Информатика. MS Access

Введение

Программа Microsoft Access представляет собой многофункциональный редактор, который способен предоставить своим пользователям обширный набор операций при создании новых и осуществлении коррекции уже существующих информационных баз. При его помощи возможно относительно просто и быстро осуществлять обработку и систематизацию значительных информационных объёмов. Уникальность данной программы состоит в отличной организации интерфейса, наличии функции экспорта файлов из иных программных приложений и превосходном формообразующем конструкторе. Обрабатываемые базы информационных данных могут предназначаться как для маленьких задач, так и для проектов бизнеса, имеющих значительные размеры.

Использование Microsoft Access

Для начала работы с программным приложением, необходимо выполнить установку его на свой компьютер. А для этого нужно сперва скачать установочный файл Microsoft Access с официального сайта Microsoft. Там имеется возможность выбора необходимого варианта из совокупности версий различных годов выпуска. Оптимальным вариантом может считаться выбор самой последней из предлагаемых версий, потому что её поддержка компанией Microsoft будет наиболее продолжительной. И, естественно, в данном варианте будет наличие самого большого количества современного инструментария, такого как, к примеру, возможность работы с большими числами, работы с типом данных bigint и тому подобное. По завершении скачивания программы и её установки, следует выполнить её запуск, а далее нужно следовать возникающим на экране монитора инструкциям. Установка программы, как правило, не связана с какими-либо затруднениями, и по её завершению, можно осуществить запуск приложения. На экране монитора должно появиться показанное ниже стартовое окно Microsoft Access.

Рисунок 1. Окно программы. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Для начала работы с программой, следует открыть какую-нибудь базу данных, или же создать свою собственную базу. Для формирования базы необходимо в главном меню сделать выбор команды «Файл» и затем нажать клавишу «Создать». При формировании новой базы, у пользователя имеется выбор между пустой страницей с единственной таблицей, и веб-базой данных, позволяющей применять встроенный инструментальный набор для различных вариантов дальнейших действий, например, интернет - публикаций.

Кроме того, для оказания помощи пользователю при создании новой базы, присутствует возможность выбора из совокупности шаблонов, с помощью которых возможно конструирование базы для конкретных задач. То есть данная возможность способна помочь оперативно создать требуемую форму таблицы, без необходимости настраивать её в ручном режиме.

Затем, сформированную базу данных необходимо заполнить информацией, которая должна обладать определённой структурой, так как программное приложение позволяет заносить данные в разных форматах, а именно:

1. В табличном формате. На сегодняшний день этот формат является вероятно самым популярным типом структурного оформления информации. По своим характеристикам и внешнему виду, таблицы Microsoft Access очень схожи со своими собратьями из Excel, и этот факт способен сделать процесс переноса информации между этими программами значительно проще.
2. Вторым методом являются формы. Данный формат имеет схожесть с таблицами, однако при его помощи может быть выполнено самое наглядное отображение информации.
3. Третьим методом являются отчёты. Он предназначается для информационной обработки и вывода её из этой базы. Таким образом отчёт позволяет, к примеру, реализовать анализ и определение доходов или количества задействованных контрагентов. Данный формат обладает чрезвычайной гибкостью и с ним возможно выполнение практически всех расчётных операций, зависящих от применяемых данных.
4. Четвёртым методом являются запросы. Запросы предоставляют возможность получения и сортировки новых данных. С их помощью можно отыскать требуемые данные в наборе таблиц, и, помимо этого, выполнить формирование или обновление информации.

Весь набор методов, описанных выше, расположен на инструментальной панели, на вкладке «Создание». Там может быть сделан выбор типа формируемого компонента, а затем, на вкладке «Конструктор», настроить его:

Рисунок 2. Окно программы. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Созданная новая база представляет собой пустую таблицу, которая можно заполнить в ручном режиме или при помощи копирования необходимых данных из сети. Необходимо заметить, что вся заносимая информация должна быть размещена в своей колонке, и любая запись обязана иметь личную строку. Причём колонкам для правильной ориентации в них информации, можно присваивать другие имена. Если все необходимые пользователю данные, располагаются в другом месте (сети или программе), то возможна организация импорта информации. Все операции по импорту данных располагаются на отдельной вкладке, которая называется «Внешние данные». На ней, в поле «Импорт и связи», имеется перечень доступных форматов, включая файлы Excel, Access, текстовые и XML-форматы, страницы интернета, и тому подобное. По завершении выбора необходимого формата, из которого будет осуществлён перенос информации, следует задать путь к месту сохранения файла. Если информация, которая подлежит переносу, размещена где-то на одном из серверов, программа может запросить серверный адрес.

Если формируется таблица, то каждая запись в автоматическом режиме должна получить уникальный ключ. По умолчанию у программы есть колонка имён, которая возрастает при вводе новой информации. Собственно, данная колонка и есть первичный ключ. Кроме основного ключа, информационная база может иметь поля, которые осуществляют связь с данными из другой таблицы. К примеру, имеется пара таблиц, которые содержат некую связанную информацию. Например, у них есть имена «День» и «План». Можно выбрать в таблице «День», например «понедельник», а далее привязать его к нужному полю в таблице «План» и, если направить курсор на какое-либо из выбранных полей, то можно увидеть данные и привязанные ячейки.