Культура проведения собраний и совещаний – это часть корпоративной культуры предприятия, которая предусматривает правила и процедуру организации и реализации собраний, совещаний, ведения деловой полемики для эффективного разрешения управленческих, организационных, производственных, информационных и иных вопросов функционирования предприятия.
Особенности проведения собраний и совещаний
Профессиональная деятельность не может реализовываться без эффективного делового общения. В самом общем виде общение для реализации профессиональной деятельности, то есть деловое общение, можно охарактеризовать как процесс налаживания и использования каналов и инструментов взаимодействия для обмена информацией, опытом, навыками между лицами, реализующими профессиональную деятельность, а также для разрешения конфликтных ситуаций, которые возникают в процессе реализации профессиональной деятельности.
Специфика профессиональной деятельности, которая осуществляется непрерывно для достижения поставленных целей и задач, обусловливает и специфику делового общения, которое в отличие от личных взаимоотношений, по субъективному желанию сторон прекращено быть не может, не вызвав значительных потерь.
Практикой делового общения выработаны наиболее эффективные формы такого общения. К числу таких форм относятся в частности собрания и совещания.
Деловое совещание представляет собой форму целенаправленной координации взаимодействия руководителя с подчиненными посредством эффективного обмена мнениями относительно профессиональной деятельности. Эта форма делового общения опосредует деятельность трудового коллектива, направленную на выработку решений задач профессиональной деятельности.
При этом не вызывает сомнения, что эффективность совещаний и собраний во многом обусловлено культурой корпоративного общения, сложившейся в организации, спецификой группового поведения, распределением ролей в коллективе, межличностными отношениями и пр.
Деловые совещания решают следующие задачи:
- разработка решений в отношении непосредственной деятельности организации, то есть разработка решений в организационной, производственной, информационной и иных сферах функционирования организации;
- включение коллектива организации в осуществление миссии и задач функционирования организации;
- использование демократических механизмов управления организацией, что позволяет создать благоприятный климат внутри организации, подчеркнуть значимость человеческого потенциала для эффективной деятельности организации.
Специфическими характеристиками совещаний в деловой сфере являются следующие:
- совещание предполагает отвлечение от непосредственной трудовой деятельности значительного числа работников, что, в свою очередь, влечет определенные материальные потери для организации, поэтому совещание должно проводиться только в тех случаях, когда это обоснованно необходимо. В частности, выбору такой формы делового общения должен предшествовать анализ внутренней и внешней среды и разрешаемой проблемы для того, чтобы определить, будет ли совещание наиболее эффективной формой разрешения проблемы профессиональной деятельности;
- для оценки и совершенствования оперативной деятельности организации наиболее эффективными являются плановые совещания, которые позволяют участникам произвести необходимую подготовку, определить повестку, сформулировать рекомендации и предложения и пр.;
- состав участников совещания должен определяться исходя из следующего правила: участником совещания должен быть только тот сотрудник организации, без которого совещание будет неэффективным;
- с организационной точки зрения большое значение имеет выбор места и времени проведения совещания. Иными словами, это должно быть время, в которое сотрудники являются наиболее эффективными, трудоспособными, готовыми к дискуссии. Помещение должно быть комфортным, с надлежащими вентиляцией, освещением и оборудованием для коллективной работы;
- содержание совещания также должно быть четко регламентировано, определены его цели и задачи, круг вопросов, которые подлежат обсуждению и разрешению. Кроме того должны быть по каждому вопросу определены докладчики и пр.;
- процедура реализации совещания должна быть регламентирована.
Собрание, по сравнению с совещанием, характеризуется более широким составом. Если на совещаниях чаще всего присутствует руководство организации, профильных подразделений, то на собрании нередко присутствует весь трудовой коллектив или трудовой коллектив профильного подразделения. При этом собрания проводятся не только для обсуждения вопросов текущей деятельности, но и для доведения до сведения трудового коллектива необходимой информации.
Деловая полемика, правила ее поведения
Деловое общение невозможно представить без конфликтных ситуаций, без споров, поэтому его эффективность делового общении во многом обусловлена эффективностью разрешения спорных и конфликтных ситуаций.
Посредством споров и дискуссий происходит выработка наиболее эффективных решений, поскольку они позволяют сопоставить различные позиции сторон по одному вопросу, выявить положительные и отрицательные черты той или иной позиции, принять наиболее эффективное решение.
Деловая полемика представляет собой острую спорную ситуацию, когда происходит столкновение противоположных позиций по конкретному управленческому, производственному, организационному или иному вопросу функционирования организации.
От иных форм конфликтного делового общения полемика отличается тем, что ее цель не поиск истины посредством анализа различных точек зрения, а победа над противоположной позицией.
При этом важно подчеркнуть, что если европейской корпоративной культурой полемика приветствуется, считается эффективным инструментом, искусству ее ведения обучаются, то в странах Азии, например в Японии, полемика будет рассматриваться как грубый, неприемлемый способ делового общения.
К основным правилам полемики следует отнести:
- осведомленность сторон полемики относительно предмета, поскольку полемика между субъектами, обладающими необходимыми знаниями, может быть эффективной;
- использование точных и ясных категорий, достоверная аргументация;
- готовность признать правоту оппонента при убедительной аргументации.
