Общество с ограниченной ответственностью (ООО) — это организационно-правовая форма ведения бизнеса.
Введение
В литературе, посвящённой экономическим вопросам, можно встретить утверждение, что в бизнесе присутствуют определённые «наиболее важные» и некоторые «наименее важные» составляющие. Сторонники данного подхода приводят в качестве аргумента тот факт, что главные процессы, это те, на которых реально построена организация, а сопутствующие процессы, в частности документооборот в организации, являются такими составляющими, на которые можно вообще не обращать внимания.
С одной стороны, можно было бы сказать, что такие специалисты правы, и их подход является действительно обоснованным, но лишь в том случае, если рассматривается организация, такая как, например, ООО, но имеющая горизонт перспектив развития всего лишь на один год. Потому что, как только станет рассматриваться организация, которая имеет целью расширение рынка сбыта, увеличение своего оборота, рост активов, распространение своей филиальной сети, сразу станет понятно, что поддерживающие процессы, в числе которых, однозначно, на первом плане окажется именно процесс документооборота организации, призваны играть не последнюю роль в успешном бизнесе.
Автоматизация процесса документооборота в ООО
Многие руководители до сих пор полагают, что бумажный документооборот, менеджеры, снующие со счетами по коридорам и бухгалтеры, имеющие у себя на рабочих столах горы из договоров и счетов, являются нормой, и таково существо каждого бизнеса. Однако есть и такие руководители, которые понимают, что сегодняшние условия экономического взаимодействия и уровень технического прогресса создали такое положение, при котором эффективность бизнеса во многом определяется скоростью управления присутствующей у бизнеса информацией и оптимальной организацией рационального передвижения этой информации.
Системы электронного документооборота (СЭД) способны решить одну из главных проблем бизнеса по административной части, а именно, они призваны упростить процесс взаимодействия среди сотрудников. Если вся совокупность информации надежно сохраняется, распределяется по уровням доступа различных специалистов к разным подразделам корпоративной информационной системы, то это обеспечивает простой и понятный процесс управление документацией, а, кроме того, все заинтересованные лица могут получить в свое распоряжение инструментальный набор электронного документооборота и стандарты его применения, что может значительно повысить продуктивность любой общей деятельности сотрудников.
Специальные системы, именуемые EDMS (Electronic Document Management System, то есть глобальная система электронного управления документацией) являются индивидуально настроенными взаимосвязанными программными комплексами, которые предоставляют возможность управления разными видами документов и информации.
В каждой организации, активно ведущей свой бизнес, количество официальной документации непрерывно возрастает и сдерживать это возрастание практически невозможно, в том числе и по законодательным причинам. В таком случае необходимо формирование некоторых схем автоматизации документооборота, позволяющих стандартизировать управленческие процессы, регламентировать работу специалистов в этой области, освободить их от ручного труда и в итоге повышающих эффективность всей системы в целом. Объектами, на которые направлены подобные системы, могут быть не только стандартные документы в бумажном или даже электронном формате, но в целом все бизнес-процессы организации, которые каким-нибудь образом отражены в системе информационного обмена.
Именно по этой причине автоматизацией документооборота в целом, и автоматизацией конкретно систем электронного документооборота в частности, в настоящее время заинтересовалось множество организаций, которые увидели невероятные перспективы за счет возрастания общей эффективности, вызванной внедрением таких изменений. Практически автоматизированные СЭД превратились в универсальные системы управления информацией бизнеса в самом широком смысле, которые предоставляют возможность бизнесу в границах единой системы приобрести весь требуемый набор инструментов для работы c момента появления информации, до её окончательного удаления.
Фактическая эффективность, которая может быть достигнута благодаря автоматизации электронного документооборота в организации, предполагает наличие следующих преимуществ:
- Полностью исключаются или максимально сокращаются рутинные операции и ручная обработка информации. Автоматизированные системы способны существенно упростить такие процессы, как первичное занесение или обработка информационных данных, сканирование и контроль данных или документов, процессы импорта или экспорта информации из одного источника в другой.
- Формирование в организации общего пространства электронной документации, в котором присутствует внутренняя иерархия допуска специалистов к разной информации. Это может исключить необходимость реализации распределенных информационных хранилищ, предназначенных для обеспечения сохранности информации или разделения уровней допуска, так как единая взаимосвязанная система способна решить такую задачу.
- Автоматизированная СЭД предоставляет возможность реализации удобной поисковой системы, полностью взаимосвязанной со всеми управленческими процессами, проистекающими в организации. То есть, интегрированная в бизнес система автоматизации документов превращается во внутреннюю систему поиска информации, которая может потребоваться для разрешения задач бизнеса или просто для реализации своих прямых функций.
