Публикация документов – это совокупность действий, направленных на подготовку документации к официальному изданию и ее издание.
Сущность и назначение публикации документа
Публикация документов представляет собой обеспечение публичного доступа к содержанию определенных документов в различных материальных и электронных формах, с целью удовлетворения потребностей в информационных данных.
Публикация документов может осуществляться в рамках официального опубликования документов или неофициального опубликования документов.
Официальная публикация документов представляет собой первичную публикацию полного содержания нормативно-правовых актов в официально признанных изданиях или посредством размещения на официальных Интернет-порталах органов государственного и муниципального управления.
В отношении некоторых документов установлено требование обязательной публикации. К числу таких документов в Российской Федерации относятся: законы, нормативно-правовые акты, регулирующие свободы, права и обязанности гражданина и человека. Законы не подлежат применению без официальной их публикации.
Публикация документации требует осуществления ее верификации, в связи с чем для официальных источников публикации требуется прохождение процедуры верификации.
При публикации документов используют разные способы верификации данных, к числу которых можно отнести:
- рецензирование;
- ограничение минимального тиража источников данных, применяемое при ре-публикации;
- ограничение публикующихся и рекомендателей;
- вики-идея.
При использовании современных способов публикации, основанных на открытых источниках информации, удается добиться сравнительно высокой степени достоверности.
Неопубликованный документ существует на правах рукописи. В том случае если документ размножается ограниченным тиражом и предполагает распространение среди ограниченного круга лиц для обеспечения предварительного ознакомления с его содержанием, данный документ признается «изданием на правах рукописи».
Опубликованные документы в определенных случаях требуют доставки обязательных экземпляров в библиотеки или органы, осуществляющие хранение научно-технической информации. К числу таких документов на территории Российской Федерации относятся отчеты о проведении опытно-конструкторских и научно-исследовательских работ, программы и алгоритмы, диссертации.
При нецелесообразности публикации документа его приоритет подтверждается депонированием, не требующим регистрации произведения, соблюдения каких-либо других формальностей.
Классификация типов, видов и форм публикации документов
Публикация документов осуществляется в разрезе различных типов, видов и форм.
В составе типов публикации документов можно выделить следующие разновидности:
- во-первых, научный тип публикации документов. Данный тип публикации применяется в рамках научных исследований и заменяет непосредственное обращение к первоначальному источнику информации. В рамках такого типа публикации осуществляется размещение истории текста, его внешних особенностей;
- во-вторых, научно-популярный тип публикации документов. Данный тип публикации документов ориентирован для распространения среди широкой аудитории. Издание такого типа предполагает размещение справочного аппарата, позволяющего неквалифицированным пользователям ознакомиться с содержанием документов;
- в-третьих, учебный тип публикации документов. Данный тип публикации документов позволяет осуществлять освоение учебных программ.
В составе видов публикации документов можно выделить следующие разновидности:
- во-первых, пофондовый вид публикации документов. Данный вид публикации документов подразумевает публикацию документации одного архивного фонда;
- во-вторых, тематический вид публикации документов. Данный вид публикации документов подразумевает публикацию данных из различных фондов в рамках определенной тематики;
- в-третьих, одновидовая публикация документов;
- в-четвертых, публикация документов одного лица.
В составе форм публикации документов можно выделить следующие:
- во-первых, корпус, представляющий собой свод источников, посвященных определенной тематике;
- во-вторых, том, представляющий собой часть многотомного или продолжающегося издания;
- в-третьих, серия, представляющая собой часть периодического издания;
- в-четвертых, раздел, часть, представляющая собой элемент одного документа.
Этапы подготовки и осуществления публикации документов
Публикация документов осуществляется в разрезе нескольких этапов, к числу которых можно отнести следующие:
- во-первых, этап предварительного отбора. Этот этап подразумевает определение типа, вида и формы публикации документов. На этом этапе осуществляется расследование на предмет того, какие публикации были раньше осуществлены по подобной тематике, изучается содержание документов, которые были использованы в подобных публикациях;
- во-вторых, этап выявления и отбора документации. На этом этапе проводится работа в различных хранилищах документов. Преимуществом на данном этапе обладают подлинники документов и обобщающие их материалы;
- в-третьих, этап археографического оформления и составления научно-справочного аппарата к публикуемым документам. Этот этап подразумевает определение целей и задач публикации, описание порядка и принципов отбора документации публикации. На этом этапе к публикуемым документам добавляются указатели и приложения;
- в-четвертых, этап выбора способа передачи текста. Следует различать такие способы передачи текста при публикации документов как: факсимильный способ, подразумевающий дословное воспроизведение содержания документа; дипломатический способ, предусматривающий передачу части особых характеристик документа; критический способ, состоящий в определенной обработке текста, без его редактирования, но с устранением очевидных ошибок;
- в-пятых, этап формирование макета публикации. На этом этапе осуществляется создание макета публикуемых документов, после чего осуществляется непосредственная публикация документации.
