Информационное обеспечение — это набор единых правил системы классификации и кодировки информационных данных, универсальных систем документов, структуры потоков информации, которые перемещаются в организациях, а также методики формирования массивов данных.
Сущность информационного обеспечения
Предназначением информационного обеспечения является оптимальный по скорости поиск актуальных и проверенных данных, предназначенных для помощи в формировании решений по управлению различными организациями. Информационное обеспечение считается базовым компонентом при комплексной реализации систем информационных технологий, которые определяют организационные вопросы, а также аппаратный и программный комплексы.
Под информационным обеспечением понимается набор правил и методических указаний, которые служат для предоставления пользователям необходимых данных. Информационное обеспечение, как правило, имеет в своём составе следующие компоненты:
- Набор справочников, информационной классификации, то есть это обеспечение справочными и нормативными материалами.
- Универсальных документационных системных структур.
- Массивов информационных данных, имеющих специализированную структуру.
Компоненты информационного обеспечения
Справочное информационное обеспечение включает в свой состав федеральные, ведомственные и локальные информационные массивы. Федеральное справочное информационное обеспечение имеет в своём составе законодательные акты и разную другую документацию, такую как ГОСТы и другую документацию федерального уровня. Ведомственные массивы включают данные и регулирующие нормативы в области, для которой разработана данная информационная технология. Локальные массивы данных предназначены для разрешения прикладных проблем, локального характера.
Система классификаторов предназначается для решения следующих проблем:
- Обеспечить однозначное и точное представление данных при заполнении разнообразной исходной документации.
- Сделать адекватным отображение данных в разных системах обработки данных.
- Обеспечить обменные операции в сфере информационного обеспечения.
Федеральные классификаторы включают в свой состав:
- Общероссийская классификация административного и территориального подразделения (ОКАТО).
- Общероссийская классификация информации о гражданах.
- Общегосударственная классификация продукции (ОКП).
- Общегосударственная классификация производственных специальностей, инженерных должностей и тарификации разрядов (ОКПДТР).
- Ведомственная классификация, включающая идентификационные номера налогоплательщиков.
Информационные массивы содержат данные по отдельным сферам, которые сформированы специально в формате базы данных. В сфере информационных технологий данными является информация, которая представлена в формате, подходящем для её трансляции и анализа при помощи автоматических или автоматизированных систем. Под базами данных понимается организованная специальным образом структура данных в форме таблицы, где столбцы были полями, а в строки писались данные базы.
Формирование базы данных при её практической реализации состоит из следующих этапов:
Выполнение обследования каждого функционального подразделения организации, целью которого является:
- Выяснить специфические особенности и принцип её работы.
- Выяснить построение структурной организации потоков информации.
- Выполнить анализ работы имеющейся системы оборота документов.
- Осуществить определение информационных объектов и соответствующих параметров и характеристик, которые описывают их свойства и предназначение.
Формирование концепции информационного и логического моделирования данных для выбранной для обследования на первом этапе области работы. В такой модели необходимо установить и оптимизировать все взаимосвязи среди объектов и их реквизитов. Информационная и логическая модель должна служить основанием, на котором будет сформирована база данных.
Иногда в составе информационного обеспечения можно выделить ещё один компонент, а именно схемы информационных потоков. Эти схемы отображают направления перемещения информационных данных и их размеры, точки появления исходной информации и применения результирующих данных. Выполнение анализа потоков информации должно выполняться для повышения их организационного уровня, скорости трансляции и переработки информации, которая поступает от источников к потребителям.
Формирование структурных схем потоков информации даёт возможность:
- Исключить дубляж и присутствие информации, которая не будет использоваться.
- Классифицировать и представить информацию в рациональном формате.
Необходимо детально рассматривать взаимосвязь перемещения информационных данных по управленческим уровням. Каждый исполнитель должен получать лишь необходимую ему информацию. То есть, для формирования информационного обеспечения нужно выполнить следующие действия:
- Сформулировать в ясной и чёткой форме цели, задачи, функции общей управляющей системы.
- Представить перемещение информационных данных от точки их появления и до момента их применения в форме схем потоков информации.
- Применить системы кодирования и классификации.
- Усовершенствовать систему оборота документов.
- Составить концептуальные информационные и логические модели, которые отражают взаимные информационные связи.
- Организовать информационные массивы на различных информационных носителях, что предполагает присутствие новейшего технического оборудования.
Каждый компонент управляющей системы должен быть обеспечен всей требуемой информацией для осуществления своих функций в рамках имеющихся полномочий. Информационную систему нельзя строить на принципах информационного монополизма или жёстких ограничений в информационном обеспечении.
