Работа с документом
Важнейшая составная часть работы над текстом документа – его редактирование. Оно начинается с прочтения текста, в процессе которого отмечают его достоинства и недостатки, делают пометки карандашом на полях, попутные замечания на отдельных стикерах. Также проверяют фактический материал с точки зрения его достоверности, достаточности, точности цитат и ссылок, библиографических данных и пр. Далее идет процесс правки текста.
Правка – это изменения, вносимые в текст, сделанные в процессе его подготовки и затрагивающие содержание, а также форму (литературную, графическую, техническую).
Виды правки
На основании характера вносимых изменений принято различать 4 типа правки, обусловленных разной степенью вмешательства в текст редактируемого документа.
Правка-вычитка – проходит на заключительной стадии подготовки документа. Она является сличением перепечатанного или набранного на компьютере текста и отредактированного, выверенного варианта. В процессе данной вычитки устраняют опечатки, вписывают пропущенные буквы, исправляют ошибки, неверные написания слов, уточняют написание имен и фамилий, проверяют правильность оформления документа, то есть преимущественно устраняют технические погрешности. Правкой-вычиткой предполагается минимум вмешательства в текст. Данный тип правки применяют, когда редактируют официальные материалы разных уровней, произведения классической литературы, издают и переиздают исторические документы и книги.
Правка-сокращение – основная задача – сократить текст без потери смысла его содержания. Используют, чтобы устранить из текста длинноты, повторы, малосущественный материал, а также когда нужно уложиться в заданный объем, при издании сборников, хрестоматий, в которые включают не целые произведения, а только части, необходимые для конкретно рассматриваемого издания.
Правки-обработки – касаются как содержания, так и организации текста, языка документа. Состоит из отбора и анализа фактического материала, определения обоснованности сделанных выводов, улучшения композиции рукописи, языковой, стилистической правки текста – замена неудачных слов и оборотов, достижение точности формулировок, текст приводят в соответствие с определенным жанром и стилем с сохранением особенностей индивидуального стиля автора, проверяют правильность внешнего оформления рукописи.
Основа литературного редактирования текста – принцип движения от больших синтаксических единиц к меньшим. Основная единица редактирования, вне зависимости от жанра, вида и стиля документа – сложное синтаксическое целое, обычно совпадающее с абзацем.
Сложное синтаксическое целое – прозаическая строфа – это группа тесно взаимосвязанных по смыслу и синтаксически самостоятельных предложений, которым мысленно можно предпослать заголовок. При этом необходимо иметь в виду, что новая для реципиента информация будет лучше воспринята, если будет заключена в первой фразе абзаца, а не в середине или в конце абзаца.
В ходе правок-обработок фактически проводят литературное редактирование, которое состоит из нескольких этапов:
- ознакомление с композицией текста и выделение внутри него сложных синтаксических единиц;
- исправление нормативно-стилистических ошибок в построении сложных предложений.
Далее идет процесс работы над простым предложением, а затем – переход к словосочетаниям и отдельным словам.
Стилистическую правку завершает работа над заглавием. Все заглавия условно подразделяются на тематические, то есть те, которые отражают содержание документа, и экспрессивные – имеют цель воздействовать на читателя. В управленческой, официальной, научно-технической документации используют обычно тематические заглавия. В художественной литературе и публицистике, наоборот, чаще всего используют более экспрессивные заглавия.
Правки-переделки – используются, если автор текста – не профессиональный филолог, писатель, журналист, плохо владеет литературной речью и не умеет выражать собственные мысли. Также данный вид правки используют когда автор, в связи со своей занятостью, поручает составление текста секретарю-референту или другому лицу на основании предоставленных набросков, заметок и прочих источников. Данный тип правки близок к литературной записи. Правку-переделку применяют и при составлении служебных или деловых документов, если возникает необходимость оказать помощь гражданам со стороны сотрудников служб документационного обеспечения управления, чтобы документы были составлены правильно.
Для правки текста используют корректурные знаки, то есть систему специальных графических знаков, условные обозначения, выступающие для указания места и характера исправления ошибок в тексте. В России данную систему знаков регламентирует соответствующий государственный стандарт – ГОСТ 16347-76 «Знаки корректурные».
Корректурные знак делят на несколько групп:
- знаки выброски, вставки и замены;
- знаки перемены мест;
- знаки замены букв;
- знаки интервалов и абзацных отступов – изменение пробелов;
- знаки шрифтового выделения.
На сегодняшний день, подготовка, редактирование и окончательное оформление документа осуществляют обычно посредством персональных компьютеров, оснащенных программами типа «текстовый редактор». Благодаря таким редакторам значительно облегчается и ускоряется процесс редактирования документов, что позволяет проверять правописание, создавать таблицы и автоматическую нумерацию, делать сноски, вставки и пр.
