Развитие экспертизы ценности документов в делопроизводстве

Проведение экспертизы ценности документов

При проведении работ, направленных на отбор документов для постоянного или длительного хранения, экспертиза ценности проводится для всего комплекса документов, которые образовались в результате деятельности всех структурных подразделений предприятия. До того, как будет проведена в установленном порядке экспертиза ценности документов, их уничтожение запрещено.

Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:

• в делопроизводстве: составление номенклатуры дел, формирование дел и подготовка их к передаче в архив;
• в архиве: в процессе подготовки дел на передачу на постоянное хранение.

Состав экспертной комиссии

Чтобы организовать и проводить работу по экспертизе ценности документов, руководитель своим приказом создает постоянно действующую экспертную комиссию (ЭК). В организациях с подведомственной сетью, создают постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

В состав ЭК входят квалифицированные и опытные работники из каждого основного структурного подразделения предприятия, которые хорошо знают состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, которые созданы в том структурном подразделении, в котором они работают. Обязательно в состав комиссии входит руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации.

Обычно председателем комиссии становится заместитель руководителя организации, которые курирует вопросы делопроизводства и архива. Секретарь комиссии – заведующий архивом или ответственный за архив организации.

Задачи и функции ЭК

Основные задачи ЭК (ЦЭК):

• организовывать и проводить экспертизу ценности документов и стадий делопроизводства через составление номенклатуры дел и их формирования;
• организовывать и проводить экспертизу ценности документов на этапе подготовки их к передаче в архив организации;
• организовывать и проводить отбор, подготавливать документы для передачи на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы.

К основным функциям ЭК относят:

• организовывать ежедневный отбор документации на хранение и уничтожение;
• рассматривать и выносить на утверждение и согласование ЭПК архивного органа проектов номенклатур дел организации;
• подготавливать и выносить на рассмотрение ЭПК архивного органа предложений, касающихся изменения сроков хранения категорий документов, которые установлены в перечнях;
• участвовать в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами на предприятии.

Отбор документов на хранение

В процессе проведения экспертизы ценности документов осуществляют отбор документов на постоянное и временное хранение, чтобы передать их в архив организации. Отбор документов с временными сроками хранения и с меткой «До минования надобности», которые должны храниться в структурных подразделениях, а также выделение на уничтожение документов за предшествующие годы, сроки которых истекли.

Срок хранения документа начинают отсчитывать с 1 января года, который следует за годом, когда было окончено его делопроизводство.

Срок хранения документов на цифровых и прочих носителях такой же, как и для документов на традиционных носителях.

Отбор документов на хранение и уничтожение производят через полистный просмотр дела. Не допускается проведение экспертизы ценности документов исключительно на основании заголовков дел в номенклатурах, описях структурных подразделений предприятия или на обложках дел, не просматривая сами документы.

Из дел, которые предназначены для постоянного и длительного хранения, необходимо изымать дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.

Отбирая дела на хранение уточняют также повторяется ли содержащаяся в нихинформации в других документах, при этом учитывают вид, форму и полноту поглощения и повторения. Храниться должны только подлинники документов, а если они были утрачены, - заверенные копии, так как в дальнейшем это может сыграть существенную роль в процессе их использования. Особенно это затрагивает подтверждение сведений социально-правового и имущественного характера на основании архивных документов.

Отбор документов на уничтожение

Документы на уничтожение за соответствующий период отбирают после того, как составлена опись дел постоянного и временного хранения. Описи и акты на уничтожение рассматривает экспертная комиссия организации.

Если организация является источником комплектования государственных или муниципальных архивов, то описи и акты о выделении документов на уничтожение после согласования ЭК предприятия направляют на утверждение ЭПК.

Если предприятие передает свои документы на хранение в сторонние организации и архивы, то работу по экспертизе ценности документов проводят под методическим контролем того архива или предприятия, источник комплектования которого оно представляет.

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения запрещено, если не проводится весь комплекс работ, направленный на упорядочение документов постоянного и долговременного хранения. В первую очередь, это связано с тем, что в процессе подготовки дел для передачи на постоянное или длительное хранение, может быть обнаружено, что часть документов утрачивается, а также восполнена информация, которая содержалась в утраченных документах.

Иными словами, подходить к отбору документов на длительное хранение, для передачи в архивные учреждения и на уничтожение, необходимо крайне внимательно и ответственно. Ценные документы обычно хранятся в единственном экземпляре, и достать дубликат невозможно, поэтому комиссию экспертов необходимо составлять ответственно, включая в нее только наиболее ответственных специалистов.