Способы представления информации в информационных системах — это способы индикации, регистрации, воспроизведения, размножения и отображения информации в информационных системах.
Введение
Сегодня большинство организаций функционируют в режиме отслеживания существенных объёмов постоянно изменяющейся информации, которую необходимо оперативно анализировать и вырабатывать оптимальные решения. При этом происходит непрерывное развитие компьютерных и информационных технологий. Фактически все передовые фирмы осуществляют у себя внедрение информационных технологий.
Основные термины и определения в сфере информационных систем в течение последнего времени не подвергались кардинальным изменениям, но весь набор определений приобрел более ёмкие и осязаемые формы, не допускающих разночтений в понятиях. Главными из них являются следующие определения:
- Информационной системой является совокупность информации, которая расположена в специализированных базах и способна обеспечить их анализ и обработку с помощью информационных технологий и компьютерного оборудования.
- Управлением информационными системами является применение методик реализации процессов планирования, анализа, конструирования, пуска и эксплуатации информационных систем организации для достижения поставленных целей.
- Под архитектурой информационной системы понимается концептуальная конструкция, которая способна определить моделирование, структурные особенности, реализуемые функции и взаимосвязи компонентов информационной системы.
- Бизнес-процессом является цепочка взаимосвязанных операций, направленных на формирование товаров или услуг.
Компании могут обеспечить себе высокую конкурентоспособность, если уровень совершенства их информационной системы согласован с уровнем развития самой компании. Информационная система может иметь функциональные подсистемы, разобщённые в пространстве по отделам и подразделениям компании, но имеющие необходимую архитектурную организацию и конфигурацию, программное и аппаратное обеспечение, управляющую систему и штат сотрудников. Интенсивно работающие организации никогда не испытывают информационной нехватки. Информация присутствует буквально везде, и в разных файлах персональных компьютеров, информационных базах, графических и видео презентациях, бумажных и электронных документах.
Способы представления информации в информационных системах
Вся информация, используемая менеджером в ежедневной деятельности и при формировании решений, может быть условно поделена на следующие категории:
- Информационные данные, которые прошли формализацию.
- Информационные данные, которые прошли частичную формализацию.
- Информационные данные, которые являются не формализованными.
Уровень формализации способен определить и формат решения, а именно:
- Решения, имеющие структурированный формат.
- Решения, имеющие частичную структуризацию.
- Решения, имеющие неструктурированный формат.
Компьютерные устройства способны выполнять обработку информации, имеющей формализованный формат, то есть, представленной в виде набора чисел. Процесс формализации информации является наиболее важным элементом работы информационных систем. Примером информации, которая прошла формализацию, может быть отображение итогов работы организации в табличном формате в виде набора чисел. Эти таблицы с числовыми наборами могут отображать финансовый отчёт, итоговый баланс, финансовые транзакции, платежи и тому подобное. Обработку формализованной информации можно достаточно легко автоматизировать и данный процесс будет исполняться без участия человека.
Существенные объёмы информации, как правило, на высоких уровнях управления обычно не формализованы. Это могут быть как новостные сообщения из области политики, так и информация о конкурирующих компаниях или партнёрах, информация о коррекциях на фондовых и валютных биржах и тому подобное. Этот тип информационных данных очень сложно формализуется, но анализ данной информации является обязательным условием работы руководителей высокого ранга. В этих случаях основная ответственность за выработку решений и за их возможные последствия лежит на руководителе. Здесь определяющую роль играют его знания, жизненный и деловой опыт, присутствие компетенции и интуиции. Компьютерные информационные экспертные системы могут только дополнением к этим качествам.
Если информация является недостаточно структурированной и фрагментированной между разными платформами, операционными системами, разными системами управления базами данных (СУБД) и приложениями, то тогда очень важной считается концентрация по определённым общим правилам этой информации в массивы данных, которые называются метаданными. Решения по вопросам управления метаданными обеспечивают обширные возможности по доступу к массивам данных, которые прошли структуризацию, вместе с представлением их взаимоотношений с другими информационными массивами. Использование специальных хранилищ, репозитариев, то же способствует рационализации информации или приданию смысловых значений этим информационным данным за счёт идентификации и сравнения.
Знания не могут обладать большой ценностью, если они не являются руководством к действию или не предназначаются для использования в процессах бизнеса. Пользователям нужно такое представление информации, которое соответствует их конкретному процессу бизнеса. На рынке есть большое число программных приложений, которые предназначены для решения разных общих и конкретных проблем. Такими приложениями могут считаться следующие программные продукты:
- Системы, которые реализуют генерацию отчётов с формальным представлением информации.
- Аналитические системы, которые предназначены для реализации сложных аналитических вычислений.
- Системы, которые предназначены для генерации персональных запросов, анализа и реализации отчётных документов для определённой категории пользователей.
