Сущность анализа закупок
В любой организации существуют задачи, связанные с системой закупок, отвечающие на вопросы: «Что производить, где закупать, сколько и на каких условиях»? Данными задачами занимается отдел снабжения. Они определяют потребность организации в сырье и анализируют информацию по качественным и количественным характеристикам. Отдел закупок производит экономический анализ всех закупок компании.
Анализ закупок представляет собой изучение рынка государственных и муниципальных и коммерческих закупок по определенному виду (сфере) деятельности, по конкретным видам продукции.
Если рассматривать затраты организации на закупки, то в общей сложности в структуре себестоимости они составляют от 40% до 60% затрат производства продукции в зависимости от отрасли самого предприятия. Поэтому менеджерами отдела закупок уделяется серьезное внимание сокращению издержек организации и их оптимизации. Данный процесс возможен только при условии качественной работы отдела.
Экономический анализ закупок подразумевает сбор, анализ и структурирование отчетности по основным показателям. В условиях больших организаций с несколькими сотнями используемых номенклатур – это достаточно сложный и трудоемкий процесс. Для обработки данных и создания отчетов используют современное программное обеспечение.
Направления экономического анализа закупок
Для комплексного экономического анализа необходимо проанализировать три показателя: время, цену и поставщиков.
Анализ времени подразумевает сбор статистических данных о времени поставок и их последующих задержках. В данном случае анализируется следующие параметры:
- процент доли общих задержанных заказов,
- процент задержанных заказов, которые вызвали простой производства в связи с отсутствием необходимых материалов.
Руководитель отдела закупок должен в реальном времени отслеживать ситуацию с задержанным товаром, для того, чтобы оперативно отреагировать и предпринять меры в сложившейся ситуации.
Анализ цен необходим для сравнения закупочных и планируемых затрат, выявления разницы. Анализу подвергаются следующие показатели:
- цена закупки,
- цена закупаемых ресурсов,
- индекс средних цен товарных групп,
- изменение цены и причин,
- эффективность закупки,
- соотношение доли закупок к проданным товарам,
- соотношение доли выданных ордеров.
Анализ цен позволяет планировать бюджет закупок исходя из экономических тенденций. При анализе поставщиков рассматриваются следующие параметры:
- доля просроченных поставщиком товаров,
- доля отказов от поставок,
- доля товаров, несоответствующего качества,
- доля поставленных вопреки договоренностям с поставщиком,
- изменение цен на товар.
Данный анализ позволяет определить надежность поставщика, что в дальнейшем повлияет на собственный производственный процесс организации.
Постоянный экономический анализ закупок позволяет принять оптимальное решение относительно важнейших экономических показателей. Работа отдела закупок в условиях постоянного анализа более структурированная. При необходимости руководитель может в любой момент повлиять на процесс закупок. Основным преимуществом анализа закупок является возможность оптимизировать процессы системы и повлиять на издержки компании. В процессе анализа возможно избежать проблем с бракованной продукцией, снизить транспортные расходы, обеспечить производство необходимыми материалами, чтобы избежать простоев и исключить нецелевой расход бюджета. Данные меры позволяют организации удерживать конкурентоспособные позиции на рынке.
