Документооборот – это движение документов в организации от момента их создания или получения до завершения их исполнения либо отправки.
Общие сведения о системах электронного документооборота
Изначально системы электронного документооборота (СЭД) имели в своем составе следующие элементы:
- Систему, управляющую обработкой документации.
- Систему, обеспечивающую массовый ввод бумажной документации.
- Автоматизированную систему деловых процессов.
Система, которая управляет обработкой документов, предназначена для организации работы с различными программными приложениями, сохранения информационных данных на различных носителях, выполнения распределенной обработки информации, организации поиска и индексации электронных документов, а также возможность коллективного использования электронной документации.
Значительное число разнообразной электронной документации в организациях создается с использованием разных программных продуктов. Их интеграция должна осуществляться на уровне операций с файлами. То есть, операции, исполняемые в программных продуктах, такие как, открыть, закрыть, сформировать, сохранить файл и другие действия, должны быть заменены соответствующими действиями системы управления документооборотом. Реализация процесса интеграции, то есть объединения, должна исполняется в автоматическом режиме. Это достаточно сложная работа, но она обеспечивает сохранность всех применяемых в организации типов документации.
Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Управление документооборотом»
Одной из главных задач систем электронного документооборота считается сохранение электронных документов на различных носителях, таких как, серверы, библиотеки-автоматы и тау далее. Помимо этого, необходимо обеспечить возможность быстрого обнаружения и доступа к разному оборудованию, предназначенному для хранения информации. Параметры доступности и стоимости хранения информации должны выбираться в оптимальных пропорциях, зависящих того, насколько важной и актуальной является сохраняемая информация. Поэтому должны использоваться технологии информационного хранилища.
Документы в электронном формате должны храниться на SQL-серверах. А, для того чтобы обеспечить распределенную информационную обработку в режиме онлайн, следует организовать соединение с сетью офиса, что позволит иметь доступ к информационному хранилищу при помощи системы транзакций. Можно при посредстве сети Интернет обратиться к серверу организации, и получить доступ к удаленным данным. Кроме того, присутствует возможность в режиме офлайн отправить запрос при помощи электронной почты к информационному хранилищу, где следует указать требуемые параметры выбора.
На базе данных из поступившего запроса может быть сформирован перечень необходимых документов и выполнена их пересылка пользователю. Таким методом коммерческая служба способна оказать информационные услуги. А когда для сохранения документации создан целый набор информационных хранилищ, тогда самым оптимальным вариантом может стать применение сетевой системы управления базами данных (СУБД).
Для того чтобы организовать оперативный поиск документации, следует использовать систему индексации документов. Данные системы подразделяются на два типа:
- Система атрибутивного типа.
- Система полнотекстового типа.
При выполнении атрибутивной индексации, электронным документам должен быть присвоен некоторый перечень атрибутов, которые имеют текстовые, числовые или другие полям, предоставляющие возможность поиска необходимого документа и обеспечение доступа к нему. Как правило, атрибут является каталожной карточкой, в которой хранятся имя автора, дата выпуска документа, тип документа, перечень ключевых фраз, присутствующие комментарии. Операция поиска может быть выполнена по какому-либо одному полю, по некоторой совокупности полей или с учетом информации из всего набора полей.
При полнотекстовом типе системы индексирования используется занесение в индекс всей словесной совокупности, составляющей документ, исключая предлоги и незначительные для исполнения поиска слова. В таком случае присутствует возможность исполнения поиска по любым словам, имеющимся в документе, а, кроме того, и по словесным наборам, то есть, фразам или предложениям.
Когда осуществляется совместная работа с документацией, то вероятно появление некоторых проблем. Для того чтобы предотвратить одновременное редактирование документа рядом пользователей, приоритетное право редактировать документ должно присваиваться тому специалисту, который первым открыл документ. Остальные сотрудники могут работать с данным документом только в режиме чтения.
Всем сотрудникам должны быть назначены пароли с соответствующим уровнем прав доступа, для того чтобы обеспечить недоступность документов для сотрудников, не имеющих таких прав. Права доступа могут подразделяться на различные уровни (градации). Некоторые сотрудники могут иметь полные права доступа, то есть, им разрешено редактировать и даже уничтожать документацию. Другие сотрудники могут обладать доступом только к необходимым для их деятельности разделам документов, а кроме того существует категория сотрудников, которые могут только просматривать документы.
Другой составной частью системы электронного документооборота является система, организующая массовый ввод бумажных документов. Главной задачей этой системы считается массовое сканирование архивной документации, представленной в бумажном формате, и преобразование е в электронный формат. С позиций обработки, вся документация подразделяется на следующие типы:
- Простой тип документов.
- Специализированный тип документов.
Специализированный тип, в отличие от простой документации, может обладать большим количеством избыточной информации с точки зрения их электронной обработки. Такой избыточной информацией могут являться пиктограммы, подписи и так далее.
