Работа в системе «Дело»

Регистрация документов

Перед тем, как приступить к работе с документами, их необходимо ввести в систему, то есть произвести регистрационные действия. Как правило, регистрации подлежат документы и поступившие извне, и созданные внутри организации, то есть все письма, приказы, договоры, обращения граждан и т.д.

При регистрации формируют регистрационно-контрольную карточку (РК), в которую вносятся сведения о документе, а система сама присваивает номер на основании заданного шаблона. РК содержит полный набор метаданных и реквизитов, которые предусмотрены в стандартах российского делопроизводства. К карточке можно прикрепить файлы, которые содержат текст или графический образ самого документа.

Чтобы отразить ведомственную или отраслевую специфику, состав полей РК расширяют за счет создания дополнительных реквизитов.

Система «Дело» дает возможность в автоматизированном режиме проводить регистрацию пересланных по электронной почте документов, включая снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП). Документы, подготовленные в программах MS Word и Excel, в этой системе регистрируются по упрощенной процедуре.

Чтобы облегчить и ускорить процедуру регистрации, используют следующий ряд инструментов:

• задание автоматически заполняемых значений реквизитов;
• заполнение реквизитов через выбор требуемого значения из заранее настроенного справочника;
• перечень часто используемых стандартных текстов;
• установление ссылок на ряд других документов;
• отнесение документа к той или иной тематической рубрике и пр.

Работа с электронными документами

К регистрационной карточке можно прикрепить файл любого формата, содержащий текст или графический образ документа. Файл записывают в базу данных системы «Дело», которая гарантирует его сохранность, после чего его можно удалять с компьютера пользователя. При этом система способна обеспечить полноценную работу с файлом: просмотр, редактирование, удаление, подписание электронной цифровой подписью, разграничение прав доступа.

Система дает возможность сканирования и распознавания бумажного документа непосредственно в интерфейсе регистрационной карточки с автоматическим прикреплением полученных файлов к РК.

Для предприятий, ведущих большой документооборот, реализована возможность массово вводить в систему бумажные документы и распознавать их электронные образы. Это помогает существенно снизить трудозатраты на ввод информации и помогает создать предпосылки для перехода к электронному документообороту.

Технология поточного сканирования заключается в том, что при регистрации на документе печатают назначаемый системой уникальный штрих-код, в котором содержится уникальный идентификационный номер документа и правила его обработки.

При сканировании и распознавании система способна анализировать штрих-код и обрабатывать отсканированные документы на основании указанной в нем информации. Полученные в таком формате документы автоматически закрепляются за соответствующими РК.

Система дает возможность гибко настраивать параметры поточного сканирования:

• расположение штрих-кодов на документе или чистом листе бумаги;
• поддержка работы с двусторонним сканером;
• способы обработки – создание графического изображения, текстового файла или комбинированные варианты;
• формат изображения и распознавания.

Работа с поручениями

Система «Дело» помогает обеспечить работу с несколькими видами поручений:

• резолюции – поручения, выдаваемые уполномоченными должностными лицами на основании документа;
• пункты-поручения, которые содержатся в тексте самого документа и не имеют конкретных авторов;
• подчиненные резолюции – относятся не к документу в целом, а к его отдельному пункту или резолюции, система помогает отслеживать резолюции любого уровня сложности вне зависимости от их количества;
• проекты резолюций – предварительные варианты резолюций, требующие утверждения со стороны руководства.

Руководители имею возможность вводить поручения и автоматически рассылать их на исполнения, делегируя таким образом полномочия контроля специально выделенным должностным лицам или отделам контроля. Система поддерживает возможность работы с любым количеством поручений по документу, каждое из которых имеет своих фигурантов. Так, все заинтересованные должностные лица получают ряд эффективных инструментов для удобного контроля и исполнения документов.

После того, как поручения введены, их автоматически пересылают исполнителям в их рабочие кабинеты в системе «Дело». Должностное лицо, получившее документ, может либо самостоятельно исполнять его и вводить в систему соответствующий отчет, или своей резолюцией направлять документы далее – исполнителям более низких уровней.

Для контрольных документов, по которым вводили поручение, могут автоматически отслеживаться сроки исполнения, особо выделяющиеся контролируемые документы и документы с истекшим сроком исполнения. Система способна автоматически информировать пользователя о нарушении срока рассмотрения или исполнения документов, позволяя получать сводки об исполнении контрольных документов. Также контроль может быть осуществлен через поиск документов по реквизитам контрольных поручений.

Снятие с контроля наступает после того, как будет получен итоговый отчет от исполнителя. Когда поручение снимают с контроля, информацию о нем автоматически удаляют из всех рабочих кабинетов системы.

Прием и внешняя рассылка документов

Современный уровень развития управленческих связей и коммуникативных средств приводит к постоянно возрастающему объему служебной переписки. В крупных организация со значительным объемом документооборота, для обработки информации специально создают отдельные подразделения – экспедиции. В связи с этим, важное условие создания эффективной системы документооборота – автоматизация функций приема-отправки входящих и исходящих документов, как в электронном, так и в бумажном формате.

Система «Дело» предоставляет пользователю следующий ряд возможностей:

• прием и отправка документации по электронной почте из интерфейса системы;
• автоматизированная регистрация входящих документов;
• подписание отправляемых документов ЭЦП;
• шифрование сообщений с использованием средств криптозащиты;
• контроль за уведомлениями о регистрации документов.