Система электронного документооборота — это многопользовательская автоматизированная организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания и распространения электронных документов, а также контроль над потоками документов в организации.
Введение
Организация оптимальной обработки документации сегодня является одной из актуальных задач, поскольку правильный выбор технологии деятельности определяет успешность любой компании. На текущий момент, чтобы повысить эффективность управленческих операций, требуется усовершенствование работы с документацией, поскольку любое управленческое решение обязательно должно основываться на информации, то есть на служебном документе.
Организация работы с документацией определяет качественные показатели функционирования управленческого аппарата, организацию и культуру труда специалистов по управлению. Профессиональное оформление документов определяет успешность управленческой работы, в общем и целом.
Проверки организаций налоговыми органами в значительной степени направлены на контроль правильности оформления документации. Как раз на основании проверок существующих документов, налоговая служба может сделать выводы о правильности отчислений в государственный бюджет, а если возникаю разногласия, то их результат фактически всегда легко предсказуем, а именно, наложение финансовых санкций на организацию.
Классификация систем электронного документооборота
Системы электронного документооборота представляют собой новый этап в развитии систем автоматизации предприятий. Главными объектами автоматизации в данных системах выступают документы (в наиболее широкой трактовке этого понятия, от простых бумажных до электронных разных форматов и структур) и процессы бизнеса, представленные в виде передвижения документации и её обработки.
Такой подход к автоматизации организаций может считаться как конструктивным, так и универсальным, реализуя автоматизацию документооборота и любого процесса бизнеса организации в границах общей концепции и общего программного инструментального набора. Системы электронного документооборота служат для управления совокупностью неструктурированных информационных данных организации, таких как, разные типы документов, цифровая медиа информация, содержимое сайтов интернета.
Платформа системы электронного документооборота даёт возможность управления документацией организации на любом этапе её жизненного цикла, а также решения задач комплексной автоматизации разных процессов бизнеса, гарантируя ориентированную на процессы взаимосвязь среди разных информационных подсистем.
Общая классификация систем документооборота может быть представлена в следующем виде:
- Системы электронного документооборота, имеющие развитые средства сохранения и информационного поиска. К примеру, это электронные архивы.
- Системы электронного документооборота, обладающие развитыми средствами WF (workflow), то есть потока работ. Они предназначены для обеспечения перемещения определённых объектов по заранее определённым маршрутам, что именуется «жёсткой маршрутизацией».
- Системы электронного документооборота, которые ориентированы на поддержку управленческих действий в организации и накопление знаний.
- Системы электронного документооборота, которые направлены на поддержку совместной работы (collaboration).
- Системы электронного документооборота, обладающие дополнительными сервисами. К примеру, это могут быть сервис управления клиентскими связями CRM (Customer Relation Management), сервис управления проектами, сервис электронной почты и так далее.
Отдельный документ может состоять из набора входящих в его состав компонентов, именуемых реквизитами, такими как, наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и тому подобное. Государственный стандарт определяет набор из двадцати девяти реквизитов. Разная документация может состоять из разной совокупности реквизитов. Отдельные документы могут иметь строгие ограничения по количеству реквизитов. Если в документе отсутствует или неверно указан какой-нибудь реквизит, то документ может потерять юридическую силу, то есть, считается недействительным.
Работа всех организаций связана с формированием документов, поскольку большинство информации, связанной с управлением, должно поступать в форме документов. Оформление документов согласно правилам, гарантирует защиту интересов компании, повышает эффективность труда управленческих работников, может сделать компанию более успешной. В организации необходимо принять единый порядок формирования документации и работы с ней. Данный порядок фиксируется в инструкции по делопроизводству. Некоторые системы документов могут иметь разные соотношения в делопроизводстве различных организаций. К их числу относятся следующие типы документов:
- Организационные документы.
- Распорядительные документы
- Информационно-справочные и справочно-аналитические документы
- Плановые документы.
- Отчётно-статистические документы
- Кадровые документы.
- Бухгалтерские документы.
- Техническая документация.
Оптимальная организация операций с документами подразумевает, прежде всего, ясное и понятное назначение их типов, форматов, деление на подгруппы по разным признакам. Вся документация также подразделяется на:
- Входящую документацию.
- Исходящую документацию.
- Документацию для внутреннего использования.
Каждый из перечисленных типов документов обладает своими схемами обработки. Сегодня в России существует набор общегосударственных нормативных и правовых актов, которые регламентируют самые общие правила подготовки, оформления и организации обработки документации в разных учреждениях. Взаимосвязи среди организаций, деловой документооборот на всех уровнях реализуется по общим утверждённым правилам.
