Работа в MS Access

Введение

Microsoft Access является многофункциональным редактором, предоставляющим пользователю обширный набор операций по формированию новых и редактированию уже имеющихся информационных баз. С его помощью можно сравнительно легко и быстро выполнять обработку и систематизацию больших объёмов информации. Уникальность этой программе придаёт отличная организация интерфейса, присутствие функции экспортирования файлов из других программных приложений и наличие формообразующего конструктора. Обрабатываемые базы данных могут быть как предназначенными для небольших задач, так и для больших проектов бизнеса.

Работа с Microsoft Access

Чтобы начать работать с программой, нужно установить её на свой компьютер. А для этого сначала необходимо скачать файл установки Microsoft Access с официального сайта Microsoft. Там можно выбрать необходимый вариант из набора версий разного года выпуска. Оптимальным является выбор самой последней из доступных версий, поскольку её поддержка разработчиками будет самой длительной. И конечно в этом варианте будет больше всего современных инструментов, таких как, например, работа с большими числами, работа с типом данных bigint и так далее. После скачивания программы установки, нужно её запустить и следовать появляющимся на дисплее инструкциям. Установка программы не вызывает ни у кого затруднений, и после её завершения, можно запустить приложение. На мониторе появится стартовое окно Microsoft Access.

Рисунок 1. Стартовое окно Microsoft Access. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Далее, чтобы начать работу с программой, необходимо открыть какую-либо базу данных, или сформировать свою. Для создания базы нужно в главном меню выбрать команду «Файл» и далее нажать кнопку «Создать». При создании новой базы, пользователю предоставляется выбор между пустой страницей с единственной таблицей, и веб-базой данных, которая позволяет использовать встроенный инструментальный набор для разных вариантов дальнейших действий, к примеру, интернет - публикаций. Помимо этого, для оказания помощи пользователю при формировании новой базы, имеется возможность выбрать из набора шаблонов, при помощи которых можно сконструировать базу для конкретной задачи. То есть это помогает быстро сформировать требуемый формат таблицы, без её ручной настройки.

Далее, созданную базу данных нужно наполнить информационными данными, которые должны иметь определённую структуру, поскольку программа даёт возможность задавать данные в различных форматах:

• Табличный формат. Сегодня это, пожалуй, самый популярный тип структурного оформления информации. По своим параметрам и внешнему оформлению, таблицы Microsoft Access похожи на своих собратьев из Excel, и это обстоятельство делает процесс переноса данных между программами существенно проще.
• Формат формы. Этот формат похож на таблицы, но с его помощью выполняется наиболее наглядное представление информации.
• Формат отчета. Он предназначен для обработки информации и вывода её из данной базы. То есть отчёт даёт возможность, например, выполнить анализ и вычисление доходов или числа задействованных контрагентов. Этот формат достаточно гибкий и с ним можно делать почти все расчётные операции, зависящие от используемых данных.
• Формат запроса. Запросы позволяют получить и отсортировать новые данные. Они позволяют отыскать нужные данные в наборе таблиц, и, кроме того, сформировать или обновить информацию.

Все, описанные выше методы, располагаются на панели инструментов, во вкладке «Создание». Здесь можно сделать выбор типа создаваемого элемента, а далее, во вкладке «Конструктор», выполнить его настройку:

Рисунок 2. Вкладка «Конструктор». Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Сформированная новая база содержит пустую таблицу, которая может быть заполнена вручную или путём копирования нужных данных из сети. Следует отметить, что любая вносимая информация должна размещаться в своей колонке, и любая запись должна обладать личной строкой. Колонкам, при этом, для лучшей ориентации в их информации, можно задавать другие имена. Если, все требуемые пользователю данные расположены в другом месте (сети или программе), то можно организовать импорт информации. Все действия по импорту данных расположены в отдельной вкладке, имеющей название «Внешние данные». Там, в поле «Импорт и связи», есть перечисление доступных форматов, в том числе файлы Excel, Access, текстовые и XML-форматы, страницы интернета, и так далее. После выбора нужного формата, из которого будет выполнен перенос информации, необходимо задать путь к месту хранения файла. Когда информация, подлежащая переносу, размещается где-то на одном из серверов, программа запросит серверный адрес.

Основные ключи и взаимосвязи таблиц

Когда создаётся таблица, каждая запись в автоматическом режиме получает уникальный ключ. По умолчанию программа имеет колонку имён, которая увеличивается при занесении новой информации. Собственно, данная колонка и есть первичный ключ. Кроме основного ключа, информационная база может иметь поля, которые осуществляют связь с данными из другой таблицы. К примеру, имеется пара таблиц, которые содержат некую связанную информацию. Например, у них есть имена «День» и «План». Можно выбрать в таблице «День», например «понедельник», а далее привязать его к нужному полю в таблице «План» и, если направить курсор на какое-либо из выбранных полей, то можно увидеть данные и привязанные ячейки. Такие взаимные связи делают легче обзорность данной информационной базы и повышают эффективность работы с ней. Для создания взаимных связей, следует перейти на вкладку «Работа с базами данных» и в зоне «Отношения» следует выбрать клавишу «Схема данных». В возникшем окне можно видеть все, подлежащие обработке информационные базы. Необходимо также помнить, что информационные базы должны иметь поля, которые предназначены для наружных ключей.