Microsoft Access – это реляционная система управления базами данных корпорации Microsoft
Введение
Базы данных являются сегодня основой компьютерной поддержки информационных процессов, которые входят фактически во все области деятельности человека. С понятием базы данных тесно взаимосвязано понятие системы управления базами данных (СУБД). Такие системы являются комплексом программных средств, которые предназначены для формирования структуры новой базы, заполнения её содержанием, коррекции этой информации, и её визуализации.
На текущий момент разработано и используется большое количество систем управления базами данных. Невзирая на то, что они способны функционировать по-разному с разными объектами и способны предоставить пользователям разные функции и средства, практически все СУБД базируются на едином устоявшемся комплексе основных понятий.
Работа с базами данных в Microsoft Access
Программное приложение Microsoft Access выступает как мощная и высокопроизводительная системой управления реляционными базами. Базой данных является набор структурированных и имеющих взаимные связи данных и методов, которые обеспечивают добавление, выборку и отображение данных.
Фактически любая СУБД позволяет добавить новые данные в таблицы. С этой позиции СУБД не имеют существенных отличий от программ электронных таблиц, таких как, например, Excel, которые способны эмулировать отдельные функции баз данных, но, однако, известны следующие принципиальные отличия между СУБД и программами электронных таблиц:
- СУБД проектируются для того, чтобы обеспечить эффективную обработку больших информационных объёмов, которые на порядок больше используемых в электронных таблицах.
- СУБД способна легко связать две таблицы таким образом, что для пользователей они будут представлены в виде одной таблицы. Осуществить такую процедуру в электронных таблицах фактически нельзя.
- СУБД способны минимизировать общий объём базы данных. Для этого таблицы, которые содержат повторяющиеся данные, подразделяются на ряд связанных таблиц.
Access является мощным приложением операционной системы Windows. Причём производительность СУБД очень удачно сочетается со всеми удобствами и возможностями Windows. Как реляционная СУБД Access способна обеспечить доступ ко всем типам данных и предоставляет возможность одновременного использования нескольких таблиц баз данных. Имеется возможность использования таблиц, созданных в среде Paradox или dBase.
Работая в среде Microsoft Office, пользователи получают в своё распоряжение абсолютно совместимые с Access текстовые документы (Word), электронные таблицы (Excel), презентации (PowerPoint). При помощи новых расширений для сети Интернет можно прямо взаимодействовать с данными из Глобальной сети и транслировать отображение данных на языке HTML, что позволяет обеспечить работу с такими приложениями как Internet Explorer и Netscape Navigator.
Access является многогранным продуктом, применение которого ограничивается лишь воображением пользователей. Он может считаться СУБД и позволяет решать следующие задачи:
- Программа Access может использоваться для хранения и поиска данных, предоставления информации в удобном для пользователя виде и автоматизации исполнения повторяющихся задач.
- Проектирование при помощи Access простых и удобных форм ввода данных, обработки данных и генерации сложных отчетов.
- Использование Access для размещения форм Access в формате документов HTML на Web-страницах и обмена данными с узлами Интернет и Интранет.
- Поддержка программой Access механизма «Запроса по образцу», которая обеспечивает выборку, сортировку и поиск данных.
- Формирование приложений без программирования с применением макросов Access.
Программное приложение Access является, прежде всего, системой управления базами данных. Как и другие системы данной категории, она служит для сохранения и поиска данных, отображения информации в удобном формате и автоматизации часто повторяющихся действий.
Access способен вести работу одновременно только с одной базой данных. Но эта одна база данных Access может состоять из множества таблиц, форм, запросов, отчётов, макросов и модулей, хранящихся в одном файле с расширением mdb. Access предоставляет возможность создания структуры таблицы в следующих режимах:
- В режиме «конструктор».
- При помощи мастера.
- При помощи обычного ввода данных.
Наличие этих возможностей предполагает применение этих средств пользователями, имеющими разный уровень подготовки, разные цели и перспективы использования данных. Мастер таблиц предоставляет возможность создания новой таблицы на базе тридцати трёх образцов таблиц делового использования и двадцати образцов таблиц личного использования. Формирование таблиц на базе образцов мастера таблиц обладает ограниченными возможностями в настоящих приложениях. Практически всегда для формирования таблиц лучше применять импорт или связывание данных с другими базами данных или электронными таблицами.
Когда импортировать или связывать данные невозможно, то наиболее часто таблицы формируются в режиме конструктора, позволяющего задать необходимую структуру таблицы. В режиме конструктора таблиц пользователь видит названия, типы данных, описания назначения, а также отдельные дополнительные свойства полей таблицы. В верхней части окна таблицы, которая открыта в режиме конструктора, отображается бланк структуры таблицы или просто бланк таблицы. В нижних частях окна таблицы, которая открыта в режиме конструктора, отображаются свойства полей таблицы, а также краткое описание активных свойств таблицы. Access предоставляет возможность формирования таблиц непосредственно в табличном режиме.
