Дополнительные возможности MS Excel

Графические средства Excel

MS Excel содержит возможности построения сложных диаграмм на основе данных рабочего листа. Для этого нужно:

1. Выделить группу ячеек, которые содержат исходные данные для диаграммы.
2. Нажать кнопку нужной диаграммы вкладки Вставка в группе Диаграммы.

Полный перечень диаграмм можно увидеть, нажав диагональную стрелку в правом нижнем углу группы Диаграммы.

Рисунок 1. Диалоговое окно Вставка Диаграммы

После выбора типа диаграммы она автоматически вставляется на рабочий лист книги Excel. Для редактирования исходных данных диаграммы и ее форматирования можно использовать два способа:

1. Выделить диаграмму, после чего на ленте откроется 3 дополнительных вкладки для работы с дианраммой: Конструктор, Макет, Формат.

   Вкладка Макет для работы с диаграммой">
   
   Рисунок 2. Вкладка Макет для работы с диаграммой

2. Щелкнуть по диаграмме правой кнопкой мыши, после чего откроется контекстное меню диаграммы, в котором присутствует достаточно широкий набор инструментов для работы с диаграммами, и мини-панель инструментов для форматирования элементов диаграммы.

Формирование сводной информации

Сводную информацию в Excel можно формировать с помощью:

• объединения данных посредством промежуточных итогов;
• метода консолидации;
• формирования сводных таблиц.

Для вычисления промежуточных итогов нужно:

1. Представить данные в виде списка.
2. Упорядочить список по возрастанию.
3. Выделить ячейку списка.
4. Выполнить команду Промежуточный итог группы Структура вкладки Данные и в диалоговом окне установить требуемые параметры.

Рисунок 3. Диалоговое окно Промежуточные итоги

После выполнения команды создается структура, в которой данные разбиты на несколько уровней, с помощью которых можно управлять выводом данных на экран, указав, вывести данные или скрыть.

Удаление промежуточных итогов выполняется с помощью команды Убрать все диалогового окна команды Итоги, при этом структура таблицы удаляется.

Возможны несколько способов консолидации данных:

• с помощью трехмерных ссылок – наиболее простой способ, который использует объединение данных консолидируемых областей формулами, содержащими ссылки на исходные области листов;
• по положению – используется в случае, когда консолидируемые данные расположены в одном и том же месте, в одинаковом порядке, но на разных листах рабочей книги;
• по категориям – при изменениях в исходных данных консолидацию следует повторить;
• отчет сводной таблицы.

Чтобы избежать повторения консолидации при изменении исходных данных нужно в диалоговом окне Консолидация (команда Консолидация в группе Работа с данными на вкладке Данные) отметить параметр Создавать связи с исходными данными.

Рисунок 4. Диалоговое окно Консолидация

Создание сводной таблицы:

1. Выделить источник данных.
2. Убрать промежуточные итоги и наложенные фильтры (если такие есть).
3. Выбрать команду Сводная таблица в группе Таблица на вкладке Вставка.
4. В диалоговом окне Создание сводной таблицы выбрать данные для анализа (таблицу, диапазон или внешний источник).
5. Указать местоположение отчета сводной таблицы.

Рисунок 5. Диалоговое окно Создание сводной таблицы

Для обновления сводной таблицы нужно использовать команду Обновить в группе Данные на вкладке Параметры. При работе со сводной таблицей открывается дополнительная вкладка Конструктор, инструменты которой используют для изменения внешнего вида ячеек сводной таблицы.