Требования к языку и стилю деловой корреспонденции

Требования к языку делового письма

Для правильного и быстрого составления письма, необходимо знать особенности языка и стиля современной корреспонденции, а также требования, которые к ней предъявляются.

Язык каждого делового письма индивидуален, так как обуславливается многообразием деловых ситуаций и особенностями конкретных адресатов. В связи с этим, невозможно разработать единый комплекс требований к языку деловой переписки.

Языку деловой переписки характерна повторяемость и единообразие речевых средств. В связи с этим часто говорят, что он представлен набором штампов, клишированных оборотов и стандартов. Часто встречаются ситуации, когда документы написаны эмоционально и ярко отражают эмоциональность автора. Однако язык деловой переписки должен быть нейтрален. При этом принято использовать средства логической, а не эмоциональной оценки фактов, без просторечных и диалектных слов и выражений, а также междометий, модельных слов и имен с суффиксами субъективной оценки.

Задача деловой переписки – обеспечить объективное отношение к излагаемому набору фактов, лишить его эмоциональности и субъективности, а также обеспечить строго логическую последовательность изложения. Таким образом, языку деловой переписки должны быть присущи следующие черты:

• нейтральность
• надличностность изложения;
• унифицированные и типические речевые средства и стандартные термины;
• суженный диапазон используемых речевых средств;
• повторяемость отдельных языковых форм на отдельных участках текста документа.

Требования к тексту делового письма

Деловой стиль является одним из функциональных стилей языка, обслуживающим сферу социально-деловых отношений.

Официально-деловой стиль используется в сфере социально-правовых отношений, которые реализуются в законотворчестве, в экономике, управленческой и дипломатической деятельности. Периферией делового стиля является информативная реклама и обиходно-деловая речь – заявления, объяснительные записки, расписки и пр. Официально-деловому стилю характерны функции волеизъявления, долженствования, которые представлены в текстах широкой гаммой императивности от жанров приказа, постановлений, распоряжений до просьб, пожеланий, предложений, выраженных ходатайствами и деловой перепиской. Также деловая переписка выполняет функцию фиксации правовых отношений – договора, контракты и пр.; функцию передачи информации в информационных письмах, отчетах и справках. Большинство текстов официально-делового стиля существует в письменной форме. Документация является центром деловой письменности, ядром официально-делового стиля.

Текст письма не должен иметь возможности быть истолкованным в нескольких смыслах. Официальный язык отличает точность и красота математической формулы. Из этого вытекает ряд общих требований к тексту делового письма: лаконичность, ясность и точность изложения. Текст необходимо излагать грамотно с опорой на действующие правила орфографии и пунктуации для официально-делового стиля.

По своей сути, язык официальных документов представлен своеобразным набором клише, штампов, стандартов, которые отличает известная степень унификации. Стандартизированные словосочетания существенно облегчают восприятие текста, ускоряя подготовку официальных писем.

В официальной переписке должно быть четко и кратко изложено существо дела, с соблюдением нейтрального тона. Рекомендуется составлять деловые письма только по какому-то одному вопросу. При составлении письма сначала следует наметить логическую схему его содержания. Аналогом могут выступать образцы уже имеющейся деловой переписки.

Наиболее рациональная структура текста делового письма состоит из двух частей:

• первая содержит изложение мотивов, выступающих поводом для составления письма;
• вторая состоит из предложений, просьб, решений и распоряжений.

Изложение каждого аспекта содержания должно начинаться с нового абзаца. Разделение текста официального письма на абзацы облегчает его восприятие адресатом. Средняя длина абзаца должна включать 4-5 предложений. Но в текстах официальных писем часто можно встретить абзацы, которые состоят и из одного предложения. При этом, какой бы ни была длина абзаца, нельзя забывать, что представляет внутренне замкнутую смысловую единицу.

На порядок слов при составлении официального письма влияет их информационная роль. Несмотря на то, что в русском языке порядок слов относительно свободный, то есть у членов предложения нет фиксированного места, как в английском языке, но существуют определенные правила расположения слов. В зависимости от расположения того или иного словосочетания, может измениться смысл всего предложения.

Обычно деловые письма пишут на специальных бланках, которые соответствуют стандарту и имеют установленный комплекс обязательных элементов, называемых реквизиты. Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставят его название. Ссылка на исходящий номер и дату поступившего документа обязательно указывают на документе-ответе. Также проставляется подпись ответственного лица.