Документационное обеспечение процесса управления

Понятие документационного обеспечения управления

Документационное обеспечение управления является разновидностью деятельности, направленной на обеспечение управления необходимыми сведениями в форме документов. Документационное обеспечение управления включает в себя ряд процессов с документами, к числу которых относятся:

• во-первых, фиксация информации;
• во-вторых, передача информации;
• в-третьих, хранение информации.

Данный вид обеспечения управления представляет собой важнейший аспект функционирования любого органа государственного или муниципального управления. В процессе осуществления государственного или муниципального управления создаются документы, которые отражают процесс и результаты управление страной, регионом, муниципальным образованием, специфику работы с государственными и муниципальными служащими, уровень материально-технического обеспечения данных процессов и прочее.

Документация призвана обеспечить реализацию функций управления, в ней конкретизируются планы социально-экономического развития государства, региона, муниципального образования, осуществляется фиксация учетных и отчетных показателей и иные сведения. В зависимости от того, каким образом организована работа с документацией, находятся качество и оперативность управленческих решений, эффективность их реализации.

Процесс принятия государственного и муниципального управленческого решения можно разделить на следующие этапы:

• во-первых, получение информации;
• во-вторых, переработка информации;
• в-третьих, анализ информации, подготовка и принятие управленческого решения.

Этапы процесса принятия государственных и муниципальных управленческих решений находятся в тесной взаимосвязи с документационным обеспечением процесса управления. Получение социальных и экономических эффектов от принятия и реализации управленческих решений определяется качеством исходной информации, которая включает в себя такие составляющие как количество информации, ее оперативность, стоимость, степень сложности.

При отсутствии четкой работы с документацией качество и результат управления существенно ухудшается, в связи с тем, что достоверность информации, оперативность находятся в зависимости от организации ее получения и передачи, налаженности работы информационно-справочной службы, четкости поиска и хранения документации, оказывающих влияние на процесс управления.

Задачи, решаемые документационным обеспечением управления

Документационное обеспечение управления призвано решать три главные задачи, к числу которых относятся следующие:

• во-первых, осуществление документирования управленческих процессов в форме составления, оформления, согласования и изготовления документации;
• во-вторых, организация процесса работы с документацией в ходе осуществления управления. Решение этой задачи обеспечивает движение документации, контролирует ее исполнение, хранение и использование;
• в-третьих, организация систематизированного хранения документации в архиве.

Организация документационного обеспечения управления возлагается на специальную службу, которая включается в структуру органов государственного и муниципального управления в качестве структурного подразделения, наделенного самостоятельностью. Примером такой службы могут выступать канцелярия, управление делами, секретариат, общий отдел.

Данная служба решает комплекс задач, в число которых входят:

• во-первых, документационное обеспечение управленческой деятельности;
• во-вторых, организация работы с документацией в органе муниципального управления или в органе государственного управления;
• в-третьих, совершенствование методов и форм работы с документацией.

Функции документационного обеспечения управления

Служба документационного обеспечения управления в рамках органов муниципального и государственного управления призвана ряд функций, группируемых по задачам данного вида деятельности:

1. Обеспечение документацией процесса управления осуществляется посредством реализации таких функций как:

   • Создание типовых бланков документации;
   • Изготовление бланков документации, их копирование и тиражирование;
   • Осуществление контроля качества составления документации, соблюдения процедуры удостоверения и согласования документации;

2. Организация работы с документацией осуществляется через реализацию следующих функций:

   • Учреждение единообразного документооборота;
   • Осуществление экспедиционной обработки входяще-исходящей документации;
   • Осуществление регистрации и учета документации;
   • Осуществление контроля исполнения документации;
   • Организация систематического хранения документации;
   • Организация защиты сведений, содержащихся в документации;

3. Совершенствование методов и форм работы с документацией осуществляется посредством выполнения следующих функций:

   • Разработка и переработка инструктивных, нормативных и методических документов и ознакомление с ними государственных и муниципальных служащих;
   • Осуществление методического руководства и контроля за соблюдением правил работы с документацией;
   • Обеспечение роста квалификации государственных и муниципальных служащих и консультирование их по вопросам работы с документацией;
   • Унификация и упорядочение документов;
   • Разработка и внедрение новых методов и форм работы с документацией, Совершенствование системы документооборота в органах государственного и муниципального управления;
   • Разработка и внедрение автоматизированной системы обработки информации и работы с документацией.