Докладная, пояснительная записка и служебная записка – это распространенные формы письменного общения на рабочем месте. Каждый из этих документов служит разным целям и предназначен для разной аудитории.
Докладная (отчет)
Докладные – это документы, содержащие информацию по определенной теме или вопросу. Они обычно написаны в формальном стиле и предназначены для определенной аудитории.
Докладные могут использоваться для информирования лиц, принимающих решения, заинтересованных сторон или широкой общественности. Их объем может варьироваться от нескольких страниц до сотен страниц, они могут включать таблицы, диаграммы, графики и другие визуальные средства, помогающие передать информацию.
Докладные могут быть разделены на различные типы, такие как годовые отчеты, отчеты о проделанной работе, отчеты о целесообразности и отчеты о расследованиях. Каждый тип отчета имеет определенную цель и формат. Например, годовой отчет предназначен для предоставления краткой информации о финансовых показателях компании за последний год, а технико-экономический отчет – для оценки жизнеспособности предлагаемого проекта.
Объяснительные записки
Объяснительные записки – это документы, предоставляющие дополнительную информацию по определенной теме или вопросу. Они обычно бывают написаны в более неформальном стиле, чем докладные, и предназначены для определенной аудитории.
Объяснительные записки могут быть использованы для предоставления справочной информации, разъяснения какого-либо момента или более подробного изложения конкретного аспекта темы.
Объяснительные записки могут быть включены в различные типы документов, такие как отчеты, предложения или презентации. Они также могут быть самостоятельными документами, например, белыми бумагами или информационными бюллетенями. Объяснительные записки обычно короче отчетов и написаны более разговорным языком.
Служебные записки
Служебные записки – это короткие, неформальные документы, которые используются для общения внутри организации. Они обычно пишутся для передачи информации, запроса действий или предоставления обновлений. Служебные записки предназначены для определенной аудитории, например, для коллег или руководителей, и обычно не распространяются за пределы организации.
Служебные записки могут использоваться для запроса информации, предоставления обновленной информации о проектах или изменениях в политике или процедурах. Они обычно бывают написаны более живым языком, чем отчеты или пояснительные записки, и могут состоять из нескольких предложений.
Составление и оформление докладных, объяснительных записок и служебных записок
Цель докладной – проинформировать читателя о результатах исследования или расследования. Чтобы составить докладную, важно сначала определить ее цель и аудиторию.
Докладная должна быть структурирована логически, иметь четкое введение, основную часть и заключение. Введение должно содержать справочную информацию и объяснять цель отчета. Основная часть должна представлять выводы в четкой и краткой форме, содержать при необходимости таблицы, графики и другие наглядные пособия.
В заключении следует обобщить основные выводы и дать рекомендации по дальнейшим действиям. Необходимо тщательно вычитать и отредактировать отчет перед его представлением.
Объяснительные записки часто используются для разъяснения сложной или технической информации. Для составления объяснительной записки нужно сначала определить ключевые моменты, которые необходимо объяснить. Записка должна быть построена логически, иметь четкое введение, основную часть и заключение.
Введение должно содержать справочную информацию и объяснять цель записки. Основная часть должна содержать подробное объяснение ключевых моментов, используя примеры и аналогии, чтобы помочь читателю понять информацию. В заключении следует обобщить основные положения и дать необходимые рекомендации. Как и в случае с отчетами, необходимо тщательно вычитать и отредактировать записку.
Записки часто используются для передачи важной информации или запроса действий от других членов организации. Чтобы составить служебную записку, следует сначала определить ее цель и аудиторию.
Структура служебной записки должна быть четкой и лаконичной, с ясным введением, основной частью и заключением. Введение должно содержать краткий обзор цели написания служебной записки. Основная часть должна содержать требуемую информацию, при необходимости маркированные либо нумерованные списки.
В заключении следует обобщить основные положения и дать необходимые рекомендации. Как и в случае с отчетами и пояснительными записками, нужно тщательно вычитать и отредактировать служебную записку.
В заключение следует отметить, что составление и оформление отчетов, пояснительных записок и служебных записок является важной частью профессионального общения. Каждый из этих документов имеет определенную цель и аудиторию, о чем необходимо помнить при их составлении. Следуя этим рекомендациям, профессионалы могут создавать эффективные и информативные документы, которые помогут им достичь своих целей.
