Автоматизация комплекса задач, решаемых помощником руководителя компании

Введение

Руководитель компании чаще всего требует от своего помощника краткий отчет о состоянии дел в организации, который способен оказать помощь руководителю в получении оперативной информации по главным аспектам деятельности предприятия, а именно, информации:

• о финансовом положение дел в компании,
• о движении финансовых средств,
• о структуре доходов и расходов компании,
• о расчетах с поставщиками и клиентами,
• о состоянии складов,
• о планировании будущих доходов и расходов.

Следует заметить, баланс для руководителя отличается от баланса, который каждый квартал составляет бухгалтерия в качестве отчета перед налоговой инспекцией. Общим между данными типами балансов может считаться лишь подход, базирующийся на общих принципах учета, применяющихся мировым сообществом уже очень давно. Принципиальными отличиями между балансом для руководителя и бухгалтерским балансом являются следующие моменты:

• в балансе для руководителя применяются главным образом данные оперативного учета;
• параметры баланса руководителя должны определяться нуждами управления, а не методическими предписаниями финансовых органов;
• баланс для руководителя должен предоставить возможность анализа данных учета по нескольким подразделениям компании в различных валютах и различных масштабах, в нескольких учетных периодах, а также возможность сравнения данных текущего периода с данными предыдущих периодов;
• отображенная в компактной форме в балансе информация может быть детализирована в любом направлении до необходимого руководителю уровня подробности.

Помимо опыта, знаний, интуиции руководителю компании необходимо получить информацию о том, откуда компания получила деньги за определенный период, и на что эти финансы были потрачены. Данная информация способна помочь руководителю определить, на чем лучше зарабатывать и на чем следует экономить.

Автоматизация комплекса задач, решаемых помощником руководителя компании

Получать требуемую информацию руководитель может от своих заместителей, которые, в свою очередь, могут собирать ее от своих подчиненных и так далее до рабочих мест специалистов склада, кассы, отдела сбыта. При этом на каждом шаге информация подвергается обработке и приходит к руководителям разных уровней во все более укрупненном формате. Тут сразу обнаруживаются следующие недостатки:

• на перемещение и обработку информации через несколько рук необходимо определенное время;
• может отсутствовать полное доверие к информационным данным при их ручной обработке.

Когда же данные прямо с мест своего появления вводятся в интегрированную базу данных, то руководитель имеет возможность запроса оперативных сводок в требуемый момент времени и получения их достаточно оперативно и без посредников. Однако следует заметить, что, даже при наличии автоматизированных систем в подразделениях компании, таких как, бухгалтерия, склад, сбыт и так далее, руководители могут не получать необходимой информации. Проблема заключается в том, что большинство проектировщиков информационных систем приступают к автоматизации снизу, с рабочих мест специалистов, часто не добираясь до руководителя. Причем система призвана решать в основном проблемы исполнителей.

Когда же, прежде всего, осуществляется автоматизация рабочего места руководителя, а далее его заместителей, и только затем формируются или подсоединяются автоматизированные системы служб сбыта, снабжения, складов и так далее, то такая структура системы станет в первую очередь заниматься решением проблем руководства. Помимо этого, при реализации проекта по принципу «от руководства» может стать понятным, что автоматизировать некоторые подразделения компании вообще не имеет смысла.

При этой технологии руководитель компании превращается не только в главного потребителя информационной системы, но также становится и ее соавтором. Руководящий работник станет одним из наиболее заинтересованных в реализации системы лиц, а это фактически означает гарантию успешности проекта.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) является совокупностью программных и аппаратных средств, которые установлены на рабочем месте руководителя для автоматизации его работы. Передовые системы АРМ формируются главным образом на основе персональных компьютеров, которые устанавливаются на рабочих местах пользователей и имеют обширную совокупность периферийного оборудования. К преимуществам такого метода автоматизации могут быть отнесены следующие аспекты:

• относительно низкая стоимость,
• невысокая потребляемая мощность,
• относительная простота обслуживания,
• применение несложных языков общения с персональным компьютером,
• наличие возможности подключения к локальным вычислительным сетям, а также к широкомасштабным вычислительным сетям,
• наличие возможности использовать информационные ресурсы баз данных,
• повышенная оперативность и качественные показатели информации,
• персонал освобождается от рутинных операций,
• сокращается численность служащих и так далее.

С ростом рынка в определенных областях деятельности возрастают и требования потребителей продуктов данных областей, и, следовательно, для того чтобы повысить конкурентоспособность компании, руководство вынуждено модернизировать внутреннюю организационную структуру, повышать уровень сервиса, внедрять новые технологии. Причем значительное число процессов бизнеса, реализуемых в компании, имеют цикличный характер и могут вполне алгоритмизироваться. Автоматизированная система может полностью или частично заменить людей на операциях подобного рода.