Методы систематизации информации — это методы организации исследуемых информационных объектов в определённую систему на основе какого-либо критерия.
Систематизация информации
Для эффективного разрешения поставленных задач требуется быстрая система доступа к нужным информационным данным. То есть в первую очередь требуется обеспечить оптимальный поиск данных и, кроме того, необходимо систематизировать вновь поступающую информацию. Главной начальной ступенью большинства бизнес-проектов, независимо от сферы деятельности предприятия, считается систематизация информации. Хорошо выполненная систематизация информации позволяет получить отличные результаты при налаживании производства и, кроме того, даёт существенную экономию финансов фирмы и усилий её сотрудников. Процесс систематизации информации должен включать в свой состав:
- Методику сбора и накопления информационных данных.
- Операцию классификации и индексирования данных.
- Методы доступа к информационным ресурсам.
- Методы представления информационных данных.
- Методы обработки поискового запроса информации.
Существуют два способа организации информации:
- Организация информации в виде чёткой структуры (структурированная информация).
- Организация информационного массива в форме простого текста.
Структурирование — это последовательность операций по систематизации информации. Чтобы это выполнить применяются стандартные форматы.
Под форматом понимается чистая форма для занесения информации.
Информационные данные могут быть записаны в бумажном варианте, или в файле текстового редактора, или как входные данные помещены в базу данных.
В стандартном формате есть информационные разделы, которые называются полями. Итогом заполнения формата будет законченная форма, называемая записью.
Под базой данных понимается набор записей, который организован для облегчения нахождения конкретной записи или некоторого количества связанных записей, или необходимой информации, находящейся в таких записях. Отличительной чертой правильных баз данных является их способность отдавать когда-то записанные данные в разном виде (с точки зрения содержания — от небольшого количества до исчерпывающего информационного набора, также форма представления их тоже может быть разной, необходимой пользователю).
Систематизация информации подразумевает в некотором смысле классификацию всего документооборота компании по разным подгруппам. Каждая фирма может выбрать самую подходящую для неё методику систематизации информации, классификационные принципы (или набор этих принципов). Наиболее часто все документы компании подразделяются согласно номинальным, предметным, тематическим, хронологическим, авторским и архивным классификациям:
- Под номинальной систематизацией понимается подразделение документации по её типам (счёт, договор, приказ и так далее).
- Под предметной систематизацией понимается принадлежность документов к какой-нибудь конкретной сфере.
- Под тематической систематизацией понимается общая тематика документов.
- Под хронологической систематизацией информации понимается подразделение документов согласно датам их появления.
- Под авторской систематизацией понимается разделение по именам авторов документов.
- Под архивной систематизацией понимается подразделение по сроку хранения документа.
Основные методы систематизации информации
Систематизация информации подразумевает её переработку для формирования определённого её вида, а также выполнение интерпретации информации, что даёт возможность каждому пользователю правильно воспринимать полученную информацию. Обработанная информация располагается по определённым правилам, имеет вполне завершённый формат, что придаёт ей логический смысл и значение. При обработке информации формируются законченные образы, которые люди способны распознавать и понимать правильно. Всё это сопровождается процессом приведения набора сигналов информации до неких простых образных категорий.
Можно выделить три правила как надо обрабатывать информацию, чтобы получить образы:
- Необходимо установить правильное соотношение фигур и фоновой информации.
- Образы необходимо завершать.
- Надо установить приблизительность и сходство.
При формировании баланса фигуры и фона в информационной картине надо выделить, собственно, фигуру, то есть основной смысл картины (образ). И конечно, то что не есть фигура, становится фоном. Чаше всего фигуру можно выделить очень просто, но есть случаи, когда нет чётких границ между фигурой и фоном. Тогда есть вероятность, что после обработки информации, она может кардинально поменять свой образ, и соответственно будет иметь иное смысловое значение. Иногда процедура обработки информации способна привести к формированию неправильных (ложных) образов и неправильной интерпретации действий других людей и, кроме того, вызывать неправильное понимание человеком действий, идущих в его адрес из внешнего окружения.
Люди обычно систематизируют информацию двумя методами:
- Метод обработки информации на основе логики. Он основан на систематическом и последовательном преобразовании информации на базе операций логики. Этот метод так же называют научной обработкой информации. Но люди способны не только к логической обработке информации, что позволяет выполнять адекватные ответные действия при получении внешних воздействий.
- Метод обработки информации на уровне чувств. Эмоциональные реакции человека предопределяют обработку информации на основе понятий, люблю — не люблю, плохо — хорошо и так далее.
Восприятие окружающего мира человеком во многом неоднозначный, достаточно непростой и быстро текущий процесс. Неправильно представлять себе, что этапы сбора, переработки и идентификации информации чётко разделены и идут друг за другом в строго заданном формате и по единой структуре. Выработка решения основывается на разнотипной информации.
