Автоматизация документационного обеспечения управления — это процесс создания комплексной системы управления предприятием, оптимизации его внутренних процессов бизнеса.
Введение
Успешность деятельности организации определяется следующими параметрами:
- Область деятельности организации.
- Применяемая бизнес-модель.
- Уровень организованности процессов работы и взаимодействия работников.
- Методы решения финансовых аспектов работы организации.
- Методики управления людскими ресурсами в организации.
Очень важным значением обладает также организация процессов делопроизводства и документооборота. Любая организация не способна осуществлять процесс своей деятельности без документационной поддержки.
В процессе работы организации используется достаточно большой объем различной документации. Этот набор документов определяется следующими особенностями:
- Область деятельности организации.
- Выполняемые организацией функции.
- Используемыми методами и правилами решения разных вопросов.
- Отношениями с контрагентами.
В наше время в данной достаточно консервативной сфере произошел настоящий технологический прорыв. На смену бумажной системе делопроизводства во всем мире пришел электронный документооборот. Несомненно, это сопряжено с тем, что электронные технологии предоставляют возможность снижения затрат на управление компанией, фиксации технологии работы специалистов с документацией и контроля ее соблюдения. Кроме того, это может позволить одновременно значительному числу пользователей системы обрабатывать актуальные версии документов на удаленных площадках, что в реалиях сегодняшнего мира теперь является еще и необходимостью.
Основные этапы автоматизации документационного обеспечения управления
Делопроизводство - это деятельность, цель которой состоит в документировании, осуществлении документооборота, оперативном хранении и использовании документов.
Делопроизводство состоит из следующих компонентов:
- Область документоведения.
- Область документооборота.
Документированием является процесс формирования и оформления документов. В соответствии с ГОСТ Р 51141-98, этот процесс определяется как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».
Документооборотом является перемещение документов в организации с момента их формирования или получения до завершения их выполнения или отправления.
Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления (ДОУ) предоставляет следующие возможности:
- Возможность правильного создания и оформления документов, что придает им юридическую силу.
- Возможность организации движения документов между работниками организации.
- Возможность обеспечения сохранности документов и использования их в текущей деятельности.
Службам ДОУ в своей деятельности следует учитывать следующие нормативные документы:
- Положения ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
- Положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Основные требования к оформлению документов», а также локальные нормативные акты предприятия, включая Инструкцию или Положение, или Инструкцию по делопроизводству.
- Положения Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
- Постановление Правительства РФ №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
- Перечень типовых управленческих архивных документов, которые образуются в процессе работы государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива.
Известно несколько типов инструментов, предназначенных для автоматизации ДОУ и архивных дел организации. Каждый из инструментов обладает своим предназначением, а также имеет свои плюсы и минусы. Главной тенденцией развития систем автоматизации делопроизводства и документооборота может считаться объединение всех вышеназванных систем между собой.
Проектирование и реализация системы электронного документооборота (СЭД) для предприятия является достаточно непростой задачей, в которой необходимо постоянно учитывать множество параметров, являющихся важными и влияющими на выбор, а также на степень сложности будущей СЭД.
Необходимо учитывать реальные потребности в ДОУ в каждой конкретной организации, соотносить их с набором функциональных возможностей программного обеспечения, понимать, насколько «решение из коробки» может подойти без ряда доработок под решение задач бизнеса данной организации.
Также следует учитывать, что СЭД является не только настроенным программным продуктом, но и отлично продуманной моделью деятельности специалистов в организации, обученных для работы в системе сотрудников, знания, которых выведены на уровень навыка работы в программе. По этой причине проект «Разработка и создание СЭД для организации» всегда представляет собой сложную задачу.
Данный проект касается не только информационной инфраструктуры организации. Он способен изменить технологию работы, а также изменяет культуру компании. По этой причине важным моментом является постоянный контроль этих организационных моментов, то есть, необходимо уделять этому максимальное внимание.
На отечественном рынке систем присутствует значительное количество различных решений, каждое из которых обладает достойной историей, и своим сегментом рынка, потребности которого эти решения обеспечивают.
В качестве примера можно привести использование подавляющим количеством российских организаций программного продукта «1С: Бухгалтерия предприятия».
Такой же стратегии, то есть, планомерной работы на результат, компания «1С» придерживается и при создании «1С: Документооборот». Разработка программного продукта «1С: Документооборот» была начата еще в феврале 1996-го года, когда был создан специальный отдел для решения этой задачи, который успешно работает и по сей день.
