Юридическая сила документа
Юридическая сила документа — это свойство документа являться подлинным доказательством фактов, действий и событий, которые отражены в нем.
Юридическую силу может обеспечивать установление для каждой разновидности документов комплекса реквизитов, то есть обязательных элементов оформления документов. К ним относят наименование организации-автора документа, подпись, дату, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и пр.
Законность документа предполагает, что организации, должностные лица, готовящие документ, соблюдают требования действующего законодательства, регламентирующего принятие решений по определенным вопросам, сроки, дающие право на разрешение вопросов, необходимость предварительно согласовывать вопросы с другими организациями и подразделениями.
Также юридическая сила документа предполагает обязательное соблюдение ответственными лицами требований к форме документа и отдельным его элементам (реквизитам).
Документ имеет юридическую силу, если на нем проставлены дата, подпись, печать, гриф утверждения, нотариальное удостоверение.
В делопроизводстве есть ряд документов, которые носят официальный характер — паспорт, удостоверение, диплом, водительское удостоверение, трудовая книжка и пр. Такие документы выдают только государственные и общественные организации. За подделку и распространение таких документов предусмотрена уголовная ответственность.
Подлинность подписей должностных лиц на документах заверяют печатью. На многих документах финансового характера проставлять печать обязательно.
Если у организации нет гербовой печати, на документы проставляют простую круглую печать. Оттиск печати должен быть проставлен так, чтобы он затрагивал часть личной подписи.
Подлинный документ — это первый и единственный экземпляр официального документа.
При распечатывании электронных документов на лазерном принтере, все экземпляры должны быть одного «подлинного» вида. Но подлинником будут считать только тот документ, который подписало должностное лицо и на котором при необходимости стоит подлинная печать. Остальные документы заверяет уполномоченное лицо в качестве копии.
В зависимости от степени важности документа и последствий его подделки, законом предусматриваются меры дисциплинарного воздействия или уголовная ответственность за подделку такого документа.
Обычно документ начинают составлять с черновика.
Черновой документ — это рукописный или машинописный документ, который отражает работу автора или редактора над его текстом.
Подлинник официального документа — это первый или единственный экземпляр официального документа. Иными словами, подлинник обычно существует в единственном экземпляре.
Документы, которые были созданы с использованием новых информационных технологий, приобретают в нашей стране юридическую силу только если у них есть традиционное бумажное сопроводительное письмо. Зачастую параллельно с термином «подлинник» используют понятие «оригинал».
Оригинал — это уникальный документ, но могут быть и так называемые «умноженные оригиналы», то есть оригиналы, которые составляются в нескольких экземплярах, например, договор между государствами составляют в количестве равном количеству договаривающих сторон, и каждый из них будет считаться оригиналом.
Юридическая сила копий
Копии наделяются юридической силой в том случае, когда в ней содержится точный текст подлинника, в том числе бланк, на котором подготавливается документ, расшифровка печатей, подписи должностных лиц.
Свидетельством юридической силы копии документа является отметка о ее заверении. Заверять копии должна сама организации, а при необходимости — нотариус.
Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируют и осуществляют на основании установленных правил. Это подчеркивается в самом определении термина «Документированная информация» в Федеральном законе от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации». Ее определяют в качестве информации с реквизитами, зафиксированной на материальных носителях методом документирования.
Оформление документов регламентировано ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года № 65-ст и начавшим действовать 1 июля 2018 года.
С 1 июля 2018 года начал действовать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденный приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 года №2004-ст.
Унифицированные формы кадровых документов приведены в постановлении Госкомстата от 5 января 2004 года № 1.
