Этапы развития делопроизводства в дореволюционной России
Историю развития делопроизводства в дореволюционной России можно разделить на три основных этапа:
- первый этап – приказное делопроизводство (xvi-xvii века);
- второй этап – коллежское делопроизводство (xiii век);
- третий этап – исполнительное делопроизводство (XIX-XX века).
Приказное делопроизводство в качестве цельной системы начинает формироваться после того, как в конце XV века образовалось Русское централизованное государство, и активно развивается на протяжении XVI-XVII веков.
Образование Русского государства требовало создать специальные органы для реализации властных полномочий. Главой государства был царь. Высшим органом управления в XVI-XVII веках была Боярская дума, которая являлась собранием представителей старинных боярских фамилий и позже, в XVII веке, выслужившихся приказных чинов- дьяков. Местные органы, были представлены воеводами, городовыми приказчиками, губными и земскими старостами, целовальниками, которыми и осуществлялась деятельность в избах (губных, приказных, земских). Во главе приказной избы стоял воевода, которому подчинялись дьяки и подьячие, которыми и велось делопроизводство в избах.
Особенности приказного делопроизводства
Более четкая система делопроизводства сформировалась в XVI-XVII веках в центральных учреждениях – приказах, в связи с чем, в этот период делопроизводство называется приказным.
Приказное делопроизводство характеризуется появлением штата «служилых» людей, обязанность которых – работать с документами. Во главе приказов стояли судьи из числа думных чинов, а при них дьяки, которых могло быть несколько. Дьякам подчинялись подьячие, которые подразделялись на «старых», или старших, «средней руки» - средних, «молодших» - младших. Структурные подразделения приказов – столы или повытья.
Ответственность за весь объем работы с документами лежала на дьяке.
Система видов документов
В приказном делопроизводстве сформировалась система видов и разновидностей документов, в которых фиксировались и передавались решения по управлению государством.
Верховная власть, представленная царем и Боярской думой, направляла подчиненным грамоты, указы и приговоры Боярской думы. Чтобы вести переписку между приказами, применяли такой документ, как «память». Также «память» направлялась подчиненным, например, воеводам. Из местных учреждений в приказы посылали «отписки». Форма письменного обращения частного лица в государственное учреждение – челобитная. На основании назначения челобитная имела несколько разновидностей: вестовая, бессудная, отказная, окружная, а памяти могли быть высолочными, наказными, указными и пр.
Названные виды документов составляли систему делопроизводства, которая предназначалась для общения государственных учреждений друг с другом, а также частных лиц и государственных учреждений.
Вместе с этим существовали системы документов, в которых были зафиксированы отдельные управленческие функции: военная, дипломатическая, статистическая, бухгалтерского учета, хозяйственного учета и пр.
Текст документов писали на узких полосках бумаги шириной не более 17 см и только на одной стороне. Обратную сторону использовали, чтобы ставить пометки, резолюции, написать адрес. Если текст занимал несколько листов, их склеивали между собой по узкому краю в одну ленту, иногда очень большой длины, которую скатывали в свиток, называемый «столбцом». Это и дало название всей системе делопроизводства того периода – «столбцовая».
Удостоверяли официальные документы печатью. В тот период использовали две государственные печати – большую и малую.
В делопроизводстве приказов находит отражение начало организации архивов, описание документов и их учет. В этот период начинается составление описи документов. Главная особенность делопроизводства приказов – отсутствие регулирования со стороны законодательства, с опорой на традиции, обычаи, передаваемые из поколения в поколение приказными служилыми людьми.
Но в середине XVI века усилилась законодательная деятельность государства и в 1550 году был издан Судебник, являющийся актом кодификации правовых отношений. В 1649 году Земский собой утвердил выдающийся памятник русского права – Соборное уложение.
Коллежское делопроизводство
Коллежское делопроизводство имело ряд существенных отличий от приказного. Административные реформы Петра I коренным образом изменили систему государственных учреждений и систему управления, а также принципы принятия решений, которые стали коллегиальными, что предполагало принятие решения путем голосования.
Помимо этого, указ 1700 года отменил столбцовую форму и заменил ее на листовую.
Результатом реформ стало то, что высшее светское учреждение было представлено Сенатом, а церковное – Синодом. Центральные учреждения – приказы – заменили на коллегии. Преобразовали местные учреждения, создали бурмистерские избы и городовые магистраты, ратуши губернские и провинциальные канцелярии.
На основании коллегиального принципа принятия решений, делопроизводство начали называть коллежским.
Основной деятельностью системы государственных учреждений России XVIII века стало законодательство. Законодательные акты закрепляли и факт создания учреждений, и их функции, и штат, должностные обязанности каждого чиновника, а также организацию делопроизводства.
