MS Access 2010 — это программа, позволяющая формировать информационные базы данных и осуществлять их редактирование.
Введение
Программа Microsoft Access может быть представлена в виде многофункционального редактора, предоставляющего пользователям большую совокупность операций при формировании новых и коррекции уже существующих баз данных. При помощи этой программы можно относительно легко и оперативно реализовать обработку и систематизацию информации, имеющей очень большой объём. Данная программа обладает определённой уникальностью благодаря отличной организации интерфейса, наличию возможности экспорта файлов из других программных продуктов, также наличию формообразующего конструктора. Базы данных, подлежащих обработке, могут предназначаться для небольших задач, так и для значительных бизнес-проектов.
Работа с базами данных в MS Access 2010
Для начала работы с программой, прежде всего необходимо установить её на своём компьютере. Для этого нужно скачать установочный файл Microsoft Access с официального сайта Microsoft. Там следует сделать выбор требуемого варианта из совокупности версий разных годов выпуска. Естественно, наиболее правильным был бы выбор последней из имеющихся версий, так как её поддержка разработчиком была бы наиболее долгосрочной. И безусловно в таком варианте предполагается наличие максимального количества современного инструментария, к примеру, возможность использования типа данных bigint и другие. После того, как будет скачана программа установки, нужно осуществить её запуск и потом нужно просто следовать предоставляемым на дисплее инструкциям. Установка программы обычно не сопряжена с какими-то трудностями, а после завершения установки, следует выполнить запуск приложения. На дисплее должно появиться стартовое окно Microsoft Access, показанное ниже.
Рисунок 1. Окно программы. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
Далее, для начала работы с программой нужно открыть уже существующую базу данных, или же создать новую. Для того, чтобы создать новую базу данных, следует в главном меню выбрать команду «Файл» и затем нажать клавишу «Создать».
При формировании новой базы, пользователям предлагается сделать выбор между пустой страницей, где есть единственная таблица, и веб-базой данных, позволяющей применять имеющиеся инструменты для различных вариантов последующих операций, например, осуществления интернет - публикаций. Кроме того, чтобы оказать помощь пользователям при создании новой базы, существует определённый набор шаблонов, с помощью которых имеется возможность конструирования баз данных для конкретных задач. Это может помочь оперативно создать необходимый формат таблицы, без её ручного оформления.
Затем, сформированную базу данных необходимо заполнить информацией, которая должна обладать определённой структурой, так как программа позволяет осуществлять задание данных в разных форматах, а именно:
- В табличном формате, который на текущий момент считается самым популярным типом структурного оформления информации. По используемым параметрам и видам оформления, таблицы Microsoft Access имеют сходство со своими собратьями из Excel, и данный факт сильно облегчает операцию переноса данных из одной таблицы в другую.
- Другим методом являются формы. Данный формат имеет сходство с таблицами, но при его помощи исполняется самое наглядное отображение данных.
- В формате отчётов, который предназначается для информационной обработки и вывода информации из этой базы. Отчёт предоставляет возможность, к примеру, осуществлять анализ и расчёт доходов или число используемых контрагентов. Такой формат обладает достаточной гибкостью и с ним возможно реализовать практически все расчётные операции, которые зависят от используемых данных.
- Ещё одним методом является формат запросов. Запросы предоставляют возможность получения и сортировки новых данных. Они позволяют найти необходимые данные в наборе таблиц, а также сформировать или обновить информационные данные.
Вся совокупность, описанных выше методов, расположена на инструментальной панели, во вкладке «Создание». Тут можно выбрать тип формируемого компонента, а затем, во вкладке «Конструктор», осуществить его настройку, как показано ниже:
Рисунок 2. Окно программы. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
Созданная новая база состоит из пустой таблицы, которую можно заполнить в ручном режиме или за счёт копирования необходимых данных из сети. Необходимо заметить, что вся заносимая информация должна быть размещена в своей колонке, и каждая запись обязана иметь личную строку. Причём колонкам для оптимальной ориентации в них информации, следует присваивать другие имена. В случае, когда все необходимые пользователям данные располагаются в другом месте (в сети или в программе), то возможна организация импорта информации. Все операции по импорту данных располагаются на отдельной вкладке, которая называется «Внешние данные». Там, в поле «Импорт и связи», перечислены все доступные форматы, включая файлы Excel, Access, текстовые и XML-форматы, страницы интернета, и тому подобное. После выбора нужного формата, из которого нужно выполнить перенос данных, нужно указать путь к месту расположения файла. Когда данные, подлежащие переносу, размещены где-нибудь на одном из серверов, программа выдаст запрос серверного адреса.
При создании таблицы, все записи автоматически получают уникальные ключи. По умолчанию программа обладает колонкой имён, которая становится больше при вводе новой информации. Собственно, эта колонка и является первичным ключом. Помимо основного ключа, база данных может обладать полями, которые реализуют связь с данными из другой таблицы. Например, существуют две таблицы, содержащие некие связанные данные. К примеру, им присвоены имена «День» и «План». Имеется возможность выбрать в таблице «День», к примеру, «понедельник», а далее привязать его к требуемому полю в таблице «План» и, если поместить курсор на какое-нибудь из выбранных полей, то можно увидеть данные и привязанные ячейки.
