Понятие «юридическая сила электронных документов» в законодательных актах стран СНГ

Юридическая сила электронного документа

В РФ суды начинают все чаще признавать юридическую силу электронных документов. Юридическая сила электронного документа (далее ЭД) включает ряд подтвержденных полномочий создателей, реквизиты и подлинность.

Полномочия создателя электронных документов подтверждают должностные инструкции, приказы и прочие документы. То есть у лица должны быть официальные полномочия на создание конкретных электронных документов.

Реквизитами электронного документа являются:

• регистрационный номер и дата;
• электронная подпись уполномоченных лиц;
• название и юридический адрес организации, в которой составили ЭД;
• прочие реквизиты.

Реквизиты дают возможность судам и должностным лицам идентифицировать ЭД.

Формат ЭД

Формат ЭД – это структура его содержательной части, удобная для хранения и автоматической обработки. Данная структура может быть разной, главное, чтобы программное обеспечение могло распознавать и выводить информацию на экран пользователя.

Среди всего массива форматов существует ряд обязательных для применения и рекомендованных. ФНС утвержден ряд обязательных форматов ЭД для:

• счета-фактуры (СФ),
• корректировочного счета-фактуры (КСФ);
• книг покупок и продаж;
• журналов учета СФ.

Для передачи работ и услуг, а также товарных накладных, формат является рекомендованным, но не обязательным.

Порядок передачи ЭД

Порядок передачи может оказывать воздействие на юридическую значимость электронных документов. Например, электронные СФ обязательно нужно передавать в определенном порядке на основании ст. 169 НК РФ. Такой порядок утверждает Приказ Минфина от 10. 11. 2015 № 174н. Для остальных документов, которые выставляются в электронном виде контрагенту, отсутствуют законодательно установленные требования к порядку передачи.

Подлинность и неизменность электронных документов обеспечивается электронной подписью.

Квалифицированная электронная подпись способна:

• защитить документ от подделки;
• подтвердить, что электронный документ подписало уполномоченное лицо;
• обозначать волю подписывающего лица;
• помогает придерживаться письменной формы документа.

Специализированные криптографические алгоритмы, которые используются в создании и проверке электронной подписи, обеспечивают ее надежность и невозможность подделать, в связи с чем электронной подписью гарантируется неопровержимость авторства.

На основании ст. 6 ФЗ «Об электронной подписи» (№ 63-ФЗ) электронным документом, равнозначным подписанному собственноручно подписью или неквалифицированной электронной подписью.

Если документ необходимо заверять печатью, то электронный документ с усиленной электронной подписью признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.

На основании положения ФЗ «Об электронной подписи» (№ 63-ФЗ), участники электронного документооборота имеют право пользоваться КЭП любого вида, если это не будет противоречить нормативным актам или соглашениям между этими участниками. Можно предположить, что ЭД является защищенным в большей степени, если он подписан квалифицированной электронной подписью. Получить квалифицированную электронную подпись можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре.

Условиями равнозначности электронной и собственноручной подписи являются:

• сертификат ключа проверки электронной подписи, который относится к этой электронной подписи и действует на момент проверки или действовал на момент подписания электронных документов, если есть доказательства, определяющие момент подписания;
• подтвержденная подлинность электронной подписи в электронном документе;
• применение электронной подписи в соответствии с информацией, указанной в сертификате ключа проверки электронной подписи.

В соответствии с п.3 ст.75 Арбитражного процессуального кодекса РФ, документы, которые были получены с использованием факсимильной, электронной и прочих видов связи, включая использование информационно-телекоммуникационных сетей Интернета, а также документы, подписанные электронной подписью или прочим аналогом собственноручной подписи, могут быть допущены как письменные доказательства в случаях и порядке, установленных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, нормативными правовыми актами либо договорами, или определены в пределах своих полномочий Высшим Арбитражным Судом РФ.

Обмен счетами-фактурами

В соответствии с Российским законодательством с 23 мая 2012 года стало возможным обмениваться электронными счетами-фактурами.

В приказе Минфина РФ № 174н определен порядок обмена юридически значимыми электронными счетами-фактурами. В соответствии с этим приказом, чтобы придать юридическую значимость электронному счету-фактуре, его необходимо подписать электронной подписью уполномоченного лица и передать только через специального оператора электронного документооборота в установленном формате.