Понятие информатизации (автоматизации) архивного дела
Архивное дело – это тип деятельности государственных органов и органов местного самоуправления в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документации из Архивного Фонда РФ и прочих архивных документов.
Информатизация архивного дела – это организационный социально-экономический и научно-технический процесс по созданию оптимальных условий, направленных на удовлетворение информационных потребностей граждан на основании формирования и использования информационных ресурсов, под которыми понимают и отдельные документы, и массивы документов.
Этапы автоматизации архивного дела в РФ
История автоматизации архивного дела непосредственно взаимосвязана с историей эволюции вычислительно техники и носителей информации. Однако каждому этапу свойственна своя роль информационных технологий в развитии архивного дела в России. В истории информатизации и автоматизации архивного дела выделяют несколько основных этапов.
- Конец 19 века – начало 1950-х годов 20 века – механизация затронула преимущественно ведомственные архивы. Использование средств малой механизации было эпизодично и было ограничено только использованием матричных носителей информации, а также счетно-перфорационных устройств, с целью решить конкретные задачи в сфере учета населения, планирования и отчетности на производстве.
- Конец 1950-х годов – первая половина 1970-х годов – бурное развитие информатики в нашей стране, а также возрастание ее влияния на историческую науку и архивоведение. На данном этапе автоматизация еще не оказывает значительного воздействия на развитие архивного дела. Основной итог данного этапа – формулировка теоретических основ создания информационной системы, классификация документной информации в архивах, хотя практически автоматизация еще не оказывает никакого существенного воздействия на развитие архивного дела. Именно на основании междисциплинарных исследований, проведенных в 1960-х годах, которые сблизили архивоведение с теорией информации, стал развиваться информационных подход в архивоведении.
- Вторая половина 1970-х годов – первая половина 1980-х годов – период накопления эмпирического опыта в сфере создания локальных и межархивных автоматизированных информационно-поисковых систем. Данному периоду характерна эволюция информационных носителей и технического обеспечения, а также появление специализированных пакетов прикладных программ. Существенное воздействие на автоматизацию архивного дела в этот период оказал процесс создания автоматизированных систем управления во всех отраслях хозяйства. На эти системы была возложена миссия по ликвидации практически всех проблем развития экономики. Результат данного процесса – вопрос, который стал перед архивами в 1980-х годах, касающийся отбора на государственное хранение машиночитаемых документов. В это же время отмечено зарождение применения автоматизированных систем обработки изображений с целью реставрации документов. Однако, автоматизированные технологии все еще не вызывают значительных изменений в методике архивного дела. Существенные изменения начались в момент массового распространения относительно дешевых персональных компьютеров в начале 1980-х годов и активной разработки программного обеспечения для них. Совершенствование пользовательского интерфейса данных программ, появление емких и надежных носителей информации, сделали общение пользователей с компьютерами существенно проще. Так электронно-вычислительная техника стала обязательным предметом на рабочем месте специалиста в любой сфере.
Вторая половина 1980-х годов – 1990-е годы – начало стихийной компьютеризации, сначала в московских, а позже и в местных государственных архивах. Основные задачи информатизации архивного дела в данный период:
- обеспечить сохранность и государственный учет документов Архивного фонда РФ;
- комплектовать Архивный фонд РФ и проводить экспертизу ценности документов, с ориентированием на автоматизированное выполнение работ, связанных с комплектованием Архивного фонда РФ. Сюда относят программы по учету учреждений-источников комплектования;
- обеспечивать научно-информационную деятельность архивов, использовать и публиковать документы из Архивного фонда РФ, затрагивая все задачи использования документов: организовывать поступление запросов на архивную информацию, совершенствоваться процессы поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учитывать выдачу дел исследователям, составлять и выдавать архивные справки, учитывать использование документов. Одним из результатов решения задачи учета использования выступает обоснование состава страхового фонда и фонда пользования, то есть обеспечение сохранности документов;
- осуществлять организационно-методическое руководство и контролировать работу государственных архивов организаций, контролировать организацию документов в делопроизводстве каждого учреждения. Программное обеспечение помогает сократить трудоемкость и повысить эффективность работы, связанной с управлением архивом.
В 90- годах в России ввели в действие свыше 20 отраслевых автоматизированных систем делопроизводства и документации, которыми были созданы огромные массивы электронных документов. Также новые технологии в сфере консервации и реставрации документов, создания страховых фондов и фондов пользования дают возможность продлевать жизнь ценным историческим источникам.
На современном этапе все процессы развития информационного обслуживания архивных учреждений связаны единым процессом информатизации. основанном на современных программно-технических средствах, предоставлении удаленного и автономного доступа к информации, формировании электронных информационных массивов.
