Основы СУБД Microsoft Access

Основные понятия о СУБД и SQL

Базы данных, формируемые с помощью Access, относятся к классу реляционных. Реляционные базы данных представляют собой совокупности взаимосвязанных таблиц, состоящих из колонок и строк. Для управления ими используются специальные языки запросов - SQL (Structured Query Languages). С их помощью можно изменять данные в таблицах, а также формировать выборки по определенным критериям.

Это отличает базы данных от электронных таблиц (например, Excel), в которых язык запросов не является обязательным компонентом и которые ориентированы скорее на визуальное представление относительно небольшого по сравнению с СУБД количества данных.

Языки семейства SQL представляют собой набор приближенных к обычному человеческому (как правило, английскому) языку наборы ключевых слов, из которых строятся синтаксические конструкции, подобные предложениям в повелительном наклонении:

Этот запрос покажет имена и фамилии всех пользователей старше 30 лет, записи о которых хранятся в соответствующей таблице.

Типы объектов Microsoft Access

Access ориентирован на офисное применение. Он может использоваться, например, для ведения базы данных о заказчиках и потребителях, для учета готовой продукции и сырья и т.п. Пользовательский интерфейс программы спроектирован таким образом, чтобы управлять ей могли сотрудники, не являющиеся специалистами в области СУБД. Элементы управления спроектированы с учетом возможности выполнять максимальное количество работы в визуальном режиме, то есть без написания программного кода. Основные группы объектов Access:

• таблицы: основные программные сущности для хранения данных; состоят из столбцов и колонок; могут быть связаны между собой по определенным полям и подчинены друг другу, чтобы, например, невозможно было занести в таблицу "Продажи" сведения о покупках пользователя, о котором нет сведений в таблице "Пользователи";
• запросы: позволяют делать выборки из таблиц, выбирая из них строки с определенными критериями и сортируя результирующие строки; например, можно выбрать из таблицы "Товары" все, цена которых находится в определенном диапазоне; запросы могут быть предназначены и для добавления, изменения, удаления данных, в том числе групповых операций такого типа, например:

Этот запрос установит в таблице "Товары" цену 123.45 на все позиции, в наименовании которых встречается слово "клавиатура";

• формы: предназначены для заполнения таблиц в удобном для оператора виде; в обычных СУБД создание форм, как правило, не предусмотрено, задачи по визуализации данных возложены на внешние приложения (например, браузер и веб-интерфейс); в Access, напротив, формы являются ключевыми объектами, благодаря которым заполнение и правка базы данных становятся максимально оперативными и корректными; формы создаются на основе таблиц и запросов с помощью построителей (визардов) - визуальных средств, помогающих в наглядном виде установить соответствие между колонками таблицы и полями формы; для работы с данными в формах используются такие удобные элементы пользовательского интерфейса, как разворачивающиеся списки, календари, паллеты и т.п.;
• отчеты: предназначены для вывода в удобном для печати на бумаге виде данных, хранящихся в таблицах и формируемых с помощью запросов;
• макросы: этот класс объектов представляет собой совокупность написанных для конкретной базы данных программ, реализующих потребности, которые невозможно выразить посредством SQL; для создания макросов разработан специальный язык программирования - VBA (Visual Basic for Applications), позволяющий обращаться к файловой системе компьютера, сетевым ресурсам, а также создавать нестандартные элементы пользовательского интерфейса.

Управление объектами Access производится с помощью ленты (меню), находящейся в верхней части окна приложения. Список всех созданных в рамках текущей базы данных объектов представлен в левой части окна.

Рисунок 1. Окно приложения Microsoft Access. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Связь с внешними данными

Microsoft Access может работать с довольно обширными базами данных, но, поскольку это приложение запускается, как правило, на обычном офисном компьютере, по мере роста объема данных работа системы может существенно замедляться. Для преодоления этой проблемы предусмотрена возможность подключения Access к внешним источникам данных, размещенных на специализированных мощных серверах, доступ к которым осуществляется по сети.

Подключение к внешним источникам расширяет возможности для коллективной работы, поскольку во внешних СУБД, как правило, более надежно реализованы механизмы распределения полномочий, обеспечения безопасности и сетевого доступа. Для подключения к внешним источникам на компьютер, как правило, требуется установить дополнительное программное обеспечение (драйвера ODBC, ADO и т.п.). Некоторые типы СУБД, к которыми может подключаться Access:

• Micosoft SQL Server;
• SQLite;
• MySQL;
• PostgreSQL;
• Firebird;
• 1C v.7.7 (dbf);
• Paradox;
• Oracle.

Еще одним преимуществом внешних данных является возможность использования в этом качестве источников, не являющихся СУБД, таких как таблицы Excel, текстовые файлы, html-документы и т.п.