MS Project

Введение

Microsoft Project является программным приложением фирмы Microsoft, которое предназначено для оказания помощи специалистам менеджмента и руководящим работникам в разработке планов и организации управления проектами.

Когда ведётся разработка проектного плана, прежде всего, необходимо сформировать перечень задач, подлежащих решению, и перечень ресурсных возможностей, способных оказать в этом помощь, а потом обеспечить задачи ресурсами. При осуществлении проекта нужно отслеживать ход выполнения работ, соблюдение сроков и финансовые затраты. Microsoft Project позволяет автоматизировать данные процедуры, то есть планирование и управление проектами.

В сегодняшних реалиях оптимальное управление является очень ценным ресурсом компании, вместе с другими важнейшими ресурсами, такими как, финансирование, материалы, коллектив специалистов. Таким образом, эффективное управление является базовым направлением развития функционирования компании, в общем и целом. Наиболее очевидным методом повышения эффективности деятельности компании считается автоматизация трудовых процессов.

Программа Microsoft Project.

Проект предполагает реализацию набора взаимосвязанных задач. Для осуществления проекта нужно предоставить регламентированные ресурсные возможности (например, материальные и людские ресурсы). Проект имеет определённые сроки его выполнения, а также разнообразные ограничивающие факторы, такие как, рабочий график и так далее. Поскольку проект планируется для получения определённых итоговых результатов за назначенные сроки и финансовые вложения, то следует сформировать план проведения работ, указывая каких именно работ, в какой временной период и какие финансовые вложения могут потребоваться для этого. 

В состав всех проектов входят следующие базовые элементы:

1. Набор задач.
2. Ресурсные возможности.
3. Цели или назначения проекта.

Задачей является определённая работа, которая выполняется в границах проекта и служит достижению заданного итогового результата. Задачи могут объединяться в фазы. Фаза проекта состоит из одной или нескольких задач, при осуществлении которых достигается один из главных проектных результатов. К примеру, при формировании очередного номера журнала фазой проекта считается его вёрстка. Проект необходимо разбить на комплект задач с учётом всех мелких деталей. Это даёт возможность оптимального управления проектом. Необходимость подразделения задачи на ряд подзадач определяется её длительностью. Обычно, когда время выполнения задачи равняется трём и более дням, то целесообразно её поделить на небольшие подзадачи.

Вехами считаются самые главные задачи проекта. К примеру, конец формирования набора журнальных статей можно считать вехой.

Ресурсами в Microsoft Project являются специалисты и набор оборудования. Все сотрудники, занятые в проекте, осуществляют заданные функции. Один и тот же специалист может в разных фазах проекта выполнять разные функции. В программе Project применяются два типа ресурсной стоимости:

1. Повремённая оплата труда.
2. Оплата за конкретные работы.

Назначениями являются взаимосвязи между задачами и ресурсами. Для осуществления одной задачи могут быть привлечён ресурсный набор. Отдельные проекты обладают строго назначенной датой окончания работ, определённым бюджетом и областью охвата. Это сочетание временных, стоимостных параметров и области охвата называется треугольником проекта. Коррекция любого из трёх компонентов в обязательном порядке влияет на остальные.

Создание проекта

Новый проект начинается при помощи пункта меню Файл > Создать. Обычно, когда запускается Microsoft Project, данная команда осуществляется по умолчанию. Самым простым способом реализации проекта считается использование консультанта. Окно консультанта будет открыто в левом экранном участке сразу после запуска Microsoft Project. Но если вдруг данного окна нет на дисплее, то оно открывается нажатием клавиши Задачи на инструментальной панели консультанта.

Чтобы создать новый проект, необходимо сделать щелчок указателем мыши по надписи Определение проекта, расположенной в окне консультанта. Далее можно начинать ввод сведений о проекте. Запрос всех сведений выполняется в автоматическом режиме, что исключает необходимость запоминания всех требуемых параметров нового проекта для их безошибочного и полного занесения. Прежде всего, заносится дата начала проектных работ и выполняется её сохранение. После этого можно выполнить переход ко второму шагу внизу окна консультанта.

Чтобы задать и при необходимости скорректировать основные параметры проекта, можно использовать также команду Проект > Сведения о проекте. После её выполнения открывается окно с таким же наименованием. Задавать нужно только или дату начала проекта, или дату его окончания, поскольку в Microsoft Project имеется возможность планирования проектов двумя методами. А именно, от даты начала проекта или от даты его завершения. Первый метод используется, если проект не имеет чётко определённой даты завершения работ.

Далее следует указать, предполагается ли совместные операции при работе над проектом или нет. Если ожидается самостоятельная работа над незначительным проектом, то нужно сделать выбор варианта Нет. А если планируется публикация проекта на сервере для обеспечения его доступности другим специалистам, то нужно выбрать вариант Да.

Затем нужно сохранить проект на диске. С этой целью следует сделать выбор в меню Файл > Сохранить, указать наименование проекта и нажать клавишу Сохранить. Например, можно дать название проекту Совершенство, сохранить его и завершить операции в нижней части окна.