Форматирование сложного документа

Сущность и уровни форматирования документов

Под форматированием документа понимается коррекция его внешнего оформления. Программное приложение Microsoft Word позволяет выполнять форматирование документов на следующих разных уровнях:

1. Уровень символов, то есть это коррекция гарнитуры, размерных и цветовых параметров шрифта, интервалов между буквами в словах, анимации и так далее.
2. Уровень абзацев. Это выполнение выравнивания по левому или правому краю, по центру или по ширине. Задание отступов слева и справа, задание отступа первой строчки, задание отступов до абзаца и после него. А также задание межстрочного интервала, выполнение разбивки на страницы и так далее.
3. Уровень страниц. Это задание параметров страниц, их ориентации, формирование рамок, работа с колонтитулами первой страницы, чётных и нечётных страниц и так далее.
4. Уровень разделов. Это создание разделов со следующей или на текущей странице, выполнение разбиения текста на колонки и так далее.
5. Уровень документа. Это нумерация страниц, оглавление и так далее.

Форматирование сложного документа

Абзацем является текстовый фрагмент, оканчивающийся непечатаемым знаком или текстовый фрагмент, операция ввода которого завершается использованием кнопки ввода Enter. К абзацам могут быть отнесены:

• Абзац главного текста.
• Формирование заголовков.
• Формирование оглавлений.
• Формирование различных списков.

Чтобы форматировать символы, следует использовать диалоговое окно Шрифт (Формат / Шрифт) или набор команд, расположенный на инструментальной панели форматирования. Форматировать абзацы можно при помощи диалогового окна Абзац, открываемого при помощи команды Формат / Абзац. Увидеть результат форматирования выделенного текстового участка можно в области задач при помощи команды Формат /Показать форматирование.

Стили служат для реализации внешних оформлений документации и абзацев, то есть стили тоже применяются при форматировании документа. Стилем является комплекс команд форматирования, сохранённый под конкретным наименованием и предназначенный для неоднократного применения. Форматировать текст при помощи стиля можно существенно быстрее, чем выполнять ручное форматирование каждого текстового фрагмента, поскольку одна стилевая команда выполняет форматирование целой группы текстовых параметров в автоматическом режиме. Имеется следующий базовый стилевой комплект:

1. Символьный стиль включает параметры символьного форматирования, которые включают шрифт, размеры, начертания, расположение и интервалы.
2. Абзацный стиль включает параметры форматирования абзацев, например, параметры межстрочных интервалов, отступов, параметры выравнивания и расположение табуляции. Стили абзацев могут включать в себя и символьное форматирование. Самое большое количество стилей, применяемых в программе Word, относится именно к группе стилей абзацев.
3. Табличный стиль состоит из параметров табличного форматирования. Когда вставляется таблица в документ, то она по умолчанию получает стиль, именуемый сетка таблицы.

Когда создаётся новый документ на основе шаблона Обычный, он снабжается копией стилевого набора из базового комплекта стилей общего назначения, то есть встроенных стилей. По завершении ввода текста в документ и его редактирования, можно использовать команду Автоформат, чтобы изменить внешний вид всего документа. При выполнении автоматического форматирования документа каждый абзац получает какой-либо стиль Word. К примеру, заголовок может получить стиль Заголовок 1 или заголовок 2, абзац основного текста может получить стиль Основной текст, а абзац, который входит в список, получит стиль Список. Примечания получают стиль Текст Примечание, верхние колонтитулы получают стиль Верхний колонтитул, а номера страниц получают стиль Номер страницы и так далее.

Присвоение абзацам документа стандартных стилей программы Word позволяет при необходимости быстро изменять внешний вид сформированного документа путём использования стилей из библиотечного набора. Встроенные стили гарантируют возможность форматирования заголовков разных уровней и возможность просмотра иерархической структуры документа при выборе режима структура, а кроме этого возможно быстрое построение оглавления. Помимо этого, когда для практически всех абзацев задаётся в качестве стиля Основной текст, а не Обычный, то это позволяет легко осуществить переформатирование лишь стиля основного текста, не корректируя при этом стили всего оставшегося текста.

Операции со стилями

В Word имеется возможность менять и формировать новые типы стилей. Помимо этого, можно использовать другой стиль (наложением стиля) к тексту, уже прошедшему форматирование тексту, то есть выполнить его переформатирование. Чтобы это сделать, следует воспользоваться командой Формат/Стили и форматирование, после чего будет показана область задач в режиме «Стили и форматирование». Далее необходимо установить курсор мыши на текст, подлежащий переформатированию, и в разделе области задач «Выберите форматирование для применения» следует сделать выбор требуемого стиля. После этого абзац ниже курсора будет переформатирован в выбранный стиль.

Когда требуется сменить стиль или сформировать новый стиль, следует установить курсор на текст, у которого нужно поменять стиль, в области задач в разделе «Форматирование выделенного текста» отобразится стиль текста ниже курсора. Затем нужно навести курсор мышки на название стиля и выполнить щелчок по возникшей правее стрелке. Будет открыт перечень команд:

1. Очистка формата.
2. Изменение стиля.
3. Создание стиля.

Нужно выбрать необходимую команду, после чего будет показано диалоговое окно этой команды, в котором есть возможность изменения или создания стиля. Тип стиля Обычный выступает как базовый для практически всех остальных стилей абзаца, и по этой причине, когда меняется стиль Обычный корректируются и все, базирующиеся на нём, стили.