зависит от численности персонала. Производственные (складские) помещения АС должны обеспечивать сохранность материальных ценностей, безопасные условия труда, протекание производственного процесса, т.е. должны быть функционально взаимосвязаны. Площадь складских помещений основного производственного назначения (зоны приемки, зоны основного хранения, экспедиционной) должна соответствовать объему хранимого товара и составлять не менее 150 кв.м. В соответствии с требованиями законодательства производственные помещения должны быть оснащены вентиляцией, отоплением, освещением, водоснабжением, средствами связи, санитарно-техническими устройствами, звуковой, световой, охранной и пожарной сигнализацией, пожарным инвентарем, отделка помещений должна допускать проведение влажной уборки и дезинфекции. В приемном и экспедиционном отделах желательно создать тепловую завесу, чтоб исключить сквозняки. В отделах хранения обязательным является ежедневная регистрация температурного режима и влажности. Для этого на внутренней стороне помещений отделов размещаются термометры, гигрометры, психрометры на высоте 1,5 -1,7 м от пола и не менее 3 м от дверей. Стеллажи для хранения ЛС должны обеспечить доступ к ЛС, свободный проход персонала и погрузочно-разгрузочных механизмов, доступность стеллажей, стен, пола для уборки. С позиции научной организации труда помещения хранения должны иметь безкоридорную систему складирования товара (секционную), тогда, при необходимости, можно менять площадь отделов путем перемещения внутренних перегородок. Помещения хранения ядовитых, сильнодействующих, наркотических и психотропных веществ, относящееся к 1-й категории защиты от проникновения, оборудуется системами охранной сигнализации, состоящей не менее чем из 3 рубежей защиты, и тревожной сигнализации с выводом сигналов на пульт централизованного наблюдения подразделения вневедомственной охраны или на пост охраны. (см. текст в предыдущей редакции) Дверная и оконная конструкции помещения обеспечивают его надежную защиту. Входная дверь в помещение может быть металлическая, деревянная (усиленная обивкой с 2 сторон листовым железом или металлическими накладками) либо из иного материала, обеспечивающего класс защиты от разрушающих воздействий не ниже 3-го. Входная дверь имеет не менее 2 запирающих устройств 3-го класса защиты от разрушающих воздействий. Дверной проем входа в помещение защищается с внутренней стороны дополнительной металлической решетчатой дверью с запирающим устройством, имеющей класс защиты от разрушающих воздействий не ниже 2-го, изготовленной из стальной арматуры. Оформление дверного проема выполняется из стального профиля. Оконные конструкции обладают 3-м классом защиты от разрушающих воздействий. На оконные конструкции с внутренней стороны или между рамами устанавливаются металлические решетки, изготовленные из стальных прутьев, либо жалюзи или рольставни, эквивалентные по прочности металлическим решеткам. (см. текст в предыдущей редакции) Помещения хранения огне- и взрывоопасных веществ должны быть изолированы, сделаны из несгораемых материалов (с огнестойкостью более 1 часа), с бетонным полом, имеющим уклон от дверей, изолированной электропроводкой. Двери и стены этих помещений должны иметь предупредительные надписи «Огнеопасно», «Курить запрещено» и т.п. Стеллажи для хранения огне- и взрывоопасных веществ должны быть сделаны из несгораемых материалов и установлены следующим образом: • расстояние от наружных стен - не менее 0,25 м; • расстояние от пола - не менее 0,25 м; • проходы между стеллажами - не менее 1,35 м; • ширина стеллажа – не более 1 м; • отбортовка стеллажей (при необходимости) – не менее 0,25 м. Помещения для хранения огне- и взрывоопасных веществ в количестве боле 100 кг должно находится в отдельно стоящем здании. Не отапливаемые помещения могут использоваться для хранения стеклянной посуды, тары, инвентаря и т.п. Производственные отделы оборудуются: 1. стеллажами, поддонами, подтоварниками, бочками, цистернами для хранения лекарств; 2. холодильными камерами для хранения термолабильных лекарств; 3. средствами механизации для погрузочно-разгрузочных работ: тележками, подъемниками, автопогрузчиками; 4. металлическими шкафами и сейфами для хранения отдельных групп лекарственных препаратов, учетной документации и справочной литературы; 5. шкафами для хранения санитарной и специальной одежды обуви; 6. дезинфицирующими средствами, хозяйственным инвентарем для обеспечения санитарного режима; 7. весоизмерительными приборами, фасовочным инвентарем для организации фасовочных работ. Работники склада обеспечиваются санитарной, специальной одеждой и обувью. 1.5. Управление складом. Штаты. Возглавляет аптечный склад директор на принципах единоначалия. Он несет персональную ответственность за выполнение складом возложенных задач, хозяйственную (имущественную) ответственность перед учредителем. Замещает должность директора специалист с высшим фармацевтическим образованием, стажем работы по специальности не менее 3 лет и имеющим сертификат. Директор может иметь заместителей. Распределение обязанностей между ними оформляется приказом по предприятию. Штаты производственных отделов состоят из провизоров, фармацевтов, фасовщиков, подсобных рабочих, грузчиков. Отделы приемки товаров, а также ядовитых, наркотических веществ должны возглавлять провизоры, остальные – могут возглавлять фармацевты. Материальная ответственность возлагается на заведующих (заместителей) производственных отделов, при бригадной форме – на весь коллектив производственных отделов, занятый обслуживанием товарного запаса. Индивидуальная ответственность возлагается на экспедиторов склада (доставляет товар на склад от поставщиков или места разгрузки товара, а также – со склада до покупателей). 2. Организация производственного процесса. Учет товаров в производственных отделах аптечного склада 2.1. Общие положения Руководство складом должно обеспечить организацию условий хранения товароматериальных ценностей, применение современных методов учета, заключение договоров с материально ответственными лицами, проведение инвентаризаций. Бухгалтерия ведет суммовой учет ТМЦ, осуществляет расчеты с поставщиками и покупателями, контролирует организацию учета и порядок составления документов в отделах, отражает результаты инвентаризации. Отдел снабжения и сбыта оформляет и контролирует выполнение условий договоров поставок (сроки, цены, оплата), отгрузку товара. Производственные отделы организуют производственный процесс, ведут первичный, аналитический учет, составляют товарные отчеты. 2.2. Приемный отдел Функции отдела: 1. Своевременная приемка, временное хранение, передача в отделы хранения; 2. Контроль качества товаров при приемке; 3. Правильное оприходование и учет товаров. Приемка товаров ведется на основании сопроводительных документов. Они должны содержать информацию о дате отгрузки, наименовании, количестве, цене, серии товара, сертификате на каждую серию и органе его выдавшем, название и адрес поставщика и покупателя. В приемном отделе товар распаковывается и принимается по количеству и качеству товарных единиц, для весового товара - по весу нетто. Прием ведет комиссия в составе: - заведующий приемным отделом (председатель); - заведующий отделом хранения; - провизор-аналитик; - представитель общественности. Прием ядов, наркотических, психотропных, сильнодействующих веществ, этилового спирта ведется непосредственно в отделах их хранения. Директор складом лично проверяет соответствие полученных количеств сопроводительным документам. Товар в поврежденной упаковке, не сертифицированный, не соответствующий заказу поставщику, не имеющий необходимой сопроводительной документации, испорченный должен быть промаркирован и помещен в специальную (карантинную) зону хранения до идентификации или уничтожения. Оприходование товаров в приемном отделе осуществляется путем составления «Приемного акта» АП-78 («Акт о приемке товара» торг-1). Стоимость отобранных на анализ образцов, а также недостачи, боя при транспортировке в пределах норм убыли оформляется актами и списывается. На основании приемного акта ежедневно составляется «Реестр приходных (расходных) документов» АП-87, он же является товарным отчетом отдела. Все поступающие на склад грузы регистрируются в «Журнале регистрации поступающих грузов» АП-76. Порядковый номер в журнале является регистрационным номером груза. 2.3. Отделы хранения Функции отделов: 1. Прием товара из приемного отдела; 2. Распаковка, сортировка и распределение по местам хранения; 3. Контроль за условиями хранения и сроками годности; 4. Комплектование (комиссионирование) заказов покупателей. Прием товаров из приемного отдела осуществляется на основании приемного акта путем внешнего осмотра, пересчета товарных единиц, взвешивания. Фармацевты, подсобные рабочие сортируют товар по наименованиям, сериям, размещают на места хранения. Хранения медицинских товаров организуется с учетом действующих требований. Рекомендуемая загрузка объема помещения хранения - не более чем на 1/3. При ручном способе разгрузочно-погрузочных работ высота укладки товара не должна превышать 1,5 м, при механизированном способе – высоту погрузочно-разгрузочных средств. Каждое наименование и каждая серия лекарственных средств должны хранится на отдельных полках (поддонах). В целях контроля за сроками годности на каждом месте хранения, на каждую серию заводится «Стеллажная карточка» АП-73, с указанием наименования лекарственного препарата, серии, срока годности, количества единиц хранения. Наркотические средства, психотропные вещества и прекурсоры хранятся в запирающихся сейфах не ниже 4-го класса устойчивости к взлому или металлических шкафах. (см. текст в предыдущей редакции) Допускается хранение наркотических средств, психотропных веществ и прекурсоров на стеллажах (поддонах) в невскрытой (неповрежденной) групповой или транспортной таре либо в опечатанной таре в случае хранения больших объемов наркотических средств, психотропных веществ и прекурсоров, не позволяющих размещение их в сейфах (металлических шкафах). Двери помещений их хранения во время перерывов запираются, а по окончании работы и опечатываются, ключ находится у материально-ответственных лиц. Отпуск товаров производится на основании накладных. Накладные на лекарственные средства, стоящие на предметно-количественном учете, выписываются на 1 экземпляр больше. Фармацевты отбирают товар, сортируют по покупателям и передают в отдел экспедиции под контролем заведующего отделом. Лекарственные средства, подлежащие ПКУ, отпускаются покупателю непосредственно из отдела их хранения в опечатанном виде. ПКУ ведется по тем же правилам, что и в аптеках. Аналитический учет в отделах ведется в «Карточках складского учета» АП-96, которые открываются на каждую номенклатурную позицию с учетом дозировки и фасовки на основании первичных документов. Ежедневно в карточках материально-ответственные лица выводят остатки товаров. Ежедекадно или в другие сроки отделом хранения составляется «Товарный отчет» АП-25 по графам «Товар» и «Тара» («Товарный отчет торг-29», «Отчет по таре торг-30»). 2.4. Отдел экспедиции Функции отдела: 1. Прием заказов от отделов хранения; 2. Комплектование (комиссионирование) полных заказов каждому покупателю; 3. Организация временного хранения; 4. Отпуск (отгрузка) заказов покупателям. Товар из оперативных отделов поступает в экспедицию по накладным, принимается путем пересчета. Фармацевты отдела производят дополнительное комплектование товара по полному ассортименту каждому покупателю. Контроль за комплектованием возлагается на заведующего отделом. Упаковка товаров проводится в специальном помещении или упаковочном отделе в ящики, мешки, контейнеры и т.п. Все накладные на одного покупателя объединяются в одну под номером заказа, который оформляется заведующим отделом и вносится в «Журнал регистрации накладных по отпуску (отгрузке) товаров со склада» АП-90. На основании заказа бухгалтерия выписывает покупателю счета-фактуры и другие необходимые для отгрузки сопроводительные документы. На отгруженные товары делается пометка в журнале АП-90. На основании накладных и данных об отгрузке в журнале АП-90 составляется товарный отчет. Для ритмичной работы отдела экспедиции отделом сбыта может устанавливаться график обслуживания покупателей. Вывоз товаров с территории склада допускается при наличии пропуска АП-93. Товар, возвращенный на склад покупателем, должен быть идентифицирован и хранится отдельно до принятия по нему решения. 2.5. Контроль за деятельностью В целях контроля за качеством обслуживания покупателей регулярно должны проводиться внутренние проверки деятельности АС на соответствие требованиям действующего законодательства. Периодичность проверок определяется руководителем. Проверки проводятся комиссией, формируемой руководителем из числа сотрудников АС, или независимыми экспертами. Результаты проверок оформляются протоколами и доводятся до сведения руководства и персонала АС. В целях контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей на АС проводится по решению руководителя инвентаризация (не реже 1 раза в год). В ходе инвентаризации фактические остатки сравниваются с данными аналитического учета (остатки по карточкам складского учета АП-96). Выявленная недостача оправдывается расчетами естественной убыли в пределах установленных норм. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Таким образом, на фармацевтическом рынке оптовые организации представляют собой активную часть сферы товарного обращения. Они являются важнейшим рычагом маневрирования материальными ресурсами, обеспечивая высокое качество обслуживания потребителей фармацевтических товаров. Доцент кафедры управления и экономики фармации Э.Г. Морозова