Учет движения товаров в аптеке

Основы фармацевтической логистики

Деятельность фармацевтической логистики направлена на минимизацию затрат, предотвращение возникновения операций функционального и организационного характера, не создающих добавочной ценности для потребителя.

Руководитель аптечной организации может создавать «сквозное» управление материальными потоками хозяйствующих субъектов рынка (производитель — дистрибьютор — аптечная организация — потребитель медицинских товаров) в условиях динамики спроса рынка лекарств. Объектами логистики являются финансовый, материальный, информационный, сервисный потоки на всем пути движения (от начального источника сырья до потребителя).

Каждая аптека разрабатывает собственную логистическую стратегию, включающую все стратегические планы и решения, связанные с управлением поставок.

Базовые логистические стратегии:

• «тощая логистика» — минимизировать логистические издержки, гарантируя приемлемый уровень обслуживания;
• динамическая стратегия — обеспечить высокое качество обслуживания, быстро реагируя на изменение прежних или появление новых условий; стратегия сфокусирована на интересах потребителя.

Размещение аптек связано с нахождением наиболее выгодных географических точек для разных элементов цепи поставок. При принятии решения о размещении аптеки учитываются многочисленные факторы, некоторые из которых можно оценить (операционные издержки, конкуренты, курсы валют, налоги, ставки заработной платы, расстояния до других аптек и предприятий, численность населения и т. д.).

Учет поступления товаров в аптеку

При приеме товара необходимо проверять соответствие ассортимента и количества полученных товаров сопроводительным документам, качество товара, наличие на упаковке наименование производителя, № серии, анализа. Особое внимание необходимо уделить препаратам с ограниченным сроком годности. Медикаменты, по условиям поставки, должны иметь не менее 60% от срока годности, указанного на этикетке, стоматологические, бактериальные, полимерные препараты — не менее 40 %.

Принципы учета товаров в аптеке:

• составление договора материальной ответственности — организация учета по каждому материально-ответственному лицу (бригаде);
• единство учета товаров при оприходовании и выбытии;
• реализация учетной политики — выбор наиболее эффективной и рациональной схемы учета товара для аптеки;
• отчетность о движении, наличии товаров должна представляться материально-ответственным лицом в строго установленные сроки;
• регулярная проверка движения товаров путем инвентаризации.

Основные схемы учета товаров:

• индивидуальная, или попредметная — учитывается движение каждой единицы товара, используется штриховое кодирование;
• натурально-стоимостная (предметно-количественный учет) — учитывается движение товаров по отдельным наименованиям в натуральном и стоимостном измерениях;
• стоимостная — учитывается общий объем товарной массы.

Основанием для документального оприходования товара служат следующие документы:

• товарно-транспортная накладная;
• счет-фактура;
• протокол согласования цены.

К документам могут прилагаться декларация соответствия, реестр сертификата, упаковочные вкладыши. Счетный работник на обороте накладной делает расшифровку товара (стоимость каждой учетной группы по цене приобретения). При отклонении в количестве и качестве прием товара приостанавливается и возобновляется в присутствии комиссии с составлением Акта об установлении расхождения в качестве и количестве при приеме товара. Скоропортящуюся продукцию необходимо принять в течении 24 часов.

Приходные товарные операции

Для получения товара от поставщика между поставщиком и аптекой оформляется протокол согласования цен, в котором указывается заводская цена товара и оптово-отпускная цена склада. Для получения товара на складе поставщика представитель аптеки должен предъявить доверенность (постоянную или разовую).

Поступление товара без счета должно оформляться Актом о приеме товара, который поступил без счета (хранится отдельно до поступления счета). Факт поступления товара удостоверяют материально-ответственные лица подписями и печатью аптеки. Груз принимается по весу брутто или нетто. Принятый товар регистрируется в документах первичного учета: товарный учет; журналы регистрации поступления товаров по группам, учета ядовитых, наркотических и психотропных препаратов, этилового спирта, учета препаратов с ограниченным сроком годности.

Факт оприходования товара фиксируется в счетах бухгалтерского учета. Для этого используется активный синтетический счет «Товары» (в балансе есть активные и пассивные счета). В активных счетах начальный остаток фиксируется в дебетовой части; любые изменения, связанные с увеличением активного счета, отражается в дебетовой части, конечное сальдо отражается в дебетовой части. В кредите отражаются изменения, связанные с уменьшением активного счета.

В пассивных счетах в кредитовой части находится начальное сальдо, любые изменения пассивного счета отражаются в кредитовой части. Конечное сальдо отражено в кредите (или полностью отсутствует). В дебетовой части фиксируются любые изменения, связанные с уменьшением пассивного счета. Оборот по дебету отражает приходные товарные операции. Торговая наценка — это разница между ценами продаж и ценой поступления.

Оприходование товара в товарном отчете аптеки производится на основании штампа приемки. В приходной части по каждой товарно-транспортной накладной указывается сумма поступившего товара в розничной и оптово-отпускной цене.

Если при приемке товара на авто- или железнодорожной станции обнаружено нарушение целостности упаковки, порча, бой, несоответствие количества мест, представитель аптеки должен потребовать составления коммерческого акта для предъявления иска транспортной организации.